Ersten Mitarbeiter einstellen: Pflichten der GmbH Schritt für Schritt
Mit der ersten Einstellung wird die GmbH oder UG zum Arbeitgeber. Damit entstehen Melde-, Abführungs-, Aufzeichnungs- und Nachweispflichten gegenüber der Bundesagentur für Arbeit, der Krankenkasse, der Berufsgenossenschaft und dem Finanzamt. Dieser Beitrag ordnet die Pflichten in der Reihenfolge, in der sie in der Praxis anfallen, und fasst alle Fristen in einer Tabelle zusammen.
Kurzantwort
Wer als GmbH erstmals einen Mitarbeiter einstellen will, benötigt eine Betriebsnummer (§ 18i SGB IV) und meldet den Beschäftigten per DEÜV-Meldung bei der Krankenkasse an, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn (§ 28a SGB IV, § 6 DEÜV). Minijobber werden bei der Minijob-Zentrale angemeldet. In den Branchen nach § 28a Abs. 4 SGB IV ist zusätzlich eine Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsaufnahme erforderlich. Außerdem prüft die GmbH, ob sie bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erfasst ist. Die Unternehmensanzeige nach § 192 SGB VII ist bereits binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens fällig. Weitere Pflichten sind der Abruf der ELStAM, ein Lohnkonto nach § 41 EStG, die Lohnsteuer-Anmeldung, der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen nach dem Nachweisgesetz und die Einhaltung des Mindestlohns (2026: 13,90 € brutto je Stunde).
Inhaltsverzeichnis
- Überblick: Was sich mit der ersten Einstellung ändert
- Mitarbeiter einstellen: Checkliste in zehn Schritten
- Betriebsnummer und Berufsgenossenschaft
- Anmeldung zur Sozialversicherung und Sofortmeldung
- Lohnsteuer: ELStAM, Lohnkonto und Anmeldung
- Arbeitsvertrag, Nachweisgesetz und Mindestlohn
- Besonderheiten bei der Einstellung von Minijobbern
- Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
- Fristen-Tabelle
- Praxisbeispiel: Erste Einstellung in einer GmbH
- Auswirkungen auf Buchhaltung und Jahresabschluss
- Fazit
Überblick: Was sich mit der ersten Einstellung ändert
Solange in einer GmbH oder UG nur die Gesellschafter tätig sind, beschränken sich die laufenden Pflichten im Wesentlichen auf Buchführung, Steuererklärungen und Jahresabschluss. Mit der Einstellung eines Mitarbeiters übernimmt die Gesellschaft als Arbeitgeber zusätzliche öffentlich-rechtliche Pflichten. Sie meldet die Beschäftigung an, berechnet die Beiträge zur Sozialversicherung und führt sie ab. Sie behält Lohnsteuer ein und meldet sie an, dokumentiert Arbeitszeiten und Entgelte und weist die Arbeitsbedingungen nach.
Dieser Beitrag behandelt ausschließlich den Prozess und die Pflichten bei der Einstellung eines Mitarbeiters. Mit welchen Gesamtkosten (Arbeitgeberanteile, Umlagen, Nebenkosten) eine GmbH rechnen muss, erläutert der Beitrag Was kostet ein Mitarbeiter?.
Geschäftsführer und Familienangehörige
Der Gesellschafter-Geschäftsführer ist nicht automatisch Arbeitnehmer im sozialversicherungsrechtlichen Sinn. Ist der erste Beschäftigte ein Ehegatte, Lebenspartner oder Abkömmling des Arbeitgebers oder ein geschäftsführender Gesellschafter der GmbH, wird dies in der Anmeldung gekennzeichnet. Es folgt dann ein obligatorisches Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung (§ 7a Abs. 1 Satz 2 SGB IV).
Mitarbeiter einstellen: Checkliste in zehn Schritten
Die folgende Checkliste bildet die typische Reihenfolge ab, wenn eine GmbH ihren ersten Mitarbeiter anstellt. Die Einzelheiten zu den Schritten folgen in den nächsten Abschnitten.
Betriebsnummer und Berufsgenossenschaft
Betriebsnummer nach § 18i SGB IV
Arbeitgeber benötigen für die Teilnahme am Meldeverfahren eine Betriebsnummer. Sie wird nach § 18i SGB IV vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit vergeben und muss vor der ersten Meldung beantragt werden. Ablauf, benötigte Angaben und Bearbeitungsdauer beschreibt der Beitrag Betriebsnummer beantragen: Ablauf beim ersten Mitarbeiter.
Unternehmensanzeige bei der Berufsgenossenschaft
Die Anzeigepflicht gegenüber dem Unfallversicherungsträger ist häufig missverstanden. Nach § 192 Abs. 1 SGB VII haben Unternehmer die Eröffnung ihres Unternehmens binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens dem zuständigen Unfallversicherungsträger anzuzeigen. Maßgeblich ist also der Unternehmensbeginn, nicht die erste Einstellung. Die Pflicht gilt auch als erfüllt, wenn innerhalb dieser Woche die Gewerbeanzeige nach §§ 14, 55c GewO erstattet wurde. Die Gewerbebehörde leitet die Daten dann an den Unfallversicherungsträger weiter.
Bei der ersten Einstellung sollte die Geschäftsführung daher prüfen, ob die GmbH bereits bei der zuständigen BG erfasst ist und Zugangsdaten bzw. eine Mitgliedsnummer erhalten hat. Das ist besonders wichtig bei Tätigkeiten, für die keine Gewerbeanzeige abgegeben wurde, etwa bei freiberuflich geprägten Gesellschaften oder Holdinggesellschaften. Ist keine Erfassung erfolgt, ist die Anzeige nachzuholen. Die Unfallversicherung finanziert der Arbeitgeber allein über Umlagebeiträge. Grundlage ist der digitale Lohnnachweis, den der Arbeitgeber nach § 99 SGB IV bis zum 16. Februar des Folgejahres elektronisch an die BG übermittelt.
Häufiger Irrtum
Die Wochenfrist des § 192 SGB VII beginnt nicht erst mit dem ersten Arbeitsvertrag. Wer die Gründung weder per Gewerbeanzeige noch direkt bei der BG angezeigt hat, sollte dies spätestens bei der ersten Einstellung klären.
Anmeldung zur Sozialversicherung und Sofortmeldung
DEÜV-Anmeldung bei der Einzugsstelle
Wer einen Mitarbeiter anmelden muss, übermittelt die Anmeldung nach § 28a SGB IV elektronisch an die zuständige Einzugsstelle. Das ist bei gesetzlich Versicherten die Krankenkasse des Beschäftigten. Bei privat krankenversicherten Arbeitnehmern wählt der Arbeitgeber eine Krankenkasse als Einzugsstelle für die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Anmeldung ist nach § 6 DEÜV mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung zu erstatten, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung.
Die Übermittlung erfolgt aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine maschinelle Ausfüllhilfe wie sv.net. Liegt die Rentenversicherungsnummer nicht vor, werden zusätzliche Angaben wie Geburtsname, Geburtsort und Staatsangehörigkeit gemeldet. Die Nummer wird dann vergeben.
Sofortmeldung in bestimmten Branchen
In den Wirtschaftsbereichen nach § 28a Abs. 4 SGB IV, die als besonders anfällig für Schwarzarbeit gelten, ist zusätzlich eine Sofortmeldung erforderlich. Sie muss spätestens bei Beschäftigungsaufnahme bei der Datenstelle der Rentenversicherung eingehen. Betroffen sind:
- Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderungsgewerbe,
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, Schaustellergewerbe,
- Gebäudereinigungsgewerbe, Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
- Fleischwirtschaft (ohne Fleischerhandwerk), Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie Friseur- und Kosmetikgewerbe.
Die Sofortmeldung ersetzt die reguläre DEÜV-Anmeldung nicht. Sie gilt auch für Minijobber in diesen Branchen.
Beitragsnachweis und Umlagen
Ab dem ersten Abrechnungsmonat übermittelt die GmbH monatlich einen Beitragsnachweis an die Einzugsstelle. Nach § 28f Abs. 3 SGB IV muss er spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit vorliegen. Fällig sind die Beiträge am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats (§ 23 Abs. 1 SGB IV). Über die Einzugsstelle werden auch die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz abgeführt. Die U1 (Erstattung bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) betrifft grundsätzlich Arbeitgeber mit nicht mehr als 30 Beschäftigten. Die U2 (Mutterschaftsaufwendungen) zahlen alle Arbeitgeber. Hinzu kommt die Insolvenzgeldumlage. Die Umlagesätze für U1 und U2 legt jede Krankenkasse individuell fest.
Lohnsteuer: ELStAM, Lohnkonto und Anmeldung
Die GmbH behält die Lohnsteuer, den Solidaritätszuschlag (soweit noch anfallend) und gegebenenfalls die Kirchensteuer vom Arbeitslohn ein. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale (Steuerklasse, Freibeträge, Konfession) ruft sie als elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) nach § 39e EStG ab. Dafür braucht sie die Steuer-ID und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers. Der Abruf läuft über ELSTER mit einem Organisationszertifikat der GmbH oder über die Abrechnungssoftware.
Für jeden Arbeitnehmer ist am Ort der Betriebsstätte ein Lohnkonto nach § 41 EStG zu führen. Es enthält die Abzugsmerkmale, den Arbeitslohn je Zahlung, die einbehaltenen Steuern sowie steuerfreie Bezüge und Pauschalierungen.
Die einbehaltenen Beträge meldet die GmbH elektronisch per Lohnsteuer-Anmeldung nach § 41a EStG an und führt sie ab. Beides ist spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums fällig. Welcher Anmeldungszeitraum gilt, richtet sich nach der Lohnsteuer des Vorjahres:
| Lohnsteuer des Vorjahres | Anmeldungszeitraum |
|---|---|
| mehr als 5.000 € | Kalendermonat |
| mehr als 1.080 € bis 5.000 € | Kalendervierteljahr |
| bis 1.080 € | Kalenderjahr |
Im Jahr der ersten Einstellung gibt es keinen Vorjahreswert. Maßgeblich ist dann die auf einen Jahresbetrag hochgerechnete Lohnsteuer des ersten vollen Kalendermonats. Nach Ablauf des Kalenderjahres übermittelt die GmbH für jeden Arbeitnehmer die elektronische Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b EStG) bis zum letzten Tag des Februars des Folgejahres.
Arbeitsvertrag, Nachweisgesetz und Mindestlohn
Ein Arbeitsvertrag kann grundsätzlich formfrei geschlossen werden. Unabhängig davon verpflichtet das Nachweisgesetz den Arbeitgeber, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich bzw. in der gesetzlich zulässigen Form nachzuweisen. Zu den Mindestangaben nach § 2 NachwG gehören unter anderem:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien, Beginn und gegebenenfalls Befristung des Arbeitsverhältnisses,
- Arbeitsort und Beschreibung der Tätigkeit, Dauer einer Probezeit,
- Zusammensetzung, Höhe und Fälligkeit des Arbeitsentgelts einschließlich Zuschlägen und Zulagen sowie die Art der Auszahlung,
- vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, gegebenenfalls Überstundenregelungen,
- Urlaubsdauer, ein etwaiger Fortbildungsanspruch und Angaben zur betrieblichen Altersversorgung über einen Versorgungsträger,
- das bei einer Kündigung einzuhaltende Verfahren einschließlich der Frist für die Kündigungsschutzklage sowie Hinweise auf anwendbare Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.
Die Angaben sind gestaffelt zu übergeben. Name und Anschrift, Arbeitsentgelt und Arbeitszeit sind spätestens am ersten Arbeitstag nachzuweisen. Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit und Überstundenregelung folgen spätestens am siebten Kalendertag, die übrigen Angaben spätestens einen Monat nach Beginn. Ein Arbeitsvertrag, der alle Angaben in der zulässigen Form enthält, erfüllt die Nachweispflicht. Verstöße sind bußgeldbewehrt.
Der vereinbarte Lohn darf den gesetzlichen Mindestlohn nicht unterschreiten. Er beträgt ab 1. Januar 2026 13,90 € brutto je Zeitstunde. Das gilt auch für Minijobber, Aushilfen und Teilzeitkräfte. Ausnahmen bestehen für bestimmte Gruppen wie Auszubildende oder Pflichtpraktikanten. Die monatliche Entgeltabrechnung ist dem Arbeitnehmer in Textform zu erteilen (§ 108 GewO).
Besonderheiten bei der Einstellung von Minijobbern
Viele Gesellschaften beginnen mit einer geringfügig entlohnten Beschäftigung. Die Geringfügigkeitsgrenze liegt 2026 bei 603 € monatlich. Sie ist an den Mindestlohn gekoppelt. Für Minijobs gilt:
- An- und Abmeldung, Beitragsnachweis und Umlagen laufen über die Minijob-Zentrale und nicht über eine Krankenkasse.
- Es besteht grundsätzlich Rentenversicherungspflicht. Der Minijobber kann sich auf schriftlichen Antrag beim Arbeitgeber davon befreien lassen.
- Die Lohnsteuer kann pauschal mit 2 % über die Minijob-Zentrale oder individuell nach ELStAM erhoben werden.
- Die Unfallversicherung über die BG und die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG gelten auch hier.
Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten
Für geringfügig Beschäftigte sowie für Arbeitnehmer in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verlangt § 17 MiLoG eine Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Sie ist spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages zu erstellen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Unabhängig davon verpflichtet § 16 Abs. 2 ArbZG zur Aufzeichnung der über acht Stunden werktäglich hinausgehenden Arbeitszeit. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besteht zudem eine allgemeine Pflicht, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Lohnkonten sind nach § 41 Abs. 1 EStG bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung aufzubewahren. Für die übrigen Lohn- und Buchungsunterlagen gelten die Fristen nach § 147 AO und § 257 HGB. Buchungsbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren. Sozialversicherungsrechtlich sind die Entgeltunterlagen nach § 28f SGB IV bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Die Rentenversicherung prüft Arbeitgeber in der Regel alle vier Jahre.
Fristen-Tabelle
| Pflicht | Rechtsgrundlage | Frist | Adressat |
|---|---|---|---|
| Unternehmensanzeige | § 192 Abs. 1 SGB VII | binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens (gilt als erfüllt bei Gewerbeanzeige in dieser Woche) | Berufsgenossenschaft |
| Betriebsnummer | § 18i SGB IV | vor der ersten Meldung | Bundesagentur für Arbeit |
| Sofortmeldung (nur Branchen nach § 28a Abs. 4 SGB IV) | § 28a Abs. 4 SGB IV | spätestens bei Beschäftigungsaufnahme | Datenstelle der Rentenversicherung |
| Nachweis wesentlicher Vertragsbedingungen | § 2 NachwG | gestaffelt: erster Arbeitstag / siebter Kalendertag / ein Monat | Arbeitnehmer |
| DEÜV-Anmeldung | § 28a SGB IV, § 6 DEÜV | mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn | Krankenkasse bzw. Minijob-Zentrale |
| Beitragsnachweis | § 28f Abs. 3 SGB IV | spätestens zwei Arbeitstage vor Fälligkeit | Einzugsstelle |
| Beitragszahlung inkl. Umlagen | § 23 Abs. 1 SGB IV | drittletzter Bankarbeitstag des Monats | Einzugsstelle |
| Lohnsteuer-Anmeldung und -Zahlung | § 41a EStG | zehnter Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums | Betriebsstättenfinanzamt |
| Arbeitszeitaufzeichnung | § 17 MiLoG | bis Ablauf des siebten Folgetages | intern, zwei Jahre aufbewahren |
| Lohnsteuerbescheinigung | § 41b EStG | letzter Tag des Februars des Folgejahres | Finanzverwaltung |
| Lohnnachweis Unfallversicherung | § 99 SGB IV | bis 16. Februar des Folgejahres | Berufsgenossenschaft |
Praxisbeispiel: Erste Einstellung in einer GmbH
Die Muster-GmbH erbringt IT-Dienstleistungen. Sie wurde 2025 gegründet, hat ihr Gewerbe angemeldet und gehört keiner Branche mit Sofortmeldepflicht an. Zum Montag, 2. März 2026 stellt sie eine Vollzeitkraft ein. Das Monatsgehalt liegt deutlich über dem Mindestlohn.
| Datum | Schritt |
|---|---|
| Februar 2026 | Betriebsnummer beantragt. BG-Erfassung über die Gewerbeanzeige geprüft, Mitgliedsnummer liegt vor. Arbeitsvertrag mit allen Angaben nach § 2 NachwG unterzeichnet. |
| 2. März 2026 | Arbeitsbeginn. Eine Sofortmeldung ist nicht erforderlich. Die ELStAM werden abgerufen und das Lohnkonto angelegt. |
| vor 25. März 2026 | Der Beitragsnachweis für März liegt der Krankenkasse vor (zwei Arbeitstage vor Fälligkeit). |
| 27. März 2026 | Fälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge inkl. U1, U2 und Insolvenzgeldumlage (drittletzter Bankarbeitstag). |
| Ende März 2026 | Erste Entgeltabrechnung. Die DEÜV-Anmeldung wird damit übermittelt. Sie wäre spätestens am 13. April 2026 fällig gewesen. |
| 10. April 2026 | Lohnsteuer-Anmeldung März. Die hochgerechnete Jahreslohnsteuer übersteigt 5.000 €, daher gilt der monatliche Anmeldungszeitraum. |
Buchhalterisch wird die Abrechnung schematisch wie folgt erfasst. Der Bruttolohn ist Aufwand, die Abzüge sind Verbindlichkeiten bis zur Abführung:
| Soll | Haben | Inhalt |
|---|---|---|
| Löhne und Gehälter | Verbindlichkeiten Lohnsteuer/Kirchensteuer | einbehaltene Steuern |
| Löhne und Gehälter | Verbindlichkeiten soziale Sicherheit | Arbeitnehmeranteil SV |
| Löhne und Gehälter | Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt | Nettoauszahlungsbetrag |
| Gesetzliche soziale Aufwendungen | Verbindlichkeiten soziale Sicherheit | Arbeitgeberanteil SV und Umlagen |
Auswirkungen auf Buchhaltung und Jahresabschluss
Mit dem ersten Arbeitsverhältnis erscheinen in der Gewinn- und Verlustrechnung erstmals Personalaufwendungen (§ 275 Abs. 2 Nr. 6 HGB). Zum Bilanzstichtag sind noch nicht abgeführte Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge als Verbindlichkeiten auszuweisen. Für Ansprüche des Arbeitnehmers, die wirtschaftlich das abgelaufene Geschäftsjahr betreffen, kommen Rückstellungen in Betracht, etwa für nicht genommenen Urlaub oder ausstehende Prämien. Kleine Kapitalgesellschaften geben die durchschnittliche Zahl der Arbeitnehmer im Anhang an (§ 285 Nr. 7 HGB). Kleinstkapitalgesellschaften, die auf einen Anhang verzichten, sind davon befreit. Die Arbeitnehmerzahl ist zudem eines der Merkmale der Größenklassen nach § 267 HGB.
Die Entgeltabrechnung kann die GmbH mit systemgeprüfter Software selbst erstellen oder an einen Dritten übertragen, zum Beispiel an einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt oder an eine nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG befugte Person wie einen Bilanz- oder Lohnbuchhalter. Die Ergebnisse der Lohnbuchhaltung fließen in die Finanzbuchhaltung und damit in den Jahresabschluss ein.
Fazit
Wer in einer GmbH oder UG erstmals einen Mitarbeiter einstellen will, sollte die Pflichten als zusammenhängenden Prozess planen. Dazu gehören Betriebsnummer, BG-Erfassung, Arbeitsvertrag mit Nachweis nach dem Nachweisgesetz, gegebenenfalls Sofortmeldung, DEÜV-Anmeldung innerhalb von sechs Wochen, ELStAM-Abruf und Lohnkonto. Danach folgen die laufenden Pflichten: Beitragsnachweis, Abführung von Beiträgen und Umlagen, Lohnsteuer-Anmeldung, Arbeitszeitaufzeichnungen und Aufbewahrung. Zwei Punkte werden häufig übersehen. Die BG-Anzeige knüpft an den Unternehmensbeginn an, nicht an die Einstellung. Und der Mindestlohn von 13,90 € sowie die Minijob-Grenze von 603 € gelten 2026 auch für Aushilfen.
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Häufig gestellte Fragen
Wann muss ein neuer Mitarbeiter bei der Krankenkasse angemeldet werden?
Die DEÜV-Anmeldung ist mit der ersten Entgeltabrechnung zu erstatten, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn (§ 28a SGB IV, § 6 DEÜV). In den Branchen nach § 28a Abs. 4 SGB IV ist zusätzlich eine Sofortmeldung spätestens bei Arbeitsaufnahme erforderlich.
Muss sich die GmbH erst bei der ersten Einstellung bei der Berufsgenossenschaft anmelden?
Nein. Nach § 192 Abs. 1 SGB VII ist die Eröffnung des Unternehmens binnen einer Woche nach dessen Beginn anzuzeigen. Die Pflicht gilt als erfüllt, wenn in dieser Woche die Gewerbeanzeige nach §§ 14, 55c GewO erstattet wurde. Bei der ersten Einstellung sollte geprüft werden, ob die Erfassung tatsächlich erfolgt ist.
Welche Unterlagen braucht der Arbeitgeber vom neuen Mitarbeiter?
Benötigt werden insbesondere Steuer-Identifikationsnummer, Geburtsdatum, Rentenversicherungsnummer, die gewählte Krankenkasse, Anschrift und Bankverbindung sowie Angaben zu weiteren Beschäftigungen. Bei Minijobbern kommt gegebenenfalls ein Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht hinzu.
Wo werden Minijobber angemeldet?
Geringfügig entlohnte Beschäftigte bis 603 € monatlich (Stand 2026) werden bei der Minijob-Zentrale angemeldet. Dorthin gehen auch Beiträge, Umlagen und gegebenenfalls die Pauschsteuer.
Muss der Arbeitsvertrag schriftlich geschlossen werden?
Der Arbeitsvertrag selbst ist grundsätzlich formfrei. Die wesentlichen Vertragsbedingungen sind nach dem Nachweisgesetz jedoch schriftlich bzw. in der gesetzlich zulässigen Form und gestaffelt fristgerecht nachzuweisen. Befristungsabreden bedürfen nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz der Schriftform.
Darf die GmbH die Lohnabrechnung selbst erstellen?
Ja. Die GmbH kann ihre Entgeltabrechnung mit systemgeprüfter Software selbst erstellen, Meldungen elektronisch übermitteln und die Lohnsteuer-Anmeldung über ELSTER abgeben. Alternativ kann sie die Lohnabrechnung an einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwalt oder eine nach § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG befugte Person (z. B. Bilanz- oder Lohnbuchhalter) übertragen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, stellen wir Software sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt ein namentlich benannter Steuerberater sämtliche Vorbehaltsaufgaben in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: 10/2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
