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Fabian KlementJakob RößDr. Jeannine DinnebierUnsere KooperationspartnerFabian Klement · Jakob Röß · Dr. Jeannine DinnebierSteuerberater · Wirtschaftsprüfer | Steuerberater | Rechtsanwältin
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Datum

Lesedauer

5–7 Minuten

OnlineBilanz›Wissensdatenbank›DATEV Jahresabschluss Checkliste

DATEV · Jahresabschluss · Checkliste · XBRL

DATEV Jahresabschluss Checkliste

Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 13 Minuten

DATEV ist in Deutschland weit verbreitet. Diese spezialisierte Checkliste deckt alle DATEV-spezifischen Anforderungen für einen fehlerfreien Jahresabschluss ab – von der Kontenpflege über die Bewertung und den DATEV-Export bis hin zur Weiterverarbeitung durch OnlineBilanz (DATEV-Export kompatibel). Für die rechtssichere Umsetzung aller Anforderungen bietet die Checkliste Jahresabschluss 2026 eine strukturierte Übersicht aller notwendigen Schritte, um den gesamten Prozess vollständig und fehlerfrei durchzuführen.

SG
Servet Gündogan

Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart

Als Büroleiter ist Servet erster Ansprechpartner für Kunden. Er führt das Erstgespräch und koordiniert auf Wunsch die Zusammenarbeit mit kooperierenden Steuerberatern.

Hinweis: OnlineBilanz stellt Software und einen KI-gestützten Entwurf bereit. Steuerberatende Leistungen erbringen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer.

4

Phasen in der DATEV-Jahresabschluss-Checkliste: Kontenpflege, Bewertung, Export, Weiterverarbeitung

DATEV-Export kompatibel

OnlineBilanz verarbeitet Daten im Format des DATEV-Exports

12

Monate Offenlegungsfrist nach Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB)

DATEV und der Jahresabschluss

DATEV ist ein weit verbreitetes Buchführungssystem und liefert die Buchführungsdaten, die als Grundlage des Jahresabschlusses benötigt werden. Auf Basis eines DATEV-Exports erstellt OnlineBilanz (DATEV-Export kompatibel) einen KI-gestützten Jahresabschluss- und E-Bilanz-Entwurf und übermittelt die E-Bilanz technisch nach § 87d AO. Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen der Gesellschaft; auf Wunsch prüft, gibt frei und unterzeichnet gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater.

Teil 1: DATEV-Kontenpflege und -Bereinigung

Debitoren- und Kreditorenkonten

  • Alle offenen Debitorenposten älter als 90 Tage einzeln geprüft
  • Uneinbringliche Forderungen wertberichtigt oder ausgebucht
  • Geleistete Anzahlungen korrekt auf Kreditoren gebucht
  • Alle offenen Kreditorenposten abgestimmt
  • Erhaltene Anzahlungen korrekt auf Debitoren gebucht
  • Verrechnungskonten mit Gesellschafter-Geschäftsführern ausgeglichen oder begründet

Bankkonten und Zahlungsverkehr

  • Alle Bankkonten mit letztem Kontoauszug des Jahres abgestimmt
  • Kein ungeklärter Differenzbetrag auf Transitkonten
  • PayPal und sonstige Zahlungsdienstleister vollständig abgestimmt
  • Kassenbuch stimmt mit Kassenbestand zum 31.12. überein
  • Eventuell laufende Lastschriften und Überweisungen nach Jahresende geprüft

Umsatzsteuer und übrige Konten

  • Umsatzsteuerkonten bereinigt
  • Vorsteuererstattungsanspruch korrekt ausgewiesen
  • Alle Voranmeldungen des Jahres übereinstimmend mit DATEV-Buchungen
  • Kontenrahmen einheitlich (nicht SKR 03 und SKR 04 gemischt)

Teil 2: Bewertung und Jahresendarbeiten in DATEV

Anlagevermögen und Abschreibungen

  • Anlagenspiegel in DATEV vollständig und aktuell
  • Abschreibungen für alle Wirtschaftsgüter gebucht (planmäßig und außerplanmäßig)
  • GWG-Abschreibungen (§ 6 Abs. 2 EStG, Grenze 800 €) korrekt behandelt
  • Leasingverträge vollständig erfasst

Inventur und Vorräte (§ 240 HGB)

  • Inventur zum 31.12. vollständig durchgeführt und dokumentiert
  • Inventurwerte in DATEV gebucht (Bestandsveränderungskonto)
  • Nicht mehr verwertbare Vorräte abgewertet oder ausgebucht
  • Inventurlisten 10 Jahre aufbewahren (§ 257 HGB)

Rückstellungen und Abgrenzungen (§ 249 HGB)

  • Steuerrückstellungen Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer gebucht
  • Urlaubsrückstellung ermittelt: offene Urlaubstage × (Bruttoarbeitsentgelt zzgl. Arbeitgeberanteile ÷ Arbeitstage)
  • Rückstellung für Jahresabschlusskosten gebucht
  • Pensionsrückstellungen aktuelles versicherungsmathematisches Gutachten
  • Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) erfasst: im Jahr bezahlt, nächstes Jahr betreffend
  • Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) erfasst: im alten Jahr erhalten, für nächstes Jahr

Teil 3: DATEV-Export korrekt durchführen

DATEV-ProduktExportpfadFormat für OnlineBilanz
DATEV Unternehmen OnlineLaut DATEV-ProgrammhilfeVorab mit OnlineBilanz abstimmen
DATEV Kanzlei-RechnungswesenLaut DATEV-ProgrammhilfeVorab mit OnlineBilanz abstimmen
DATEV Mittelstand FakturaLaut DATEV-ProgrammhilfeVorab mit OnlineBilanz abstimmen
Andere DATEV-ProdukteLaut DATEV-ProgrammhilfeVorab mit OnlineBilanz abstimmen

Vor dem Export prüfen

  • Exportzeitraum: 01.01. bis 31.12. vollständig ausgewählt
  • Richtiger Mandant ausgewählt
  • Richtiges Geschäftsjahr gewählt (nicht Vorjahr!)
  • Alle Buchungsstapel verbucht und nicht nur im Puffer
  • Export-Datei vollständig heruntergeladen und gespeichert

Teil 4: Weiterverarbeitung mit OnlineBilanz

Sobald der DATEV-Export vollständig und korrekt vorliegt: Auf Basis eines DATEV-Exports erstellt OnlineBilanz (DATEV-Export kompatibel) einen KI-gestützten Jahresabschluss- und E-Bilanz-Entwurf und übermittelt die E-Bilanz technisch nach § 87d AO. Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen der Gesellschaft; auf Wunsch prüft, gibt frei und unterzeichnet gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater. Preis ab 499,95 € netto (zzgl. USt.).

Typische DATEV-Fehler und ihre Auswirkungen

Fehler in DATEVAuswirkung auf den Jahresabschluss
Offene Posten nicht bereinigtForderungen und Verbindlichkeiten zu hoch ausgewiesen
Rückstellungen fehlenGewinn überhöht → zu hohe Steuervorauszahlung, Nachzahlung
Falsches ExportformatImport-Fehler bei OnlineBilanz, manuelle Klärung notwendig
Inventur nicht gebuchtWarenbestand fehlerhaft, GuV-Ergebnis falsch
Gesellschafter-Verrechnungskonto unklarEigenkapital falsch, Jahresabschluss unvollständig

Checkliste abgehakt – nächster Schritt mit OnlineBilanz

KI-gestützter Entwurf von Bilanz, GuV und Anhang · technische Übermittlung der E-Bilanz nach § 87d AO · auf Wunsch Prüfung und Unterzeichnung durch einen kooperierenden Steuerberater (Aufpreis)

Häufige Fragen

Welche DATEV-Konten müssen vor dem Jahresabschluss bereinigt sein?

Debitoren und Kreditoren (offene Posten), Bankkonten, Umsatzsteuerkonto, Verrechnungskonten und Gesellschafter-Verrechnungskonten. Besonders wichtig: offene Posten, die nicht mehr forderbar oder schuldbar sind, müssen ausgebucht oder wertberichtigt werden.

Welches DATEV-Exportformat soll ich für OnlineBilanz wählen?

OnlineBilanz ist DATEV-Export kompatibel; das passende Format stimmen Sie am besten vorab mit OnlineBilanz ab. Wichtig: vollständiger Exportzeitraum 01.01.–31.12.

Ben
Ben
KI-Assistenz
Kennenlerntermin15 Min · Raphael Diener