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E-Rechnung GmbH: Was jetzt konkret zu tun ist

Veröffentlicht: 30.06.2026Aktualisiert: 30.06.2026Fachlich geprüft: 30.06.2026Lesezeit: ca. 7 Minuten

Rechtliche Grundlagen & Pflichtrahmen

Die Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich basiert auf dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. I 2024 Nr. 108), das § 14 UStG grundlegend neu gefasst hat. Ergänzt wird der Rahmen durch § 14a UStG (besondere Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen) sowie durch die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU (europäische Norm EN 16931).

Der neue § 14 Abs. 1 UStG definiert die E-Rechnung erstmals legaldefinitorisch: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. PDF-Dokumente ohne eingebettete XML-Struktur gelten damit ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, sondern als „sonstige Rechnung“.

Sachlich beschränkt sich die Pflicht auf inländische B2B-Umsätze: Leistender und Empfänger müssen im Inland ansässig sein (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Umsätze gegenüber Verbrauchern (B2C) sowie rein grenzüberschreitende Umsätze fallen vorerst nicht unter die Pflicht.

Empfangspflicht ab 2025: Was sofort gilt

Der kritische Punkt für die GmbH-Praxis: Die Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist ab dem 1. Januar 2025. Jede GmbH, die von einem anderen inländischen Unternehmen eine E-Rechnung erhält, muss diese technisch entgegennehmen und verarbeiten können. Eine Zustimmung des Empfängers ist – anders als nach altem Recht – nicht mehr erforderlich.

Das bedeutet im Klartext: Schickt ein Lieferant ab dem 1. Januar 2025 eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei, kann die empfangende GmbH nicht mehr verlangen, stattdessen ein PDF zu erhalten. Die Verpflichtung zur Verarbeitung ist einseitig und vom Aussteller nicht abdingbar.

Mindestanforderung an die GmbH: Ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Anhänge empfangen und speichern kann, genügt für den reinen Empfang technisch zunächst. Entscheidend ist jedoch, dass das eingebettete XML tatsächlich ausgelesen und in die Buchhaltung überführt wird – manuelles Abtippen aus dem PDF-Layer reicht nicht mehr aus, wenn die Prüfung der Finanzbehörde die XML-Datei als maßgeblichen Beleg heranzieht.

Ausstellungspflichten: Fristen im Überblick

Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, tritt gestaffelt in Kraft. Maßgeblich ist dabei der im vorangegangenen Kalenderjahr erzielte Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 3 UStG.

Für die Übergangsphase 2025/2026 gilt gemäß BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024: Liegen gegenseitiges Einvernehmen vor, kann die ausstellende GmbH bis zum 31. Dezember 2025 noch Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen versenden. Dieses Einvernehmen bedarf keiner besonderen Form, kann also auch konkludent bestehen – praktisch bedeutet das, dass ein Lieferant, der bisher PDF schickt, dies kurzfristig weiterführen kann, sofern der Empfänger keine strukturierte E-Rechnung einfordert.

Technische Umsetzung in der GmbH

Der Geschäftsführer muss die technische Infrastruktur für beide Richtungen sicherstellen: Empfang und – ab den jeweiligen Fristen – Erstellung.

Empfang und Verarbeitung

Für den Empfang sind folgende Systemkomponenten erforderlich:

• E-Mail-Infrastruktur oder Lieferantenportal mit Fähigkeit zur Entgegennahme von XML-Anhängen
• Buchhaltungssoftware oder ERP-System, das ZUGFeRD 2.x / XRechnung auslesen kann (automatische Felderkennung für Lieferant, Betrag, USt, Leistungsdatum)
• Revisionssichere Archivierung des XML-Originaldokuments (nicht nur des PDF-Layers)

Ausstellung von E-Rechnungen

Für die Ausstellung benötigt die GmbH eine Software, die:

• valide XRechnung (UBL oder CII) oder ZUGFeRD 2.x mit korrektem XML-Schema erzeugt,
• Pflichtfelder nach EN 16931 vollständig befüllt (Leitweg-ID beim öffentlichen Auftraggeber, USt-IdNr., Bankverbindung etc.),
• eine Validierung gegen das offizielle KoSIT-Schema durchführt, bevor die Rechnung versendet wird.

Prozesse & Verantwortlichkeiten im Unternehmen

Die E-Rechnungspflicht betrifft nicht nur die IT-Abteilung, sondern verändert Prozesse quer durch die GmbH. Als Geschäftsführer trägt man die Gesamtverantwortung – die operative Umsetzung muss aber klar delegiert und dokumentiert sein.

Besondere Aufmerksamkeit verdient das Vier-Augen-Prinzip: Auch bei automatisch erzeugten E-Rechnungen bleibt die inhaltliche Prüfungspflicht bestehen. Ein fehlerhafter Steuersatz im XML-Feld ist nicht weniger schädlich als ein Fehler auf einer Papierrechnung – er ist nur schwieriger zu erkennen, wenn ausschließlich der PDF-Layer betrachtet wird.

Praxisbeispiel: Mittelständische GmbH

Die Muster-Technik GmbH (Sitz München, Vorjahresumsatz 1,2 Mio. €) liefert Industriebauteile an andere inländische Unternehmen. Ab 1. Januar 2026 ist sie ausstellungspflichtig. Der Geschäftsführer initiiert im September 2025 ein internes Projekt:

Ausgangssituation: Bisher werden Rechnungen als PDF aus einer Excel-Vorlage erzeugt und per E-Mail versendet. Eingangsrechnungen werden manuell in DATEV Unternehmen online eingetippt.

Maßnahmen bis Dezember 2025:

1. Upgrade der Buchhaltungssoftware auf ZUGFeRD-2.x-fähige Version (Kosten: ca. 600 € einmalig + 40 €/Monat Zusatzmodul)
2. Einrichtung eines zentralen Eingangspostfachs rechnungen@muster-technik.de mit automatischer Weiterleitung an DATEV
3. Schulung der Buchhaltungskraft (halber Tag extern, ca. 300 €)
4. Anpassung aller Rechnungsvorlagen auf EN-16931-Pflichtfelder inkl. Leitweg-ID-Feld
5. Testlauf: 10 Musterrechnungen im ZUGFeRD-Format erzeugen und gegen KoSIT-Validator validieren

Buchungssatz beim Empfang einer E-Eingangsrechnung (Rohstoffe, 5.000 € netto):

Der entscheidende Unterschied zur bisherigen Praxis: Der Buchungsbeleg ist nun das XML-Dokument, nicht der PDF-Ausdruck. Das Archiv muss das Original-XML revisionssicher vorhalten.

Parallel dazu überprüft der Geschäftsführer im Rahmen der Jahresabschlussvorbereitung, ob die neuen Rechnungsformate korrekt in die Bilanzierung einfließen – ein Thema, das eng mit dem Jahresabschluss der GmbH verknüpft ist.

Archivierungspflicht & GoBD-Konformität

E-Rechnungen unterliegen den allgemeinen handelsrechtlichen und steuerlichen Aufbewahrungspflichten: 10 Jahre gemäß § 257 HGB und § 147 AO. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019) konkretisieren die Anforderungen:

• Unveränderbarkeit: Das empfangene XML darf nicht nachträglich modifiziert werden. Korrekturen erfolgen ausschließlich über Stornorechnungen.
• Vollständigkeit: Jede empfangene E-Rechnung muss im System erfasst sein – auch solche, die inhaltliche Fehler aufweisen und beanstandet werden.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Der Finanzbehörde muss auf Verlangen ein maschinenlesbarer Export der Rechnungsdaten möglich sein (Z3-Zugriff nach GoBD).

Haftung des Geschäftsführers

Der Geschäftsführer einer GmbH haftet nach § 43 Abs. 2 GmbHG der Gesellschaft gegenüber für Schäden, die aus der Verletzung seiner Sorgfaltspflichten entstehen. Im Kontext der E-Rechnungspflicht bedeutet das konkret:

• Vorsteuerversagung: Kann die GmbH den ordnungsgemäßen Empfang und die korrekte Verarbeitung einer E-Rechnung nicht nachweisen, riskiert sie den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. Nachzahlungszinsen nach § 233a AO gehen zu Lasten der GmbH.
• Ordnungswidrigkeit: Die fehlerhafte Ausstellung einer Rechnung (z. B. ohne vorgeschriebenes E-Format nach Ablauf der Übergangsfrist) kann als leichtfertige Steuerverkürzung nach § 378 AO gewertet werden.
• Persönliche Innenhaftung: Entsteht der GmbH durch fehlende Systemeinführung ein nachweisbarer Schaden (z. B. verlorener Vorsteuererstattungsanspruch), kann die Gesellschafterversammlung den Geschäftsführer nach § 43 GmbHG in Regress nehmen.

Wichtig: Die Einführung eines technisch und organisatorisch geeigneten E-Rechnungssystems ist Compliance-Pflicht, nicht Kür. Geschäftsführer sollten die Implementierung dokumentieren und ggf. durch ein kurzes Gesellschafterbeschluss-Protokoll absichern.

Für die Kostenschätzung der Implementierung steht ein Kostenrechner für GmbH-Dienstleistungen zur Verfügung.

Checkliste: Umsetzung E-Rechnung GmbH

• Buchhaltungssoftware auf ZUGFeRD 2.x / XRechnung-Fähigkeit geprüft und ggf. aktualisiert
• Zentrales Eingangspostfach für E-Rechnungen eingerichtet und kommuniziert
• Lieferanten über neue Empfangsadresse informiert
• Archivierungskonzept (XML-Original, unveränderbar, 10 Jahre) dokumentiert
• Ausgangsrechnungsvorlagen auf EN-16931-Pflichtfelder umgestellt
• KoSIT-Validierung in den Rechnungsstellungsprozess integriert
• Mitarbeiter in Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung geschult
• Übergangszeitraum und Ausstellungsfrist für eigene Umsätze kalenderiert
• Steuerberater über neuen Prozess informiert und Datenschnittstelle geklärt
• Implementierung im Geschäftsführungsprotokoll dokumentiert

Fazit

Die E-Rechnung GmbH-Pflicht ist kein rein technisches IT-Projekt, sondern ein Compliance-Thema mit direkten steuerlichen und haftungsrechtlichen Konsequenzen für den Geschäftsführer. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ohne Wenn und Aber. Die Ausstellungspflicht folgt ab 2026 (umsatzstarke GmbH) bzw. 2027 (alle übrigen). Wer jetzt die Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten sauber aufstellt, vermeidet Vorsteuerrisiken, GoBD-Verstöße und persönliche Haftungsszenarien nach § 43 GmbHG. Die verbleibende Zeit bis zur Ausstellungspflicht sollte für Systemtests, Mitarbeiterschulungen und die Abstimmung mit dem Steuerberater genutzt werden – nicht abgewartet werden.

Häufig gestellte Fragen

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