E-Rechnung Pflicht Fristen: Der Stufenplan bis 2028 für GmbH & UG
Das Wachstumschancengesetz hat die elektronische Rechnung im B2B-Bereich zur gesetzlichen Pflicht gemacht. Für GmbH- und UG-Geschäftsführer bedeutet das: Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – und je nach Umsatzgröße folgen bis 2028 gestaffelte Ausstellungspflichten. Wer die Fristen verpasst, riskiert Vorsteuerversagung und Bußgelder. Dieser Artikel schlüsselt den vollständigen Stufenplan auf und zeigt, welche konkreten Maßnahmen bis wann umzusetzen sind.
Kurzantwort
Die E-Rechnung Pflicht Fristen verlaufen in drei Stufen: Ab 1. Januar 2025 gilt für alle inländischen B2B-Unternehmen die Empfangspflicht für strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD 2.x / XRechnung). Die Ausstellungspflicht greift ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR und ab 1. Januar 2028 für alle übrigen inländischen B2B-Aussteller. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtsgrundlage & Einordnung
- Was ist eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne?
- Der Stufenplan: Empfangs- und Ausstellungspflichten
- Stufe 1 – Empfangspflicht ab 2025
- Stufe 2 – Ausstellungspflicht ab 2027 (Umsatz > 800.000 EUR)
- Stufe 3 – Ausstellungspflicht ab 2028 (alle übrigen)
- Übergangsregelungen und Ausnahmen
- Praxisbeispiel: GmbH mit gemischtem Rechnungsvolumen
- Auswirkungen auf Buchführung und Jahresabschluss
- Technische Umsetzung: Formate und Systeme
- Handlungscheckliste für Geschäftsführer
- Fazit
Rechtsgrundlage & Einordnung
Die verpflichtende elektronische Rechnung im inländischen B2B-Verkehr wurde durch das Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) eingeführt. Die zentrale Norm ist § 14 UStG in der seit 1. Januar 2025 geltenden Fassung. Ergänzend konkretisiert das § 14b UStG die Aufbewahrungspflichten für elektronische Rechnungen.
Hintergrund ist die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age), die mittelfristig ein transaktionsbezogenes Meldesystem in der gesamten EU anstrebt. Deutschland schafft mit dem nationalen Stufenplan die technische und organisatorische Basis dafür. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 15. Oktober 2024 (IV D 2 – S 7287-a/23/10001) umfangreiche Anwendungshinweise veröffentlicht, die für die Praxis verbindlich sind.
Hinweis: Nur B2B und inländische Umsätze
Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern (§ 2 UStG). B2C-Rechnungen, steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (§ 33 UStDV) sind von der Pflicht ausgenommen.
Was ist eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne?
Seit 2025 versteht das UStG unter einer E-Rechnung ausschließlich eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine bloße PDF-Datei oder ein eingescanntes Papierdokument ist damit keine E-Rechnung im neuen Sinne mehr, sondern fällt unter den Begriff „sonstige Rechnung“.
- XRechnung (UN/CEFACT CII, Version 3.x)
- ZUGFeRD ab Version 2.1 (Profil EN-16931 oder höher)
- Factur-X (französisches Pendant, kompatibel)
- Sonstige hybride oder reine XML-Formate, sofern EN-16931-konform
- Einfaches PDF ohne eingebettetes XML
- EDIFACT (nur mit Zustimmung beider Parteien als Übergangslösung)
- Papierrechnung
- ZUGFeRD 1.x / 2.0 (unterhalb EN-16931-Niveau)
Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, auf die § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG verweist. Das Format muss maschinell lesbar sein; eine für Menschen lesbare Darstellung (z. B. das PDF-Layer bei ZUGFeRD) ist optional, aber empfehlenswert.
Der Stufenplan: Empfangs- und Ausstellungspflichten
Der Gesetzgeber hat bewusst zwischen der Empfangspflicht (Fähigkeit, E-Rechnungen entgegenzunehmen) und der Ausstellungspflicht (aktive Erstellung und Versand) unterschieden. Diese Differenzierung räumt kleineren Unternehmen mehr Vorlaufzeit ein.
| Stufe | Ab Datum | Pflicht | Betroffene Unternehmen |
|---|---|---|---|
| 1 | 01.01.2025 | Empfangspflicht | Alle inländischen Unternehmen (B2B) |
| 2 | 01.01.2027 | Ausstellungspflicht | Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 EUR |
| 3 | 01.01.2028 | Ausstellungspflicht | Alle übrigen inländischen B2B-Aussteller |
Stufe 1 – Empfangspflicht ab 1. Januar 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle im Inland ansässigen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen von ihren Lieferanten zu empfangen. Eine ausdrückliche Zustimmung des Empfängers – wie sie § 14 Abs. 1 UStG a.F. noch vorsah – ist nicht mehr erforderlich.
In der Praxis reicht für den Empfang bereits ein einfaches, dediziertes E-Mail-Postfach aus, sofern eingehende XML-Anhänge gespeichert und maschinell verarbeitbar gehalten werden. Die eigentliche Buchung und Archivierung muss den GoBD-Anforderungen entsprechen. Wichtig: Der Empfänger darf eine konforme E-Rechnung nicht ablehnen. Wer dennoch auf Papier oder PDF besteht, riskiert, dass der Rechnungsaussteller die Vorsteuerabzugsberechtigung nicht nachweisen kann.
Achtung: Vorsteuerrisiko bei Ablehnung
Lehnt ein Unternehmen eine ordnungsgemäße E-Rechnung ab und besteht auf einer Papierrechnung, bleibt die E-Rechnung umsatzsteuerlich wirksam. Das Finanzamt kann dem Lieferer den Vorsteuerabzug verweigern, wenn die Rechnung nicht dem Format entspricht, das der Empfänger zu akzeptieren hatte. Beide Seiten tragen damit ein praktisches Risiko.
Stufe 2 – Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2027 (Umsatz > 800.000 EUR)
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 2025 (also Kalenderjahr 2026 als Referenzjahr) 800.000 EUR überstieg, ausnahmslos E-Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG, also alle steuerbaren Umsätze im Inland.
Die Umsatzgrenze von 800.000 EUR bezieht sich auf das dem Ausstellungsjahr vorangehende Kalenderjahr. Für die Ausstellungspflicht 2027 ist daher der Umsatz des Jahres 2026 entscheidend. Unternehmen, die in 2026 über dieser Schwelle lagen, müssen ab dem 1. Januar 2027 alle inländischen B2B-Rechnungen als konforme E-Rechnungen ausstellen – unabhängig davon, was ihre Kunden bevorzugen würden.
Übergangstoleranz für EDI-Verfahren
Unternehmen, die bereits vor 2025 ein bilateral vereinbartes EDI-Verfahren (Electronic Data Interchange) einsetzen, dürfen dieses bis zum 31. Dezember 2027 weiterführen, sofern die Gegenseite zustimmt. Ab 2028 müssen auch diese Formate EN-16931-konform sein oder durch konforme Formate ersetzt werden.
Stufe 3 – Ausstellungspflicht ab 1. Januar 2028 (alle übrigen)
Ab dem 1. Januar 2028 besteht die vollständige E-Rechnungspflicht Fristen-Kaskade: Jedes inländische B2B-Unternehmen – unabhängig von Größe und Umsatz – muss E-Rechnungen ausstellen. Damit fallen auch Kleinstunternehmen, Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sowie Freiberufler in die Pflicht, sofern sie an andere Unternehmer leisten.
Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gilt dabei eine Besonderheit: Da sie keine Umsatzsteuer ausweisen, entfällt zwar der steuerliche Vorsteuerabzug als Sanktionsinstrument – die Formvorschrift besteht jedoch dennoch, weil § 14 Abs. 2 UStG die Rechnungsstellungspflicht unabhängig von der Steuerfreiheit regelt. Praktische Konsequenz: Auch umsatzsteuerlich befreite B2B-Rechnungen müssen ab 2028 strukturiert ausgestellt werden.
Übergangsregelungen und Ausnahmen im Detail
Das BMF-Schreiben vom Oktober 2024 konkretisiert mehrere Übergangsoptionen, die für die Praxis erheblich sind:
Mit Zustimmung des Empfängers dürfen Aussteller bis zum 31. Dezember 2026 weiterhin Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen (PDF) verwenden. Ab 2025 liegt die Initiative beim Aussteller: Er muss die Zustimmung des Empfängers einholen oder auf E-Rechnung umstellen.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 EUR dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis zum 31. Dezember 2027 Papier- oder sonstige elektronische Rechnungen ausstellen. Ab 2028 ist dies für alle B2B-Aussteller beendet.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Folgende Rechnungen sind dauerhaft ausgenommen: (1) Rechnungen an Endverbraucher (B2C), (2) Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR Bruttobetrag gemäß § 33 UStDV, (3) Fahrausweise nach § 34 UStDV, (4) steuerfreie Umsätze ohne Vorsteuerabzugsberechtigung (z. B. Heilbehandlungen, Versicherungen), (5) Lieferungen und Leistungen mit Leistungsort im Ausland.
Praxisbeispiel: GmbH mit gemischtem Rechnungsvolumen
Die Musterbau GmbH (Bauträger, Sitz Köln) erzielte im Geschäftsjahr 2026 einen Gesamtumsatz von 1,4 Mio. EUR. Sie stellt monatlich ca. 80 Ausgangsrechnungen: 60 davon an gewerbliche Auftraggeber (B2B, inländisch), 15 an Privatpersonen (B2C) und 5 an einen österreichischen Generalunternehmer (B2B, EU-Ausland).
| Rechnungstyp | Anzahl/Monat | E-Rechnungspflicht ab | Format |
|---|---|---|---|
| B2B inländisch, > 250 EUR | 60 | 01.01.2027 (Umsatz > 800 T€) | XRechnung oder ZUGFeRD 2.1+ |
| B2C inländisch | 15 | Keine Pflicht | PDF weiterhin zulässig |
| B2B Österreich | 5 | Keine deutsche Pflicht | Je nach österr. Regelung |
Schlussfolgerung für die Musterbau GmbH: Da der Umsatz 2026 die Schwelle von 800.000 EUR überschreitet, muss die GmbH ab dem 1. Januar 2027 für ihre 60 inländischen B2B-Rechnungen verpflichtend E-Rechnungen ausstellen. Die Geschäftsführung muss bis spätestens Q3 2026 ihr Rechnungsprogramm umgestellt, Mitarbeiter geschult und einen strukturierten Empfangskanal eingerichtet haben. Die Empfangspflicht besteht bereits seit dem 1. Januar 2025.
Buchungssatz bei Eingangs-E-Rechnung (Vorsteuer):
Vorsteuer 19 % (SKR03: 1576) 190,00 EUR
an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (SKR03: 1600) 1.190,00 EUR
Hinweis: Der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass die eingegangene E-Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält und GoBD-konform archiviert wird. Eine Umwandlung der XML-Datei in PDF vor der Archivierung ist unzulässig.
Auswirkungen auf Buchführung und Jahresabschluss
Die E-Rechnungspflicht greift tief in bestehende Buchführungsprozesse ein. Geschäftsführer sollten beachten, dass E-Rechnungen nach den GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden müssen. Das gilt für den gesamten Aufbewahrungszeitraum von zehn Jahren nach § 147 Abs. 3 AO.
Für den Jahresabschluss bedeutet das konkret: Die Vollständigkeit der Buchführung – und damit die Richtigkeit von Forderungs- und Verbindlichkeitspositionen in Bilanz sowie GuV – hängt zunehmend von einer funktionierenden E-Rechnungsverarbeitung ab. Fehlt die revisionssichere Archivierung, kann das Finanzamt die gesamte Buchführung verwerfen und zu Schätzungen übergehen (§ 162 AO). Die Konsequenz für den Jahresabschluss nach § 242 HGB wäre erheblicher Korrekturbedarf.
Praktisch empfiehlt sich die Integration der E-Rechnungsverarbeitung in das bestehende ERP- oder Buchhaltungssystem, sodass eingehende XML-Dateien direkt in den Buchungsworkflow überführt werden. Separate E-Mail-Postfächer als alleinige Lösung sind langfristig nicht GoBD-konform, wenn keine automatische Übergabe an ein revisionssicheres Archivsystem erfolgt.
Technische Umsetzung: Formate und Systeme
Für GmbH-Geschäftsführer stellt sich unmittelbar die Frage nach der richtigen Systemlösung. Dabei sind drei Architekturentscheidungen zu treffen:
1. Rechnungsausgang: Erstellung und Versand
Gängige ERP-Systeme (DATEV, Lexware, SAP Business One, Sage) bieten seit 2024/2025 native ZUGFeRD- oder XRechnung-Exporte. Bei Eigenentwicklungen oder Nischenlösungen ist ein Middleware-Ansatz über spezialisierte Dienste möglich. Wichtig: Das ausgestellte XML muss alle Pflichtfelder der EN 16931 belegen – fehlende Felder führen zur Ungültigkeit der Rechnung.
2. Rechnungseingang: Empfang und Verarbeitung
Der Empfang kann über dedizierte E-Mail-Adressen, Peppol-Zugangspunkte oder Webservice-Schnittstellen erfolgen. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist zwar derzeit für den deutschen Privatsektor nicht verpflichtend, entwickelt sich aber zum De-facto-Standard, insbesondere für Lieferanten der öffentlichen Hand.
3. Archivierung
Die originäre XML-Datei ist unveränderlich zu archivieren. Bei ZUGFeRD-Rechnungen sind sowohl der PDF- als auch der XML-Teil zu erhalten. Eine Konvertierung oder Komprimierung ist nur zulässig, wenn Lesbarkeit und Integrität dauerhaft gewährleistet sind.
Wer noch keinen Überblick über die anfallenden Kosten für eine systemseitige Umstellung hat, kann den Kostenrechner von onlinebilanz.de nutzen, um erste Anhaltspunkte zu erhalten.
Handlungscheckliste für Geschäftsführer
- Empfangskanal für E-Rechnungen eingerichtet (dediziertes Postfach / Systemschnittstelle) – seit 01.01.2025 Pflicht
- GoBD-konforme Archivierungslösung für XML-Dateien implementiert
- Vorjahresumsatz geprüft: Überschreitet er 800.000 EUR? → Ausstellungspflicht ab 2027
- ERP-/Buchhaltungssystem auf XRechnung oder ZUGFeRD 2.1+ aktualisiert
- Lieferanten- und Kundenstammdaten um E-Rechnungsempfangsadressen ergänzt
- Mitarbeiter in Kreditorenbuchhaltung und Auftragsabwicklung geschult
- EDI-Bestandsverträge geprüft: Laufen sie über 2027 hinaus? Anpassung erforderlich
- Steuerberater in Umstellungsprozess eingebunden
- Testlauf: Mindestens 3 Monate vor Stichtagspflicht Probebetrieb mit echten Belegen
Für eine kostenfreie Demo der digitalen Buchführungslösung von onlinebilanz.de steht der Demo-Zugang zur Verfügung.
Fazit: E-Rechnung Pflicht Fristen konsequent einhalten
Die E-Rechnung Pflicht Fristen sind keine bloße Formalie, sondern ein struktureller Einschnitt in das gesamte Rechnungswesen von GmbH und UG. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme. Die Ausstellungspflicht folgt ab 2027 für umsatzstarke Unternehmen und ab 2028 für alle anderen. Wer die Übergangsfristen als Aufschub für technische Passivität missversteht, handelt fahrlässig: Systemumstellungen, GoBD-konforme Archivierungskonzepte und Mitarbeiterschulungen brauchen Vorlauf. Geschäftsführer, die jetzt handeln, sichern den Vorsteuerabzug, vermeiden Bußgelder und schaffen die Grundlage für das künftige transaktionsbasierte Meldesystem der EU.
01.01.2025
Empfangspflicht E-Rechnung B2B
800.000 EUR
Umsatzgrenze Ausstellungspflicht 2027
01.01.2028
Vollständige Ausstellungspflicht alle B2B
Häufig gestellte Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht für GmbH?
Die Empfangspflicht gilt für alle GmbH bereits seit dem 1. Januar 2025. Die Ausstellungspflicht beginnt für GmbH mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 EUR am 1. Januar 2027 und für alle übrigen GmbH am 1. Januar 2028.
Was passiert, wenn eine GmbH keine E-Rechnungen empfangen kann?
Das Unternehmen verletzt ab 2025 die gesetzliche Pflicht. Praktisch riskiert es, dass Lieferanten keine rechtswirksamen Rechnungen ausstellen können, was den Vorsteuerabzug des Lieferanten gefährdet und die Geschäftsbeziehung belastet. Eine Bußgeldbewehrung ist im UStG nicht explizit vorgesehen, jedoch können umsatzsteuerliche Konsequenzen folgen.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja, ab dem 1. Januar 2028 müssen auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG strukturierte E-Rechnungen ausstellen, wenn sie an andere Unternehmer im Inland leisten. Die Befreiung von der Umsatzsteuer ändert nichts an der Formvorschrift.
Ist ein PDF per E-Mail noch eine gültige Rechnung?
Ab 2025 gilt ein einfaches PDF nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Bis Ende 2026 ist es mit Zustimmung des Empfängers noch als „sonstige Rechnung" zulässig; für Unternehmen unter 800.000 EUR Umsatz sogar bis Ende 2027. Ab 2028 ist es für alle inländischen B2B-Ausgangsrechnungen unzulässig.
Welches Format ist für die E-Rechnung vorgeschrieben?
Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.1 (Profil EN-16931 oder höher) anerkannte Formate. Reine PDF-Dateien oder EDIFACT ohne besondere Vereinbarung genügen nicht.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
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