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DATEV Jahresabschluss Checkliste: Vollständiger Leitfaden für den digitalen Abschluss
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 13 Minuten
DATEV ist das Buchführungssystem von Millionen deutschen Unternehmen. Diese spezialisierte Checkliste deckt alle DATEV-spezifischen Anforderungen für einen fehlerfreien Jahresabschluss ab – von der Kontenpflege über die Bewertung und den DATEV-Export bis hin zur automatischen Weiterverarbeitung durch OnlineBilanz als DATEV-Digitalpartner.
Inhaltsverzeichnis
4
Phasen in der DATEV-Jahresabschluss-Checkliste: Kontenpflege, Bewertung, Export, Weiterverarbeitung
DATEV-Partner
OnlineBilanz ist offizieller DATEV-Digitalpartner – validierter Import aller gängigen DATEV-Formate
7–14
Werktage von vollständigem DATEV-Export bis offengelegtem Jahresabschluss
DATEV und der Jahresabschluss: Was DATEV kann und was nicht
DATEV ist das führende deutsche Buchführungssystem und liefert alle Buchführungsdaten, die als Grundlage des Jahresabschlusses benötigt werden. DATEV erstellt jedoch keinen vollständigen HGB-Jahresabschluss mit Anhang, steuerberatergeprüfter Signatur, E-Bilanz-Übermittlung und Bundesanzeiger-Offenlegung. Diese Schritte übernimmt OnlineBilanz als DATEV-Digitalpartner – direkt auf Basis des DATEV-Exports.
Teil 1: DATEV-Kontenpflege und -Bereinigung
Debitoren- und Kreditorenkonten
- Alle offenen Debitorenposten älter als 90 Tage einzeln geprüft
- Uneinbringliche Forderungen wertberichtigt oder ausgebucht
- Geleistete Anzahlungen korrekt auf Debitoren gebucht
- Alle offenen Kreditorenposten abgestimmt
- Erhaltene Anzahlungen korrekt auf Kreditoren gebucht
- Verrechnungskonten GF-Privat (Konto 1800 SKR 03 / 1890 SKR 04) ausgeglichen oder begründet
Bankkonten und Zahlungsverkehr
- Alle Bankkonten mit letztem Kontoauszug des Jahres abgestimmt
- Kein ungeklärter Differenzbetrag auf Transitkonten
- PayPal und sonstige Zahlungsdienstleister vollständig abgestimmt
- Kassenbuch stimmt mit Kassenbestand zum 31.12. überein
- Eventuell laufende Lastschriften und Überweisungen nach Jahresende geprüft
Umsatzsteuer und übrige Konten
- Umsatzsteuerkonto (Konto 1776 SKR 03 / 3820 SKR 04) bereinigt
- Vorsteuererstattungsanspruch korrekt ausgewiesen
- Alle Voranmeldungen des Jahres übereinstimmend mit DATEV-Buchungen
- Kontenrahmen einheitlich (nicht SKR 03 und SKR 04 gemischt)
Teil 2: Bewertung und Jahresendarbeiten in DATEV
Anlagevermögen und Abschreibungen
- Anlagenspiegel in DATEV vollständig und aktuell
- Abschreibungen für alle Wirtschaftsgüter gebucht (planmäßig und außerplanmäßig)
- GWG-Abschreibungen (§ 6 Abs. 2 EStG, Grenze 800 €) korrekt behandelt
- Leasinggegenüe vollständig erfasst
Inventur und Vorräte (§ 240 HGB)
- Inventur zum 31.12. vollständig durchgeführt und dokumentiert
- Inventurwerte in DATEV gebucht (Bestandsveränderungskonto)
- Nicht mehr verwertbare Vorräte abgewertet oder ausgebucht
- Inventurlisten 10 Jahre aufbewahren (§ 257 HGB)
Rückstellungen und Abgrenzungen (§ 249 HGB)
- Steuerrückstellungen Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer gebucht
- Urlaubsrückstellung ermittelt: offene Urlaubstage × (Jahresbrutto / 220) = Rückstellung
- Rückstellung für Jahresabschlusskosten gebucht
- Pensionsrückstellungen aktuelles versicherungsmathematisches Gutachten
- Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) erfasst: im Jahr bezahlt, nächstes Jahr betreffend
- Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) erfasst: im nächsten Jahr fällig, für Vorjahr
Teil 3: DATEV-Export korrekt durchführen
| DATEV-Produkt | Exportpfad | Format für OnlineBilanz |
|---|---|---|
| DATEV Unternehmen Online | Auswertungen → Jahresauswertungen → Export | ZIP oder XML |
| DATEV Kanzlei-Rechnungswesen | Auswertungen → Summen und Salden → Export | XML oder CSV |
| DATEV Mittelstand Faktura | Datei → Exportieren → Jahresabschluss | ZIP |
| DATEVconnect online | API-Export direkt | XML |
Vor dem Export prüfen
- Exportzeitraum: 01.01. bis 31.12. vollständig ausgewählt
- Richtiger Mandant ausgewählt
- Richtiges Geschäftsjahr gewählt (nicht Vorjahr!)
- Alle Buchungsstapel verbucht und nicht nur im Puffer
- Export-Datei vollständig heruntergeladen und gespeichert
Teil 4: Weiterverarbeitung mit OnlineBilanz
Sobald der DATEV-Export vollständig und korrekt vorliegt, übernimmt OnlineBilanz vollautomatisch als DATEV-Digitalpartner: validierten Datenimport, automatische Plausibilitätsprüfung, Erstellung von HGB-konformer Bilanz, GuV und Anhang, E-Bilanz nach aktueller XBRL-Taxonomie, alle drei Steuererklärungen, Steuerberater-Prüfung und Signatur, ELSTER-Übermittlung sowie Bundesanzeiger-Offenlegung. Alles in 7 bis 14 Werktagen zum Festpreis.
Typische DATEV-Fehler und ihre Auswirkungen
| Fehler in DATEV | Auswirkung auf den Jahresabschluss |
|---|---|
| Offene Posten nicht bereinigt | Forderungen und Verbindlichkeiten zu hoch ausgewiesen |
| Rückstellungen fehlen | Gewinn überhöht → zu hohe Steuervorauszahlung, Nachzahlung |
| Falsches Exportformat | Import-Fehler bei OnlineBilanz, manuelle Klärung notwendig |
| Inventur nicht gebucht | Warenbestand fehlerhaft, GuV-Ergebnis falsch |
| GF-Konto (1800/1890) unklar | Eigenkapital falsch, Jahresabschluss unvollständig |
Checkliste abgehakt – OnlineBilanz macht den Rest
Bilanz · GuV · Anhang · E-Bilanz · Körperschaftsteuer · Gewerbesteuer · Bundesanzeiger-Offenlegung · Steuerberater-Signatur · 12 Monate Finanzamtsvertretung
Häufige Fragen
Welche DATEV-Konten müssen vor dem Jahresabschluss bereinigt sein?
Debitoren und Kreditoren (offene Posten), Bankkonten, Umsatzsteuerkonto, Verrechnungskonten und GF-Privatkonten. Besonders wichtig: offene Posten, die nicht mehr forderbar oder schuldbar sind, müssen ausgebucht oder wertberichtigt werden.
Welches DATEV-Exportformat soll ich für OnlineBilanz wählen?
Als DATEV-Digitalpartner akzeptiert OnlineBilanz alle gängigen Formate: ZIP, XML und CSV. Empfohlen: ZIP aus DATEV Unternehmen Online oder XML aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen. Wichtig: vollständiger Exportzeitraum 01.01.–31.12.
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