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Bilanz erstellen UG 2026: Pflichten & Fristen

Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Ist die UG (haftungsbeschränkt) zur Bilanzierung verpflichtet?

Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) – kurz UG – unterliegt als Sonderform der GmbH uneingeschränkt der Bilanzierungspflicht nach § 242 HGB. Unabhängig von Umsatz, Bilanzsumme oder Mitarbeiterzahl muss jede UG zum Ende des Geschäftsjahres eine Bilanz erstellen, selbst wenn sie erst wenige Tage oder Wochen aktiv war. Das gilt ebenso für regional ansässige Gesellschaften – wer beispielsweise eine UG im Raum Freising bilanziert, ist an dieselben gesetzlichen Pflichten und Fristen gebunden.

Die Rechtsform UG (haftungsbeschränkt) ist in § 5a GmbHG geregelt und teilt mit der GmbH die Pflichten zur ordnungsgemäßen Buchführung, Inventur, Bilanzierung und Offenlegung. Entscheidend ist: Die Bilanzpflicht besteht unabhängig von der Größenklasse nach § 267 HGB. Auch Kleinstunternehmen mit einem Euro Stammkapital sind bilanzierende Kaufleute.

Keine Vereinfachung durch Kleinunternehmerregelung

Viele Gründer verwechseln die umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG mit der handelsrechtlichen Bilanzierungspflicht. Auch wenn die UG keine Umsatzsteuer ausweist, bleibt die Pflicht zur doppelten Buchführung und Bilanzierung bestehen. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG ist für die UG nicht zulässig.

Welche Bestandteile gehören zum Jahresabschluss der UG?

Der Jahresabschluss der UG richtet sich nach den Vorschriften für Kapitalgesellschaften. Nach § 242 Abs. 3 HGB und § 264 Abs. 1 HGB besteht er aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie dem Anhang. Die meisten UGs sind als Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267a HGB) einzustufen und können von Erleichterungen profitieren.

Bilanz nach § 266 HGB

Die Bilanz gliedert sich in Aktiva (Vermögenswerte) und Passiva (Eigenkapital und Schulden). Für Kleinstkapitalgesellschaften ist eine verkürzte Darstellung nach § 266 Abs. 1 Satz 4 HGB zulässig – die Pflichtposten müssen aber erkennbar sein. Besonders wichtig bei der UG: Die gesetzliche Rücklage gem. § 5a Abs. 3 GmbHG muss als gesonderter Posten im Eigenkapital ausgewiesen werden.

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Die GuV zeigt Erträge und Aufwendungen des Geschäftsjahres. Sie kann nach dem Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren (§ 275 HGB) aufgestellt werden. Kleinstkapitalgesellschaften dürfen die GuV nach § 275 Abs. 5 HGB verkürzt darstellen. Eine Offenlegung der GuV ist für Kleinstkapitalgesellschaften seit der Einführung des § 326 Abs. 2 HGB nicht verpflichtend.

Anhang und Lagebericht

Der Anhang erläutert Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden. Kleinstkapitalgesellschaften sind nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB vom Anhang befreit, sofern bestimmte Angaben unter der Bilanz gemacht werden (z. B. Haftungsverhältnisse, Vorschüsse, Verbindlichkeiten). Ein Lagebericht ist nur für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften verpflichtend (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB), nicht für Kleinstkapitalgesellschaften.

Welche Größenklasse gilt für die UG und welche Folgen hat das?

Die Größenklasse bestimmt den Umfang der Offenlegungspflichten und die möglichen Erleichterungen bei der Bilanzierung. Nach § 267 HGB und § 267a HGB werden Kapitalgesellschaften in vier Kategorien eingeteilt: Kleinstkapitalgesellschaften, kleine, mittelgroße und große Kapitalgesellschaften. Die überwiegende Mehrheit der UGs fällt unter die Kleinstkapitalgesellschaften.

Schwellenwerte nach § 267a HGB (Kleinstkapitalgesellschaft)

Eine UG ist Kleinstkapitalgesellschaft, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der drei folgenden Merkmale nicht überschreitet:

• Bilanzsumme: 450.000 Euro
• Umsatzerlöse: 900.000 Euro (in den zwölf Monaten vor dem Abschlussstichtag)
• Arbeitnehmer: durchschnittlich 10 Personen im Jahresdurchschnitt

Kleinstkapitalgesellschaften profitieren von weitreichenden Erleichterungen: Sie müssen keinen Anhang erstellen (nur Angaben unter der Bilanz), die GuV muss nicht offengelegt werden, und die Bilanz darf in verkürzter Form aufgestellt werden.

Kleine Kapitalgesellschaft nach § 267 Abs. 1 HGB

Überschreitet die UG die Schwellenwerte der Kleinstkapitalgesellschaft, gilt sie als kleine Kapitalgesellschaft, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der folgenden Merkmale nicht überschreitet:

• Bilanzsumme: 7.500.000 Euro
• Umsatzerlöse: 15.000.000 Euro
• Arbeitnehmer: durchschnittlich 50 Personen

Kleine Kapitalgesellschaften müssen Bilanz und Anhang (verkürzt) offenlegen, die GuV muss jedoch nicht veröffentlicht werden. Ein Lagebericht ist nicht erforderlich.

Wie wird die gesetzliche Rücklage bei der UG behandelt?

Die gesetzliche Rücklage ist das zentrale Unterscheidungsmerkmal der UG zur regulären GmbH. Da die UG mit einem Mindeststammkapital von nur einem Euro gegründet werden kann (statt 25.000 Euro bei der GmbH), verpflichtet § 5a Abs. 3 GmbHG die Gesellschaft zur Bildung einer gesetzlichen Rücklage, bis das Stammkapital auf mindestens 25.000 Euro erhöht ist (§ 5a Abs. 5 GmbHG).

Thesaurierungspflicht: 25 % des Jahresüberschusses

Von dem um einen Verlustvortrag aus dem Vorjahr geminderten Jahresüberschuss sind mindestens ein Viertel (25 %) in die gesetzliche Rücklage einzustellen. Diese Pflicht besteht, solange das Stammkapital nicht auf mindestens 25.000 Euro erhöht wurde (§ 5a Abs. 5 GmbHG). Die Rücklage kann dafür im Wege einer Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln verwendet werden (§ 5a Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 GmbHG).

Die gesetzliche Rücklage darf nicht für Ausschüttungen verwendet werden. Sie ist zweckgebunden und dient ausschließlich dem Aufbau des Eigenkapitals. Verstöße gegen die Thesaurierungspflicht können zur persönlichen Haftung der Geschäftsführer führen.

Bilanzausweis und Ergebnisverwendung

In der Bilanz muss die gesetzliche Rücklage als gesonderter Posten im Eigenkapital ausgewiesen werden. Die Berechnung erfolgt im Rahmen der Gewinnverwendung:

1. Jahresüberschuss laut GuV feststellen
2. Verlustvortrag aus Vorjahren abziehen
3. Mindestens 25 % des verbleibenden Betrags in die gesetzliche Rücklage einstellen
4. Restbetrag steht für Ausschüttung oder freiwillige Rücklagen zur Verfügung

• Jahresüberschuss um Verlustvortrag bereinigen
• 25 % in gesetzliche Rücklage einstellen (§ 5a Abs. 3 GmbHG)
• Gesetzliche Rücklage als separaten Posten im Eigenkapital ausweisen
• Prüfen, ob 25.000-Euro-Schwelle erreicht ist (Umwandlungsoption)
• Restbetrag für Ausschüttung oder weitere Rücklagen planen

Welche Fristen gelten für Feststellung und Offenlegung der UG-Bilanz?

Die Bilanz der UG durchläuft mehrere Stufen mit jeweils eigenen gesetzlichen Fristen: Aufstellung durch den Geschäftsführer, Feststellung durch die Gesellschafterversammlung und Offenlegung beim Unternehmensregister. Für den Abschluss zum 31.12.2025 gelten im Jahr 2026 folgende Fristen.

Aufstellungsfrist: 3 Monate, für kleine Gesellschaften bis zu 6 Monate

Nach § 264 Abs. 1 Satz 3 HGB ist der Jahresabschluss in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen. Kleine Kapitalgesellschaften (einschließlich Kleinstkapitalgesellschaften) dürfen ihn später aufstellen, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, jedoch innerhalb der ersten sechs Monate (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB). Für den Abschluss 31.12.2025 also spätestens 31. März 2026 bzw. bei kleinen Gesellschaften 30. Juni 2026.

Feststellungsfrist: 11 Monate nach § 42a GmbHG

Die Gesellschafterversammlung muss den Jahresabschluss innerhalb von 11 Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres feststellen (§ 42a Abs. 2 Satz 1 GmbHG für kleine Kapitalgesellschaften – gilt auch für Kleinstkapitalgesellschaften). Für das Geschäftsjahr 2025 (Bilanzstichtag 31.12.2025) bedeutet das: Feststellung spätestens bis 30. November 2026.

Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften haben nur 8 Monate Zeit (§ 42a Abs. 2 GmbHG), diese Regelung betrifft UGs jedoch in aller Regel nicht.

Offenlegungsfrist: 12 Monate nach § 325 HGB

Nach § 325 Abs. 1 HGB müssen die Geschäftsführer den festgestellten Jahresabschluss binnen 12 Monaten nach dem Abschlussstichtag elektronisch beim Unternehmensregister einreichen. Seit dem Inkrafttreten des DiRUG am 01.08.2022 erfolgt die Offenlegung ausschließlich über das Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de) – der Bundesanzeiger ist für die Offenlegung von Jahresabschlüssen nicht mehr zuständig.

Für den Abschluss zum 31.12.2025 läuft die Offenlegungsfrist bis 31. Dezember 2026.

Wie erfolgt die Offenlegung der UG-Bilanz beim Unternehmensregister?

Die Offenlegung ist der letzte Pflichtschritt im Jahresabschlussprozess. Seit dem DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie), das am 01.08.2022 in Kraft getreten ist, erfolgt die Einreichung ausschließlich elektronisch über das Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de). Betrieben wird das Unternehmensregister von der Bundesanzeiger Verlag GmbH.

Schritt-für-Schritt: Elektronische Offenlegung

1. Registrierung: Einmalige Registrierung im Unternehmensregister mit Angabe der Handelsregisternummer (HRB-Nummer der UG)
2. Datenformat: Jahresabschluss in einem vom Unternehmensregister akzeptierten elektronischen Format übermitteln
3. Upload: Bilanz, ggf. Anhang und weitere Pflichtangaben hochladen; Kleinstkapitalgesellschaften müssen die GuV nicht einreichen
4. Einreichungsgebühr: Zahlung der Gebühr nach Größenklasse (z. B. 18,50 Euro für Kleinst-, 25 Euro für kleine Kapitalgesellschaften, Nr. 1420, 1421 KV JVKostG)
5. Bestätigung: Nach erfolgreicher Prüfung erhält die Gesellschaft eine Eingangsbestätigung; die Unterlagen werden über das Unternehmensregister zugänglich gemacht

Welche Unterlagen muss die UG einreichen?

Der Umfang der Offenlegungspflicht hängt von der Größenklasse ab:

• Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267a HGB): Nur die Bilanz; die GuV muss nicht offengelegt werden (§ 326 Abs. 2 HGB). Angaben, die sonst im Anhang stehen würden, müssen unter der Bilanz gemacht werden.
• Kleine Kapitalgesellschaften (§ 267 Abs. 1 HGB): Bilanz und Anhang (verkürzt); die GuV ist ebenfalls nicht offenlegungspflichtig (§ 326 Abs. 1 HGB).
• Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften: Vollständiger Jahresabschluss inkl. GuV, Anhang und Lagebericht – trifft UGs nur in Ausnahmefällen zu.

Die Offenlegung können Sie selbst vornehmen oder einen Dienstleister, etwa Ihren Steuerberater, damit beauftragen.

OnlineBilanz.de stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung.

Welche Verantwortung und Haftung trägt der Geschäftsführer?

Die Pflicht zur Bilanzierung trifft formal den Geschäftsführer der UG. Nach § 41 GmbHG in Verbindung mit § 264 Abs. 1 HGB hat er den Jahresabschluss aufzustellen und der Gesellschafterversammlung vorzulegen. Diese Pflicht ist höchstpersönlich und nicht delegierbar – auch wenn der Geschäftsführer die praktische Arbeit an einen Steuerberater oder Buchhalter überträgt.

Organhaftung nach § 43 GmbHG

Der Geschäftsführer haftet der Gesellschaft für die sorgfältige und gewissenhafte Erfüllung seiner Pflichten (§ 43 Abs. 1 und 2 GmbHG). Verletzt er die Bilanzierungs-, Feststellungs- oder Offenlegungspflichten schuldhaft, kann die Gesellschaft Schadensersatz verlangen. Typische Schadensszenarien:

• Ordnungsgelder: Zahlt die UG ein Ordnungsgeld wegen verspäteter Offenlegung (§ 335 HGB), kann sie dieses vom Geschäftsführer zurückfordern, wenn er die Frist schuldhaft versäumt hat.
• Insolvenzschäden: Unterlässt der Geschäftsführer die Bilanzierung und erkennt deshalb eine Überschuldung nicht rechtzeitig, haftet er für Zahlungen nach Insolvenzreife (§ 15b InsO, § 15a InsO).
• Verstöße gegen Thesaurierungspflicht: Schüttet der Geschäftsführer Gewinne aus, ohne die gesetzliche Rücklage nach § 5a Abs. 3 GmbHG zu bilden, haftet er persönlich für den zu Unrecht ausgezahlten Betrag.

Steuerrechtliche Pflichten: Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer

Neben den handelsrechtlichen Pflichten muss der Geschäftsführer auch die steuerlichen Erklärungs- und Zahlungspflichten erfüllen. Die UG ist körperschaftsteuerpflichtig (§ 1 Abs. 1 Nr. 1 KStG) und gewerbesteuerpflichtig (§ 2 Abs. 2 GewStG). Die Steuererklärungen sind fristgerecht einzureichen – bei Nichtabgabe drohen Verspätungszuschläge (§ 152 AO) und Schätzungen (§ 162 AO).

Für die Körperschaftsteuererklärung und Gewerbesteuererklärung gilt grundsätzlich eine Abgabefrist bis zum 31. Juli des Folgejahres (§ 149 Abs. 2 AO). Wird die Erklärung von einem Steuerberater oder einer anderen nach §§ 3, 4 StBerG befugten Person erstellt, verlängert sich die Frist (§ 149 Abs. 3 AO; für 2025: bis 01.03.2027, da der 28.02.2027 ein Sonntag ist).

Dokumentationspflicht und Sorgfaltsmaßstab

Geschäftsführer müssen ihre Sorgfalt dokumentieren. Dazu gehört:

• Lückenlose Buchführung und zeitnahe Erfassung aller Geschäftsvorfälle
• Regelmäßige Kontrolle der Liquidität und Eigenkapitalentwicklung
• Fristgerechte Aufstellung, Feststellung und Offenlegung des Jahresabschlusses
• Einhaltung der Thesaurierungspflicht (25 % in gesetzliche Rücklage)
• Rechtzeitige Beauftragung eines Steuerberaters, wenn eigene Fachkenntnis fehlt

Bilanz selbst erstellen oder durch Steuerberater?

Grundsätzlich kann jeder Geschäftsführer die Bilanz der UG selbst erstellen – rechtlich ist die Beauftragung eines Steuerberaters nicht verpflichtend. Die Praxis zeigt jedoch: Die Komplexität des Handels- und Steuerrechts, die Haftungsrisiken und der Zeitaufwand können für professionelle Unterstützung sprechen.

Wann ist Eigenregie möglich?

Eine Bilanz in Eigenregie kann sinnvoll sein, wenn:

• Der Geschäftsführer über fundierte buchhalterische und steuerliche Kenntnisse verfügt (z. B. kaufmännische Ausbildung, Betriebswirt)
• Die UG nur wenige Geschäftsvorfälle hat (z. B. vermögensverwaltende UG, Holdings)
• Eine professionelle Buchhaltungssoftware genutzt wird, die Bilanzstrukturen automatisch generiert
• Kein Zeitdruck besteht und die Fristen sicher eingehalten werden können

Allerdings: Selbst bei einfachen Sachverhalten können Bewertungsfragen (z. B. Abschreibungen, Rückstellungen, Rechnungsabgrenzungen) und steuerliche Wahlrechte erhebliche Auswirkungen auf den ausgewiesenen Gewinn und damit auf Steuerlast und Ausschüttungsspielraum haben.

Vorteile der Steuerberater-Unterstützung

Kosten und Honorar

Die Vergütung des Steuerberaters richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Für die Aufstellung des Jahresabschlusses sieht § 35 Abs. 1 Nr. 1 a StBVV 10/10 bis 40/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle B vor; Gegenstandswert ist der Mittelwert aus berichtigter Bilanzsumme und betrieblicher Jahresleistung (§ 35 Abs. 2 StBVV). Abweichende Vergütungen können in Textform vereinbart werden (§ 4 StBVV).

Wer eine digitale Abwicklung schätzt, findet auf OnlineBilanz.de Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf ab 499,95 € netto (zzgl. USt.); Ansprechpartner ist Servet Gündogan, Büroleiter in Stuttgart. Eine Prüfung durch einen mit OnlineBilanz kooperierenden Steuerberater ist optional gegen Aufpreis möglich.

Welche Fehler sollten bei der UG-Bilanz vermieden werden?

Auch bei scheinbar einfachen UG-Strukturen treten in der Praxis immer wieder typische Fehler auf, die zu steuerlichen Nachteilen, Ordnungsgeldern oder sogar zur Geschäftsführerhaftung führen können. Hier die häufigsten Stolpersteine:

1. Thesaurierungspflicht nicht beachtet

Der häufigste Fehler: Der Geschäftsführer plant eine Gewinnausschüttung, ohne die gesetzliche Rücklage von 25 % nach § 5a Abs. 3 GmbHG zu berücksichtigen. Wird der Gewinn komplett ausgeschüttet, liegt ein Verstoß gegen zwingendes Recht vor. Die Gesellschafter müssen den zu Unrecht ausgezahlten Betrag zurückzahlen, der Geschäftsführer haftet persönlich.

2. Bilanzstichtag und Geschäftsjahr verwechselt

Manche Geschäftsführer gehen davon aus, dass das Geschäftsjahr automatisch dem Kalenderjahr entspricht. Abweichende Geschäftsjahre (z. B. 01.07.–30.06.) sind zulässig und müssen im Gesellschaftsvertrag festgelegt sein. Der Bilanzstichtag ist der letzte Tag des Geschäftsjahres – ab diesem Tag laufen die Feststellungs- und Offenlegungsfristen.

3. Privatentnahmen und Darlehen nicht korrekt gebucht

Wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer Geld aus der UG entnimmt, handelt es sich nicht um eine Privatentnahme wie bei Einzelunternehmen, sondern um ein Gesellschafterdarlehen oder eine verdeckte Gewinnausschüttung (vGA). Werden solche Vorgänge nicht korrekt als Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber dem Gesellschafter gebucht, stimmt die Bilanz nicht – mit steuerlichen Folgen.

4. Fristen versäumt: Feststellung und Offenlegung

Viele UGs versäumen die 11-Monats-Frist für die Feststellung (§ 42a GmbHG) oder die 12-Monats-Frist für die Offenlegung (§ 325 HGB). Die Folge verspäteter Offenlegung: Ordnungsgelder zwischen 2.500 und 25.000 Euro (§ 335 HGB), die persönlich vom Geschäftsführer zurückgefordert werden können.

5. Abschreibungen und Bewertungen fehlerhaft

Anlagevermögen (z. B. Computer, Fahrzeuge, Maschinen) muss nach den Vorschriften des § 253 HGB abgeschrieben werden. Fehlen Abschreibungen oder werden falsche Nutzungsdauern angesetzt, ist die Bilanz fehlerhaft. Das wirkt sich auf den Gewinn und damit auf die Steuerlast und die Rücklage aus.

6. Eigenkapital negativ: Überschuldung nicht erkannt

Weist die Bilanz ein negatives Eigenkapital aus, liegt buchhalterisch eine Überschuldung vor. Der Geschäftsführer ist dann verpflichtet, unverzüglich die Insolvenzreife zu prüfen (§ 15a Abs. 1 InsO). Wird die Insolvenzantragspflicht schuldhaft verletzt, droht Haftung und strafrechtliche Verfolgung wegen Insolvenzverschleppung (§ 15a InsO).

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Gesetzliche Grundlagen: § 242 HGB – Pflicht zur Aufstellung, § 264 HGB – Jahresabschluss der Kapitalgesellschaft, § 5a GmbHG – Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), § 325 HGB – Offenlegung. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.