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Bewirtungskosten absetzen: 70 %, Bewirtungsbeleg & Vorsteuer richtig nutzen

Veröffentlicht: 30.06.2026Aktualisiert: 30.06.2026Fachlich geprüft: 30.06.2026Lesezeit: ca. 7 Minuten

Gesetzliche Grundlage & Abzugssystematik

Die zentrale Norm ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Danach dürfen Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass nur zu 70 % als Betriebsausgaben abgezogen werden, soweit sie angemessen sind. Die restlichen 30 % sind nicht abziehbar – bei der GmbH werden sie in der Steuererklärung außerbilanziell hinzugerechnet (Zeile für nicht abziehbare Betriebsausgaben in der KSt-Erklärung).

Für Kapitalgesellschaften gilt diese Regelung über § 8 Abs. 1 KStG i. V. m. § 4 Abs. 5 EStG entsprechend. Die Angemessenheit der Kosten ist dabei keine feste Betragsgrenze, sondern eine Einzelfall-Frage: Branche, Kundenstatus und übliche Marktgepflogenheiten sind Maßstab. Luxusbewirtungen, die in einem offensichtlichen Missverhältnis zum betrieblichen Nutzen stehen, können ganz versagt werden.

Geschäftliche vs. betriebliche Bewirtung

Das Gesetz unterscheidet zwei Kategorien, die steuerlich unterschiedlich behandelt werden:

Sobald auch nur eine betriebsfremde Person (Kunde, Berater) teilnimmt, gilt die gesamte Veranstaltung als geschäftliche Bewirtung und fällt unter die 70-%-Grenze. Es findet keine Aufteilung statt. Betriebliche Bewirtungskosten, die ausschließlich Arbeitnehmer betreffen, sind hingegen unbegrenzt abziehbar – allerdings sind lohnsteuerliche Freigrenzen (§ 19 EStG, R 19.6 LStR) zu beachten: Die 110-Euro-Grenze bei Betriebsveranstaltungen ermöglicht einen steuerfreien Freibetrag von 110 € je Arbeitnehmer pro Veranstaltung (bis zu zwei im Jahr). Bewirtungskosten für Mitarbeiter absetzen bedeutet also in der Praxis: voller Betriebsausgabenabzug, aber sorgfältige Lohnsteuerprüfung.

Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben im Detail

Der Bewirtungsbeleg ist das Herzstück des Abzugs. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG i. V. m. § 4 Abs. 7 EStG und dem BMF-Schreiben (zuletzt aktualisiert zur digitalen Rechnung) verlangt zwei Dokumente, die gemeinsam den Nachweis erbringen:

1. Rechnung des Bewirtungsbetriebs

• Muss maschinell erstellt und registrierkassenkonform sein (handgeschriebene Rechnungen werden seit der Kassenrichtlinie 2020 faktisch nicht mehr anerkannt, wenn ein Kassensystem vorhanden ist)
• Name und Anschrift des Restaurants
• Datum der Bewirtung
• Aufschlüsselung der verzehrten Speisen und Getränke (nicht nur „Speisen und Getränke“ pauschal)
• Rechnungsbetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer

2. Eigenbeleg (Bewirtungseigenbeleg)

Auf der Rückseite der Rechnung oder als gesondertes Formular muss der Steuerpflichtige ergänzen:

• Teilnehmer namentlich – alle bewirteten Personen einschließlich des Gastgebers
• Anlass der Bewirtung – konkret und nachvollziehbar (z. B. „Jahresgespräch Rahmenvertrag 2025 mit Müller GmbH“, nicht nur „Geschäftsessen“)
• Trinkgeld – separat ausweisen, ebenfalls durch Eigenbeleg belegt (ggf. quittiert)
• Unterschrift des Gastgebers
• Ort und Datum (oft durch Rechnung abgedeckt, trotzdem auf Eigenbeleg bestätigen)

Digitale und elektronische Belege

Elektronisch übermittelte Restaurantrechnungen (z. B. per E-Mail als PDF) sind grundsätzlich zulässig. Seit dem Wachstumschancengesetz 2024 und der stufenweisen Einführung der E-Rechnung (ab 2025 Empfangspflicht im B2B) können künftig auch strukturierte E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) als Bewirtungsbeleg dienen – der Eigenbeleg bleibt aber stets Pflicht. Die GoBD-konforme Aufbewahrung (10 Jahre, unveränderbar) gilt für digitale wie physische Belege gleichermaßen.

Vorsteuerabzug: 100 % trotz 70-%-Regel

Hier liegt eine der größten Verwechslungen in der Praxis: Die ertragsteuerliche 70-%-Beschränkung hat keinen Einfluss auf den Vorsteuerabzug. Nach § 15 Abs. 1 UStG kann ein Unternehmer die ihm in Rechnung gestellte Umsatzsteuer vollständig als Vorsteuer abziehen, wenn:

• eine ordnungsgemäße Rechnung i. S. d. § 14 UStG vorliegt,
• die Bewirtung im Rahmen des Unternehmens erfolgt,
• kein Ausschlussgrund nach § 15 Abs. 1a UStG greift.

§ 15 Abs. 1a UStG schließt den Vorsteuerabzug aus bei Aufwendungen, für die das Abzugsverbot des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1–4 EStG gilt – das sind insbesondere Jagd, Fischerei, Segel- oder Motorjachten und ähnliche Repräsentationsaufwendungen. Normale Geschäftsessen fallen nicht darunter. Für sie gilt: voller Vorsteuerabzug auf 100 % der Umsatzsteuer, obwohl ertragsteuerlich nur 70 % der Nettokosten abziehbar sind.

Praxis-Rechenbeispiel: GmbH-Kundenessen

Die Beispiel-GmbH lädt zwei Kunden zum Jahresgespräch ein. Die Rechnung des Restaurants lautet:

Ertragsteuerliche Berechnung:

• Nettokosten Bewirtung inkl. Trinkgeld: 320,00 € + 30,00 € = 350,00 €
• Davon 70 % = 245,00 € als Betriebsausgabe abziehbar
• Nicht abziehbar (30 %): 105,00 € → außerbilanzielle Hinzurechnung

Umsatzsteuerliche Berechnung:

• Vorsteuer aus der Restaurantrechnung: 60,80 € (100 %) abziehbar
• Beim Trinkgeld (ohne USt-Ausweis): kein Vorsteuerabzug möglich

Dieser Buchungssatz wird im Rahmen des Jahresabschlusses durch die Steuererklärungsposition ergänzt – die 105 € erhöhen den steuerlichen Gewinn, nicht den handelsrechtlichen.

Sonderfälle: Arbeitnehmer, Tagespauschale, Trinkgeld

Bewirtungskosten für Arbeitnehmer absetzen

Reine Arbeitnehmer-Bewirtungen (kein externer Teilnehmer) sind zu 100 % als Betriebsausgaben absetzbar. Sie fallen nicht unter § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG, sondern unter § 4 Abs. 4 EStG. Der Arbeitgeber muss jedoch prüfen, ob Lohnsteuer entsteht: Bis zu 110 € je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung (max. zwei pro Jahr) ist die Zuwendung nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG steuerfrei.

Bewirtungskosten und Verpflegungspauschalen (Tagespauschale)

Werden einem Arbeitnehmer oder dem Geschäftsführer auf Dienstreise sowohl Verpflegungspauschalen (Tagespauschale nach § 9 Abs. 4a EStG) als auch konkrete Bewirtungskosten erstattet, ist eine Kürzung der Pauschale vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber tatsächliche Mahlzeitenkosten erstattet. Eine Doppelberücksichtigung ist unzulässig. Bewirtungskosten können in diesem Kontext nicht zusätzlich zur Tagespauschale angesetzt werden.

Trinkgeld (Bewirtungskosten absetzen)

Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und unterliegt ebenfalls der 70-%-Grenze. Es muss auf dem Eigenbeleg separat dokumentiert werden. Umsatzsteuer wird auf Trinkgeld nicht ausgewiesen – ein Vorsteuerabzug scheidet insoweit aus. Trinkgelder über dem üblichen Maß (in der Praxis: mehr als 15–20 % der Rechnung) können als unangemessen beanstandet werden.

Bewirtungskosten Umsatzsteuer: Sonderfall 7 %

Seit der temporären MwSt-Absenkung für Speisen (die Übergangslösung lief aus) gilt für Restaurant-Speisen wieder der Regelsteuersatz von 19 %. Getränke lagen stets bei 19 %. Beim Vorsteuerabzug ist die tatsächlich ausgewiesene Steuer maßgeblich – es sind keine Anpassungen mehr erforderlich.

Buchung & Jahresabschluss

Im Jahresabschluss nach HGB (§ 242 HGB) werden Bewirtungskosten in voller Höhe (also 100 % des Nettobetrags) als Aufwand verbucht. Die steuerliche Kürzung um 30 % erfolgt ausschließlich in der Steuererklärung als außerbilanzielle Korrektur. Dies führt zu einer dauerhaften Differenz zwischen handelsrechtlichem und steuerrechtlichem Ergebnis – keine latente Steuer nach § 274 HGB, da es sich um eine dauerhafte Differenz handelt.

Bei der Erstellung des Jahresabschlusses ist daher sicherzustellen, dass das Buchhaltungssystem die Bewirtungskosten auf einem separaten Konto (SKR 03: Konto 4650; SKR 04: Konto 6640) führt, damit die außerbilanzielle Hinzurechnung maschinell übernommen werden kann.

Häufige Fehler & Prüfungsrisiken

• Fehlender oder unvollständiger Eigenbeleg (häufigster Grund)
• Anlass zu unspezifisch formuliert („Geschäftsessen“, „Kundenbesuch“)
• Handgeschriebene Rechnung eines Restaurants, das ein Kassensystem nutzt
• Teilnehmerliste unvollständig – eigene Person nicht erfasst
• Trinkgeld nicht separat ausgewiesen oder über das übliche Maß hinaus
• Vorsteuerabzug auf 70 % statt 100 % der Umsatzsteuer beschränkt (zum Nachteil des Unternehmens)
• Bewirtungskosten irrtümlich zusammen mit Reisekosten auf einem Beleg – getrennte Belegpflicht beachten
• Unangemessene Kosten (Luxusrestaurant bei kleinem Umsatzvolumen) werden vollständig gestrichen

Im Rahmen einer Betriebsprüfung werden Bewirtungsbelege erfahrungsgemäß als Erstes geprüft. Fehler führen zur vollständigen Nichtanerkennung – nicht nur zur Kürzung auf 70 %. Ein strukturiertes Belegwesen zahlt sich aus. Tools, die Belege GoBD-konform erfassen und den Eigenbeleg digital integrieren, erleichtern die Compliance erheblich. Den Funktionsumfang einer modernen Buchhaltungslösung können Sie im Demo-Zugang von onlinebilanz.de kostenlos testen.

Fazit

Bewirtungskosten absetzen ist kein Selbstläufer, aber mit dem richtigen System einfach beherrschbar. Die Kernregeln im Überblick: 70 % der angemessenen Nettokosten mindern den ertragsteuerlichen Gewinn, während 100 % der Umsatzsteuer als Vorsteuer abgezogen werden – beides gilt nur bei vollständigem, formalem Bewirtungsbeleg. Fehlende Anlässe, pauschale Angaben oder handgeschriebene Rechnungen gefährden den gesamten Abzug. Geschäftsführer von GmbH und UG sollten ein standardisiertes Belegverfahren implementieren, das Rechnung und Eigenbeleg sofort nach dem Essen zusammenführt. Wer seinen Aufwand effizient erfassen und sauber verbuchen will, erhält mit dem Kostenrechner von onlinebilanz.de einen schnellen Überblick über mögliche Einsparungen.

Häufig gestellte Fragen

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