Pflichtangaben auf Rechnungen: § 14 UStG Checkliste für Unternehmen
Eine formal fehlerhafte Rechnung kann den Vorsteuerabzug kosten – und das mitunter in erheblicher Höhe. Wer als Geschäftsführer einer GmbH oder UG Eingangsrechnungen prüft oder Ausgangsrechnungen stellt, muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG vollständig beherrschen. Dieser Fachartikel liefert die vollständige gesetzliche Grundlage, erläutert die Sonderregel für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und zeigt praxisnah, welche Folgen fehlende Angaben für den Vorsteuerabzug haben.
Kurzantwort
Die Pflichtangaben auf Rechnungen sind in § 14 Abs. 4 UStG abschließend geregelt und umfassen 14 Merkmale – von Name und Anschrift der Vertragsparteien über Steuernummer bzw. USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung und -zeitpunkt bis hin zu Entgelt und ausgewiesenem Steuerbetrag. Fehlt auch nur eine dieser Angaben, ist der Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger gefährdet. Für Rechnungen bis 250 EUR brutto gelten die vereinfachten Anforderungen des § 33 UStDV.
Inhaltsverzeichnis
- Gesetzliche Grundlage: § 14 Abs. 4 UStG
- Die 14 Pflichtangaben im Detail
- Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV
- Folgen fehlender Angaben für den Vorsteuerabzug
- Rechnungsberichtigung: Heilung fehlerhafter Rechnungen
- Praxisbeispiel: GmbH stellt fehlerhafte Rechnung aus
- Checkliste: Pflichtangaben auf einen Blick
- Fazit
Gesetzliche Grundlage: § 14 Abs. 4 UStG
Die zentrale Norm für den Rechnungsinhalt im deutschen Umsatzsteuerrecht ist § 14 UStG. Absatz 4 normiert abschließend, welche Angaben eine zum Vorsteuerabzug nach § 15 UStG berechtigende Rechnung enthalten muss. Die Regelung setzt die europäische MwSt-Systemrichtlinie (Art. 226 MwStSystRL) ins nationale Recht um, weshalb die Auslegung stets auch europarechtlich zu betrachten ist.
Grundsätzlich gilt: Jeder Unternehmer, der eine steuerpflichtige Leistung an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person erbringt, ist nach § 14 Abs. 2 UStG zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet – und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung. Diese Ausstellungspflicht korrespondiert mit dem Recht des Leistungsempfängers, eine ordnungsgemäße Rechnung zu verlangen.
Hinweis: E-Rechnungspflicht ab 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische B2B-Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern grundsätzlich als strukturierte elektronische Rechnung (E-Rechnung) ausgestellt werden können. Die inhaltlichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG bleiben dabei vollständig erhalten – sie gelten für Papier-, PDF- und E-Rechnungen gleichermaßen.
Die 14 Pflichtangaben im Detail
§ 14 Abs. 4 UStG enthält einen abschließenden Katalog. Nachfolgend werden alle Merkmale mit den in der Praxis häufigsten Fehlerquellen erläutert.
1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift
Sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger müssen mit vollem Namen und vollständiger Anschrift genannt sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG). Der BFH hat in mehreren Urteilen klargestellt (zuletzt BFH V R 25/15), dass die Anschrift eine Anschrift sein muss, unter der der Unternehmer tatsächlich wirtschaftlich tätig ist oder postalisch erreichbar ist. Eine reine Briefkastenadresse ohne jegliche wirtschaftliche Aktivität reicht nach aktueller Rechtsprechung nicht aus. Für GmbHs ist die im Handelsregister eingetragene Firmenbezeichnung zu verwenden.
2. Steuernummer oder USt-IdNr.
Der leistende Unternehmer muss seine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder – sofern vorhanden – seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Beide Nummern gelten alternativ. In der Praxis empfiehlt sich die USt-IdNr., da sie bei Rechnungen an EU-Unternehmer ohnehin häufig erforderlich ist und keine Rückschlüsse auf das zuständige Finanzamt erlaubt.
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
Das Rechnungsdatum (nicht zwingend identisch mit dem Leistungsdatum) muss angegeben sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 3 UStG). Es hat Bedeutung für den Zeitpunkt der Entstehung der Steuer und den Beginn der Aufbewahrungsfrist.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
Die fortlaufende Nummer muss zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung dienen (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Sie darf aus mehreren Zahlen- und/oder Buchstabenreihen bestehen. Eine lückenlose Nummerierung ist nicht zwingend vorgeschrieben, jedoch darf jede Nummer nur einmal vergeben werden. Getrennte Nummernkreise für verschiedene Betriebsstätten oder Rechnungsarten sind zulässig.
5. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
Die erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung muss so beschrieben werden, dass sie eindeutig identifizierbar ist (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 UStG). Sammelbezeichnungen wie „Dienstleistungen“ oder „Beratung“ sind ohne weitere Konkretisierung nicht ausreichend. Für Beratungsgesellschaften empfiehlt sich die Angabe von Projekt, Leistungsinhalt und ggf. Stundenzahl.
6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
Der Zeitpunkt der Leistungserbringung (bei Dauerleistungen der Leistungszeitraum) muss angegeben werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG). Auch wenn dieser mit dem Rechnungsdatum identisch ist, muss er gesondert ausgewiesen werden – ein Verweis „Leistungsdatum = Rechnungsdatum“ ist aber zulässig und in der Praxis verbreitet.
7. Vereinbartes Entgelt und Aufschlüsselung nach Steuersätzen
Das Nettentgelt muss nach Steuersätzen und etwaigen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 UStG). Vorauszahlungen oder vereinbarte Minderungen (z. B. Skonti, Rabatte) sind gesondert zu nennen, soweit sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt sind.
8. Anzuwendender Steuersatz oder Steuerbefreiung
Der Umsatzsteuersatz (19 %, 7 % oder 0 %) ist anzugeben; bei steuerfreien Umsätzen ist der Grund der Steuerbefreiung zu nennen (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG). Ein bloßes Weglassen des Steuersatzes oder -betrags – etwa weil der Aussteller irrtümlich von Steuerfreiheit ausgeht – kann zu erheblichen Konsequenzen führen.
9. Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
Der absolute Umsatzsteuerbetrag in Euro muss ausgewiesen sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 8 UStG, zweite Variante). Eine rein prozentuale Angabe ohne Eurobetrag genügt nicht.
10.–14. Weitere spezifische Angaben
Darüber hinaus schreibt § 14 Abs. 4 UStG in weiteren Nummern vor:
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (§ 14b Abs. 2 UStG).
- Bei Gutschriften: die Angabe „Gutschrift“ (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG) – wichtig: der Begriff „Gutschrift“ als umsatzsteuerrechtliches Dokument ist vom buchhalterischen Gutschriftsbegriff streng zu trennen.
- Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen: USt-IdNr. beider Parteien.
- Bei Reverse-Charge-Umsätzen: Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
- Bei Reiseleistungen (§ 25 UStG) und Differenzbesteuerung (§ 25a UStG): entsprechende Hinweise.
Achtung: Das Fehlen auch nur einer Pflichtangabe berechtigt das Finanzamt, den Vorsteuerabzug zu versagen – selbst wenn der leistende Unternehmer die Steuer abgeführt hat. Die Beweislast für das Vorliegen aller Voraussetzungen liegt beim Leistungsempfänger.
Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV
Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 EUR (brutto) nicht übersteigt, sieht § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen vor. Hier genügen folgende Mindestangaben:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung
- Brutto-Entgelt (Gesamtbetrag inkl. USt)
- Anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer / USt-IdNr.
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Netto-Entgelt und gesonderter Steuerbetrag
- Zeitpunkt der Leistung (wenn mit Ausstellungsdatum identisch)
Die 250-EUR-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag der Rechnung, nicht auf den Nettobetrag. Typische Anwendungsfälle sind Kassenbelege, Tankquittungen oder Parktickets. Allerdings gilt: Für den innergemeinschaftlichen Erwerb und Reverse-Charge-Sachverhalte ist die Kleinbetragsregelung nicht anwendbar.
Folgen fehlender Angaben für den Vorsteuerabzug
Der Vorsteuerabzug nach § 15 UStG setzt zwingend eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Fehlen Pflichtangaben, versagt das Finanzamt den Abzug – mit folgenden Konsequenzen:
| Fehlendes Merkmal | Typische Folge | Heilungsmöglichkeit |
|---|---|---|
| Keine Rechnungsnummer | Vorsteuerabzug versagt | Berichtigung durch Rechnungsaussteller möglich |
| Fehlende Leistungsbeschreibung | Vorsteuerabzug versagt | Berichtigung mit Rückwirkung (EuGH-Rspr.) |
| Fehlendes Leistungsdatum | Vorsteuerabzug versagt | Berichtigung mit Rückwirkung möglich |
| Falsche/fehlende USt-IdNr. | Vorsteuerabzug gefährdet | Berichtigung; bei ig Lieferungen: Vertrauensschutz prüfen |
| Fehlender Steuerbetrag | Vorsteuerabzug versagt | Berichtigung erforderlich |
Besonders kritisch ist die zeitliche Dimension: Wird ein Vorsteuerabzug im Rahmen einer Betriebsprüfung rückwirkend versagt, entstehen Nachzahlungszinsen nach § 233a AO von 1,8 % pro Jahr auf den Nachzahlungsbetrag. Bei größeren Eingangsrechnungen kann dies rasch zu erheblichen Belastungen führen. Eine sorgfältige Rechnungseingangsprüfung ist daher integraler Bestandteil einer ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung.
Rechnungsberichtigung: Heilung fehlerhafter Rechnungen
Der EuGH hat in der Rechtssache Senatex (C-518/14) und nachfolgend der BFH klargestellt, dass eine Rechnungsberichtigung grundsätzlich auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnungsausstellung zurückwirken kann – allerdings nur, wenn die ursprüngliche Rechnung zumindest eine Mindestanzahl an Kernelementen enthält (Name des Leistenden, Entgelt, gesonderter Steuerausweis) und die fehlende Angabe durch ein ergänzendes Dokument nachgeliefert wird, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt.
Fehlt hingegen ein Kernelement vollständig – etwa ein gesonderter Steuerausweis überhaupt –, liegt keine berichtigungsfähige, sondern eine nicht existente Rechnung vor. In diesem Fall ist eine neue Rechnung auszustellen, und der Vorsteuerabzug entsteht erst im Besteuerungszeitraum des Eingangs der berichtigten Rechnung.
Praxistipp
Legen Sie als Leistungsempfänger alle Eingangsrechnungen vor Verbuchung anhand einer standardisierten Prüfroutine vor. Ein Vier-Augen-Prinzip zwischen Buchhaltung und Geschäftsführung zahlt sich bei jeder Betriebsprüfung aus. Die Berichtigungsanforderung gegenüber dem Rechnungsaussteller sollte stets schriftlich und mit Fristsetzung erfolgen.
Praxisbeispiel: GmbH stellt fehlerhafte Rechnung aus
Die Mustermann GmbH (IT-Dienstleister) stellt ihrer Kundin, der Beta Handels-GmbH, folgende Rechnung aus:
| Rechnungsposition | Betrag |
|---|---|
| IT-Beratung (pauschal) | 10.000,00 EUR |
| Umsatzsteuer 19 % | 1.900,00 EUR |
| Rechnungsbetrag gesamt | 11.900,00 EUR |
Festgestellte Mängel:
- Die Leistungsbeschreibung „IT-Beratung (pauschal)“ ist zu unspezifisch – Projekt, Leistungsinhalt und Zeitraum fehlen.
- Der Leistungszeitraum ist nicht angegeben.
- Die Steuernummer der Mustermann GmbH fehlt.
Steuerliche Folge: Das Finanzamt der Beta Handels-GmbH versagt den Vorsteuerabzug in Höhe von 1.900 EUR. Bei einer Betriebsprüfung, die drei Jahre nach der Leistungserbringung stattfindet, entstehen nach § 233a AO Nachzahlungszinsen von 1,8 % × 3 Jahre × 1.900 EUR = 102,60 EUR Zinsen zusätzlich zur Steuernachzahlung.
Lösung: Die Mustermann GmbH erstellt eine berichtigte Rechnung mit allen fehlenden Angaben, die ausdrücklich auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist. Da Entgelt und Steuerausweis in der Originalrechnung vorhanden waren, wirkt die Berichtigung nach aktueller BFH-Rechtsprechung auf den Ursprungszeitpunkt zurück – die Zinslast entfällt.
Vorsteuer 1.900,00 EUR | an Verbindlichkeiten aLuL 1.900,00 EUR
(nachträgliche Korrektur der zuvor nicht gebuchten Vorsteuer)
Checkliste: Pflichtangaben auf einen Blick
Verwenden Sie diese Checkliste für die tägliche Rechnungseingangsprüfung:
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Fazit
Die Pflichtangaben auf Rechnungen nach § 14 Abs. 4 UStG sind kein bürokratisches Randthema, sondern unmittelbare Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Für Geschäftsführer von GmbH und UG bedeutet dies: Jede Eingangsrechnung muss vor der Verbuchung systematisch auf Vollständigkeit geprüft werden. Die Vereinfachung nach § 33 UStDV greift nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR brutto und entbindet nicht von der inhaltlichen Mindestanforderung. Fehlerhafte Rechnungen sind zwar in vielen Fällen heilbar – doch die Rückwirkung setzt voraus, dass ein Kernbestand an Rechnungsmerkmalen bereits in der ursprünglichen Rechnung enthalten war. Eine lückenlose, digital gestützte Rechnungseingangs- und -ausgangskontrolle ist daher nicht nur steuerrechtlich geboten, sondern schützt das Unternehmen vor vermeidbaren Nachzahlungszinsen und Liquiditätsrisiken.
250 EUR
Brutto-Grenze für Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV)
1,8 % p.a.
Nachzahlungszinsen nach § 233a AO bei versagtem Vorsteuerabzug
14
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
Häufig gestellte Fragen
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung nach § 14 UStG enthalten?
Eine Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG insgesamt 14 Pflichtangaben enthalten: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Netto-Entgelt aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, Steuersatz sowie gesonderten Steuerbetrag in Euro.
Was gilt für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV?
Rechnungen bis 250 EUR brutto dürfen nach § 33 UStDV vereinfacht ausgestellt werden. Name und Anschrift des Leistungsempfängers, Rechnungsnummer und Steuernummer sind nicht erforderlich. Es genügen Name/Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung.
Was passiert, wenn eine Rechnung unvollständig ist?
Fehlt eine Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug versagen. Nachzahlungszinsen nach § 233a AO fallen auf den nachzuzahlenden Steuerbetrag an. Unter bestimmten Voraussetzungen ist eine rückwirkende Rechnungsberichtigung möglich, wenn ein Mindestbestand an Rechnungsmerkmalen vorhanden war.
Kann eine fehlerhafte Rechnung rückwirkend berichtigt werden?
Ja, nach der EuGH-Rechtsprechung (Senatex, C-518/14) und der BFH-Rechtsprechung ist eine Rechnungsberichtigung mit Rückwirkung möglich, sofern die ursprüngliche Rechnung die Kernelemente (Leistender, Entgelt, Steuerausweis) enthielt. Die berichtigte Rechnung muss eindeutig auf das Originaldokument verweisen.
Muss auf einer Rechnung immer die USt-IdNr. angegeben werden?
Nein. Es genügt alternativ die vom Finanzamt erteilte Steuernummer. Die USt-IdNr. ist jedoch bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen für beide Parteien zwingend erforderlich. Viele Unternehmen verwenden grundsätzlich die USt-IdNr., um keine internen Steuernummern offenzulegen.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet. Stand der Rechtslage: August 2026.
