E-Rechnung erstellen: Pflichtfelder, Tools und häufige Fehler für Unternehmen
Ab 2025 gilt für den B2B-Bereich in Deutschland die stufenweise Pflicht zur elektronischen Rechnung. Wer als GmbH oder UG eine E-Rechnung erstellen muss, steht vor konkreten Fragen: Welches Format ist zulässig? Welche Pflichtfelder darf man nicht vergessen? Und welche Software hilft tatsächlich weiter? Dieser Artikel liefert eine praxisnahe Schritt-für-Schritt-Anleitung – inklusive Rechenbeispiel, Tool-Vergleich und den häufigsten Fehlern, die Rechnungsprüfer und Finanzbehörden aufdecken.
Kurzantwort
Um eine E-Rechnung zu erstellen, wählen Sie ein nach EN 16931 konformes Format (ZUGFeRD oder XRechnung), befüllen alle gesetzlichen Pflichtfelder gemäß § 14 UStG und § 14a UStG, validieren die Datei mit einem geeigneten Tool und versenden sie strukturiert-maschinell lesbar. Eine bloße PDF-Rechnung erfüllt ab den gesetzlichen Stichtagen die Anforderungen nicht mehr.
Inhaltsverzeichnis
Rechtlicher Rahmen & Stichtage
Die gesetzliche Grundlage für die E-Rechnungspflicht im unternehmerischen Verkehr findet sich primär in § 14 UStG sowie der ergänzenden § 14a UStG. Der Gesetzgeber hat mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. 2024 I Nr. 108) die europäische Richtlinie 2014/55/EU national umgesetzt und dabei eine stufenweise Einführung für den B2B-Bereich verankert.
Stufenplan E-Rechnungspflicht (B2B, inländische Umsätze)
| Zeitraum | Pflicht |
|---|---|
| Ab 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle Unternehmen; Ausstellungspflicht zunächst für Großunternehmen (Vorjahresumsatz > 800.000 EUR) |
| Ab 01.01.2027 | Ausstellungspflicht für alle B2B-Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 EUR; kleinere Unternehmen mit Opt-in |
| Ab 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen ohne Umsatzgrenze |
Für öffentliche Auftraggeber (B2G) gilt bereits seit 2020 eine Empfangspflicht, seit 2022 weitgehend auch eine Ausstellungspflicht nach der E-Rechnungs-Verordnung (ERechV). Wichtig: B2C-Rechnungen sowie steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG sind von der Pflicht ausgenommen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV) unterliegen Vereinfachungen.
Zulässige Formate: XRechnung & ZUGFeRD
Eine E-Rechnung im Sinne des novellierten § 14 UStG muss in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine einfache PDF-Datei – selbst wenn sie per E-Mail versandt wird – ist kein zulässiges E-Rechnungsformat.
XRechnung
Rein XML-basiertes Format (UBL oder CII), vollständig maschinenlesbar, kein visueller Lesemodus. Standard für öffentliche Auftraggeber in Deutschland (PEPPOL-Netzwerk). Empfehlenswert, wenn der Empfänger ausschließlich automatisierte Verarbeitung benötigt.
ZUGFeRD (ab v2.1 / Factur-X)
Hybridformat: PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Menschlich lesbar und maschinell verarbeitbar. Ab Profil „EN 16931″ normkonform. Empfehlenswert für KMU, die eine lesbare Rechnung für Kunden und strukturierte Daten für die Buchhaltung kombinieren wollen.
Andere nationale Formate (z. B. österreichische ebInterface, EDIFACT) können vereinbart werden, solange sie EN-16931-konform sind. Für den deutschen Markt sind XRechnung und ZUGFeRD die praktischen Standards.
Achtung: ZUGFeRD-Profile „MINIMUM“ und „BASIC WL“ erfüllen nicht den vollen EN-16931-Standard und sind als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG n.F. nicht ausreichend. Verwenden Sie mindestens das Profil „EN 16931″ oder „XRECHNUNG“.
Pflichtfelder im Detail
§ 14 Abs. 4 UStG definiert die Mindestangaben jeder Rechnung. Bei der E-Rechnung müssen diese Angaben zudem im strukturierten XML-Teil korrekt gemappt sein – eine Diskrepanz zwischen PDF-Sichtansicht und XML-Inhalt gilt als Fehler. Besondere Pflichtangaben gelten etwa bei Rechnungen mit Reverse-Charge-Verfahren, die ebenfalls elektronisch übermittelt werden können.
| Pflichtfeld | Rechtsgrundlage | Hinweis |
|---|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift Aussteller | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG | Muss mit Handelsregistereintrag übereinstimmen |
| Vollständiger Name und Anschrift Empfänger | § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG | Bei abweichender Lieferadresse: beide angeben |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers | § 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG | USt-IdNr. bei innergemeinschaftlichen Lieferungen zwingend |
| Ausstellungsdatum | § 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG | ISO-8601-Format (YYYY-MM-DD) im XML |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG | Lückenlose Nummerierung; Nummernkreise dokumentieren |
| Menge und Art der Leistung | § 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG | Handelsübliche Bezeichnung reicht; Eigenname nicht ausreichend |
| Zeitpunkt/Zeitraum der Leistung | § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG | Auch bei Anzahlungsrechnungen relevant |
| Nettobetrag je Position | § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG | In XML: Betrag und Währung (EUR) separat |
| Steuersatz und Steuerbetrag | § 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG | Aufgliederung nach Steuersätzen (19 %, 7 %, 0 %) |
| Bruttobetrag (Gesamtbetrag) | § 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG | Muss mit Summe aller Positionsbeträge rechnerisch übereinstimmen |
| Ggf. Leitweg-ID (nur B2G) | ERechV § 5 | 16-stellige Nummer des öffentlichen Auftraggebers |
Schritt-für-Schritt: E-Rechnung erstellen
1. Stammdaten pflegen
Bevor die erste E-Rechnung ausgestellt wird, müssen alle Stammdaten systemseitig hinterlegt sein: Firmenname exakt wie im Handelsregister, USt-IdNr., Bankverbindung (IBAN/BIC), Steuernummer. Fehlerhafte Stammdaten propagieren sich in jede einzelne Rechnung.
2. Format und Profil wählen
Für den B2B-Versand an Unternehmen empfiehlt sich ZUGFeRD Profil „EN 16931″ als pragmatischer Einstieg. Für öffentliche Auftraggeber ist XRechnung über das PEPPOL-Netzwerk oder das zentrale Rechnungseingangsportal des Bundes (OZG-RE) zu verwenden.
3. Rechnungsdaten erfassen
Alle Pflichtfelder gemäß § 14 Abs. 4 UStG sind vollständig und korrekt zu befüllen. Besondere Sorgfalt gilt beim Leistungsdatum: Es muss nicht mit dem Ausstellungsdatum identisch sein und ist für den Vorsteuerabzug des Empfängers maßgeblich.
4. XML-Validierung durchführen
Vor dem Versand ist die erzeugte Datei mit einem Validator zu prüfen. Der Kostenlose Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) prüft XRechnung-Dateien auf Schema- und Schematron-Konformität. Für ZUGFeRD steht der Mustang-Validator (Open Source) zur Verfügung.
5. Versand und Archivierung
Der Versand kann per E-Mail, PEPPOL, EDI oder über Kundenportale erfolgen. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019) schreiben eine revisionssichere Archivierung für 10 Jahre vor (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO). Das XML darf dabei nicht verändert werden; Konvertierungen sind zu protokollieren.
Praxisbeispiel: GmbH stellt E-Rechnung aus
Die Müller Consulting GmbH (Berlin, USt-IdNr. DE123456789) stellt ihrer Kundin, der Schmidt Handel GmbH (Hamburg), eine Rechnung für Beratungsleistungen aus.
Beispielrechnung (ZUGFeRD EN 16931)
| Position | Beschreibung | Menge | EP netto | Gesamt netto |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Strategieberatung (5 Tagessätze) | 5 Tage | 1.800,00 EUR | 9.000,00 EUR |
| 2 | Reisekosten (pauschal) | 1 Pauschale | 350,00 EUR | 350,00 EUR |
| Summenblock | Betrag |
|---|---|
| Nettosumme | 9.350,00 EUR |
| USt 19 % | 1.776,50 EUR |
| Rechnungsbetrag (brutto) | 11.126,50 EUR |
| Zahlungsziel | 30 Tage netto (Fälligkeitsdatum im XML: DueDate) |
Im XML-Teil der ZUGFeRD-Datei sind u. a. folgende Elemente zu befüllen:
ram:SellerTradeParty→ Müller Consulting GmbH mit Adresse, USt-IdNr.ram:BuyerTradeParty→ Schmidt Handel GmbHram:SpecifiedTradeSettlementHeaderMonetarySummation→ Netto, Steuer, Bruttoram:ApplicableTradeTax→ Steuersatz 19 %, Steuerbetrag 1.776,50 EUR
Forderungen aus L&L 11.126,50 EUR an Umsatzerlöse 9.350,00 EUR / Umsatzsteuer 1.776,50 EUR
Software & Tools im Vergleich
Die Marktauswahl ist groß. Entscheidend sind EN-16931-Konformität, DATEV-Schnittstelle und GoBD-konforme Archivierung.
Kostenfreie / Open-Source-Tools
- Mustang Project (Java-Bibliothek): Erzeugt und validiert ZUGFeRD/XRechnung, für Entwickler geeignet
- KoSIT Validator: Offizielle Validierung für XRechnung (CLI & Weboberfläche)
- Gefaktura / Invoice Portal: Webbasierte Erstellung ohne Installation, für Einzelrechnungen
Kommerzielle Lösungen
- DATEV Unternehmen online: Tief integriert mit Steuerberatung, GoBD-Archiv
- lexoffice / sevDesk: SaaS, einfache Bedienung, ZUGFeRD-Export, DATEV-Export
- SAP / Microsoft Dynamics: Enterprise-Lösungen mit nativen E-Rechnungsmodulen
- onlinebilanz.de: Integrierter Workflow von Belegerfassung bis Jahresabschluss, E-Rechnungsempfang und -verarbeitung – kostenlose Demo starten
Auswahlkriterien für E-Rechnungs-Software
- Unterstützt ZUGFeRD ≥ 2.1 Profil „EN 16931″ und/oder XRechnung 3.x
- Integrierter Validator (Schema + Schematron)
- DATEV-Export oder direkte Steuerberater-Schnittstelle
- GoBD-konforme, unveränderliche Archivierung
- Unterstützung von PEPPOL-Versand (für B2G und internationale Partner)
- Mandantenfähigkeit (relevant für Holdingstrukturen)
Häufige Fehler und wie Sie sie vermeiden
Fehler 1: Falsches ZUGFeRD-Profil
Viele Buchhaltungsprogramme exportieren standardmäßig das Profil „MINIMUM“ oder „BASIC WL“. Diese Profile enthalten nicht alle Pflichtfelder der EN 16931 und sind damit umsatzsteuerrechtlich unvollständig. Lösung: Profil in den Einstellungen explizit auf „EN 16931″ oder „XRECHNUNG“ setzen.
Fehler 2: Diskrepanz zwischen PDF-Sichtansicht und XML
Bei ZUGFeRD ist der XML-Inhalt maßgeblich. Wenn die PDF-Sichtansicht einen Nettobetrag von 9.350 EUR zeigt, das XML aber 9.300 EUR enthält, liegt ein Fehler vor, der den Vorsteuerabzug beim Empfänger gefährdet. Lösung: Nach jeder Änderung erneut validieren, nie manuell in den XML-Bereich eingreifen.
Fehler 3: Fehlendes oder falsches Leistungsdatum
Das Leistungsdatum (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG) fehlt in erstaunlich vielen automatisch erstellten Rechnungen oder wird mit dem Ausstellungsdatum gleichgesetzt. Für den Vorsteuerabzug des Empfängers ist das tatsächliche Leistungsdatum entscheidend. Lösung: Leistungszeitraum immer separat erfassen und im XML-Element ram:ActualDeliverySupplyChainEvent korrekt mappen.
Fehler 4: Ungültige oder fehlende Rechnungsnummer
Lücken in der Rechnungsnummerierung sind ein klassisches Prüffeld bei Betriebsprüfungen (§ 200 AO). Werden E-Rechnungen parallel zu PDF-Rechnungen oder in mehreren Systemen erstellt, entstehen leicht Doppelungen oder Lücken. Lösung: Zentrales Nummernkreissystem mit dokumentierter Logik; im besten Fall nur ein ausstellendes System.
Fehler 5: Archivierung der Sichtansicht statt des XML
Manche Unternehmen speichern nur das PDF der ZUGFeRD-Rechnung und übersehen, dass damit das eingebettete XML verloren gehen kann, wenn nicht auf PDF/A-3-Basis archiviert wird. Lösung: Original-ZUGFeRD-Datei (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) unveränderlich archivieren; bei XRechnung die XML-Originaldatei sichern.
Vorsicht bei nachträglichen Korrekturen: Eine einmal versandte E-Rechnung darf nicht einfach überschrieben werden. Korrekturen erfordern eine Stornorechnung (Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne, § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG) mit eindeutiger Referenz auf die Originalrechnungsnummer.
Fehler 6: Fehlende Leitweg-ID bei B2G-Rechnungen
Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist die 16-stellige Leitweg-ID des Auftraggebers im XML-Element ram:BuyerReference zwingend. Fehlt sie, wird die Rechnung vom Empfangsportal automatisch abgewiesen – mit entsprechenden Zahlungsverzögerungen.
Verbindung zum Jahresabschluss
Die korrekte Ausstellung und Archivierung von E-Rechnungen hat unmittelbare Auswirkungen auf die Buchführungs- und Bilanzierungspflichten. Fehlerhaft erfasste Ausgangsrechnungen führen zu Differenzen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und können im schlimmsten Fall die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nach § 238 HGB gefährden. Für den Jahresabschluss der GmbH bedeutet das konkret: Vollständig digitalisierte und validierte E-Rechnungen vereinfachen die Abstimmung offener Posten, die Bewertung von Forderungen und die Vorbereitung der Umsatzsteuer-Jahreserklärung erheblich. Wer heute einen sauberen E-Rechnungs-Workflow einrichtet, legt damit auch die Grundlage für einen effizienten, fehlerarmen Jahresabschluss.
Übrigens: Unternehmen mit komplexeren Strukturen (Holding mit Tochtergesellschaften) sollten prüfen, ob eine konzernweite Lösung mit einheitlichem Nummernkreis und mandantenfähiger Archivierung sinnvoll ist. Die Kosten dafür lassen sich mit dem onlinebilanz-Kostenrechner schnell abschätzen.
Fazit
Eine E-Rechnung erstellen bedeutet weit mehr als das Speichern einer PDF-Datei unter neuem Namen. Es erfordert die bewusste Wahl eines EN-16931-konformen Formats (XRechnung oder ZUGFeRD ≥ Profil „EN 16931″), die sorgfältige Befüllung aller Pflichtfelder nach § 14 UStG, eine konsequente XML-Validierung vor dem Versand und eine GoBD-konforme Langzeitarchivierung. Wer diese vier Schritte systematisch umsetzt, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern profitiert auch von schnelleren Zahlungseingängen, reduzierten Rückfragen und einem reibungsloseren Jahresabschluss-Prozess. Die Investition in geeignete Software rechnet sich bereits nach wenigen Monaten – besonders wenn manuelle Nacharbeiten bei fehlerhaften Rechnungen entfallen.
250 EUR
Kleinbetragsrechnungsgrenze (§ 33 UStDV)
10 Jahre
Aufbewahrungsfrist E-Rechnung (§ 147 AO)
Häufig gestellte Fragen
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail noch zulässig?
Ab den gesetzlichen Stichtagen (stufenweise ab 2025) erfüllt eine einfache PDF-Rechnung die Anforderungen an eine E-Rechnung im B2B-Bereich nicht mehr. Zulässig sind nur strukturiert-maschinell lesbare Formate nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil „EN 16931".
Welches ZUGFeRD-Profil ist für B2B-Rechnungen korrekt?
Für die gesetzeskonforme E-Rechnung nach § 14 UStG n.F. muss mindestens das ZUGFeRD-Profil „EN 16931" verwendet werden. Die Profile „MINIMUM" und „BASIC WL" sind nicht ausreichend.
Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung versende?
Eine fehlerhafte Rechnung kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden. Korrekturen sind nur über eine formelle Stornorechnung (Gutschrift) mit Referenz auf die Originalrechnung möglich, nicht durch nachträgliche Änderung der Datei.
Muss ich als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuerausweisung befreit, unterliegen aber grundsätzlich ebenfalls den stufenweisen Pflichten zur E-Rechnungsausstellung im B2B-Bereich. Sie stellen dann eine E-Rechnung ohne ausgewiesene USt aus.
Wie lange muss ich E-Rechnungen archivieren?
E-Rechnungen (Ausgangs- und Eingangsrechnungen) sind nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO i.V.m. § 257 HGB zehn Jahre lang unveränderlich und geordnet aufzubewahren. Das XML-Original darf dabei nicht verändert oder in ein verlustbehaftetes Format konvertiert werden.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Plattform für Buchhaltung und Jahresabschluss: Auf Wunsch prüft und unterzeichnet ein zugelassener Steuerberater Ihren Jahresabschluss. Stand der Rechtslage: June 2026.
