Eigenkapitalnachweis für Ausschreibungen und Präqualifikation: Was GmbHs wissen müssen
Wer als GmbH oder UG an öffentlichen Vergaben oder Präqualifikationsverfahren teilnimmt, muss seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit belegen – und zwar anhand konkreter Zahlen aus der Bilanz. Der Eigenkapitalnachweis für Ausschreibungen folgt dabei eigenen Regeln: andere Stichtage, spezifische Kennzahlen, besondere Anforderungen an das Ausstellungsdokument. Dieser Artikel zeigt, was genau zu liefern ist, welche Rolle die Steuerberaterbescheinigung spielt und wie sich GmbHs optimal vorbereiten.
Kurzantwort
Ein Eigenkapitalnachweis für Ausschreibungen ist ein aktueller, durch einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bescheinigter Beleg über das bilanzielle Eigenkapital der Gesellschaft – meist auf Basis des letzten festgestellten Jahresabschlusses nach HGB. Im Präqualifikationsverfahren (PQ-Verfahren) ist er Pflichtbestandteil zum Nachweis der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit gemäß § 6a VOB/A bzw. § 44 VgV und muss in der Regel nicht älter als zwölf Monate sein.
Inhaltsverzeichnis
- Warum Eigenkapital bei Ausschreibungen?
- Rechtsgrundlagen: VOB/A, VgV, UVgO
- Das PQ-Verfahren im Bau: Besonderheiten
- Welches Eigenkapital ist maßgeblich?
- Rolle der Steuerberaterbescheinigung
- Stichtag und Aktualität des Nachweises
- Praxisbeispiel: GmbH im Baugewerbe
- Checkliste: Eigenkapitalnachweis für Ausschreibungen
- Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
- Fazit
Warum Eigenkapital bei Ausschreibungen eine zentrale Rolle spielt
Öffentliche Auftraggeber – Bund, Länder, Kommunen, aber auch privatrechtlich organisierte Sektorenauftraggeber – sind verpflichtet, vor der Auftragserteilung die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit eines Bieters zu prüfen. Das folgt aus dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und des Haushaltsgrundsatzes, aber vor allem aus dem Vergaberecht selbst.
Das Eigenkapital ist dabei kein formales Beiwerk. Es signalisiert dem Auftraggeber: Kann diese Gesellschaft einen mehrjährigen Großauftrag finanziell durchhalten? Ist sie in der Lage, Vorfinanzierungen zu leisten, ohne in Insolvenzgefahr zu geraten? Ein negatives oder sehr niedriges Eigenkapital kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen – unabhängig von der fachlichen Kompetenz des Bieters.
Dabei geht es nicht um eine schlichte Vorlage der letzten Bilanz. Verlangt wird ein zweckspezifischer Nachweis: aufbereitet, bescheinigt, aktuell – und passend zur konkreten Anforderung des Auftraggebers. Wer hier unpräzise vorgeht, riskiert den Ausschluss wegen formaler Mängel.
Hinweis
Dieser Artikel behandelt ausschließlich den Eigenkapitalnachweis im Kontext von Ausschreibungen und Präqualifikationsverfahren. Den allgemeinen Überblick über Aufbau, Inhalt und Varianten einer Eigenkapitalbescheinigung finden Sie in unserem gesonderten Artikel: Eigenkapitalbescheinigung – Grundlagen und Verwendungszwecke.
Rechtsgrundlagen: VOB/A, VgV und UVgO
Je nach Art des Auftrags und Schwellenwert gelten unterschiedliche Regelwerke:
| Regelwerk | Anwendungsbereich | Relevante Norm |
|---|---|---|
| VOB/A (Abschnitt 1) | Bauleistungen unterhalb EU-Schwellenwert | § 6 Abs. 3 VOB/A |
| VOB/A-EU (Abschnitt 2) | Bauleistungen oberhalb EU-Schwellenwert | § 6a EU VOB/A |
| VgV | Liefer-/Dienstleistungen oberhalb Schwellenwert | § 44, § 45 VgV |
| UVgO | Unterschwellige Liefer-/Dienstleistungen | § 34 UVgO |
| SektVO | Sektorenauftraggeber (z. B. Versorger) | § 50 SektVO |
Nach § 6a EU VOB/A kann der Auftraggeber als Beleg für die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit insbesondere verlangen: Bankauskünfte, Bilanzen oder Bilanzauszüge, eine Erklärung über den Gesamtumsatz sowie den Umsatz für die Art der Leistungen. Das Eigenkapital ist zwar nicht explizit benannt, aber ein Bilanzauszug, der die Eigenkapitalposition ausweist, ist das gebräuchlichste Nachweismittel in der Praxis.
Gemäß § 44 VgV können Auftraggeber als Eignungsnachweis für die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit Jahresabschlüsse oder Auszüge aus Jahresabschlüssen verlangen, wenn deren Veröffentlichung im Niederlassungsstaat des Unternehmens gesetzlich vorgeschrieben ist – was für GmbHs nach § 325 HGB grundsätzlich zutrifft.
Das PQ-Verfahren im Bau: Besonderheiten
Im Baubereich hat sich das Präqualifikationsverfahren (PQ-Verfahren) als branchenspezifisches Eignungsnachweissystem etabliert. Die zentrale Stelle in Deutschland ist das Präqualifikationsverzeichnis der Deutschen Bauindustrie (DIHK/PQ-VOB). Präqualifizierte Unternehmen müssen ihre Eignungsnachweise – darunter den Eigenkapitalnachweis – nicht bei jeder Ausschreibung neu einreichen, sondern hinterlegen sie einmalig und aktualisieren sie regelmäßig.
PQ-Verfahren in der Praxis
Im PQ-Verfahren wird der Eigenkapitalnachweis als Pflichtunterlage eingestuft. Die Präqualifizierungsstellen verlangen in der Regel eine Steuerberaterbescheinigung oder WP-Bescheinigung, die das Eigenkapital per Bilanzstichtag des letzten festgestellten Jahresabschlusses ausweist. Die Bescheinigung darf üblicherweise nicht älter als zwölf Monate sein; manche Stellen akzeptieren auch 18 Monate, sofern ein aktueller Zwischenabschluss vorliegt.
Im PQ-Verfahren werden häufig folgende Eigenkapitalkennzahlen verlangt:
- Absolutes Eigenkapital (in Euro) zum Bilanzstichtag
- Eigenkapitalquote (Eigenkapital / Bilanzsumme × 100)
- Eigenkapital bezogen auf den Jahresumsatz
Mindestquoten sind nicht bundeseinheitlich festgelegt. Manche Auftraggeber setzen eine Eigenkapitalquote von mindestens 10 % als Mindeststandard, andere orientieren sich an branchenspezifischen Vergleichswerten (z. B. Kreditwürdigkeitsrichtwerte der Deutschen Bundesbank). Im Zweifel gibt die Vergabeunterlage die konkrete Anforderung vor.
Welches Eigenkapital ist maßgeblich?
Im Kontext von Ausschreibungen und PQ-Verfahren ist grundsätzlich das bilanzielle Eigenkapital nach HGB relevant – also die Summe aus gezeichnetem Kapital, Kapitalrücklagen, Gewinnrücklagen, Gewinn-/Verlustvortrag und Jahresüberschuss/-fehlbetrag (§ 266 Abs. 3 A. HGB).
| Eigenkapitalposition | HGB-Fundstelle | Relevanz für Ausschreibung |
|---|---|---|
| Gezeichnetes Kapital | § 272 Abs. 1 HGB | Immer enthalten |
| Kapitalrücklage | § 272 Abs. 2 HGB | Enthalten |
| Gewinnrücklagen | § 272 Abs. 3 HGB | Enthalten |
| Gewinn-/Verlustvortrag | § 266 HGB | Enthalten (auch bei Verlustvortrag negativ!) |
| Jahresüberschuss/-fehlbetrag | § 275 HGB | Enthalten |
| Nicht eingeforderte ausstehende Einlagen | § 272 Abs. 1 HGB | Abzuziehen (aktiv ausgewiesen, aber EK-mindernd) |
Wichtig: Eigenkapitalersetzende Gesellschafterdarlehen oder Nachrangdarlehen zählen bilanziell nicht zum Eigenkapital, auch wenn sie wirtschaftlich eine ähnliche Funktion erfüllen. Auftraggeber prüfen das streng formal – ein Verweis auf solche Positionen ersetzt den Eigenkapitalnachweis nicht.
Gesellschaften mit einem negativen Eigenkapital (bilanzieller Überschuldungsstatus) werden in der Regel vom PQ-Verfahren ausgeschlossen oder können keine ausreichende wirtschaftliche Leistungsfähigkeit nachweisen. In solchen Fällen sind Sanierungsmaßnahmen (z. B. Gesellschafterzuschüsse, Kapitalerhöhung) vor Einreichung der Unterlagen zu prüfen.
Rolle der Steuerberaterbescheinigung im Ausschreibungsverfahren
Auftraggeber und Präqualifizierungsstellen verlangen in aller Regel keine bloße Bilanzvorlage, sondern eine gesonderte Bescheinigung eines Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers. Der Grund: Die Bilanz allein ist ein Dokument des Unternehmens selbst; die Bescheinigung eines Berufsträgers verleiht ihr den Status eines geprüften, unabhängig bestätigten Belegs.
Die Bescheinigung enthält typischerweise:
- Name und Sitz der Gesellschaft, Handelsregisternummer
- Bilanzstichtag und Geschäftsjahr
- Das bilanzielle Eigenkapital in Euro (aufgegliedert oder als Summenwert)
- Ggf. die Eigenkapitalquote (bezogen auf die Bilanzsumme)
- Ggf. Hinweis auf einen Bestätigungsvermerk (geprüfter oder ungeprüfter Abschluss)
- Datum, Unterschrift, Stempel des Berufsträgers
Achtung
Eine eigenhändig unterzeichnete Erklärung der Geschäftsführung über das Eigenkapital ersetzt die Steuerberaterbescheinigung nicht. Viele Auftraggeber akzeptieren Eigenerklärungen allenfalls in einer vorgelagerten Stufe (z. B. Interessensbekundung), nicht aber im förmlichen Eignungsnachweis oder PQ-Verfahren. Reichen Sie stets die fachlich bescheinigte Variante ein.
Die Bescheinigung ist von der eigentlichen Jahresabschlussprüfung zu unterscheiden: Eine prüfungspflichtige GmbH (§ 316 HGB) legt zusätzlich den Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers vor. Bei nicht prüfungspflichtigen GmbHs – also der Mehrzahl der kleinen und mittelgroßen Gesellschaften – tritt die StB-Bescheinigung an die Stelle eines externen Testatdokuments.
Stichtag und Aktualität: Was gilt wann?
Die Frage nach dem maßgeblichen Stichtag ist in der Praxis einer der häufigsten Streitpunkte. Grundsätzlich gilt:
Maßgeblich ist der letzte festgestellte Jahresabschluss. Nach § 242 HGB ist der Abschluss innerhalb der ersten drei Monate nach Geschäftsjahresende aufzustellen; die Feststellung durch die Gesellschafterversammlung nach § 46 Nr. 1 GmbHG erfolgt in der Regel innerhalb von sechs bis acht Monaten. Das bedeutet: Im Frühjahr und Sommer kann der aktuellste festgestellte Abschluss noch der des vorvergangenen Geschäftsjahres sein.
Liegt der letzte festgestellte Abschluss länger als zwölf Monate zurück, verlangen viele Auftraggeber und PQ-Stellen einen Zwischenabschluss (unterjährige Bilanz) oder zumindest eine aktuelle Erklärung des Steuerberaters, dass sich die Eigenkapitalsituation seit dem letzten Abschluss nicht wesentlich verschlechtert hat. Ein Zwischenabschluss muss denselben Anforderungen genügen wie ein regulärer HGB-Abschluss.
Konkret empfiehlt sich folgende Faustregel: Die Bescheinigung sollte im Zeitpunkt der Einreichung nicht älter als zwölf Monate sein. Maßgeblich ist dabei das Datum der Bescheinigung, nicht der Bilanzstichtag. Hat ein StB die Bescheinigung im März 2025 auf Basis des Abschlusses 31.12.2023 ausgestellt, ist das Dokument formal aus März 2025 – inhaltlich aber auf einem 15 Monate alten Stichtag. Manche Auftraggeber beanstanden das; im Zweifel ist eine Rückfrage beim Auftraggeber vor Einreichung sinnvoll.
Praxisbeispiel: GmbH im Baugewerbe bereitet Eigenkapitalnachweis vor
Die Müller Hochbau GmbH (GmbH, Stammkapital 25.000 EUR, nicht prüfungspflichtig) möchte sich für ein Präqualifikationsverfahren im öffentlichen Hochbau bewerben. Der Auftraggeber verlangt einen Eigenkapitalnachweis mit Eigenkapitalquote, bescheinigt durch einen Steuerberater, nicht älter als zwölf Monate.
| Bilanzposition (31.12.2024) | Betrag (EUR) |
|---|---|
| Gezeichnetes Kapital | 25.000 |
| Kapitalrücklage | 50.000 |
| Gewinnrücklagen (gesetzliche Rücklage) | 12.500 |
| Gewinnvortrag aus Vorjahr | 38.200 |
| Jahresüberschuss 2024 | 74.300 |
| Eigenkapital gesamt | 200.000 |
| Bilanzsumme gesamt | 1.400.000 |
| Eigenkapitalquote | 14,3 % |
Der Steuerberater der Müller Hochbau GmbH stellt im Februar 2025 eine Eigenkapitalbescheinigung aus, die diese Positionen auflistet, den Stichtag 31.12.2024 benennt, bestätigt dass der Jahresabschluss nach HGB aufgestellt und von der Gesellschafterversammlung am 28.01.2025 festgestellt wurde, sowie die Eigenkapitalquote von 14,3 % rechnerisch ausweist.
Da die Bescheinigung weniger als zwölf Monate alt ist und auf einem aktuellen festgestellten Abschluss basiert, erfüllt sie die Anforderungen der PQ-Stelle problemlos. Die Gesellschaft wird präqualifiziert und kann fortan bei allen öffentlichen Bauausschreibungen das Präqualifikationszertifikat einreichen, ohne jedes Mal neue Nachweise zusammenstellen zu müssen.
Tipp für die Praxis
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Checkliste: Eigenkapitalnachweis für Ausschreibungen und PQ-Verfahren
- Letzter festgestellter Jahresabschluss nach HGB liegt vor (Aufstellung + Feststellung durch GV gemäß § 46 Nr. 1 GmbHG)
- Eigenkapital nach § 266 Abs. 3 A. HGB vollständig ausgewiesen (alle Unterposten)
- Steuerberaterbescheinigung oder WP-Bescheinigung liegt vor (kein bloßer Bilanzausdruck)
- Bescheinigung ist nicht älter als zwölf Monate (Datum prüfen!)
- Eigenkapitalquote ist ausgewiesen, sofern vom Auftraggeber gefordert
- Stichtag der Bescheinigung entspricht dem letzten Bilanzstichtag (oder Zwischenabschlussstichtag)
- Negative Eigenkapitalpositionen (Verlustvortrag, Fehlbetrag) sind nicht verschwiegen
- Ggf. Mindestquote des Auftraggebers aus Vergabeunterlagen bekannt und geprüft
- Bei prüfungspflichtiger GmbH: Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers beifügen
- Für PQ-Verfahren: Aktualitätsfristen der zuständigen PQ-Stelle beachten (i. d. R. 12–18 Monate)
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
1. Eigenerklärung statt Bescheinigung: Viele Geschäftsführer reichen eine selbst verfasste Erklärung über das Eigenkapital ein. Das reicht im förmlichen Vergabeverfahren fast nie aus. Beauftragen Sie Ihren Steuerberater frühzeitig.
2. Falscher Stichtag: Wird ein Zwischenabschluss (z. B. per 30.09.) eingereicht, ohne dass dies mit dem Auftraggeber abgestimmt ist, kann es zu Beanstandungen kommen. Klären Sie vorab, ob ein Zwischenabschluss akzeptiert wird.
3. Fehlende Feststellung: Ein aufgestellter, aber noch nicht von der Gesellschafterversammlung festgestellter Jahresabschluss ist formal kein beschlossener Abschluss. Manche Auftraggeber bestehen auf dem Feststellungsprotokoll.
4. Bescheinigung zu alt: Wer seine Präqualifikation nicht rechtzeitig erneuert und eine Bescheinigung aus dem Vorjahr einreicht, riskiert den Ablauf der Gültigkeitsfrist. Hinterlegen Sie eine Wiedervorlage sechs Monate vor Ablauf.
5. Eigenkapitalersatzdarlehen fälschlicherweise einbezogen: Gesellschafterdarlehen, die nachrangig sind oder eigenkapitalersetzenden Charakter haben, zählen bilanziell zum Fremdkapital. Eine Bescheinigung, die solche Positionen als Eigenkapital ausweist, ist inhaltlich falsch.
6. Unterschied zwischen HGB- und IFRS-Eigenkapital ignorieren: Konzernmütter, die IFRS-Abschlüsse aufstellen, müssen für den deutschen Vergabemarkt einen HGB-Einzelabschluss vorlegen – der Konzernabschluss nach IFRS ist kein geeigneter Nachweis.
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Fazit: Eigenkapitalnachweis Ausschreibung – vorbereitet statt reaktiv
Der Eigenkapitalnachweis für Ausschreibungen ist kein bürokratisches Beiwerk, sondern ein echtes Eignungsmerkmal mit unmittelbarer Konsequenz für den Auftragserfolg. GmbHs, die im Bau- oder Dienstleistungsbereich regelmäßig an öffentlichen Vergaben teilnehmen, sollten ihre Eigenkapitalunterlagen nicht erst im Moment des Bedarfs zusammenstellen, sondern dauerhaft aktuell halten.
Das bedeutet konkret: Der Jahresabschluss nach HGB sollte zeitnah aufgestellt und festgestellt werden; die Steuerberaterbescheinigung sollte unmittelbar nach Feststellung ausgestellt und archiviert werden. Im PQ-Verfahren empfiehlt sich eine Jahreswiedervorlage, um den Ablauf der Gültigkeitsfrist nicht zu verpassen.
Die inhaltliche Grundlage – also was eine Eigenkapitalbescheinigung generell umfasst, wie sie aufgebaut ist und in welchen weiteren Kontexten sie genutzt wird – behandeln wir ausführlich in unserem Grundlagenartikel zur Eigenkapitalbescheinigung. Für den Ausschreibungs- und PQ-Fall gilt: Qualität vor Schnelligkeit, und Bescheinigung vor Eigenerklärung.
12 Monate
max. Gültigkeitsdauer der StB-Bescheinigung im PQ-Verfahren
10 %
häufig genannte Mindest-Eigenkapitalquote bei öffentlichen Auftraggebern
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Eigenkapitalnachweis für Ausschreibungen?
Ein Eigenkapitalnachweis für Ausschreibungen ist eine durch einen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bescheinigte Aufstellung des bilanziellen Eigenkapitals einer GmbH nach HGB, die als Eignungsnachweis für die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit im Vergabeverfahren dient.
Welche Eigenkapitalpositionen werden im PQ-Verfahren berücksichtigt?
Maßgeblich ist das handelsrechtliche Eigenkapital nach § 266 Abs. 3 A. HGB: gezeichnetes Kapital, Kapitalrücklagen, Gewinnrücklagen, Gewinn-/Verlustvortrag und Jahresüberschuss/-fehlbetrag. Gesellschafterdarlehen zählen nicht dazu.
Wie aktuell muss der Eigenkapitalnachweis für eine Ausschreibung sein?
In der Regel muss die Bescheinigung nicht älter als zwölf Monate sein. Maßgeblich ist das Ausstellungsdatum der StB-Bescheinigung, nicht allein der Bilanzstichtag. Im Zweifel beim Auftraggeber vorab nachfragen.
Kann eine Eigenerklärung der Geschäftsführung den Eigenkapitalnachweis ersetzen?
Nein. Im förmlichen Vergabeverfahren und im PQ-Verfahren ist eine Eigenerklärung nicht ausreichend. Es wird zwingend eine Bescheinigung eines Steuerberaters oder Wirtschaftsprüfers verlangt.
Was passiert, wenn das Eigenkapital der GmbH negativ ist?
Ein negatives Eigenkapital führt in der Regel zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren, da die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit als nicht gegeben gilt. Sanierungsmaßnahmen (z. B. Kapitalerhöhung, Gesellschafterzuschüsse) sollten vor Einreichung der Unterlagen umgesetzt werden.
Gilt im PQ-Verfahren der Jahresabschluss oder ein Zwischenabschluss?
Grundsätzlich der letzte festgestellte Jahresabschluss. Liegt dieser länger als zwölf Monate zurück, können manche PQ-Stellen einen aktuellen Zwischenabschluss oder eine ergänzende StB-Erklärung verlangen. Die Anforderungen variieren je nach Präqualifizierungsstelle.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
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