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Bilanzposten Freiberufler 2026: Aufbau & Gliederung

Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Sind Freiberufler überhaupt bilanzierungspflichtig?

Freiberufler im Sinne des § 18 EStG – Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Ingenieure, Journalisten und andere Katalogberufe – sind grundsätzlich nicht zur Bilanzierung verpflichtet. Sie ermitteln ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), sofern sie nicht freiwillig zur Buchführung übergehen oder die Rechtsform eine Bilanzierungspflicht auslöst.

Eine Bilanzierungspflicht entsteht für Freiberufler in folgenden Fällen:

• Die freiberufliche Tätigkeit wird in einer Rechtsform ausgeübt, die nach § 6 HGB als Kaufmann gilt (z. B. Freiberufler-GmbH, Partnerschaftsgesellschaft mbB, Rechtsanwalts-AG).
• Der Freiberufler betreibt neben der freiberuflichen Tätigkeit ein Gewerbe, das die Schwelle zur Kaufmannseigenschaft nach § 1 HGB überschreitet (Umsatz > 800.000 Euro oder Gewinn > 80.000 Euro gemäß BMF-Schreiben).
• Der Freiberufler hat sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen (§ 2 HGB – Kannkaufmann).
• Das Finanzamt ordnet aufgrund der Größe oder Komplexität der Tätigkeit die Buchführungspflicht nach § 141 AO an.

Im Folgenden betrachten wir daher ausschließlich bilanzierungspflichtige Freiberufler – also solche in Kapitalgesellschaften oder mit gewerblicher Tätigkeit – und erläutern, welche Bilanzposten für sie relevant sind.

Aufbau und Gliederung der Bilanz nach HGB für Freiberufler

Sobald eine Bilanzierungspflicht besteht, müssen Freiberufler ihren Jahresabschluss nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) erstellen. Die Gliederung der Bilanz richtet sich nach § 266 HGB und unterscheidet zwischen Aktivseite (Vermögen) und Passivseite (Kapital und Schulden).

Aktivseite: Vermögenswerte des Freiberuflers

Die Aktivseite zeigt, wie das Kapital verwendet wird. Sie gliedert sich in:

Hinzu kommen C. Rechnungsabgrenzungsposten (z. B. vorausgezahlte Versicherungsprämien) und ggf. D. Aktive latente Steuern nach § 274 HGB.

Passivseite: Kapital und Verbindlichkeiten

Die Passivseite zeigt, woher das Kapital stammt:

Sowie C. Verbindlichkeiten (z. B. Bankkredite, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Steuerverbindlichkeiten) und D. Rechnungsabgrenzungsposten (z. B. im Voraus erhaltene Honorare).

Anlagevermögen: Typische Posten für Freiberufler

Das Anlagevermögen umfasst alle Vermögensgegenstände, die dem Betrieb dauerhaft dienen (§ 247 Abs. 2 HGB). Für Freiberufler sind insbesondere folgende Bilanzposten relevant:

I. Immaterielle Vermögensgegenstände

• Software und Lizenzen: Kauf von Branchensoftware (z. B. Praxisverwaltung, CAD, Buchhaltung). Aktivierungspflicht nach § 248 Abs. 2 HGB, wenn entgeltlich erworben. Abschreibung über die Nutzungsdauer (meist 3–5 Jahre).
• Selbsterstellte immaterielle Vermögensgegenstände: Eigene Datenbanken, Apps, Online-Plattformen – Aktivierungswahlrecht nach § 248 Abs. 2 Satz 2 HGB. Entwicklungskosten dürfen, müssen aber nicht aktiviert werden.
• Geschäfts- oder Firmenwert: Entsteht beim Kauf einer Praxis oder Kanzlei. Differenz zwischen Kaufpreis und Nettovermögen. Planmäßige Abschreibung nach § 253 Abs. 3 HGB.

II. Sachanlagen

• Praxisausstattung und Mobiliar: Behandlungsliegen, Laborgeräte, Büromöbel. Anschaffungskosten aktivieren, Abschreibung nach AfA-Tabellen (meist 10–13 Jahre).
• Technische Anlagen und IT-Hardware: Server, Computer, Drucker – meist Abschreibung über 3 Jahre. GWG-Grenze beachten (seit 2024: 1.000 Euro netto nach § 6 Abs. 2 EStG – im Handelsbilanz oft analog angewendet).
• Fahrzeuge: PKW, Transporter – Abschreibung über 6 Jahre. Bei Privatnutzung: Entnahme nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG.
• Grundstücke und Gebäude: Bei Kauf von Praxisräumen – Gebäude abschreiben (linear 2–3 % p. a.), Grund und Boden nicht abschreiben.

III. Finanzanlagen

Beteiligungen an anderen Unternehmen, Wertpapiere des Anlagevermögens (z. B. langfristig gehaltene Anleihen), Ausleihungen. Bewertung zu Anschaffungskosten, Abschreibung bei dauerhafter Wertminderung nach § 253 Abs. 3 Satz 5 HGB.

Umlaufvermögen: Forderungen und liquide Mittel

Das Umlaufvermögen umfasst alle Vermögenswerte, die nicht dauerhaft im Betrieb verbleiben, sondern im gewöhnlichen Geschäftsgang umgesetzt werden (§ 247 Abs. 2 HGB). Für Freiberufler sind vor allem relevant:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Offene Honorare für bereits erbrachte Leistungen – z. B. Arzthonorare, Beraterleistungen, Gutachten. Aktivierung zum Nominalwert, d. h. Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer. Bei Zweifel an der Einbringlichkeit: Einzelwertberichtigung nach § 253 Abs. 4 HGB oder pauschale Wertberichtigung (z. B. 1–2 % auf das gesamte Forderungsvolumen).

• Forderungen mit Restlaufzeit bis 1 Jahr: gesondert ausweisen (§ 266 Abs. 2 B. II. HGB).
• Forderungen mit Restlaufzeit über 1 Jahr: gesondert ausweisen.
• Unverzinsliche Forderungen mit langer Laufzeit: Abzinsung nach § 253 Abs. 2 HGB (durchschnittlicher Marktzinssatz der letzten sieben Jahre).

Sonstige Vermögensgegenstände

Hierzu zählen Vorauszahlungen (z. B. geleistete Kautionen, Anzahlungen an Lieferanten), Steuererstattungsansprüche (z. B. Vorsteuer-Guthaben), Darlehen an Gesellschafter (bei Freiberufler-GmbH).

Kassenbestand, Guthaben bei Kreditinstituten

Barbestand in der Praxiskasse sowie Sichtguthaben und kurzfristige Festgelder auf Geschäftskonten. Stichtagsprinzip: Bewertung zum Nominalwert am Bilanzstichtag (31.12.2025).

Eigenkapital: Rücklagen und Gewinnverwendung bei Freiberufler-Kapitalgesellschaften

Das Eigenkapital auf der Passivseite zeigt die Eigenmittel des Unternehmens. Bei bilanzierungspflichtigen Freiberuflern in Kapitalgesellschaften (z. B. Steuerberater-GmbH, Architekten-GmbH, PartG mbB) gelten die Gliederungsvorschriften des § 266 Abs. 3 A. HGB:

I. Gezeichnetes Kapital

Bei der GmbH das Stammkapital (mindestens 25.000 Euro nach § 5 GmbHG), bei der UG (haftungsbeschränkt) mindestens 1 Euro (§ 5a GmbHG). Bei der Partnerschaftsgesellschaft mbB existiert kein Mindestkapital – hier wird das feste Kapital der Partner ausgewiesen.

II. Kapitalrücklage

Entsteht bei Einlagen, die über den Nennbetrag des Stammkapitals hinausgehen (Agio), oder bei Zuzahlungen ohne Erhöhung des Stammkapitals. Relevanz z. B. bei Gesellschafterwechsel oder Kapitalerhöhung.

III. Gewinnrücklagen

Thesaurierte Gewinne aus Vorjahren, die nicht ausgeschüttet wurden. Unterscheidung nach § 266 Abs. 3 A. III. HGB:

• Gesetzliche Rücklage: Bei GmbH nicht zwingend, bei AG nach § 150 AktG vorgeschrieben.
• Rücklage für eigene Anteile: Nur bei Erwerb eigener Geschäftsanteile (§ 272 Abs. 4 HGB).
• Satzungsmäßige Rücklagen: Wenn im Gesellschaftsvertrag vorgesehen.
• Andere Gewinnrücklagen: Frei thesaurierte Gewinne – häufigster Posten bei Freiberufler-GmbHs.

IV. Gewinnvortrag / Verlustvortrag

Ergebnis der Vorjahre, das noch nicht durch Gewinnverwendungsbeschluss verteilt wurde.

V. Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag

Ergebnis des laufenden Geschäftsjahres – wird nach Feststellung des Jahresabschlusses (spätestens 8 Monate nach Bilanzstichtag, § 42a Abs. 2 GmbHG) durch Gesellschafterbeschluss verwendet.

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Rückstellungen und Verbindlichkeiten für Freiberufler

Neben Eigenkapital umfasst die Passivseite auch Fremdkapital – also Schulden und ungewisse Verpflichtungen. Für bilanzierungspflichtige Freiberufler sind folgende Posten praxisrelevant:

B. Rückstellungen

Rückstellungen decken ungewisse Verbindlichkeiten und drohende Verluste aus schwebenden Geschäften ab (§ 249 HGB). Sie müssen gebildet werden, wenn:

• die Verpflichtung am Bilanzstichtag besteht,
• die Inanspruchnahme wahrscheinlich oder sicher ist,
• Höhe oder Zeitpunkt der Erfüllung ungewiss sind.

C. Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten sind gewisse Schulden mit bekanntem Gläubiger und Betrag. Typische Posten:

• Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten: Darlehen, Kontokorrentkredite – Angabe der Restlaufzeit erforderlich (bis 1 Jahr / über 1 Jahr / über 5 Jahre, § 268 Abs. 5 HGB).
• Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen: Vorauszahlungen von Mandanten / Patienten auf noch zu erbringende Leistungen.
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Offene Lieferantenrechnungen (z. B. Labormaterial, IT-Dienstleister).
• Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern: Darlehen der Gesellschafter an die GmbH – Achtung: Verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vermeiden durch angemessene Verzinsung und klare Verträge.
• Sonstige Verbindlichkeiten: Lohnsteuer, Sozialversicherung, Umsatzsteuer – alle zum Stichtag fälligen Beträge.

Rechnungsabgrenzung und latente Steuern

Um den Periodenabgrenzungsgrundsatz (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB) zu wahren, müssen Aufwendungen und Erträge dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören – unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. Hierfür dienen Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) und bei Kapitalgesellschaften ggf. latente Steuern.

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

Ausgaben vor dem Bilanzstichtag, die Aufwand nach dem Stichtag darstellen (§ 250 Abs. 1 HGB). Typische Beispiele für Freiberufler:

• Vorausgezahlte Versicherungsprämien (z. B. Berufshaftpflicht für das Folgejahr)
• Jahreslizenzen für Software (z. B. Kauf im Dezember 2025 mit Laufzeit bis Dezember 2026)
• Mietzahlungen im Voraus
• Jahresbeiträge für Kammern oder Verbände

Der Betrag wird aktiviert und im Folgejahr aufwandswirksam aufgelöst.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Einnahmen vor dem Bilanzstichtag, die Ertrag nach dem Stichtag darstellen (§ 250 Abs. 2 HGB). Beispiele:

• Vorauszahlungen von Mandanten auf noch zu erbringende Beratungsleistungen
• Im Voraus erhaltene Honorare für Dauermandate (z. B. monatliche Betreuung)
• Mieteinnahmen im Voraus (falls Freiberufler Räume untervermietet)

Der Betrag wird passiviert und im Folgejahr ertragswirksam aufgelöst.

Latente Steuern (§ 274 HGB)

Bei Kapitalgesellschaften müssen latente Steuern gebildet werden, wenn zwischen Handels- und Steuerbilanz temporäre Differenzen bestehen (§ 274 HGB). Relevante Fälle für Freiberufler:

Besonderheiten bei der Partnerschaftsgesellschaft mbB

Die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB) ist eine beliebte Rechtsform für Freiberufler, die gemeinsam eine Sozietät führen (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten). Sie kombiniert die steuerliche Transparenz einer Personengesellschaft mit einer Haftungsbeschränkung für berufliche Fehler.

Bilanzierungspflicht und Größenklassen

Nach § 264c HGB gilt: Partnerschaftsgesellschaften, die keine natürliche Person als persönlich haftenden Gesellschafter haben, müssen – wie Kapitalgesellschaften – Jahresabschluss und Lagebericht aufstellen. Allerdings gelten Erleichterungen:

• PartG mbB mit weniger als 250 Mitarbeitern und weniger als 40 Mio. Euro Umsatzerlöse gelten als kleine Kapitalgesellschaft im Sinne des § 267 HGB, sofern sie die Schwellenwerte des § 267 Abs. 1 nicht überschreiten.
• Erleichterungen bei Anhangangaben und Offenlegung (§ 264c Abs. 3 HGB).
• Pflicht zur Offenlegung im Unternehmensregister besteht – aber oft mit verkürztem Umfang (kleine PartG mbB: nur Bilanz, § 326 HGB).

Eigenkapital in der PartG mbB

Anders als bei der GmbH gibt es kein Stammkapital. Das Eigenkapital der PartG mbB gliedert sich in:

• Festes Kapital: Einlagen der Partner, die dauerhaft im Unternehmen verbleiben.
• Variables Kapital / Kapitalkonten II: Gewinnthesaurierungen und Entnahmen der Partner.
• Jahresergebnis: Gewinn oder Verlust des laufenden Geschäftsjahres, wird anschließend auf die Kapitalkonten verteilt.

Die Gewinnverteilung erfolgt nach Partnerschaftsvertrag – meist nach Köpfen oder nach Umsatzbeteiligung.

Haftungsbeschränkung und Versicherung

Die Haftung für berufliche Fehler ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt, wenn eine Berufshaftpflichtversicherung nach § 8 Abs. 4 PartGG besteht (Deckungssumme mindestens 2,5 Mio. Euro pro Jahr, abhängig vom Beruf). Diese Verpflichtung muss im Jahresabschluss im Anhang erläutert werden.

Bewertung und Abschreibung der Bilanzposten

Die Bewertung der Bilanzposten erfolgt nach den Grundsätzen der §§ 252 ff. HGB. Für Freiberufler sind insbesondere die folgenden Bewertungsregeln praxisrelevant:

Anlagevermögen: Anschaffungskosten und planmäßige Abschreibung

Vermögensgegenstände des Anlagevermögens werden zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten aktiviert (§ 253 Abs. 1 HGB). Diese sind um planmäßige Abschreibungen zu vermindern (§ 253 Abs. 3 HGB):

• Lineare Abschreibung: Gleichmäßige Verteilung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (z. B. IT-Hardware 3 Jahre, Praxisausstattung 10 Jahre).
• Außerplanmäßige Abschreibung: Bei dauerhafter Wertminderung (§ 253 Abs. 3 Satz 5 HGB) – z. B. Ausfall einer Software, Schaden an Gerät.
• Zuschreibungsgebot: Wenn Gründe für außerplanmäßige Abschreibung entfallen, muss wieder aufgewertet werden (§ 253 Abs. 5 HGB) – außer beim Geschäfts- oder Firmenwert (§ 253 Abs. 5 Satz 2 HGB).

Umlaufvermögen: Niederstwertprinzip

Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens sind mit den Anschaffungskosten oder dem niedrigeren Zeitwert anzusetzen (§ 253 Abs. 4 HGB). Für Freiberufler bedeutet das:

• Forderungen: Nominalwert abzüglich Einzelwertberichtigungen für zweifelhafte Forderungen oder pauschaler Wertberichtigung (z. B. 1 % auf einwandfreie Forderungen).
• Liquide Mittel: Nominalwert – keine Bewertungsspielräume.

Verbindlichkeiten und Rückstellungen

Verbindlichkeiten sind mit dem Erfüllungsbetrag anzusetzen (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB). Rückstellungen in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrags (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB). Bei einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: Abzinsung mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Jahre (§ 253 Abs. 2 HGB).

Offenlegung und Fristen im Unternehmensregister

Bilanzierungspflichtige Freiberufler in Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) oder in Partnerschaftsgesellschaften mbB müssen ihren Jahresabschluss offenlegen – und zwar im Unternehmensregister (nicht im Bundesanzeiger, der seit DiRUG am 01.08.2022 nur noch als Bekanntmachungsorgan dient).

Welche Unterlagen müssen offengelegt werden?

Der Umfang richtet sich nach der Größenklasse (§ 267 HGB) und der Rechtsform:

Fristen für Feststellung und Offenlegung

Die Fristen sind strikt und werden von den Landesjustizverwaltungen überwacht:

• Feststellung des Jahresabschlusses: Kleine Kapitalgesellschaften haben 11 Monate Zeit (§ 42a Abs. 1 GmbHG), mittelgroße und große 8 Monate (§ 42a Abs. 2 GmbHG). Bei Bilanzstichtag 31.12.2025: Feststellung bis 30.11.2026 (klein) bzw. 31.08.2026 (mittel/groß).
• Offenlegung im Unternehmensregister: Spätestens 12 Monate nach Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1 HGB). Bei Bilanzstichtag 31.12.2025: Offenlegung bis 31.12.2026.
• Ordnungsgeldverfahren: Bei Verstoß leitet das Bundesamt für Justiz ein Verfahren ein (§ 335 HGB). Ordnungsgeld zwischen 500 und 25.000 Euro – bei wiederholtem Verstoß höher.

Wie erfolgt die Offenlegung?

Die Einreichung erfolgt elektronisch über das Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de). Erforderlich ist:

1. Registrierung im Unternehmensregister (einmalig, mit ELSTER-Zertifikat oder De-Mail).
2. Upload der Unterlagen im ESEF-Format (European Single Electronic Format) oder – für kleine Gesellschaften – als PDF.
3. Zahlung der Veröffentlichungsgebühr (ca. 50–80 Euro, abhängig vom Umfang).
4. Bestätigung und Freischaltung – die Unterlagen sind dann öffentlich einsehbar.

Wer Unterstützung bei Erstellung und Offenlegung benötigt, kann auf OnlineBilanz.de den gesamten Prozess durch zugelassene Steuerberater abwickeln lassen – von der Bilanzerstellung über die Feststellung bis zur fristgerechten Offenlegung im Unternehmensregister.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 242 HGB (Pflicht zur Aufstellung), § 266 HGB (Gliederung der Bilanz), § 267 HGB (Größenklassen), § 325 HGB (Offenlegung). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.