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Gliederung GuV HGB 2026: Aufbau & Vorgaben

Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Gliederung der GuV nach HGB: Überblick über die gesetzlichen Vorgaben

Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) gehört gemäß § 242 Abs. 3 HGB als Bestandteil der Buchführung zum Jahresabschluss aller Kaufleute. Für Kapitalgesellschaften – insbesondere GmbHs – konkretisiert § 275 HGB die zulässigen Gliederungsschemata. Während die Bilanz die Vermögens- und Finanzlage zum Stichtag darstellt, zeigt die GuV die Ertragslage für das abgelaufene Geschäftsjahr. Die handelsrechtliche Gliederung folgt strengen Formvorschriften, um Vergleichbarkeit und Transparenz für Abschlussadressaten zu gewährleisten.

Das HGB unterscheidet zwei grundlegende Gliederungsverfahren: das Gesamtkostenverfahren (GKV) nach § 275 Abs. 2 HGB und das Umsatzkostenverfahren (UKV) nach § 275 Abs. 3 HGB. Beide Verfahren führen zum selben Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag, unterscheiden sich aber fundamental im Ausweis der Aufwendungen. Einmal gewählt, ist das Verfahren gemäß § 265 Abs. 1 HGB stetig beizubehalten – ein Wechsel erfordert besondere Begründung im Anhang.

Anwendungsbereich und Adressatenkreis

Die HGB-Gliederungsvorschriften gelten zwingend für alle Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG) sowie kapitalmarktorientierte Personengesellschaften. Einzelkaufleute und Personengesellschaften ohne Kapitalmarktorientierung unterliegen lediglich der allgemeinen Aufzeichnungspflicht nach § 242 HGB, können aber freiwillig die GuV-Gliederung nach § 275 HGB übernehmen. Die publizierten Jahresabschlüsse dienen Gesellschaftern, Gläubigern, Finanzbehörden und der Öffentlichkeit als Informationsgrundlage.

Das Gesamtkostenverfahren: Aufbau und Einzelposten nach § 275 Abs. 2 HGB

Das Gesamtkostenverfahren (GKV) stellt die in Deutschland vorherrschende Darstellungsform dar. Es erfasst alle betrieblichen Aufwendungen nach Aufwandsarten – unabhängig davon, ob sie für verkaufte oder noch auf Lager liegende Erzeugnisse angefallen sind. Die Abstimmung erfolgt über die Bestandsveränderungen bei unfertigen und fertigen Erzeugnissen sowie aktivierten Eigenleistungen.

Struktureller Aufbau des GKV-Schemas

1. Umsatzerlöse (§ 277 Abs. 1 HGB): Erlöse aus Verkauf von Produkten und Dienstleistungen nach Abzug von Erlösschmälerungen (Skonti, Boni, Rabatte)
2. Erhöhung/Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen: Bestandsveränderung zum Vorjahr (positiv bei Bestandsaufbau, negativ bei Abbau)
3. Andere aktivierte Eigenleistungen: Selbst erstellte und aktivierte Anlagen (z.B. selbsterstellte Software, Maschinen)
4. Sonstige betriebliche Erträge: Erträge außerhalb des normalen Geschäftsbetriebs (Versicherungsentschädigungen, Erträge aus Anlagenabgängen, Auflösung von Rückstellungen)
5. Materialaufwand (§ 275 Abs. 2 Nr. 5 HGB): Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie bezogene Waren und Leistungen
6. Personalaufwand (§ 275 Abs. 2 Nr. 6 HGB): Löhne und Gehälter sowie soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung
7. Abschreibungen (§ 275 Abs. 2 Nr. 7 HGB): Planmäßige und außerplanmäßige Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen
8. Sonstige betriebliche Aufwendungen: Alle übrigen betrieblichen Aufwendungen (Mieten, Versicherungen, Rechts- und Beratungskosten, Werbung, Kfz-Kosten)
9. Finanzergebnis: Erträge aus Beteiligungen, sonstige Zinsen und ähnliche Erträge abzüglich Zinsen und ähnlicher Aufwendungen
10. Steuern vom Einkommen und vom Ertrag: Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer sowie latente Steuern
11. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

Das Umsatzkostenverfahren: Struktur und Abgrenzung zum GKV

Das Umsatzkostenverfahren (UKV) nach § 275 Abs. 3 HGB gliedert die Aufwendungen nicht nach Aufwandsarten, sondern nach betrieblichen Funktionsbereichen. Erfasst werden ausschließlich die Aufwendungen, die auf die tatsächlich verkauften Produkte oder Dienstleistungen entfallen – die sogenannten Herstellungskosten des Umsatzes. Dieses Verfahren ist international verbreitet (Cost of Sales) und wird von vielen Konzernen bevorzugt, da es eine funktionale Ergebnisanalyse ermöglicht.

Aufbau der GuV im Umsatzkostenverfahren

1. Umsatzerlöse: Identisch zum GKV – Verkaufserlöse nach Abzug von Erlösschmälerungen
2. Herstellungskosten des Umsatzes: Alle Kosten (Material, Personal, Abschreibungen), die auf die verkauften Produkte entfallen
3. Bruttoergebnis vom Umsatz: Differenz aus Umsatzerlösen und Herstellungskosten (wichtige Kennzahl für Handelsspanne)
4. Vertriebskosten: Kosten für Vertrieb, Marketing, Versand, Provisionen
5. Allgemeine Verwaltungskosten: Kosten für Geschäftsführung, Buchhaltung, Controlling, IT-Administration
6. Sonstige betriebliche Erträge: Wie im GKV (Versicherungsentschädigungen, Anlagenabgänge)
7. Sonstige betriebliche Aufwendungen: Wie im GKV (außerordentliche oder nicht funktional zuordenbare Aufwendungen)
8. Finanzergebnis: Identisch zum GKV
9. Steuern vom Einkommen und Ertrag: Identisch zum GKV
10. Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften bei der GuV-Gliederung

Kleine Kapitalgesellschaften im Sinne des § 267 Abs. 1 HGB profitieren von erheblichen Erleichterungen bei der Aufstellung und Offenlegung der GuV. § 275 Abs. 5 HGB erlaubt eine verkürzte Darstellung, bei der bestimmte Posten zusammengefasst werden dürfen. Diese Erleichterungen gelten für GmbHs, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der drei folgenden Merkmale nicht überschreiten:

Nach § 267 Abs. 4 HGB gelten die Schwellenwerte erstmals im ersten Geschäftsjahr nach dem 31.12.2023. Für Abschlüsse mit Bilanzstichtag 31.12.2025 sind diese Werte maßgeblich. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen gemäß § 275 Abs. 5 HGB die Posten 1 bis 5 (GKV) bzw. 1 bis 3 und 6 (UKV) zu einem Bruttoposten zusammenfassen – eine erhebliche Vereinfachung bei der Erstellung.

Verkürzte GuV-Gliederung nach § 275 Abs. 5 HGB

Wichtig: Die Erleichterung gilt nur für die Offenlegung beim Unternehmensregister (§ 325 HGB), nicht für die interne Erstellung. Für die Gesellschafter ist weiterhin der vollständige Jahresabschluss zu erstellen (§ 42a GmbHG). Kleine GmbHs können zudem nach § 326 Abs. 1 HGB auf die Offenlegung der GuV ganz verzichten und lediglich die Bilanz und den Anhang publizieren – vorausgesetzt, bestimmte Angaben werden in den Anhang aufgenommen.

Wesentliche GuV-Posten und ihre handelsrechtliche Auslegung

Die korrekte Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu den einzelnen GuV-Posten erfordert fundierte Kenntnisse der handelsrechtlichen Definitionen. Nachfolgend die wichtigsten Posten mit praxisrelevanten Abgrenzungsfragen:

Umsatzerlöse (§ 277 Abs. 1 HGB)

Umsatzerlöse umfassen alle Erlöse aus dem Verkauf und der Vermietung oder Verpachtung von Produkten sowie aus der Erbringung von Dienstleistungen, die für die gewöhnliche Geschäftstätigkeit typisch sind – nach Abzug von Erlösschmälerungen (Skonti, Rabatte, Boni, Retouren). Umsatzsteuer wird nicht einbezogen. Entscheidend ist die Realisierung nach § 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB (Realisationsprinzip): Erlöse dürfen erst ausgewiesen werden, wenn die Leistung erbracht und das wirtschaftliche Eigentum übergegangen ist.

Bestandsveränderungen (nur GKV)

Die Bestandsveränderung erfasst die Differenz zwischen Anfangs- und Endbestand an fertigen und unfertigen Erzeugnissen. Ein positiver Wert (Bestandserhöhung) erhöht das Ergebnis, ein negativer Wert (Bestandsabbau) mindert es. Bewertung erfolgt zu Herstellungskosten nach § 255 Abs. 2 und 3 HGB. Praxisproblem: Bei falsch bewerteten Beständen (z. B. zu hohe Gemeinkosten aktiviert) verzerrt sich das Periodenergebnis.

Andere aktivierte Eigenleistungen

Hierunter fallen selbst hergestellte Anlagen (Maschinen, Gebäude, immaterielle Vermögensgegenstände wie Software), die im Anlagevermögen aktiviert wurden. Der Ausweis erfolgt zu Herstellungskosten. Zu beachten: Eigenleistungen für das Umlaufvermögen (z. B. selbst produzierte Handelswaren) werden bereits über die Bestandsveränderung erfasst.

Sonstige betriebliche Erträge

Dazu gehören Erträge außerhalb der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit, darunter: Erträge aus dem Abgang von Anlagevermögen, Auflösung von Rückstellungen und Wertberichtigungen, Versicherungsentschädigungen, Erträge aus der Auflösung von Sonderposten mit Rücklageanteil, Zuschüsse und Zuwendungen, Mieterträge (wenn nicht Hauptgeschäft), periodenfremde Erträge. Abgrenzung zu Umsatzerlösen: Wenn Vermietung von Maschinen zum Kerngeschäft gehört, sind die Erlöse als Umsatz auszuweisen.

Materialaufwand

Gemäß § 275 Abs. 2 Nr. 5 HGB wird unterschieden: a) Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren sowie b) Aufwendungen für bezogene Leistungen (z. B. Fremdleistungen, Subunternehmer). Wichtig: Im GKV werden alle in der Periode angefallenen Materialaufwendungen erfasst – auch wenn die Erzeugnisse noch nicht verkauft wurden (Korrektur über Bestandsveränderung). Im UKV fließen nur die Materialaufwendungen ein, die in den Herstellungskosten des Umsatzes stecken.

Personalaufwand

§ 275 Abs. 2 Nr. 6 HGB gliedert in: a) Löhne und Gehälter (Bruttolöhne inkl. Sonderzahlungen, Tantiemen, geldwerte Vorteile) und b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und Unterstützung (Arbeitgeberanteile Sozialversicherung, Beiträge zu Pensionskassen, Zuführungen zu Pensionsrückstellungen). Zu beachten: Löhne, die auf aktivierte Eigenleistungen entfallen, werden nicht hier, sondern über die Position „andere aktivierte Eigenleistungen“ erfasst.

• Umsatzerlöse: Nur typische Geschäftstätigkeit, nach Erlösschmälerungen, ohne USt
• Bestandsveränderung: Differenz Anfangs-/Endbestand, zu Herstellungskosten bewerten
• Aktivierte Eigenleistungen: Nur Anlagevermögen, nicht Umlaufvermögen
• Sonstige betr. Erträge: Außerhalb gewöhnlicher Geschäftstätigkeit, Abgrenzung zu Umsatz beachten
• Materialaufwand: Im GKV periodenbasiert, im UKV nur für verkaufte Produkte
• Personalaufwand: Inklusive Sozialabgaben, exklusive aktivierter Eigenleistungen

Stetigkeitsgrundsatz und formelle Bilanzkontinuität bei der GuV

§ 265 HGB normiert den Stetigkeitsgrundsatz für die Gliederung von Bilanz und GuV. Absatz 1 schreibt vor, dass die Form der Darstellung – insbesondere die Gliederung – beizubehalten ist. Abweichungen sind nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig und im Anhang anzugeben und zu begründen. Dieser Grundsatz dient der Vergleichbarkeit von Jahresabschlüssen über mehrere Perioden und ist Teil der Generalnorm des § 264 Abs. 2 HGB (true and fair view).

Wann ist ein Wechsel des Gliederungsverfahrens zulässig?

Ein Wechsel vom Gesamtkostenverfahren zum Umsatzkostenverfahren (oder umgekehrt) ist grundsätzlich möglich, aber begründungspflichtig. Zulässige Gründe können sein: Konzerneinbindung (Harmonisierung mit Muttergesellschaft), Internationalisierung (IFRS-Nähe), wesentliche Änderung der Unternehmensstruktur (z. B. Umstellung von Produktion auf Handel). Nicht zulässig sind rein bilanzpolitische Motive (z. B. Verbesserung einzelner Kennzahlen). Der Wechsel muss im Anhang nach § 284 Abs. 2 Nr. 2 HGB offengelegt und erläutert werden, inklusive Auswirkungen auf die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage.

Hinzufügung und Untergliederung von Posten

§ 265 Abs. 5 HGB erlaubt ausdrücklich, zusätzliche Posten einzufügen, wenn deren Inhalt nicht von einem vorgeschriebenen Posten gedeckt ist. Ebenso dürfen Posten weiter untergliedert werden – die vorgeschriebene Gliederung ist dabei beizubehalten. Beispiel: Position „Sonstige betriebliche Erträge“ kann untergliedert werden in „Erträge aus Anlagenabgängen“, „Auflösung von Rückstellungen“, „Versicherungsentschädigungen“ usw. Wichtig: Die Nummerierung nach § 275 HGB muss erkennbar bleiben.

Nach § 265 Abs. 7 HGB dürfen Posten, die für die Vermittlung eines den tatsächlichen Verhältnissen entsprechenden Bildes nicht erforderlich sind, zusammengefasst werden – vorausgesetzt, sie werden im Anhang gesondert ausgewiesen. Zudem dürfen Posten, die keinen Betrag ausweisen, weggelassen werden, es sei denn, der Vorjahresbetrag war nicht leer.

Anhangangaben zur GuV: Pflichtangaben nach HGB

Der Anhang ist integraler Bestandteil des Jahresabschlusses und erläutert sowie ergänzt die Bilanz und GuV. Für die GuV schreibt das HGB verschiedene Pflichtangaben vor, die je nach Größenklasse der Kapitalgesellschaft variieren. Die wichtigsten Vorschriften finden sich in §§ 284–288 HGB sowie in speziellen Vorschriften wie § 285 HGB (Einzelangaben) und § 314 HGB (Konzernanhang).

Zentrale Pflichtangaben zur GuV im Anhang

• § 284 Abs. 2 Nr. 2 HGB: Abweichungen von Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sind anzugeben und zu begründen; die Auswirkungen auf Vermögens-, Finanz- und Ertragslage sind gesondert darzustellen.
• § 285 Nr. 3 HGB: Aufgliederung der Umsatzerlöse nach Tätigkeitsbereichen und geografisch nach Absatzmärkten, soweit diese erheblich voneinander abweichen – sofern die Angaben nicht geeignet sind, der Kapitalgesellschaft erhebliche Nachteile zuzufügen (Schutzklausel).
• § 285 Nr. 8 HGB: Erläuterung außerordentlicher Erträge und Aufwendungen (Betrag und Art), soweit nicht von untergeordneter Bedeutung. Hinweis: Die Position „außerordentliches Ergebnis“ wurde mit BilRUG (2015) aus der GuV gestrichen, die Erläuterungspflicht im Anhang besteht aber fort.
• § 285 Nr. 9 HGB: Angaben über Bezüge (Gesamtbezüge) der Geschäftsführungs- und Aufsichtsorgane – differenziert nach Tätigkeitsvergütung, gewinnabhängiger Vergütung, Aufwandsentschädigungen, Versicherungsentgelten, Provisionen und Nebenleistungen. Kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften können diese Angabe weglassen (§ 286 Abs. 1 und 3 HGB).
• § 285 Nr. 17 HGB: Gesamthonorar des Abschlussprüfers, aufgeschlüsselt nach Abschlussprüfungsleistungen, anderen Bestätigungsleistungen, Steuerberatungsleistungen und sonstigen Leistungen. Kleine Kapitalgesellschaften sind nach § 288 Abs. 2 HGB hiervon befreit.
• § 277 Abs. 4 HGB: Erträge aus Gewinnabführungsverträgen sind gesondert unter „sonstige betriebliche Erträge“ oder als eigener Posten auszuweisen.

Erleichterungen für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften

Kleine Kapitalgesellschaften (§ 267 Abs. 1 HGB) können gemäß § 288 HGB auf zahlreiche Anhangangaben verzichten, darunter auf die Aufgliederung der Umsatzerlöse (§ 285 Nr. 3 HGB), die Angabe des Abschlussprüferhonorars (§ 285 Nr. 17 HGB) und weitere. Mittelgroße Kapitalgesellschaften (§ 267 Abs. 2 HGB) können nach § 286 Abs. 3 HGB die Gesamtbezüge der Geschäftsführung zusammengefasst angeben, ohne Einzelangaben zu den Organmitgliedern.

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Häufige Fehler bei der GuV-Gliederung und wie Sie diese vermeiden

Die korrekte Gliederung der GuV nach HGB erfordert Sorgfalt und Fachkenntnis. In der Praxis treten wiederkehrende Fehler auf, die zu fehlerhaften Abschlüssen, Haftungsrisiken und Problemen bei der Offenlegung führen können. Nachfolgend die wichtigsten Fehlerquellen und Hinweise zur Vermeidung:

Falsche Zuordnung von Erträgen und Aufwendungen

Typischer Fehler: Erträge aus Vermietung werden als Umsatzerlöse ausgewiesen, obwohl Vermietung nicht zur gewöhnlichen Geschäftstätigkeit gehört (richtig: sonstige betriebliche Erträge). Oder: Versicherungsentschädigungen werden fälschlich als Umsatz gebucht. Lösung: Klare Definition der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit im Anhang; Schulung der Buchhaltung; regelmäßige Abstimmung ungewöhnlicher Buchungen mit dem Steuerberater.

Bestandsveränderungen falsch bewertet

Im GKV führen Bewertungsfehler bei den Beständen zu erheblichen Ergebnisverzerrungen. Häufig: Falsche Gemeinkosten-Zurechnung nach § 255 Abs. 2 HGB (z. B. Verwaltungskosten fälschlich als Herstellungskosten aktiviert) oder fehlende Inventuren. Lösung: Detaillierte Herstellungskostenkalkulation dokumentieren, Inventur zum Bilanzstichtag durchführen, Bewertungsmethoden (FIFO, Durchschnitt) stetig anwenden.

Fehlende Anpassung der Vorjahreszahlen bei Gliederungsänderung

§ 265 Abs. 2 HGB schreibt die Anpassung der Vorjahreswerte bei Gliederungsänderung vor – wird oft vergessen. Folge: Fehlende Vergleichbarkeit, Prüfungshinweise. Lösung: Vorjahreswerte im Jahr der Umstellung simultan anpassen und Anpassung im Anhang dokumentieren.

Unzureichende Anhangangaben

Gliederungsänderungen werden nicht begründet (Verstoß gegen § 284 Abs. 2 Nr. 2 HGB), Umsatzaufgliederung fehlt, außerordentliche Aufwendungen werden nicht erläutert. Lösung: Checkliste der Anhangangaben nach Größenklasse führen; Template für Anhang verwenden; Anhang vor Feststellung prüfen.

Verwechslung GKV und UKV

Besonders bei Umstellungen werden Positionen falsch zugeordnet – z. B. wird beim UKV die Bestandsveränderung ausgewiesen (existiert dort nicht). Lösung: Klare Systematik dokumentieren; Buchhaltungssoftware korrekt parametrieren; externe Prüfung durch Steuerberater vor Feststellung.

• Erträge/Aufwendungen korrekt den Posten zuordnen – Abgrenzung Umsatz vs. sonstige Erträge beachten
• Bestandsveränderungen zu Herstellungskosten bewerten (§ 255 Abs. 2/3 HGB)
• Stetigkeitsgrundsatz einhalten – Gliederung nur in begründeten Ausnahmefällen ändern
• Vorjahreszahlen bei Gliederungsänderung anpassen (§ 265 Abs. 2 HGB)
• Anhangangaben vollständig – Checkliste nach Größenklasse nutzen
• Software korrekt parametrieren – Kontenrahmen muss zur Gliederungsform passen
• Externe Prüfung durch Steuerberater vor Feststellung und Offenlegung

Software-Unterstützung und digitale Workflows für die GuV-Erstellung

Moderne Buchhaltungssoftware und digitale Prozesse erleichtern die Erstellung einer HGB-konformen GuV erheblich. Entscheidend ist die korrekte Parametrierung der Software sowie die nahtlose Integration mit der steuerlichen Beratung. GmbH-Geschäftsführer sollten bei der Auswahl der Finanzbuchhaltungssoftware darauf achten, dass diese die HGB-Gliederungsschemata nach § 275 HGB vollständig abbildet und automatisierte Reporting-Funktionen bietet.

Anforderungen an die Buchhaltungssoftware

• HGB-konforme Kontenrahmen: SKR 03 und SKR 04 (DATEV) bilden die Gliederung nach § 275 HGB ab. Wichtig: Kontenrahmen muss zur gewählten Gliederungsform (GKV oder UKV) passen.
• Automatische GuV-Generierung: Software muss GuV-Berichte automatisch aus laufender Buchhaltung generieren – inkl. Vorjahresvergleich nach § 265 Abs. 2 HGB.
• Anpassbare Gliederungstiefe: Für interne Zwecke detailliert, für Offenlegung verkürzt (kleine Kapitalgesellschaften). Software sollte beide Versionen parallel erzeugen können.
• Schnittstellen zum Steuerberater: DATEV Unternehmen online, lexoffice, sevDesk bieten digitale Belegfreigabe und Echtzeit-Zugriff für Steuerberater – das beschleunigt die Abschlusserstellung.
• Revisionssicherheit: GoBD-Konformität (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) ist Pflicht.

Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Die klassische Arbeitsweise – Belege quartalsweise an den Steuerberater übergeben, wochenlang auf Rückmeldung warten – ist überholt. Moderne Steuerberater-Plattformen wie OnlineBilanz setzen auf digitale Echtzeit-Koordination: Belege werden laufend digital übermittelt, die Buchhaltung erfolgt zeitnah, und der Jahresabschluss wird nach Geschäftsjahresende innerhalb weniger Wochen erstellt. Servet Gündogan koordiniert als Büroleiter in Stuttgart den gesamten Prozess: von der Belegsammlung über die Kontenklärung bis zur finalen Abschlusserstellung durch unsere zugelassenen Steuerberater.

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Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 275 HGB – Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung, § 267 HGB – Größenklassen von Kapitalgesellschaften, § 265 HGB – Allgemeine Gliederungsgrundsätze, § 284 HGB – Erläuterung der Bilanz und GuV (Anhang). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.