Betriebsprüfung.
Gewonnen wird sie vorher.
Eine Betriebsprüfung ist kein Verdachtsfall, sondern Routine — bei Großbetrieben lückenlos, bei kleineren nach Zufall und Auffälligkeit. Entschieden wird sie nicht im Prüfungszeitraum, sondern Jahre vorher: Wer jede Bewertungsentscheidung mit Paragraphenbezug belegen kann, führt ein fachliches Gespräch statt einer Verhandlung über Schätzungen.
- Fabian KlementWirtschaftsprüfer
- Jakob RößSteuerberater
- Dr. Jeannine DinnebierRechtsanwältin
Wie eine Betriebsprüfung abläuft.
In drei Phasen: Die Prüfungsanordnung nennt Zeitraum, Steuerarten und Prüfer (§ 196 AO) und ergeht regelmäßig zwei bis vier Wochen vorher. Dann folgt die eigentliche Prüfung, meist über den elektronischen Datenzugriff, und schließlich die Schlussbesprechung (§ 201 AO), in der die Feststellungen erörtert werden.
Geprüft werden bei kleineren Betrieben regelmäßig drei zusammenhängende Jahre. Die Häufigkeit hängt an der Größenklasse: Großbetriebe lückenlos, Mittelbetriebe im Schnitt alle zwölf bis fünfzehn Jahre, Kleinbetriebe seltener — sofern keine Auffälligkeiten vorliegen.
Drei Phasen — zwei davon entscheiden.
Die eigentliche Prüfung ist die kürzeste Phase. Vorbereitung und Schlussbesprechung bestimmen das Ergebnis.
Prüfungsanordnung und Vorbereitung
Zeitraum, Steuerarten und Prüfer stehen in der Anordnung (§ 196 AO), zwei bis vier Wochen vorher. Unterlagen geordnet, Sachverhalte aufbereitet, Datenzugriff vorbereitet.
Rechtsbasis§ 196 · § 197 AOPrüfung vor Ort oder digital
Buchführung und Belege sichtet der Prüfer meist über den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO. Mitwirkung ist Pflicht (§ 200 AO), Auskünfte sollten aber über eine benannte Stelle laufen.
Rechtsbasis§ 200 AOSchlussbesprechung
Hier wird verhandelt, nicht verkündet — und Sie haben Anspruch auf diesen Termin (§ 201 AO). Bindend sind dort getroffene Einigungen nur als tatsächliche Verständigung — sonst kann der Bericht noch abweichen.
Rechtsbasis§ 201 AOViele Unternehmer nehmen sie als Bekanntgabe hin. Tatsächlich ist sie der Moment, in dem strittige Punkte noch verhandelbar sind — häufig im Paket, wo eine Feststellung gegen eine andere aufgewogen wird. Ohne vorbereitete Position übernimmt man die Feststellungen ungeprüft.
Wo Prüfer zuerst hinsehen.
Sechs Bereiche verursachen den Großteil aller Feststellungen. Bei allen entscheidet nicht die Höhe, sondern die Dokumentation.
| Bereich | Was geprüft wird | Typische Feststellung | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| Gesellschafterverhältnisse | Geschäftsführergehalt, Miete, Darlehen, Pensionszusage | Verdeckte Gewinnausschüttung mangels klarer Vereinbarung | § 8 Abs. 3 KStG |
| Kassenführung | TSE, Kassenbuch, Tageslosungen, Z-Bons | Formeller Mangel, dann Hinzuschätzung | § 146a AO |
| Rückstellungen | Höhe, Grund, Wahrscheinlichkeit der Inanspruchnahme | Auflösung mangels Nachweis | § 249 HGB · § 5 EStG |
| Privatanteile | Fahrzeug, Telefon, Bewirtung, Reisen | Nichtabziehbare Aufwendungen | § 4 Abs. 5 EStG |
| Verrechnungspreise | Leistungen zwischen verbundenen Unternehmen | Korrektur mangels Dokumentation | § 90 Abs. 3 AO |
| Umsatzsteuer | Vorsteuerabzug, Rechnungsangaben, EU-Vorgänge | Versagung des Vorsteuerabzugs | § 14 · § 15 UStG |
Bei bargeldintensiven Betrieben ist die Kassenführung häufigster Ansatzpunkt: Fehlt die TSE, ist das Kassenbuch nachträglich erstellt oder sind Tageslosungen nicht nachvollziehbar — Buchführung formell mangelhaft, Hinzuschätzung eröffnet.
Was Sie müssen — und was nicht.
Die Mitwirkungspflicht ist weit, aber nicht grenzenlos. Beide Seiten zu kennen verändert den Verlauf.
- Datenzugriff: Buchführungsdaten maschinell auswertbar bereitstellen (§ 147 Abs. 6 AO).
- Auskünfte: wahrheitsgemäß, vollständig und fristgerecht antworten (§ 200 AO) — seit 2025 kann das Finanzamt ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen stellen und Verzögerungen mit einem Mitwirkungsverzögerungsgeld belegen (§ 200a AO).
- Arbeitsplatz: einen geeigneten Raum und Einsicht ermöglichen (§ 200 Abs. 2 AO).
- Aufbewahrung: Unterlagen im Prüfungszeitraum verfügbar halten (§ 147 AO).
- Umfang: Zugriff beschränkt auf Zeitraum und genannte Steuerarten (§ 194 AO).
- Prüfungsort: auf Antrag ausnahmsweise an der Amtsstelle oder beim Berater — im Ermessen des Finanzamts (§ 200 Abs. 2 AO).
- Schlussbesprechung: Anspruch auf Erörterung der Feststellungen (§ 201 AO).
- Bericht: auf Antrag Übersendung vor der Auswertung (§ 202 Abs. 2 AO).
Ein Antrag auf Prüfung außerhalb des Betriebs wird selten gestellt, kann aber sinnvoll sein: Wird ihm stattgegeben, bleibt der Betriebsablauf frei, die Kommunikation läuft über eine Stelle und unvorbereitete Gespräche zwischen Prüfer und Mitarbeitern werden vermieden. Ein Anspruch darauf besteht nicht.
Vier Fehler in der Prüfung.
Sie entscheiden selten das ganze Verfahren, kosten aber oft unnötig Geld.
Jeder redet mit dem Prüfer
Ungeprüfte Auskünfte von Mitarbeitern landen in den Feststellungen. Kommunikation gehört an eine benannte Stelle gebündelt.
Zu viele Daten überlassen
Der Datenzugriff beschränkt sich auf Prüfungszeitraum und genannte Steuerarten. Wer den Gesamtbestand liefert, öffnet Türen.
Schlussbesprechung ohne Position
Hier wird verhandelt, nicht verkündet. Ohne Argumente und Rangfolge übernimmt man die Feststellungen ungeprüft.
Dokumentation erst im Nachhinein
Bewertungsentscheidungen lassen sich Jahre später kaum begründen. Wer sie laufend festhält, hat die Prüfung halb gewonnen.
Vier Wege danach.
Der Prüfungsbericht ist nicht das Ende — er ist die Grundlage für die geänderten Bescheide.
Stellungnahme abgeben
Auf Antrag ist Ihnen der Bericht vor der Auswertung zu übersenden (§ 202 Abs. 2 AO). Dann können Sie Stellung nehmen, bevor Bescheide ergehen.
Einspruch
Gegen die geänderten Bescheide läuft ein Monat Einspruchsfrist — regelmäßig verbunden mit dem Antrag auf Aussetzung der Vollziehung.
Verbindliche Zusage
Für Sachverhalte, die auch künftig auftreten, ist eine verbindliche Zusage beantragbar. Das schafft Planungssicherheit.
Verfahren anpassen
Wiederkehrende Feststellungen zeigen einen systematischen Mangel. Buchführung und Belegfluss lassen sich im Portal entsprechend umstellen, fachlich begleitet vom beauftragten Steuerberater.
Was die Begleitung kostet.
Festpreis vorab, schriftlich zugesagt, bevor Sie beauftragen. Keine Abrechnung nach Gegenstandswert oder Zeitgebühr.
| Leistung | Preis netto | Enthalten |
|---|---|---|
| Begleitung der Betriebsprüfung | ab 999,95 € | Vorbereitung, Kommunikation, Schlussbesprechung |
| Aufbereitung der Unterlagen | ab 499,95 € | Ordnen, Datenzugriff vorbereiten, Sachverhalte dokumentieren |
| Nacherfassung fehlender Buchhaltung | ab 41,66 € / Monat | Wenn die Buchführung Lücken aufweist |
| Einspruch gegen geänderte Bescheide | ab 199,95 € | Fristwahrend, mit Aussetzung der Vollziehung |
| Antrag auf verbindliche Zusage | ab 299,95 € | Für wiederkehrende Sachverhalte, § 204 AO |
| Ersteinschätzung nach Anordnung | 0 € | Durch den kooperierenden Steuerberater nach Mandatsannahme: was geprüft wird und wo die Risiken liegen |
Was zur Betriebsprüfung gefragt wird.
Wie oft wird geprüft?
Wie lange vorher wird die Prüfung angekündigt?
Muss die Prüfung im Betrieb stattfinden?
Was prüft der Prüfer zuerst?
Was ist die Schlussbesprechung?
Wie weit reicht der Datenzugriff des Prüfers?
Was passiert bei einer Hinzuschätzung?
Kann aus der Prüfung ein Steuerstrafverfahren werden?
Was kostet die Begleitung?
Ich bin noch kein Mandant und habe eine Anordnung erhalten.
Wer die Prüfung begleitet.
Beauftragen Sie die Begleitung, übernimmt sie ein kooperierender Steuerberater namentlich und mit eigener Berufshaftung — bei Bedarf unterstützt durch einen Wirtschaftsprüfer und eine Rechtsanwältin.
Verantwortet als kooperierender Berufsträger bei Beauftragung die Bewertungsfragen der Prüfung: Rückstellungen, Abschreibungen und stille Reserven — und die Dokumentation, mit der jede Entscheidung belegt ist.
fabian.klement@onlinebilanz.de
Führt als kooperierender Steuerberater im Mandat die Kommunikation mit dem Prüfer, bereitet Datenzugriff und Unterlagen auf und vertritt Ihre Position in der Schlussbesprechung.
jakob.roess@onlinebilanz.de
Übernimmt als kooperierende Rechtsanwältin im gesonderten Mandat Einspruch und Aussetzung der Vollziehung und die Vertretung, wenn aus einer Feststellung ein Verfahren nach der AO wird.
jeannine.dinnebier@onlinebilanz.deJede Aussage hat eine Fundstelle.
Die maßgeblichen Vorschriften der Außenprüfung im amtlichen Volltext, nachlesbar beim Bundesministerium der Justiz.
verliehen in der Bundesrepublik Deutschland
Alle Angaben nach bestem Wissen und geltendem Recht (Rechtsstand Juli 2026). Keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall — Ihre konkrete Prüfungssituation klärt der beauftragte Steuerberater im Mandat.
Ihr Ansprechpartner30 Minuten mit Raphael DienerFinanzbuchhalter · Onboarding. Kein Verkaufsgespräch — wir klären Anordnung, Unterlagen und Zeitplan.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier