Rechnung auf Englisch schreiben: Pflichtangaben, Formulierungen & Steuerhinweise
Export-GmbHs, die Leistungen an EU-Unternehmenskunden oder Drittlandsabnehmer erbringen, stellen Rechnungen häufig auf Englisch aus. Was viele dabei übersehen: Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten vollumfänglich – unabhängig davon, in welcher Sprache das Dokument verfasst ist. Dieser Artikel zeigt, welche Angaben zwingend enthalten sein müssen, welche englischen Standardformulierungen für Reverse Charge und innergemeinschaftliche Lieferungen anerkannt sind und worauf bei der Währungsangabe zu achten ist.
Kurzantwort
Eine Rechnung auf Englisch (invoice) einer deutschen GmbH muss alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG in sinngemäßer Übersetzung enthalten. Bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen ist der Hinweis „VAT-exempt intra-community supply“ erforderlich; bei Reverse-Charge-Fällen genügt „The recipient is liable for VAT (Reverse Charge)“. Fremdwährungsbeträge müssen nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG in Euro umgerechnet oder zusätzlich in Euro ausgewiesen werden.
Inhaltsverzeichnis
- Pflichtangaben nach §14 UStG – sprachenneutral
- Innergemeinschaftliche Lieferung: Formulierungen
- Reverse Charge: Formulierungen & Anwendungsfälle
- Währung, Umrechnung & Kursdokumentation
- Vorlagen-Bausteine: invoice deutsch-englisch
- Praxisbeispiel: Maschinenbau-GmbH liefert in die USA
- Verbuchung in der Finanzbuchhaltung
- Häufige Fehler & Rechtsfolgen
Pflichtangaben nach § 14 UStG – sprachenneutral
Das Umsatzsteuergesetz schreibt in § 14 Abs. 4 UStG einen Katalog von Pflichtangaben vor, der für jede Rechnung eines deutschen Unternehmers gilt – ohne Rücksicht auf die Sprache. Die Finanzverwaltung akzeptiert Rechnungen in Fremdsprachen, behält sich aber das Recht vor, eine beglaubigte oder einfache Übersetzung anzufordern (vgl. Abschn. 14.5 Abs. 2 UStAE). Für Export-GmbHs ist daher ratsam, zumindest einen zweisprachigen Kopfbereich vorzuhalten.
Die folgende Tabelle zeigt die gesetzlichen Pflichtangaben und deren englische Entsprechung:
| Pflichtangabe (deutsch) | Englische Bezeichnung (invoice) | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Vollständiger Name & Anschrift des Leistenden | Supplier / Seller (full name & address) | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| Vollständiger Name & Anschrift des Leistungsempfängers | Bill To / Customer (full name & address) | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden | VAT Registration No. / Tax No. | § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG |
| Ausstellungsdatum | Invoice Date | § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Invoice No. | § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG |
| Menge & Art der gelieferten Gegenstände / Umfang der Leistung | Quantity & Description of goods / services | § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG |
| Zeitpunkt der Lieferung / sonstigen Leistung | Date of supply / service | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG |
| Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen | Net amount (excl. VAT), per VAT rate | § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG |
| Steuerbefreiung oder anzuwendender Steuersatz | VAT rate / Exemption note | § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG |
| Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag | VAT amount | § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG |
| Mindestangabe Gutschrift | Credit Note (bei Gutschrift) | § 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG |
Hinweis
Bei Rechnungen bis 250 EUR brutto (Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV) entfallen Name und Anschrift des Leistungsempfängers sowie die fortlaufende Nummer. Im B2B-Export kommen Kleinbetragsrechnungen jedoch kaum vor.
Innergemeinschaftliche Lieferung: Formulierungen
Liefert eine deutsche GmbH körperliche Gegenstände an einen Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat und gelangen die Waren physisch dorthin, liegt unter den Voraussetzungen des § 6a UStG eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vor. Der Nachweis erfolgt über Gelangensbestätigung oder Alternativnachweise (§§ 17a ff. UStDV). Auf der Rechnung ist die USt-IdNr. beider Parteien anzugeben; der Hinweis auf die Steuerbefreiung ist Pflicht.
Anerkannte englische Formulierungen:
Kurzform (allgemein anerkannt)
„VAT-exempt intra-community supply pursuant to § 4 No. 1b in conjunction with § 6a UStG.“
Langform (empfohlen bei größeren Beträgen)
„This supply qualifies as a VAT-exempt intra-community supply of goods in accordance with § 4 No. 1b and § 6a of the German VAT Act (UStG). The customer’s EU VAT identification number must be valid at the time of supply.“
Beide Parteien müssen ihre USt-IdNr. auf dem Dokument ausweisen. Die USt-IdNr. des Abnehmers ist im Zeitpunkt der Lieferung durch das Bundeszentralamt für Steuern zu bestätigen (qualifizierte Bestätigungsabfrage nach § 18e UStG).
Reverse Charge: Formulierungen & Anwendungsfälle
Das Reverse-Charge-Verfahren verlagert die Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger. Im grenzüberschreitenden B2B-Verkehr ist es vor allem bei sonstigen Leistungen relevant, wenn der Ort der Leistung nach § 3a Abs. 2 UStG beim Empfänger liegt. Aber auch bestimmte innergemeinschaftliche Lieferungen und Werklieferungen können betroffen sein.
| Leistungsart | Typischer Fall | Reverse Charge Grundlage (EU) |
|---|---|---|
| Sonstige Leistung B2B (EU) | Beratung, Software, Lizenz an EU-Unternehmer | Art. 196 MwStSystRL |
| Bauleistungen (inland, § 13b UStG) | Subunternehmer für Bauträger | § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG |
| Lieferung von Erdgas, Strom (§ 13b UStG) | Energiehändler an Händler | § 13b Abs. 2 Nr. 5 UStG |
| Sonstige Leistung an Drittland-Unternehmer | IT-Dienstleistung an US-Corp | Nicht steuerbar in DE (§ 3a Abs. 2 UStG) |
Englische Standardformulierungen für Reverse Charge:
EU B2B (Art. 196 MwStSystRL)
„VAT not charged – reverse charge applies. The recipient is liable to account for VAT under Article 196 of Council Directive 2006/112/EC.“
Drittland / nicht steuerbar
„Service is not subject to German VAT. Place of supply is deemed to be at the customer’s location pursuant to § 3a para. 2 UStG.“
Achtung
Wird Reverse Charge zu Unrecht auf einer Rechnung ausgewiesen, schuldet der Aussteller gleichwohl keine Steuer – wohl aber der Empfänger unter Umständen keinen Vorsteuerabzug. Umgekehrt: Fehlt der Hinweis bei tatsächlich eingreifendem Reverse Charge, kann der Empfänger die Vorsteuer nicht ziehen. Prüfen Sie daher jeden Einzelfall.
Währung, Umrechnung & Kursdokumentation
Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG muss das Entgelt und der Steuerbetrag in der Rechnung angegeben sein. Werden diese in einer Fremdwährung (USD, GBP, CHF etc.) ausgewiesen, verlangt § 14 i. V. m. Abschn. 14.8 UStAE, dass der Euro-Gegenwert entweder zusätzlich angegeben oder durch einen Umrechnungshinweis bestimmbar ist.
Maßgeblicher Umrechnungskurs: Grundsätzlich der amtliche Umsatzsteuer-Umrechnungskurs der Europäischen Zentralbank (EZB) am Tag der Entstehung der Steuer (§ 16 Abs. 6 UStG). Alternativ ist der EZB-Tageskurs zulässig, wenn er in der Rechnung dokumentiert wird.
Empfohlene Formulierung auf der englischen Rechnung:
„Amounts shown in USD. EUR equivalent calculated at ECB exchange rate of [Datum]: 1 USD = 0,XXXX EUR. EUR net amount: [Betrag]. EUR VAT (0 %): 0,00. EUR total: [Betrag].“
Vorlagen-Bausteine: Invoice deutsch-englisch
Die folgende Übersicht liefert praxiserprobte Textbausteine für eine zweisprachige Rechnung (englische Rechnung Muster). Sie können diese 1:1 in Ihr Rechnungslayout integrieren.
| Block | Deutsch | Englisch (invoice) |
|---|---|---|
| Dokumenttitel | Rechnung | Invoice |
| Zahlungsziel | Zahlbar bis … | Due date: … / Payment terms: 30 days net |
| Bankverbindung | IBAN / BIC | Bank account: IBAN … / BIC … |
| Skonto | 2 % Skonto bei Zahlung bis … | 2 % discount if paid by … |
| Innergemeinschaftlich | Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung § 4 Nr. 1b i. V. m. § 6a UStG | VAT-exempt intra-community supply pursuant to § 4 No. 1b in conjunction with § 6a UStG |
| Reverse Charge EU | Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers § 13b UStG / Art. 196 MwStSystRL | Reverse charge – recipient is liable for VAT (Art. 196 Directive 2006/112/EC) |
| Ausfuhrlieferung | Steuerfreie Ausfuhrlieferung § 4 Nr. 1a i. V. m. § 6 UStG | VAT-exempt export supply pursuant to § 4 No. 1a in conjunction with § 6 UStG |
| Nicht steuerbar | Leistung nicht im Inland steuerbar § 3a Abs. 2 UStG | Service not subject to German VAT – place of supply outside Germany (§ 3a para. 2 UStG) |
| Gutschrift | Gutschrift | Credit Note |
Praxisbeispiel: Maschinenbau-GmbH liefert in die USA
Die TechParts GmbH (Sitz München, USt-IdNr. DE123456789) liefert eine CNC-Fräsmaschine im Wert von 85.000 USD an die Acme Manufacturing Corp., Delaware/USA. Die Ware wird per Seefracht ab Hamburg exportiert; ein Ausfuhrnachweis (Ausgangsvermerk der Zollverwaltung) liegt vor.
Steuerliche Einordnung: Steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1a i. V. m. § 6 UStG. Kein Reverse Charge (Warenlieferung, kein Dienstleistungsfall). USt = 0 EUR.
EZB-Kurs am Liefertag: 1 USD = 0,9250 EUR → 85.000 USD = 78.625,00 EUR
1200 Forderungen aLuL 78.625,00 EUR an 4200 Erlöse steuerfreie Ausfuhrlieferungen 78.625,00 EUR
(Bei Zahlungseingang Kursdifferenz über 6880 / 6900 buchen)
Pflichtangaben auf der englischen Rechnung (Auszug):
- Supplier: TechParts GmbH, Musterstraße 1, 80331 München, Germany – VAT No. DE123456789
- Bill To: Acme Manufacturing Corp., 100 Industry Blvd, Wilmington, DE 19801, USA
- Invoice No.: 2025-EXP-0047 | Invoice Date: 15.05.2025 | Date of Supply: 14.05.2025
- Description: 1× CNC Milling Machine, Model TM-500 | Net Amount: USD 85,000.00
- VAT (0 %): USD 0.00 | Total: USD 85,000.00
- EUR equivalent (ECB rate 15.05.2025: 1 USD = 0.9250 EUR): EUR 78,625.00
- Tax note: „VAT-exempt export supply pursuant to § 4 No. 1a in conjunction with § 6 UStG. Export evidence on file.“
Praxistipp
Der Ausgangsvermerk (Customs Exit Confirmation, IE599) ist der zentrale Belegnachweis für die Steuerfreiheit. Archivieren Sie ihn zusammen mit der Rechnung und dem Versanddokument (Bill of Lading / CMR) für mindestens 10 Jahre nach § 147 Abs. 3 AO.
Verbuchung in der Finanzbuchhaltung
Die korrekte Verbuchung englischsprachiger Ausgangsrechnungen unterscheidet sich buchungstechnisch nicht von deutschsprachigen – wohl aber bei der Kontenwahl und der USt-Kennzeichnung. Eine sorgfältige Finanzbuchhaltung muss sicherstellen, dass jede Auslandsrechnung dem richtigen Umsatzsteuerkennzeichen zugeordnet wird, damit die Voranmeldung (§ 18 UStG) und die Zusammenfassende Meldung (§ 18a UStG) korrekt befüllt werden.
| Sachverhalt | SKR-04-Erlöskonto | USt-Kennzeichen |
|---|---|---|
| Innergemeinschaftliche Lieferung | 4120 | IG (steuerfrei) |
| Ausfuhrlieferung Drittland | 4200 | AU (steuerfrei) |
| Reverse Charge sonstige Leistung EU | 4330 | RC (nicht steuerbar / § 3a) |
| Sonstige Leistung Drittland (nicht steuerbar) | 4120 / 4330 | Nicht steuerbar DE |
Für die Zusammenfassende Meldung (ZM) nach § 18a UStG sind innergemeinschaftliche Lieferungen und innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte monatlich bis zum 25. des Folgemonats zu melden. Reverse-Charge-Dienstleistungen an EU-Unternehmer ebenfalls.
Häufige Fehler & Rechtsfolgen
Kritische Fehlerquellen
Die folgenden Fehler führen entweder zum Verlust der Steuerfreiheit oder zu Bußgeldern nach § 379 AO:
Wer regelmäßig Auslandsrechnungen erstellt, sollte auf eine buchführungsintegrierte Rechnungssoftware setzen, die Pflichtangaben automatisch prüft und die Kennzeichen für Voranmeldung und ZM vorbelegt. Testen Sie onlinebilanz.de kostenfrei im Demo-Zugang und prüfen Sie, ob die automatisierten Export-Rechnungsvorlagen Ihren Anforderungen entsprechen.
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§14 UStG
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Steuerfreie Ausfuhr- & ig Lieferungen
Häufig gestellte Fragen
Muss eine Rechnung auf Englisch alle deutschen Pflichtangaben enthalten?
Ja. §14 Abs. 4 UStG gilt unabhängig von der Sprache. Alle Pflichtangaben – von der fortlaufenden Nummer bis zum Steuerbetrag – müssen sinngemäß in der englischen Rechnung enthalten sein.
Welche Formulierung ist für Reverse Charge auf einer englischen Rechnung korrekt?
Anerkannt ist: „VAT not charged – reverse charge applies. The recipient is liable to account for VAT under Article 196 of Council Directive 2006/112/EC." Bei rein inländischen Reverse-Charge-Fällen nach §13b UStG ist zusätzlich der Verweis auf §13b UStG empfehlenswert.
Darf eine Rechnung an einen US-Kunden in USD ausgestellt werden?
Ja, aber der Euro-Gegenwert muss entweder zusätzlich ausgewiesen oder der Umrechnungskurs mit Datum und Quelle (EZB) dokumentiert werden (§14 Abs. 4 Nr. 8 UStG i. V. m. §16 Abs. 6 UStG).
Was ist der Unterschied zwischen „intra-community supply" und „export supply"?
Eine innergemeinschaftliche Lieferung (intra-community supply) liegt vor, wenn Waren in einen anderen EU-Mitgliedstaat geliefert werden (§6a UStG). Eine Ausfuhrlieferung (export supply) betrifft Drittländer außerhalb der EU (§6 UStG). Beide sind steuerfrei, erfordern aber unterschiedliche Nachweise.
Ist eine englische Rechnung ohne Übersetzung steuerlich anerkannt?
Grundsätzlich ja. Das Finanzamt kann jedoch nach Abschn. 14.5 Abs. 2 UStAE eine einfache Übersetzung anfordern. Bei Betriebsprüfungen empfiehlt sich ein zweisprachiges Layout oder eine hinterlegte Übersetzungsvorlage.
Wann muss die Zusammenfassende Meldung abgegeben werden?
Die ZM nach §18a UStG ist bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reverse-Charge-Dienstleistungen an EU-Unternehmer monatlich bis zum 25. des Folgemonats beim Bundeszentralamt für Steuern elektronisch einzureichen.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Plattform für Buchhaltung und Jahresabschluss: Auf Wunsch prüft und unterzeichnet ein zugelassener Steuerberater Ihren Jahresabschluss. Stand der Rechtslage: August 2026.
