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Was kostet ein Mitarbeiter? Personalkosten berechnen für GmbH und UG

Veröffentlicht: 20.10.2026Aktualisiert: 20.10.2026Lesezeit: ca. 10 Minuten

Bruttolohn und Arbeitgeber-Gesamtkosten

Bei der Frage „Was kostet ein Mitarbeiter?“ werden drei Größen häufig vermischt: der Nettolohn, den der Arbeitnehmer ausgezahlt bekommt, der Bruttolohn laut Arbeitsvertrag und die Gesamtkosten, die beim Arbeitgeber anfallen. Für die Kalkulation der GmbH ist allein die dritte Größe maßgeblich.

Vom Bruttolohn behält der Arbeitgeber Lohnsteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sowie die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung ein und führt sie ab. Diese Abzüge belasten wirtschaftlich den Arbeitnehmer und erhöhen die Kosten der GmbH nicht. Zusätzlich zum Bruttolohn trägt die GmbH aber eigene Beiträge: die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, Umlagen und die gesetzliche Unfallversicherung. Erst die Summe aus Bruttolohn und diesen Arbeitgeberabgaben ergibt die Arbeitgeber-Gesamtkosten, oft auch Arbeitgeberbrutto oder Lohnkosten genannt.

Für eine vollständige Kalkulation reicht auch das noch nicht. Ein Mitarbeiter verursacht Kosten für Arbeitsplatz, Ausstattung, Weiterbildung und Verwaltung, und er steht wegen Urlaub, Feiertagen und Krankheit nicht an allen bezahlten Tagen zur Verfügung. Die Personalkosten lassen sich daher in drei Stufen berechnen:

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung 2026

Die Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung werden überwiegend paritätisch getragen, also je zur Hälfte von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Ausnahmen bestehen bei der Pflegeversicherung in Sachsen, beim Kinderlosenzuschlag und bei der Insolvenzgeldumlage. Für 2026 gelten folgende Werte für einen sozialversicherungspflichtig Beschäftigten:

Die Beiträge werden nur bis zu den jeweiligen Beitragsbemessungsgrenzen erhoben. Für den Teil des Gehalts oberhalb dieser Grenzen fallen in dem betreffenden Versicherungszweig keine weiteren Beiträge an. Die prozentuale Belastung sinkt deshalb bei hohen Gehältern. Für die Kranken- und Pflegeversicherung gilt eine niedrigere Grenze als für die Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die nachfolgende Beispielrechnung liegt bewusst unterhalb beider Grenzen, sodass alle Sätze auf das volle Bruttogehalt anzuwenden sind.

Abweichende Regeln gelten unter anderem für Minijobs, Beschäftigte im Übergangsbereich, Werkstudenten und Gesellschafter-Geschäftsführer, die nicht sozialversicherungspflichtig sind. Diese Fälle sind hier nicht abgebildet.

Rechenbeispiel: Personalkosten berechnen bei 4.000 € brutto

Die Muster GmbH mit Sitz außerhalb Sachsens stellt eine Sachbearbeiterin mit einem Bruttogehalt von 4.000 € im Monat ein. Sonderzahlungen sind nicht vereinbart. Die Krankenkasse der Mitarbeiterin erhebt einen Zusatzbeitrag in Höhe des Durchschnittswerts von 2,9 %.

Auf das Jahr gerechnet ergeben sich 48.000 € Bruttogehalt und 10.224 € Arbeitgeberanteile, zusammen also 58.224 €. Hinzu kommen die Umlagen U1 und U2 sowie der Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Deren Höhe hängt von der Krankenkasse, vom gewählten Erstattungssatz bei U1 und vom Gefahrtarif der Branche ab. Sie sollte deshalb anhand der konkreten Bescheide bzw. Satzungswerte ergänzt werden. Als Faustregel für Gehälter unterhalb der Beitragsbemessungsgrenzen gilt: Die Arbeitgeber-Gesamtkosten liegen bei durchschnittlichem Zusatzbeitrag bei rund 121 % des Bruttolohns (in Sachsen rund 120,8 %), zuzüglich Umlagen und Berufsgenossenschaft.

Urlaub, Feiertage, Krankheit: die Produktivstunden

Das Gehalt wird für das ganze Jahr gezahlt, der Mitarbeiter arbeitet aber nicht an allen Tagen. Während des Erholungsurlaubs, an gesetzlichen Feiertagen und bei Arbeitsunfähigkeit läuft die Vergütung grundsätzlich weiter. Bei Krankheit gilt die Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz für bis zu sechs Wochen. Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt nach dem Bundesurlaubsgesetz 24 Werktage, was bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Arbeitstagen entspricht. Vertraglich wird häufig mehr vereinbart.

Wer wissen will, was eine tatsächlich geleistete Arbeitsstunde kostet, muss deshalb die bezahlten Stunden auf die Produktivstunden reduzieren. Für die Muster GmbH werden folgende Annahmen getroffen. Es handelt sich um Beispielwerte, nicht um statistische Durchschnitte.

Für Krankheitstage sollte die GmbH eigene Erfahrungswerte verwenden. Je nach Tätigkeit sind zusätzlich Zeiten für Weiterbildung, interne Besprechungen oder Rüstzeiten abzuziehen, wenn ein Stundensatz für abrechenbare Leistungen gegenüber Kunden ermittelt werden soll. Für kleinere Arbeitgeber, die am U1-Verfahren teilnehmen, erstattet die Krankenkasse einen Teil der Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Das senkt die wirtschaftliche Belastung durch Ausfallzeiten, beseitigt sie aber nicht.

Weitere Kostenblöcke neben dem Gehalt

Neben Bruttolohn und Sozialabgaben entstehen Kosten, die nicht in der Lohnabrechnung erscheinen, aber unmittelbar durch den Arbeitsplatz verursacht werden. Ihre Höhe ist betriebsindividuell. Typische Positionen sind:

Welche Pflichten bei einer Neueinstellung bestehen, etwa Anmeldung zur Sozialversicherung, Betriebsnummer und Unfallversicherung, behandelt der gesonderte Beitrag zum Einstellen des ersten Mitarbeiters. Hier geht es ausschließlich um die Kostenseite.

Formel: Personalkosten pro Stunde

Aus den bisherigen Bausteinen ergibt sich die Grundformel:

Für die Muster GmbH ergibt sich ohne Umlagen, Berufsgenossenschaft und Gemeinkosten:

Nimmt die GmbH für Arbeitsplatz, IT, Weiterbildung und Abrechnung angenommene Gemeinkosten von 5.000 € pro Jahr hinzu, steigt der Satz auf 63.224 € ÷ 1.680 h = 37,63 € pro Produktivstunde. Die Umlagen U1/U2 und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft kommen noch hinzu. Der Vergleich zeigt, warum der vertragliche Stundenlohn für die Kalkulation nicht geeignet ist. Eine Produktivstunde kostet im Beispiel deutlich mehr als das anderthalbfache des Bruttostundenlohns.

Soll aus den Personalkosten ein Verkaufsstundensatz abgeleitet werden, sind zusätzlich die nicht direkt zurechenbaren Gemeinkosten des Unternehmens (Geschäftsführung, Versicherungen, Marketing) und ein Gewinnzuschlag einzurechnen. Das ist Aufgabe der Preiskalkulation und geht über die reine Personalkostenberechnung hinaus.

Personalkosten in Jahresabschluss und Steuer der GmbH

Personalkosten sind betrieblich veranlasste Aufwendungen und damit Betriebsausgaben der GmbH (§ 4 Abs. 4 EStG i. V. m. § 8 Abs. 1 KStG). Sie mindern den Gewinn und damit die Bemessungsgrundlage für Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer. Löhne und Gehälter unterliegen keiner gewerbesteuerlichen Hinzurechnung.

In der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren werden sie unter dem Posten „Personalaufwand“ ausgewiesen (§ 275 Abs. 2 Nr. 6 HGB). Dieser ist aufgeteilt in Löhne und Gehälter sowie soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und Unterstützung. Für den Beispielmonat ergibt sich vereinfacht folgende Buchung der Arbeitgeberseite:

Noch nicht genommener Urlaub, ausstehende Überstundenvergütungen oder vereinbarte, noch nicht ausgezahlte Boni sind zum Bilanzstichtag als Rückstellung bzw. Verbindlichkeit zu erfassen, soweit die Voraussetzungen dafür vorliegen. Eine Besonderheit gilt für Gesellschafter-Geschäftsführer: Ihre Vergütung ist nur insoweit als Betriebsausgabe anzuerkennen, als sie dem Grunde und der Höhe nach angemessen ist. Andernfalls liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung vor (§ 8 Abs. 3 Satz 2 KStG). Ob ein Gesellschafter-Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist, hängt von seiner Stellung in der Gesellschaft ab und ist gesondert zu prüfen.

Personalkosten senken und optimieren

Personalkosten zu senken bedeutet in der Praxis selten, Gehälter zu kürzen. Häufig geht es darum, das Verhältnis von Aufwand und Wirkung zu verbessern. Steuerlich begünstigte Zusatzleistungen können dabei helfen, weil für sie keine oder nur pauschale Lohnsteuer anfällt und sie in vielen Fällen nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung auch beitragsfrei sind. Dann fallen keine Arbeitgeberanteile an. Gängige Gestaltungen sind:

Weitere sachliche Ansatzpunkte, um Personalkosten zu optimieren, liegen außerhalb des Steuerrechts:

Fazit

Wer Personalkosten berechnen will, darf beim Bruttolohn nicht stehen bleiben. Bei Gehältern unterhalb der Beitragsbemessungsgrenzen tragen GmbH und UG 2026 bei durchschnittlichem Zusatzbeitrag rund 21,3 % Arbeitgeberanteile zusätzlich, in Sachsen 20,8 %. Dazu kommen die Umlagen U1/U2 und der Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Aus 4.000 € Monatsbrutto werden so mindestens 4.852 € Arbeitgeberkosten und 58.224 € im Jahr. Für eine belastbare Kalkulation sind die Gesamtkosten einschließlich der Gemeinkosten des Arbeitsplatzes auf die tatsächlich produktiven Stunden zu verteilen. Im Beispiel kostet die Produktivstunde dann deutlich mehr als der vertragliche Stundenlohn. Alle Personalkosten sind Betriebsausgaben der GmbH und erscheinen im Jahresabschluss als Personalaufwand. Steuerfreie und pauschal versteuerte Zusatzleistungen können die Kostenstruktur verbessern, wenn ihre gesetzlichen Voraussetzungen eingehalten werden.

Wie sich der Personalaufwand im Jahresabschlussentwurf darstellt, lässt sich in der Demo nachvollziehen. Den Aufwand für den eigenen Abschluss zeigt der Kostenrechner.

Häufig gestellte Fragen

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