Umsatzsteuer herausrechnen oder aufschlagen.
Brutto zu netto ist eine Division, nicht ein Abzug: 19 % vom Bruttobetrag abzuziehen ergibt einen Fehler von 3,6 % auf jede Position. Rechnen Sie hier exakt — und lesen Sie darunter, welcher Satz gilt, was auf die Rechnung muss und wann Sie melden.
Wie die Umsatzsteuer funktioniert.
Die Umsatzsteuer belastet den Endverbraucher, eingesammelt wird sie von den Unternehmen. Sie berechnen Ihren Kunden Steuer, ziehen die Steuer aus Ihren Eingangsrechnungen als Vorsteuer ab und führen die Differenz ab — die Zahllast nach § 16 UStG.
Bemessungsgrundlage ist immer das Netto. Aus einem Bruttobetrag wird der Nettowert deshalb durch Division mit 1,19 oder 1,07 ermittelt; ein Abzug von 19 % führt zu einem systematisch zu niedrigen Ergebnis.
Der Umsatzsteuer-Rechner.
Betrag eingeben, Brutto oder Netto wählen, Steuersatz setzen — optional mit Ihrer Vorsteuer für die Zahllast des Zeitraums.
Cent mit Komma; kaufmännisch auf zwei Stellen gerundet.
Kassenbons und Verbraucherrechnungen sind brutto, Angebote zwischen Unternehmern netto.
7 % nur für die Umsätze der Anlage 2; 0 % für Photovoltaik und steuerfreie Umsätze.
Abziehbare Steuer aus Eingangsrechnungen (§ 15 UStG).
Kleinunternehmer dürfen keine Steuer ausweisen — sonst schulden sie sie nach § 14c Abs. 2 UStG.
Vereinfachtes Modell, keine Steuerberechnung im Einzelfall. Die Steuer wird nach § 12 UStG herausgerechnet oder aufgeschlagen, die Zahllast als Differenz von Umsatzsteuer und Vorsteuer dargestellt (§ 16 UStG). Nicht abgebildet sind innergemeinschaftliche Umsätze, OSS, Vorsteuerberichtigung und -aufteilung, Differenz- und Margenbesteuerung, Durchschnittssätze und Sondervorauszahlungen.
Bei 1.190 € brutto ergibt die Division durch 1,19 einen Nettowert von 1.000 € und 190 € Steuer. Ein Abzug von 19 % führt dagegen auf 963,90 € — eine Abweichung von 36,10 €, die sich über ein Jahr zu einer erheblichen Summe addiert und in der Prüfung auffällt.
Welcher Satz gilt — und warum das oft strittig ist.
Der ermäßigte Satz ist die Ausnahme und abschließend in § 12 Abs. 2 UStG geregelt. Alles andere unterliegt 19 % — daran hängen die meisten Nachforderungen.
| Satz | Gilt für | Typischer Streitfall | Norm |
|---|---|---|---|
| 19 % | Alles, was nicht ermäßigt oder befreit ist | Getränke, Nahrungsergänzungsmittel, Blumen mit Zubehör | § 12 Abs. 1 UStG |
| 7 % | Lebensmittel, Bücher, E-Books, Nahverkehr, Beherbergung, Kultur | Speisenlieferung gegen Restauration, Frühstück im Hotel | § 12 Abs. 2 UStG |
| 7 % Gastronomie | Seit 1. Januar 2026 dauerhaft für Speisen; Getränke bleiben bei 19 % | Aufteilung bei Menüs; Milchmischgetränke über 75 % Milch bleiben bei 7 % | § 12 Abs. 2 Nr. 15 |
| 0 % | Photovoltaik bis 30 kWp auf Wohngebäuden, einschließlich Speicher | Der Vorsteuerabzug bleibt anders als bei Steuerfreiheit erhalten | § 12 Abs. 3 UStG |
| steuerfrei | Heilbehandlung, Wohnraumvermietung, Finanzdienstleistungen, Bildung, Ausfuhr | Meist ohne Vorsteuerabzug — Ausnahme Ausfuhr und i. g. Lieferung | § 4 UStG |
| Durchschnittssätze | Land- und Forstwirtschaft bis 600.000 € Umsatz | Der Satz wird jährlich angepasst | § 24 UStG |
Beim Nullsteuersatz berechnen Sie 0 % und ziehen Ihre Eingangs-Vorsteuer weiterhin voll. Bei einer Steuerbefreiung nach § 4 UStG ist der Abzug dagegen in der Regel ausgeschlossen und die Vorsteuer wird zum Kostenfaktor — Ausnahme sind Ausfuhr und innergemeinschaftliche Lieferung.
Die Kleinunternehmerregelung — 25.000 und 100.000 €.
Aus der alten 22.000/50.000-Regel wurde eine echte Steuerbefreiung mit neuen Grenzen. Die Folge übersehen viele: Das Überschreiten wirkt sofort, nicht erst im Folgejahr.
- 25.000 €: tatsächlicher Vorjahresumsatz, nicht mehr hochgerechnet.
- 100.000 €: darüber endet die Befreiung mit genau diesem Umsatz.
- Echte Befreiung: die Umsätze sind steuerfrei, nicht nur „nicht erhoben".
- Keine Meldungen: weder Voranmeldung noch Jahreserklärung.
- Kein Vorsteuerabzug: bei hohen Investitionen ist der Verzicht günstiger.
- Fünf Jahre Bindung: der Verzicht nach § 19 Abs. 3 UStG gilt fünf Jahre.
- § 14c Abs. 2: ausgewiesene Steuer wird geschuldet, obwohl unzulässig.
- § 13b gilt trotzdem: als Leistungsempfänger schulden Sie die Steuer.
Wer an Unternehmer liefert, verliert durch den Verzicht nichts — der Kunde zieht die Vorsteuer. Wer an Privatkunden liefert, verteuert sein Angebot um 19 %. Bei 40.000 € Investition liegt der Break-even bei rund 40.000 € Umsatz an Privatkunden. Diese Rechnung machen wir vor der Entscheidung, denn sie bindet fünf Jahre.
Was auf die Rechnung muss.
Fehlt eine der zehn Pflichtangaben, ist der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet — genau das wird in der Betriebsprüfung geprüft.
| Pflichtangabe | Worauf es ankommt |
|---|---|
| 01 · Leistender | Vollständiger Name und Anschrift; ein Postfach genügt nicht |
| 02 · Empfänger | Name und Anschrift wie im Handelsregister eingetragen |
| 03 · Steuernummer | Steuernummer oder USt-IdNr.; bei EU-Umsätzen zwingend die USt-IdNr. |
| 04 · Ausstellungsdatum | Nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum |
| 05 · Rechnungsnummer | Fortlaufend und einmalig; Lücken müssen erklärbar sein |
| 06 · Leistungsbeschreibung | Menge und handelsübliche Bezeichnung — „Beratung" reicht nicht |
| 07 · Leistungszeitpunkt | Auch dann zu nennen, wenn er dem Rechnungsdatum entspricht |
| 08 · Entgelt | Nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, einschließlich vereinbarter Minderungen |
| 09 · Steuersatz und Betrag | Oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung |
| 10 · Besondere Hinweise | § 13b, Gutschrift oder Differenzbesteuerung ausdrücklich benennen |
Bis 250 € brutto genügen vier Angaben (§ 33 UStDV). Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können; für den Versand gelten Übergangsfristen, ab 2028 ist sie im B2B verpflichtend — ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, bei E-Rechnungen im strukturierten Originalformat.
Wann Sie die Vorsteuer ziehen dürfen.
Der Vorsteuerabzug ist das Herzstück des Systems und die häufigste Streitfrage in der Prüfung. Vier Voraussetzungen entscheiden — eine fehlende Angabe kippt den Abzug.
Bezug für das Unternehmen
Bei gemischter Nutzung gilt die 10-%-Grenze: Unter 10 % unternehmerischer Nutzung ist kein Abzug möglich (§ 15 Abs. 1 S. 2 UStG).
Ordnungsgemäße Rechnung
Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Abzug zu versagen. Eine Berichtigung wirkt auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück, wenn das Ursprungsdokument die Mindestangaben enthielt.
Keine Ausschlussumsätze
Steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG schließen den Abzug anteilig aus; bei gemischter Verwendung ist aufzuteilen (§ 15 Abs. 2, 4 UStG).
Berichtigung über zehn Jahre
Ändert sich die Verwendung, ist der Abzug zu berichtigen — bei Grundstücken über zehn Jahre. Häufigster Auslöser ist der Wechsel zur steuerfreien Vermietung (§ 15a UStG).
Bei gemischt genutzten Grundstücken und Fahrzeugen entscheidet die Zuordnungsentscheidung über den Abzug. Sie muss bis zum 31. Juli des Folgejahres dokumentiert sein, sonst ist der Abzug endgültig verloren. Nicht abziehbar bleibt die Vorsteuer auf Aufwendungen des § 4 Abs. 5 EStG — Geschenke über 50 €, unangemessene Repräsentation.
Wann Sie melden müssen.
Der Rhythmus richtet sich nach der Zahllast des Vorjahres. Wer hier falsch liegt, produziert Verspätungs- und Säumniszuschläge, ohne es zu merken.
| Zahllast Vorjahr | Zeitraum | Fällig | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| über 9.000 € | monatlich | 10. des Folgemonats | Mit Dauerfristverlängerung einen Monat später, gegen Sondervorauszahlung |
| 2.000 bis 9.000 € | vierteljährlich | 10.04. · 10.07. · 10.10. · 10.01. | Dauerfristverlängerung ohne Sondervorauszahlung möglich |
| unter 2.000 € | Befreiung möglich | nur Jahreserklärung | Das Finanzamt kann von den Voranmeldungen befreien |
| Neugründung | nach Prognose | 10. des Folgemonats | Die monatliche Pflicht war bis 2026 ausgesetzt, ab 2027 gilt sie wieder |
| Jahreserklärung | jährlich | 31.07. des Folgejahres | Mit Steuerberater bis Ende Februar des übernächsten Jahres (§ 149 AO) |
| Zusammenfassende Meldung | monatlich oder quartalsweise | 25. des Folgemonats | Voraussetzung für die Steuerbefreiung bei EU-Umsätzen (§ 18a UStG) |
Die Voranmeldung ist bis zum 10. abzugeben und die Zahllast bis dahin zu zahlen. Verspätete Abgabe kostet Verspätungszuschlag (§ 152 AO), verspätete Zahlung 1 % Säumniszuschlag je angefangenem Monat — nachzurechnen im Säumniszuschlag-Rechner. Wer regelmäßig knapp dran ist, beantragt die Dauerfristverlängerung.
Die Sonderfälle, an denen Buchhaltungen scheitern.
Sobald Auslandsbezug, Bauleistungen oder gebrauchte Waren im Spiel sind, gilt nicht mehr die einfache Formel. Diese sechs Regime kommen am häufigsten vor.
Reverse Charge
Die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über — bei Bauleistungen, ausländischen Unternehmern, Gebäudereinigung und Schrott. Der Leistende rechnet ohne Steuer ab (§ 13b UStG).
Istversteuerung
Auf Antrag entsteht die Steuer erst mit Zahlungseingang — möglich bis 800.000 € Vorjahresumsatz sowie bei Freiberuflern. Ein Liquiditätsvorteil, der oft ungenutzt bleibt (§ 20 UStG).
Innergemeinschaftliche Lieferung
Steuerfrei nur mit gültiger USt-IdNr., korrekter Zusammenfassender Meldung und Gelangensbestätigung. Fehlt eines davon, ist die Steuer aus dem Preis herauszurechnen (§ 6a UStG).
One-Stop-Shop
Bei Fernverkäufen an Privatkunden gilt ab 10.000 € EU-weit der Satz des Bestimmungslandes. Über das OSS-Verfahren beim BZSt melden Sie zentral (§ 18j UStG).
Differenzbesteuerung
Beim Wiederverkauf gebrauchter Waren ohne Vorsteuerabzug wird nur die Marge besteuert. Auf der Rechnung darf keine Umsatzsteuer stehen (§ 25a UStG).
Änderung der Bemessungsgrundlage
Bei Skonto, Rabatt, Rückgabe oder Forderungsausfall ist die Steuer im Zeitraum der Änderung zu berichtigen. Bei Uneinbringlichkeit holen Sie abgeführte Steuer zurück (§ 17 UStG).
Bei der Sollversteuerung führen Sie die Steuer ab, sobald die Leistung erbracht ist — auch wenn der Kunde 60 Tage später zahlt. Ein formloser Antrag nach § 20 UStG verschiebt die Entstehung auf den Zahlungseingang. Bei 500.000 € Umsatz und 45 Tagen Zahlungsziel sind das dauerhaft rund 12.000 € mehr Liquidität.
Aufzeichnen, kassieren, geprüft werden.
Die richtige Berechnung nützt nichts, wenn die Aufzeichnung nicht standhält. Das Umsatzsteuerrecht kennt eigene Pflichten — samt Nachschau ohne Ankündigung.
Aufzeichnungspflichten
Entgelte getrennt nach Steuersätzen, steuerfreie Umsätze, unentgeltliche Wertabgaben, Vorsteuerbeträge und § 13b-Fälle — nachprüfbar für einen sachverständigen Dritten (§ 22 UStG).
Kasse, TSE und Belegpflicht
Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung, dazu Belegausgabe- und Meldepflicht. Verstöße führen zur Hinzuschätzung (§ 146a AO).
Umsatzsteuer-Nachschau
Ein Amtsträger darf ohne Ankündigung Räume betreten und Unterlagen einsehen; bei Anlass wird nahtlos zur Außenprüfung übergegangen (§ 27b UStG).
USt-IdNr. bestätigen lassen
Vor jeder steuerfreien EU-Lieferung gehört die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt dazu, dokumentiert und archiviert (§ 18e UStG).
Sie kommt unangekündigt, braucht keine Prüfungsanordnung und richtet sich häufig an Neugründer mit hohen Vorsteuererstattungen oder an bargeldintensive Betriebe. Wer keine geordneten Aufzeichnungen vorlegt, riskiert eine Hinzuschätzung. Rufen Sie uns an, bevor Sie Unterlagen herausgeben — Sie dürfen Ihren Berater hinzuziehen.
Auch wenn es schon falsch gebucht ist.
Falscher Steuersatz über zwei Jahre, ungezogene Vorsteuer, § 14c-Rechnungen im Umlauf, eine vergessene Meldung — reparierbar, solange die Festsetzungsfrist läuft.
Nicht gezogene Vorsteuer nachholen, falsche Steuersätze korrigieren, § 14c-Rechnungen bereinigen. Häufig ergibt sich dabei eine Erstattung.
Die Anzeige nach § 153 AO ist Pflicht und schützt vor dem Vorwurf der Steuerhinterziehung. Die Abgrenzung zur Selbstanzeige übernehmen wir.
Sauberer Kontenrahmen, richtig hinterlegte Steuerschlüssel, E-Rechnungs-Workflow und ein Fristenkalender, der vor dem 10. erinnert.
Wir holen die Unterlagen von Ihrer bisherigen Kanzlei, arbeiten offene Zeiträume auf und übernehmen Buchhaltung, Voranmeldungen und Jahreserklärung zum Festpreis. Sie unterschreiben einmal die Vollmacht.
Von der Rechnung zur Meldung — in fünf Schritten.
Ihr Aufwand: Belege hochladen. Den Rest übernehmen wir.
Belege digital
Sie laden Ein- und Ausgangsrechnungen hoch oder lassen sie automatisch aus Ihrem Rechnungstool einlesen.
Rechnungen kontrolliert
Wir prüfen jede Eingangsrechnung auf die Pflichtangaben, bevor der Vorsteuerabzug daran scheitert.
Richtiger Steuerschlüssel
19 %, 7 %, § 13b, innergemeinschaftlich oder steuerfrei — jede Buchung mit dem korrekten Schlüssel.
Voranmeldung raus
Elektronisch authentifiziert über ELSTER, fristgerecht, inklusive Zusammenfassender Meldung.
Erklärung und Abschluss
Jahreserklärung, Abgleich mit der Buchhaltung und Jahresabschluss aus einer Hand, ohne Übergabeverluste.
Was zur Umsatzsteuer gefragt wird.
Wie rechne ich die Umsatzsteuer aus einem Bruttobetrag heraus?
Wann gelten 7 % statt 19 %?
Was ist die Zahllast?
Welche Grenzen gelten seit 2025 für Kleinunternehmer?
Lohnt der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung?
Was ist Reverse Charge?
Wann darf ich die Vorsteuer nicht ziehen?
Wie oft muss ich die Voranmeldung abgeben?
Können Sie falsch gebuchte Zeiträume rückwirkend korrigieren?
Ihre Umsatzsteuer, persönlich verantwortet.
Kein anonymer Rechner: Jede Voranmeldung und jede Berichtigung trägt einen Namen.
Verantwortet die Abstimmung der Umsatzsteuerkonten mit dem Jahresabschluss und die Verprobung vor der Betriebsprüfung.
fabian.klement@onlinebilanz.de
Steuert Buchhaltung, Steuerschlüssel und Voranmeldungen, dazu Auslandsfälle, Istversteuerung und die Aufarbeitung offener Zeiträume.
jakob.roess@onlinebilanz.de
Übernimmt § 14c-Berichtigungen, Einspruchsverfahren und die Abgrenzung von Berichtigung zu Selbstanzeige.
jeannine.dinnebier@onlinebilanz.deAuf welchen Vorschriften die Umsatzsteuer steht.
Steuersätze, Vorsteuerabzug, Rechnungsanforderungen, Meldepflichten und umsatzsteuerliche Sonderfälle im amtlichen Volltext.
verliehen in der Bundesrepublik Deutschland
Alle Angaben nach bestem Wissen und geltendem Recht (Rechtsstand Juli 2026). Der Rechner ist ein vereinfachtes Modell zur Orientierung. Keine Steuerberatung im Einzelfall — Ihre konkrete Voranmeldung erstellen wir.
Ihr Ansprechpartner30 Minuten mit Raphael DienerFinanzbuchhalter · Onboarding. Kein Verkaufsgespräch — wir klären Umsätze, Steuerschlüssel und Fristen.
