Kassenmeldung über ELSTER: Mitteilungspflicht für elektronische Kassen nach § 146a AO
Seit dem 1. Januar 2025 können elektronische Kassensysteme über ELSTER beim Finanzamt gemeldet werden, und seitdem läuft die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO tatsächlich. Für Bestandskassen ist die Übergangsfrist abgelaufen. Seit dem 1. Juli 2025 gilt für jede neu angeschaffte und jede außer Betrieb genommene Kasse eine Frist von einem Monat. Der Beitrag erklärt, welche Systeme eine GmbH oder UG meldet, welche Angaben nötig sind und wie die Übermittlung abläuft.
Kurzantwort
Wer Geschäftsvorfälle mit einer elektronischen Registrierkasse oder einem computergestützten Kassensystem erfasst, muss dem zuständigen Finanzamt das System elektronisch mitteilen (§ 146a Abs. 4 AO). Die Kassenmeldung erfolgt über Mein ELSTER oder aus einer Software über ERiC (ELSTER Rich Client). Die Frist beträgt einen Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, galt nach dem BMF-Schreiben vom 28.06.2024 eine Übergangsfrist bis zum 31. Juli 2025. Je Betriebsstätte ist eine Mitteilung abzugeben, die stets alle Systeme dieser Betriebsstätte enthält.
Inhaltsverzeichnis
Rechtsgrundlage: § 146a Abs. 4 AO
Die Mitteilungspflicht für elektronische Kassen steht in § 146a Abs. 4 AO. Danach hat jeder, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem im Sinne des Absatzes 1 erfasst, dem zuständigen Finanzamt bestimmte Angaben zu diesem System mitzuteilen. Die Mitteilung ist nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung zu erstatten. Eine Meldung auf Papier sieht das Gesetz nicht vor. Zuständig ist das Finanzamt, das sich nach den §§ 18 bis 20 AO bestimmt.
Die Vorschrift gilt im Gesetz schon seit 2020. Das Bundesministerium der Finanzen hatte die Mitteilungspflicht jedoch mit Schreiben vom 6. November 2019 ausgesetzt, bis eine elektronische Übermittlungsmöglichkeit zur Verfügung steht. Mit dem BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 (GZ IV D 2 – S 0316-a/19/10011 :009, DOK 2024/0511821) wurde diese Aussetzung aufgehoben. Seit dem 1. Januar 2025 steht die Übermittlung über „Mein ELSTER“ und über ERiC (ELSTER Rich Client) bereit.
Die Kassenmeldung ist eine eigenständige Pflicht neben den übrigen Anforderungen an elektronische Kassen. Dazu gehören die Einzelaufzeichnung, der Schutz durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und die Belegausgabe. Diese Anforderungen behandelt der Beitrag zu Kassenführung, TSE und offener Ladenkasse.
Zweck der Meldung
Nach der Antwort der Bundesregierung auf eine Kleine Anfrage (BT-Drucksache 21/3641 vom 06.01.2026) soll die Mitteilung der Finanzverwaltung eine risikoorientiertere Fallauswahl vor Kassen-Nachschauen und Außenprüfungen ermöglichen. Zudem lassen sich Aufzeichnungssystem und TSE miteinander verknüpfen.
Welche Kassen gemeldet werden müssen
Welche Systeme unter § 146a Abs. 1 AO fallen, regelt § 1 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Elektronische Aufzeichnungssysteme sind danach elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Erfasst sind damit klassische Registrierkassen ebenso wie PC-Kassen und App- oder Tablet-Kassen. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler gelten nach § 1 Abs. 2 KassenSichV ebenfalls als elektronische Aufzeichnungssysteme.
§ 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV nimmt bestimmte Geräte ausdrücklich aus. Für sie besteht folglich auch keine Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO:
| Meldepflichtig (elektronisches Aufzeichnungssystem) | Nicht meldepflichtig (§ 1 Abs. 1 Satz 2 KassenSichV) |
|---|---|
| Elektronische Registrierkassen | Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker |
| Computergestützte Kassensysteme (PC-Kassen) | Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung, Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge |
| App- und Tablet-Kassen | Elektronische Buchhaltungsprogramme |
| EU-Taxameter und Wegstreckenzähler (§ 1 Abs. 2 KassenSichV, mit Sonderregeln) | Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Geld- und Warenspielgeräte |
Maßgeblich ist die Funktion des Geräts, nicht seine Bezeichnung. Die Abgrenzung zwischen einem Kassensystem und einer Software, in der Kassenbewegungen lediglich nachträglich erfasst werden, erläutert der Beitrag zum elektronischen Kassenbuch. Wer ausschließlich eine offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem führt, fällt nicht unter § 146a Abs. 4 AO.
Gemietete oder geleaste Kassen sind nach Auffassung der Finanzverwaltung wie angeschaffte Systeme zu behandeln. Das BMF-Schreiben vom 28.06.2024 verweist dazu auf den Anwendungserlass zur AO (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.2.6). Auch eine Mietkasse ist daher zu melden.
Taxameter und Wegstreckenzähler
Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler enthält das BMF-Schreiben eigene Regeln. Solange ein Gerät im Rahmen der Nichtbeanstandungsregelung (BMF-Schreiben vom 13.10.2023) noch ohne zertifizierte TSE betrieben wurde, konnte auf die Mitteilung verzichtet werden. Diese Regelung ist mit Ablauf des 31.12.2025 ausgelaufen. Wegstreckenzähler sind nur betroffen, wenn sie ab dem 1. Juli 2024 erstmals in Verkehr gebracht wurden. Wird ein Gerät ab dem 1. Juli 2025 angeschafft oder mit einer TSE ausgestattet, gilt die Monatsfrist wie bei Kassen.
Fristen der Kassenmeldung
§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO bestimmt, dass die Mitteilung innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Systems zu erstatten ist. Für Bestandssysteme gilt eine Übergangsregel aus dem BMF-Schreiben vom 28.06.2024:
| Sachverhalt | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| System vor dem 01.07.2025 angeschafft | Mitteilung bis 31.07.2025 (abgelaufen) | BMF-Schreiben vom 28.06.2024 |
| System ab dem 01.07.2025 angeschafft | innerhalb eines Monats nach Anschaffung | § 146a Abs. 4 Satz 2 AO |
| Außerbetriebnahme ab dem 01.07.2025 | innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme | § 146a Abs. 4 Satz 2 AO |
| Vor dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommen und nicht mehr vorhanden | keine Mitteilung erforderlich, sofern die Anschaffung nicht bereits gemeldet war | BMF-Schreiben vom 28.06.2024 |
Die Monatsfrist berechnet sich nach § 108 AO, der auf die Fristvorschriften des BGB verweist. Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist erst mit Ablauf des nächsten Werktags (§ 108 Abs. 3 AO).
Das BMF-Schreiben legt außerdem eine Reihenfolge fest. Eine Außerbetriebnahme kann erst gemeldet werden, wenn die Anschaffung desselben Systems zuvor mitgeteilt wurde. Wurde eine Bestandskasse bis zum 31.07.2025 nicht gemeldet, sollte die Anschaffung deshalb zuerst nachgeholt werden, bevor ihre Außerbetriebnahme mitgeteilt wird.
Bestandskassen nicht gemeldet?
Die Übergangsfrist ist am 31.07.2025 abgelaufen. Eine bis dahin unterbliebene Mitteilung bleibt nachzuholen, denn die Pflicht aus § 146a Abs. 4 AO besteht fort. Die Mitteilung erfasst dann alle Systeme, die in der Betriebsstätte im Einsatz sind.
Inhalt der Mitteilung und Bruttomethode
§ 146a Abs. 4 Satz 1 AO zählt in acht Nummern abschließend auf, welche Angaben gesetzlich mitzuteilen sind:
- Name des Steuerpflichtigen,
- Steuernummer des Steuerpflichtigen,
- Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung,
- Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme,
- Seriennummer des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
- Datum der Anschaffung,
- Datum der Außerbetriebnahme.
Das ELSTER-Formular fragt darüber hinaus weitere Daten ab. Dazu gehören Angaben zur Betriebsstätte, zu Hersteller, Modell, Software und Softwareversion des Systems sowie das Datum der Inbetriebnahme. Zur TSE werden unter anderem deren Seriennummer und das Datum der Inbetriebnahme abgefragt. Bei einer Außerbetriebnahme ist zusätzlich der Grund anzugeben. Anschaffungs- und Inbetriebnahmedatum können auseinanderfallen und sind getrennt zu erfassen.
Wichtig ist die sogenannte Bruttomethode (AEAO zu § 146a Nr. 1.16.1.4). Die Mitteilung wird je Betriebsstätte im Sinne des § 12 AO abgegeben. Jede Mitteilung muss alle elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Betriebsstätte enthalten, nicht nur das neue oder das ausgeschiedene Gerät. Jedes System ist genau einer Betriebsstätte zuzuordnen. Bei einer Anschaffung, einer Außerbetriebnahme oder einem Wechsel der Betriebsstätte sind aktualisierte Mitteilungen für die betroffenen Betriebsstätten abzugeben.
Kassenmeldung über ELSTER: Wege und Zugang
Für die Kassenmeldung über ELSTER stehen nach den Informationen der Finanzverwaltung drei Wege zur Verfügung:
- Direkteingabe im ELSTER-Formular zur Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 4 AO,
- Hochladen einer XML-Datei in Mein ELSTER,
- Übermittlung aus einer Kassen- oder Steuersoftware über ERiC.
Eine GmbH oder UG übermittelt die Mitteilung grundsätzlich über ihr eigenes ELSTER-Benutzerkonto. Für Kapitalgesellschaften ist hierfür in der Regel ein Organisationszertifikat eingerichtet, das auch für Steuererklärungen und die E-Bilanz genutzt wird. Wie dieser Zugang beantragt wird, beschreibt der Beitrag zum ELSTER-Organisationszertifikat für die GmbH.
Die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft erfüllt nach § 34 AO der gesetzliche Vertreter, bei der GmbH also der Geschäftsführer. Er muss die Übermittlung jedoch nicht selbst vornehmen. Nach § 87d AO dürfen Daten, die nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzbehörden zu übermitteln sind, auch durch einen beauftragten Dritten übermittelt werden. In Betracht kommen etwa ein Steuerberater oder ein Kassendienstleister. Die Verantwortung für vollständige und fristgerechte Angaben bleibt bei der Gesellschaft.
Folgen einer fehlenden Meldung
Teilweise wird bei fehlender Kassenmeldung pauschal ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro genannt. Ein Blick in § 379 AO zeigt ein differenzierteres Bild. Die Vorschrift enthält keinen eigenen Bußgeldtatbestand für eine unterlassene oder verspätete Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO. Bußgeldbewehrt ist nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 AO, wer ein System entgegen § 146a Abs. 1 Satz 1 AO nicht oder nicht richtig verwendet. Nach Nr. 5 gilt das ebenso, wenn das System entgegen § 146a Abs. 1 Satz 2 AO nicht oder nicht richtig durch eine zertifizierte TSE geschützt wird. Voraussetzung ist jeweils Vorsatz oder Leichtfertigkeit und dass dadurch ermöglicht wird, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen. Die Geldbuße kann in diesen Fällen bis zu 25.000 Euro betragen, wenn die Handlung nicht als leichtfertige Steuerverkürzung nach § 378 AO geahndet werden kann (§ 379 Abs. 6 AO).
Eine fehlende Mitteilung bleibt dennoch ein Verstoß gegen eine gesetzliche Pflicht. Sie kann bei einer Kassen-Nachschau nach § 146b AO oder einer Außenprüfung auffallen. Weichen gemeldete und vorgefundene Systeme voneinander ab, kann das Rückfragen auslösen, etwa ob die Kasse richtig verwendet und durch eine TSE geschützt wird.
Abgrenzung
Wer die Meldung unterlässt, begeht nach dem Wortlaut des § 379 AO allein dadurch keine Ordnungswidrigkeit. Wer dagegen eine Kasse ohne zertifizierte TSE betreibt oder Aufzeichnungen nicht ordnungsgemäß erfasst, kann den Tatbestand des § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 oder 5 AO erfüllen, unabhängig davon, ob die Kasse gemeldet wurde.
Checkliste für Geschäftsführer
Praxisbeispiel: Kassentausch in einer Filiale
Beispiel (fiktive Zahlen): Die Muster GmbH betreibt zwei Filialen, die jeweils eine Betriebsstätte bilden. In Filiale A stehen zwei PC-Kassen, in Filiale B eine Registrierkasse und eine App-Kasse. Alle vier Systeme wurden vor dem 1. Juli 2025 angeschafft und fristgerecht bis zum 31. Juli 2025 gemeldet, je Filiale in einer eigenen Mitteilung.
Im November 2026 ersetzt die Gesellschaft in Filiale B die Registrierkasse durch eine neue PC-Kasse. Die neue Kasse wird am 12.11.2026 angeschafft und am 16.11.2026 in Betrieb genommen. Am selben Tag wird die alte Registrierkasse außer Betrieb genommen.
| Vorgang | Datum | Fristende rechnerisch | Fristende nach § 108 Abs. 3 AO |
|---|---|---|---|
| Anschaffung neue PC-Kasse | 12.11.2026 | Samstag, 12.12.2026 | Montag, 14.12.2026 |
| Außerbetriebnahme Registrierkasse | 16.11.2026 | Mittwoch, 16.12.2026 | Mittwoch, 16.12.2026 |
Nach der Bruttomethode übermittelt die Muster GmbH für Filiale B eine aktualisierte Mitteilung mit allen drei Systemen dieser Betriebsstätte. Darin stehen die App-Kasse (unverändert), die neue PC-Kasse mit Anschaffungs- und Inbetriebnahmedatum sowie die alte Registrierkasse mit Datum und Grund der Außerbetriebnahme. Werden beide Vorgänge in einer Mitteilung zusammengefasst, ist die frühere Frist maßgeblich, hier also der 14.12.2026. Für Filiale A ist keine neue Mitteilung erforderlich, weil sich dort nichts geändert hat.
Fazit
Die Kassenmeldung über ELSTER ist seit dem 1. Januar 2025 möglich und für Bestandssysteme seit dem 31. Juli 2025 fällig. Seitdem gilt für jede Anschaffung und Außerbetriebnahme eine Frist von einem Monat. Gemeldet wird je Betriebsstätte, und jede Mitteilung enthält alle dort eingesetzten Systeme. Ein eigener Bußgeldtatbestand für die fehlende Mitteilung besteht nach § 379 AO nicht. Die Meldedaten sollen der Finanzverwaltung aber die Auswahl für Kassen-Nachschauen und Außenprüfungen erleichtern. Ein vollständiger und aktueller Meldestand gehört deshalb zur ordnungsgemäßen Kassenführung einer GmbH oder UG. Für Jahresabschluss und E-Bilanz stellt OnlineBilanz Software und die technische Datenübermittlung (§ 87d AO) bereit; auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein unabhängiger Steuerberater aus dem Kooperationsnetzwerk Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung. Eine Übersicht bietet die Demo.
Häufig gestellte Fragen
Muss jede GmbH ihre Kasse beim Finanzamt melden?
Nein, nur wenn sie Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abs. 1 AO erfasst, also mit einer elektronischen Registrierkasse oder einem computergestützten Kassensystem. Wer ausschließlich eine offene Ladenkasse ohne elektronisches System führt, hat nach § 146a Abs. 4 AO nichts mitzuteilen.
Bis wann muss eine neue Kasse gemeldet werden?
Innerhalb eines Monats nach der Anschaffung (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO). Dieselbe Frist gilt für die Außerbetriebnahme. Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist nach § 108 Abs. 3 AO mit Ablauf des nächsten Werktags.
Was gilt für Kassen, die schon vor dem 1. Juli 2025 im Einsatz waren?
Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, sah das BMF-Schreiben vom 28.06.2024 eine Mitteilung bis zum 31. Juli 2025 vor. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden und nicht mehr vorhanden sind, mussten nicht nachträglich gemeldet werden, sofern ihre Anschaffung nicht bereits gemeldet war.
Müssen gemietete oder geleaste Kassen gemeldet werden?
Ja. Nach Auffassung der Finanzverwaltung (BMF-Schreiben vom 28.06.2024 mit Verweis auf AEAO zu § 146a Nr. 1.16.2.6) sind nicht angeschaffte, etwa gemietete oder geleaste Systeme wie angeschaffte zu behandeln.
Kann der Steuerberater oder der Kassendienstleister die Meldung übermitteln?
Ja. Nach § 87d AO dürfen Daten, die nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzbehörden zu übermitteln sind, auch durch einen beauftragten Dritten übermittelt werden. Verpflichtet bleibt die Gesellschaft, für die der Geschäftsführer die steuerlichen Pflichten erfüllt (§ 34 AO).
Gibt es ein Bußgeld, wenn die Kassenmeldung fehlt?
§ 379 AO enthält keinen eigenen Bußgeldtatbestand für eine fehlende oder verspätete Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO. Bußgeldbewehrt sind nach § 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5 AO die fehlende oder nicht richtige Verwendung des Systems und dessen fehlender oder nicht richtiger Schutz durch eine zertifizierte TSE, jeweils bei Vorsatz oder Leichtfertigkeit und wenn dadurch eine Steuerverkürzung oder ein ungerechtfertigter Steuervorteil ermöglicht wird, mit bis zu 25.000 Euro (§ 379 Abs. 6 AO).
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, stellen wir Software sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt ein namentlich benannter Steuerberater sämtliche Vorbehaltsaufgaben in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: 11/2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
