Kassenabrechnung: Tagesabschluss, Kassenbericht und GoBD-Pflichten
Wer täglich Bargeld einnimmt, kommt an einem Ritual nicht vorbei: dem Kassensturz am Ende des Tages. Die Kassenabrechnung entscheidet mit darüber, ob die Buchführung bei einer Betriebsprüfung Bestand hat.
Kurzantwort
Die Kassenabrechnung (Tagesabschluss) ist der tägliche Abgleich zwischen dem tatsächlich gezählten Ist-Bestand der Kasse und dem rechnerisch aus den Buchungen ermittelten Soll-Bestand. Bei einer offenen Ladenkasse ist ein täglicher, gezählter Kassenbericht gesetzlich erforderlich. Differenzen zwischen Soll und Ist müssen dokumentiert werden – häufige, unerklärte Abweichungen können bei einer Betriebsprüfung zur Verwerfung der gesamten Kassenbuchführung führen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Kassenabrechnung?
Die Kassenabrechnung – oft auch Tagesabschluss oder Kassensturz genannt – vergleicht am Ende eines Geschäftstags den tatsächlich in der Kasse vorhandenen Bargeldbestand (Ist-Bestand) mit dem Betrag, der sich rechnerisch aus dem Anfangsbestand zuzüglich Einnahmen und abzüglich Ausgaben ergeben müsste (Soll-Bestand). Sie ist damit die Grundlage für eine ordnungsgemäße, nachvollziehbare Kassenbuchführung.
Der tägliche Kassenbericht bei offener Ladenkasse
Wer eine offene Ladenkasse ohne elektronisches Kassensystem führt, ist zu einem täglichen, gezählten Kassenbericht verpflichtet. Üblich ist dabei das retrograde Verfahren: Ausgehend vom gezählten Endbestand werden die Entnahmen hinzugerechnet und die Einlagen sowie der Anfangsbestand abgezogen, um daraus die Tageseinnahmen zu errechnen.
Kassenabrechnung bei elektronischen Kassensystemen
Beim Einsatz eines elektronischen Kassensystems mit technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) erfolgt die Erfassung der einzelnen Vorgänge laufend und automatisiert. Ein täglicher Kassensturz – also der Abgleich zwischen dem von der Kasse ausgewiesenen Soll-Bestand und dem tatsächlich gezählten Bargeld – bleibt trotzdem sinnvoll, um Differenzen frühzeitig zu erkennen, auch wenn er hier nicht in derselben Form gesetzlich vorgeschrieben ist wie bei der offenen Ladenkasse.
Umgang mit Kassendifferenzen
Differenzen gehören dokumentiert, nicht ausgeglichen: Stimmen Soll- und Ist-Bestand nicht überein, darf die Differenz nicht einfach stillschweigend korrigiert werden. Kassenfehlbeträge und Kassenüberschüsse sind über ein eigenes Konto zu buchen und sollten möglichst mit einer Erklärung dokumentiert werden. Treten solche Differenzen regelmäßig und ohne nachvollziehbaren Grund auf, wertet die Finanzverwaltung dies häufig als Indiz für eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung – mit dem Risiko, dass die gesamte Kassenbuchführung im Rahmen einer Betriebsprüfung verworfen und der Gewinn geschätzt wird.
GoBD-Anforderungen
Nach den GoBD müssen Kassenaufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfolgen und dürfen nachträglich nicht ohne nachvollziehbare Protokollierung verändert werden. Kassenberichte und Tagesabschlüsse sind daher über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg geordnet und unveränderbar aufzubewahren – unabhängig davon, ob sie papierbasiert oder digital geführt werden.
Fazit
Die tägliche Kassenabrechnung ist mehr als eine lästige Pflicht am Ladenschluss: Sie ist das zentrale Kontrollinstrument, mit dem sich die Richtigkeit der Kassenbuchführung über das ganze Jahr nachweisen lässt. Wer sie konsequent, nachvollziehbar und mit sauberer Dokumentation von Differenzen durchführt, reduziert das Risiko empfindlicher Konsequenzen bei einer Betriebsprüfung erheblich.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Kassenabrechnung?
Eine Kassenabrechnung ist der tägliche Abgleich zwischen dem tatsächlich gezählten Bargeldbestand (Ist-Bestand) und dem sich aus den Kassenbuchungen ergebenden rechnerischen Bestand (Soll-Bestand) einer Kasse.
Muss die Kassenabrechnung täglich erfolgen?
Bei einer offenen Ladenkasse ist ein täglicher, gezählter Kassenbericht erforderlich. Bei einem elektronischen Kassensystem mit TSE erfolgt die Erfassung laufend, ein täglicher Kassensturz bleibt aber auch hier für die Kassenführung empfehlenswert.
Was passiert bei Differenzen zwischen Soll- und Ist-Bestand?
Kassendifferenzen müssen dokumentiert und über ein eigenes Konto für Kassenfehlbeträge bzw. Kassenüberschüsse gebucht werden. Häufige, unerklärte Differenzen gelten als Indiz für eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung und können bei einer Betriebsprüfung zur Verwerfung der Kassenbuchführung führen.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen ausschließlich Steuerberater. Stand: Oktober 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier