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Überstundenrückstellung: Pflicht, Berechnung und Buchung

Veröffentlicht: 15.10.2026Aktualisiert: 15.10.2026Lesezeit: ca. 10 Minuten

Überstundenrückstellung: Rechtsgrundlage und Pflicht

Nach § 249 Abs. 1 Satz 1 HGB sind Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Es handelt sich um eine Passivierungspflicht und nicht um ein Wahlrecht. Für Überstunden und Gleitzeitguthaben liegt der Sachverhalt typischerweise so: Der Arbeitnehmer hat seine Arbeitsleistung im abgelaufenen Geschäftsjahr bereits erbracht. Die Gegenleistung des Arbeitgebers steht am Bilanzstichtag aber noch aus, entweder als Auszahlung oder als bezahlte Freistellung. Man spricht von einem Erfüllungsrückstand des Arbeitgebers aus dem Arbeitsverhältnis.

Die Voraussetzungen einer Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten sind bei angesammelten Mehrstunden regelmäßig erfüllt:

• Außenverpflichtung: Der Anspruch des Arbeitnehmers beruht auf Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung.
• Wirtschaftliche Verursachung bis zum Stichtag: Die Mehrarbeit wurde im alten Geschäftsjahr geleistet.
• Wahrscheinliche Inanspruchnahme: Die Arbeitnehmer werden ihr Guthaben erfahrungsgemäß abbauen oder ausbezahlt bekommen.
• Ungewissheit: Höhe und Zeitpunkt der Erfüllung stehen nicht exakt fest, etwa wegen Fluktuation, möglicher Kappung oder offener Wahl zwischen Freizeit und Auszahlung.

Die Frage nach den Überstunden in der Bilanz stellt sich deshalb nicht nur bei klassischer Mehrarbeit. Sie betrifft ebenso das Gleitzeitguthaben auf Arbeitszeitkonten. Eine Rückstellung für Gleitzeitguthaben folgt denselben Regeln: Maßgeblich ist der positive Saldo des Kontos am Stichtag, soweit dafür ein Ausgleichsanspruch besteht. Eine gesetzliche Bagatellgrenze kennt § 249 HGB nicht. Auch kleine und Kleinstkapitalgesellschaften müssen die Rückstellung ansetzen. Sie dürfen sie lediglich im verkürzten Bilanzausweis unter den Rückstellungen zusammenfassen.

Abgrenzung: Verbindlichkeit, Abgeltung und Verfall

Nicht jeder Überstundensaldo führt zu einer Rückstellung. Vor der Bewertung ist zu klären, ob überhaupt eine ungewisse Verpflichtung vorliegt und in welcher Höhe.

Rückstellung oder sonstige Verbindlichkeit

Steht die Verpflichtung dem Grunde und der Höhe nach fest, liegt eine sonstige Verbindlichkeit vor. Das gilt etwa, wenn Überstunden für Dezember bereits abgerechnet sind und erst mit der Januarabrechnung ausgezahlt werden. Das Gleiche gilt für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter, dessen Abgeltungsbetrag bereits beziffert ist. Eine Rückstellung bleibt der richtige Posten, wenn noch offen ist, ob, wann und in welchem Umfang das Guthaben durch Freizeit oder Geld ausgeglichen wird.

Pauschale Abgeltung im Arbeitsvertrag

Viele Arbeitsverträge regeln, dass Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Ist eine solche Klausel arbeitsrechtlich wirksam, besteht kein zusätzlicher Anspruch, und eine Rückstellung entfällt. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts müssen Pauschalklauseln jedoch transparent sein. Für den Arbeitnehmer muss erkennbar sein, wie viele Stunden erfasst sind. Bei unwirksamen Klauseln bleibt der Vergütungsanspruch bestehen. Im Zweifel ist die Wirksamkeit arbeitsrechtlich zu prüfen. Für die Bilanz zählt die tatsächliche Rechtslage, nicht der Wortlaut des Vertrags.

Verfall, Kappung und Minusstunden

Sehen Betriebsvereinbarung oder Gleitzeitordnung eine Kappung vor, etwa den Verfall von Stunden oberhalb einer Obergrenze, ist nur der nicht verfallene Teil zurückzustellen. Voraussetzung ist, dass die Regelung wirksam ist und auch tatsächlich angewendet wird.

Negative Arbeitszeitsalden (Minusstunden) begründen dagegen in der Regel keinen aktivierbaren Vermögensgegenstand. Nach dem Grundsatz der Einzelbewertung (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB) dürfen sie nicht mit Guthaben anderer Mitarbeiter verrechnet werden. Zu saldieren sind lediglich Plus- und Minusstunden auf dem Konto desselben Mitarbeiters.

Bewertung: Stundensatz und Arbeitgeberanteile

Handelsrechtlich sind Rückstellungen nach § 253 Abs. 1 Satz 2 HGB in Höhe des nach vernünftiger kaufmännischer Beurteilung notwendigen Erfüllungsbetrags anzusetzen. Für die Überstundenrückstellung bedeutet das: Anzusetzen ist der Betrag, den die GmbH aufwenden muss, um das Guthaben auszugleichen. Bei Auszahlung ist das der Überstundenlohn. Bei Freizeitausgleich ist es das fortgezahlte Entgelt für die Zeit, in der der Mitarbeiter ohne Gegenleistung freigestellt ist. In beiden Fällen ergibt sich im Kern derselbe Wert.

Bestandteile des Erfüllungsbetrags

Die Arbeitgeberanteile sind mit den Sätzen und Beitragsbemessungsgrenzen anzusetzen, die für den einzelnen Mitarbeiter gelten. Liegt das laufende Entgelt bereits oberhalb einer Beitragsbemessungsgrenze, fallen für die Mehrstunden in diesem Zweig keine zusätzlichen Beiträge an. Auch der kassenindividuelle Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung variiert. In der Praxis wird deshalb häufig ein unternehmensbezogener Durchschnittssatz verwendet, der aus der Lohnabrechnung abgeleitet und dokumentiert wird.

Stundensatz aus dem Monatsgehalt

Bei Gehaltsempfängern wird der Stundensatz aus dem Monatsgehalt abgeleitet. Gebräuchlich ist folgende Formel:

Stundensatz = Monatsgehalt ÷ (Wochenstunden × 13 ÷ 3)

Bei 40 Wochenstunden ergibt sich ein Divisor von 173,33 Stunden pro Monat. Einmalzahlungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld sind nur einzubeziehen, wenn sie sich durch die Mehrarbeit tatsächlich erhöhen oder vertraglich in den Stundenwert eingehen. Andernfalls bleiben sie außer Ansatz.

Abzinsung

Rückstellungen mit einer Restlaufzeit von mehr als einem Jahr sind handelsrechtlich nach § 253 Abs. 2 HGB abzuzinsen. Überstunden und Gleitzeitguthaben werden üblicherweise innerhalb weniger Monate abgebaut. Eine Abzinsung kommt deshalb in der Regel nicht in Betracht. Anders kann es bei Guthaben liegen, die planmäßig erst über mehrere Jahre ausgeglichen werden.

Rechenbeispiel: Rückstellung für Überstunden in einer GmbH

Eine kleine GmbH mit Geschäftsjahr gleich Kalenderjahr stellt zum 31.12.2025 folgende Arbeitszeitsalden fest. Freizeitausgleich erfolgt im Verhältnis 1:1, Zuschläge sind nicht vereinbart. Für die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung wird ein aus der Lohnabrechnung abgeleiteter Durchschnittssatz von 21 % angenommen. Für Umlagen und Berufsgenossenschaft werden 2,5 % angenommen. Beide Werte sind reine Beispielannahmen, keine gesetzlichen Sätze.

Die Stundensätze ergeben sich so:

• Mitarbeiter A: 3.900 € ÷ 173,33 = 22,50 €
• Mitarbeiter B: 3.250 € ÷ 173,33 = 18,75 €
• Mitarbeiterin C: 1.950 € ÷ 86,67 = 22,50 €

Die Minusstunden von C werden weder aktiviert noch mit den Guthaben von A und B verrechnet.

Angenommen, für Mitarbeiter A steht am Stichtag bereits eine tarifliche Erhöhung ab März 2026 fest. Handelsrechtlich wäre der höhere künftige Stundensatz für die Stunden anzusetzen, die voraussichtlich nach der Erhöhung abgebaut werden. In der Steuerbilanz bleibt es beim Stichtagswert von 22,50 €. Im Beispiel wird zur Vereinfachung keine Erhöhung unterstellt, sodass Handels- und Steuerbilanz übereinstimmen.

Buchung, Verbrauch und Auflösung

Die Zuführung zur Rückstellung ist Personalaufwand und wird in der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren unter Nr. 6 ausgewiesen (§ 275 Abs. 2 HGB). Die Aufteilung auf Löhne und Gehälter einerseits und soziale Abgaben andererseits sorgt dafür, dass beide Unterposten zutreffend dargestellt werden. Die Kontennummern beziehen sich auf die DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04. Im Unternehmen können abweichende Konten oder Unterkonten eingerichtet sein.

Bildung zum 31.12.2025

Verbrauch im Folgejahr

Bauen die Mitarbeiter ihr Guthaben 2026 durch Freizeit ab, läuft die Gehaltsabrechnung unverändert weiter. Der Aufwand für die Freistellung ist damit in den laufenden Lohnbuchungen 2026 bereits enthalten. Um eine Doppelerfassung zu vermeiden, wird die Rückstellung in Höhe des verbrauchten Teils gegen den Personalaufwand ausgebucht. Werden Überstunden ausgezahlt, gilt dasselbe.

Zum 31.12.2026 wird der Bestand neu ermittelt. Im Beispiel haben A und B ihre Stunden aus 2025 vollständig abgebaut. Neu angefallen sind Guthaben, die zu einer Rückstellung von 950,00 € führen. Davon entfallen 770,00 € auf Gehälter und 180,00 € auf soziale Abgaben.

In der Praxis wird bei Arbeitszeitkonten häufig nur die Differenz zwischen altem und neuem Bestand gebucht, im Beispiel eine Minderung um 356,02 €. Das Ergebnis ist identisch, solange die Gegenbuchung im Personalaufwand erfolgt. Der Weg sollte allerdings in jedem Jahr gleich gewählt und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Auflösung nicht benötigter Beträge

Entfällt der Grund für die Rückstellung ganz oder teilweise, ohne dass Aufwand entsteht, ist der überschießende Teil aufzulösen. Das ist etwa der Fall, wenn Stunden wirksam verfallen oder ein Mitarbeiter ausscheidet, ohne dass ein Abgeltungsanspruch besteht. Die Auflösung wird als sonstiger betrieblicher Ertrag gebucht:

Nach § 249 Abs. 2 Satz 2 HGB dürfen Rückstellungen nur aufgelöst werden, soweit der Grund dafür entfallen ist. Eine Auflösung zur Ergebnisglättung ist unzulässig.

Steuerliche Anerkennung der Rückstellung

Über den Maßgeblichkeitsgrundsatz (§ 5 Abs. 1 EStG) gilt die handelsrechtliche Passivierungspflicht auch für die Steuerbilanz der GmbH. Die Rückstellung für Überstunden ist dem Grunde nach steuerlich anzuerkennen. Voraussetzung ist, dass die Verpflichtung am Stichtag rechtlich besteht und die Inanspruchnahme wahrscheinlich ist. Die Steuerbilanz folgt bei der Bewertung jedoch eigenen Regeln nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a EStG:

• Stichtagsprinzip: Maßgeblich sind die Wertverhältnisse am Bilanzstichtag. Künftige Lohn- und Beitragssatzerhöhungen bleiben außer Betracht, auch wenn sie bereits beschlossen sind.
• Abzinsung: Rückstellungen sind steuerlich grundsätzlich mit 5,5 % abzuzinsen. Ausgenommen sind Rückstellungen mit einer Laufzeit von weniger als zwölf Monaten. Darunter fallen regelmäßig übliche Überstunden- und Gleitzeitguthaben.
• Obergrenze Handelsbilanz: Der steuerliche Wert darf den handelsrechtlichen Wert nicht übersteigen.

Ergeben sich Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz, sind sie in der Überleitungsrechnung bzw. in der E-Bilanz zu berücksichtigen. Typische Ursache ist eine handelsrechtlich berücksichtigte Tariferhöhung. Kleine Kapitalgesellschaften sind nach § 274a HGB von der Bilanzierung latenter Steuern befreit. Viele kleine GmbHs bewerten die Überstundenrückstellung deshalb schon handelsrechtlich mit Stichtagswerten, sofern keine wesentlichen Erhöhungen bekannt sind. So lassen sich Abweichungen von vornherein vermeiden.

Für die steuerliche Anerkennung ist eine belastbare Dokumentation entscheidend:

• Auszug aus der Zeiterfassung mit den Salden je Mitarbeiter zum Stichtag
• Grundlage des Anspruchs, also Vertrag, Betriebsvereinbarung oder Gleitzeitordnung
• Herleitung der Stundensätze
• Ableitung der Arbeitgeberanteile aus der Lohnabrechnung

Fehlt eine geordnete Zeiterfassung, lässt sich der Ansatz in einer Betriebsprüfung nur schwer belegen.

Checkliste zum Abschlussstichtag

Fazit

Die Überstundenrückstellung ist für jede GmbH mit Arbeitszeitkonten ein fester Bestandteil des Jahresabschlusses. Haben Arbeitnehmer am Stichtag nicht abgegoltene Überstunden oder ein positives Gleitzeitguthaben, besteht nach § 249 Abs. 1 HGB eine Passivierungspflicht. Bewertet wird mitarbeiterbezogen mit dem Stundensatz zuzüglich Arbeitgeberanteilen zur Sozialversicherung, Umlagen und Berufsgenossenschaft. Verwaltungsgemeinkosten bleiben außen vor. Gebucht wird im Personalaufwand. Im Folgejahr wird die Rückstellung verbraucht, und nicht benötigte Beträge werden als Ertrag aufgelöst. Steuerlich gilt die Rückstellung als anerkannt, allerdings mit den Wertverhältnissen am Stichtag. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern ist mit einer verdeckten Gewinnausschüttung zu rechnen. Wer Salden, Rechtsgrundlagen und Berechnungsweg sauber dokumentiert, schafft die Basis für einen nachvollziehbaren Ansatz in Handels- und Steuerbilanz.

Wie Rückstellungen im Rahmen eines selbst erstellten Jahresabschlusses erfasst werden, lässt sich in der Demo von OnlineBilanz nachvollziehen.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, stellen wir Software sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt ein namentlich benannter Steuerberater sämtliche Vorbehaltsaufgaben in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: 10/2026.