A1-Bescheinigung für Selbstständige und GmbH-Geschäftsführer: Antragsweg, DVKA & Sonderfälle
Wer als Berater, Freelancer oder GmbH-Geschäftsführer vorübergehend im EU-Ausland tätig wird, benötigt die A1-Bescheinigung – doch der Antragsweg unterscheidet sich fundamental vom Arbeitnehmerfall. Für Selbstständige ist nicht die Krankenkasse des Arbeitgebers, sondern in vielen Konstellationen die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) zuständig. Und beim GmbH-Geschäftsführer entscheidet der sozialversicherungsrechtliche Status darüber, welchen Weg er überhaupt einschlagen darf.
Kurzantwort
Die A1-Bescheinigung für Selbstständige wird – anders als beim sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer – nicht über den Arbeitgeber bei der Krankenkasse, sondern direkt bei der DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland) beantragt, sofern keine Pflichtmitgliedschaft in einer gesetzlichen Krankenkasse oder einem berufsständischen Versorgungswerk besteht. GmbH-Geschäftsführer müssen zunächst ihren SV-Status klären: Sozialversicherungspflichtige Fremd-GF beantragen über den gewohnten Arbeitgeberweg, beherrschende Gesellschafter-GF ohne SV-Pflicht hingegen direkt bei der DVKA.
Inhaltsverzeichnis
- Warum der Antragsweg für Selbstständige anders ist
- Die DVKA: Zuständigkeit und Antragsverfahren
- GmbH-Geschäftsführer: SV-Status entscheidet über den Weg
- Typische Konstellation: Beratereinsatz im Ausland
- Praxisbeispiel: Holding-GF auf Dienstreise nach Wien
- Fristen, Nachweise und häufige Fehler
- Fazit
- Bei freiwillig in der GKV versicherten Selbstständigen stellt die zuständige gesetzliche Krankenkasse die Bescheinigung aus. Wer nicht gesetzlich krankenversichert ist (z. B. privat versichert oder in einem berufsständischen Versorgungswerk), wendet sich an die DVKA in Bonn.
- Das hängt vom SV-Status ab. Ein sozialversicherungspflichtig beschäftigter Fremd-Geschäftsführer stellt den Antrag über die GmbH als Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse. Ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer ohne SV-Pflicht beantragt die Bescheinigung direkt bei der DVKA.
- Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) ist eine Arbeitsgemeinschaft der gesetzlichen Krankenversicherung mit Sitz in Bonn. Anträge können über das DVKA-Onlineportal oder schriftlich gestellt werden. Die DVKA ist für Fälle zuständig, in denen kein gesetzlicher Krankenversicherer als primäre Anlaufstelle existiert.
- Nein. Die A1-Bescheinigung basiert auf der EU-Koordinierungsverordnung (EG) Nr. 883/2004 und gilt nur innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz. Für Tätigkeiten in Drittstaaten (z. B. USA, Türkei) sind bilaterale Sozialversicherungsabkommen maßgebend, die eigene Entsendebescheinigungen vorsehen.
- Die Bearbeitungszeit variiert. Bei vollständigen Unterlagen und unkomplizierten Sachverhalten ist die elektronische Ausstellung innerhalb weniger Werktage möglich. Bei komplexen Selbstständigen-Konstellationen (mehrere Staaten, unklarer Tätigkeitsschwerpunkt) kann es mehrere Wochen dauern. Eine frühzeitige Antragstellung – möglichst vier bis sechs Wochen vor Reisebeginn – ist dringend zu empfehlen.
- Im Zielland können bei Kontrollen empfindliche Bußgelder verhängt werden. In Frankreich und Österreich sind die Sanktionen besonders strikt. Zudem kann der Arbeitgeber bzw. die entsendende GmbH haftbar werden. Eine rückwirkende Ausstellung ist möglich, schützt aber nicht vor bereits verhängten Strafen im Ausland.
Warum der Antragsweg für Selbstständige anders ist
Die A1-Bescheinigung dokumentiert, dass eine Person während einer vorübergehenden Tätigkeit im EU-/EWR-Ausland oder der Schweiz dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt und dort keine Beiträge schuldet. Das Grundprinzip – Vermeidung von Doppelverbeitragung nach Art. 11 ff. der VO (EG) Nr. 883/2004 – gilt für alle Erwerbstätigen gleichermaßen. Der Antragsweg jedoch unterscheidet sich erheblich.
Beim klassischen sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitnehmer läuft alles über den Arbeitgeber: Er stellt den Antrag elektronisch über sein Lohnbuchhaltungssystem oder das SV-Meldeportal bei der zuständigen Krankenkasse des Arbeitnehmers. Für Selbstständige existiert dieser Arbeitgeberbezug per definitionem nicht – oder er ist zumindest sozialversicherungsrechtlich zweifelhaft.
Entscheidend ist deshalb, in welchem Zweig der Sozialversicherung der Selbstständige überhaupt pflichtversichert ist oder ob er nur freiwillig versichert ist:
- Pflichtmitglied GKV (z. B. bestimmte Selbstständige nach § 5 Abs. 1 Nr. 13 SGB V): Antrag bei der eigenen gesetzlichen Krankenkasse.
- Freiwilliges Mitglied GKV: Antrag ebenfalls bei der eigenen gesetzlichen Krankenkasse.
- Privat krankenversichert, rentenversicherungspflichtig (z. B. Handwerker nach § 2 SGB VI): Antrag beim zuständigen Rentenversicherungsträger (Deutsche Rentenversicherung) oder der DVKA – je nach Fallkonstellation.
- Weder GKV noch gesetzliche RV (typisch: beherrschender GmbH-Gesellschafter-GF, Freiberufler im berufsständischen Versorgungswerk, PKV ohne gesetzliche SV): Antrag direkt bei der DVKA.
Achtung: Kein SV-Träger – trotzdem Bescheinigungspflicht!
Selbst wer in Deutschland keinerlei gesetzliche Sozialversicherungsbeiträge zahlt (z. B. beherrschender GF einer GmbH, der ausschließlich privat krankenversichert und von der Rentenversicherungspflicht befreit ist), braucht bei Tätigkeit im EU-Ausland zwingend eine A1-Bescheinigung. Ohne sie riskiert man im Zielland empfindliche Bußgelder – in Frankreich bis zu 3.269 EUR je Kontrollfall (Stand: 2025).
Die DVKA: Zuständigkeit und Antragsverfahren
Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) ist als Arbeitsgemeinschaft nach § 219 SGB V organisiert und hat ihren Sitz in Bonn. Sie ist immer dann der richtige Ansprechpartner, wenn kein inländischer SV-Träger eindeutig zuständig ist.
Wer wendet sich an die DVKA?
Konkret sind dies vor allem:
- Selbstständige, die ausschließlich privat krankenversichert sind und keiner gesetzlichen Rentenversicherungspflicht unterliegen
- Beherrschende GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer ohne Sozialversicherungspflicht
- Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater), die einem berufsständischen Versorgungswerk angehören und von der gesetzlichen RV befreit sind
- Personen, die in mehreren EU-Staaten gleichzeitig selbstständig tätig sind und einen Antrag auf Bestimmung des anzuwendenden Rechts nach Art. 16 VO (EG) Nr. 883/2004 stellen
Der Antragsweg im Detail
Der Antrag kann über das DVKA-Onlineportal (dvka.de) oder schriftlich mit dem Vordruck A1 D/1 gestellt werden. Folgende Unterlagen sind typischerweise beizubringen:
Hinweis: Vorübergehende vs. dauerhafte Verlagerung
Die A1-Bescheinigung gilt nur für vorübergehende Tätigkeiten im Ausland. Bei einer Entsendungsdauer von über 24 Monaten ist grundsätzlich eine Ausnahmeentscheidung nach Art. 16 VO (EG) Nr. 883/2004 erforderlich, die zwischen den zuständigen Behörden beider Staaten ausgehandelt werden muss. Die DVKA übernimmt dabei die Koordinierungsfunktion auf deutscher Seite.
GmbH-Geschäftsführer: SV-Status entscheidet über den Weg
Beim GmbH-Geschäftsführer ist die Frage des Antragswegs für die A1-Bescheinigung für Selbstständige besonders komplex, weil sein sozialversicherungsrechtlicher Status keiner einheitlichen Regel folgt. Die Sozialversicherungspflicht eines GmbH-GF richtet sich nach dem Gesamtbild der Tätigkeit und insbesondere nach der Kapitalbeteiligung sowie den satzungsmäßigen Rechten (ständige BSG-Rechtsprechung, zuletzt BSG, Urt. v. 11.11.2015, B 12 KR 13/14 R).
Typischerweise sozialversicherungspflichtig. Der Antragsweg entspricht dem des Arbeitnehmers: Die GmbH als Arbeitgeber beantragt die A1-Bescheinigung bei der gesetzlichen Krankenkasse des GF. Der Antrag erfolgt elektronisch über das Lohnbuchhaltungssystem.
Regelmäßig nicht sozialversicherungspflichtig. Kein GKV-Träger ist zuständig. Antrag direkt bei der DVKA. Der GF handelt dabei als „selbstständig Tätiger“ im Sinne der VO (EG) Nr. 883/2004, Art. 1 lit. b.
Gesellschafter-GF zwischen 25 % und 50 % Anteil
Hier besteht Rechtsunsicherheit. Entscheidend ist, ob dem GF im Gesellschaftsvertrag eine echte Sperrminorität bei wesentlichen Entscheidungen eingeräumt wurde. Liegt eine solche vor, gilt er sozialversicherungsrechtlich als selbstständig – Antragsweg DVKA. Fehlt sie, ist er trotz erheblicher Beteiligung möglicherweise sozialversicherungspflichtig – Antragsweg Krankenkasse. In Zweifelsfällen empfiehlt sich eine Anfrage beim Deutschen Rentenversicherungsträger (Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV), bevor die Auslandsreise angetreten wird.
Praxisfalle: Falsche Antragsstelle
Wird der Antrag von einem beherrschenden GF bei der Krankenkasse gestellt (weil er dort freiwillig versichert ist), ohne dass ein Beschäftigungsverhältnis zur GmbH vorliegt, kann die Krankenkasse die Ausstellung ablehnen oder eine formal fehlerhafte Bescheinigung ausstellen. Im Zielland kann eine solche Bescheinigung beanstandet werden. Im Zweifel gilt: bei Unsicherheit über die Zuständigkeit zunächst die DVKA kontaktieren.
Typische Konstellation: Beratereinsatz im Ausland
Besonders häufig stellt sich die A1-Frage für Selbstständige in folgenden Praxiskonstellationen:
Freelancer mit inländischen Auftraggebern, Projekteinsatz in Paris
Ein in Deutschland ansässiger IT-Berater (einzelunternehmerisch tätig, GKV-freiwillig versichert) reist für zwei Wochen zum Auftraggeber nach Paris. Er beantragt die A1-Bescheinigung bei seiner gesetzlichen Krankenkasse. Entscheidend ist der Nachweis, dass er den Mittelpunkt seiner Tätigkeit in Deutschland hat – maßgeblich sind Art. 14 Abs. 8 der Durchführungsverordnung VO (EG) Nr. 987/2009: mindestens 25 % der Tätigkeit muss im Wohnmitgliedstaat ausgeübt werden.
Steuerberater im Versorgungswerk, Mandantentermin in Wien
Ein Steuerberater, der Mitglied der Steuerberaterkammer und des berufsständischen Versorgungswerks ist, PKV-versichert und von der gesetzlichen Rentenversicherung befreit, fährt für drei Tage nach Wien. Er stellt den Antrag bei der DVKA. Die DVKA prüft, ob Deutschland der zuständige Mitgliedstaat ist (Art. 11 ff. VO (EG) Nr. 883/2004) und stellt bei positiver Prüfung die Bescheinigung aus.
GmbH-Beratungsgesellschaft mit mehreren EU-Projekten
Eine deutsche Unternehmensberatungs-GmbH entsendet ihren beherrschenden Gesellschafter-GF (70 % Anteil, PKV) regelmäßig nach Amsterdam und Warschau. Da er nicht sozialversicherungspflichtig ist, muss er für jede Auslandsreise – bzw. für wiederkehrende Tätigkeiten eine Dauerbescheinigung – direkt bei der DVKA beantragen. Für die operative Lohnbuchhaltung der übrigen Arbeitnehmer der GmbH gelten wiederum die normalen Krankenkassenwege; eine saubere Trennung beider Verfahren ist in der Lohnbuchhaltung zwingend zu dokumentieren.
Praxisbeispiel: Holding-GF auf Dienstreise nach Wien
Das folgende Beispiel illustriert die typische Situation eines beherrschenden Holding-GF:
| Merkmal | Sachverhalt |
|---|---|
| Gesellschaftsform | Alpha Holding GmbH, Sitz München |
| GF-Beteiligung | 75 % (beherrschend, keine SV-Pflicht) |
| Krankenversicherung | Privat (PKV), kein GKV-Mitglied |
| Rentenversicherung | Keine Pflicht, keine freiwillige GRV |
| Geplante Auslandstätigkeit | Strategiemeeting Wien, 3 Tage |
| Zuständige Stelle | DVKA, Bonn |
| Einzureichende Unterlagen | HR-Auszug, Gesellschafterliste, Geschäftsführervertrag, PKV-Nachweis, Tätigkeitsbeschreibung Wien |
| Bescheinigungsart | A1 (für selbstständig tätige Person) |
| Empfohlene Vorlaufzeit | 4–6 Wochen vor Reisebeginn |
In diesem Fall stellt die DVKA die A1-Bescheinigung aus und bestätigt, dass der GF weiterhin dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterliegt – auch wenn er faktisch keine Beiträge zahlt. Österreichische Behörden akzeptieren diese Bescheinigung als Nachweis, dass keine österreichische Sozialversicherungspflicht entsteht.
Buchhalterischer Hinweis für die GmbH
Die Kosten für die Antragstellung (etwaige Beratungskosten, Gebühren) sind als Betriebsausgaben der GmbH abzugsfähig, sofern die Reise betrieblich veranlasst ist. Die Bescheinigung selbst ist gebührenfrei. Reisekosten des GF werden im Rahmen der üblichen steuerlichen Reisekostenregelungen behandelt; der Vorsteuerabzug aus österreichischen Leistungen richtet sich nach dem österreichischen UStG und ist ggf. über das EU-Vorsteuer-Vergütungsverfahren geltend zu machen.
Fristen, Nachweise und häufige Fehler
Fristen
Eine gesetzlich normierte Antragsfrist existiert nicht – die Bescheinigung kann theoretisch auch rückwirkend ausgestellt werden. In der Praxis empfiehlt sich jedoch eine Antragstellung mindestens vier Wochen vor Reiseantritt. Bei DVKA-Anträgen mit komplexen Sachverhalten (Mehrstaatentätigkeit, unklarer Tätigkeitsschwerpunkt) sollten sechs bis acht Wochen eingeplant werden.
Nachweispflicht des Tätigkeitsmittelpunkts in Deutschland
Für die Ausstellung einer A1-Bescheinigung muss der Antragsteller nachweisen, dass er wesentliche Teile seiner Tätigkeit in Deutschland ausübt. Als Faustregel gilt die 25-%-Schwelle aus Art. 14 Abs. 8 VO (EG) Nr. 987/2009 – doch die DVKA prüft das Gesamtbild. Relevante Indizien sind:
- Anteil der in Deutschland erzielten Umsätze
- Wohnsitz und steuerliches Domizil in Deutschland
- Anzahl der in Deutschland ansässigen Auftraggeber
- Zeitliche Verteilung der Arbeitstage je Land im Referenzzeitraum (in der Regel die letzten 12 Monate)
Häufige Fehler in der Praxis
Wer die A1-Bescheinigung digital und strukturiert im Griff haben möchte, kann den Kostenrechner von onlinebilanz.de nutzen, um den Verwaltungsaufwand für die GmbH-Buchhaltung insgesamt zu bewerten – oder direkt eine kostenlose Demo-Session buchen.
Fazit
Die A1-Bescheinigung für Selbstständige folgt eigenen Regeln, die sich grundlegend vom Arbeitnehmerverfahren unterscheiden. Während sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer den Antrag über ihren Arbeitgeber und die Krankenkasse einreichen, müssen Selbstständige – und insbesondere beherrschende GmbH-Gesellschafter-Geschäftsführer ohne SV-Pflicht – den direkten Weg über die DVKA gehen. Der SV-Status des GmbH-GF ist dabei der entscheidende Weichensteller: Er bestimmt nicht nur, ob eine Sozialversicherungspflicht besteht, sondern auch, welche Behörde für die Ausstellung der Bescheinigung zuständig ist.
Für Freiberufler im berufsständischen Versorgungswerk, privat krankenversicherte Selbstständige und beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer gilt gleichermaßen: Die DVKA ist die richtige Anlaufstelle, die Antragstellung sollte frühzeitig und mit vollständigen Unterlagen erfolgen, und der Nachweis des deutschen Tätigkeitsmittelpunkts muss sorgfältig dokumentiert sein. Selbst kurze Geschäftsreisen in EU-Nachbarländer sind nicht trivial – die Bescheinigungspflicht gilt ab dem ersten Tag.
Häufig gestellte Fragen
Wer stellt für einen Selbstständigen die A1-Bescheinigung aus?
Bei freiwillig in der GKV versicherten Selbstständigen stellt die zuständige gesetzliche Krankenkasse die Bescheinigung aus. Wer nicht gesetzlich krankenversichert ist (z. B. privat versichert oder in einem berufsständischen Versorgungswerk), wendet sich an die DVKA in Bonn.
Muss ein GmbH-Geschäftsführer die A1-Bescheinigung selbst beantragen?
Das hängt vom SV-Status ab. Ein sozialversicherungspflichtig beschäftigter Fremd-Geschäftsführer stellt den Antrag über die GmbH als Arbeitgeber bei der zuständigen Krankenkasse. Ein beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer ohne SV-Pflicht beantragt die Bescheinigung direkt bei der DVKA.
Was ist die DVKA und wie erreiche ich sie?
Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) ist eine Arbeitsgemeinschaft der gesetzlichen Krankenversicherung mit Sitz in Bonn. Anträge können über das DVKA-Onlineportal oder schriftlich gestellt werden. Die DVKA ist für Fälle zuständig, in denen kein gesetzlicher Krankenversicherer als primäre Anlaufstelle existiert.
Gilt die A1-Bescheinigung auch für Drittstaaten?
Nein. Die A1-Bescheinigung basiert auf der EU-Koordinierungsverordnung (EG) Nr. 883/2004 und gilt nur innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz. Für Tätigkeiten in Drittstaaten (z. B. USA, Türkei) sind bilaterale Sozialversicherungsabkommen maßgebend, die eigene Entsendebescheinigungen vorsehen.
Wie lange dauert die Ausstellung der A1-Bescheinigung bei der DVKA?
Die Bearbeitungszeit variiert. Bei vollständigen Unterlagen und unkomplizierten Sachverhalten ist die elektronische Ausstellung innerhalb weniger Werktage möglich. Bei komplexen Selbstständigen-Konstellationen (mehrere Staaten, unklarer Tätigkeitsschwerpunkt) kann es mehrere Wochen dauern. Eine frühzeitige Antragstellung – möglichst vier bis sechs Wochen vor Reisebeginn – ist dringend zu empfehlen.
Welche Konsequenzen drohen ohne A1-Bescheinigung?
Im Zielland können bei Kontrollen empfindliche Bußgelder verhängt werden. In Frankreich und Österreich sind die Sanktionen besonders strikt. Zudem kann der Arbeitgeber bzw. die entsendende GmbH haftbar werden. Eine rückwirkende Ausstellung ist möglich, schützt aber nicht vor bereits verhängten Strafen im Ausland.
25 %
Mindestanteil Inlandstätigkeit (Art. 14 Abs. 8 VO 987/2009)
24 Monate
Max. Entsendungsdauer ohne Ausnahmeentscheidung
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
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