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Abschreibung Beispiel 2026: Rechenmethoden erklärt

Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Die amtlichen Nutzungsdauern für alle Wirtschaftsgüter finden Sie kompakt in unserer AfA-Tabelle 2026.

Was ist eine Abschreibung? Grundlagen und Zweck im Handelsrecht

Die Abschreibung ist ein zentrales Instrument der Bilanzierung, um die Wertminderung von Vermögensgegenständen über deren Nutzungsdauer planmäßig zu erfassen. Nach § 253 Abs. 3 HGB sind Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Nutzung zeitlich begrenzt ist, um planmäßige Abschreibungen zu vermindern. Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten werden dabei auf die voraussichtliche Nutzungsdauer verteilt.

Der betriebswirtschaftliche Zweck liegt in der periodengerechten Erfolgsermittlung: Die Aufwendungen für ein Wirtschaftsgut sollen denjenigen Perioden zugeordnet werden, in denen es tatsächlich zur Erwirtschaftung von Erträgen beiträgt. Ohne Abschreibung würde der Gewinn im Anschaffungsjahr künstlich niedrig und in Folgejahren künstlich hoch ausgewiesen.

Handelsrechtliche und steuerrechtliche Abschreibung

Zu unterscheiden ist zwischen der handelsrechtlichen Abschreibung nach §§ 253, 255 HGB, die dem Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung folgt, und der steuerrechtlichen Abschreibung (AfA) nach § 7 EStG. Während im Handelsrecht die tatsächliche wirtschaftliche Nutzungsdauer maßgeblich ist, orientiert sich das Steuerrecht an den amtlichen AfA-Tabellen. Bei GmbHs empfiehlt sich eine Abstimmung beider Systeme, um Mehrarbeit bei der Überleitungsrechnung zu vermeiden.

Lineare Abschreibung: Beispiel und Berechnung Schritt für Schritt

Die lineare Abschreibung ist die in der Praxis am häufigsten angewandte Methode. Sie verteilt die Anschaffungs- oder Herstellungskosten gleichmäßig auf die Nutzungsdauer. Die jährliche Abschreibung berechnet sich nach der Formel: Abschreibungsbetrag = Anschaffungskosten ÷ Nutzungsdauer.

Beispiel: Kauf einer Maschine

Eine GmbH erwirbt am 2. Januar 2025 eine Produktionsmaschine zu Anschaffungskosten von 50.000 Euro (netto). Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer beträgt laut AfA-Tabelle 10 Jahre. Die jährliche lineare Abschreibung beträgt somit 5.000 Euro (50.000 € ÷ 10 Jahre). Der Abschreibungssatz liegt bei 10 % pro Jahr.

Nach zehn Jahren ist die Maschine vollständig abgeschrieben, sofern kein Restwert angesetzt wurde. In der Praxis wird häufig ein Erinnerungswert von 1 Euro in der Bilanz belassen, um das Wirtschaftsgut buchhalterisch weiter zu führen, wenn es tatsächlich noch genutzt wird.

Degressive Abschreibung: Wann sie zulässig ist und Beispielrechnung

Bei der degressiven Abschreibung wird in den ersten Nutzungsjahren ein höherer Abschreibungsbetrag angesetzt, der sich in den Folgejahren verringert. Handelsrechtlich ist die degressive Abschreibung nach § 253 Abs. 3 Satz 2 HGB grundsätzlich zulässig, wenn sie den tatsächlichen Wertverzehr widerspiegelt. Steuerrechtlich ist sie seit 2011 nur noch in Ausnahmefällen möglich.

Beispiel: Geometrisch-degressive Abschreibung

Eine GmbH hat 2020 (während der befristeten Sonderregelung) ein Fahrzeug für 40.000 Euro angeschafft. Die Nutzungsdauer beträgt 5 Jahre, der degressive Abschreibungssatz 25 % vom Restbuchwert. Die Abschreibungsbeträge entwickeln sich wie folgt:

In der Praxis erfolgt häufig ein Wechsel zur linearen Abschreibung, sobald diese höhere Abschreibungsbeträge liefert. Im obigen Beispiel würde ab 2023 die lineare Restabschreibung (16.875 € ÷ 3 Jahre = 5.625 €) günstiger ausfallen als die degressive (4.219 €), weshalb ein Methodenwechsel nach § 7 Abs. 3 EStG möglich ist.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG): Sofortabschreibung und Beispiele

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) im Sinne des § 6 Abs. 2 EStG sind selbstständig nutzbare, bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, deren Anschaffungskosten bestimmte Grenzen nicht übersteigen. Sie können im Jahr der Anschaffung vollständig als Betriebsausgabe abgesetzt werden, was die Buchhaltung erheblich vereinfacht.

Wertgrenzen und Wahlrechte (Stand 2026)

• Bis 250 Euro (netto): Sofortabzug als Betriebsausgabe ohne besondere Erfassung im Anlagevermögen möglich.
• 250,01 bis 800 Euro (netto): Wahlrecht zur Sofortabschreibung nach § 6 Abs. 2 EStG oder zur Bildung eines Sammelpostens nach § 6 Abs. 2a EStG (Poolabschreibung über 5 Jahre).
• 800,01 bis 1.000 Euro (netto): Wahlrecht zur Aufnahme in den Sammelposten (§ 6 Abs. 2a EStG) oder reguläre Abschreibung über die Nutzungsdauer.

Beispiel: Büromöbel-Ausstattung

Eine GmbH kauft im März 2025 folgende Wirtschaftsgüter (alle Beträge netto):

• Bürostuhl: 220 Euro → Sofortabzug als Betriebsausgabe
• Schreibtischlampe: 450 Euro → GWG-Sofortabschreibung nach § 6 Abs. 2 EStG oder Sammelposten
• Schreibtisch: 950 Euro → Sammelposten nach § 6 Abs. 2a EStG (Abschreibung über 5 Jahre mit 20 % p.a.)
• Konferenzraum-Möbel: 3.500 Euro → Reguläre Abschreibung über Nutzungsdauer (z. B. 13 Jahre laut AfA-Tabelle)

Abschreibung PKW und Firmenwagen: Besonderheiten und Beispielrechnung

Firmenwagen gehören zu den häufigsten Abschreibungsobjekten in GmbHs. Die steuerliche Behandlung hängt davon ab, ob das Fahrzeug ausschließlich betrieblich genutzt wird oder auch privat zur Verfügung steht. Die Nutzungsdauer beträgt nach amtlicher AfA-Tabelle in der Regel 6 Jahre für PKW.

Beispiel: Kauf eines Geschäftswagens

Eine GmbH erwirbt am 1. Juli 2025 einen PKW zu Anschaffungskosten von 48.000 Euro (netto). Die lineare Abschreibung beträgt 8.000 Euro pro Jahr (48.000 € ÷ 6 Jahre). Da die Anschaffung unterjährig erfolgt, ist im ersten Jahr die Abschreibung zeitanteilig zu erfassen: 8.000 € × 6/12 = 4.000 Euro für 2025.

Privatnutzung: 1-%-Regelung und Fahrtenbuch

Wird der Firmenwagen auch privat genutzt, muss dieser geldwerte Vorteil versteuert werden. Zur Wahl stehen die 1-%-Regelung (monatlich 1 % des inländischen Bruttolistenpreises) oder die Fahrtenbuchmethode (tatsächliche Kostenaufteilung nach gefahrenen Kilometern). Die Abschreibung selbst bleibt davon unberührt und erfolgt weiterhin über die gesamten Anschaffungskosten.

Bei Elektro- und Hybrid-Fahrzeugen gelten steuerliche Sonderregelungen: Die 1-%-Regelung kann auf 0,5 % (Elektro) bzw. 0,25 % (bei Anschaffung bis 60.000 Euro Listenpreis) reduziert werden. Die Abschreibungsdauer bleibt unverändert bei 6 Jahren, es sei denn, eine kürzere tatsächliche Nutzungsdauer ist nachweisbar.

Abschreibung von Immobilien und Gebäuden: AfA-Sätze und Praxisbeispiel

Gebäude stellen in vielen GmbHs den größten Vermögensposten dar. Die Abschreibung erfolgt ausschließlich linear und unterscheidet sich nach Art und Baujahr des Gebäudes. Wichtig: Grund und Boden wird nicht abgeschrieben, da er keinem Wertverzehr unterliegt. Nur der Gebäudewert ist abschreibungsfähig.

AfA-Sätze für Gebäude (Stand 2026)

• Wohngebäude (Baujahr ab 1925): 2 % linear (Nutzungsdauer 50 Jahre) nach § 7 Abs. 4 Nr. 2a EStG
• Geschäftsgebäude (Büro, Produktion etc.): 3 % linear (Nutzungsdauer 33 Jahre) nach § 7 Abs. 4 Nr. 1 EStG
• Gebäude mit Baujahr vor 1925: 2,5 % linear (Nutzungsdauer 40 Jahre)
• Erhöhte Abschreibung: Für denkmalgeschützte Gebäude nach § 7i EStG bis zu 9 % in den ersten 8 Jahren möglich

Beispiel: Kauf eines Bürogebäudes

Eine GmbH erwirbt 2025 ein bestehendes Bürogebäude. Kaufpreis gesamt: 1.500.000 Euro. Laut Kaufvertrag und Gutachten entfallen davon 300.000 Euro auf den Grund und Boden und 1.200.000 Euro auf das Gebäude (Baujahr 2010). Die jährliche Abschreibung beträgt 3 % von 1.200.000 Euro = 36.000 Euro.

Die Aufteilung des Kaufpreises auf Grund und Boden sowie Gebäude muss nachvollziehbar erfolgen. In der Regel wird der Bodenwert anhand von Bodenrichtwerten oder durch ein Gutachten ermittelt. Diese Aufteilung sollte bereits im Kaufvertrag dokumentiert werden, um spätere Diskussionen mit dem Finanzamt zu vermeiden.

Nachträgliche Herstellungskosten und Erhaltungsaufwand

Nicht jede Investition in eine Immobilie erhöht die Anschaffungskosten. Zu unterscheiden ist zwischen Erhaltungsaufwand (sofort abziehbar) und nachträglichen Herstellungskosten (aktivierungspflichtig und über die Restnutzungsdauer abzuschreiben). Erhaltungsaufwand liegt vor bei Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen, die den Standard des Gebäudes nicht wesentlich erhöhen. Wird hingegen die Nutzungsfläche erweitert oder der Standard erheblich verbessert (z. B. Anbau, Aufstockung), entstehen nachträgliche Herstellungskosten nach § 255 Abs. 2 HGB.

Abschreibung von Software, Lizenzen und immateriellen Vermögensgegenständen

Software und Lizenzen zählen zu den immateriellen Vermögensgegenständen des Anlagevermögens nach § 266 Abs. 2 A.I. HGB. Ihre Abschreibung richtet sich nach der voraussichtlichen Nutzungsdauer, die je nach Art der Software erheblich schwanken kann. Zu unterscheiden ist zwischen Kauf-Software (einmalige Anschaffung), Mietsoftware (SaaS) und selbst erstellter Software.

Nutzungsdauer und AfA-Sätze

• Standardsoftware: 3 Jahre (33,33 % p.a.) nach BMF-Schreiben vom 26.02.2021
• Individualsoft- und Branchensoftware: 5 Jahre (20 % p.a.), bei komplexen ERP-Systemen auch länger
• Lizenzen mit begrenzter Laufzeit: Über die Vertragslaufzeit
• Unbefristete Lizenzen: Schätzung der wirtschaftlichen Nutzungsdauer, meist 3–5 Jahre

Beispiel: Anschaffung einer ERP-Software

Eine GmbH kauft im Januar 2025 eine ERP-Software-Lizenz für 30.000 Euro (einmalige Anschaffung, unbefristet). Zusätzlich entstehen Implementierungskosten von 10.000 Euro. Gesamte Anschaffungskosten: 40.000 Euro. Die Geschäftsführung schätzt die Nutzungsdauer auf 5 Jahre. Jährliche Abschreibung: 40.000 € ÷ 5 = 8.000 Euro.

SaaS und Cloud-Software: Keine Aktivierung

Software-as-a-Service (SaaS)-Modelle wie Microsoft 365, Cloud-Buchhaltungssoftware oder CRM-Systeme werden nicht aktiviert, da kein dauerhaftes Nutzungsrecht erworben wird. Die monatlichen oder jährlichen Gebühren sind sofort als Betriebsausgaben abzugsfähig. Dies gilt auch für Wartungs- und Update-Verträge bei Kauf-Software.

Außerplanmäßige Abschreibung: Wertminderung und Beispiele aus der Praxis

Neben der planmäßigen Abschreibung über die Nutzungsdauer kann eine außerplanmäßige Abschreibung erforderlich werden, wenn der Wert eines Vermögensgegenstands dauerhaft unter den Buchwert sinkt. Nach § 253 Abs. 3 Satz 5 HGB besteht bei einer voraussichtlich dauernden Wertminderung ein Abschreibungsgebot für alle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens.

Gründe für außerplanmäßige Abschreibungen

• Technische oder wirtschaftliche Überholung (z. B. neue Technologie macht Maschine obsolet)
• Physische Beschädigung (Unfallschaden, Brandschaden ohne Versicherungsleistung)
• Nachhaltige Marktpreisrückgänge (z. B. Immobilienwerte, Beteiligungen)
• Gesetzliche oder behördliche Nutzungseinschränkungen
• Insolvenz eines Lizenzgebers oder Vertragspartners

Beispiel: Außerplanmäßige Abschreibung einer Maschine

Eine GmbH hat 2023 eine Spezialmaschine für 100.000 Euro angeschafft (Nutzungsdauer 10 Jahre, jährliche Abschreibung 10.000 Euro). Buchwert zum 31.12.2025: 80.000 Euro. Im Jahr 2026 kommt eine neue Technologie auf den Markt, die die bisherige Maschine wirtschaftlich weitgehend entwertet. Der erzielbare Verkaufspreis (beizulegender Zeitwert) liegt nur noch bei 40.000 Euro. Eine außerplanmäßige Abschreibung von 40.000 Euro (80.000 € – 40.000 €) ist vorzunehmen.

Die außerplanmäßige Abschreibung ist erfolgswirksam in der Gewinn- und Verlustrechnung als außerordentlicher Aufwand zu erfassen. Im Anhang nach § 284 Abs. 2 Nr. 1 HGB sind außerplanmäßige Abschreibungen zu erläutern, sofern sie einen nicht unerheblichen Umfang haben.

Wertaufholung bei Wegfall der Wertminderung

Entfallen die Gründe für eine außerplanmäßige Abschreibung (z. B. Markterholung bei Immobilien), besteht nach § 253 Abs. 5 HGB ein Zuschreibungsgebot bis maximal zur Höhe der fortgeführten Anschaffungskosten. Das bedeutet: Der Wert darf höchstens auf den Betrag angehoben werden, der sich bei planmäßiger Abschreibung ohne außerplanmäßige Abschreibung ergeben hätte.

Abschreibungen im Jahresabschluss: Anlagenspiegel, Anhang und Offenlegung

Die korrekte Darstellung von Abschreibungen im Jahresabschluss ist nicht nur eine Frage der Buchführung, sondern auch eine gesetzliche Pflicht nach HGB. Zentrale Instrumente sind der Anlagenspiegel (§ 284 Abs. 3 HGB) und die Erläuterungen im Anhang. Zudem müssen GmbHs ihren Jahresabschluss nach § 325 HGB beim Unternehmensregister offenlegen.

Der Anlagenspiegel: Entwicklung des Anlagevermögens

Der Anlagenspiegel zeigt für jeden Posten des Anlagevermögens die Entwicklung der Anschaffungs-/Herstellungskosten, der kumulierten Abschreibungen und der Buchwerte. Er gliedert sich nach § 266 HGB in immaterielle Vermögensgegenstände, Sachanlagen und Finanzanlagen. Für jede Position ist anzugeben:

• Anschaffungs-/Herstellungskosten zu Beginn des Geschäftsjahres
• Zugänge im Geschäftsjahr
• Abgänge im Geschäftsjahr
• Umbuchungen
• Anschaffungs-/Herstellungskosten am Ende des Geschäftsjahres
• Kumulierte Abschreibungen zu Beginn
• Abschreibungen des Geschäftsjahres (planmäßig und außerplanmäßig)
• Zuschreibungen
• Abschreibungen auf Abgänge
• Kumulierte Abschreibungen am Ende
• Buchwerte am Ende und zu Beginn des Geschäftsjahres

Der Anlagenspiegel ist zwingender Bestandteil des Anhangs bei mittelgroßen und großen GmbHs nach § 264 Abs. 1 HGB. Kleine GmbHs können von der Erstellung eines Anhangs befreit sein, müssen aber dennoch ein Anlagenverzeichnis für interne Zwecke führen.

Angaben im Anhang zu Abschreibungen

Nach § 284 Abs. 2 Nr. 1 HGB sind im Anhang die auf die Vermögensgegenstände angewandten Abschreibungsmethoden anzugeben. Sofern außerplanmäßige Abschreibungen von wesentlichem Umfang vorgenommen wurden, sind diese gesondert zu erläutern und zu begründen. Bei Änderungen der Abschreibungsmethode oder -dauer ist nach § 284 Abs. 2 Nr. 2 HGB eine Erläuterung erforderlich, einschließlich der Auswirkungen auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage.

Offenlegung beim Unternehmensregister

Seit dem Inkrafttreten des DiRUG am 1. August 2022 erfolgt die Offenlegung des Jahresabschlusses ausschließlich beim Unternehmensregister (www.unternehmensregister.de), nicht mehr beim Bundesanzeiger. Die Offenlegungsfrist beträgt 12 Monate nach dem Bilanzstichtag gemäß § 325 HGB. Bei einem Bilanzstichtag 31.12.2025 muss die Offenlegung spätestens bis zum 31.12.2026 erfolgen.

Wer den Jahresabschluss selbst erstellt, sollte frühzeitig prüfen, ob alle Unterlagen vollständig sind und das Anlagenverzeichnis gepflegt wurde. Bei komplexen Sachverhalten — etwa außerplanmäßigen Abschreibungen, Zuschreibungen oder umfangreichen Investitionen — empfiehlt sich eine steuerliche Beratung, um Fehler zu vermeiden. Die digitale Übermittlung an das Unternehmensregister erfolgt über zertifizierte Einreichungsportale oder direkt durch den Steuerberater.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), Einkommensteuergesetz (EStG), GmbH-Gesetz (GmbHG), Bundesministerium der Finanzen (BMF). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.