Buchhaltung Sicherheitsdienst 2026: Leitfaden
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Buchhaltung für Sicherheitsdienste erfordert besondere Sorgfalt: hohe Personalkosten, Schichtarbeit, Zuschläge, Reisekosten und steuerliche Besonderheiten prägen die Branche. Dieser Leitfaden erklärt alle buchhalterischen, steuerlichen und offenlegungsrechtlichen Pflichten für Sicherheitsunternehmen im Jahr 2026.
Kurzantwort
Sicherheitsdienste haben eine komplexe Buchhaltung: Personalkosten dominieren, Schichtzuschläge und Reisekosten müssen korrekt erfasst werden. Umsatzsteuer fällt i. d. R. mit 19 % an, der Jahresabschluss ist nach HGB zu erstellen und bei entsprechender Größe offenlegungspflichtig nach § 325 HGB. Eine strukturierte Lohnbuchhaltung und die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater sind entscheidend.
Inhaltsverzeichnis
Welche Besonderheiten gibt es in der Buchhaltung für Sicherheitsdienste?
Die Buchhaltung für Sicherheitsdienste unterscheidet sich in mehreren Punkten von anderen Branchen. Das Geschäftsmodell ist stark personalintensiv – oft entfallen 70 bis 85 Prozent der Gesamtkosten auf Löhne und Gehälter. Hinzu kommen besondere gesetzliche Anforderungen: Bewachungsunternehmen unterliegen nach § 34a GewO einer besonderen Erlaubnispflicht, die sich auch in der Dokumentation niederschlägt. Zudem sind viele Sicherheitsdienste im Schichtbetrieb tätig, was komplexe Lohnnebenkosten durch Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit nach sich zieht.
Ein weiteres Merkmal ist die Vielzahl unterschiedlicher Vertragsformen: Neben klassischen Festanstellungen kommen auch befristete Verträge, geringfügige Beschäftigungen und Abrufarbeit zum Einsatz. Die korrekte Erfassung und Zuordnung dieser Beschäftigungsverhältnisse in der Lohnbuchhaltung ist für die Einhaltung von Mindestlohnpflichten und die korrekte Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen essenziell. Seit 2026 erfolgen alle Meldungen ausschließlich digital über das DEÜV-Verfahren.
Praxis-Hinweis
Die Dokumentationspflicht nach Mindestlohngesetz (MiLoG) gilt für Sicherheitsdienste verschärft: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens am siebten Tag nach Erbringung der Arbeit aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Ein konsistentes Zeiterfassungssystem ist hier buchhalterisch und rechtlich unerlässlich.
Typische Kontenrahmen und Buchungslogik
Für Sicherheitsdienste eignet sich in der Regel der DATEV-Standardkontenrahmen SKR 03 oder SKR 04. Die Personalkostenkonten müssen differenziert nach Beschäftigungsgruppen (Objektschutz, Empfangsdienst, Veranstaltungsschutz) und Zuschlagsarten gegliedert werden. Erlöse werden typischerweise nach Kundenauftrag und Leistungsart getrennt erfasst, um eine aussagekräftige Deckungsbeitragsrechnung zu ermöglichen.
Wie werden Lohn- und Personalkosten korrekt erfasst?
Die Lohnbuchhaltung bildet das Rückgrat der Buchhaltung in jedem Sicherheitsdienst. Da Personalkosten den größten Kostenblock darstellen, müssen alle lohnrelevanten Vorgänge systematisch und zeitnah erfasst werden. Dazu gehören nicht nur Grundlöhne, sondern auch Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit gemäß § 3b EStG, die unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sind.
- Erfassung aller Arbeitszeiten durch digitale Zeiterfassungssysteme
- Berechnung steuerfreier Zuschläge nach § 3b EStG (z. B. 25 % für Sonntagsarbeit, 50 % für Nachtarbeit)
- Korrekte Sozialversicherungsmeldungen über DEÜV (Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Trägern der Sozialversicherung)
- Beachtung des Mindestlohngesetzes und branchenspezifischer Tarifverträge
„In der Sicherheitsbranche sehen wir häufig Fehler bei der Zuordnung steuerfreier Zuschläge. Entscheidend ist die tatsächliche Arbeitszeit, nicht der Vertragsinhalt. Nur wenn die Arbeit nachweislich zwischen 0 und 6 Uhr erfolgt, ist der Nachtzuschlag nach § 3b EStG steuerfrei. Eine lückenlose Zeitdokumentation ist deshalb buchhalterisch unverzichtbar.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Sozialversicherung und Beitragsnachweise
Sicherheitsdienste müssen monatlich Sozialversicherungsbeiträge für ihre Mitarbeiter abführen. Die Beiträge zur Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung werden über das DEÜV-Verfahren elektronisch gemeldet. Fehler führen zu Nachforderungen, Säumniszuschlägen und im schlimmsten Fall zu strafrechtlichen Konsequenzen nach § 266a StGB (Vorenthalten und Veruntreuen von Arbeitsentgelt). Daher ist eine monatliche Abstimmung zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung zwingend erforderlich.
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Monatliche DEÜV-Meldungen fristgerecht durchführen
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Beitragsnachweise mit Buchungen auf Verbindlichkeitenkonten abgleichen
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U1- und U2-Umlagen (Entgeltfortzahlung) korrekt berechnen
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Berufsgenossenschaft (z. B. VBG) jährlich melden und Beiträge zahlen
Welche Umsatzsteuer-Pflichten gelten für Sicherheitsdienste?
Sicherheitsdienste erbringen grundsätzlich umsatzsteuerpflichtige Dienstleistungen nach § 1 Abs. 1 UStG. Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent. Die Rechnungsstellung muss den formalen Anforderungen des § 14 UStG entsprechen: vollständiger Name und Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag.
Achtung: Reverse-Charge bei grenzüberschreitenden Leistungen
Wird eine Sicherheitsdienstleistung an einen Unternehmer in einem anderen EU-Land erbracht, kann die Steuerschuldnerschaft übergehen (Reverse-Charge nach § 13b UStG). Der Leistungsort richtet sich nach § 3a UStG. Bei Objektschutz ist der Leistungsort der Ort der Immobilie, bei sonstigen Dienstleistungen der Sitz des Leistungsempfängers. Hier ist eine sorgfältige Prüfung notwendig.
Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Dauerfristverlängerung
Je nach Umsatzgröße sind Sicherheitsdienste zur monatlichen oder vierteljährlichen Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen verpflichtet. Die Frist beträgt grundsätzlich bis zum 10. des Folgemonats. Eine Dauerfristverlängerung verschiebt die Abgabefrist um einen Monat, erfordert aber eine Sondervorauszahlung (1/11 der Vorjahressteuer). Die Abgabe erfolgt ausschließlich elektronisch über ELSTER.
- Monatliche Abgabe bei Vorjahresumsatzsteuer über 7.500 Euro
- Vierteljährliche Abgabe bei Vorjahresumsatzsteuer bis 7.500 Euro
- Jährliche Abgabe nur bei Vorjahresumsatzsteuer bis 1.000 Euro
- Dauerfristverlängerung mit Antrag bis 10. Februar des laufenden Jahres
Für die Buchhaltung bedeutet das: Alle Ausgangsrechnungen müssen zeitnah erfasst werden, um die Umsatzsteuer korrekt zu ermitteln. Ebenso sind alle Eingangsrechnungen systematisch zu erfassen, um den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG geltend zu machen.
Welche Jahresabschluss- und Offenlegungspflichten bestehen?
Sicherheitsdienste, die als GmbH organisiert sind, unterliegen den handelsrechtlichen Rechnungslegungspflichten nach §§ 238 ff. HGB. Das bedeutet: Jährlich ist ein Jahresabschluss bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Die Größenklasse nach § 267 HGB bestimmt Umfang und Offenlegungspflichten.
| Größenklasse | Bilanzsumme | Umsatzerlöse | Mitarbeiter |
|---|---|---|---|
| Klein | ≤ 6 Mio. € | ≤ 12 Mio. € | ≤ 50 |
| Mittel | ≤ 20 Mio. € | ≤ 40 Mio. € | ≤ 250 |
| Groß | > 20 Mio. € | > 40 Mio. € | > 250 |
Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses gelten für Sicherheitsdienste folgende Fristen nach § 42a GmbHG (Stand 2026):
- Kleine GmbH: Feststellung innerhalb von 11 Monaten nach Bilanzstichtag
- Mittelgroße und große GmbH: Feststellung innerhalb von 8 Monaten nach Bilanzstichtag
Nach Feststellung muss der Jahresabschluss gemäß § 325 HGB innerhalb von 12 Monaten nach Bilanzstichtag beim Unternehmensregister (seit DiRUG, 01.08.2022) offengelegt werden. Bei einem Bilanzstichtag 31.12.2025 endet die Offenlegungsfrist also am 31.12.2026.
Ordnungsgeldverfahren bei verspäteter Offenlegung
Wird die Offenlegungsfrist nach § 325 HGB versäumt, droht ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB. Die Höhe liegt zwischen 500 und 25.000 Euro und trifft den Geschäftsführer persönlich. Wiederholungstäter müssen mit deutlich höheren Beträgen rechnen.
„Gerade in personalintensiven Branchen wie der Sicherheitsdienstleistung ist die fristgerechte Erstellung des Jahresabschlusses eine Herausforderung. Viele Geschäftsführer unterschätzen den Aufwand – insbesondere bei der korrekten Bilanzierung von Rückstellungen für Urlaubsansprüche und Überstunden. Wir empfehlen, spätestens im dritten Quartal mit den Vorbereitungen zu beginnen.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Wie werden Rückstellungen und Abgrenzungen korrekt gebildet?
Sicherheitsdienste haben aufgrund ihres Geschäftsmodells typischerweise hohe Personalrückstellungen. Nach § 249 HGB sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Dazu zählen insbesondere:
- Urlaubsrückstellungen für nicht genommene Urlaubstage
- Rückstellungen für Überstunden und Mehrarbeit
- Rückstellungen für ausstehende Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsbeiträge
- Rückstellungen für drohende Verluste aus laufenden Aufträgen (z. B. bei Festpreisverträgen)
Die Bewertung erfolgt nach § 253 Abs. 1 HGB mit dem Erfüllungsbetrag, also dem Betrag, der zur Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Bei Urlaubsrückstellungen ist dies der Bruttolohn inklusive Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Die Berechnung muss zum Bilanzstichtag erfolgen und ist im Anhang zu erläutern (bei mittelgroßen und großen GmbHs).
Rechnungsabgrenzungsposten nach § 250 HGB
Neben Rückstellungen sind auch Rechnungsabgrenzungsposten korrekt zu bilden. Typische Fälle bei Sicherheitsdiensten:
Aktive Rechnungsabgrenzung
Ausgaben vor dem Bilanzstichtag, die Aufwand für eine bestimmte Zeit nach dem Stichtag darstellen (z. B. im Voraus gezahlte Versicherungsbeiträge, Kfz-Steuer, Software-Lizenzen).
Passive Rechnungsabgrenzung
Einnahmen vor dem Bilanzstichtag, die Ertrag für eine bestimmte Zeit nach dem Stichtag darstellen (z. B. im Voraus vereinnahmte Schutzgebühren für Folgejahre).
Praxis-Tipp: Urlaubsrückstellungen
Viele Sicherheitsdienste arbeiten mit Teilzeit- und geringfügig Beschäftigten. Für diese Mitarbeitergruppen besteht ebenfalls Urlaubsanspruch. Eine saubere Urlaubsverwaltung – idealerweise softwaregestützt – ist Voraussetzung für die korrekte Bewertung. Nicht genommene Urlaubstage sind zum 31.12. zu inventarisieren und mit dem tagesaktuellen Lohnsatz zu bewerten.
Welche branchenspezifischen Risiken bestehen bei Betriebsprüfungen?
Sicherheitsdienste stehen aufgrund ihrer Personalintensität besonders im Fokus von Betriebsprüfungen durch Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger und die Deutsche Rentenversicherung. Typische Prüfungsschwerpunkte sind:
- Korrekte Anwendung von § 3b EStG (steuerfreie Zuschläge)
- Mindestlohn-Compliance nach MiLoG und branchenspezifischen Tarifverträgen
- Statusfeststellung: Selbständige oder Scheinselbständige?
- Ordnungsgemäße Zeiterfassung und Arbeitszeitdokumentation
- Korrekte Sozialversicherungspflicht bei geringfügigen Beschäftigungen
„Bei Lohnsteuer-Außenprüfungen in der Sicherheitsbranche stehen fast immer die Zuschläge im Fokus. Die Finanzverwaltung prüft akribisch, ob die Voraussetzungen für § 3b EStG tatsächlich vorliegen. Fehlt die Dokumentation der Arbeitszeiten, werden Zuschläge nachversteuert – und das kann bei größeren Betrieben schnell fünfstellige Nachzahlungen bedeuten.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Scheinselbständigkeit und Statusfeststellung
Ein besonderes Risiko besteht bei der Beauftragung freier Mitarbeiter oder Subunternehmer. Erfüllt ein vermeintlich selbständiger Sicherheitsmitarbeiter die Kriterien einer abhängigen Beschäftigung, droht die Feststellung der Scheinselbständigkeit durch die Deutsche Rentenversicherung. Folge: Nachforderung sämtlicher Sozialversicherungsbeiträge für die Vergangenheit – rückwirkend bis zu vier Jahre, bei Vorsatz sogar bis zu 30 Jahre.
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Vertragliche Vereinbarungen auf Weisungsfreiheit prüfen
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Selbständige müssen eigenes unternehmerisches Risiko tragen
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Keine festen Arbeitszeiten oder Eingliederung in Betriebsabläufe
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Im Zweifel: Anfrageverfahren bei der Clearingstelle der DRV nutzen
Mindestlohn und Branchentarifverträge
Seit 2026 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 12,82 Euro brutto je Zeitstunde (Stand: 1. Januar 2026). Für Sicherheitsdienste gelten zudem häufig branchenspezifische Tarifverträge, die höhere Mindeststundenlöhne vorsehen. Die Einhaltung wird durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls streng überwacht. Verstöße können neben Bußgeldern nach § 21 MiLoG auch zum Ausschluss von öffentlichen Aufträgen führen.
Welche Software-Lösungen eignen sich für die Buchhaltung von Sicherheitsdiensten?
Die Digitalisierung der Buchhaltung bietet gerade für personalintensive Sicherheitsdienste erhebliche Effizienzgewinne. Moderne Cloud-Lösungen ermöglichen eine Echtzeit-Integration von Zeiterfassung, Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung. Dadurch sinken Fehlerquoten, und die Datenqualität steigt deutlich.
Zentrale Anforderungen an eine Buchhaltungs-Software
- Schnittstelle zur Zeiterfassung: Automatische Übernahme von Arbeitszeiten in die Lohnabrechnung
- DATEV-Export: Nahtlose Übergabe an Steuerberater und digitale Zusammenarbeit
- DEÜV-Integration: Automatische Meldungen an Sozialversicherungsträger
- GoBD-Konformität: Revisionssichere Archivierung aller Buchungsbelege nach GoBD
- Mobile Zugriffsmöglichkeiten: Für Geschäftsführer, die viel unterwegs sind
Bewährte Anbieter für Finanzbuchhaltung sind etwa DATEV Unternehmen online, Lexoffice oder sevDesk. Für die Lohnbuchhaltung empfehlen sich spezialisierte Module wie DATEV Lohn und Gehalt oder Agenda LOHN+GEHALT. Wichtig ist die nahtlose Verknüpfung beider Systeme, um Doppelerfassungen zu vermeiden.
Hinweis: Steuerberater-Integration
Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen möchte, sollte auf eine DATEV-Export Kompatibel Software setzen. So können Belege und Buchungssätze digital übergeben werden. Plattformen wie OnlineBilanz.de bieten digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen – ohne lange Wartezeiten und mit direkter Anbindung an moderne Buchhaltungssoftware.
GoBD und revisionssichere Archivierung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gelten für alle Unternehmen. Entscheidend sind:
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Unveränderbarkeit der Ursprungsbelege
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Vollständigkeit und Richtigkeit der Aufzeichnungen
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Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
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Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit
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10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege (§ 147 AO)
Cloud-Lösungen erfüllen diese Anforderungen in der Regel automatisch – sofern sie ein entsprechendes Zertifikat tragen. Bei der Auswahl sollte darauf geachtet werden, dass der Anbieter die GoBD-Konformität explizit zusichert.
Wie gestaltet sich die optimale Zusammenarbeit mit einem Steuerberater?
Für viele Sicherheitsdienste ist die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater unverzichtbar – insbesondere bei der Erstellung des Jahresabschlusses, der Optimierung der Steuerbelastung und der Beratung bei Betriebsprüfungen. Eine strukturierte, digitale Zusammenarbeit spart Zeit und reduziert Kosten.
Digitale Mandantenportale und Belegaustausch
Moderne Steuerberater arbeiten mit digitalen Mandantenportalen (z. B. DATEV Unternehmen online, DATEV Meine Steuern). Hier können Belege hochgeladen, Auswertungen abgerufen und Rückfragen direkt geklärt werden. Das spart Papier, Porto und Zeit. Für Sicherheitsdienste besonders relevant: Auch Lohndaten und Sozialversicherungsmeldungen können digital übermittelt werden.
Vorteile digitaler Zusammenarbeit
- Echtzeit-Zugriff auf Auswertungen (BWA, SuSa)
- Schnellere Abstimmung und Rückfragen
- Transparente Festpreise für definierte Leistungen
- Ortsunabhängigkeit – keine Präsenztermine nötig
Typische Leistungen des Steuerberaters
- Laufende Finanzbuchhaltung (optional)
- Lohnbuchhaltung und DEÜV-Meldungen
- Erstellung Jahresabschluss und Steuererklärungen
- Beratung bei Betriebsprüfungen und Rechtsformwahl
„Viele Geschäftsführer suchen monatelang nach dem richtigen Steuerberater – und verlieren dadurch wertvolle Zeit. Wir von OnlineBilanz bieten eine digitale Alternative: Unsere zugelassenen Steuerberater erstellen den Jahresabschluss zu transparenten Festpreisen, koordiniert durch unser Büroteam. So erhalten Sie Steuerberater-Qualität ohne lange Wartezeiten.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Honorar und Kostenstruktur
Die Vergütung des Steuerberaters richtet sich nach der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV). Je nach Gegenstandswert und Umfang der Tätigkeit können Gebühren zwischen 1/10 und 10/10 der Mittelgebühr anfallen. Für mehr Transparenz bieten viele Steuerberater – darunter auch OnlineBilanz – Festpreismodelle an, die sich an Umsatz und Belegvolumen orientieren.
Typische Festpreise für kleine bis mittelgroße Sicherheitsdienste (Stand 2026):
- Laufende Finanzbuchhaltung: 150–400 Euro/Monat (je nach Beleganzahl)
- Lohnbuchhaltung: 10–25 Euro/Mitarbeiter/Monat
- Jahresabschluss (GmbH, klein): 1.200–2.500 Euro
- Jahresabschluss (GmbH, mittel): 2.500–5.000 Euro
Die digitale Zusammenarbeit über Plattformen wie OnlineBilanz ermöglicht eine effiziente Leistungserbringung und damit oft günstigere Konditionen als bei klassischen Kanzleien vor Ort.
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Häufig gestellte Fragen
Gilt für Sicherheitsdienste die Kleinunternehmerregelung?
Grundsätzlich ja, sofern der Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigt (§ 19 UStG). In der Praxis überschreiten gewerbliche Sicherheitsdienste diese Grenzen jedoch meist bereits im ersten Geschäftsjahr, sodass die Regelbesteuerung greift.
Sind Sicherheitsdienste buchführungspflichtig nach HGB?
Ja, sobald die Schwellenwerte des § 241a HGB überschritten werden: mehr als 600.000 Euro Umsatz oder mehr als 60.000 Euro Gewinn in zwei aufeinanderfolgenden Jahren. Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH) sind unabhängig von der Größe immer buchführungspflichtig nach § 238 HGB.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Lohnabrechnungen?
Lohnabrechnungen und Lohnkonten sind gem. § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren. Zusätzlich ergeben sich aus sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften (§ 28f SGB IV) Aufbewahrungsfristen, die teilweise länger sein können. Eine Aufbewahrung von zehn Jahren ist aus Haftungsgründen empfehlenswert.
Muss ein Sicherheitsdienst eine E-Bilanz einreichen?
Ja, alle bilanzierungspflichtigen Unternehmen müssen ihre Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch an das Finanzamt übermitteln (§ 5b EStG). Dies gilt für Jahresabschlüsse ab dem Wirtschaftsjahr 2012. Die E-Bilanz muss im XBRL-Format über das ElsterOnline-Portal eingereicht werden.
Können Sicherheitsdienste den Vorsteuerabzug für Dienstfahrzeuge geltend machen?
Ja, wenn die Fahrzeuge ausschließlich oder nahezu ausschließlich betrieblich genutzt werden. Bei gemischter Nutzung muss ein Fahrtenbuch geführt oder die 1-%-Regelung angewandt werden. Die Vorsteuer aus Anschaffung, Leasing und laufenden Kosten kann dann anteilig oder vollständig geltend gemacht werden.
Was passiert, wenn die Offenlegungsfrist versäumt wird?
Das Bundesamt für Justiz leitet ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 500 Euro und kann bis zu 25.000 Euro betragen. Es richtet sich gegen die Gesellschaft und persönlich gegen die Geschäftsführer. Nach Zahlung bleibt die Offenlegungspflicht bestehen.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), Umsatzsteuergesetz (UStG), Einkommensteuergesetz (EStG), Abgabenordnung (AO). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
