Betriebsveranstaltung Freibetrag: Die 110-Euro-Grenze richtig nutzen
Weihnachtsfeier, Betriebsausflug, Jubiläumsfeier – wer als Geschäftsführer einer GmbH oder UG Mitarbeiterevents plant, muss die steuerlichen Spielregeln exakt kennen. Der Betriebsveranstaltung Freibetrag von 110 Euro je Arbeitnehmer klingt simpel, birgt aber erhebliche Fallstricke bei der Kostenermittlung, der Aufteilung auf Begleitpersonen und der Frage, was passiert, wenn der Freibetrag überschritten wird. Dieser Artikel zeigt Ihnen den vollständigen Prozess – von der korrekten Kostenzurechnung bis zur Lohnsteuerpauschalierung und zum Vorsteuerabzug.
Kurzantwort
Der betriebsveranstaltung freibetrag beträgt 110 Euro (brutto, inkl. USt.) je Arbeitnehmer und Veranstaltung; er gilt für maximal zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr. Kosten, die diesen Betrag übersteigen, sind lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn – entweder individuell zu versteuern oder mit 25 % pauschal zu versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG). Rechtsgrundlage ist § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG.
Inhaltsverzeichnis
- Gesetzliche Grundlagen & Definition
- Welche Kosten zählen – und wie werden sie verteilt?
- Praxisbeispiel: Weihnachtsfeier einer GmbH
- Zwei Veranstaltungen pro Jahr: Wahlrecht nutzen
- Überschreitung des Freibetrags: Lohnsteuerpauschalierung
- Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen
- Buchungssätze in der GmbH-Buchhaltung
- Checkliste für Geschäftsführer
- Fazit
Gesetzliche Grundlagen & Definition
Seit der Neuregelung durch das Zollkodex-Anpassungsgesetz zum 1. Januar 2015 ist der Betriebsveranstaltung Freibetrag (vormals: Freigrenze) gesetzlich in § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG kodifiziert. Der Systemwechsel von der Freigrenze zum echten Freibetrag ist praxisrelevant: Überschreitet der Pro-Kopf-Aufwand die 110-Euro-Marke, wird nur der übersteigende Betrag zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn – nicht mehr der Gesamtbetrag.
Eine Betriebsveranstaltung im Sinne des Gesetzes liegt vor, wenn
- es sich um eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene handelt (z. B. Weihnachtsfeier, Sommerfest, Betriebsausflug, Jubiläumsfeier),
- die Teilnahme allen Arbeitnehmern oder einer geschlossenen Gruppe (z. B. Abteilung, Niederlassung) offensteht und
- ein geselliges oder unterhaltungsorientiertes Element im Vordergrund steht.
Wichtig für GmbH-Geschäftsführer: Auch der beherrschende Gesellschafter-Geschäftsführer zählt grundsätzlich als Arbeitnehmer im lohnsteuerlichen Sinne und kann in die Berechnung einbezogen werden – sofern die Veranstaltung für alle Arbeitnehmer offensteht. Exklusive Veranstaltungen nur für die Geschäftsleitung oder ausgewählte Führungskräfte gelten hingegen nicht als Betriebsveranstaltung; dort droht eine vollständige Lohnsteuerpflicht ohne Freibetrag.
Hinweis: Freibetrag, nicht Freigrenze
Seit 2015 handelt es sich um einen echten Freibetrag. Das bedeutet: Beträgt der Pro-Kopf-Aufwand beispielsweise 130 Euro, sind nur 20 Euro (130 € − 110 €) steuerpflichtiger Arbeitslohn. Bei der alten Freigrenze wären alle 130 Euro steuerpflichtig gewesen.
Welche Kosten zählen – und wie werden sie verteilt?
Die korrekte Ermittlung des Gesamtaufwands ist der häufigste Fehler in der Praxis. Die Finanzverwaltung folgt dem BMF-Schreiben vom 14. Oktober 2015 (BStBl. I 2015, 832), das alle Gesamtkosten der Veranstaltung erfasst – unabhängig davon, ob sie einzelnen Arbeitnehmern individuell zugerechnet werden können.
Einzubeziehende Kosten (Positivliste)
- Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten
- Raummiete, Dekoration, Technik (Licht, Ton, Bühne)
- Künstler, Redner, Moderatoren, DJ
- Übernachtungskosten (bei mehrtägigen Events)
- Fahrtkosten (z. B. Busanmietung für den Betriebsausflug)
- Eintrittskarten für Besichtigungen oder Shows
- Geschenke/Erinnerungsgeschenke, die im Rahmen der Veranstaltung überreicht werden
- Organisations- und Planungskosten (externe Agentur, eigenes Personal anteilig)
Nicht einzubeziehende Kosten
- Aufwendungen, die auf Begleitpersonen entfallen (dazu sogleich)
- Kosten für Arbeitnehmer, die die Veranstaltung organisieren, aber selbst nicht teilnehmen
Pro-Kopf-Verteilung und Begleitpersonen
Die Gesamtkosten werden durch die Zahl der tatsächlich Teilnehmenden (nicht der angemeldeten) dividiert. Nimmt ein Arbeitnehmer eine Begleitperson (Ehepartner, Lebensgefährte, Kind) mit, wird der auf die Begleitperson entfallende Kostenanteil dem Arbeitnehmer zugerechnet. Aus steuerlicher Sicht hat er damit einen höheren Vorteil erhalten.
Achtung – häufiger Fehler: Viele Unternehmen teilen die Gesamtkosten durch die Gesamtzahl der Köpfe (inkl. Begleitpersonen). Das ist falsch. Zunächst ist der Pro-Kopf-Betrag je tatsächlichem Teilnehmer zu ermitteln; dann wird der Anteil für Begleitpersonen dem jeweiligen Arbeitnehmer additiv zugerechnet. Nimmt ein Arbeitnehmer zwei Begleitpersonen mit, trägt er dreifache Kosten.
Praxisbeispiel: Weihnachtsfeier einer GmbH
Die Muster-GmbH veranstaltet ihre Weihnachtsfeier mit folgenden Eckdaten:
| Position | Betrag (brutto) |
|---|---|
| Catering (Essen & Getränke) | 4.200 € |
| Raummiete inkl. Technik | 1.800 € |
| Live-Band | 1.200 € |
| Dekoration & Druck | 400 € |
| Organisationskosten (externe Agentur) | 600 € |
| Gesamtkosten | 8.200 € |
An der Veranstaltung nehmen 40 Arbeitnehmer teil, davon bringen 10 jeweils einen Lebenspartner mit → 50 Personen insgesamt.
Schritt 1 – Pro-Kopf-Kosten je Arbeitnehmer:
8.200 € ÷ 40 Arbeitnehmer = 205 € je Arbeitnehmer
Schritt 2 – Zurechnung Begleitpersonen:
10 Arbeitnehmer haben je eine Begleitperson mitgebracht → zusätzlich 205 € je betroffenen Arbeitnehmer
Gesamtansatz für diese 10 AN: 205 € + 205 € = 410 €
Schritt 3 – Freibetrag abziehen:
| Gruppe | Anzahl AN | Bruttoansatz | Freibetrag (110 €) | Steuerpflichtiger Vorteil |
|---|---|---|---|---|
| Ohne Begleitperson | 30 | 205 € | 110 € | 95 € × 30 = 2.850 € |
| Mit Begleitperson | 10 | 410 € | 110 € | 300 € × 10 = 3.000 € |
| Gesamt steuerpflichtiger Arbeitslohn | 5.850 € |
Dieser Betrag von 5.850 € kann entweder individuell dem Bruttoarbeitslohn zugerechnet oder gemäß § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit einem pauschalen Steuersatz von 25 % zzgl. SolZ und ggf. KiSt durch den Arbeitgeber versteuert werden.
Zwei Veranstaltungen pro Jahr: Wahlrecht nutzen
Das Gesetz gewährt den Freibetrag für höchstens zwei Betriebsveranstaltungen je Kalenderjahr. Führt die GmbH mehr als zwei Veranstaltungen durch, muss sie festlegen, welche zwei Veranstaltungen begünstigt sein sollen. Die Finanzverwaltung lässt ein Wahlrecht zu: Der Arbeitgeber kann im Nachhinein bestimmen, welche Veranstaltungen als die zwei begünstigten gelten – zweckmäßigerweise jene mit den höchsten Pro-Kopf-Kosten.
Praxis-Tipp: Wahlrecht dokumentieren
Halten Sie die Auswahlentscheidung schriftlich im Lohnkonto fest (§ 41 EStG). Wählen Sie die zwei kostenintensivsten Veranstaltungen als begünstigte, um den Gesamtansatz des steuerpflichtigen Arbeitslohns zu minimieren. Dritte und weitere Veranstaltungen führen in vollem Umfang zu steuerpflichtigem Arbeitslohn – ohne jeden Freibetrag.
Der Freibetrag gilt je Veranstaltung separat – er ist nicht übertragbar. Nutzt die GmbH nur eine begünstigte Veranstaltung pro Jahr, kann der Restbetrag (weiterer 110-€-Freibetrag) nicht auf die erste Veranstaltung aufgestockt werden.
Überschreitung des Freibetrags: Lohnsteuerpauschalierung
Übersteigt der geldwerte Vorteil je Arbeitnehmer den Freibetrag von 110 Euro, stehen dem Arbeitgeber zwei Wege offen:
Der übersteigende Betrag wird dem regulären Bruttolohn des jeweiligen Arbeitnehmers hinzugerechnet und mit dessen individuellem Lohnsteuersatz versteuert. Sozialversicherungsbeiträge fallen grundsätzlich ebenfalls an, soweit keine Pauschalversteuerung gewählt wird.
Der Arbeitgeber übernimmt die Lohnsteuer pauschal mit 25 % zzgl. SolZ (5,5 % auf LSt) und ggf. KiSt. Diese Lösung ist sozialversicherungsfrei (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV). Der pauschal versteuerte Betrag muss nicht im Lohnausweis des Arbeitnehmers erscheinen.
In der Praxis wählen die meisten GmbHs die Pauschalversteuerung nach Option B, weil sie administrativ einfacher ist und den Arbeitnehmer von der Mehrbelastung freihält. Die pauschale Lohnsteuer ist als Betriebsausgabe abziehbar (§ 40 Abs. 3 EStG).
Wichtig: Die Pauschalversteuerung muss spätestens bis zur Übermittlung der Lohnsteuer-Anmeldung für den Monat der Veranstaltung gewählt werden. Eine nachträgliche Korrektur ist nur eingeschränkt möglich.
Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen
Seit dem EuGH-Urteil Danfoss & AstraZeneca (C-371/07) und der nachfolgenden BFH-Rechtsprechung ist der Vorsteuerabzug bei Betriebsveranstaltungen grundsätzlich möglich – allerdings mit einer entscheidenden Einschränkung: Der Vorsteuerabzug ist nur zulässig, soweit die Aufwendungen je Teilnehmer die 110-Euro-Grenze (netto) nicht überschreiten.
Maßgeblich ist hier § 15 Abs. 1a UStG i. V. m. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG (Aufmerksamkeiten) sowie die Verwaltungsauffassung im UStAE Abschn. 15.6. Die Finanzverwaltung geht davon aus:
- Bis 110 Euro pro Kopf (netto): Vorsteuerabzug zulässig, unternehmerische Veranlassung überwiegt.
- Über 110 Euro pro Kopf (netto): Vorsteuerabzug insgesamt ausgeschlossen, da eine unternehmensfremde private Zuwendung vorliegt.
Achtung – Brutto/Netto-Unterschied: Für die lohnsteuerliche 110-€-Grenze zählen die Bruttobeträge (inkl. USt.). Für den umsatzsteuerlichen Vorsteuerabzug ist hingegen der Nettoaufwand je Teilnehmer maßgebend. Bei einer GmbH, die ausschließlich steuerpflichtige Umsätze erzielt, ist die Berechnung zweigleisig zu führen.
Für die Muster-GmbH aus dem obigen Beispiel bedeutet das: Der Nettoaufwand je Arbeitnehmer (ohne Begleitpersonen) beträgt 205 € ÷ 1,19 = rd. 172 € netto. Da dieser Wert die 110-Euro-Netto-Grenze übersteigt, entfällt der Vorsteuerabzug vollständig für die Weihnachtsfeier. Läge der Nettoaufwand je Person bei beispielsweise 88 Euro netto, wäre der Vorsteuerabzug in voller Höhe zulässig.
Buchungssätze in der GmbH-Buchhaltung
Die Buchung hängt davon ab, ob der Vorsteuerabzug zulässig ist und ob pauschal versteuert wird. Nachfolgend zwei typische Konstellationen nach SKR 03:
Konstellation 1: Kosten unter 110 € netto/Kopf (VSt-Abzug möglich)
Konto 1576 „Abziehbare Vorsteuer 19 %“ an Konto 1600 (Umsatzsteuerbetrag)
Konstellation 2: Kosten über 110 € netto/Kopf (kein VSt-Abzug) + Pauschalsteuer
Konto 4150 „Pauschalierte Lohnsteuer“ an Konto 3730 „Verbindlichkeiten Lohnsteuer“ (25 % zzgl. SolZ auf den übersteigenden Betrag)
Achten Sie darauf, dass die pauschale Lohnsteuer in der monatlichen Lohnsteuer-Anmeldung separat ausgewiesen und fristgerecht abgeführt wird. Für eine effiziente Abbildung solcher Vorgänge empfiehlt sich eine digitale Buchhaltungslösung; mit dem Kostenrechner von onlinebilanz.de können Sie schnell ermitteln, welcher Aufwand auf Ihre GmbH zukommt.
Checkliste für Geschäftsführer
- Alle Teilnehmer (tatsächlich Erschienene) dokumentieren – Anwesenheitsliste aufbewahren.
- Sämtliche Rechnungen sammeln; Gesamtaufwand brutto ermitteln.
- Gesamtaufwand durch Anzahl der Arbeitnehmer (nicht Gesamtköpfe) dividieren.
- Kosten für Begleitpersonen dem jeweiligen Arbeitnehmer additiv zurechnen.
- Übersteigende Beträge: Pauschalversteuerung 25 % wählen und fristgerecht anmelden.
- Wahlrecht (welche zwei Veranstaltungen begünstigt sind) schriftlich im Lohnkonto festhalten.
- Netto-Pro-Kopf-Aufwand prüfen: Nur bei ≤ 110 € netto ist der Vorsteuerabzug zulässig.
- Buchung und Lohnsteuer-Anmeldung im selben Monat wie die Veranstaltung erledigen.
- Für mehr als zwei Veranstaltungen pro Jahr: dritte und weitere Veranstaltungen vollständig als Arbeitslohn erfassen (kein Freibetrag).
Wenn Sie prüfen möchten, wie sich verschiedene Szenarien auf Ihre GmbH auswirken, nutzen Sie den interaktiven Kostenrechner auf onlinebilanz.de.
Fazit
Der betriebsveranstaltung freibetrag von 110 Euro je Arbeitnehmer ist ein wertvolles Instrument, um Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei zu motivieren – vorausgesetzt, die Spielregeln werden eingehalten. Entscheidend sind drei Punkte: erstens die vollständige und korrekte Ermittlung aller Veranstaltungskosten inklusive Organisations- und Planungsaufwand; zweitens die sachgerechte Zurechnung von Begleitpersonenkosten an den jeweiligen Arbeitnehmer; drittens die rechtzeitige Entscheidung für die Pauschalversteuerung mit 25 %, wenn der Freibetrag überschritten wird. Für den Vorsteuerabzug gilt eine separate Netto-Grenze von ebenfalls 110 Euro je Teilnehmer. Wer alle drei Stellschrauben im Blick hat, hält die Steuerlast minimal und vermeidet kostspielige Nachforderungen bei der Lohnsteuer-Außenprüfung. Für eine lückenlose Dokumentation und Buchung empfiehlt sich der Einsatz einer professionellen GmbH-Buchhaltungsplattform – testen Sie onlinebilanz.de jetzt kostenfrei.
110 €
Freibetrag je Arbeitnehmer & Veranstaltung
2
Begünstigte Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr
25 %
Pauschaler Lohnsteuersatz bei Überschreitung (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG)
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Freibetrag und Freigrenze bei der Betriebsveranstaltung?
Seit 2015 gilt ein echter Freibetrag: Nur der Betrag über 110 € wird steuerpflichtig. Bei der früheren Freigrenze wurde bei Überschreitung der gesamte Betrag besteuert. Heute zahlt ein Arbeitnehmer mit 130 € Aufwand nur auf 20 € Lohnsteuer.
Zählt die Umsatzsteuer bei der 110-€-Grenze mit?
Für die lohnsteuerliche Prüfung ja – die 110 € sind Bruttobeträge inkl. Umsatzsteuer. Für den umsatzsteuerlichen Vorsteuerabzug ist hingegen der Nettoaufwand je Teilnehmer maßgebend.
Was passiert, wenn eine GmbH drei Betriebsveranstaltungen im Jahr durchführt?
Der Freibetrag gilt nur für zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr. Die dritte Veranstaltung führt in vollem Umfang – ohne jeden Freibetrag – zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann wählen, welche zwei Veranstaltungen begünstigt sein sollen.
Wie werden Kosten für Begleitpersonen steuerlich behandelt?
Der auf die Begleitperson entfallende Kostenanteil wird dem einladenden Arbeitnehmer zugerechnet und erhöht dessen geldwerten Vorteil. Nimmt ein Arbeitnehmer z. B. seinen Partner mit, trägt er steuerlich den doppelten Pro-Kopf-Anteil – abzüglich seines eigenen Freibetrags von 110 €.
Ist die pauschale Lohnsteuer von 25 % sozialversicherungspflichtig?
Nein. Pauschal nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG versteuerter Arbeitslohn aus Betriebsveranstaltungen ist gemäß § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV sozialversicherungsfrei. Das ist ein wesentlicher Vorteil der Pauschalversteuerung gegenüber der individuellen Besteuerung.
Darf der Geschäftsführer einer GmbH den Freibetrag ebenfalls in Anspruch nehmen?
Ja, sofern die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offensteht und der Geschäftsführer als lohnsteuerlicher Arbeitnehmer der GmbH gilt. Bei einer exklusiven Veranstaltung nur für die Geschäftsführungsebene entfällt der Freibetrag vollständig.
Über Autor und fachliche Prüfung
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Fachliche Prüfung
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
✓ Steuerberaterkammer Stuttgart · Wirtschaftsprüferkammer
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Qualitätssicherung aller Abschlüsse. Verantwortet die fachliche Prüfung dieses Beitrags.
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