DATEV Unternehmen online 2026: Leitfaden für GmbH
Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
DATEV Unternehmen online verbindet GmbH-Geschäftsführer digital mit ihrem Steuerberater – von der Belegerfassung über die Lohnabrechnung bis zur Vorbereitung des Jahresabschlusses. Die Plattform unterstützt dabei auch die Umsetzung aktueller gesetzlicher Anforderungen wie die E-Rechnungspflicht für GmbH und UG. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Funktionen für GmbH relevant sind, was die Plattform kostet, wie Einrichtung und Datensicherheit funktionieren und welche Alternativen es im Markt gibt. Wir beleuchten außerdem typische Herausforderungen und zeigen, wie Sie DATEV Unternehmen online optimal für Ihre GmbH nutzen.
Kurzantwort
DATEV Unternehmen online ist eine Cloud-Plattform, die GmbH-Geschäftsführer digital mit ihrem Steuerberater verbindet. Sie ermöglicht Belegerfassung, Zahlungsverkehr, Lohnabrechnung und unterstützt die Vorbereitung des Jahresabschlusses. Die Lizenzkosten trägt meist der Steuerberater; Daten werden nach Herstellerangaben in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist DATEV Unternehmen online?
- Welche Funktionen sind für GmbH-Geschäftsführer besonders relevant?
- Welche Vorteile bietet der digitale Belegaustausch mit dem Steuerberater?
- Was kostet DATEV Unternehmen online und wer trägt die Lizenzgebühr?
- Wie läuft die Einrichtung und das Onboarding ab?
- Wie sicher sind meine Daten in der DATEV-Cloud?
- Welche Alternativen zu DATEV Unternehmen online gibt es?
- Wie unterstützt DATEV Unternehmen online den Jahresabschluss der GmbH?
- Welche Probleme treten in der Praxis auf – und wie löst man sie?
Was ist DATEV Unternehmen online?
DATEV Unternehmen online ist eine cloudbasierte Plattform der DATEV eG, die einen digitalen Datenaustausch zwischen Mandanten und Steuerberatern ermöglicht. Die Lösung umfasst Module für Belegverwaltung, Stammdatenpflege, Kassenbuch, Bankintegration und weitere betriebswirtschaftliche Funktionen. Für GmbH-Geschäftsführer bedeutet dies: Sie können Belege direkt digitalisieren, Freigabeprozesse steuern und jederzeit Auswertungen abrufen – ohne physische Ordner oder monatliche Belegübergaben.
Die Plattform ist mandantenfähig konzipiert: Der Steuerberater richtet den Zugang ein, definiert Berechtigungen und integriert DATEV Unternehmen online in seine bestehende DATEV-Infrastruktur (z. B. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro). Alle Belege, Buchungen und Auswertungen werden verschlüsselt in deutschen Rechenzentren gespeichert und erfüllen die Anforderungen der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
DATEV-Export bei OnlineBilanz
OnlineBilanz ist DATEV-Export kompatibel: Daten aus Ihrer Finanzbuchhaltung können im Format des DATEV-Exports übernommen werden, um einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf zu erstellen. Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen; auf Wunsch prüft und zeichnet gegen Aufpreis ein kooperierender Steuerberater.
Wichtigste Module im Überblick
- Belegbilderfassung: Belege per App, Scanner oder E-Mail hochladen; automatische Texterkennung (OCR) für Rechnungsdaten.
- Bankanbindung: Täglicher Abruf von Kontoumsätzen über PSD2-Schnittstellen; Zuordnung zu Belegen.
- Kassenbuch: Digitale Kassenführung gemäß § 146 AO mit lückenloser Nachvollziehbarkeit.
- Stammdatenpflege: Kreditoren, Debitoren, Anlagegüter zentral verwalten.
- Auswertungen: BWA, Saldenlisten, offene Posten in Echtzeit abrufen (nach Freigabe durch den Steuerberater).
Welche Funktionen sind für GmbH-Geschäftsführer besonders relevant?
GmbH-Geschäftsführer tragen gemäß § 41 GmbHG die Verantwortung für ordnungsgemäße Buchführung (§ 238 HGB) und Jahresabschluss (§ 264 HGB). DATEV Unternehmen online unterstützt diese Pflichten durch strukturierte Workflows: Belege werden digital erfasst, revisionssicher archiviert und automatisch mit Bankbuchungen abgeglichen. Das reduziert Fehlerquellen und schafft Transparenz gegenüber Gesellschaftern, Wirtschaftsprüfern und dem zuständigen Finanzamt.
Belegmanagement und GoBD-Konformität
Jeder Beleg erhält bei Upload einen Zeitstempel, wird verschlüsselt gespeichert und ist unveränderbar archiviert. Die Plattform unterstützt die GoBD-Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit technisch; die Verantwortung für deren Einhaltung bleibt beim Unternehmen. Bei Betriebsprüfungen sind die Daten im Rahmen des Datenzugriffs nach § 147 Abs. 6 AO bereitzustellen.
Liquiditätssteuerung und BWA-Abruf
Die Integration von Bankkonten (PSD2) ermöglicht tagesaktuelle Liquiditätsübersichten. Nach Monatsabschluss durch den Steuerberater steht die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) online zur Verfügung. Für GmbH-Geschäftsführer bedeutet das: Sie können Kennzahlen wie Eigenkapitalquote, Umsatzentwicklung oder Personalkostenquote zeitnah überwachen und Steuerungsentscheidungen treffen – ohne auf die monatliche Papier-BWA zu warten.
Vorteil für kleine GmbH
Einpersonen- oder Familiengesellschaften profitieren von der einfachen Belegerfassung per Smartphone-App. Der Geschäftsführer fotografiert Tankquittungen, Bewirtungsbelege oder Bahntickets direkt vor Ort – keine manuellen Listen mehr nötig.
Vorteil für wachsende GmbH
Ab 5–10 Mitarbeitern können Sie Rollen definieren: Buchhalter buchen, Geschäftsführer genehmigen, Steuerberater prüft. Vier-Augen-Prinzip und Freigabe-Workflows reduzieren Fehler und erfüllen IKS-Anforderungen (Internes Kontrollsystem).
Welche Vorteile bietet der digitale Belegaustausch mit dem Steuerberater?
Der klassische Workflow – Belege sammeln, sortieren, monatlich zum Steuerberater bringen – bindet Zeit und birgt Risiken: Belege gehen verloren, Fristen werden übersehen, Rückfragen verzögern die Buchhaltung. DATEV Unternehmen online digitalisiert diesen Prozess vollständig: Mandant lädt hoch, Steuerberater bucht, Auswertungen stehen online. Das schafft Effizienz, Sicherheit und Transparenz.
Zeitersparnis und Prozessbeschleunigung
- Keine Fahrten zur Kanzlei: Belege per App oder Desktop hochladen – jederzeit, von überall.
- Keine Wartezeiten: Der Steuerberater sieht neue Belege sofort und kann zeitnah buchen.
- Rückfragen digital: Fehlende Angaben (z. B. Bewirtungsanlass nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG) werden direkt in der Plattform kommentiert – keine E-Mail- oder Telefonschleifen.
- Schnellere Monatsabschlüsse: BWA und Saldenlisten können früher bereitstehen.
Revisionssichere Archivierung
Nach § 257 HGB müssen Buchungsbelege grundsätzlich acht Jahre aufbewahrt werden. DATEV Unternehmen online unterstützt die Erfüllung dieser Pflicht technisch: Jeder Beleg wird verschlüsselt, mit Zeitstempel versehen und in deutschen Rechenzentren gespeichert. Bei Betriebsprüfung oder Gesellschafterstreit können Sie jederzeit auf alle Belege zugreifen – ohne Keller, ohne Kartons, ohne Suchaufwand.
10 Jahre
Aufbewahrungspflicht § 257 HGB (Bücher, Abschlüsse)
GoBD
Konforme Archivierung
24/7
Online-Zugriff auf Belege
Papierbelege trotzdem aufbewahren?
In der Regel nicht – sofern die digitale Archivierung den GoBD entspricht. Sie dürfen Papierbelege nach Scannen grundsätzlich vernichten, wenn eine Verfahrensdokumentation vorliegt, der Scan unveränderbar archiviert ist und keine anderen Vorschriften die Aufbewahrung im Original verlangen. Viele Mandanten behalten Papiere trotzdem 1–2 Jahre als Sicherheitspuffer; rechtlich ist das jedoch nicht nötig.
Was kostet DATEV Unternehmen online und wer trägt die Lizenzgebühr?
DATEV Unternehmen online wird über den Steuerberater lizenziert; der Mandant erhält einen Zugang, die Abrechnung erfolgt meist durch die Kanzlei. Die Kosten variieren je nach gebuchten Modulen und Nutzungsumfang. Die konkreten Preise legt die Kanzlei fest; erweiterte Module (z. B. Personalwirtschaft, Finanzbuchhaltung mit Buchungsfunktion für den Mandanten) kosten zusätzlich.
Preisgestaltung in der Praxis
| Modul | Preis | Einsatzbereich |
|---|---|---|
| Belegbilderfassung Basis | laut Kanzlei | GmbH mit wenigen Belegen (<50/Monat) |
| Belegbilderfassung Komfort + Bank | laut Kanzlei | Standard-GmbH mit Bankintegration |
| Kassenbuch-Modul | laut Kanzlei | GmbH mit Bargeschäft (z. B. Einzelhandel, Gastronomie) |
| Personalwirtschaft online | laut Kanzlei | GmbH ab 5 Mitarbeitern |
In manchen Kanzleien ist DATEV Unternehmen online bereits in pauschalen Buchhaltungshonoraren enthalten – der Mandant zahlt dann keine separate Lizenzgebühr.
Jahresabschluss-Entwurf bei OnlineBilanz
OnlineBilanz ist DATEV-Export kompatibel und stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschluss- und E-Bilanz-Entwurf samt technischer Übermittlung nach § 87d AO bereit – ab 499,95 € netto (zzgl. USt.). Auf Wunsch prüft und zeichnet gegen Aufpreis ein kooperierender Steuerberater.
Wer trägt die Kosten – GmbH oder Steuerberater?
Rechtlich lizenziert der Steuerberater DATEV Unternehmen online bei der DATEV eG und schaltet den Mandanten frei. Die Kosten werden entweder (1) als separate Position in der monatlichen Honorarrechnung ausgewiesen oder (2) in die Buchhaltungspauschale eingerechnet. Variante (2) ist transparenter und für GmbH-Geschäftsführer kalkulierbarer – keine monatlichen Überraschungen, keine Lizenz-Zusatzrechnungen.
Wie läuft die Einrichtung und das Onboarding ab?
Die Implementierung von DATEV Unternehmen online erfolgt in enger Abstimmung zwischen Steuerberater und Mandant. Der Prozess umfasst technische Einrichtung, Rollendefinition, Schulung und Testphase. Für eine GmbH mit einfacher Struktur (ein Geschäftsführer, ein Buchhalter) dauert das Onboarding typischerweise 1–2 Wochen; bei größeren Gesellschaften mit mehreren Kostenstellen, Filialen oder komplexen Freigabeprozessen können 4–6 Wochen nötig sein.
Phase 1: Technische Einrichtung durch den Steuerberater
- Lizenzierung: Der Steuerberater bucht DATEV Unternehmen online bei der DATEV eG, wählt Module (Beleg, Bank, Kasse, Personal) und legt den Mandantenzugang an.
- Stammdaten-Import: Bestehende Kreditoren, Debitoren, Bankverbindungen und Sachkonten werden aus DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro übernommen.
- Bankanbindung: PSD2-Schnittstellen werden konfiguriert; der Geschäftsführer erteilt im Online-Banking die Freigabe für den täglichen Umsatzabruf.
- Berechtigungen: Rollen werden definiert (z. B. Geschäftsführer = Freigabe, Buchhalter = Erfassung, Steuerberater = Buchung und Auswertung).
Phase 2: Schulung und Testphase
Der Steuerberater oder Büroleiter führt eine Online- oder Vor-Ort-Schulung durch: Wie lade ich Belege hoch? Wie ordne ich Bankbuchungen zu? Wie rufe ich BWA ab? Anschließend folgt eine Testphase von 2–4 Wochen, in der parallel noch Papierbelege vorgehalten werden. Nach erfolgreicher Testphase wird vollständig auf digital umgestellt.
Planen Sie für die Einarbeitung ausreichend Zeit ein und klären Sie Rückfragen zum Zugang mit Ihrem Steuerberater.
-
Steuerberater hat Zugang freigeschaltet und Zugangsdaten übermittelt
-
DATEV-App auf Smartphone installiert (iOS/Android)
-
PSD2-Freigabe im Online-Banking erteilt
-
Erste Test-Belege hochgeladen und vom Steuerberater geprüft
-
BWA-Abruf getestet (nach erstem Monatsabschluss)
-
Verfahrensdokumentation für GoBD liegt vor
Wie sicher sind meine Daten in der DATEV-Cloud?
DATEV betreibt eigene Rechenzentren in Deutschland (Nürnberg). Angaben zu Zertifizierungen, Verschlüsselung und Datensicherung veröffentlicht DATEV auf der Herstellerseite.
Verschlüsselung und Zugriffsschutz
- Transport: Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt.
- Speicher: Belege und Buchungsdaten liegen nach Herstellerangaben verschlüsselt auf DATEV-Servern.
- Zugriff: Der Zugang ist abgesichert; Berechtigungen werden granular vergeben (Lesen, Schreiben, Freigeben).
- Protokollierung: Jeder Login, jeder Belegabruf, jede Änderung wird revisionssicher protokolliert – bei Betriebsprüfung oder Gesellschafterstreit lückenlos nachvollziehbar.
Rechenzentrum in Deutschland – DSGVO-konform
DATEV speichert nach eigenen Angaben in Rechenzentren in Deutschland. Fragen zu Datenübermittlungen in Drittstaaten (Art. 44 ff. DSGVO) stellen sich damit insoweit nicht. Für GmbH-Geschäftsführer kann sich das Risiko verringern, bei Datenschutzverstößen haftbar gemacht zu werden, es entfällt aber nicht (§ 43 GmbHG i. V. m. Art. 82 DSGVO).
Vorsicht bei Drittanbieter-Apps
Nicht jedes Buchhaltungstool speichert Daten in Deutschland. Prüfen Sie im Vertrag, wo Ihre Daten liegen.
ISO 27001
Zertifizierte Informationssicherheit
100%
Rechenzentrum in Deutschland
Verschlüsselt
Übertragung und Speicherung
Welche Alternativen zu DATEV Unternehmen online gibt es?
Neben DATEV Unternehmen online existieren zahlreiche Buchhaltungs- und Belegmanagement-Lösungen: lexoffice, sevDesk, Candis, Moss u. a. Die Wahl hängt von Unternehmensgröße, Branche, Steuerberater-Integration und Budget ab. Für GmbH-Geschäftsführer, die mit einem DATEV-Steuerberater zusammenarbeiten, ist DATEV Unternehmen online häufig die naheliegende Lösung, weil Daten nicht doppelt erfasst werden müssen.
Selbstbucher-Tools (lexoffice, sevDesk)
Kleine GmbHs ohne eigenen Buchhalter nutzen oft lexoffice oder sevDesk: Der Geschäftsführer bucht selbst, der Steuerberater prüft und erstellt den Jahresabschluss. Vorteil: einfache Bedienung (Preise laut Anbieter). Zu beachten: Die Daten werden in der Regel per Export (z. B. im DATEV-Format) an den Steuerberater übergeben; komplexere Sachverhalte (z. B. § 13b UStG, Rückstellungen nach § 249 HGB) erfordern Buchungskenntnisse.
Selbstbuchen in der DATEV-Welt
Auch innerhalb der DATEV-Welt können Mandanten nach Absprache mit dem Steuerberater selbst buchen; der Steuerberater prüft und übernimmt die Daten. Vorteil: Die Daten bleiben in einem System. Nachteil: Buchungskenntnisse erforderlich, Fehlerrisiko bei ungeübten Anwendern.
Reine Belegmanagement-Tools (Candis, Moss, Circula)
Tools wie Candis oder Moss fokussieren auf Belegerfassung, Freigabe-Workflows und Spesenabrechnung – ohne Buchhaltung. Der Steuerberater erhält geprüfte, sortierte Belege, bucht aber in seinem eigenen System (z. B. DATEV). Vorteil: moderne Oberfläche, mobil nutzbar (Preise laut Anbieter). Nachteil: Zusätzliche Schnittstelle, Doppel-Lizenzierung (Belegmanagement + DATEV beim Steuerberater), keine integrierte BWA.
| Lösung | Zielgruppe | Integration DATEV | Kosten |
|---|---|---|---|
| DATEV Unternehmen online | GmbH mit DATEV-Steuerberater | Nativ | laut Kanzlei |
| lexoffice / sevDesk | Kleine GmbH, Selbstbucher | Export (z. B. DATEV-Format) | laut Anbieter |
| Selbstbuchen in DATEV | GmbH mit Buchungskenntnissen | Nativ | laut Kanzlei |
| Candis / Moss | GmbH mit Freigabe-Workflows | Schnittstelle | laut Anbieter |
Wenn Sie bereits mit einem DATEV-Steuerberater arbeiten oder einen suchen, ist DATEV Unternehmen online häufig naheliegend: ein System, eine Datenbasis.
Wie unterstützt DATEV Unternehmen online den Jahresabschluss der GmbH?
Der Jahresabschluss nach § 264 HGB umfasst Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie Anhang. Für kleine GmbH (§ 267 Abs. 1 HGB) entfällt der Lagebericht (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB); mittelgroße und große GmbH müssen zusätzlich einen Lagebericht erstellen (§ 264 Abs. 1 Satz 1 HGB). DATEV Unternehmen online liefert die Datenbasis: vollständige, revisionssichere Belege, GoBD-konforme Buchungen, aktuelle Saldenlisten und Anlagenspiegel. Daraus wird der Jahresabschluss erstellt – etwa vom Steuerberater in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
Workflow: Von DATEV Unternehmen online zum fertigen Jahresabschluss
- Belegerfassung laufend: Mandant lädt alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Kasse, Lohn/Gehalt monatlich hoch.
- Finanzbuchhaltung: Steuerberater bucht laufend oder monatlich; BWA steht online zur Verfügung.
- Jahresabschluss-Vorbereitung: Zum Bilanzstichtag (meist 31.12.) werden Inventur, offene Posten, Rückstellungen, Abgrenzungen erfasst.
- Abschlussbuchungen: Steuerberater bucht Abschreibungen (§ 253 HGB), Rückstellungen (§ 249 HGB), latente Steuern (§ 274 HGB), Gewinnverwendung.
- Erstellung Bilanz, GuV, Anhang: Der Jahresabschluss wird erstellt, geprüft und z. B. als PDF ausgegeben.
- Feststellung: Geschäftsführer legt den Entwurf der Gesellschafterversammlung vor; Feststellung binnen 11 Monate (kleine GmbH) bzw. 8 Monate (mittelgroße/große GmbH) nach § 42a GmbHG.
- Offenlegung: Binnen 12 Monaten nach Bilanzstichtag elektronisch beim Unternehmensregister (§ 325 HGB); seit DiRUG (01.08.2022) nicht mehr beim Bundesanzeiger.
Fristen und Sanktionen bei Versäumnis
Geschäftsführer müssen den Jahresabschluss gemäß § 42a GmbHG unverzüglich nach Aufstellung der Gesellschafterversammlung zur Feststellung vorlegen – spätestens binnen 11 Monaten (kleine GmbH) bzw. 8 Monaten (mittelgroße/große GmbH) nach Bilanzstichtag. Nach Feststellung folgt die Offenlegung beim Unternehmensregister binnen 12 Monaten (§ 325 HGB). Bei Versäumnis droht ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB: 2.500 bis 25.000 Euro, bei fortdauerndem Versäumnis auch wiederholt. Das Ordnungsgeld kann sich gegen die Geschäftsführer persönlich oder gegen die Gesellschaft richten (§ 335 Abs. 1 HGB).
| Bilanzstichtag | Feststellung spätestens | Offenlegung spätestens |
|---|---|---|
| 31.12.2025 | 30.11.2026 (klein) / 31.08.2026 (mittel/groß) | 31.12.2026 |
| 30.06.2025 | 31.05.2026 (klein) / 28.02.2026 (mittel/groß) | 30.06.2026 |
| 31.03.2025 | 28.02.2026 (klein) / 30.11.2025 (mittel/groß) | 31.03.2026 |
Jahresabschluss-Entwurf mit OnlineBilanz
OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf (Bilanz, GuV, Anhang) sowie die technische Übermittlung nach § 87d AO bereit – ab 499,95 € netto (zzgl. USt.). Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen; auf Wunsch prüft und zeichnet gegen Aufpreis ein kooperierender Steuerberater.
Welche Probleme treten in der Praxis auf – und wie löst man sie?
Trotz ausgereifter Technik erleben GmbH-Geschäftsführer im Alltag mit DATEV Unternehmen online gelegentlich Hürden: Bankanbindung funktioniert nicht, Belege werden falsch erkannt, Freigabe-Workflows sind unklar, App-Zugriff gesperrt. Die meisten Probleme lassen sich durch klare Prozesse, Schulung und Support schnell beheben.
Problem 1: PSD2-Bankanbindung bricht ab
Seit PSD2 müssen Sie im Online-Banking der Bank die Freigabe für den täglichen Umsatzabruf regelmäßig erneuern, seit Juli 2023 in der Regel alle 180 Tage. Vergessen Sie das, stoppt die Anbindung. Lösung: Richten Sie im Kalender eine Wiedervorlage ein (rechtzeitig vor Ablauf der 180 Tage); alternativ aktivieren Sie in der Banking-App Push-Benachrichtigungen, die Sie an die Verlängerung erinnern.
Problem 2: OCR-Texterkennung fehlerhaft
Die automatische Texterkennung (OCR) liest manchmal Beträge oder Rechnungsnummern falsch – besonders bei handgeschriebenen Quittungen oder schlechten Scans. Lösung: Prüfen Sie vor Upload die Bildqualität (mind. 150 dpi, kontrastreich); bei kritischen Belegen (z. B. Bewirtungsbelege) ergänzen Sie manuell Kommentare (Anlass, Teilnehmer) direkt in DATEV Unternehmen online.
Problem 3: Unklare Rollen und Berechtigungen
In größeren GmbHs kommt es vor, dass Buchhalter versehentlich Belege löschen oder Geschäftsführer keine BWA abrufen können. Lösung: Der Steuerberater sollte Rollen klar definieren: Buchhalter = Erfassen + Zuordnen, Geschäftsführer = Freigeben + Auswerten, Steuerberater = Buchen + Abschließen. Dokumentieren Sie die Berechtigungsmatrix in der Verfahrensdokumentation (GoBD-Pflicht).
Problem 4: Zugriff gesperrt nach mehrfachen Falsch-Logins
Aus Sicherheitsgründen kann der Zugang nach mehreren Falschversuchen gesperrt werden. Lösung: Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, der den Zugang verwaltet. Nutzen Sie die Passwort-Reset-Funktion oder aktivieren Sie 2FA (Zwei-Faktor-Authentifizierung) für erhöhte Sicherheit.
Support läuft über den Steuerberater
Erster Ansprechpartner bei technischen Problemen ist in der Regel Ihr Steuerberater, der den Zugang verwaltet. Er kann Berechtigungen anpassen, Zugänge reaktivieren und Module nachbuchen.
-
PSD2-Freigabe spätestens alle 180 Tage im Online-Banking erneuern
-
Belegqualität vor Upload prüfen (mind. 150 dpi, leserlich)
-
Berechtigungsmatrix dokumentieren und regelmäßig prüfen
-
2FA aktivieren für kritische Nutzer (Geschäftsführer, Buchhalter)
-
Rückfragen zu Belegen direkt in DATEV Unternehmen online kommentieren
-
Bei technischen Problemen zuerst den Steuerberater kontaktieren
Häufig gestellte Fragen
Kann ich DATEV Unternehmen online auch ohne Steuerberater nutzen?
Nein. DATEV Unternehmen online ist eine mandantenfähige Plattform, die ausschließlich über einen DATEV-Steuerberater freigeschaltet wird. Ohne Steuerberater-Zugang ist eine eigenständige Nutzung nicht möglich. Wenn Sie eine eigenständige Buchhaltungslösung ohne Steuerberater suchen, kommen Alternativen wie lexoffice, sevDesk oder WISO Mein Büro infrage.
Funktioniert DATEV Unternehmen online auch auf Smartphones und Tablets?
Ja. DATEV Unternehmen online ist browserbasiert und responsive, sodass Sie über Smartphone und Tablet auf die Plattform zugreifen können. Zusätzlich gibt es die DATEV-App für iOS und Android, mit der Sie unterwegs Belege fotografieren, hochladen und den Status Ihrer Buchhaltung einsehen können. Die App synchronisiert automatisch mit der Cloud-Plattform.
Wie lange werden Belege und Dokumente in DATEV Unternehmen online gespeichert?
DATEV speichert Belege und Dokumente revisionssicher in der Cloud. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen beträgt gemäß § 147 AO zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Die Aufbewahrungspflicht trifft das Unternehmen; wie lange Daten nach Ende der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater verfügbar bleiben, richtet sich nach den vertraglichen Vereinbarungen.
Kann ich mehrere Bankkonten und Geschäftskonten anbinden?
Ja. DATEV Unternehmen online unterstützt die Anbindung mehrerer Bankkonten über PSD2-Schnittstellen. Sie können Geschäftskonten, Privatkonten (falls für betriebliche Vorfälle relevant), PayPal-Konten und andere Zahlungsdienstleister einbinden, soweit das jeweilige Institut dies unterstützt. Umsätze werden automatisch importiert und stehen Ihnen sowie Ihrem Steuerberater für die Kontierung zur Verfügung.
Was passiert, wenn ich den Steuerberater wechsle?
Bei einem Steuerberaterwechsel müssen die Daten aus DATEV Unternehmen online exportiert und an den neuen Steuerberater übergeben werden. Der bisherige Steuerberater kann die Daten als DATEV-Format oder als PDF/Excel exportieren. Der neue Steuerberater richtet anschließend einen neuen Zugang ein. Achten Sie darauf, die Übergabe vertraglich und zeitlich zu koordinieren, damit keine Buchhaltungslücken entstehen.
Gibt es eine Schnittstelle zu meinem ERP- oder Warenwirtschaftssystem?
Ja, DATEV Unternehmen online bietet verschiedene Schnittstellen und APIs für ERP-, Warenwirtschafts- und Kassensysteme. Details zur Kompatibilität sollten Sie mit Ihrem Steuerberater und dem jeweiligen Software-Anbieter klären, da nicht alle Systeme standardmäßig integriert sind.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), GmbH-Gesetz (GmbHG), Abgabenordnung (AO), DATEV eG (Herstellerseite). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
