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Bilanzposten Freiberufler 2026: Aufbau & Gliederung

Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Sind Freiberufler überhaupt bilanzierungspflichtig?

Freiberufler im Sinne des § 18 EStG – Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, Ingenieure, Journalisten und andere Katalogberufe – sind grundsätzlich nicht zur Bilanzierung verpflichtet. Sie ermitteln ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG durch einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), sofern sie nicht freiwillig zur Buchführung übergehen oder die Rechtsform eine Bilanzierungspflicht auslöst.

Eine Bilanzierungspflicht entsteht für Freiberufler in folgenden Fällen:

• Die freiberufliche Tätigkeit wird in einer Rechtsform ausgeübt, die nach § 6 HGB als Kaufmann gilt (z. B. Freiberufler-GmbH, Rechtsanwalts-AG).
• Der Freiberufler betreibt neben der freiberuflichen Tätigkeit ein Gewerbe, das einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 Abs. 2 HGB) oder für das ihn das Finanzamt nach Überschreiten der Grenzen des § 141 AO (Umsatz > 800.000 Euro oder Gewinn > 80.000 Euro) zur Buchführung auffordert.
• Der Freiberufler hat sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen (§ 2 HGB – Kannkaufmann); dies ist nur für einen Gewerbebetrieb möglich, nicht für die freiberufliche Tätigkeit selbst.
• Für die freiberufliche Tätigkeit selbst gilt § 141 AO dagegen nicht – das Finanzamt kann Freiberufler nicht zur Buchführung verpflichten.

Im Folgenden betrachten wir daher ausschließlich bilanzierungspflichtige Freiberufler – also solche in Kapitalgesellschaften oder mit gewerblicher Tätigkeit – und erläutern, welche Bilanzposten für sie relevant sind.

Aufbau und Gliederung der Bilanz nach HGB für Freiberufler

Sobald eine Bilanzierungspflicht besteht, müssen Freiberufler ihren Jahresabschluss nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) erstellen. Die Gliederung der Bilanz richtet sich nach § 266 HGB und unterscheidet zwischen Aktivseite (Vermögen) und Passivseite (Kapital und Schulden).

Aktivseite: Vermögenswerte des Freiberuflers

Die Aktivseite zeigt, wie das Kapital verwendet wird. Sie gliedert sich in:

Hinzu kommen C. Rechnungsabgrenzungsposten (z. B. vorausgezahlte Versicherungsprämien) und ggf. D. Aktive latente Steuern nach § 274 HGB.

Passivseite: Kapital und Verbindlichkeiten

Die Passivseite zeigt, woher das Kapital stammt:

Sowie C. Verbindlichkeiten (z. B. Bankkredite, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Steuerverbindlichkeiten) und D. Rechnungsabgrenzungsposten (z. B. im Voraus erhaltene Honorare).

Anlagevermögen: Typische Posten für Freiberufler

Das Anlagevermögen umfasst alle Vermögensgegenstände, die dem Betrieb dauerhaft dienen (§ 247 Abs. 2 HGB). Für Freiberufler sind insbesondere folgende Bilanzposten relevant:

I. Immaterielle Vermögensgegenstände

• Software und Lizenzen: Kauf von Branchensoftware (z. B. Praxisverwaltung, CAD, Buchhaltung). Aktivierungspflicht nach § 246 Abs. 1 HGB, wenn entgeltlich erworben. Abschreibung über die Nutzungsdauer (meist 3–5 Jahre).
• Selbsterstellte immaterielle Vermögensgegenstände: Eigene Datenbanken, Apps, Online-Plattformen – Aktivierungswahlrecht nach § 248 Abs. 2 Satz 1 HGB. Entwicklungskosten dürfen, müssen aber nicht aktiviert werden.
• Geschäfts- oder Firmenwert: Entsteht beim Kauf einer Praxis oder Kanzlei. Differenz zwischen Kaufpreis und Nettovermögen. Planmäßige Abschreibung nach § 253 Abs. 3 HGB.

II. Sachanlagen

• Praxisausstattung und Mobiliar: Behandlungsliegen, Laborgeräte, Büromöbel. Anschaffungskosten aktivieren, Abschreibung nach AfA-Tabellen (meist 10–13 Jahre).
• Technische Anlagen und IT-Hardware: Server, Computer, Drucker – meist Abschreibung über 3 Jahre. GWG-Grenze beachten (800 Euro netto nach § 6 Abs. 2 EStG – in der Handelsbilanz oft analog angewendet).
• Fahrzeuge: PKW, Transporter – Abschreibung über 6 Jahre. Bei Privatnutzung: beim Einzelunternehmer Entnahme nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG, in der GmbH in der Regel geldwerter Vorteil des Gesellschafter-Geschäftsführers.
• Grundstücke und Gebäude: Bei Kauf von Praxisräumen – Gebäude abschreiben (linear 2–3 % p. a.), Grund und Boden nicht abschreiben.

III. Finanzanlagen

Beteiligungen an anderen Unternehmen, Wertpapiere des Anlagevermögens (z. B. langfristig gehaltene Anleihen), Ausleihungen. Bewertung zu Anschaffungskosten, Abschreibung bei dauerhafter Wertminderung nach § 253 Abs. 3 Satz 5 HGB.

Umlaufvermögen: Forderungen und liquide Mittel

Das Umlaufvermögen umfasst alle Vermögenswerte, die nicht dauerhaft im Betrieb verbleiben, sondern im gewöhnlichen Geschäftsgang umgesetzt werden (§ 247 Abs. 2 HGB). Für Freiberufler sind vor allem relevant:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

Offene Honorare für bereits erbrachte Leistungen – z. B. Arzthonorare, Beraterleistungen, Gutachten. Aktivierung zum Nominalwert, d. h. Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer. Bei Zweifel an der Einbringlichkeit: Einzelwertberichtigung nach § 253 Abs. 4 HGB oder pauschale Wertberichtigung (z. B. 1–2 % auf das gesamte Forderungsvolumen).

• Forderungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: Betrag bei jedem Posten vermerken (§ 268 Abs. 4 HGB).
• Forderungen gegen Gesellschafter (GmbH): gesondert ausweisen oder im Anhang angeben (§ 42 Abs. 3 GmbHG).
• Unverzinsliche Forderungen mit langer Laufzeit: Abzinsung auf den niedrigeren beizulegenden Wert (§ 253 Abs. 4 HGB).

Sonstige Vermögensgegenstände

Hierzu zählen Vorauszahlungen (z. B. geleistete Kautionen, Anzahlungen an Lieferanten), Steuererstattungsansprüche (z. B. Vorsteuer-Guthaben), Darlehen an Gesellschafter (bei Freiberufler-GmbH).

Kassenbestand, Guthaben bei Kreditinstituten

Barbestand in der Praxiskasse sowie Sichtguthaben und kurzfristige Festgelder auf Geschäftskonten. Stichtagsprinzip: Bewertung zum Nominalwert am Bilanzstichtag (31.12.2025).

In freiberuflichen Praxen sind hohe Forderungsbestände häufig – etwa bei Ärzten mit Privatliquidation. Eine saubere Forderungsbewertung und zeitnahe Wertberichtigung zweifelhafter Posten ist entscheidend für ein realistisches Bilanzbild.

Eigenkapital: Rücklagen und Gewinnverwendung bei Freiberufler-Kapitalgesellschaften

Das Eigenkapital auf der Passivseite zeigt die Eigenmittel des Unternehmens. Bei bilanzierungspflichtigen Freiberuflern in Kapitalgesellschaften (z. B. Steuerberater-GmbH, Architekten-GmbH) gelten die Gliederungsvorschriften des § 266 Abs. 3 A. HGB:

I. Gezeichnetes Kapital

Bei der GmbH das Stammkapital (mindestens 25.000 Euro nach § 5 GmbHG), bei der UG (haftungsbeschränkt) mindestens 1 Euro (§ 5a GmbHG). Die Partnerschaftsgesellschaft mbB hat kein Mindestkapital und ist nicht nach HGB bilanzierungspflichtig; bilanziert sie freiwillig, wird das feste Kapital der Partner ausgewiesen.

II. Kapitalrücklage

Entsteht bei Einlagen, die über den Nennbetrag des Stammkapitals hinausgehen (Agio), oder bei Zuzahlungen ohne Erhöhung des Stammkapitals. Relevanz z. B. bei Gesellschafterwechsel oder Kapitalerhöhung.

III. Gewinnrücklagen

Thesaurierte Gewinne aus Vorjahren, die nicht ausgeschüttet wurden. Unterscheidung nach § 266 Abs. 3 A. III. HGB:

• Gesetzliche Rücklage: Bei GmbH nicht zwingend (Ausnahme UG: § 5a Abs. 3 GmbHG), bei AG nach § 150 AktG vorgeschrieben.
• Rücklage für Anteile an einem herrschenden oder mehrheitlich beteiligten Unternehmen: § 272 Abs. 4 HGB.
• Satzungsmäßige Rücklagen: Wenn im Gesellschaftsvertrag vorgesehen.
• Andere Gewinnrücklagen: Frei thesaurierte Gewinne – häufigster Posten bei Freiberufler-GmbHs.

IV. Gewinnvortrag / Verlustvortrag

Ergebnis der Vorjahre, das noch nicht durch Gewinnverwendungsbeschluss verteilt wurde.

V. Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag

Ergebnis des laufenden Geschäftsjahres – wird nach Feststellung des Jahresabschlusses (spätestens 8 Monate, bei kleinen Gesellschaften 11 Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres, § 42a Abs. 2 GmbHG) durch Gesellschafterbeschluss verwendet.

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Rückstellungen und Verbindlichkeiten für Freiberufler

Neben Eigenkapital umfasst die Passivseite auch Fremdkapital – also Schulden und ungewisse Verpflichtungen. Für bilanzierungspflichtige Freiberufler sind folgende Posten praxisrelevant:

B. Rückstellungen

Rückstellungen decken ungewisse Verbindlichkeiten und drohende Verluste aus schwebenden Geschäften ab (§ 249 HGB). Sie müssen gebildet werden, wenn:

• die Verpflichtung am Bilanzstichtag besteht,
• die Inanspruchnahme wahrscheinlich oder sicher ist,
• Höhe oder Zeitpunkt der Erfüllung ungewiss sind.

C. Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten sind gewisse Schulden mit bekanntem Gläubiger und Betrag. Typische Posten:

• Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten: Darlehen, Kontokorrentkredite – Angabe der Restlaufzeit erforderlich (bis 1 Jahr: Vermerk nach § 268 Abs. 5 HGB; über 5 Jahre: Anhangangabe nach § 285 Nr. 1 HGB).
• Erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen: Vorauszahlungen von Mandanten / Patienten auf noch zu erbringende Leistungen.
• Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen: Offene Lieferantenrechnungen (z. B. Labormaterial, IT-Dienstleister).
• Verbindlichkeiten gegenüber Gesellschaftern: Darlehen der Gesellschafter an die GmbH – Achtung: Verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) vermeiden durch angemessene Verzinsung und klare Verträge.
• Sonstige Verbindlichkeiten: Lohnsteuer, Sozialversicherung, Umsatzsteuer – alle zum Stichtag fälligen Beträge.

Rechnungsabgrenzung und latente Steuern

Um den Periodenabgrenzungsgrundsatz (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB) zu wahren, müssen Aufwendungen und Erträge dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören – unabhängig vom Zahlungszeitpunkt. Hierfür dienen Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) und bei Kapitalgesellschaften ggf. latente Steuern.

Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP)

Ausgaben vor dem Bilanzstichtag, die Aufwand nach dem Stichtag darstellen (§ 250 Abs. 1 HGB). Typische Beispiele für Freiberufler:

• Vorausgezahlte Versicherungsprämien (z. B. Berufshaftpflicht für das Folgejahr)
• Jahreslizenzen für Software (z. B. Kauf im Dezember 2025 mit Laufzeit bis Dezember 2026)
• Mietzahlungen im Voraus
• Jahresbeiträge für Kammern oder Verbände

Der Betrag wird aktiviert und im Folgejahr aufwandswirksam aufgelöst.

Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP)

Einnahmen vor dem Bilanzstichtag, die Ertrag nach dem Stichtag darstellen (§ 250 Abs. 2 HGB). Beispiele:

• Vorauszahlungen von Mandanten auf noch zu erbringende Beratungsleistungen
• Im Voraus erhaltene Honorare für Dauermandate (z. B. monatliche Betreuung)
• Mieteinnahmen im Voraus (falls Freiberufler Räume untervermietet)

Der Betrag wird passiviert und im Folgejahr ertragswirksam aufgelöst.

Latente Steuern (§ 274 HGB)

Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen latente Steuern berücksichtigen, wenn zwischen Handels- und Steuerbilanz temporäre Differenzen bestehen (§ 274 HGB); kleine Kapitalgesellschaften sind davon befreit (§ 274a Nr. 4 HGB). Relevante Fälle für Freiberufler:

Besonderheiten bei der Partnerschaftsgesellschaft mbB

Die Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB) ist eine beliebte Rechtsform für Freiberufler, die gemeinsam eine Sozietät führen (z. B. Rechtsanwälte, Steuerberater, Architekten). Sie kombiniert die steuerliche Transparenz einer Personengesellschaft mit einer Haftungsbeschränkung für berufliche Fehler.

Bilanzierungspflicht und Größenklassen

Die PartG mbB übt kein Handelsgewerbe aus, und ihre Partner können nur natürliche Personen sein (§ 1 Abs. 1 PartGG). Sie ist daher weder nach HGB noch nach § 141 AO buchführungspflichtig und kann ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Daraus folgt:

• Die Vorschriften für Kapitalgesellschaften (§§ 264 ff. HGB) und die Größenklassen des § 267 HGB gelten für die PartG mbB nicht.
• Ein Anhang oder Lagebericht ist nicht aufzustellen.
• Eine Pflicht zur Offenlegung im Unternehmensregister nach § 325 HGB besteht nicht.

Eigenkapital in der PartG mbB

Bilanziert die PartG mbB freiwillig, gibt es anders als bei der GmbH kein Stammkapital. Das Eigenkapital wird typischerweise gegliedert in:

• Festes Kapital: Einlagen der Partner, die dauerhaft im Unternehmen verbleiben.
• Variables Kapital / Kapitalkonten II: Gewinnthesaurierungen und Entnahmen der Partner.
• Jahresergebnis: Gewinn oder Verlust des laufenden Geschäftsjahres, wird anschließend auf die Kapitalkonten verteilt.

Die Gewinnverteilung erfolgt nach Partnerschaftsvertrag – etwa nach Köpfen oder nach Umsatzbeteiligung.

Haftungsbeschränkung und Versicherung

Die Haftung für berufliche Fehler ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt, wenn eine Berufshaftpflichtversicherung nach § 8 Abs. 4 PartGG besteht (Mindestversicherungssumme nach dem jeweiligen Berufsrecht).

Die PartG mbB ist für freiberufliche Sozietäten eine verbreitete Rechtsform – steuerlich transparent, aber mit Haftungsschutz. Bilanziert sie freiwillig, unterscheidet sich die Eigenkapitalstruktur deutlich von der GmbH.

Bewertung und Abschreibung der Bilanzposten

Die Bewertung der Bilanzposten erfolgt nach den Grundsätzen der §§ 252 ff. HGB. Für Freiberufler sind insbesondere die folgenden Bewertungsregeln praxisrelevant:

Anlagevermögen: Anschaffungskosten und planmäßige Abschreibung

Vermögensgegenstände des Anlagevermögens werden zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten aktiviert (§ 253 Abs. 1 HGB). Diese sind um planmäßige Abschreibungen zu vermindern (§ 253 Abs. 3 HGB):

• Lineare Abschreibung: Gleichmäßige Verteilung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (z. B. IT-Hardware 3 Jahre, Praxisausstattung 10 Jahre).
• Außerplanmäßige Abschreibung: Bei dauerhafter Wertminderung (§ 253 Abs. 3 Satz 5 HGB) – z. B. Ausfall einer Software, Schaden an Gerät.
• Zuschreibungsgebot: Wenn Gründe für außerplanmäßige Abschreibung entfallen, muss wieder aufgewertet werden (§ 253 Abs. 5 HGB) – außer beim Geschäfts- oder Firmenwert (§ 253 Abs. 5 Satz 2 HGB).

Umlaufvermögen: Niederstwertprinzip

Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens sind mit den Anschaffungskosten oder dem niedrigeren Zeitwert anzusetzen (§ 253 Abs. 4 HGB). Für Freiberufler bedeutet das:

• Forderungen: Nominalwert abzüglich Einzelwertberichtigungen für zweifelhafte Forderungen oder pauschaler Wertberichtigung (z. B. 1 % auf einwandfreie Forderungen).
• Liquide Mittel: Nominalwert – keine Bewertungsspielräume.

Verbindlichkeiten und Rückstellungen

Verbindlichkeiten sind mit dem Erfüllungsbetrag anzusetzen (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB). Rückstellungen in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrags (§ 253 Abs. 1 Satz 2 HGB). Bei einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr: Abzinsung mit dem durchschnittlichen Marktzinssatz der vergangenen sieben Jahre (§ 253 Abs. 2 HGB).

Offenlegung und Fristen im Unternehmensregister

Bilanzierungspflichtige Freiberufler in Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) müssen ihren Jahresabschluss offenlegen – und zwar im Unternehmensregister (nicht im Bundesanzeiger, der seit DiRUG am 01.08.2022 nur noch als Bekanntmachungsorgan dient).

Welche Unterlagen müssen offengelegt werden?

Der Umfang richtet sich nach der Größenklasse (§ 267 HGB) und der Rechtsform:

Fristen für Feststellung und Offenlegung

Die Fristen sind strikt und werden vom Bundesamt für Justiz überwacht:

• Feststellung des Jahresabschlusses: Kleine Kapitalgesellschaften haben 11 Monate Zeit (§ 42a Abs. 2 GmbHG), mittelgroße und große 8 Monate (§ 42a Abs. 2 GmbHG). Bei Bilanzstichtag 31.12.2025: Feststellung bis 30.11.2026 (klein) bzw. 31.08.2026 (mittel/groß).
• Offenlegung im Unternehmensregister: Spätestens 12 Monate nach Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1 HGB). Bei Bilanzstichtag 31.12.2025: Offenlegung bis 31.12.2026.
• Ordnungsgeldverfahren: Bei Verstoß leitet das Bundesamt für Justiz ein Verfahren ein (§ 335 HGB). Ordnungsgeld zwischen 2.500 und 25.000 Euro – bei wiederholtem Verstoß höher.

Wie erfolgt die Offenlegung?

Die Einreichung erfolgt elektronisch über das Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de). Erforderlich ist:

1. Einmalige Registrierung beim Unternehmensregister.
2. Upload der Unterlagen in einem vom Unternehmensregister zugelassenen Dateiformat (das ESEF-Format ist nur für kapitalmarktorientierte Unternehmen vorgeschrieben).
3. Zahlung der Gebühren nach dem Justizverwaltungskostengesetz (KV Nr. 1420 ff. JVKostG).
4. Bestätigung und Freischaltung – die Unterlagen sind dann öffentlich einsehbar.

OnlineBilanz.de stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung.

Viele Freiberufler-GmbHs verpassen die Offenlegungsfrist, weil sie den Prozess unterschätzen. Die Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafterversammlung und die technische Einreichung im Unternehmensregister brauchen Zeit. Es empfiehlt sich, den Jahresabschluss innerhalb der Aufstellungsfrist (§ 264 Abs. 1 HGB: 3 Monate, bei kleinen Kapitalgesellschaften bis zu 6 Monate) zu erstellen, damit Feststellung und Offenlegung fristgerecht erfolgen können.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Gesetzliche Grundlagen: § 242 HGB (Pflicht zur Aufstellung), § 266 HGB (Gliederung der Bilanz), § 267 HGB (Größenklassen), § 325 HGB (Offenlegung). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.