Das Verpflegungs- mehraufwand-Tool.
14 € oder 28 € — das ist die einfache Hälfte. Die schwierige beginnt bei der Kürzung um gestellte Mahlzeiten, der Dreimonatsfrist, der Frage nach der ersten Tätigkeitsstätte und dem Großbuchstaben M in der Lohnsteuerbescheinigung. Genau dort findet die Lohnsteuer-Außenprüfung ihre Nachforderungen — pro Mitarbeiter, über vier Jahre. Rechnen Sie unten eine Reise komplett durch.
Wann überhaupt Reisekosten entstehen.
Verpflegungspauschalen gibt es nicht für „Arbeit außer Haus", sondern nur für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Drei Fragen entscheiden — und die erste ist die wichtigste:
- > 8 Stunden
- 14 €
- Voller Tag
- 28 €
- Pkw je km
- 0,30 €
- Unser Part
- rechnen & belegen
Das Reisekosten-Tool.
Geben Sie eine Reise ein. Der Rechner ermittelt die Verpflegungspauschalen je Tag, zieht die Kürzung für gestellte Mahlzeiten ab, rechnet Fahrt- und Übernachtungskosten hinzu und zeigt, was der Arbeitgeber steuerfrei erstatten darf — inklusive Hinweis auf Dreimonatsfrist und Großbuchstabe M.
Ab mehr als acht Stunden gibt es 14 €. Darunter keine Verpflegungspauschale — Fahrtkosten bleiben trotzdem erstattungsfähig. Bei einer Tätigkeit über Nacht ohne Übernachtung werden die Stunden dem Tag mit dem überwiegenden Anteil zugerechnet.
Gekürzt wird typisierend von der Vollpauschale von 28 €: Frühstück 20 % = 5,60 €, Mittag- und Abendessen je 40 % = 11,20 €. Das gilt auch am An- und Abreisetag mit nur 14 € — die Pauschale kann dadurch auf null sinken, aber nie negativ werden. Ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück ist eine gestellte Mahlzeit.
Bei Auswärtstätigkeit zählen die tatsächlich gefahrenen Kilometer — nicht die einfache Entfernung. Die Entfernungspauschale (0,30 € bis 20 km, 0,38 € ab dem 21. km) gilt nur für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte. Bahn, Flug, Taxi und Mietwagen sind in tatsächlicher Höhe abrechenbar.
In tatsächlicher Höhe und mit Belegen erstattungsfähig — Parkgebühren, Maut, Straßen- und Brückenbenutzung, Gepäckbeförderung, beruflich veranlasste Telefonate, Unfallkosten. Nicht dazu gehören Bußgelder, Trinkgelder ohne Belegcharakter und private Verzehrkosten.
Nach § 9 Abs. 4a S. 6 EStG entfällt die Verpflegungspauschale, wenn dieselbe Tätigkeitsstätte an mindestens drei Tagen pro Woche über drei Monate hinaus aufgesucht wird. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist nach Satz 7 neu in Gang — der Grund ist unerheblich (Urlaub, Krankheit, anderes Projekt). Fahrt- und Übernachtungskosten bleiben unberührt.
Vereinfachtes Modell · Orientierung, keine Abrechnung im Einzelfall. Der Rechner bildet die Inlandspauschalen des § 9 Abs. 4a EStG (14 € / 28 €), die typisierende Kürzung nach Satz 8 (20 % / 40 % der Tagespauschale), die Kilometersätze nach § 9 Abs. 1 Nr. 4a i. V. m. § 5 Abs. 2 BRKG sowie belegte Übernachtungs- und Nebenkosten ab. Nicht abgebildet sind: Auslandspauschalen (jährliches BMF-Schreiben, länderspezifisch), doppelte Haushaltsführung, Berufskraftfahrer-Pauschale, Sachbezugswerte bei fehlender Auswärtstätigkeit, Pauschalversteuerung im Detail und die Umsatzsteuer. Ihre verbindliche Abrechnung erfolgt in der Lohnbuchhaltung.
Die Kürzung greift auch dann, wenn der Mitarbeiter nichts isst. § 9 Abs. 4a S. 8 EStG ist eine typisierende Regelung: Sobald der Arbeitgeber — oder auf seine Veranlassung ein Dritter, etwa ein Kunde, ein Hotel oder ein Seminarveranstalter — eine Mahlzeit zur Verfügung stellt, wird gekürzt. Ob sie tatsächlich eingenommen wurde, ist unerheblich. Umgekehrt gilt: Zahlt der Mitarbeiter für die Mahlzeit ein Entgelt, mindert dieses die Kürzung. Genau diese Details entscheiden über die Nachforderung in der Lohnsteuer-Außenprüfung.
Welcher Satz wann gilt.
Die Inlandssätze sind seit 2020 unverändert. Wichtig ist nicht ihre Höhe, sondern die Zuordnung zum richtigen Tag und die richtige Kürzung:
| Situation | Inland | Kürzung bei Mahlzeit | Norm |
|---|---|---|---|
| Abwesenheit bis 8 Stunden | 0 € — keine Pauschale | — | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 3 EStG |
| Mehr als 8 Stunden, keine Übernachtung | 14 € | Frühstück −5,60 € · Mittag/Abend je −11,20 € | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 3 EStG |
| An- und Abreisetag bei Übernachtung | 14 € je Tag — ohne Mindeststundenzahl | gleich wie oben, gerechnet von 28 € | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 2 EStG |
| Voller Kalendertag (24 Stunden) | 28 € | Frühstück −5,60 € · Mittag/Abend je −11,20 € | § 9 Abs. 4a S. 3 Nr. 1 EStG |
| Fahrt mit eigenem Pkw | 0,30 € je gefahrenem km | — | § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG |
| Fahrt mit anderem Motorfahrzeug | 0,20 € je gefahrenem km | — | § 5 Abs. 2 BRKG |
| Übernachtung Inland | Tatsächliche Kosten mit Beleg; Arbeitgeber-Pauschale 20 € ohne Nachweis | Frühstücksanteil herausrechnen | § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5a EStG · R 9.7 LStR |
| Berufskraftfahrer, Übernachtung im Fahrzeug | Zusätzlich 9 € je Kalendertag pauschal | — | § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5b EStG |
| Auslandsreise | Länderspezifische Pauschalen, jährlich im BMF-Schreiben | 20 % / 40 % der jeweiligen Landespauschale | § 9 Abs. 4a S. 5 EStG |
| Doppelte Haushaltsführung | Unterkunft max. 1.000 € je Monat | Verpflegung nur in den ersten drei Monaten | § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 5 EStG |
Auslandspauschalen ändern sich jedes Jahr — und werden regelmäßig falsch angewendet. Das BMF veröffentlicht die Sätze länder- und teils stadtbezogen; maßgeblich ist der Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht, bei Flügen das Land der Landung und bei Schiffsreisen der Hafen des Anlegens. Für den reinen Überflug gilt der Satz Deutschlands nicht — hier wird typisierend das Zielland angesetzt. Wir hinterlegen die aktuellen Sätze in Ihrer Lohnabrechnung und aktualisieren sie zum Jahreswechsel.
Vom Reiseantrag zur prüfungsfesten Abrechnung.
Reisekosten sind kein Buchhaltungsthema, sondern ein Lohnsteuerthema. Deshalb läuft die Abrechnung bei uns über die Lohnbuchhaltung — mit diesen Schritten:
Erste Tätigkeitsstätte festlegen
Schriftliche arbeitsrechtliche Zuordnung im Arbeitsvertrag oder in einer Weisung — sonst greift die gesetzliche Auffangregel.
Wir · Prüfung § 9 Abs. 4 EStGReise dokumentieren
Datum, Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr, Ort, Anlass, Geschäftspartner, gestellte Mahlzeiten — je Reise.
Sie · Erfassung § 90 AO · GoBDPauschalen & Kürzung
Zuordnung zum richtigen Tag, Kürzung für Mahlzeiten, Prüfung der Dreimonatsfrist.
Wir · Berechnung § 9 Abs. 4a EStGSteuerfrei oder pauschal
Steuerfreie Erstattung, 25 % Pauschalversteuerung beim Überschreiten oder individueller Arbeitslohn.
Wir · Lohnsteuer § 3 Nr. 16 · § 40 Abs. 2 EStGGroßbuchstabe M
Bescheinigung des M bei jeder gestellten Mahlzeit — und Aufnahme in das Lohnkonto.
Wir · Nachweis § 41b Abs. 1 S. 2 Nr. 8 EStGDer Nachweis entsteht bei der Reise, nicht bei der Prüfung. Fehlen Uhrzeiten oder die Angabe gestellter Mahlzeiten, kann die Pauschale nicht steuerfrei erstattet werden — der Prüfer behandelt sie dann als Arbeitslohn, mit Lohnsteuer und Sozialversicherung. Deshalb liefern wir Ihnen eine Reisekostenrichtlinie mit einem Formular, das genau die geforderten Felder abfragt.
Alles aus einer Hand: Weil Lohnabrechnung, Buchhaltung und Jahresabschluss bei uns zusammenlaufen, stimmen Lohnkonto, Finanzbuchhaltung und Bescheinigung überein — genau das prüft die Lohnsteuer-Außenprüfung zuerst.
Steuerfrei erstattbar
- Verpflegungspauschalen in gesetzlicher Höhe — 14 € bzw. 28 €, gekürzt um gestellte Mahlzeiten.
- Fahrtkosten — 0,30 € je gefahrenem km oder die tatsächlichen Kosten für Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen.
- Übernachtungskosten in belegter Höhe — oder pauschal 20 € je Nacht ohne Nachweis, ausschließlich durch den Arbeitgeber.
- Reisenebenkosten mit Beleg — Parken, Maut, Gepäck, beruflich veranlasste Telefonate, Unfallkosten.
- Mahlzeiten während einer Auswärtstätigkeit bis 60 € brutto je Mahlzeit — dann greift die Kürzung statt einer Versteuerung.
Was nicht steuerfrei ist
- Pauschale über dem gesetzlichen Satz — bis zur doppelten Höhe mit 25 % pauschal versteuerbar, darüber individuell.
- Mahlzeit über 60 € brutto — sie gilt als Belohnungsessen und ist mit dem tatsächlichen Wert als Arbeitslohn zu versteuern.
- Verpflegung nach Ablauf der Dreimonatsfrist — jede weitere Erstattung ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
- Übernachtungspauschale beim Arbeitnehmer — als Werbungskosten sind nur die tatsächlichen belegten Kosten abziehbar.
- Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte — nur Entfernungspauschale, eine Erstattung ist steuerpflichtig (mit Pauschalierungsoption von 15 %).
- Privatanteile — verlängerter Aufenthalt, Begleitpersonen, Freizeitprogramm, Bußgelder. Bei gemischten Reisen ist aufzuteilen.
Warum Reisekosten immer geprüft werden.
Reisekosten sind für den Prüfer attraktiv, weil ein Fehler systematisch ist: Wer die Kürzung bei einem Mitarbeiter falsch rechnet, rechnet sie bei allen falsch — über den gesamten Prüfungszeitraum. Aus 40 Cent pro Tag werden fünfstellige Nachforderungen.
- Erste Tätigkeitsstätte fehlt oder ist unklar. Ohne schriftliche Zuordnung greift die gesetzliche Auffangregel — und plötzlich sind jahrelang abgerechnete Auswärtstätigkeiten Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte, für die nur die Entfernungspauschale gilt.
- Hotelfrühstück nicht gekürzt. Der Klassiker: Die Rechnung weist „Übernachtung mit Frühstück" aus, gekürzt wurde nicht. 5,60 € pro Nacht, mal Mitarbeiter, mal Nächte, mal vier Jahre.
- Großbuchstabe M fehlt. Er ist immer zu bescheinigen, wenn eine Mahlzeit gestellt wurde — auch bei vollständiger Kürzung. Sein Fehlen ist eine formale Feststellung, die den Prüfer regelmäßig zur inhaltlichen Prüfung veranlasst.
- Dreimonatsfrist nicht überwacht. Bei Projekten, Baustellen und Entsendungen läuft sie unbemerkt ab. Jede Pauschale danach ist Arbeitslohn — inklusive Sozialversicherung, die der Prüfer der Rentenversicherung ohnehin separat feststellt.
- Uhrzeiten fehlen. Ohne Abfahrt- und Rückkehrzeit ist die Achtstundengrenze nicht nachweisbar. Der Prüfer streicht dann die gesamte Pauschale — nicht die Differenz.
Dreitägige Messe — und was die Kürzung daraus macht.
Ein Mitarbeiter fährt zu einer dreitägigen Messe: Anreise Montag, Abreise Mittwoch, zwei Übernachtungen mit Frühstück, am Dienstag ein Mittagessen am Messestand des Kunden, 480 gefahrene Kilometer, Hotel 95 € netto je Nacht.
Warum aus 56 € nur 33,60 € werden.
Die Pauschalen sind der einfache Teil — die Kürzung entscheidet über den Betrag.
Die 22,40 € sind der Betrag, um den in der Praxis am häufigsten gestritten wird. Wer das Hotelfrühstück nicht kürzt, erstattet 11,20 € zu viel — und das ist dann steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn. Bei zwanzig Mitarbeitern mit je dreißig Hotelnächten im Jahr sind das über 3.300 € Bemessungsgrundlage jährlich, die die Prüfung über vier Jahre nachbelastet. Und das M in der Lohnsteuerbescheinigung ist trotzdem fällig — auch bei korrekter Kürzung.
Die Sonderfälle, die teuer werden.
Zwölf Konstellationen, die in Standardvorlagen fehlen — und in der Prüfung auffallen:
Sozialversicherung folgt — aber nicht immer
Steuerfreie Reisekostenerstattungen sind nach § 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 SvEV auch beitragsfrei. Der Gleichlauf endet bei der Pauschalversteuerung: Nach Nr. 3 sind pauschal versteuerte Bezüge nur beitragsfrei, wenn die Pauschalierung im Lohnkonto zeitnah dokumentiert und tatsächlich durchgeführt wurde — spätestens bis zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung. Wird erst in der Prüfung pauschaliert, bleibt die Beitragspflicht bestehen.
Zwei Prüfungen, ein Fehler
Reisekosten prüft nicht nur das Finanzamt: Die Deutsche Rentenversicherung prüft alle vier Jahre eigenständig nach § 28p SGB IV. Beide Prüfer greifen dieselben Unterlagen an — die eine fordert Lohnsteuer, die andere Gesamtsozialversicherungsbeiträge nach. Und Beiträge kann der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer nur für die letzten drei Monate zurückholen (§ 28g SGB IV) — alles ältere trägt er selbst.
Haftung des Arbeitgebers
Für nicht einbehaltene Lohnsteuer haftet der Arbeitgeber — gesamtschuldnerisch mit dem Arbeitnehmer, in der Praxis nimmt das Finanzamt aber den Arbeitgeber in Anspruch. Wird zur Vereinfachung ein Nettosteuersatz vereinbart, verdoppelt sich die Belastung faktisch. Zusätzlich haftet der Geschäftsführer persönlich nach §§ 69, 34 AO, wenn die Abführung grob fahrlässig unterblieb.
Lohnkonto — was drinstehen muss
§ 4 Abs. 2 Nr. 4 LStDV verlangt für jede Reise die Aufzeichnung der steuerfreien Erstattungen im Lohnkonto — getrennt nach Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Nebenkosten, nicht als Sammelbetrag. Fehlt die Trennung, ist die Steuerfreiheit nicht nachgewiesen. Bei Großbuchstabe M und pauschal versteuerten Mahlzeiten gilt dasselbe.
Beruflich und privat gemischt
Seit der Entscheidung des Großen Senats gilt kein Aufteilungsverbot mehr: Bei einer Reise mit beruflichem und privatem Anteil sind die Kosten nach einem objektiven Maßstab — in der Regel den Zeitanteilen — aufzuteilen. Vorausgesetzt, die Anteile sind trennbar und nicht untrennbar verwoben. Verpflegungspauschalen gibt es nur für die beruflichen Tage; ein verlängerter Aufenthalt am Zielort ist privat.
Was keine Reisekosten sind
Abzugrenzen sind die Aufmerksamkeiten nach R 19.6 LStR (Getränke, Gebäck im Betrieb — kein Arbeitslohn), die 50-€-Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 S. 11 EStG und die Mahlzeiten im Betrieb, die mit dem amtlichen Sachbezugswert der SvEV anzusetzen sind. Ohne Auswärtstätigkeit gibt es keine Verpflegungspauschale — auch nicht bei Überstunden oder Wochenendarbeit.
Dienstreise ins EU-Ausland
Neben den Auslandspauschalen gilt: Für jede beruflich veranlasste Tätigkeit in einem anderen EU-/EWR-Staat oder der Schweiz ist eine A1-Bescheinigung mitzuführen — auch bei einem eintägigen Kundentermin. Kontrollen finden statt, Bußgelder je Land teils vierstellig. Bei längeren Einsätzen kommen Meldepflichten nach der Entsenderichtlinie und ggf. eine Betriebsstätten-Prüfung nach DBA hinzu.
Auslandspauschalen richtig zuordnen
Maßgeblich ist der Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht. Bei Flugreisen gilt das Land der Landung, bei Zwischenlandungen nur, wenn dort eine Übernachtung erfolgt; bei Schiffsreisen der Hafen des An- oder Ablegens, auf hoher See die Pauschale für Luxemburg. Für den Abreisetag aus dem Ausland gilt die Auslandspauschale des letzten Tätigkeitsorts — nicht der Inlandssatz.
Erste Tätigkeitsstätte: die Auffangregel
Fehlt eine arbeitsrechtliche Zuordnung, greifen quantitative Kriterien: erste Tätigkeitsstätte ist, wo der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich, zwei volle Tage pro Woche oder ein Drittel seiner Arbeitszeit tätig wird. Das führt oft zu ungewollten Ergebnissen. Die schriftliche Zuordnung ist deshalb die Gestaltungsmöglichkeit im Reisekostenrecht — sie muss aber gelebt werden.
Mitternachtsregel
Bei einer Auswärtstätigkeit über Nacht ohne Übernachtung — Nachtschicht, Rückfahrt nach 24 Uhr — werden die Abwesenheitsstunden zusammengerechnet und dem Kalendertag mit dem überwiegenden Anteil zugeordnet. Aus zwei Tagen mit je 6 Stunden wird so ein Tag mit 12 Stunden und damit 14 € statt null.
Die 60-Euro-Grenze
Eine gestellte Mahlzeit bis 60 € brutto (inklusive Getränke) löst nur die Kürzung aus. Übersteigt sie 60 €, gilt sie als Belohnungsessen und ist mit dem tatsächlichen Wert als Arbeitslohn zu versteuern — ohne Kürzungsmöglichkeit. Diese Grenze wird bei Kundenessen im Rahmen von Dienstreisen regelmäßig überschritten und übersehen.
Pauschalversteuerung mit 25 %
Wird eine Mahlzeit gestellt, ohne dass die Voraussetzungen einer Kürzung vorliegen — etwa nach Ablauf der Dreimonatsfrist oder bei Abwesenheit unter acht Stunden —, kann der Arbeitgeber sie mit dem amtlichen Sachbezugswert ansetzen und diesen mit 25 % pauschal versteuern. Vorteil: Der Vorgang bleibt sozialversicherungsfrei.
Doppelte Haushaltsführung
Kein Reisekostenfall, sondern ein eigenes Institut: Voraussetzung ist ein eigener Hausstand am Lebensmittelpunkt mit finanzieller Beteiligung von mehr als 10 % der laufenden Kosten. Abziehbar sind Unterkunftskosten bis 1.000 € monatlich, eine Familienheimfahrt pro Woche mit der Entfernungspauschale und Verpflegungspauschalen — auch hier nur für drei Monate.
Berufskraftfahrer-Pauschale
Wer im Fahrzeug übernachtet, kann zusätzlich zur Verpflegungspauschale eine Pauschale von 9 € je Kalendertag für Nebenkosten der Übernachtung ansetzen — Dusche, Toilette, Reinigung der Schlafkabine. Alternativ die tatsächlichen Kosten, dann aber für das ganze Kalenderjahr einheitlich. Ein oft ungenutzter Posten.
Vorsteuer aus Reisekosten
Der Vorsteuerabzug setzt eine auf das Unternehmen lautende Rechnung voraus. Bei Hotelrechnungen auf den Namen des Mitarbeiters gibt es keine Vorsteuer. Aus Verpflegungspauschalen ist ohnehin kein Vorsteuerabzug möglich — nur aus belegten Bewirtungs- und Verzehrkosten. Achtung: Hotelübernachtung 7 %, Frühstück 19 % — die Rechnung muss beides trennen.
Bewirtung statt Verpflegung
Lädt der Mitarbeiter Geschäftspartner ein, ist das keine Verpflegung, sondern eine Bewirtung: abziehbar nur zu 70 %, mit Bewirtungsbeleg, Anlass und Teilnehmernamen. Der Eigenanteil des Mitarbeiters führt zusätzlich zur Kürzung seiner Verpflegungspauschale. Zwei Regelwerke, ein Beleg — häufigste Verwechslung in der Praxis.
Zwei Befreiungsnormen
Nr. 13 gilt für Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen, Nr. 16 für alle übrigen Arbeitgeber. Praktisch identisch in der Wirkung, aber unterschiedlich in der Obergrenze: Nr. 13 folgt dem Reisekostenrecht des Bundes, Nr. 16 den Beträgen des § 9. Bei Mandanten der öffentlichen Hand ist deshalb die BRKG-Systematik zu prüfen.
Vier-Wochen-Unterbrechung
Die Dreimonatsfrist beginnt neu, wenn die Tätigkeit an derselben Stätte mindestens vier Wochen unterbrochen wird — der Grund ist unerheblich. Urlaub, Krankheit, ein anderes Projekt: alles zählt. Wer die Frist überwacht, kann Projekteinsätze so planen, dass die Pauschalen erhalten bleiben. Bei nur zwei Tagen pro Woche an derselben Stätte läuft die Frist von vornherein nicht.
Sammelbeförderung & Firmenwagen
Stellt der Arbeitgeber das Fahrzeug oder eine Sammelbeförderung, entstehen dem Arbeitnehmer keine Fahrtkosten — eine Kilometerpauschale ist dann nicht erstattungsfähig. Nutzt der Mitarbeiter den Firmenwagen, sind Dienstreisen bereits über die 1-%-Regel oder das Fahrtenbuch abgedeckt; die Verpflegungspauschale bleibt davon unberührt. Details im Firmenwagenrechner.
Aufbewahrung & Digitalisierung
Reisekostenbelege gehören zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen — grundsätzlich acht Jahre für Buchungsbelege nach der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Ein ersetzendes Scannen ist zulässig, verlangt aber eine dokumentierte Verfahrensdokumentation; ohne sie kann die Prüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung insgesamt in Frage stellen.
Für Selbstständige gelten dieselben Pauschalen — aber eine andere Norm. Unternehmer und Freiberufler ziehen den Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe nach § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 5 EStG ab, der ausdrücklich auf die Beträge des § 9 Abs. 4a EStG verweist. Höhe, Kürzung und Dreimonatsfrist sind identisch. Der Unterschied liegt im Nachweis: Es gibt keinen Arbeitgeber, der die Abrechnung prüft — die Dokumentation von Anlass, Ort und Uhrzeiten liegt vollständig bei Ihnen, und genau daran scheitern Ansätze in der Betriebsprüfung.
Digital heißt bei uns nicht unpersönlich.
Tools beschleunigen die Arbeit — verantwortlich bleiben Menschen:
Sie werden vor jeder Weichenstellung informiert — transparent statt Blackbox.
Die vier teuersten Reisekostenfehler.
Was in der Praxis am häufigsten schiefgeht — alle vermeidbar:
Alle vier lösen sich mit demselben Mittel: Richtlinie, Formular und Lohnlauf aus einer Hand — genau das ist unser Job.
Die Werte, die die Abrechnung bestimmen.
Pauschalen, Grenzen, Fristen — alle setzen wir für Sie korrekt an und dokumentieren sie prüfungsfest.
Reisekosten abrechnen — und in der Prüfung behalten.
Ihre Abrechnung, persönlich verantwortet.
Kein anonymes Tool: Richtlinie, Abrechnung und Nachweis verantworten die Menschen, die Sie hier sehen — Wirtschaftsprüfer, Steuerberater und Rechtsanwältin unter einem Dach.
Kein Steuerberater. Verantwortet Strategie, Produkt und Mandatsbeziehung. Die steuerliche und rechtliche Verantwortung tragen ausschließlich die drei Berufsträger rechts.
Verantwortet die Reisekostenrichtlinie und die Zuordnung der ersten Tätigkeitsstätte — inklusive gemischt veranlasster Reisen.
Steuert die laufende Abrechnung — Pauschalen, Kürzung, Dreimonatsfrist, Pauschalversteuerung und der Großbuchstabe M.
Formuliert die arbeitsrechtlichen Zuordnungsklauseln — und verteidigt gegen Feststellungen der Lohnsteuer-Außenprüfung.
Unsicher bei der Abrechnung? Sprechen wir kurz.
Ob Reisekostenrichtlinie, Dreimonatsfrist oder eine bereits beanstandete Abrechnung — Raphael Diener nimmt sich 30 Minuten, ordnet Ihre Situation ein und sagt Ihnen, was steuerfrei erstattbar ist — und was die Betreuung zum Festpreis kostet.
Ihr Erstgespräch zu Reisekosten.
Persönlich, ohne Callcenter. Raphael Diener klärt mit Ihnen die Ausgangslage und verbindet Sie bei Bedarf direkt mit dem Wirtschaftsprüfer.
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- Erste Einordnung: steuerfrei oder Arbeitslohn
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Verfügbare Tage
Termin angefragt!
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Auf welchen Vorschriften die Abrechnung steht.
Transparenz statt Blackbox: Diese Normen bestimmen, wann Reisekosten entstehen, wie hoch die Pauschalen sind, wann gekürzt wird und was der Arbeitgeber bescheinigen muss. Wir arbeiten ausschließlich entlang des geltenden Rechts — nachvollziehbar und belastbar.
Erste Tätigkeitsstätte
Ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder eines Dritten, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist; fehlt eine Zuordnung, entscheiden arbeitstägliches Tätigwerden, zwei volle Tage je Woche oder ein Drittel der Arbeitszeit.
Höhe der Pauschalen
28 € für Kalendertage mit 24 Stunden Abwesenheit, jeweils 14 € für An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung sowie 14 € bei mehr als acht Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung.
Mitternachtsregel
Bei einer über Nacht ausgeübten Tätigkeit ohne Übernachtung sind die Abwesenheitszeiten zusammenzurechnen und dem Kalendertag mit dem überwiegenden Anteil zuzuordnen.
Auslandspauschalen
Für Tätigkeiten im Ausland gelten länderspezifische Pauschbeträge, die das Bundesministerium der Finanzen jährlich bekanntgibt.
Dreimonatsfrist
Satz 6 beschränkt den Abzug bei längerfristiger Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte auf die ersten drei Monate; Satz 7 lässt die Frist nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen neu beginnen, unabhängig vom Anlass.
Kürzung bei Mahlzeiten
Die Pauschale ist um 20 % für ein Frühstück und um jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen der für 24 Stunden geltenden Pauschale zu kürzen; ein vom Arbeitnehmer gezahltes Entgelt mindert die Kürzung.
Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeit
Ansetzbar sind die tatsächlichen Aufwendungen oder die pauschalen Kilometersätze des Bundesreisekostengesetzes — 0,30 € je gefahrenem Kilometer für Kraftwagen, 0,20 € für andere motorbetriebene Fahrzeuge.
Entfernungspauschale
Für Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 € je Entfernungskilometer, ab dem 21. Kilometer 0,38 € — je Arbeitstag nur einmal und unabhängig vom Verkehrsmittel.
Doppelte Haushaltsführung
Notwendige Mehraufwendungen sind abziehbar, wenn ein eigener Hausstand mit finanzieller Beteiligung besteht; Unterkunftskosten höchstens 1.000 € monatlich, eine Familienheimfahrt je Woche.
Übernachtung & Berufskraftfahrer
Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe abziehbar; Arbeitnehmer, die im Fahrzeug übernachten, können zusätzlich eine Pauschale von 9 € je Kalendertag ansetzen.
Steuerfreie Erstattung
Reisekostenvergütungen aus öffentlichen Kassen sowie Erstattungen privater Arbeitgeber bleiben steuerfrei, soweit sie die als Werbungskosten abziehbaren Beträge nicht übersteigen.
Mahlzeiten & 60-€-Grenze
Vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellte Mahlzeiten sind mit dem amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, soweit ihr Preis 60 € nicht übersteigt; darüber liegt ein Belohnungsessen mit Ansatz des tatsächlichen Werts.
Pauschalversteuerung
Mahlzeiten können mit 25 % pauschal versteuert werden; ebenso Vergütungen für Verpflegung, soweit sie die Pauschalen um nicht mehr als 100 % übersteigen. Fahrtkostenerstattungen zur ersten Tätigkeitsstätte sind mit 15 % pauschalierbar.
Großbuchstabe M
In der Lohnsteuerbescheinigung ist der Großbuchstabe M zu vermerken, wenn dem Arbeitnehmer anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.
Selbstständige
Für Unternehmer und Freiberufler gelten dieselben Pauschbeträge und dieselbe Dreimonatsfrist wie für Arbeitnehmer — der Abzug erfolgt als Betriebsausgabe.
Bewirtungskosten
Aufwendungen für die Bewirtung von Geschäftspartnern sind nur zu 70 % abziehbar und setzen Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmern und Anlass voraus.
Kilometersätze
Wegstreckenentschädigung von 0,30 € je Kilometer bei Kraftwagen und 0,20 € bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen — die Bezugsnorm für die steuerlichen Pauschalen.
Lohnsteuer-Richtlinien
Konkretisieren Reisekostenbegriff, Fahrtkosten, Verpflegung, Übernachtung und Reisenebenkosten — für die Finanzverwaltung bindend und damit die praktische Arbeitsgrundlage.
Beitragsfreiheit
Steuerfreie Reisekostenerstattungen sind kein Arbeitsentgelt und damit beitragsfrei; pauschal versteuerte Bezüge nur, wenn die Pauschalierung tatsächlich und spätestens bis zur Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung durchgeführt wurde.
Betriebsprüfung der Rentenversicherung
Die Träger der Rentenversicherung prüfen mindestens alle vier Jahre eigenständig die Beitragspflicht; ein unterbliebener Beitragsabzug kann vom Arbeitnehmer nur für die letzten drei Lohnabrechnungszeiträume nachgeholt werden.
Haftung des Arbeitgebers
Der Arbeitgeber haftet für die einzubehaltende und abzuführende Lohnsteuer; er und der Arbeitnehmer sind Gesamtschuldner, in der Praxis wird der Arbeitgeber in Anspruch genommen.
Lohnkonto
Steuerfreie Reisekostenerstattungen sind im Lohnkonto getrennt nach Fahrt-, Verpflegungs-, Übernachtungs- und Reisenebenkosten aufzuzeichnen — ein Sammelbetrag genügt dem Nachweis nicht.
Sachbezüge & Aufmerksamkeiten
Sachbezüge bleiben bis zu einer monatlichen Freigrenze von 50 € außer Ansatz; Aufmerksamkeiten wie Getränke und Gebäck zum Verzehr im Betrieb sind nach den Lohnsteuer-Richtlinien kein Arbeitslohn.
Gemischt veranlasste Reisen
Aufwendungen für Reisen mit beruflichem und privatem Anteil sind nach einem objektiven Maßstab — regelmäßig den Zeitanteilen — aufzuteilen, sofern die Anteile trennbar sind; ein allgemeines Aufteilungsverbot besteht nicht.
A1-Bescheinigung
Bei jeder Tätigkeit in einem anderen EU-/EWR-Staat oder der Schweiz ist die Zugehörigkeit zum deutschen Sozialversicherungssystem durch eine A1-Bescheinigung nachzuweisen — auch bei kurzen Dienstreisen.
Vorsteuerabzug
Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße, auf das Unternehmen lautende Rechnung; aus Verpflegungspauschalen ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich.
Aufbewahrung & Nachweis
Reisekostenunterlagen sind aufbewahrungspflichtig und müssen maschinell auswertbar vorgehalten werden; ein ersetzendes Scannen setzt eine Verfahrensdokumentation voraus.
Was Sie zu Reisekosten wissen sollten.
Von der Pauschale bis zur Lohnsteuerprüfung. Fehlt etwas? Wir klären es im kostenfreien Erstgespräch — vertraulich und unverbindlich.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale im Inland? +
Wie wird gekürzt, wenn der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt? +
Zählt das Hotelfrühstück als gestellte Mahlzeit? +
Was ist die erste Tätigkeitsstätte und warum ist sie so wichtig? +
Was besagt die Dreimonatsfrist? +
Wie hoch ist die Kilometerpauschale für Dienstreisen? +
Wann muss der Großbuchstabe M bescheinigt werden? +
Darf der Arbeitgeber mehr als die Pauschale erstatten? +
Kann ich die 20-€-Übernachtungspauschale als Arbeitnehmer ansetzen? +
Was gilt bei einer Nachtfahrt oder Nachtschicht? +
Gelten die Pauschalen auch für Selbstständige und Geschäftsführer? +
Sind steuerfreie Reisekosten auch sozialversicherungsfrei? +
Wer haftet, wenn die Abrechnung falsch war? +
Was muss im Lohnkonto stehen? +
Brauche ich für eine Dienstreise ins EU-Ausland eine A1-Bescheinigung? +
Was gilt bei einer Reise, die beruflich und privat ist? +
Gibt es Verpflegungspauschalen bei Überstunden oder Wochenendarbeit? +
Was kostet die Betreuung bei OnlineBilanz? +
Reisekosten abrechnen — steuerfrei und prüfungsfest.
Erste Tätigkeitsstätte zugeordnet, Pauschalen korrekt zugeteilt, Mahlzeiten gekürzt, Dreimonatsfrist überwacht, Großbuchstabe M gesetzt — alles aus einer Hand, zum Festpreis, von Berufsträgern verantwortet. Ein kostenloses Erstgespräch klärt, was bei Ihnen möglich ist.
