E-Rechnung GmbH: Was jetzt konkret zu tun ist
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für inländische B2B-Umsätze die gesetzliche Empfangspflicht für elektronische Rechnungen – und die Ausstellungspflichten folgen gestaffelt. Für Geschäftsführer einer GmbH oder UG bedeutet das konkreten Handlungsbedarf in Technik, Prozessen und Compliance. Dieser Artikel zeigt, was genau zu tun ist.
Kurzantwort
Die E-Rechnung GmbH-Pflicht tritt in zwei Stufen in Kraft: Ab 1. Januar 2025 muss jede GmbH strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD 2.x oder XRechnung) empfangen und verarbeiten können. Ab 1. Januar 2027 – bei Umsatz über 800.000 € bereits ab 2026 – müssen auch eigene Ausgangsrechnungen im strukturierten Format ausgestellt werden. Geschäftsführer haften persönlich für die ordnungsgemäße Umsetzung, da Verstöße umsatzsteuerliche und handelsrechtliche Konsequenzen haben.
Inhaltsverzeichnis
- Rechtliche Grundlagen & Pflichtrahmen
- Empfangspflicht ab 2025: Was sofort gilt
- Ausstellungspflichten: Fristen im Überblick
- Technische Umsetzung in der GmbH
- Prozesse & Verantwortlichkeiten im Unternehmen
- Praxisbeispiel: Mittelständische GmbH
- Archivierungspflicht & GoBD-Konformität
- Haftung des Geschäftsführers
- Checkliste: Umsetzung E-Rechnung GmbH
- Fazit
Rechtliche Grundlagen & Pflichtrahmen
Die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich basiert auf dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. I 2024 Nr. 108), das § 14 UStG grundlegend neu gefasst hat. Ergänzt wird der Rahmen durch § 14a UStG (besondere Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen) sowie durch die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU (europäische Norm EN 16931).
Der neue § 14 Abs. 1 UStG definiert die E-Rechnung erstmals legaldefinitorisch: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. PDF-Dokumente ohne eingebettete XML-Struktur gelten damit ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern als „sonstige Rechnung“.
Praxis-Hinweis: Abgrenzung E-Rechnung vs. sonstige Rechnung
Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung mehr. Zulässige Formate sind XRechnung (rein XML-basiert) sowie ZUGFeRD ab Version 2.1 (hybrides Format mit menschenlesbarem PDF und eingebettetem XML). Beide erfüllen EN 16931. Ältere ZUGFeRD-Versionen (1.0) sind nicht mehr ausreichend.
Sachlich beschränkt sich die Pflicht auf inländische B2B-Umsätze: Leistender und Empfänger müssen im Inland ansässig sein (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Umsätze gegenüber Verbrauchern (B2C) sowie rein grenzüberschreitende Umsätze fallen vorerst nicht unter die Pflicht.
Empfangspflicht ab 2025: Was sofort gilt
Der kritische Punkt für die GmbH-Praxis: Die Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist ab dem 1. Januar 2025. Jede GmbH, die von einem anderen inländischen Unternehmen eine E-Rechnung erhält, muss diese technisch entgegennehmen und verarbeiten können. Eine Zustimmung des Empfängers ist – anders als nach altem Recht – nicht mehr erforderlich.
Das bedeutet im Klartext: Schickt ein Lieferant ab dem 1. Januar 2025 eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, kann die empfangende GmbH nicht mehr verlangen, stattdessen ein PDF zu erhalten. Die Verpflichtung zur Verarbeitung ist einseitig und vom Aussteller nicht abdingbar.
Achtung: Eine GmbH, die E-Rechnungen technisch nicht verarbeiten kann, riskiert Vorsteuerabzugsprobleme. Kann die korrekte Verbuchung nicht nachgewiesen werden, gefährdet das den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG.
Mindestanforderung an die GmbH: Ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Anhänge empfangen und speichern kann, genügt für den reinen Empfang technisch zunächst. Entscheidend ist jedoch, dass das eingebettete XML tatsächlich ausgelesen und in die Buchhaltung überführt wird – manuelles Abtippen aus dem PDF-Layer reicht nicht mehr aus, wenn die Prüfung der Finanzbehörde die XML-Datei als maßgeblichen Beleg heranzieht.
Ausstellungspflichten: Fristen im Überblick
Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, tritt gestaffelt in Kraft. Maßgeblich ist dabei der im vorangegangenen Kalenderjahr erzielte Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 3 UStG.
| Zeitraum | Betroffene GmbH | Pflicht |
|---|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Alle inländischen Unternehmen | Empfangspflicht für E-Rechnungen |
| Ab 01.01.2026 | GmbH mit Vorjahresumsatz > 800.000 € | Ausstellungspflicht für E-Rechnungen |
| Ab 01.01.2027 | Alle übrigen inländischen Unternehmen | Ausstellungspflicht für E-Rechnungen |
| Bis 31.12.2027 | Unternehmen mit EDI-Verfahren (Einigung beider Parteien) | Übergangsregelung: EDI-Formate weiterhin zulässig |
Für die Übergangsphase 2025/2026 gilt gemäß BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024: Liegen gegenseitiges Einvernehmen vor, kann die ausstellende GmbH bis zum 31. Dezember 2025 noch Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen versenden. Dieses Einvernehmen bedarf keiner besonderen Form, kann also auch konkludent bestehen – praktisch bedeutet das, dass ein Lieferant, der bisher PDF schickt, dies kurzfristig weiterführen kann, sofern der Empfänger keine strukturierte E-Rechnung einfordert.
Technische Umsetzung in der GmbH
Der Geschäftsführer muss die technische Infrastruktur für beide Richtungen sicherstellen: Empfang und – ab den jeweiligen Fristen – Erstellung.
Empfang und Verarbeitung
Für den Empfang sind folgende Systemkomponenten erforderlich:
- E-Mail-Infrastruktur oder Lieferantenportal mit Fähigkeit zur Entgegennahme von XML-Anhängen
- Buchhaltungssoftware oder ERP-System, das ZUGFeRD 2.x / XRechnung auslesen kann (automatische Felderkennung für Lieferant, Betrag, USt, Leistungsdatum)
- Revisionssichere Archivierung des XML-Originaldokuments (nicht nur des PDF-Layers)
Ausstellung von E-Rechnungen
Für die Ausstellung benötigt die GmbH eine Software, die:
- valide XRechnung (UBL oder CII) oder ZUGFeRD 2.x mit korrektem XML-Schema erzeugt,
- Pflichtfelder nach EN 16931 vollständig befüllt (Leitweg-ID beim öffentlichen Auftraggeber, USt-IdNr., Bankverbindung etc.),
- eine Validierung gegen das offizielle KoSIT-Schema durchführt, bevor die Rechnung versendet wird.
Tool-Tipp für GmbH-Geschäftsführer
Viele DATEV-basierte und cloud-native Buchführungslösungen wie onlinebilanz.de unterstützen bereits ZUGFeRD-Import und -Export. Prüfen Sie, ob Ihre aktuelle Software den Empfang ohne Medienbruch abdeckt – und ob der Steuerberater die XML-Daten direkt verarbeiten kann. Testen Sie die Funktion kostenlos im Demo-Zugang.
Prozesse & Verantwortlichkeiten im Unternehmen
Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur die IT-Abteilung, sondern verändert Prozesse quer durch die GmbH. Als Geschäftsführer trägt man die Gesamtverantwortung – die operative Umsetzung muss aber klar delegiert und dokumentiert sein.
- Zentrales Postfach für E-Rechnungseingänge definieren
- Automatische Weiterleitung an Buchhaltungssystem
- Freigabeprozess anpassen (XML-Beleg ist maßgeblich)
- Zuständigkeiten schriftlich festlegen (§ 91 Abs. 1 AktG analog, § 43 GmbHG)
- Kundenstamm auf E-Rechnungspflicht prüfen (inländische Unternehmer?)
- Übermittlungsweg je Kunde klären (E-Mail, Peppol, Kundenportal)
- Rechnungsvorlage auf EN-16931-Pflichtfelder umstellen
- Validierungsschritt vor Versand einführen
Besondere Aufmerksamkeit verdient das Vier-Augen-Prinzip: Auch bei automatisch erzeugten E-Rechnungen bleibt die inhaltliche Prüfungspflicht bestehen. Ein fehlerhafter Steuersatz im XML-Feld ist nicht weniger schädlich als ein Fehler auf einer Papierrechnung – er ist nur schwieriger zu erkennen, wenn ausschließlich der PDF-Layer betrachtet wird.
Praxisbeispiel: Mittelständische GmbH
Die Muster-Technik GmbH (Sitz München, Vorjahresumsatz 1,2 Mio. €) liefert Industriebauteile an andere inländische Unternehmen. Ab 1. Januar 2026 ist sie ausstellungspflichtig. Der Geschäftsführer initiiert im September 2025 ein internes Projekt:
Ausgangssituation: Bisher werden Rechnungen als PDF aus einer Excel-Vorlage erzeugt und per E-Mail versendet. Eingangsrechnungen werden manuell in DATEV Unternehmen online eingetippt.
Maßnahmen bis Dezember 2025:
- Upgrade der Buchhaltungssoftware auf ZUGFeRD-2.x-fähige Version (Kosten: ca. 600 € einmalig + 40 €/Monat Zusatzmodul)
- Einrichtung eines zentralen Eingangspostfachs
rechnungen@muster-technik.demit automatischer Weiterleitung an DATEV - Schulung der Buchhaltungskraft (halber Tag extern, ca. 300 €)
- Anpassung aller Rechnungsvorlagen auf EN-16931-Pflichtfelder inkl. Leitweg-ID-Feld
- Testlauf: 10 Musterrechnungen im ZUGFeRD-Format erzeugen und gegen KoSIT-Validator validieren
Buchungssatz beim Empfang einer E-Eingangsrechnung (Rohstoffe, 5.000 € netto):
Vorsteuer 19% (SKR03: 1576) 950,00 € | an Verbindlichkeiten L+L (SKR03: 1600) –
Der entscheidende Unterschied zur bisherigen Praxis: Der Buchungsbeleg ist nun das XML-Dokument, nicht der PDF-Ausdruck. Das Archiv muss das Original-XML revisionssicher vorhalten.
Parallel dazu überprüft der Geschäftsführer im Rahmen der Jahresabschlussvorbereitung, ob die neuen Rechnungsformate korrekt in die Bilanzierung einfließen – ein Thema, das eng mit dem Jahresabschluss der GmbH verknüpft ist.
Archivierungspflicht & GoBD-Konformität
E-Rechnungen unterliegen den allgemeinen handelsrechtlichen und steuerlichen Aufbewahrungspflichten: 10 Jahre gemäß § 257 HGB und § 147 AO. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) konkretisieren die Anforderungen:
- Unveränderbarkeit: Das empfangene XML darf nicht nachträglich modifiziert werden. Korrekturen erfolgen ausschließlich über Stornorechnungen.
- Vollständigkeit: Jede empfangene E-Rechnung muss im System erfasst sein – auch solche, die inhaltliche Fehler aufweisen und beanstandet werden.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Der Finanzbehörde muss auf Verlangen ein maschinenlesbarer Export der Rechnungsdaten möglich sein (Z3-Zugriff nach GoBD).
Achtung – häufiger Fehler: Einige GmbHs archivieren nur den PDF-Layer des ZUGFeRD-Dokuments. Das ist nicht GoBD-konform. Die gesamte ZUGFeRD-Datei (PDF mit eingebettetem XML) oder die reine XRechnung-XML muss in unveränderter Form archiviert werden.
Haftung des Geschäftsführers
Der Geschäftsführer einer GmbH haftet nach § 43 Abs. 2 GmbHG der Gesellschaft gegenüber für Schäden, die aus der Verletzung seiner Sorgfaltspflichten entstehen. Im Kontext der E-Rechnungspflicht bedeutet das konkret:
- Vorsteuerversagung: Kann die GmbH den ordnungsgemäßen Empfang und die korrekte Verarbeitung einer E-Rechnung nicht nachweisen, riskiert sie den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. Nachzahlungszinsen nach § 233a AO gehen zu Lasten der GmbH.
- Ordnungswidrigkeit: Die fehlerhafte Ausstellung einer Rechnung (z. B. ohne vorgeschriebenes E-Format nach Ablauf der Übergangsfrist) kann als leichtfertige Steuerverkürzung nach § 378 AO gewertet werden.
- Persönliche Innenhaftung: Entsteht der GmbH durch fehlende Systemeinführung ein nachweisbarer Schaden (z. B. verlorener Vorsteuererstattungsanspruch), kann die Gesellschafterversammlung den Geschäftsführer nach § 43 GmbHG in Regress nehmen.
Wichtig: Die Einführung eines technisch und organisatorisch geeigneten E-Rechnungssystems ist Compliance-Pflicht, nicht Kür. Geschäftsführer sollten die Implementierung dokumentieren und ggf. durch ein kurzes Gesellschafterbeschluss-Protokoll absichern.
Für die Kostenschätzung der Implementierung steht ein Kostenrechner für GmbH-Dienstleistungen zur Verfügung.
Checkliste: Umsetzung E-Rechnung GmbH
- Buchhaltungssoftware auf ZUGFeRD 2.x / XRechnung-Fähigkeit geprüft und ggf. aktualisiert
- Zentrales Eingangspostfach für E-Rechnungen eingerichtet und kommuniziert
- Lieferanten über neue Empfangsadresse informiert
- Archivierungskonzept (XML-Original, unveränderbar, 10 Jahre) dokumentiert
- Ausgangsrechnungsvorlagen auf EN-16931-Pflichtfelder umgestellt
- KoSIT-Validierung in den Rechnungsstellungsprozess integriert
- Mitarbeiter in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung geschult
- Übergangszeitraum und Ausstellungsfrist für eigene Umsätze kalenderiert
- Steuerberater über neuen Prozess informiert und Datenschnittstelle geklärt
- Implementierung im Geschäftsführungsprotokoll dokumentiert
Fazit
Die E-Rechnung GmbH-Pflicht ist kein rein technisches IT-Projekt, sondern ein Compliance-Thema mit direkten steuerlichen und haftungsrechtlichen Konsequenzen für den Geschäftsführer. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Wenn und Aber. Die Ausstellungspflicht folgt ab 2026 (umsatzstarke GmbH) bzw. 2027 (alle übrigen). Wer jetzt die Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten sauber aufstellt, vermeidet Vorsteuerrisiken, GoBD-Verstöße und persönliche Haftungsszenarien nach § 43 GmbHG. Die verbleibende Zeit bis zur Ausstellungspflicht sollte für Systemtests, Mitarbeiterschulungen und die Abstimmung mit dem Steuerberater genutzt werden – nicht abgewartet werden.
01.01.2025
Empfangspflicht gilt seit
800.000 €
Umsatzschwelle für frühere Ausstellungspflicht (ab 2026)
10 Jahre
Aufbewahrungspflicht für E-Rechnungen (HGB/AO)
Häufig gestellte Fragen
Muss meine GmbH ab 2025 wirklich E-Rechnungen empfangen können, auch wenn wir selbst noch keine ausstellen?
Ja. Die Empfangspflicht gilt für alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 ohne Übergangsfrist. Eine GmbH, die eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei von einem Lieferanten erhält, muss diese entgegennehmen und verarbeiten können – unabhängig davon, ab wann sie selbst zur Ausstellung verpflichtet ist.
Ist ein PDF per E-Mail noch eine gültige Rechnung?
Ein einfaches PDF ist seit 2025 keine E-Rechnung mehr im gesetzlichen Sinne, sondern eine „sonstige Rechnung". Es darf in der Übergangsphase bis Ende 2025 (mit gegenseitigem Einvernehmen) noch verwendet werden, erfüllt aber nicht die EN-16931-Anforderungen. Ab den jeweiligen Ausstellungsfristen muss zwingend ein strukturiertes Format (XRechnung oder ZUGFeRD 2.x) genutzt werden.
Welche Formate sind für die E-Rechnung in Deutschland zulässig?
Zulässig sind XRechnung (rein XML-basiert, Syntax UBL oder CII) und ZUGFeRD ab Version 2.1 (hybrides PDF/XML-Format). Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. Ältere ZUGFeRD-Versionen (1.0) sowie EDIFACT-Formate sind nur noch bis Ende 2027 im Rahmen bestehender EDI-Vereinbarungen toleriert.
Was passiert, wenn meine GmbH die E-Rechnungspflicht nicht rechtzeitig umsetzt?
Folgen können sein: Versagung des Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG, Nachzahlungszinsen nach § 233a AO, mögliche Einstufung als leichtfertige Steuerverkürzung nach § 378 AO sowie persönliche Innenhaftung des Geschäftsführers nach § 43 Abs. 2 GmbHG gegenüber der Gesellschaft.
Muss das Original-XML archiviert werden oder reicht der PDF-Ausdruck?
Das XML-Original muss archiviert werden. Bei ZUGFeRD ist die gesamte hybride Datei (PDF inkl. eingebettetem XML) revisionssicher aufzubewahren. Ein reiner PDF-Ausdruck ist nicht GoBD-konform. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre gemäß § 257 HGB und § 147 AO.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: June 2026.
