Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber: Pauschalversteuerung und optimale Gestaltung
Wer als Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Fahrtkosten zur Arbeit bezuschusst, kann diesen Vorteil unter engen Voraussetzungen mit nur 15 Prozent pauschal versteuern – statt ihn dem regulären Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Doch das Zusammenspiel mit der Entfernungspauschale, die korrekte Abgrenzung zum steuerfreien Jobticket und die buchhalterische Umsetzung in der Lohnabrechnung werfen in der Praxis regelmäßig Fragen auf. Dieser Artikel beleuchtet die gesamte Thematik ausschließlich aus Arbeitgeberperspektive.
Wann die Lohnsteuer-Anmeldung monatlich, vierteljährlich oder jährlich fällig ist und was sie enthält, zeigt der Überblick.
Kurzantwort
Ein Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte kann nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 15 % (zzgl. SolZ und ggf. KiSt) versteuert werden, sofern der Zuschuss den als Werbungskosten abziehbaren Betrag nach der Entfernungspauschale nicht übersteigt. Die Pauschalsteuer trägt regelmäßig der Arbeitgeber; Sozialversicherungsbeiträge entfallen auf den pauschalierten Betrag.
Inhaltsverzeichnis
- Grundlagen: Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?
- Die 15-%-Pauschalsteuer nach §40 Abs. 2 EStG
- Höchstbetrag: Bindung an die Entfernungspauschale
- Abgrenzung: Fahrtkostenzuschuss vs. Jobticket
- Fahrtkostenzuschuss in der Lohnabrechnung
- Praxisbeispiel: GmbH mit Mitarbeiter in Hamburg
- Buchungssatz und Bilanzierung
- Gestaltungshinweise für Arbeitgeber
- Checkliste: Voraussetzungen auf einen Blick
- Fazit
Grundlagen: Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?
Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist eine freiwillige Geldleistung, mit der der Arbeitgeber die Kosten seiner Beschäftigten für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ganz oder teilweise erstattet. Grundsätzlich handelt es sich dabei um steuerpflichtigen Arbeitslohn im Sinne von § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG. Ohne besondere Regelung wäre der Zuschuss dem individuellen Lohnsteuerabzug des Arbeitnehmers zu unterwerfen – mit entsprechend hoher Steuer- und Sozialabgabenlast.
Der Gesetzgeber hat jedoch eine Vereinfachungsregelung geschaffen: Unter bestimmten Voraussetzungen darf der Arbeitgeber den Zuschuss pauschal mit 15 % versteuern. Dies ist in der Praxis die bei weitem häufigste Gestaltungsform. Daneben existiert seit 2019 eine vollständige Steuerbefreiung für sog. Jobtickets (§ 3 Nr. 15 EStG), die aber eigene Voraussetzungen hat und im Folgenden klar abgegrenzt wird.
Wichtig für die GmbH als Arbeitgeberin: Der Fahrtkostenzuschuss ist handelsrechtlich Personalaufwand und damit Betriebsausgabe. Er mindert den steuerpflichtigen Gewinn der Gesellschaft vollständig, sofern keine verdeckte Gewinnausschüttung vorliegt – was bei nicht-gesellschaftergebundenen Arbeitnehmern regelmäßig ausscheidet.
Die 15-%-Pauschalsteuer nach § 40 Abs. 2 EStG
Die zentrale Norm ist § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG. Danach kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer für Zuschüsse zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem einheitlichen Pauschsteuersatz von 15 % erheben. Hinzu kommen:
- 5,5 % Solidaritätszuschlag auf die Pauschsteuer (= 0,825 % auf den Zuschuss)
- Kirchensteuer nach den landesrechtlichen Regelungen (ggf. im vereinfachten Verfahren mit ermäßigtem Pauschsatz)
Hinweis: Sozialversicherungsfreiheit
Pauschal versteuerte Fahrtkostenzuschüsse sind nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV sozialversicherungsfrei. Der Arbeitgeber spart damit Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge (ca. 19–21 %), was die Pauschalversteuerung gegenüber der Individualversteuerung erheblich attraktiver macht.
Die Pauschalsteuer wird vom Arbeitgeber übernommen und abgeführt. Sie hat abgeltende Wirkung: Der Arbeitnehmer muss den Zuschuss nicht in seiner Einkommensteuererklärung angeben – er wird dort weder als Einnahme noch als Werbungskosten (Entfernungspauschale) berücksichtigt, soweit er pauschal besteuert wurde. Genau hier liegt die verknüpfte Rechtsfolge mit der Entfernungspauschale, die im nächsten Abschnitt erklärt wird.
Die Pauschalsteuer ist nicht an einen Antrag oder eine Genehmigung geknüpft. Der Arbeitgeber kann sie für jeden Lohnzahlungszeitraum separat anwenden.
Höchstbetrag: Bindung an die Entfernungspauschale
Die 15-%-Pauschalierung ist betragsmäßig begrenzt. Sie greift nur, soweit der Zuschuss den Betrag nicht übersteigt, den der Arbeitnehmer als Entfernungspauschale nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG als Werbungskosten geltend machen könnte. Diese beträgt:
| Entfernung | Pauschale je Arbeitstag (seit 2026) |
|---|---|
| Ab dem 1. Kilometer | 0,38 EUR/km |
| Bis 2025: 1.–20. km / ab 21. km | 0,30 / 0,38 EUR/km |
Maßgeblich ist die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Der Höchstbetrag ergibt sich aus: Entfernung (km) × Pauschale × Arbeitstage im Lohnzahlungszeitraum. Ein Zuschuss, der diesen Betrag übersteigt, ist mit dem übersteigenden Teil dem regulären Lohnsteuerabzug zu unterwerfen oder kann ggf. auf Antrag nach § 40 Abs. 1 EStG mit einem vom Betriebsstättenfinanzamt zugelassenen, betriebsindividuell berechneten Pauschsteuersatz versteuert werden.
Achtung: Gegenrechnung beim Arbeitnehmer – Der pauschal versteuerte Zuschuss kürzt die dem Arbeitnehmer zustehende Entfernungspauschale (§ 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG i. V. m. § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 2 EStG). Wer 200 EUR pauschal versteuerten Zuschuss erhält, muss in seiner Steuererklärung die Entfernungspauschale um 200 EUR kürzen. Dies ist steuerlich neutral für den Arbeitnehmer, solange der Zuschuss die Pauschale nicht übersteigt – faktisch aber oft günstig, da er monatlich Liquidität erhält.
Abgrenzung: Fahrtkostenzuschuss vs. Jobticket
Seit dem 1.1.2019 sind Jobtickets unter den Voraussetzungen des § 3 Nr. 15 EStG vollständig steuerfrei – also ohne Pauschalsteuerbelastung für den Arbeitgeber. Ab 2023 gilt dies auch für das Deutschlandticket. Die Abgrenzung ist für die Lohnabrechnung erheblich:
- Geldleistung des Arbeitgebers
- Pauschalversteuerung 15 % nach § 40 Abs. 2 S. 2 EStG
- Kürzt Entfernungspauschale des Arbeitnehmers
- Sozialversicherungsfrei (bei Pauschalierung)
- Keine Zweckbindung erforderlich
- Sachleistung oder zweckgebundener Zuschuss für ÖPNV-Fahrscheine
- Vollständig steuerfrei (kein Pauschalsteuersatz)
- Kürzt ebenfalls die Entfernungspauschale
- Sozialversicherungsfrei
- Zweckbindung: nur öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr
Für Arbeitgeber, die das Deutschlandticket bezahlen, ist die steuerfreie Jobticket-Variante meist die günstigere Lösung, da keinerlei Pauschalsteuer anfällt. Der Fahrtkostenzuschuss als Barzahlung hingegen ist flexibler (keine Bindung an ÖPNV) und geeignet, wenn Mitarbeiter überwiegend mit dem Pkw fahren.
Fahrtkostenzuschuss in der Lohnabrechnung
Die korrekte Verarbeitung des Fahrtkostenzuschusses in der Lohnbuchhaltung erfordert mehrere Schritte. Der Zuschuss wird als gesonderter Lohnbestandteil erfasst und in der Lohnabrechnung als pauschal versteuerter Bezug ausgewiesen. In der Lohnsteuerbescheinigung (§ 41b EStG) sind pauschal besteuerte Beiträge zum Fahrtkostenzuschuss gesondert zu bescheinigen (Zeile 17 der Lohnsteuerbescheinigung ist steuerfreien Arbeitgeberleistungen vorbehalten; pauschal versteuerte Zuschüsse für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden in Zeile 18 bescheinigt).
Folgende Punkte sind in der Lohnabrechnung zu beachten:
- Lohnsteuer-Anmeldung (§ 41a EStG): Die pauschale Lohnsteuer ist in der monatlichen (oder quartalsweisen) Lohnsteueranmeldung beim Betriebsstättenfinanzamt anzumelden und abzuführen.
- Beitragsgruppe SV: Der pauschal besteuerte Fahrtkostenzuschuss ist kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV) und wird daher nicht in das SV-Brutto einbezogen.
- Aufzeichnungspflicht: Der Arbeitgeber hat die Grundlagen für den Höchstbetrag im Lohnkonto aufzuzeichnen: Entfernung, Anzahl der Arbeitstage sowie den gewährten Zuschuss.
- Monatliche Berechnung: Schwankungen durch Krankheit, Urlaub oder Kurzarbeit können den Höchstbetrag unterschreiten; dann ist der Zuschuss ggf. auf den Höchstbetrag zu kappen.
Praxisbeispiel: GmbH mit Mitarbeiter in Hamburg
Die Muster GmbH in Hamburg beschäftigt eine Bürokauffrau mit einer Entfernung von 30 km zur ersten Tätigkeitsstätte. Sie arbeitet an 20 Tagen im Monat. Der Arbeitgeber möchte einen monatlichen Fahrtkostenzuschuss von 200 EUR gewähren und pauschal versteuern.
Schritt 1: Höchstbetrag (Entfernungspauschale) berechnen
| Kilometer | Pauschale | Tage | Betrag |
|---|---|---|---|
| 1–20 km × 0,38 EUR | 7,60 EUR/Tag | 20 | 152,00 EUR |
| 21–30 km × 0,38 EUR (10 km) | 3,80 EUR/Tag | 20 | 76,00 EUR |
| Höchstbetrag gesamt | 228,00 EUR | ||
Schritt 2: Zulässiger Pauschalierungsbetrag
Der Zuschuss von 200 EUR liegt unter dem Höchstbetrag von 228 EUR und ist daher vollständig nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG pauschalierbar. Ein darüber hinausgehender Betrag wäre dem regulären Lohnsteuerabzug zu unterwerfen.
Schritt 3: Pauschalsteuer berechnen
| Position | Betrag |
|---|---|
| Fahrtkostenzuschuss (pauschaliert) | 200,00 EUR |
| Pauschale Lohnsteuer 15 % | 30,00 EUR |
| Solidaritätszuschlag 5,5 % auf LSt | 1,65 EUR |
| Gesamtbelastung Arbeitgeber | 231,65 EUR |
| SV-Beiträge Arbeitgeber | 0,00 EUR |
Zum Vergleich: Bei Individualversteuerung (angenommener Grenzsteuersatz 30 %) würden auf 200 EUR ca. 60,00 EUR Lohnsteuer zzgl. ca. 41 EUR Arbeitnehmer-SV zzgl. ca. 41 EUR Arbeitgeber-SV anfallen. Die Pauschalierung spart der Arbeitnehmerin netto erheblich, und der Arbeitgeber vermeidet den AG-SV-Anteil vollständig.
Buchungssatz und Bilanzierung
In der Buchführung der GmbH werden Fahrtkostenzuschuss und die darauf entfallende Pauschalsteuer als Personalaufwand erfasst:
Pauschale Lohnsteuer (Personalaufwand) an Verbindlichkeiten Finanzamt (31,65 EUR)
Alternativ wird die gesamte Lohnsumme inklusive Pauschalsteuer als einheitlicher Lohnaufwand gebucht. Die Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt wird bei Abführung der Lohnsteueranmeldung aufgelöst. Umsatzsteuerlich ist der Fahrtkostenzuschuss nicht steuerbar, da er im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses geleistet wird und kein Leistungsaustausch vorliegt.
Gestaltungshinweise für Arbeitgeber
Für Geschäftsführer und HR-Verantwortliche in GmbH-Strukturen ergeben sich folgende Optimierungsüberlegungen:
Kombination mit Gehaltsumwandlung
Eine Gehaltsumwandlung zugunsten eines pauschal versteuerten Fahrtkostenzuschusses ist nicht begünstigt: § 40 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 EStG setzt bei Zuschüssen voraus, dass sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden (§ 8 Abs. 4 EStG). Wird bestehender Arbeitslohn lediglich umgewandelt, ist der Zuschuss regulär zu versteuern.
Gesellschafter-Geschäftsführer
Bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern ist besondere Vorsicht geboten. Ein Fahrtkostenzuschuss, der nicht fremdüblich ist oder im Anstellungsvertrag/Gesellschafterbeschluss nicht vorab geregelt wurde, kann als verdeckte Gewinnausschüttung (vGA) gewertet werden. Maßstab ist der Drittvergleich: Würde die GmbH einem fremden Arbeitnehmer unter gleichen Umständen den gleichen Zuschuss zahlen?
Dokumentation und Anpassung bei Änderungen
Der Arbeitgeber sollte zu Beginn des Arbeitsverhältnisses und bei jeder relevanten Änderung (Umzug, Wechsel der Tätigkeitsstätte, geänderte Arbeitstage) die Entfernung und die Arbeitstage dokumentieren und den Höchstbetrag neu berechnen. Eine unterjährige Überprüfung im Dezember empfiehlt sich, um Überzahlungen zu korrigieren, bevor die Lohnsteuerbescheinigung erstellt wird.
Mehrere Wohnungen oder erste Tätigkeitsstätten
Haben Mitarbeiter mehrere Wohnungen, ist grundsätzlich die der ersten Tätigkeitsstätte am nächsten gelegene Wohnung maßgeblich; eine weiter entfernte Wohnung nur, wenn sie den Mittelpunkt der Lebensinteressen bildet (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG). Bei Arbeitnehmern ohne feste erste Tätigkeitsstätte (z. B. Außendienstmitarbeiter) scheidet die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG für Fahrten zur betrieblichen Einrichtung grundsätzlich aus; hier sind andere Erstattungsregelungen zu prüfen.
Tipp für die Praxis
OnlineBilanz bietet keine Lohnabrechnung; die Software unterstützt den KI-gestützten Jahresabschlussentwurf. Einen Eindruck vermittelt die Demo unter login.onlinebilanz.de/demo; die Kosten des OnlineBilanz-Service zeigt der Kostenrechner.
Checkliste: Voraussetzungen auf einen Blick
Fazit
Der Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber ist ein bewährtes Instrument zur steueroptimierten Vergütungsgestaltung. Die Pauschalversteuerung mit 15 % nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG spart Sozialversicherungsbeiträge auf beiden Seiten und ist administrativ überschaubar, wenn der Höchstbetrag korrekt berechnet und dokumentiert wird. Die Abgrenzung zum steuerfreien Jobticket ist klar: Arbeitgeberleistungen für ÖPNV-Tickets (Sachbezug oder Zuschuss) fallen unter § 3 Nr. 15 EStG, übrige Fahrtkostenzuschüsse unter die Pauschalierung. Für GmbHs mit beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern gilt zusätzliche Sorgfalt beim Fremdvergleich. Eine saubere Integration in die Lohnbuchhaltung ist die Grundlage dafür, dass die Regelung bei einer Lohnsteueraußenprüfung standhält.
15 %
Pauschsteuersatz §40 Abs. 2 EStG
0,38 EUR
Entfernungspauschale ab km 1 (seit 2026)
0,30 EUR
Entfernungspauschale km 1–20 (bis 2025)
Häufig gestellte Fragen
Kann der Fahrtkostenzuschuss auch für Teilzeitkräfte pauschal versteuert werden?
Ja. Maßgeblich ist der Höchstbetrag der Entfernungspauschale bezogen auf die tatsächlichen Arbeitstage der Teilzeitkraft. Der Zuschuss darf diesen nicht übersteigen; die Anzahl der tatsächlichen Arbeitstage im Monat ist im Lohnkonto zu dokumentieren.
Ist der Fahrtkostenzuschuss bei Homeoffice-Tagen zu kürzen?
Ja. An Tagen, an denen der Arbeitnehmer ausschließlich im Homeoffice arbeitet, entsteht kein Anspruch auf die Entfernungspauschale. Der Höchstbetrag ist deshalb nur auf Basis der Tage zu berechnen, an denen der Arbeitnehmer tatsächlich die erste Tätigkeitsstätte aufsucht.
Was passiert, wenn der Zuschuss den Höchstbetrag überschreitet?
Der übersteigende Betrag ist nicht nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG pauschalierbar. Er unterliegt dem regulären Lohnsteuerabzug oder kann ggf. auf Antrag nach § 40 Abs. 1 EStG mit einem vom Betriebsstättenfinanzamt zugelassenen, betriebsindividuell berechneten Pauschsteuersatz versteuert werden.
Muss der Arbeitnehmer den Zuschuss in der Steuererklärung angeben?
Nein. Pauschal nach § 40 Abs. 2 Satz 2 EStG versteuerter Arbeitslohn bleibt bei der Einkommensteuerveranlagung außer Ansatz. Allerdings kürzt der Zuschuss die abzugsfähige Entfernungspauschale des Arbeitnehmers in Höhe des pauschalierten Betrags.
Wie unterscheidet sich der Fahrtkostenzuschuss vom Firmenwagen für Fahrten zur Arbeit?
Beim Firmenwagen entsteht für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ein geldwerter Vorteil in Höhe von 0,03 % des Bruttolistenpreises je Entfernungskilometer monatlich (oder Einzelnachweis). Dieser ist regulär lohnsteuerpflichtig; eine 15-%-Pauschalierung gilt für diesen geldwerten Vorteil nicht.
Über Autor und Berufsprofil
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Kunden, koordiniert auf Wunsch die Zusammenarbeit mit kooperierenden Steuerberatern.
Berufsprofil
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · M.A.
Berufsangaben im persönlichen Profil
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Schwerpunkt fachliche Abschlussfragen. Informationen zum Tätigkeitsgebiet; keine individuelle Beratung durch diesen Beitrag.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: August 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
