E-Rechnungspflicht: Der komplette Leitfaden für GmbH & UG
Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich kein optionales Komfort-Feature mehr, sondern gesetzliche Pflicht – verankert im Wachstumschancengesetz und umgesetzt durch eine Neufassung des § 14 UStG. Für GmbHs, UGs und Holdings bedeutet das: Prozesse, Systeme und Vertragsbeziehungen müssen jetzt auf den Prüfstand.
Kurzantwort
Die E-Rechnung Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Empfänger müssen E-Rechnungen ab sofort akzeptieren; Aussteller erhalten gestaffelte Übergangsfristen bis längstens Ende 2027. Zulässige Formate sind strukturierte Datensätze nach EN 16931 – also XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil EN 16931 oder höher). PDF-Rechnungen per E-Mail erfüllen die Anforderung ab 2025 grundsätzlich nicht mehr, sofern keine Übergangsfrist greift.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine E-Rechnung?
- Rechtliche Grundlagen & Gesetzgebung
- Wer ist betroffen?
- Übergangsfristen im Überblick
- Zulässige Formate: XRechnung & ZUGFeRD
- E-Rechnungen empfangen & verarbeiten
- E-Rechnungen ausstellen & versenden
- Buchhaltung, GoBD & Archivierung
- Praxisbeispiel: IT-Dienstleister-GmbH
- Checkliste: Was jetzt zu tun ist
- Fazit
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Der Begriff „elektronische Rechnung“ ist im Sprachgebrauch weit verbreitet, juristisch aber eng definiert. Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG n. F. ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidend ist die maschinenlesbare Struktur – nicht die bloße elektronische Übertragung.
⚠ Achtung: PDF ist keine E-Rechnung
Ein PDF-Dokument, das per E-Mail versendet wird, gilt ab 2025 grundsätzlich als sonstige Rechnung, nicht als E-Rechnung – auch wenn es alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthält. PDFs dürfen während der Übergangsfristen noch verwendet werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab 2028 entfällt diese Möglichkeit vollständig.
Von der E-Rechnung zu unterscheiden ist die sonstige Rechnung (Papier oder unstrukturiertes elektronisches Format). Diese bleibt nur innerhalb der Übergangsfristen zulässig. Das neue dreistufige System lautet: E-Rechnung → sonstige Rechnung (Übergang) → ausschließlich E-Rechnung (ab 2028).
Rechtliche Grundlagen & Gesetzgebung
Die E-Rechnungspflicht geht auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU zurück, die strukturierte E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen (B2G) bereits seit 2020 vorschreibt. Der Schritt in den privaten B2B-Bereich erfolgte durch das Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108), das § 14 UStG grundlegend neu fasste. Parallel dazu wurde das Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vom 15. Oktober 2024 veröffentlicht, das die neuen Regelungen praxisnah konkretisiert.
Die wichtigsten Normen im Überblick:
| Norm | Inhalt |
|---|---|
| § 14 UStG | Definition E-Rechnung, Ausstellungspflicht, Formate, Übergangsfristen |
| § 14a UStG | Ergänzende Regelungen zu Rechnungsausstellung |
| § 15 UStG | Vorsteuerabzug – Voraussetzung: ordnungsgemäße Rechnung |
| EN 16931 | Europäische Norm für das semantische Datenmodell der E-Rechnung |
| GoBD (BMF 2019/2024) | Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung & Archivierung |
ℹ Normenhintergrund
§ 14 UStG in der ab 1. Januar 2025 geltenden Fassung unterscheidet erstmals explizit zwischen E-Rechnung und sonstiger Rechnung. Die Zustimmungspflicht des Empfängers bei elektronischen Rechnungen (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG a. F.) entfällt für E-Rechnungen – der Empfänger muss diese annehmen.
Wer ist betroffen? Anwendungsbereich der E-Rechnung Pflicht
Die E-Rechnungspflicht gilt für im Inland ansässige Unternehmer, die Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer für deren Unternehmen erbringen – also klassische B2B-Inlandsumsätze. Ansässigkeit richtet sich nach dem Sitz, der Geschäftsleitung oder einer inländischen Betriebsstätte.
- GmbH an GmbH (Inland)
- UG an GmbH (Inland)
- Holding an Tochtergesellschaft (Inland)
- Freiberufler-GmbH an Unternehmens-Kunde
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG als Empfänger (Empfangspflicht gilt!)
- B2C-Umsätze (Privatkunden)
- Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 € brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Umsätze mit im Ausland ansässigen Unternehmern
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG (z. B. Finanz-, Versicherungsleistungen)
Wichtig für Holding-Strukturen: Auch konzerninterne Lieferungen und Leistungen zwischen inländischen Konzerngesellschaften fallen unter die Pflicht, sofern sie umsatzsteuerlich relevant sind. Organschaftsumsätze (§ 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG) sind dagegen nicht steuerbar und damit nicht betroffen.
Übergangsfristen im Überblick
Der Gesetzgeber hat anerkannt, dass eine sofortige Umstellung für alle Unternehmen nicht realistisch ist. Daher gelten gestaffelte Übergangsregelungen – ausschließlich für die Ausstellung von Rechnungen. Die Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist ab dem 1. Januar 2025.
| Zeitraum | Regelung für Rechnungsaussteller |
|---|---|
| Ab 01.01.2025 | E-Rechnung empfangen: Pflicht für alle. Ausstellen: E-Rechnung bereits zulässig; sonstige Rechnungen (Papier/PDF) mit Zustimmung des Empfängers noch möglich. |
| 2025–2026 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 € dürfen sonstige Rechnungen noch mit Einwilligung des Empfängers ausstellen. |
| 2025–2027 | Unternehmen mit Vorjahresumsatz ≤ 800.000 € dürfen sonstige Rechnungen noch bis 31.12.2027 mit Einwilligung ausstellen. EDI-Rechnungen (elektronischer Datenaustausch) ebenfalls noch bis 31.12.2027 zulässig. |
| Ab 01.01.2028 | Ausschließlich E-Rechnungen zulässig. Keine Ausnahmen mehr für sonstige Rechnungen im B2B-Inland. |
⚠ Empfangspflicht sofort – keine Übergangsfrist!
Die Übergangsfristen betreffen nur das Ausstellen. Jede GmbH muss ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) technisch zu empfangen und zu verarbeiten. Wer dazu nicht in der Lage ist, riskiert Reibungsverluste beim Vorsteuerabzug und Vertragsbrüche.
Zulässige Formate: XRechnung & ZUGFeRD
Das Gesetz verlangt Konformität mit der europäischen Norm EN 16931. In der deutschen Praxis haben sich zwei Formate etabliert:
XRechnung
Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format ohne visuellen Layer. Sie wird vom IT-Planungsrat als Standard für die öffentliche Verwaltung (B2G) vorgegeben und ist auch im B2B-Bereich vollständig EN-16931-konform. Für den Menschen nicht direkt lesbar – es wird immer ein Viewer oder eine entsprechende Software benötigt.
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, Profil EN 16931)
ZUGFeRD kombiniert ein visuell lesbares PDF mit einem eingebetteten XML-Datensatz (Hybrid-Format). Ab Version 2.0.1 im Profil „EN 16931″ (früher „Comfort“) oder „Extended“ ist es E-Rechnungs-konform. Ältere Profile wie „Basic“ oder „Minimum“ erfüllen die Anforderungen nicht. Der Vorteil: Das PDF bleibt menschenlesbar; der XML-Teil ermöglicht die maschinelle Verarbeitung.
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD ≥ 2.0.1 (EN 16931) |
|---|---|---|
| EN 16931 konform | ✅ Ja | ✅ Ja (ab Profil EN 16931) |
| Menschenlesbar | ❌ Nein (XML-only) | ✅ Ja (PDF + XML) |
| Verbreitung DE | Hoch (B2G-Standard) | Hoch (B2B-Praxis) |
| Geeignet für KMU | Bedingt (Viewer nötig) | ✅ Sehr gut |
E-Rechnungen empfangen & verarbeiten
Die Empfangspflicht ist der unmittelbarste Handlungsdruck. Technisch bedeutet das: Die GmbH muss eine E-Mail-Adresse oder einen anderen Übertragungsweg bereitstellen, über den strukturierte E-Rechnungen eingehen können, und diese müssen maschinell verarbeitbar gespeichert werden.
Konkrete Mindestanforderungen:
- Dedizierte E-Mail-Adresse für den E-Rechnungseingang (z. B. erechnungen@firma.de)
- Software, die XRechnung und ZUGFeRD lesen, prüfen und in die Buchhaltung überführen kann
- GoBD-konforme Archivierung (unveränderliches Speichern, Indexierung, Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist)
Viele gängige Buchhaltungssysteme und ERP-Lösungen bieten seit 2024 entsprechende Module an. Wer noch mit einer isolierten Tabellenlösung arbeitet, muss jetzt umrüsten. Der Jahresabschluss wird künftig deutlich einfacher, wenn E-Rechnungen durchgängig digital verarbeitet werden – Medienbrüche entfallen, die Kontierung erfolgt (teil-)automatisiert.
E-Rechnungen ausstellen & versenden
Für das Ausstellen gelten – wie oben dargestellt – gestaffelte Fristen. Wer die Übergangszeit effizient nutzen möchte, sollte dennoch möglichst frühzeitig umstellen, da Geschäftspartner zunehmend E-Rechnungen einfordern.
Technische Wege zum Ausstellen:
- Buchhaltungs-/ERP-Software mit eingebautem E-Rechnungs-Export (empfohlen)
- Online-Konverter oder spezialisierte Dienstleister (geeignet für geringes Rechnungsvolumen)
- PEPPOL-Netzwerk: Zunehmend relevant für den grenzüberschreitenden europäischen Austausch; in DE noch kein Pflichtkanal, aber zukunftssicher
Bei der Ausstellung sind weiterhin alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG einzuhalten: vollständiger Name und Anschrift, Steuernummer/USt-IdNr., Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Im strukturierten Format müssen diese Felder den korrekten EN-16931-Elementen zugeordnet werden.
Buchhaltung, GoBD & Archivierung
E-Rechnungen unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen: 10 Jahre gemäß § 147 AO. Entscheidend ist jedoch, dass sie im Originalformat archiviert werden müssen – eine E-Rechnung darf nicht in ein PDF oder eine andere Darstellung konvertiert und dann nur in dieser Form gespeichert werden. Das Originalformat (XML bzw. hybrides PDF/A-3) muss erhalten bleiben.
ℹ GoBD-Grundsätze
Die GoBD verlangen Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit. Für E-Rechnungen gilt: Das XML-Dokument muss unveränderlich gespeichert werden, jede nachträgliche Änderung muss protokolliert werden, und die Daten müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar sein.
Buchungstechnisch ändert sich durch die E-Rechnung nichts am Grundprinzip. Ein Beispiel für den Eingang einer E-Rechnung über eine Softwaredienstleistung:
Software-Aufwand (Konto 4980) 1.000,00 € an Verbindlichkeiten aus Lieferungen (Konto 1600) 1.190,00 €
Vorsteuer 19 % (Konto 1576) 190,00 € an Verbindlichkeiten aus Lieferungen (Konto 1600) — (im Soll bereits enthalten)
Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Liegt eine E-Rechnung vor, ist diese Voraussetzung erfüllt – vorausgesetzt, das Format ist EN-16931-konform und alle Pflichtangaben sind enthalten. Bei fehlerhaften E-Rechnungen (z. B. falsches ZUGFeRD-Profil) kann der Vorsteuerabzug versagt werden.
Praxisbeispiel: IT-Dienstleister-GmbH stellt auf E-Rechnung um
Die TechServ GmbH (Sitz München, Vorjahresumsatz: 1,2 Mio. €) erbringt IT-Dienstleistungen ausschließlich an Geschäftskunden in Deutschland. Ihr aktueller Prozess: Rechnungen werden als PDF per E-Mail versendet, Eingangsrechnungen werden als PDF gespeichert.
Ausgangslage und Handlungsbedarf
Da der Vorjahresumsatz 800.000 € übersteigt, endet die Übergangsfrist für die TechServ GmbH zum 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 muss sie E-Rechnungen ausstellen. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025.
Schritt-für-Schritt-Umsetzung
Phase 1 (sofort, Q1 2025): Einrichtung einer dedizierten E-Mail-Adresse eingangsrechnung@techserv.de. Anschaffung eines E-Rechnungs-Viewers für die Prüfung eingehender XRechnungen. Update der Buchhaltungssoftware auf eine Version mit E-Rechnungs-Empfang.
Phase 2 (Q2–Q3 2025): Pilotierung der ZUGFeRD-Ausstellung für drei Großkunden. Schulung der Buchhaltungsmitarbeiterin. Test der GoBD-konformen Archivierung im Dokumentenmanagementsystem.
Phase 3 (Q4 2025–2026): Rollout für alle Kunden. Anpassung der AGB (Zustimmungsklausel für E-Rechnung überflüssig, aber Hinweis auf Format sinnvoll). Abschaltung des alten PDF-Prozesses bis 31.12.2026.
Kostenschätzung: Software-Update 800 €, Schulung 400 €, Einrichtung DMS-Archivierung 600 € = Gesamtaufwand ca. 1.800 € einmalig. Langfristig: Einsparung von Druck- und Portokosten, Reduktion manueller Buchungsaufwände um geschätzte 3 Stunden/Monat.
Wer den Umstellungsaufwand konkret kalkulieren möchte, kann den Kostenrechner von onlinebilanz.de nutzen.
Checkliste: Was GmbHs jetzt tun müssen
- Empfangsfähigkeit prüfen: Kann die GmbH XRechnung und ZUGFeRD technisch empfangen?
- E-Mail-Adresse für E-Rechnungseingang einrichten und Lieferanten mitteilen
- Buchhaltungssoftware auf E-Rechnungs-Kompatibilität prüfen / updaten
- GoBD-konforme Archivierung sicherstellen (Originalformat, 10 Jahre, unveränderlich)
- Eigenen Vorjahresumsatz prüfen → Übergangsfrist für Ausstellung bestimmen
- Zeitplan für Umstellung der Rechnungsausstellung auf ZUGFeRD oder XRechnung festlegen
- Mitarbeiter in Buchhaltung und Einkauf schulen
- Geschäftspartner informieren: Neues Rechnungsformat ab [Datum]
- Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG im E-Rechnungs-Template prüfen
- Steuerberater einbinden – insbesondere für Vorsteuerabzugsrisiken bei fehlerhaften Formaten
Für einen schnellen Einstieg ohne große IT-Investition: Die Demo-Version von onlinebilanz.de zeigt, wie E-Rechnungen in eine digitale Buchführungslösung integriert werden können.
Fazit: E-Rechnung Pflicht als Chance zur Prozessoptimierung
Die E-Rechnung Pflicht ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern der Einstieg in ein vollständig digitales Rechnungswesen. Für GmbHs und UGs gilt: Die Empfangspflicht besteht bereits – Handeln ist also jetzt gefragt, nicht erst kurz vor dem Ende der Ausstellungs-Übergangsfrist. Wer frühzeitig umstellt, spart langfristig Prozesskosten, reduziert Fehlerquellen bei Pflichtangaben und ist für das ab 2028 verpflichtende Meldesystem (geplantes transaktionsbasiertes Reporting) gut vorbereitet. Die gestaffelten Übergangsfristen bieten GmbHs mit Umsatz unter 800.000 € noch bis Ende 2027 Zeit – diese sollte genutzt werden, um Systeme sauber aufzusetzen, statt in letzter Minute reagieren zu müssen.
01.01.2025
Empfangspflicht gilt ab
31.12.2027
Längste Übergangsfrist (Ausstellung)
800.000 €
Umsatzschwelle für kürzere Übergangsfrist
Häufig gestellte Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnung Pflicht?
Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2025 ohne Ausnahme. Die Pflicht zur Ausstellung ist gestaffelt: Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € bis Ende 2026, alle anderen bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausgestellt werden.
Ist ein PDF per E-Mail noch eine gültige Rechnung?
Ein einfaches PDF per E-Mail gilt ab 2025 als „sonstige Rechnung", nicht als E-Rechnung. Es darf nur noch während der jeweiligen Übergangsfrist und mit Einwilligung des Empfängers verwendet werden. Ab 2028 ist es im B2B-Inland nicht mehr zulässig.
Welche Formate sind für die E-Rechnung Pflicht zulässig?
Zulässig sind alle Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder Extended (hybrides PDF/XML-Format).
Müssen Kleinunternehmer nach § 19 UStG E-Rechnungen empfangen?
Ja. Die Empfangspflicht gilt auch für Kleinunternehmer, da sie als Unternehmer im Inland ansässig sind. Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen technisch entgegenzunehmen und GoBD-konform zu archivieren.
Was passiert, wenn ich keine E-Rechnungen empfangen kann?
Wer technisch nicht empfangsfähig ist, kann den Vorsteuerabzug aus fehlerhaft übermittelten Rechnungen riskieren und gerät gegenüber Geschäftspartnern in Verzug. Das Finanzamt kann zudem bei einer Betriebsprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage stellen.
Gilt die E-Rechnung Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden (B2C)?
Nein. Die Pflicht gilt ausschließlich für B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: June 2026.
