Durchlaufende Posten Buchungssatz 2026: Praxis-Leitfaden
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Durchlaufende Posten sind Gelder, die ein Unternehmen nur vorübergehend für fremde Rechnung verwaltet – wie Umsatzsteuer, Lohnsteuer oder Inkassobeträge. Die korrekte Buchung mit dem richtigen durchlaufende Posten Buchungssatz ist entscheidend, um Bilanz und GuV nicht zu verfälschen. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie durchlaufende Posten im SKR 03 und SKR 04 richtig erfassen und welche steuerlichen Besonderheiten Sie 2026 beachten müssen.
Kurzantwort
Durchlaufende Posten sind Beträge, die ein Unternehmen treuhänderisch für Dritte verwaltet und weiterleitet, ohne dass sie den eigenen Umsatz berühren. Der Buchungssatz für durchlaufende Posten lautet typischerweise: Eingang „Bank an Verbindlichkeiten aus durchlaufenden Posten“ und Ausgang „Verbindlichkeiten aus durchlaufenden Posten an Bank“. Wichtigste Beispiele sind Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Sozialversicherung und Inkassobeträge. Die korrekte Buchung verhindert Verfälschungen in Bilanz und GuV.
Inhaltsverzeichnis
- Was sind durchlaufende Posten und wann entstehen sie?
- Typische Beispiele für durchlaufende Posten in der Praxis
- Wie lautet der Buchungssatz für durchlaufende Posten?
- Durchlaufende Posten am Beispiel Umsatzsteuer: Buchungssätze Schritt für Schritt
- Lohnsteuer und Sozialversicherung als durchlaufende Posten buchen
- Durchlaufende Posten bei Inkasso- und Agenturgeschäften
- Wie werden durchlaufende Posten in Bilanz und GuV ausgewiesen?
- Häufige Fehler bei der Buchung durchlaufender Posten und wie Sie diese vermeiden
- Welche Konten werden im SKR 03 und SKR 04 für durchlaufende Posten verwendet?
- Steuerliche Behandlung durchlaufender Posten: Was ist zu beachten?
Was sind durchlaufende Posten und wann entstehen sie?
Durchlaufende Posten sind Geldbeträge, die ein Unternehmen für einen Dritten vereinnahmt oder verauslagt, ohne dass diese Beträge das eigene wirtschaftliche Ergebnis berühren. Das Unternehmen handelt dabei lediglich als Zahlungsvermittler. Die durchlaufenden Posten erhöhen weder den Umsatz noch die Kosten des Unternehmens, sondern führen ausschließlich zu einer temporären Forderung oder Verbindlichkeit, die in der Buchhaltung zu erfassen und später auszugleichen ist.
Klassische Beispiele sind die Weiterleitung von Umsatzsteuer an das Finanzamt, die Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen für Arbeitnehmer, Durchlaufposten bei Inkassovorgängen oder die Erstattung von Reisekosten, die der Arbeitgeber zunächst vorgestreckt hat. In all diesen Fällen agiert das Unternehmen als Vermittler zwischen zwei anderen Parteien, ohne selbst wirtschaftlich betroffen zu sein.
Praxis-Hinweis
Durchlaufende Posten dürfen nach § 246 Abs. 1 HGB in der Bilanz nicht als Umsatzerlös oder Aufwand ausgewiesen werden. Sie erscheinen stattdessen als Forderung oder Verbindlichkeit gegenüber dem Dritten. In der GuV bleiben sie erfolgsneutral.
Abgrenzung zu eigenen Umsätzen und Kosten
Entscheidend für die Qualifikation als durchlaufender Posten ist die fehlende wirtschaftliche Belastung des Unternehmens. Sobald ein Betrag das Unternehmen wirtschaftlich betrifft – etwa bei einer echten Erlösvereinnahmung oder Kostenerstattung –, handelt es sich nicht mehr um einen durchlaufenden Posten, sondern um einen eigenen Geschäftsvorfall. Die Abgrenzung ist vor allem bei Provisionen, Inkassogebühren und Kostenerstattungen zu beachten.
Typische Beispiele für durchlaufende Posten in der Praxis
In der täglichen Buchhaltung kommen durchlaufende Posten in verschiedenen Konstellationen vor. Die häufigsten Fälle betreffen steuerliche Abführungspflichten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Inkasso- und Agenturgeschäfte.
Umsatzsteuer als klassischer Durchlaufposten
Die Umsatzsteuer ist der bekannteste durchlaufende Posten. Das Unternehmen vereinnahmt die Umsatzsteuer beim Verkauf von Waren oder Dienstleistungen und leitet sie im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt weiter. Für das Unternehmen entsteht dadurch weder ein Ertrag noch ein Aufwand. Der Betrag wird als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt gebucht.
Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge
Bei der Lohnabrechnung behält der Arbeitgeber Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer vom Bruttolohn ein und führt diese an das Finanzamt ab. Gleiches gilt für die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung, die an die Krankenkasse weitergeleitet werden. Diese Beträge sind durchlaufende Posten, da sie lediglich einbehalten und weitergegeben werden.
| Posten | Vereinnahmt von | Abgeführt an | Charakter |
|---|---|---|---|
| Umsatzsteuer | Kunde | Finanzamt | Durchlaufend |
| Lohnsteuer | Arbeitnehmer (Bruttolohn) | Finanzamt | Durchlaufend |
| SV-Beiträge (AN-Anteil) | Arbeitnehmer (Bruttolohn) | Krankenkasse | Durchlaufend |
| Inkasso für Dritte | Schuldner | Auftraggeber | Durchlaufend |
| Reisekostenerstattung (ohne Aufschlag) | Arbeitnehmer | Dienstleister | Durchlaufend |
Auch bei Inkassogeschäften, bei denen ein Unternehmen Forderungen für einen Dritten eintreibt und diese – abzüglich einer Provision – weiterleitet, entsteht ein durchlaufender Posten. Hier ist die Provision selbst jedoch kein durchlaufender Posten, sondern ein eigener Umsatz.
Wie lautet der Buchungssatz für durchlaufende Posten?
Die buchhalterische Erfassung durchlaufender Posten erfolgt erfolgsneutral über Forderungs- und Verbindlichkeitskonten. Der Buchungssatz orientiert sich dabei an der Zahlungsrichtung: Vereinnahmt das Unternehmen einen Betrag für Dritte, entsteht eine Verbindlichkeit. Verausgabt es einen Betrag im Namen eines Dritten, entsteht zunächst eine Forderung.
Buchungssatz bei Vereinnahmung für Dritte
Wenn das Unternehmen Geld für einen Dritten vereinnahmt – beispielsweise Umsatzsteuer vom Kunden oder Lohnsteuer vom Arbeitnehmer – lautet der Buchungssatz:
Buchungssatz Vereinnahmung
Soll: Bank / KasseHaben: Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt / Dritte
(alternativ: Verbindlichkeiten aus durchlaufenden Posten)
Beispiel: Ein Unternehmen erhält von einem Kunden 11.900 Euro (10.000 Euro Netto + 1.900 Euro Umsatzsteuer). Die Umsatzsteuer ist ein durchlaufender Posten.
- Soll: Bank 11.900 Euro
- Haben: Umsatzerlöse 10.000 Euro
- Haben: Umsatzsteuer (Verbindlichkeit) 1.900 Euro
Buchungssatz bei Verausgabung für Dritte
Verausgabt das Unternehmen einen Betrag für einen Dritten – etwa bei der Erstattung von Reisekosten –, entsteht zunächst eine Forderung gegenüber dem Dritten:
Buchungssatz Verausgabung
Soll: Forderungen gegenüber Dritten / durchlaufende PostenHaben: Bank / Kasse
Sobald der Dritte den Betrag erstattet, wird die Forderung ausgeglichen. Diese Buchungen bleiben erfolgsneutral, berühren also weder Aufwands- noch Ertragskonten.
Durchlaufende Posten am Beispiel Umsatzsteuer: Buchungssätze Schritt für Schritt
Die Umsatzsteuer ist der häufigste durchlaufende Posten in der Praxis. Ihre Buchung erfolgt in mehreren Schritten: Vereinnahmung beim Verkauf, Abzug der Vorsteuer und Abführung an das Finanzamt im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Schritt 1: Verkauf und Vereinnahmung der Umsatzsteuer
Bei einem Verkauf wird die Umsatzsteuer vom Kunden vereinnahmt. Sie wird auf einem separaten Konto (Umsatzsteuer oder USt 19 %) gebucht, das als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt geführt wird.
- Soll: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (oder Bank) 11.900 Euro
- Haben: Umsatzerlöse 10.000 Euro
- Haben: Umsatzsteuer 19 % 1.900 Euro
Schritt 2: Einkauf und Vorsteuerabzug
Beim Einkauf zahlt das Unternehmen Vorsteuer. Diese wird als Forderung gegenüber dem Finanzamt gebucht:
- Soll: Wareneinkauf 5.000 Euro
- Soll: Vorsteuer 19 % 950 Euro
- Haben: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (oder Bank) 5.950 Euro
Schritt 3: Zahllast ermitteln und abführen
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ermittelt die Zahllast: Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer. Die Differenz wird an das Finanzamt abgeführt. Im obigen Beispiel: 1.900 Euro – 950 Euro = 950 Euro Zahllast.
- Soll: Umsatzsteuer 19 % 1.900 Euro
- Soll: Vorsteuer 19 % (Umbuchung) 950 Euro (alternativ: Verrechnung)
- Haben: Bank 950 Euro
Alternativ kann die Verrechnung automatisch erfolgen, sodass nur die Zahllast gebucht wird:
- Soll: Umsatzsteuer-Zahllast 950 Euro
- Haben: Bank 950 Euro
„Die Umsatzsteuer ist der Klassiker unter den durchlaufenden Posten. Viele Mandanten buchen sie anfangs fälschlicherweise als Ertrag oder Aufwand. Entscheidend ist die erfolgsneutrale Darstellung über die Verbindlichkeits- und Forderungskonten – das schützt vor Fehlern in der GuV und Bilanz.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Lohnsteuer und Sozialversicherung als durchlaufende Posten buchen
Bei der Lohnabrechnung entstehen mehrere durchlaufende Posten: Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer sowie die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung. Diese Beträge werden vom Bruttolohn einbehalten und an Finanzamt bzw. Krankenkasse weitergeleitet.
Buchungssatz bei der Lohnabrechnung
Der Bruttolohn wird als Aufwand gebucht. Davon werden die Arbeitnehmeranteile und Steuern einbehalten, die als Verbindlichkeiten erfasst werden. Der Nettolohn wird ausgezahlt.
Beispiel: Bruttolohn 5.000 Euro, Lohnsteuer 800 Euro, Solidaritätszuschlag 44 Euro, Arbeitnehmeranteil Sozialversicherung 1.000 Euro, Nettolohn 3.156 Euro.
- Soll: Löhne und Gehälter 5.000 Euro
- Haben: Verbindlichkeiten Lohnsteuer 800 Euro
- Haben: Verbindlichkeiten Solidaritätszuschlag 44 Euro
- Haben: Verbindlichkeiten Sozialversicherung (AN-Anteil) 1.000 Euro
- Haben: Bank (Nettolohn) 3.156 Euro
Abführung an Finanzamt und Krankenkasse
Die einbehaltenen Beträge werden zu den gesetzlichen Terminen abgeführt. Die Verbindlichkeiten werden dabei ausgebucht:
Abführung Lohnsteuer
Soll: Verbindlichkeiten Lohnsteuer 800 Euro Soll: Verbindlichkeiten Solidaritätszuschlag 44 Euro Haben: Bank 844 Euro
Abführung Sozialversicherung
Soll: Verbindlichkeiten Sozialversicherung (AN-Anteil) 1.000 Euro Soll: Aufwand Sozialversicherung (AG-Anteil) 1.000 Euro Haben: Bank 2.000 Euro
Wichtig: Arbeitgeberanteil ist kein durchlaufender Posten
Nur der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung ist ein durchlaufender Posten. Der Arbeitgeberanteil ist echter Aufwand des Unternehmens und wird erfolgswirksam gebucht.
Durchlaufende Posten bei Inkasso- und Agenturgeschäften
Bei Inkassogeschäften oder Agenturverträgen tritt das Unternehmen als Zahlungsvermittler auf: Es vereinnahmt Beträge für einen Auftraggeber, behält eine Provision ein und leitet den Restbetrag weiter. Nur die Provision ist eigener Umsatz – der weitergeleitete Betrag ist ein durchlaufender Posten.
Beispiel: Inkasso für Dritte
Ein Unternehmen treibt für einen Auftraggeber eine Forderung über 10.000 Euro ein. Die vereinbarte Provision beträgt 10 %, also 1.000 Euro. Der Restbetrag von 9.000 Euro wird an den Auftraggeber weitergeleitet.
Buchungssatz bei Vereinnahmung
- Soll: Bank 10.000 Euro
- Haben: Verbindlichkeiten gegenüber Auftraggeber 10.000 Euro
Buchungssatz bei Weiterleitung und Provisionsvereinnahmung
- Soll: Verbindlichkeiten gegenüber Auftraggeber 10.000 Euro
- Haben: Umsatzerlöse (Provision) 1.000 Euro
- Haben: Bank 9.000 Euro
Die 9.000 Euro sind der durchlaufende Posten, die 1.000 Euro Provision sind eigener Ertrag. In der GuV erscheint nur die Provision als Umsatz.
„In der Praxis sehen wir oft, dass Inkassobüros oder Agenturen den gesamten vereinnahmten Betrag als Umsatz buchen und die Weiterleitung als Aufwand – das verfälscht die GuV erheblich. Die korrekte Abbildung als durchlaufender Posten ist nicht nur handelsrechtlich geboten, sondern auch betriebswirtschaftlich aussagekräftiger.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Wie werden durchlaufende Posten in Bilanz und GuV ausgewiesen?
Durchlaufende Posten erscheinen nicht in der Gewinn- und Verlustrechnung, da sie erfolgsneutral sind. In der Bilanz werden sie als Forderungen oder Verbindlichkeiten ausgewiesen, je nach Zahlungsrichtung. Die korrekte Darstellung ist nach § 246 Abs. 1 HGB zwingend, da ansonsten das Gebot der periodengerechten Abgrenzung und das Saldierungsverbot verletzt werden.
Ausweis in der Bilanz
Durchlaufende Posten können – abhängig von der Fristigkeit und der Art der Gegenseite – unter folgenden Bilanzpositionen erscheinen:
- Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt: Umsatzsteuer, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag (kurzfristig)
- Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern: Arbeitnehmeranteile Sozialversicherung (kurzfristig)
- Sonstige Verbindlichkeiten: Durchlaufende Posten gegenüber Dritten (z. B. Inkasso, Weiterleitung von Geldern)
- Forderungen gegenüber Dritten: Vorgestreckte Beträge, die noch nicht erstattet wurden
Keine Erfassung in der GuV
Da durchlaufende Posten das wirtschaftliche Ergebnis nicht berühren, dürfen sie nicht als Umsatzerlös oder Aufwand in der GuV erfasst werden. Eine fehlerhafte Buchung als Umsatz würde die Umsatzrendite verzerren und zu einer falschen Darstellung der Ertragslage führen. Bei Prüfungen durch Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer wird diese Abgrenzung regelmäßig kontrolliert.
| Vorgang | Bilanzposition | GuV-Position |
|---|---|---|
| Umsatzsteuer (vereinnahmt) | Verbindlichkeiten ggü. Finanzamt | — |
| Vorsteuer (gezahlt) | Forderungen ggü. Finanzamt | — |
| Lohnsteuer (einbehalten) | Verbindlichkeiten ggü. Finanzamt | — |
| Sozialversicherung AN-Anteil | Verbindlichkeiten ggü. SV-Träger | — |
| Inkasso (Weiterleitung) | Verbindlichkeiten ggü. Dritten | — |
| Provision (Inkasso) | — | Umsatzerlöse |
Wer Unterstützung bei der korrekten Bilanzierung und beim Jahresabschluss benötigt, kann auf digitale Steuerberater-Leistungen wie bei OnlineBilanz.de zurückgreifen – dort erstellen zugelassene Steuerberater den Jahresabschluss mit transparenten Festpreisen und übernehmen die vollständige fachliche Verantwortung.
Häufige Fehler bei der Buchung durchlaufender Posten und wie Sie diese vermeiden
Durchlaufende Posten werden in der Praxis häufig fehlerhaft gebucht. Die Folgen reichen von verzerrten Kennzahlen über fehlerhafte Steuererklärungen bis hin zu Beanstandungen bei der Jahresabschlussprüfung. Die häufigsten Fehler lassen sich durch konsequente Anwendung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung vermeiden.
Fehler 1: Durchlaufende Posten als Umsatz buchen
Der häufigste Fehler: Durchlaufende Posten werden als Umsatzerlös gebucht, die Weiterleitung als Aufwand. Das führt zu einem künstlich erhöhten Umsatz und verfälscht zentrale Kennzahlen wie Umsatzrendite, EBITDA und Eigenkapitalquote. Auch die Umsatzgrenze für Größenklassen nach § 267 HGB kann dadurch fälschlicherweise überschritten werden.
Praxis-Warnung
Werden durchlaufende Posten fälschlicherweise als Umsatz erfasst, kann dies dazu führen, dass ein Unternehmen irrtümlich in eine höhere Größenklasse rutscht – mit der Folge erweiterter Offenlegungs- und Prüfungspflichten nach § 316 HGB.
Fehler 2: Verwechslung von Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil
Nur der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung ist ein durchlaufender Posten. Der Arbeitgeberanteil ist echter Personalaufwand und muss erfolgswirksam gebucht werden. Eine Verwechslung führt zu falschen Personalkosten in der GuV.
Fehler 3: Fehlende oder verspätete Verbuchung
Durchlaufende Posten müssen zeitnah und periodengerecht gebucht werden. Wird die Umsatzsteuer beispielsweise erst bei Abführung ans Finanzamt gebucht, fehlt die Verbindlichkeit in der Zwischenbilanz. Das verstößt gegen § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB (Periodenabgrenzung).
-
Durchlaufende Posten immer erfolgsneutral buchen (nie über GuV)
-
Umsatzsteuer und Vorsteuer auf separaten Konten führen
-
Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil SV strikt trennen
-
Verbindlichkeiten zeitnah buchen (nicht erst bei Zahlung)
-
Bei Inkasso: nur Provision als Umsatz, Weiterleitung als durchlaufend
-
Jahresabschluss: Prüfung der Verbindlichkeiten und Forderungen gegenüber Finanzamt und SV-Trägern
„Fehler bei durchlaufenden Posten fallen oft erst bei der Jahresabschlusserstellung auf. Dann müssen umfangreiche Korrekturbuchungen vorgenommen werden. Eine saubere laufende Buchhaltung – idealerweise in Abstimmung mit einem Steuerberater – erspart erheblichen Aufwand und schützt vor Folgefehlern in der Steuererklärung.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Welche Konten werden im SKR 03 und SKR 04 für durchlaufende Posten verwendet?
In der DATEV-Systematik werden durchlaufende Posten standardisiert auf speziellen Konten gebucht. Die beiden gängigsten Kontenrahmen – SKR 03 (Prozessgliederung) und SKR 04 (Abschlussgliederung) – unterscheiden sich in der Nummerierung, nicht jedoch in der Systematik.
Wichtigste Konten für durchlaufende Posten
| Posten | SKR 03 | SKR 04 | Typ |
|---|---|---|---|
| Umsatzsteuer 19 % | 1776 | 3806 | Verbindlichkeit |
| Umsatzsteuer 7 % | 1771 | 3801 | Verbindlichkeit |
| Vorsteuer 19 % | 1576 | 1406 | Forderung |
| Vorsteuer 7 % | 1571 | 1401 | Forderung |
| Verbindlichkeiten Lohnsteuer | 1740 | 3730 | Verbindlichkeit |
| Verbindlichkeiten Solidaritätszuschlag | 1750 | 3740 | Verbindlichkeit |
| Verbindlichkeiten Kirchensteuer | 1755 | 3745 | Verbindlichkeit |
| Verbindlichkeiten Sozialversicherung | 1760 | 3750 | Verbindlichkeit |
| Durchlaufende Posten (allgemein) | 1590 | 1430 | Forderung oder Verbindlichkeit |
Buchungsbeispiele im SKR 03
Ein Verkauf über 11.900 Euro (netto 10.000 Euro, USt 1.900 Euro) wird im SKR 03 wie folgt gebucht:
- Soll: 1200 (Bank) 11.900 Euro
- Haben: 8400 (Erlöse 19 % USt) 10.000 Euro
- Haben: 1776 (Umsatzsteuer 19 %) 1.900 Euro
Die Abführung der Umsatzsteuer-Zahllast (nach Verrechnung mit Vorsteuer) erfolgt über:
- Soll: 1776 (Umsatzsteuer 19 %) 1.900 Euro
- Soll: 1576 (Vorsteuer 19 %) 950 Euro (Umbuchung/Verrechnung)
- Haben: 1200 (Bank) 950 Euro
Buchungsbeispiele im SKR 04
Derselbe Vorgang im SKR 04:
- Soll: 1800 (Bank) 11.900 Euro
- Haben: 4400 (Erlöse 19 % USt) 10.000 Euro
- Haben: 3806 (Umsatzsteuer 19 %) 1.900 Euro
Die Systematik ist identisch, nur die Kontonummern unterscheiden sich. In modernen Buchhaltungsprogrammen werden die Konten meist automatisch vorgeschlagen, sobald ein Umsatzsteuersatz oder ein Lohnbuchungsvorgang erfasst wird.
Tipp für die Praxis
Viele Buchhaltungsprogramme bieten Buchungsvorlagen für Lohnbuchungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen. Diese automatisieren die korrekte Verbuchung durchlaufender Posten und minimieren Fehlerquellen.
Steuerliche Behandlung durchlaufender Posten: Was ist zu beachten?
Durchlaufende Posten sind steuerlich neutral: Sie erhöhen weder den steuerpflichtigen Gewinn noch mindern sie ihn. Entscheidend ist die korrekte Abgrenzung, damit die Steuerbemessungsgrundlage nicht verfälscht wird. Auch im Rahmen der Umsatzsteuer gelten besondere Regeln.
Ertragsteuerliche Behandlung (Körperschaft- und Gewerbesteuer)
Bei der Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns nach § 4 Abs. 1 EStG bzw. § 8 Abs. 1 KStG bleiben durchlaufende Posten außen vor. Sie sind weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben. Eine fehlerhafte Erfassung als Umsatz würde den Gewinn vor Steuern unverändert lassen (da auch die Weiterleitung als Aufwand gebucht würde), aber die Umsatzkennzahlen verfälschen.
Umsatzsteuerliche Behandlung
Die vereinnahmte Umsatzsteuer ist kein Entgelt im Sinne von § 10 UStG, sondern eine durchlaufende Zahlung an das Finanzamt. Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG erfolgt unabhängig davon. Bei Inkassogeschäften ist zu prüfen, ob der Inkassodienstleister im eigenen oder fremden Namen handelt – davon hängt ab, ob die Provision umsatzsteuerpflichtig ist.
Wichtig: Saldierungsverbot beachten
Nach § 246 Abs. 2 HGB dürfen Forderungen und Verbindlichkeiten grundsätzlich nicht saldiert werden. Das gilt auch für durchlaufende Posten: Umsatzsteuer und Vorsteuer müssen getrennt ausgewiesen werden, auch wenn die Zahllast verrechnet wird.
Prüfungsrelevanz und Jahresabschluss
Bei der Erstellung des Jahresabschlusses prüfen Steuerberater und Wirtschaftsprüfer die korrekte Abgrenzung durchlaufender Posten. Fehler führen zu Korrekturvorschlägen und können – bei wesentlichen Beträgen – die Testierung gefährden. Auch die Offenlegung beim Unternehmensregister (§ 325 HGB) setzt einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss voraus.
Wer die Jahresabschlusserstellung und die steuerliche Beratung aus einer Hand wünscht, findet bei OnlineBilanz.de zugelassene Steuerberater, die den gesamten Prozess digital und zu transparenten Festpreisen abwickeln – inklusive fachlicher Prüfung aller durchlaufenden Posten.
Häufig gestellte Fragen
Können durchlaufende Posten auch bei Kleinunternehmern vorkommen?
Ja, auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG können durchlaufende Posten haben. Typische Beispiele sind Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge bei Arbeitnehmern oder Inkassobeträge. Die Umsatzsteuer entfällt zwar bei Kleinunternehmern, doch andere durchlaufende Posten wie Versicherungsbeiträge für Dritte oder Kaution können dennoch auftreten und müssen korrekt als Verbindlichkeiten gebucht werden.
Müssen durchlaufende Posten im Jahresabschluss gesondert erläutert werden?
Nach § 268 HGB sind passive Posten in der Bilanz zu gliedern. Durchlaufende Posten werden üblicherweise unter den sonstigen Verbindlichkeiten ausgewiesen. Eine gesonderte Erläuterung im Anhang ist nur dann erforderlich, wenn die Beträge wesentlich sind oder wenn dies für die Klarheit und Übersichtlichkeit notwendig ist. Bei Kapitalgesellschaften kann dies im Rahmen der Offenlegung nach § 325 HGB relevant werden.
Wie lange dürfen durchlaufende Posten auf dem Konto verbleiben?
Durchlaufende Posten sollten zeitnah weitergeleitet werden. Bei Umsatzsteuer gilt die monatliche oder quartalsweise Voranmeldungspflicht nach § 18 UStG, bei Lohnsteuer die monatliche Abführung nach § 41a EStG. Werden Beträge zu lange zurückgehalten, können Verzugszinsen und Säumniszuschläge nach § 240 AO entstehen. Zudem kann eine dauerhafte Zurückhaltung als Unterschlagung gewertet werden.
Was passiert, wenn durchlaufende Posten fälschlicherweise als Ertrag gebucht wurden?
Eine fehlerhafte Buchung als Ertrag führt zu einer überhöhten Darstellung von Umsatz und Gewinn, was steuerliche und bilanzielle Konsequenzen hat. Der Fehler muss durch Stornobuchung korrigiert werden. Bei bereits erstelltem Jahresabschluss kann eine Bilanzberichtigung nach § 4 Abs. 2 EStG erforderlich sein. Wurde bereits eine Steuererklärung eingereicht, ist diese nach § 153 AO zu berichtigen, um Nachzahlungen und mögliche Strafzuschläge zu vermeiden.
Gibt es Unterschiede bei der Buchung durchlaufender Posten zwischen Ist- und Soll-Versteuerung?
Die grundsätzliche Buchungstechnik für durchlaufende Posten bleibt gleich. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt: Bei Ist-Versteuerung nach § 20 UStG wird die Umsatzsteuer erst bei Zahlungseingang fällig und gebucht, bei Soll-Versteuerung bereits bei Rechnungsstellung. Die durchlaufende Position entsteht aber in beiden Fällen als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt und wird identisch auf dem Konto für Verbindlichkeiten aus durchlaufenden Posten erfasst.
Wie werden durchlaufende Posten in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung behandelt?
Bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach dem Zu- und Abflussprinzip erfasst. Durchlaufende Posten sind grundsätzlich keine Betriebseinnahmen, da sie wirtschaftlich nicht dem Unternehmer zustehen. Sie dürfen daher weder als Einnahme noch als Ausgabe in der EÜR erscheinen. Eine ordnungsgemäße Buchführung erfasst sie dennoch auf separaten Konten, um Nachweispflichten gegenüber dem Finanzamt zu erfüllen.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), Umsatzsteuergesetz (UStG), Einkommensteuergesetz (EStG), Abgabenordnung (AO). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
