Buchführung UG 2026: Pflichten & Anforderungen
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) unterliegt als Sonderform der GmbH der vollen Buchführungspflicht nach § 238 HGB und muss einen Jahresabschluss erstellen. Für Gründer und Geschäftsführer ist es essenziell, die gesetzlichen Anforderungen, die Thesaurierungspflicht nach § 5a GmbHG und die Offenlegungspflichten im Unternehmensregister zu kennen. Dieser Artikel zeigt Ihnen alle buchhalterischen, steuerlichen und rechtlichen Pflichten der UG im Jahr 2026.
Kurzantwort
Die UG (haftungsbeschränkt) ist nach § 238 HGB zur doppelten Buchführung und zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Sie muss die GoB einhalten, Belege aufbewahren, die Thesaurierungspflicht nach § 5a GmbHG beachten und den Jahresabschluss im Unternehmensregister offenlegen. Der Geschäftsführer haftet persönlich bei Pflichtverletzungen.
Inhaltsverzeichnis
- Welche Buchführungspflicht gilt für eine UG (haftungsbeschränkt)?
- Welche Anforderungen gelten für die ordnungsgemäße Buchführung einer UG?
- Welcher Kontenrahmen ist für die UG geeignet?
- Welche Pflichten hat die UG beim Jahresabschluss?
- Was ist die Thesaurierungspflicht und wie wirkt sie sich auf die Buchführung aus?
- Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Buchführungsunterlagen?
- Sollte die Buchführung selbst erledigt oder an einen Steuerberater übergeben werden?
- Welche Haftungsrisiken trägt der Geschäftsführer bei Buchführungspflichtverletzungen?
Welche Buchführungspflicht gilt für eine UG (haftungsbeschränkt)?
Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) — kurz UG — unterliegt als Sonderform der GmbH uneingeschränkt der kaufmännischen Buchführungspflicht nach § 238 HGB. Bereits mit der Eintragung ins Handelsregister wird die UG zum Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuchs und ist verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle vollständig, zeitnah und geordnet zu erfassen.
Die Buchführungspflicht umfasst dabei nicht nur die laufende Erfassung von Einnahmen und Ausgaben, sondern auch die doppelte Buchführung mit Soll und Haben, die Führung von Haupt- und Nebenbüchern sowie die Aufbewahrung sämtlicher Belege. Eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), wie sie bei Kleingewerbetreibenden zulässig ist, reicht für die UG nicht aus.
Wichtig
Die Buchführungspflicht entsteht mit Eintragung ins Handelsregister — nicht erst ab einem bestimmten Umsatz oder Gewinn. Auch eine UG mit nur 1 Euro Stammkapital muss ab Tag 1 ordnungsgemäß Bücher führen.
Gesetzliche Grundlagen der Buchführungspflicht
- § 238 HGB: Verpflichtung zur Führung von Handelsbüchern für jeden Kaufmann
- § 5 Abs. 1 GmbHG: Die UG ist als GmbH-Sonderform Formkaufmann kraft Rechtsform
- § 242 HGB: Pflicht zur Aufstellung eines Inventars und einer Bilanz
- § 140 AO: Steuerliche Buchführungspflicht für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen
Welche Anforderungen gelten für die ordnungsgemäße Buchführung einer UG?
Eine ordnungsgemäße Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) muss nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar sein. Diese Anforderungen sind in § 238 Abs. 1 und § 239 HGB konkretisiert und werden von der Finanzverwaltung sowie im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen streng kontrolliert.
Die sieben GoB-Grundsätze im Überblick
| Grundsatz | Konkrete Anforderung für die UG |
|---|---|
| Vollständigkeit | Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden — keine Auslassungen |
| Richtigkeit | Buchungen müssen sachlich und rechnerisch korrekt sein, Belege prüfbar |
| Zeitgerechtheit | Buchungen innerhalb von 10 Tagen nach Belegdatum (§ 146 Abs. 1 AO) |
| Klarheit & Übersichtlichkeit | Kontenpläne systematisch, Buchungen eindeutig zuordenbar |
| Einzelbewertung | Vermögensgegenstände und Schulden einzeln bewerten (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB) |
| Stetigkeit | Einmal gewählte Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden beibehalten |
| Unveränderbarkeit | Nachträgliche Änderungen nur mit Korrekturvermerk, keine Löschungen |
Verstöße gegen die GoB können nicht nur steuerliche Nachteile haben — etwa die Verwerfung der Buchführung durch das Finanzamt mit Schätzungsbescheiden —, sondern auch haftungsrechtliche Konsequenzen für den Geschäftsführer nach § 43 GmbHG nach sich ziehen.
„Wir erleben häufig, dass Gründer die Anforderungen an die Buchführung unterschätzen. Eine lückenhafte oder verspätete Buchhaltung kann im schlimmsten Fall zur Schätzung durch das Finanzamt führen — meist zu Lasten des Unternehmens. Eine saubere, zeitnahe Buchführung ist nicht nur Pflicht, sondern schützt auch vor bösen Überraschungen.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Welcher Kontenrahmen ist für die UG geeignet?
Für die systematische Erfassung aller Geschäftsvorfälle benötigt jede UG einen Kontenrahmen. Dieser bildet die Grundlage für die Struktur der Buchführung und sorgt dafür, dass alle Buchungen einheitlich und nachvollziehbar erfolgen. In Deutschland haben sich vor allem zwei Kontenrahmen etabliert: der SKR 03 und der SKR 04.
SKR 03 (Prozessgliederungsprinzip)
Gliederung nach betrieblichen Abläufen: Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital, Verbindlichkeiten. Empfohlen für produzierende und Handelsunternehmen. Beginnt bei Kontenklasse 0 (Anlagevermögen).
SKR 04 (Abschlussgliederungsprinzip)
Gliederung nach der späteren Bilanzstruktur — entspricht direkt der Bilanzgliederung nach § 266 HGB. Empfohlen für Dienstleister und einfachere Strukturen. Beginnt bei Kontenklasse 0 (Eigenkapital).
Die Wahl des Kontenrahmens ist grundsätzlich frei, sollte aber zur Branche und Unternehmensgröße passen. Viele Buchhaltungssoftware-Lösungen bieten beide Varianten vorkonfiguriert an. Wichtig ist, dass der gewählte Kontenrahmen konsequent angewendet und im Zeitverlauf nicht beliebig gewechselt wird.
Praxistipp
Für Dienstleistungs-UGs und digitale Geschäftsmodelle ist der SKR 04 meist die praxisgerechtere Wahl, da er sich direkt an der Bilanzstruktur orientiert und damit auch für Laien leichter nachvollziehbar ist.
Erforderliche Nebenbücher und Aufzeichnungen
- Kassenbuch: bei Bargeschäften täglich zu führen (§ 146 AO, GoBD)
- Anlagenverzeichnis: Nachweis aller Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit Anschaffungskosten, Nutzungsdauer und Abschreibungen
- Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbuch: Übersicht aller Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit USt-Ausweis
- Bankauszüge: lückenlose Belegkette aller Bankbewegungen
Welche Pflichten hat die UG beim Jahresabschluss?
Die UG ist wie jede GmbH nach § 242 HGB verpflichtet, zum Ende jedes Geschäftsjahres einen Jahresabschluss aufzustellen. Dieser besteht mindestens aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Je nach Größenklasse nach § 267 HGB kommen weitere Bestandteile hinzu.
Bestandteile des Jahresabschlusses nach Größenklasse
| Größenklasse | Bilanzsumme | Umsatzerlöse | Arbeitnehmer | Bestandteile |
|---|---|---|---|---|
| Kleinstkapitalgesellschaft | ≤ 450.000 € | ≤ 900.000 € | ≤ 10 | Bilanz, GuV |
| Kleine Kapitalgesellschaft | ≤ 7,5 Mio. € | ≤ 15 Mio. € | ≤ 50 | Bilanz, GuV, Anhang |
| Mittelgroße/Große KapG | > 7,5 Mio. € | > 15 Mio. € | > 50 | Bilanz, GuV, Anhang, Lagebericht |
Die meisten UGs fallen in die Kategorie Kleinstkapitalgesellschaft oder kleine Kapitalgesellschaft. Die Schwellenwerte nach § 267 HGB gelten seit 2026 unverändert. Zwei von drei Kriterien müssen an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen über- bzw. unterschritten werden, damit ein Größenklassenwechsel eintritt.
Fristen für Feststellung und Offenlegung
-
Aufstellung des Jahresabschlusses: grundsätzlich innerhalb von 3 Monaten nach Ende des Geschäftsjahres (§ 264 Abs. 1 HGB)
-
Feststellung durch die Gesellschafterversammlung: innerhalb von 11 Monaten (kleine KapG) bzw. 8 Monaten (mittelgroße/große KapG) nach § 42a GmbHG
-
Offenlegung beim Unternehmensregister: innerhalb von 12 Monaten nach Bilanzstichtag gemäß § 325 HGB
-
Verspätete oder unterlassene Offenlegung: Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB, Bußgeld zwischen 500 und 25.000 Euro
Achtung Frist
Für Bilanzstichtag 31.12.2025 muss die Offenlegung spätestens bis zum 31.12.2026 beim Unternehmensregister erfolgt sein. Seit dem DiRUG (01.08.2022) ist der Bundesanzeiger keine gültige Offenlegungsstelle mehr — alle Einreichungen erfolgen ausschließlich über das Unternehmensregister.
„Viele Geschäftsführer vergessen die Offenlegungsfrist oder unterschätzen die Konsequenzen. Ein Ordnungsgeld ist keine Lappalie — es wird konsequent verhängt und kann sich bei Wiederholung deutlich erhöhen. Die rechtzeitige Einreichung beim Unternehmensregister sollte fest im Jahresplan verankert sein.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Was ist die Thesaurierungspflicht und wie wirkt sie sich auf die Buchführung aus?
Die UG (haftungsbeschränkt) ist im Unterschied zur klassischen GmbH mit einer gesetzlichen Thesaurierungspflicht nach § 5a Abs. 3 GmbHG belastet. Diese Regelung verpflichtet die UG, jährlich mindestens 25 % des Jahresüberschusses in eine gesetzliche Rücklage einzustellen — solange, bis das Stammkapital von 25.000 Euro erreicht ist.
Die Thesaurierungspflicht dient dem Gläubigerschutz: Da die UG bereits mit einem Stammkapital von nur 1 Euro gegründet werden kann, soll durch die Ansparpflicht eine schrittweise Kapitalaufstockung erzwungen werden. Erst wenn die gesetzliche Rücklage zusammen mit dem Stammkapital die Schwelle von 25.000 Euro erreicht, kann die UG auf Antrag in eine reguläre GmbH umgewandelt werden.
Buchhalterische Behandlung der Thesaurierung
Die Einstellung in die gesetzliche Rücklage erfolgt bei der Gewinnverwendung nach Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung. Buchungstechnisch wird der Jahresüberschuss wie folgt aufgeteilt:
- Ermittlung des Jahresüberschusses nach Steuern
- Berechnung der Mindesteinstellung: 25 % des Jahresüberschusses
- Buchung: Jahresüberschuss an Gesetzliche Rücklage (§ 5a GmbHG)
- Verbleibender Betrag: Entnahmefähig oder weitere Rücklagenbildung nach Gesellschafterbeschluss
Rechenbeispiel
Jahresüberschuss nach Steuern: 10.000 Euro. Mindesteinstellung in gesetzliche Rücklage: 2.500 Euro (25 %). Verbleibender Gewinn: 7.500 Euro — dieser kann ausgeschüttet oder ebenfalls thesauriert werden.
Die gesetzliche Rücklage ist in der Bilanz unter Eigenkapital gesondert auszuweisen (§ 266 Abs. 3 A.III. HGB). Sie darf grundsätzlich nicht für Gewinnausschüttungen verwendet werden, solange die UG besteht. Nach Umwandlung in eine GmbH entfällt die Thesaurierungspflicht.
25 %
Mindestthesaurierung pro Jahr
25.000 €
Zielkapital für GmbH-Umwandlung
§ 5a GmbHG
Gesetzliche Grundlage
Welche Aufbewahrungspflichten gelten für Buchführungsunterlagen?
Die UG ist nach § 257 HGB und § 147 AO verpflichtet, alle buchführungsrelevanten Unterlagen für bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob die Dokumente in Papierform oder elektronisch vorliegen. Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht drohen Bußgelder und im Extremfall die Verwerfung der Buchführung durch die Finanzverwaltung.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Dokumentenart | Frist | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO |
| Inventare, Inventurlisten | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
| Handelsbücher, Grund- und Hauptbücher | 10 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB |
| Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB |
| Sonstige für die Besteuerung relevante Unterlagen | 6 Jahre | § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO |
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt ist, das Dokument erstellt wurde oder der Geschäftsbrief empfangen/abgesendet wurde. Für den Jahresabschluss 2025 beginnt die 10-Jahres-Frist also am 31.12.2025 und endet am 31.12.2035.
Anforderungen an die elektronische Archivierung
- GoBD-Konformität: Elektronische Belege müssen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) archiviert werden
- Unveränderbarkeit: Dokumente müssen im Originalformat gespeichert und vor nachträglichen Änderungen geschützt werden
- Vollständigkeit und Verfügbarkeit: Die gesamte Aufbewahrungszeit muss ein jederzeit verfügbarer Zugriff gewährleistet sein
- Maschinelle Auswertbarkeit: Bei Betriebsprüfungen muss die Finanzverwaltung Zugriff auf alle Daten erhalten (Z1-Zugriff nach § 147 Abs. 6 AO)
- Verfahrensdokumentation: Das verwendete Archivierungssystem und die Prozesse müssen dokumentiert werden
Achtung
Auch bei Insolvenz oder Liquidation der UG bleiben die Aufbewahrungspflichten bestehen. Der Liquidator bzw. Insolvenzverwalter muss die Unterlagen sicherstellen und verwahren. Ein vorzeitiges Vernichten kann strafrechtliche Konsequenzen haben.
Wer seine Buchführung digital führt — etwa über moderne Cloud-Buchhaltungssoftware — sollte darauf achten, dass die gewählte Lösung GoBD-zertifiziert ist und regelmäßig Backups erstellt werden. Viele Steuerberater bieten im Rahmen der Mandatsbetreuung auch die revisionssichere Archivierung an.
Sollte die Buchführung selbst erledigt oder an einen Steuerberater übergeben werden?
Grundsätzlich ist es rechtlich zulässig, die Buchführung einer UG selbst zu führen — sofern der Geschäftsführer über die notwendigen Fachkenntnisse verfügt und alle gesetzlichen Anforderungen einhält. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die laufende Buchhaltung und insbesondere der Jahresabschluss schnell komplex werden und ein erhebliches Haftungsrisiko bergen.
Selbst buchen
Geeignet bei: einfacher Geschäftstätigkeit, wenigen Geschäftsvorfällen, fundierten Buchhaltungskenntnissen. Risiko: Fehler können teuer werden, Zeitaufwand wird oft unterschätzt.
Buchhalter / Buchhaltungsbüro
Übernimmt die laufende Erfassung und Kontierung. Vorteil: Entlastung im Tagesgeschäft. Nachteil: Jahresabschluss und Steuererklärungen müssen dennoch vom Steuerberater erstellt werden.
Steuerberater (Full-Service)
Übernimmt Buchführung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und berät steueroptimiert. Vorteil: Rechtssicherheit, Haftungsübernahme, alles aus einer Hand. Für UGs meist die wirtschaftlichste Lösung.
Insbesondere beim Jahresabschluss ist die Beauftragung eines Steuerberaters nicht nur sinnvoll, sondern für die meisten UGs faktisch unverzichtbar. Die Erstellung der Bilanz, die Beachtung der Bewertungsvorschriften nach HGB und die korrekte Offenlegung erfordern Fachkenntnisse, die weit über eine einfache Buchführung hinausgehen.
Wann lohnt sich der Steuerberater besonders?
- Bei mehr als 50 Buchungsvorfällen pro Monat
- Wenn mehrere Gesellschafter beteiligt sind und Gewinnausschüttungen steueroptimiert werden sollen
- Bei komplexen Sachverhalten: Rückstellungen, Abschreibungen, Rechnungsabgrenzungen, Bewertungsfragen
- Wenn die UG zur GmbH umgewandelt werden soll (Kapitalerhöhung, Satzungsänderung)
- Bei Betriebsprüfungen oder steuerlichen Rückfragen vom Finanzamt
- Wenn der Geschäftsführer sich auf das operative Geschäft konzentrieren möchte
„Viele Gründer versuchen anfangs, Kosten zu sparen und buchen selbst. Das geht bei sehr einfachen Strukturen eine Weile gut — aber spätestens beim ersten Jahresabschluss wird es kompliziert. Wer von Anfang an professionell aufstellt, spart sich später teure Korrekturen und vermeidet steuerliche Risiken. Digitale Steuerberater-Plattformen wie OnlineBilanz bieten hier transparente Festpreise und ersparen die langwierige Suche nach einem passenden Steuerberater vor Ort.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Digitale Lösung
Wer die Sicherheit eines Steuerberaters mit der Flexibilität digitaler Prozesse verbinden möchte, findet auf OnlineBilanz.de eine spezialisierte Plattform: Festpreis-Jahresabschlüsse durch zugelassene Steuerberater, ohne Wartezeiten, digital koordiniert. Ideal für UGs, die professionell arbeiten und den Verwaltungsaufwand minimieren möchten.
Welche Haftungsrisiken trägt der Geschäftsführer bei Buchführungspflichtverletzungen?
Der Geschäftsführer einer UG trägt nicht nur die operative Verantwortung, sondern haftet persönlich für die Einhaltung der gesetzlichen Buchführungs- und Bilanzierungspflichten. Diese Haftung ist in § 43 GmbHG verankert und kann im Extremfall zu erheblichen finanziellen Belastungen führen — selbst bei einer haftungsbeschränkten Gesellschaft.
Haftungstatbestände im Überblick
| Pflichtverletzung | Rechtsfolge | Haftungsgrundlage |
|---|---|---|
| Unterlassene oder fehlerhafte Buchführung | Schadensersatz gegenüber der Gesellschaft, ggf. Insolvenzanfechtung | § 43 Abs. 1 GmbHG |
| Verspäteter oder fehlerhafter Jahresabschluss | Persönliche Haftung für Fehlbeträge, Schadensersatz an Gesellschafter | § 43 Abs. 2 GmbHG |
| Unterlassene Offenlegung | Ordnungsgeld nach § 335 HGB (500–25.000 €), persönlich gegen Geschäftsführer | § 335 HGB |
| Insolvenzverschleppung durch fehlende Überwachung | Persönliche Haftung für Neugläubigerschäden, Strafbarkeit nach § 15a InsO | § 15a InsO, § 823 Abs. 2 BGB |
| Steuerliche Pflichtverletzungen | Haftung für Steuerschulden der Gesellschaft nach § 69 AO | § 69 AO, § 34 AO |
Besonders heikel wird es, wenn durch eine unzureichende Buchführung die Insolvenzreife nicht rechtzeitig erkannt wird. Der Geschäftsführer ist verpflichtet, bei Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit unverzüglich — spätestens nach drei Wochen — einen Insolvenzantrag zu stellen (§ 15a InsO). Fehlt eine ordnungsgemäße Buchführung, kann er die Insolvenzreife nicht beurteilen und haftet für alle danach entstandenen Gläubigerschäden persönlich.
Persönliche Haftung
Die Haftungsbeschränkung der UG gilt nur für die Gesellschaft — nicht für den Geschäftsführer persönlich. Bei schuldhaften Pflichtverletzungen kann der Geschäftsführer mit seinem Privatvermögen haften. Eine D&O-Versicherung (Directors-and-Officers-Versicherung) kann hier Schutz bieten, ersetzt aber keine ordnungsgemäße Buchführung.
Wie schützt sich der Geschäftsführer?
-
Sorgfältige, zeitnahe und vollständige Buchführung nach GoB sicherstellen
-
Jahresabschluss fristgerecht erstellen und durch Gesellschafterversammlung feststellen lassen
-
Offenlegungspflichten beim Unternehmensregister rechtzeitig erfüllen
-
Bei Unsicherheiten: Steuerberater oder Rechtsanwalt hinzuziehen, Beratung dokumentieren
-
Regelmäßige betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) zur Überwachung der Liquidität und Ertragslage
-
Schulungen zu Geschäftsführerpflichten besuchen oder externe Compliance-Beratung in Anspruch nehmen
„Die persönliche Haftung ist für viele Geschäftsführer das größte Risiko — und sie wird oft unterschätzt. Eine lückenlose, ordnungsgemäße Buchführung ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch der beste Schutz vor persönlicher Inanspruchnahme. Im Streitfall kann der Geschäftsführer nur dann nachweisen, dass er sorgfältig gehandelt hat, wenn die Bücher sauber geführt wurden.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Häufig gestellte Fragen
Kann eine UG die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen?
Ja, grundsätzlich kann auch eine UG die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn der Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht übersteigt. Die Buchführungspflicht nach § 238 HGB bleibt jedoch bestehen – die Kleinunternehmerregelung befreit lediglich von der Umsatzsteuer, nicht von der doppelten Buchführung.
Muss die UG auch bei Vermögenslosigkeit weiter Bücher führen?
Ja, die Buchführungspflicht besteht unabhängig von der Vermögenslage der UG fort, solange die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist. Auch bei Insolvenzreife oder Vermögenslosigkeit muss der Geschäftsführer die Bücher ordnungsgemäß führen und einen Jahresabschluss erstellen. Eine Verletzung dieser Pflichten kann strafrechtliche Konsequenzen (§ 283 StGB) nach sich ziehen.
Was passiert, wenn die UG in eine reguläre GmbH umgewandelt wird?
Sobald das Stammkapital der UG 25.000 Euro erreicht hat, kann die Gesellschafterversammlung beschließen, die Firma in eine reguläre GmbH umzufirmen. Die Buchführung wird nahtlos fortgeführt, die Thesaurierungspflicht nach § 5a GmbHG entfällt jedoch. Der Jahresabschluss muss für das gesamte Geschäftsjahr erstellt werden, auch wenn die Umfirmierung unterjährig erfolgt.
Ist eine elektronische Buchführung für die UG Pflicht?
Nein, eine elektronische Buchführung ist nicht zwingend vorgeschrieben – die UG kann theoretisch auch manuell buchen. In der Praxis ist jedoch eine digitale Buchführung mit GoBD-konformer Software (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) Standard und wird von Finanzamt und Steuerberater erwartet. Elektronische Belege müssen revisionssicher archiviert werden.
Welche Steuererklärungen muss die UG neben der Buchführung einreichen?
Neben der Buchführung und dem Jahresabschluss ist die UG verpflichtet, jährlich eine Körperschaftsteuererklärung, Gewerbesteuererklärung und Umsatzsteuererklärung einzureichen. Je nach Umsatz sind monatliche oder quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben. Zusätzlich müssen Lohnsteuer-Anmeldungen erfolgen, sobald Mitarbeiter beschäftigt werden. Die Fristen richten sich nach § 149 AO und § 18 UStG.
Gibt es Erleichterungen für Kleinstkapitalgesellschaften (Micro-UG)?
Ja, Kleinstkapitalgesellschaften nach § 267a HGB können unter bestimmten Voraussetzungen von der Offenlegungspflicht der Gewinn- und Verlustrechnung befreit werden. Die Buchführungspflicht, die Erstellung von Bilanz und Anhang sowie die Aufbewahrungspflichten bleiben jedoch in vollem Umfang bestehen. Die Größenkriterien sind: Bilanzsumme bis 350.000 Euro, Umsatz bis 700.000 Euro, bis zu zehn Mitarbeiter.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 238 HGB – Buchführungspflicht, § 5a GmbHG – Unternehmergesellschaft, § 267 HGB – Größenklassen, § 325 HGB – Offenlegung. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
