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Bilanz

Jahresabschluss erstellen: Pflichten & Fristen 2026

von
Jahresabschluss erstellen

OnlineBilanz›Blog›Jahresabschluss erstellen Jahresabschluss erstellen: Pflichten & Fristen 2026 Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten Der Jahresabschluss ist die zentrale Informations- und Rechenschaftspflicht jeder Kapitalgesellschaft. Geschäftsführer müssen Bilanz, GuV und Anhang fristgerecht erstellen, feststellen und offenlegen. Dieser Leitfaden erklärt alle rechtlichen Pflichten nach HGB, relevante Fristen für 2026 und zeigt, wie digitale Lösungen

Häufige Fragen

Ihre Fragen. Unsere Antworten.

Nehmen Sie aktuell neue Mandate an?

Anfragen sind möglich. Ob der gewünschte Auftrag übernommen werden kann, wird anhand von Rechtsform, Unterlagen und Leistungsumfang geklärt. Steuerliche Leistungen setzen ein gesondertes Mandat bei einem dazu befugten Berufsträger voraus.

Wie melde ich mich an?

Legen Sie ein Portalkonto an und erfassen Sie Ihr Unternehmen. Sie können Unterlagen hochladen und einen KI-gestützten Entwurf vorbereiten. Für eine Einreichung oder Beratung sind Leistungsumfang, Vergütung und das gesonderte Mandat beim zuständigen Berufsträger zu klären; die Registrierung allein ersetzt dies nicht.

Ich habe schon eine Kanzlei — wie läuft der Wechsel?

Stimmen Sie den Wechsel und die Datenübergabe mit Ihrer bisherigen und der künftig beauftragten Kanzlei ab. Vorhandene DATEV-Exporte, Belege und festgestellte Abschlüsse erleichtern die Übernahme. Fehlende oder zurückgehaltene Unterlagen können zusätzlichen Aufwand und Verzögerungen verursachen.

Ich buche selbst (sevDesk, Lexware, DATEV …) — passt das?

Vorhandene Buchführungsdaten können in unterstützten Formaten übernommen werden. Erforderliche Korrekturen und zusätzliche Aufbereitung werden bei der Festlegung des Leistungsumfangs berücksichtigt.

Ich habe kein Buchhaltungsprogramm — geht das trotzdem?

Sie können lesbare Kontoauszüge und Belege in unterstützten Formaten hochladen. Die Software erstellt daraus Vorschläge zur Zuordnung und Aufbereitung. Die Ergebnisse müssen geprüft werden; erforderliche steuerliche Beurteilungen erfolgen durch einen hierzu befugten Berufsträger im Mandat.

Was passiert im 15-minütigen Kennenlerngespräch?

Das Gespräch dient dem Kennenlernen und der Abstimmung eines Angebots. Wir besprechen Ihre Angaben und den gewünschten Umfang. Eine steuerliche Beratung Ihres konkreten Falls erfolgt gesondert durch einen hierzu befugten Berufsträger im Mandat.

Betreuen Sie auch Einzelunternehmen und Freiberufler?

Bitte nennen Sie Ihre Rechtsform und die gewünschte Leistung. Wir klären, welcher Leistungsumfang verfügbar ist und wer den Auftrag übernimmt. Eine steuerliche Betreuung setzt die Annahme eines gesonderten Mandats durch einen befugten Berufsträger voraus.

Ich habe mehrere Gesellschaften — brauche ich mehrere Konten?

Mehrere Gesellschaften können unter einem Login in getrennten Firmenakten angelegt werden. Steuerliche Abstimmungen zwischen den Gesellschaften gehören zum gesondert vereinbarten Mandatsumfang des zuständigen Berufsträgers.

Kann ich starten, obwohl noch Unterlagen fehlen?

Ja. Sie laden hoch, was vorhanden ist — die Software zeigt, was noch fehlt, und fragt gezielt nach. Fehlende Belege blockieren den Start nicht.

Was kostet mein Jahresabschluss konkret?

Der Kostenrechner bietet eine Orientierung anhand Ihrer Angaben. Verbindlich sind das bestätigte Angebot und der darin bezeichnete Leistungsumfang einschließlich gesonderter Berufsträgerleistungen. Die Erstellung eines KI-Entwurfs im Portal ist kostenfrei; die beauftragte Jahresabschlussleistung wird nach der Einreichung separat abgerechnet.

Was ist im Festpreis enthalten?

Maßgeblich ist Ihr bestätigtes Angebot. Klären Sie darin insbesondere Bilanz und GuV, einen gegebenenfalls erforderlichen Anhang, E-Bilanz, Steuererklärungen, Offenlegung im Unternehmensregister, Datenexporte sowie notwendige Nachbuchungen. Diese Leistungen und Fremdgebühren sind nicht allein durch die Portalanmeldung eingeschlossen.

Wann muss ich bezahlen?

Jahresabschlussleistungen werden nach der Einreichung separat per Rechnung abgerechnet. Für weitere Leistungen, Fälligkeit und Zahlungsziel gilt die jeweilige Vereinbarung. Kündigung und Vergütungsfolgen richten sich nach Vertrag und den gesetzlichen Vorgaben.

Meine Gesellschaft ist inaktiv oder vermögenslos — geht es günstiger?

Eine geringe Geschäftstätigkeit kann den Bearbeitungsaufwand reduzieren. Welche Meldungen, Abschlüsse und Offenlegungspflichten bestehen und was deren Bearbeitung kostet, wird anhand Ihrer Gesellschaft und des vereinbarten Leistungsumfangs geklärt.

Mehrere Gesellschaften oder Vorjahre — gibt es einen Paketpreis?

Geben Sie alle Gesellschaften und Geschäftsjahre in Ihrer Anfrage an. Ein gemeinsames Angebot kann abgestimmt werden. Jede Gesellschaft bleibt gesondert zu bearbeiten; ein bestimmter Rabatt oder die Übernahme sämtlicher Abstimmungen ist erst mit dem Angebot vereinbart.

Welche Schritte gehören zur Einreichung?

Sie wählen den Leistungsumfang. Entwurf selbst nutzen: Sie laden den KI-gestützten Entwurf herunter und verwenden ihn außerhalb unseres Einreichungsservices weiter. Einreichung beauftragen: Der beauftragte Steuerberater prüft, korrigiert bei Bedarf und reicht ein. Erforderliche Beschlüsse zur Feststellung des Jahresabschlusses bleiben eine gesonderte Aufgabe der zuständigen Gesellschaftsorgane.

Rechnen Sie nach Zeitaufwand nach, wenn es aufwendiger wird?

Ein vereinbarter Festpreis gilt für den darin festgelegten Leistungsumfang. Zusätzliche Leistungen oder Änderungen sind vor Beauftragung mit dem jeweiligen Leistungserbringer zu klären. Maßgeblich sind Ihr Angebot und die Vergütungsvereinbarung.

Was kostet die laufende Buchhaltung im Dauermandat?

Der monatliche Preis und die enthaltenen Leistungen ergeben sich aus dem bestätigten Angebot. Laufzeit und Kündigung richten sich nach der jeweiligen Vereinbarung und den gesetzlichen Vorgaben.

Sind Rückfragen und Beratungstermine extra?

Ob Rückfragen oder Termine enthalten sind, ergibt sich aus dem vereinbarten Leistungsumfang. Eine zusätzliche steuerliche oder rechtliche Beratung wird mit dem zuständigen Berufsträger gesondert vereinbart und vergütet.

Was kostet die Offenlegung im Unternehmensregister?

Für aktuelle Geschäftsjahre erfolgt die Offenlegung im Unternehmensregister. Ob ihre Veranlassung im Auftrag enthalten ist und welche Register- oder Veröffentlichungsgebühren zusätzlich entstehen, ergibt sich aus dem Angebot und den jeweils geltenden Gebühren.

Wie lange dauert es bis zur Einreichung?

Die Bearbeitungszeit hängt von Umfang, Vollständigkeit und erforderlichen Rückfragen ab. Den Zeitplan stimmen wir vor der Bearbeitung ab.

Meine Frist läuft ab — nehmen Sie Eilaufträge an?

Nennen Sie die Frist und reichen Sie das betreffende Schreiben vollständig ein. Ob eine Bearbeitung rechtzeitig übernommen werden kann, muss ausdrücklich bestätigt werden. Ein Antrag auf Fristverlängerung setzt ein entsprechendes Mandat voraus und wird von der zuständigen Behörde entschieden.

Ich habe Post vom Bundesamt für Justiz / ein Ordnungsgeldverfahren.

Prüfen Sie Absender, Geschäftsjahr und Fristen. Für ein Ordnungsgeldverfahren ist insbesondere das Bundesamt für Justiz relevant. Die Nachholung der Offenlegung und eine rechtliche Reaktion sind getrennt zu prüfen; eine spätere Offenlegung beseitigt nicht automatisch bereits entstandene Kosten oder Sanktionen.

Mehrere Jahre offen (z. B. 2022–2024) — können Sie das aufholen?

Mehrere offene Geschäftsjahre können angefragt werden. Reihenfolge, Eröffnungswerte, fehlende Unterlagen und bestehende Fristen sind mit dem beauftragten Berufsträger abzustimmen. Die Übernahme und der Zeitplan werden für den konkreten Auftrag geklärt.

Liquidation, Firmenlöschung oder Mantelgesellschaft?

Abschlüsse und steuerliche Erklärungen in der Liquidation können Gegenstand eines gesonderten Mandats sein. Gesellschaftsrechtliche Beratung, notarielle Vorgänge und Registerverfahren benötigen gegebenenfalls weitere zuständige Berufsträger. Eine vollständige Verfahrensvertretung durch die Plattform wird nicht zugesagt.

Neugründung ohne Steuernummer — kann ich schon starten?

Sie können Ihr Unternehmen registrieren und Unterlagen vorbereiten. Die steuerliche Erfassung und weitere Schritte stimmen Sie mit dem beauftragten Berufsträger ab. Eine Steuernummer kann gerade erst im Rahmen der steuerlichen Erfassung vergeben werden.

Können Sie Fristverlängerung beim Finanzamt beantragen?

Ein hierzu bevollmächtigter Berufsträger kann nach Mandatsannahme prüfen, ob eine Fristverlängerung beantragt werden kann. Über den Antrag entscheidet das Finanzamt. Die Anfrage oder Antragstellung allein verlängert die Frist nicht.

Das Finanzamt hat eine Rückfrage oder einen Bescheid geschickt.

Laden Sie das vollständige Schreiben mit Zugangsdatum und Frist hoch. Steuerliche Prüfung, Einspruch und Vertretung übernimmt ein hierzu befugter Berufsträger nach gesonderter Mandatsannahme. Der Upload allein begründet keine Fristüberwachung.

Meine Gesellschaft hat noch keine Steuernummer.

Sie können Ihr Unternehmen registrieren und Unterlagen vorbereiten. Die steuerliche Erfassung und weitere Schritte stimmen Sie mit dem beauftragten Berufsträger ab. Eine Steuernummer kann gerade erst im Rahmen der steuerlichen Erfassung vergeben werden.

Betriebsprüfung angekündigt — begleiten Sie das?

Eine Begleitung kann mit einem hierzu befugten Berufsträger gesondert vereinbart werden. Umfang, Datenbereitstellung, Termine und Vergütung müssen vor Übernahme geklärt sein. Die Portalanmeldung allein umfasst keine Betriebsprüfungsvertretung.

Wie arbeitet die KI — und wie verlässlich ist das?

Die Software unterstützt Belegerkennung, Zuordnung und Plausibilitätskontrollen. Die KI erstellt Vorschläge zur Prüfung. Sie arbeitet in festgelegten Schritten mit aufbereiteten Kontextinformationen. Die Ergebnisse sind Vorschläge und müssen vor ihrer Verwendung geprüft werden.

Bekomme ich meine Daten heraus, wenn ich wechseln möchte?

Sie können Ihre Unterlagen und Buchführungsdaten für die weitere Verwendung exportieren. Stimmen Sie Umfang, Format und Übergabe mit der betreuenden Stelle ab.

Wie sicher sind meine Daten?

Unsere Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung Ihrer Daten, die eingesetzten Dienstleister und Verarbeitungsorte. Dort finden Sie auch Informationen zu Schutzmaßnahmen und internationalen Datentransfers.

Ist der Einsatz von KI rechtlich geregelt?

Für den Einsatz von KI gelten unter anderem Datenschutzrecht und die einschlägigen Regeln für KI-Systeme. Die Software liefert Vorschläge; eine gesetzlich erforderliche fachliche Prüfung wird dadurch nicht ersetzt. Eine pauschale Zertifizierung oder Garantie der Rechtskonformität ist damit nicht verbunden.

Ich brauche echte Beratung — Gestaltung, Wegzug, Holding, Photovoltaik.

Vereinbaren Sie für die Prüfung Ihres konkreten Falls ein gesondertes Mandat mit einem hierzu befugten Berufsträger. Bei weitergehenden rechtlichen Fragen kann ein zusätzliches anwaltliches Mandat erforderlich sein. Eine KI-Ausgabe ersetzt diese Beratung nicht.

Habe ich einen festen Ansprechpartner?

Kontakt ist über die im Portal und auf der Website angegebenen Wege möglich. Zuständigkeit und Termine werden für den konkreten Auftrag abgestimmt. Eine Antwort am selben Tag oder dauerhaft dieselbe Ansprechperson wird nicht pauschal zugesagt.

Kann ich jederzeit vom Selbstmachen auf Steuerberater umstellen?

Sie können eine Übernahme durch einen Steuerberater anfragen. Dieser prüft die vorhandenen Unterlagen und entscheidet über die Mandatsannahme. Umfang, notwendige Nacharbeit und Vergütung werden gesondert vereinbart.

Wer sind die Berufsträger hinter OnlineBilanz?

Informationen zu den vorgestellten Personen finden Sie unter Das Team. Wer Ihren konkreten Auftrag übernimmt und in welcher beruflichen Eigenschaft, muss aus der gesonderten Mandatsvereinbarung hervorgehen.

Was passiert mit meinen Daten, wenn das Mandat endet?

Exportieren und sichern Sie Ihre Unterlagen entsprechend Ihren Aufbewahrungspflichten. Die Nutzung des Portals ersetzt keine eigene Prüfung der gesetzlichen Aufbewahrung und des Zugriffs nach Vertragsende.

Ist die Buchhaltung GoBD-konform?

Die GoBD stellen Anforderungen an den gesamten Buchführungs- und Aufbewahrungsprozess, einschließlich Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation. Die Nutzung der Software oder das Hochladen von Belegen allein belegt deren vollständige Erfüllung nicht. Klären Sie den konkreten Prozess mit der verantwortlichen Bearbeitung.

Anbieter

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Die Software erstellt auf Basis Ihrer Angaben einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf. Sie können den Entwurf herunterladen und außerhalb unseres Einreichungsservices weiterverwenden. Beauftragen Sie die Einreichung über OnlineBilanz, prüft der beauftragte Steuerberater den Entwurf im Steuerberaterportal, nimmt erforderliche Anpassungen und Korrekturen vor und reicht die Unterlagen in eigener beruflicher Verantwortung ein. OnlineBilanz stellt die Plattform bereit; die steuerliche Prüfung und Einreichung erbringt der beauftragte Steuerberater. Gesellschaftsrechtlich erforderliche Beschlüsse zur Feststellung des Jahresabschlusses bleiben davon unberührt. Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten, den eingesetzten Dienstleistern, Verarbeitungsorten und Schutzmaßnahmen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

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