Differenzbesteuerung buchen in Lexoffice, sevDesk & Lexware
Wer gebrauchte Waren ankauft und weiterverkauft, schuldet Umsatzsteuer nur auf die Handelsspanne – nicht auf den vollen Verkaufserlös. Klingt einfach, wird aber in der Praxis zum Stolperstein, sobald Lexoffice, sevDesk oder Lexware ins Spiel kommen: Keines dieser Tools bildet § 25a UStG vollautomatisch ab. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie die Differenzbesteuerung in den gängigen Buchhaltungsprogrammen dennoch rechtskonform erfassen.
Kurzantwort
Die Lexoffice Differenzbesteuerung lässt sich über den Steuerschlüssel „Umsatzsteuer nicht ausgewiesen“ (§ 25a) und manuelle Buchungskorrekturen abbilden. Da weder Lexoffice noch sevDesk oder Lexware einen dedizierten § 25a-Workflow besitzen, buchen Sie den Einkauf zu Vollkosten ohne Vorsteuer, erfassen den Verkauf mit dem Bruttobetrag auf einem neutralen Erlöskonto und ermitteln die Steuer auf die Marge manuell – der Differenzbetrag wird als sonstige Verbindlichkeit an das Finanzamt gebucht.
Inhaltsverzeichnis
- § 25a UStG: Was die Software leisten muss
- Lexoffice Differenzbesteuerung korrekt buchen
- sevDesk: Differenzbesteuerung Schritt für Schritt
- Lexware Differenzbesteuerung im Buchhalter
- BuchhaltungsButler & weitere Tools
- Praxisbeispiel: GmbH im Gebrauchtwarenhandel
- Auswirkungen auf Bilanz und Jahresabschluss
- Checkliste: Differenzbesteuerung in der Software
§ 25a UStG: Was die Software leisten muss
Die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG erlaubt es Wiederverkäufern, die Umsatzsteuer nur auf die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis zu berechnen. Voraussetzung: Der Ankauf erfolgt von einer Privatperson, einem Kleinunternehmer oder einem anderen Nichtunternehmer, der keine Vorsteuer geltend machen kann. Typische Anwendungsfelder sind Gebrauchtwagenhändler, Antiquitäten-, Kunst- und Elektronikhändler sowie An- und Verkauf-GmbHs.
Aus Softwaresicht ergeben sich drei zentrale Anforderungen:
- Kein Vorsteuerabzug beim Einkauf – der Ankaufspreis ist eine Nettoausgabe ohne abzugsfähige Vorsteuer.
- Umsatzsteuer auf die Marge beim Verkauf – nicht auf den Brutto-Erlös. Die Steuer ist im Verkaufspreis enthalten und wird herausgerechnet (Margensteuer = Marge × 19/119 bzw. 7/107).
- Keine Ausweisung der USt auf der Rechnung – die Ausgangsrechnung darf keinen gesonderten Umsatzsteuerbetrag zeigen; stattdessen ist der Hinweis „Sonderregelung für Gebrauchtgegenstände – § 25a UStG“ Pflicht.
⚠ Wichtig
Weisen Sie auf der Ausgangsrechnung irrtümlich Umsatzsteuer gesondert aus, schulden Sie diese nach § 14c UStG zusätzlich – unabhängig von der tatsächlichen Marge. Das kann die gesamte Steuerersparnis der Differenzbesteuerung zunichtemachen.
Keines der marktgängigen Cloud-Tools (Lexoffice, sevDesk, Lexware, BuchhaltungsButler) bietet einen vollständigen, automatisierten § 25a-Workflow. Die Abbildung erfordert deshalb manuelle Konfigurationsschritte, die wir nachfolgend tool-spezifisch erläutern.
Lexoffice Differenzbesteuerung korrekt buchen
Lexoffice (Haufe) ist für einfache Buchhaltung optimiert, hat aber keinen eigenen Buchungstyp für § 25a. Der folgende Weg hat sich in der Praxis bewährt:
Einkauf (Ankauf des Gebrauchtgegenstands)
Legen Sie den Lieferanten als „Privatperson“ an. Beim Erfassen der Eingangsrechnung wählen Sie als Steuersatz „Ohne Steuer (0 %)“ – nicht „steuerfrei“ und nicht „Reverse Charge“. Der Ankaufsbetrag wird in voller Höhe als Aufwand gebucht, Vorsteuer wird nicht gezogen.
Soll: 3800 Waren-/Materialeinkauf 800 EUR
Haben: 1600 Verbindlichkeiten a. LL. 800 EUR
Verkauf (Ausgangsrechnung)
Erstellen Sie in Lexoffice eine Ausgangsrechnung mit dem Brutto-Verkaufspreis (z. B. 1.000 EUR). Wählen Sie als Steuersatz ebenfalls „Ohne Steuer“ und fügen Sie im Textfeld den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis ein. Keine separate USt-Zeile!
Soll: 1200 Forderungen a. LL. 1.000 EUR
Haben: 8400 Erlöse §25a (neutrales Erlöskonto) 1.000 EUR
Margensteuer manuell erfassen
Die Umsatzsteuer auf die Marge (hier: 200 EUR × 19/119 ≈ 31,93 EUR) buchen Sie über einen manuellen Buchungssatz als Umbuchung vom Erlöskonto auf die Umsatzsteuerverbindlichkeit. In Lexoffice nutzen Sie dafür den Bereich Buchungen > Sonstige Buchungen.
Soll: 8400 Erlöse §25a 31,93 EUR
Haben: 1770 Umsatzsteuer 31,93 EUR
💡 Tipp: Separates Erlöskonto anlegen
Legen Sie in Lexoffice ein eigenes Erlöskonto (z. B. „Erlöse Differenzbesteuerung § 25a“) an. Das erleichtert die spätere Kontrollrechnung für die UVA und den Jahresabschluss.
sevDesk: Differenzbesteuerung Schritt für Schritt
In sevDesk funktioniert die Differenzbesteuerung ähnlich, jedoch mit leicht abweichender Menüführung. Für den sevDesk Differenzbesteuerung-Workflow gilt:
Eingangsbeleg (Ankauf)
Legen Sie unter Buchhaltung > Belege einen Eingangsbeleg an. Wählen Sie als Steuertyp „Keine Steuer“. sevDesk ermöglicht es, individuelle Buchungskonten zuzuweisen – wählen Sie ein Wareneinkaufskonto des SKR03 oder SKR04.
Ausgangsrechnung
Erstellen Sie unter Rechnungen eine neue Rechnung. Unter Steuersatz wählen Sie „Steuerfrei § 25a“ – sevDesk hat diesen Schlüssel seit einem Update verfügbar, er unterdrückt den Steuerausweis und fügt automatisch einen Pflichthinweis ein. Prüfen Sie in der Vorschau unbedingt, ob der Gesetzeshinweis korrekt erscheint.
⚠ sevDesk-Versionsprüfung
Der Steuerschlüssel „§ 25a“ wurde nicht in allen Kontenplänen gleichzeitig freigeschaltet. Prüfen Sie unter Einstellungen > Steuern, ob der Schlüssel in Ihrem Account verfügbar ist. Falls nicht: Wählen Sie „0 %“ und ergänzen Sie den Rechnungstext manuell.
Manuelle Margensteuer in sevDesk
sevDesk bietet unter Buchhaltung > Buchungen die Möglichkeit, freie Buchungssätze zu erstellen. Die Margensteuer buchen Sie analog zu Lexoffice vom Erlöskonto auf das USt-Konto. Für die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) müssen Sie den Margenbetrag im Bereich Steuerauswertung > Kennzahl 35 (Differenzbesteuerung, allgemeiner Steuersatz) manuell eintragen – sevDesk übernimmt diesen Wert nicht automatisch.
Lexware Differenzbesteuerung im Buchhalter
Lexware (Desktop-Version „Buchhalter“ bzw. „Warenwirtschaft“) bietet im Vergleich zu den Cloud-Tools die größte Flexibilität. Die Lexware Differenzbesteuerung lässt sich über individuelle Steuercodes abbilden:
Steuercode anlegen
Unter Verwaltung > Steuercodes legen Sie einen neuen Code an (z. B. „§25a 19 %“). Stellen Sie ein:
- Steuertyp: Umsatzsteuer
- Steuersatz: 0 % (auf den Bruttobetrag – die eigentliche Steuer erfassen Sie separat)
- Konto: Ihr § 25a-Erlöskonto
- Aktivieren Sie „Kein USt-Ausweis in Rechnung“
Buchungsablauf in Lexware
In Lexware Buchhalter buchen Sie Einkauf und Verkauf über den Stapelbuchungsbeleg. Die Margensteuer erfassen Sie als eigenständigen Journal-Buchungssatz am Monatsende – gesammelt für alle § 25a-Vorgänge des Monats. Dieses Vorgehen ist aus Effizienzgründen üblich und von der Finanzverwaltung akzeptiert, solange die Einzelbelege die Marge dokumentieren.
Für den Lexware Differenzbesteuerung Buchhalter-Workflow empfehlen sich folgende SKR03-Konten:
| Buchungsfall | Soll-Konto | Haben-Konto | Betrag |
|---|---|---|---|
| Ankauf Gebrauchtware | 3800 Wareneinkauf | 1600 Verbindlichkeiten | Ankaufspreis brutto |
| Verkauf (Bruttoerlös) | 1200 Forderungen | 8400 Erlöse §25a | Verkaufspreis brutto |
| Margensteuer | 8400 Erlöse §25a | 1770 Umsatzsteuer | Marge × 19/119 |
BuchhaltungsButler & weitere Tools
BuchhaltungsButler (automatisierte Belegverarbeitung per KI) erkennt § 25a-Belege nicht automatisch. Die BuchhaltungsButler Differenzbesteuerung erfordert manuelle Nachbearbeitung: Belege mit § 25a-Hinweis werden im Review-Bereich als „keine Steuer“ vorgeschlagen – das ist technisch korrekt für den Ankauf, aber unzureichend für die Gesamtabbildung. Empfehlung: Legen Sie eine eigene Belegkategorie „§ 25a Ankauf“ an und definieren Sie eine Buchungsregel, die automatisch auf das korrekte Wareneinkaufskonto ohne Vorsteuer bucht.
Für An- und Verkauf-Software spezialisierte Lösungen (z. B. CASH oder WinANK) bieten teilweise integrierte § 25a-Module. Diese exportieren Buchungsdaten, die dann in Lexoffice oder Lexware importiert werden können. Die Übernahme sollte jedoch geprüft werden, da Exportformate nicht immer die Margenkennzeichnung übertragen.
Praxisbeispiel: GmbH im Gebrauchtwarenhandel
Die Müller Gebraucht-GmbH kauft im März 2025 fünf gebrauchte Laptops von Privatpersonen. Die folgende Übersicht zeigt die vollständige Buchungslogik:
| Position | Ankaufspreis | Verkaufspreis | Marge | USt auf Marge (19 %) |
|---|---|---|---|---|
| Laptop 1 | 200 EUR | 380 EUR | 180 EUR | 28,74 EUR |
| Laptop 2 | 150 EUR | 290 EUR | 140 EUR | 22,35 EUR |
| Laptop 3 | 300 EUR | 520 EUR | 220 EUR | 35,13 EUR |
| Laptop 4 | 80 EUR | 160 EUR | 80 EUR | 12,77 EUR |
| Laptop 5 | 120 EUR | 250 EUR | 130 EUR | 20,76 EUR |
| Gesamt | 850 EUR | 1.600 EUR | 750 EUR | 119,75 EUR |
Formel Margensteuer: Marge (750 EUR) × 19 ÷ 119 = 119,75 EUR
Nettomarge nach Steuer: 750 EUR − 119,75 EUR = 630,25 EUR
In Lexoffice werden die fünf Ankaufsvorgänge als Einzelbelege erfasst (je „Ohne Steuer“). Die fünf Ausgangsrechnungen gehen ebenfalls ohne USt-Ausweis raus. Am Monatsende bucht der Steuerberater oder der Geschäftsführer selbst den Sammelbuchungssatz für die Margensteuer:
Soll: 8400 Erlöse Differenzbesteuerung 119,75 EUR
Haben: 1770 Umsatzsteuer 119,75 EUR
In der UVA für März 2025 trägt die GmbH in der Kennzahl 35 (Umsätze zum allgemeinen Steuersatz nach § 25a) den Bruttobetrag der Marge (750 EUR) ein, nicht den Verkaufserlös (1.600 EUR). Die Steuer von 119,75 EUR erscheint in Kennzahl 36. Lexoffice überträgt diese Werte nicht automatisch – die manuelle Eintragung im ELSTER-Formular oder im Lexoffice-UVA-Modul ist zwingend erforderlich.
💡 Gesamtmargenbesteuerung nach § 25a Abs. 4 UStG
Bei Gegenständen unter 500 EUR darf die GmbH optional die Gesamtmargenbesteuerung anwenden: Alle Einkäufe und Verkäufe eines Besteuerungszeitraums werden saldiert. Verlustmargen mindern Gewinnmargen. Dies vereinfacht die Buchführung erheblich, ist aber an die Dokumentationspflicht nach § 70 UStDV gebunden.
Auswirkungen auf Bilanz und Jahresabschluss
Die § 25a-Buchungen beeinflussen den Jahresabschluss in mehreren Punkten: Die Umsatzerlöse (§ 277 Abs. 1 HGB) weisen den Brutto-Verkaufserlös ohne gesondert ausgewiesene USt aus – also den vollen Rechnungsbetrag. Die Margensteuer, die Sie auf das USt-Konto umbuchen, mindert den Erlös und erhöht die Umsatzsteuerverbindlichkeit. Damit ist das Konto 1770 am Bilanzstichtag korrekt befüllt.
Für den Jahresabschluss der GmbH ist besonders auf folgende Punkte zu achten:
- Bestandsbewertung: Nicht verkaufte Gebrauchtgegenstände sind nach § 253 HGB zum niedrigeren Wert aus Anschaffungskosten und Nettoveräußerungswert anzusetzen.
- Umsatzsteuerabgrenzung: Offene § 25a-Verbindlichkeiten (z. B. aus Dezember-Verkäufen, die erst im Januar an das Finanzamt abgeführt werden) sind als sonstige Verbindlichkeit auszuweisen.
- Dokumentation: Das Formular „Ankaufsbuch“ (Aufzeichnungspflicht nach § 70 UStDV) muss revisionssicher archiviert und dem Jahresabschluss als Anlage beigefügt werden.
Wenn Sie die korrekte Darstellung im Jahresabschluss sicherstellen möchten, ohne selbst in die Abschlusstechnik einzutauchen, vereinbaren Sie eine kostenfreie Demo mit unseren GmbH-Spezialisten.
Checkliste: Differenzbesteuerung in der Software
- Steuerschlüssel: „Ohne Steuer“ oder „§ 25a“ (falls verfügbar)
- Manuelle Margensteuer-Buchung nötig
- UVA-Kennzahlen manuell befüllen
- Geeignet bis ca. 50 § 25a-Vorgänge/Monat
- Eigenständiger Steuercode konfigurierbar
- Stapelbuchung für Monatsabschluss effizient
- Schnittstellen zu Warenwirtschaft nutzbar
- Geeignet für höhere Belegvolumina
Für komplexere Strukturen – etwa eine Holding-GmbH, die eine An- und Verkauf-GmbH hält – empfiehlt sich die Abstimmung mit einem Steuerberater. Den ersten Schritt können Sie mit unserem kostenlosen Kostenrechner machen.
119,75 EUR
Margensteuer auf 750 EUR Marge (19 %)
500 EUR
Schwellenwert Gesamtmargenbesteuerung §25a Abs. 4
Häufig gestellte Fragen
Kann ich in Lexoffice die Differenzbesteuerung vollautomatisch abbilden?
Nein. Lexoffice bietet keinen dedizierten §25a-Workflow. Sie müssen den Steuerschlüssel „Ohne Steuer" wählen, die Margensteuer manuell umbuchen und die UVA-Kennzahlen selbst eintragen.
Wie berechne ich die Margensteuer bei 19 %?
Marge (Verkaufspreis minus Ankaufspreis) multipliziert mit 19 dividiert durch 119. Beispiel: 200 EUR Marge × 19/119 = 31,93 EUR Umsatzsteuer.
Darf die Ausgangsrechnung bei §25a UStG einen Steuerbetrag ausweisen?
Nein. Ein gesonderter Umsatzsteuerausweis ist verboten. Wer ihn trotzdem ausweist, schuldet die Steuer zusätzlich nach §14c UStG.
Was ist der Unterschied zwischen Einzel- und Gesamtmargenbesteuerung?
Bei der Einzelmargenbesteuerung wird jeder Artikel separat abgerechnet. Bei der Gesamtmargenbesteuerung (§25a Abs. 4) werden alle Einkäufe und Verkäufe des Zeitraums saldiert – Verluste mindern Gewinne. Zulässig nur für Artikel unter 500 EUR.
Wie buche ich die §25a-Margensteuer in sevDesk?
Erstellen Sie unter Buchhaltung > Buchungen einen manuellen Buchungssatz: Soll Erlöskonto §25a / Haben Umsatzsteuer-Konto. Anschließend tragen Sie den Margenbetrag in der UVA unter Kennzahl 35 manuell ein.
Welche Aufzeichnungspflichten gelten für die Differenzbesteuerung?
Nach §70 UStDV ist ein lückenlos geführtes Ankaufsbuch erforderlich. Es muss Name und Anschrift des Verkäufers, Kaufdatum, Beschreibung und Ankaufspreis jedes Gegenstands enthalten.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: June 2026.
