E-Rechnung empfangen und archivieren: GoBD-konforme Pflichten für GmbH & UG
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer strukturierte E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können – unabhängig davon, ob sie selbst bereits E-Rechnungen ausstellen. Für GmbH und UG bedeutet das: technische Empfangsinfrastruktur aufbauen, eingehende XML-Datensätze GoBD-konform aufbewahren und die Unveränderlichkeit des Originaldokuments dauerhaft sicherstellen. Dieser Artikel erklärt die rechtlichen Grundlagen, die technischen Mindestanforderungen und zeigt an einem konkreten Praxisbeispiel, wie die revisionssichere Archivierung in der Praxis funktioniert.
Kurzantwort
E-Rechnung empfangen und archivieren ist ab 1. Januar 2025 Pflicht für alle inländischen B2B-Unternehmer (§ 27 Abs. 39 UStG i. V. m. § 14 UStG n. F.). Eingehende E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil EN-16931) müssen als unveränderliche Originaldateien zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Die GoBD verlangen maschinelle Auswertbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderlichkeit und Protokollierung jedes Zugriffs – ein einfaches E-Mail-Postfach genügt nicht.
Inhaltsverzeichnis
- Empfangspflicht ab 2025: gesetzliche Grundlagen
- Zulässige E-Rechnungsformate im Überblick
- GoBD-Anforderungen an die Archivierung
- Technische Umsetzung: Mindestanforderungen
- Praxisbeispiel: Maschinenbau-GmbH schaltet E-Rechnung frei
- Buchungssatz und steuerlicher Nachweis
- Relevanz für den Jahresabschluss
- Checkliste: GoBD-konforme Eingangsarchivierung
- Fazit
Empfangspflicht ab 2025: gesetzliche Grundlagen
Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 hat § 14 UStG grundlegend neu gefasst und die Pflicht zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen im inländischen B2B-Verkehr eingeführt. Die für die Praxis entscheidende Asymmetrie: Die Empfangspflicht gilt ohne Übergangsfrist ab 1. Januar 2025, während die Ausstellungspflicht gestaffelt bis 2028 eingeführt wird.
Rechtsgrundlage ist § 14 Abs. 1 UStG in der ab 2025 geltenden Fassung. Danach ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidend: Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein.
Für die Empfangspflicht bedeutet das konkret: Jede GmbH und UG mit Sitz oder Betriebsstätte im Inland, die von einem anderen inländischen Unternehmer eine B2B-Leistung bezieht, muss ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, eine normkonforme E-Rechnung zu empfangen und zu verarbeiten. Eine Zustimmung des Empfängers – wie noch nach altem Recht bei PDF-Rechnungen erforderlich – entfällt für strukturierte E-Rechnungen.
Wichtiger Hinweis
Das bloße Empfangen reicht rechtlich nicht aus. § 14b Abs. 1 UStG verpflichtet den Leistungsempfänger, die erhaltene Rechnung aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Wer die E-Rechnung lediglich ausdruckt und das Original löscht, verstößt gegen GoBD und riskiert den Vorsteuerabzug.
Zulässige E-Rechnungsformate im Überblick
Nicht jedes elektronische Rechnungsformat ist eine E-Rechnung im Sinne des neuen § 14 UStG. Das Bundesfinanzministerium hat in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2024 (IV D 2 – S 7287-a/23/10001) klargestellt, welche Formate die Anforderungen der EN 16931 erfüllen:
| Format | Typ | EN-16931-konform | Besonderheit |
|---|---|---|---|
| XRechnung (UBL / CII) | Rein strukturiert (XML) | Ja | Standard für öffentliche Auftraggeber; kein lesbares PDF |
| ZUGFeRD ab v2.0.1 (Profil EN 16931 oder XRechnung) | Hybrid (PDF/A-3 + XML) | Ja | Visuell lesbar; maschinenlesbarer XML-Teil ist das Originaldokument |
| ZUGFeRD Profil MINIMUM / BASIC WL | Hybrid | Nein | Nicht EN-16931-konform; gilt weiterhin als sonstige elektronische Rechnung |
| PDF ohne XML-Teil | Bildformat | Nein | Sonstige Rechnung; Übergangsregelung bis 31.12.2026 beachten |
| EDI-Formate (soweit EN-16931-kompatibel) | Strukturiert | Ggf. ja | Prüfung im Einzelfall erforderlich |
Praxishinweis zum ZUGFeRD-Hybrid
Bei einer ZUGFeRD-Datei (PDF/A-3) ist der eingebettete XML-Datensatz das maßgebliche Originaldokument. Das PDF dient lediglich der visuellen Darstellung. Archiviert werden muss die vollständige PDF/A-3-Datei mit intaktem XML-Einbettung – ein separater Export des PDF ohne XML genügt nicht. Beim Empfang sollte die Archivlösung die XML-Konsistenz automatisch prüfen.
GoBD-Anforderungen an die Archivierung
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) in der Fassung vom 28. November 2019 (BMF-Schreiben IV A 4 – S 0316/19/10003) bleiben die zentrale Verwaltungsanweisung für die elektronische Belegaufbewahrung. Für eingehende E-Rechnungen ergeben sich folgende Kernpflichten:
Vollständigkeit und Ordnung
Jede empfangene E-Rechnung muss vollständig erfasst und so gespeichert werden, dass sie innerhalb angemessener Zeit auffindbar ist. Die GoBD verlangen ein geordnetes Ablagesystem – entweder nach Datum, Belegnummer oder Kreditor. Fehlt eine eingehende Rechnung im Archiv, liegt eine Buchführungslücke vor, die im schlimmsten Fall zur Schätzungsbefugnis des Finanzamts nach § 162 AO führt.
Unveränderlichkeit
Das ist der entscheidende Unterschied zu einfachen Dateiablagen: Das Originaldokument darf nach der Archivierung nicht mehr verändert werden. Technisch wird dies durch Write-Once-Speicher, kryptographische Hash-Werte oder revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sichergestellt. Ein einfacher Windows-Ordner oder ein E-Mail-Postfach erfüllt diese Anforderung nicht, weil Dateien dort überschrieben oder gelöscht werden können.
Maschinelle Auswertbarkeit
E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass sie im Rahmen einer Außenprüfung nach § 147 Abs. 6 AO maschinell ausgewertet werden können. Das bedeutet: Der strukturierte XML-Datensatz muss im Original vorliegen, nicht lediglich als gedrucktes PDF. Das Finanzamt hat das Recht, direkt auf die XML-Daten zuzugreifen (Z1-Zugriff: Direktzugriff; Z2-Zugriff: mittelbarer Zugriff; Z3-Zugriff: Datenträgerüberlassung).
Protokollierung
Jeder Zugriff auf ein archiviertes Dokument sowie jede – ausnahmsweise zulässige – Änderung in einem Begleitdokument muss protokolliert werden. Das gilt insbesondere für Korrekturbuchungen oder Rechnungsstornierungen. Die Protokolle selbst sind ebenfalls aufbewahrungspflichtig.
Verfahrensdokumentation
Die GoBD verlangen eine Verfahrensdokumentation, die das gesamte Buchführungssystem – inklusive des Eingangsrechnungsprozesses – beschreibt. Diese muss den Weg einer E-Rechnung vom Empfang über die Prüfung und Freigabe bis zur Archivierung und Verbuchung nachvollziehbar abbilden. Fehlt die Verfahrensdokumentation oder ist sie veraltet, kann das im Rahmen einer Betriebsprüfung als formeller Mangel gewertet werden.
Technische Umsetzung: Mindestanforderungen
Die technischen Mindestanforderungen für den Empfang und die GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen lassen sich auf drei Ebenen beschreiben:
Mindestanforderung: Eine E-Mail-Adresse, die XML-Anhänge entgegennehmen kann. Empfehlung: Dedizierte Eingangsrechnungs-Adresse (z. B. eingangsrechnung@firma.de) mit automatischem Routing in ein DMS. Für größere Unternehmen: Peppol-Netzwerkanschluss oder AS2/AS4-Verbindung.
Revisionssicheres DMS oder Buchhaltungssoftware mit integrierter GoBD-konformer Archivierung. Merkmale: unveränderliche Speicherung, automatische Hash-Bildung, Audit-Trail, Zugriffsprotokoll, Exportfunktion für Betriebsprüfung (GDPdU/GoBD-Export).
Keine Konvertierungspflicht beim Empfang
Der Empfänger ist nicht verpflichtet, eine XRechnung in ein anderes Format zu konvertieren. Im Gegenteil: Eine Konvertierung in PDF vor der Archivierung wäre ein GoBD-Verstoß, weil das Original (XML) ersetzt würde. Die Buchhaltungssoftware muss die XML-Datei nativ verarbeiten können.
Praxisbeispiel: Maschinenbau-GmbH schaltet E-Rechnung frei
Die Muster-Maschinen GmbH (Stammkapital 100.000 EUR, Sitz München) bezieht regelmäßig Metallkomponenten von der Stahl AG (inländischer Lieferant, Umsatzsteuerpflichtig). Ab Januar 2025 stellt die Stahl AG ihre Rechnungen als ZUGFeRD 2.3 (Profil EN 16931) aus.
Ausgangssituation: Bisher empfing die Muster-Maschinen GmbH PDF-Rechnungen per E-Mail, druckte diese aus und heftete sie in einem Ordner ab. Die Buchhaltung nutzte DATEV Unternehmen online.
Handlungsbedarf ab 2025:
- Die ZUGFeRD-PDF/A-3-Datei muss als Originaldatei archiviert werden – das bloße Ausdrucken des PDFs reicht nicht mehr.
- Der eingebettete XML-Datensatz muss maschinell auslesbar bleiben.
- Das DMS oder die Buchhaltungssoftware muss die Unveränderlichkeit nach Eingang sicherstellen.
- Die Verfahrensdokumentation muss den neuen Prozess beschreiben.
Konkrete Umsetzung: Die GmbH richtet eine dedizierte Postfachadresse ein. Eingehende E-Rechnungen werden automatisch in DATEV Unternehmen online übertragen, dort unveränderlich gespeichert (Hash-Bildung beim Import), und der Steuerberater bucht auf Basis der XML-Daten. Der gesamte Prozess – Eingang, Prüfung, Freigabe durch Geschäftsführer, Buchung – wird im Workflow-Log dokumentiert.
Eingehende Rechnung (Beispiel):
| Position | Betrag netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Stahlträger 100 Stk. | 8.400,00 EUR | 1.596,00 EUR | 9.996,00 EUR |
| Versandkosten | 120,00 EUR | 22,80 EUR | 142,80 EUR |
| Gesamt | 8.520,00 EUR | 1.618,80 EUR | 10.138,80 EUR |
Buchungssatz und steuerlicher Nachweis
Für den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG muss die GmbH eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG besitzen und diese aufbewahren. Bei E-Rechnungen ist das Originaldokument (XML oder ZUGFeRD-Datei) der Nachweis – nicht der Ausdruck.
Soll: 3200 Rohstoffe 8.520,00 EUR
Soll: 1576 Vorsteuer 19 % 1.618,80 EUR
Haben: 1600 Verbindlichkeiten aus L&L 10.138,80 EUR
Die Verbindlichkeit wird bei Zahlungsausgang gebucht:
Soll: 1600 Verbindlichkeiten aus L&L 10.138,80 EUR
Haben: 1200 Bank 10.138,80 EUR
Der Vorsteueranspruch in Höhe von 1.618,80 EUR setzt zwingend voraus, dass die Muster-Maschinen GmbH die originale E-Rechnung GoBD-konform archiviert hat. Fehlt der Nachweis – etwa weil nur der Ausdruck vorliegt und die XML-Datei gelöscht wurde – kann das zuständige Finanzamt die Vorsteuer verweigern.
Relevanz für den Jahresabschluss
Die GoBD-konforme Archivierung eingehender E-Rechnungen ist nicht nur eine umsatzsteuerliche Pflicht, sondern hat unmittelbare Bedeutung für die handelsrechtliche Buchführung nach § 238 HGB. Eine vollständige und geordnete Belegablage ist Voraussetzung für einen ordnungsgemäßen Jahresabschluss nach HGB. Bei einer Außenprüfung oder im Rahmen der Jahresabschlussprüfung durch einen Wirtschaftsprüfer wird die Belegqualität direkt beurteilt.
Insbesondere bei Rückstellungen für ausstehende Eingangsrechnungen (passive Rechnungsabgrenzung zum Bilanzstichtag) muss der Nachweis der zugrundeliegenden Verpflichtung durch archivierte Belege erbracht werden können. Fehlen Originaldokumente, riskiert die GmbH nicht nur steuerliche Korrekturen, sondern auch einen eingeschränkten Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Eingangsrechnungen unterliegen nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO und § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung empfangen wurde. Eine am 15. März 2025 empfangene E-Rechnung muss demnach bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden – als unveränderliches Originaldokument.
Checkliste: GoBD-konforme Eingangsarchivierung
- Empfangskanal eingerichtet (E-Mail-Adresse oder Peppol-Anschluss), der XML-Anhänge verarbeiten kann
- Revisionssicheres DMS oder GoBD-konforme Buchhaltungssoftware im Einsatz
- Original-E-Rechnung (XML oder ZUGFeRD-PDF/A-3) wird unveränderlich gespeichert – kein Ersetzen durch Ausdruck
- Automatische Hash-Bildung oder gleichwertiger Integritätsschutz beim Archivimport
- Zugriffsprotokoll (Audit-Trail) ist aktiviert und wird gespeichert
- Maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt (Z1/Z2/Z3-Zugriff für Betriebsprüfung möglich)
- Aufbewahrungsfrist 10 Jahre technisch gesichert (kein automatisches Löschen)
- Verfahrensdokumentation beschreibt den Eingangsrechnungsprozess vollständig und ist aktuell
- Mitarbeiter in Buchhaltung und Sekretariat über neue Prozesse geschult
- Schnittstelle zwischen E-Mail-Eingang und DMS/Buchhaltungssoftware getestet
- Profil der eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen geprüft (nur EN 16931 / XRechnung sind E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG)
Wenn Sie prüfen möchten, ob Ihre aktuelle Infrastruktur diese Anforderungen erfüllt, können Sie die Prozesse Ihrer GmbH in einem unverbindlichen Live-Demo-Gespräch mit den angeschlossenen Steuerberatern durchleuchten oder direkt mit dem Kostenrechner einschätzen, welcher Aufwand für die Umstellung anfällt.
Fazit
E-Rechnung empfangen und archivieren ist seit dem 1. Januar 2025 keine Kür, sondern gesetzliche Pflicht. Für GmbH und UG bedeutet das: technische Empfangsbereitschaft herstellen, das XML-Originaldokument unveränderlich speichern und alle GoBD-Anforderungen – Vollständigkeit, Unveränderlichkeit, maschinelle Auswertbarkeit, Protokollierung und Verfahrensdokumentation – konsequent umsetzen. Ein simples E-Mail-Postfach oder ein Dateiordner auf dem Server reicht nicht aus. Wer die Archivierungspflichten vernachlässigt, riskiert den Vorsteuerabzug, eine Schätzung im Rahmen der Betriebsprüfung und Schwierigkeiten beim Jahresabschluss. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Software und einem strukturierten Prozess lässt sich GoBD-Konformität auch für kleine GmbH und UG ohne unverhältnismäßigen Aufwand erreichen.
10 Jahre
Aufbewahrungsfrist Eingangsrechnungen (§ 147 AO)
1. Jan. 2025
Start der E-Rechnung-Empfangspflicht B2B
Häufig gestellte Fragen
Ab wann müssen GmbH E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen B2B-Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen im Sinne des § 14 UStG (EN-16931-konformes Format) empfangen zu können. Eine Übergangsfrist existiert für die Empfangspflicht nicht.
Reicht es, eine E-Rechnung auszudrucken und den Ausdruck aufzubewahren?
Nein. Die GoBD verlangen die Aufbewahrung des Originaldokuments in maschinell auswertbarer Form. Bei XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD die vollständige PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Ein Papierausdruck ersetzt das Original nicht und gefährdet den Vorsteuerabzug.
Was passiert, wenn die E-Rechnung nicht GoBD-konform archiviert wird?
Das Finanzamt kann die Vorsteuer aus nicht ordnungsgemäß aufbewahrten Rechnungen verweigern. Zudem droht eine Schätzungsbefugnis nach § 162 AO bei schwerwiegenden Buchführungsmängeln. Im Rahmen einer Jahresabschlussprüfung kann eine lückenhafte Belegablage zu einem eingeschränkten Bestätigungsvermerk führen.
Welche Formate sind ab 2025 als E-Rechnung anerkannt?
Anerkannte E-Rechnungsformate sind XRechnung (UBL oder CII) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder XRechnung. ZUGFeRD-Profile MINIMUM oder BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht. Ein einfaches PDF gilt weiterhin als sonstige elektronische Rechnung und nicht als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
Was versteht man unter der Verfahrensdokumentation im Kontext der E-Rechnung?
Die Verfahrensdokumentation ist eine schriftliche Beschreibung des gesamten Buchführungssystems, die nach GoBD verpflichtend ist. Sie muss den Weg einer eingehenden E-Rechnung vom Empfang über Prüfung, Freigabe und Buchung bis zur Archivierung nachvollziehbar beschreiben. Sie muss aktuell gehalten und für eine Betriebsprüfung jederzeit vorlegbar sein.
Über Autor und Berufsprofil
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Berufsprofil
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · Dipl.-Kfm.
Berufsangaben im persönlichen Profil
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Schwerpunkt fachliche Abschlussfragen. Informationen zum Tätigkeitsgebiet; keine individuelle Beratung durch diesen Beitrag.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf bereit. Sie können den Entwurf zur eigenen Verwendung herunterladen. Eine Einreichung über OnlineBilanz setzt die Prüfung und erforderliche Korrektur durch den beauftragten Steuerberater voraus. Stand der Rechtslage: June 2026.
