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Datum

Lesedauer

11–17 Minuten

OnlineBilanzBlogBuchführung Immobilienverwaltung

Buchführung Immobilienverwaltung 2026: Pflichten & Praxis

Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Die Buchführung in der Immobilienverwaltung stellt besondere Anforderungen: Neben der eigenen kaufmännischen Buchhaltung müssen Verwalter oft Mietkonten und Nebenkostenabrechnungen getrennt erfassen. Besonders für die Buchführung professioneller Hausverwaltungen gelten dabei spezifische Pflichten, die über die allgemeine Immobilienverwaltung hinausgehen. Dieser Leitfaden zeigt, welche gesetzlichen Pflichten gelten, welche Kontenrahmen sich eignen und wie Sie Jahresabschluss und Steuererklärungen rechtssicher erstellen.

SG
Servet Gündogan

Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart

Als Büroleiter ist Servet erster Ansprechpartner für unsere Mandanten. Er führt das Erstgespräch und koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und unseren Steuerberatern – damit Ihr Jahresabschluss reibungslos und fristgerecht abgeschlossen wird.

OnlineBilanz ist eine Steuerberater-Plattform: Ihr Jahresabschluss wird von einem zugelassenen Steuerberater erstellt und unterzeichnet.

Kurzantwort

Immobilienverwalter unterliegen der Buchführungspflicht nach § 238 HGB, sobald sie die Schwellenwerte des § 241a HGB überschreiten. Wer sich mit den buchhalterischen Pflichten bei Immobilien vertraut machen möchte, findet dort auch die Grundlagen, die für die Verwaltungspraxis relevant sind. Neben der eigenen Buchführung müssen Immobilienverwalter oft getrennte Konten für verwaltete Objekte führen, Nebenkostenabrechnungen erstellen und bei GmbH-Form einen Jahresabschluss offenlegen. Besonderheiten ergeben sich zudem aus Umsatzsteuer-Optionen, der WEG-Verwaltung und der Führung von Treuhandkonten.

Wer ist in der Immobilienverwaltung zur Buchführung verpflichtet?

Die Buchführungspflicht in der Immobilienverwaltung richtet sich nach der Rechtsform und der Größe des Unternehmens. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen der Verwaltung fremder Immobilien (WEG-Verwaltung, Mietverwaltung) und der Verwaltung eigener Immobilienbestände. Beide Tätigkeiten unterliegen unterschiedlichen handels- und steuerrechtlichen Anforderungen.

Handelsrechtliche Buchführungspflicht nach § 238 HGB

Immobilienverwaltungsunternehmen in der Rechtsform einer GmbH sind gemäß § 13 Abs. 3 GmbHG i. V. m. § 238 HGB grundsätzlich buchführungspflichtig – unabhängig von Umsatz oder Gewinn. Dies gilt auch für kleinere Verwaltungsgesellschaften. Die Buchführung muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen und einen Überblick über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage vermitteln.

  • GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG: Immer buchführungspflichtig als Kapitalgesellschaft
  • Einzelunternehmen und Personengesellschaften: Buchführungspflichtig, wenn Schwellenwerte überschritten (§ 241a HGB: 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Jahresüberschuss)
  • Freiberufliche Verwalter (z. B. kleine WEG-Verwalter): Häufig nicht handelsrechtlich buchführungspflichtig, jedoch steuerlich zur Einnahmenüberschussrechnung verpflichtet

Praxis-Hinweis für GmbH-Geschäftsführer

Auch wenn Ihr Immobilienverwaltungs-GmbH noch keine Gewinne erzielt oder nur wenige Objekte verwaltet: Die Buchführungspflicht besteht ab Gründung. Eine ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung ist Voraussetzung für den Jahresabschluss, der spätestens 11 Monate nach Bilanzstichtag festgestellt werden muss (§ 42a GmbHG).

Welche Besonderheiten gelten für die Buchführung in der Immobilienbranche?

Die Immobilienverwaltung weist erhebliche buchhalterische Besonderheiten auf, die sich aus der Trennung von Eigentümer- und Verwaltervermögen, der Abrechnung von Nebenkosten sowie der langfristigen Bewertung von Immobilienvermögen ergeben. Eine präzise Kontierung und klare Dokumentation sind unerlässlich.

Trennungsgebot bei WEG-Verwaltung

WEG-Verwalter verwalten fremdes Vermögen der Wohnungseigentümergemeinschaft. Diese Gelder dürfen nicht mit dem Betriebsvermögen des Verwalters vermischt werden. In der Buchhaltung müssen Treuhandkonten (Anderkonten) gesondert geführt und im Jahresabschluss unter den Verbindlichkeiten ausgewiesen werden. Das Treuhandvermögen gehört nicht zur Bilanz des Verwalters, sondern ist durchlaufender Posten.

Erlöserfassung und Umsatzrealisierung

Immobilienverwaltungsgesellschaften erzielen ihre Erlöse typischerweise aus Verwaltungsgebühren, die nach § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB zum Zeitpunkt der Leistungserbringung zu erfassen sind. Bei monatlichen Pauschalgebühren erfolgt die Umsatzrealisierung periodengerecht. Sondervergütungen (z. B. für Vermietung, Sanierungsbegleitung) sind gesondert zu dokumentieren und abzugrenzen.

Bewertung eigener Immobilienbestände

Hält die Immobilienverwaltungs-GmbH eigene Immobilien im Anlagevermögen, sind diese gemäß § 253 HGB zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten zu bewerten und planmäßig abzuschreiben (in der Regel 2–3 % p. a. bei Wohn- und Geschäftsgebäuden). Außerplanmäßige Abschreibungen sind bei dauerhafter Wertminderung vorzunehmen. Instandhaltungsrückstellungen sind nach § 249 HGB zu bilden, wenn eine Verpflichtung besteht.

„In der Immobilienverwaltung sehen wir häufig unklare Kontierungen bei Nebenkosten, Reparaturrücklagen und Verwaltervergütungen. Eine saubere Trennung zwischen eigenen Erträgen, durchlaufenden Posten und Treuhandgeldern ist entscheidend – sowohl für die Bilanz als auch für die steuerliche Behandlung.“

— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team

Welcher Kontenrahmen eignet sich für Immobilienverwaltungen?

Für Immobilienverwaltungen bietet sich der SKR 03 oder SKR 04 an, die beide auf dem Industriekontenrahmen basieren und an die Bedürfnisse von Dienstleistungs- und Verwaltungsunternehmen angepasst wurden. Alternativ existiert der spezialisierte Kontenrahmen für Wohnungsunternehmen (GdW), der jedoch primär für große Wohnungsbaugesellschaften konzipiert ist.

Wichtige Kontenklassen für Immobilienverwalter

Kontenklasse Verwendung Beispiele
Klasse 0 (SKR 03) / 0–1 (SKR 04) Anlagevermögen Grundstücke, Gebäude, Geschäftsausstattung, Software
Klasse 1 (SKR 03) / 2 (SKR 04) Umlaufvermögen, Forderungen Forderungen aus Verwaltungsgebühren, Bankkonten, Treuhandkonten
Klasse 3 (SKR 03) / 3 (SKR 04) Verbindlichkeiten, Eigenkapital Treuhandverbindlichkeiten (WEG-Gelder), Rückstellungen, Stammkapital
Klasse 4 (SKR 03) / 5 (SKR 04) Betriebliche Aufwendungen Gehälter, Miete Büro, Versicherungen, IT-Kosten
Klasse 8 (SKR 03) / 8 (SKR 04) Erlöse Verwaltungsgebühren, Sondervergütungen, Vermietungsprovisionen

Bei der Kontierung ist besonders auf die korrekte Zuordnung der Treuhandgelder zu achten. Diese werden als durchlaufende Posten behandelt: Einnahmen auf Treuhandkonten erhöhen die Verbindlichkeiten, Ausgaben verringern sie. Die eigenen Verwaltungserlöse sind separat zu erfassen.

  • Trennung zwischen Betriebsvermögen und Treuhandvermögen konsequent umsetzen
  • Eigene Erlöse (Verwaltungsgebühren) in Klasse 8 (SKR 03) kontieren
  • Nebenkosten-Umlagen als durchlaufende Posten behandeln
  • Rückstellungen für Instandhaltung und Prozessrisiken bilden
  • Periodengerechte Abgrenzung von Vorauszahlungen und Rückständen

Wie werden Nebenkostenabrechnungen buchhalterisch erfasst?

Die Nebenkostenabrechnung ist in der Immobilienverwaltung ein zentraler Prozess, der sowohl mietrechtliche als auch buchhalterische Anforderungen erfüllen muss. Entscheidend ist die periodengerechte Erfassung und die klare Trennung zwischen durchlaufenden Posten (Fremdkosten) und eigenen Erträgen.

Durchlaufende Posten vs. eigene Aufwendungen

Nebenkosten, die der Verwalter im Auftrag der Eigentümer oder der WEG bezahlt und später an die Mieter oder Eigentümer weiterberechnet, sind durchlaufende Posten. Sie stellen keinen eigenen Ertrag oder Aufwand des Verwalters dar. In der Buchhaltung werden sie über separate Konten erfasst: Bei Zahlung der Rechnung (z. B. Müllabfuhr, Hausmeister) entsteht eine Forderung gegenüber den Mietern oder der WEG. Bei Eingang der Zahlungen wird die Forderung ausgeglichen.

Durchlaufende Nebenkosten

Kosten, die der Verwalter im fremden Namen trägt und weiterberechnet (z. B. Heizung, Wasser, Müllabfuhr, Hausmeister, Versicherungen). Keine Ertrags- oder Aufwandserfassung in GuV, sondern Aktivierung als Forderung und Passivierung als Verbindlichkeit.

Eigene Verwaltungskosten

Kosten, die der Verwalter selbst trägt (z. B. eigene Bürokosten, Gehälter, Software, Rechtsberatung). Diese werden als betriebliche Aufwendungen in der GuV erfasst und mindern den Gewinn.

Periodengerechte Abgrenzung

Nebenkosten sind gemäß § 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB periodengerecht abzugrenzen. Das bedeutet: Vorauszahlungen für Nebenkosten, die im Folgejahr anfallen, sind als Rechnungsabgrenzungsposten (RAP) zu behandeln. Nachzahlungen oder Guthaben aus der Nebenkostenabrechnung sind als Forderungen bzw. Verbindlichkeiten auszuweisen.

Häufiger Fehler

Viele Immobilienverwalter erfassen Nebenkostenzahlungen irrtümlich als eigene Erträge oder Aufwendungen. Dies führt zu einer verzerrten Darstellung der Ertragslage und zu steuerlichen Fehlern. Treuhandgelder und durchlaufende Posten müssen strikt vom eigenen Betriebsvermögen getrennt werden.

Welche Anforderungen gelten für den Jahresabschluss in der Immobilienverwaltung?

Immobilienverwaltungs-GmbHs sind gemäß § 242 HGB verpflichtet, zum Ende jedes Geschäftsjahres einen Jahresabschluss bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) aufzustellen. Je nach Größenklasse nach § 267 HGB kommen weitere Pflichten hinzu.

Größenklassen und Schwellenwerte (Stand 2026)

Größenklasse Bilanzsumme Umsatzerlöse Mitarbeiterzahl
Kleinstkapitalgesellschaft ≤ 450.000 € ≤ 900.000 € ≤ 10 2 von 3 Merkmalen an 2 aufeinanderfolgenden Stichtagen
Kleine Kapitalgesellschaft ≤ 7,5 Mio. € ≤ 15 Mio. € ≤ 50 2 von 3 Merkmalen überschritten
Mittelgroße Kapitalgesellschaft ≤ 25 Mio. € ≤ 50 Mio. € ≤ 250 2 von 3 Merkmalen überschritten
Große Kapitalgesellschaft > 25 Mio. € > 50 Mio. € > 250 2 von 3 Merkmale überschritten

Die meisten Immobilienverwaltungen fallen in die Kategorie Kleinstkapitalgesellschaft oder kleine Kapitalgesellschaft. Für sie gelten Erleichterungen bei der Aufstellung und Offenlegung gemäß §§ 326, 327 HGB.

Fristen für Feststellung und Offenlegung

Der Jahresabschluss muss gemäß § 42a GmbHG innerhalb bestimmter Fristen festgestellt werden: 11 Monate nach Bilanzstichtag für kleine Kapitalgesellschaften, 8 Monate für mittelgroße und große. Die Offenlegung beim Unternehmensregister muss gemäß § 325 HGB innerhalb von 12 Monaten nach Bilanzstichtag erfolgen. Bei Versäumnis droht ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB (500 bis 25.000 Euro).

11 Mon.

Feststellungsfrist kleine GmbH

12 Mon.

Offenlegungsfrist § 325 HGB

bis 25.000 €

Ordnungsgeld bei Versäumnis

„Gerade in der Immobilienverwaltung ist der Jahresabschluss oft komplex: Treuhandverbindlichkeiten, Rückstellungen für WEG-Prozesse, Abschreibungen auf Immobilien. Wir stellen fest, dass viele Geschäftsführer die Fristen unterschätzen. Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lässt, vermeidet Fehler und Ordnungsgelder – bei OnlineBilanz.de erhalten GmbHs den kompletten Jahresabschluss digital koordiniert, mit transparentem Festpreis und ohne Wartezeiten.“

— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart

Welche Softwarelösungen unterstützen die Buchführung in der Immobilienverwaltung?

Die Digitalisierung hat die Buchführung in der Immobilienverwaltung erheblich vereinfacht. Moderne Softwarelösungen kombinieren Mietverwaltung, Nebenkostenabrechnung und Finanzbuchhaltung in einer Plattform und ermöglichen eine durchgängige Prozessautomatisierung.

Anforderungen an eine Immobilienverwaltungssoftware

  • GoBD-Konformität: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und revisionssichere Archivierung gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD 2019)
  • Schnittstellen zu DATEV: Export der Buchungsdaten im DATEV-Format für nahtlose Übergabe an den Steuerberater
  • Trennung von Treuhandkonten: Automatische Erfassung und Ausweis von Fremdgeldern
  • Nebenkostenabrechnungs-Modul: Periodengerechte Erfassung und Weiterberechnung
  • Belegmanagement: Digitale Erfassung, OCR-Erkennung und Zuordnung von Eingangsrechnungen

Marktführende Lösungen im Überblick

Software Schwerpunkt Eignung
DATEV Immobilien Umfassende ERP-Lösung mit Fibu-Integration Mittelgroße bis große Verwaltungen, enge StB-Anbindung
Hausgold, ImmoWelt Pro Mietverwaltung mit Buchhaltungsmodul Kleinere Verwalter, Selbstverwalter
Lexware immobilien Kombi aus Verwaltung und Fibu Kleine bis mittlere Verwaltungen
DOMUS Software Spezialisiert auf WEG-Verwaltung WEG-Verwalter mit vielen Eigentümergemeinschaften

Wichtig ist die nahtlose Integration in die bestehende Steuerberater-Kommunikation. Moderne Plattformen wie OnlineBilanz ermöglichen den digitalen Austausch von Belegen, Buchungsdaten und Jahresabschlüssen – ohne Medienbrüche und mit transparenter Preisgestaltung.

Digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Wer eine Immobilienverwaltungs-Software mit DATEV-Schnittstelle nutzt, kann die monatlichen Buchungsdaten direkt an den Steuerberater exportieren. Dies spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und ermöglicht eine unterjährige Überwachung der Finanzlage. OnlineBilanz bietet für GmbHs einen volldigitalen Workflow: Belege hochladen, automatische Kontierung, Jahresabschluss durch zugelassene Steuerberater – alles zu transparenten Festpreisen.

Welche steuerlichen Besonderheiten gelten für Immobilienverwaltungen?

Die steuerliche Behandlung von Immobilienverwaltungsgesellschaften hängt maßgeblich davon ab, ob fremde Immobilien verwaltet oder eigene Immobilien gehalten werden. In beiden Fällen sind umsatzsteuerliche, ertragsteuerliche und gewerbesteuerliche Besonderheiten zu beachten.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Verwaltungsleistungen für Wohnungseigentümergemeinschaften oder Vermieter sind gemäß § 4 Nr. 12 UStG grundsätzlich umsatzsteuerfrei, wenn sie die Verwaltung von Wohnimmobilien betreffen. Die Steuerfreiheit entfällt jedoch bei gewerblichen Immobilien (Büro, Einzelhandel). In diesen Fällen sind Verwaltungsgebühren mit 19 % Umsatzsteuer zu berechnen. Eine Option zur Umsatzsteuerpflicht nach § 9 UStG ist möglich, wenn der Leistungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Gewerbesteuer und erweiterte Gewerbesteuerkürzung

Immobilienverwaltungsgesellschaften, die ausschließlich eigene Immobilien verwalten und vermieten, können unter bestimmten Voraussetzungen die erweiterte Gewerbesteuerkürzung nach § 9 Nr. 1 Satz 2 GewStG in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen ausschließlich eigenes Grundvermögen verwaltet und nutzt. WEG-Verwalter und Mietverwalter, die fremde Objekte betreuen, fallen nicht unter diese Regelung und unterliegen der vollen Gewerbesteuerpflicht.

Umsatzsteuer

  • Verwaltung Wohnimmobilien: steuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG)
  • Verwaltung Gewerbeimmobilien: 19 % USt
  • Option zur Steuerpflicht möglich (§ 9 UStG)

Körperschaftsteuer

  • 15 % auf den zu versteuernden Gewinn
  • Plus 5,5 % Solidaritätszuschlag auf KSt
  • Verlustvor- und -rücktrag möglich

Gewerbesteuer

  • Abhängig vom Hebesatz der Gemeinde (ca. 200–500 %)
  • Erweiterte Kürzung bei reiner Immobilienverwaltung eigener Objekte
  • Hinzurechnungen bei Fremdfinanzierung (§ 8 GewStG)

Achtung: Vermischung von Tätigkeiten

Wer als Immobilienverwaltungs-GmbH sowohl eigene Immobilien hält als auch fremde Objekte verwaltet, gefährdet die erweiterte Gewerbesteuerkürzung. In solchen Fällen kann eine Trennung in zwei Gesellschaften steuerlich sinnvoll sein – dies sollte jedoch individuell mit einem Steuerberater geprüft werden.

Welche häufigen Fehler sollten Immobilienverwalter in der Buchführung vermeiden?

Die Buchführung in der Immobilienverwaltung ist anfällig für typische Fehlerquellen, die zu Nachfragen des Finanzamts, Ordnungsgeldern oder sogar zur Nichtigkeit des Jahresabschlusses führen können. Eine strukturierte Kontrolle und fachkundige Begleitung sind daher unerlässlich.

Top 7 Fehler in der Immobilien-Buchführung

  1. Vermischung von Treuhand- und Betriebsvermögen: WEG-Gelder oder Mietkautionen werden auf dem Geschäftskonto des Verwalters geführt, ohne separate Verbindlichkeiten auszuweisen. Dies führt zu falschen Bilanzsummen und Steuernachforderungen.
  2. Fehlende periodengerechte Abgrenzung: Vorauszahlungen, Rückstände und Nebenkostenguthaben werden nicht korrekt als Rechnungsabgrenzungsposten oder Forderungen/Verbindlichkeiten behandelt.
  3. Falsche Umsatzsteuer-Behandlung: Verwaltungsleistungen für Wohnimmobilien werden irrtümlich mit 19 % USt berechnet, obwohl Steuerfreiheit gilt – oder umgekehrt.
  4. Unzureichende Belegdokumentation: Rechnungen und Verträge werden nicht revisionssicher archiviert, GoBD-Anforderungen werden nicht erfüllt.
  5. Fehlende oder falsche Rückstellungen: Prozessrisiken, Instandhaltungsverpflichtungen oder Prüfungskosten werden nicht als Rückstellungen nach § 249 HGB gebildet.
  6. Falsche Abschreibungsdauer bei Immobilien: Gebäude werden zu kurz oder zu lang abgeschrieben, was zu steuerlichen Korrekturen führt.
  7. Versäumte Fristen: Feststellung des Jahresabschlusses (11 Monate) oder Offenlegung beim Unternehmensregister (12 Monate) werden übersehen – Ordnungsgeld droht.

„Wir sehen immer wieder, dass Immobilienverwalter die Komplexität der Buchführung unterschätzen. Besonders die Trennung von Treuhandgeldern und die korrekte Umsatzsteuer-Behandlung sind kritisch. Ein Jahresabschluss durch einen Steuerberater schützt vor teuren Fehlern und gibt Rechtssicherheit – bei OnlineBilanz erfolgt die Prüfung und Erstellung durch zugelassene Steuerberater, digital koordiniert und mit transparenten Festpreisen.“

— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team

  • Treuhandkonten strikt vom Betriebsvermögen trennen
  • Nebenkosten als durchlaufende Posten kontieren, nicht als eigene Erträge
  • Umsatzsteuerliche Behandlung je Objektart (Wohnung vs. Gewerbe) prüfen
  • GoBD-konforme Belegarchivierung sicherstellen
  • Rückstellungen für bekannte Risiken bilden
  • Fristen für Feststellung (11 Monate) und Offenlegung (12 Monate) im Blick behalten
  • Regelmäßige Abstimmung mit Steuerberater oder digitaler Steuerberater-Plattform

Häufig gestellte Fragen

Muss ich als WEG-Verwalter eine eigene Bilanz erstellen?

Nein. Die Wohnungseigentümergemeinschaft ist keine eigene Rechtsperson. Sie führen für die WEG eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Hausgeldabrechnung), aber keine Bilanz. Nur Ihre eigene Verwaltungsfirma muss – je nach Rechtsform – eine Bilanz aufstellen.

Wie lange muss ich Belege in der Immobilienverwaltung aufbewahren?

Nach § 257 HGB und § 147 AO gelten 10 Jahre Aufbewahrungsfrist für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge). Für sonstige Unterlagen (z. B. E-Mails, Geschäftsbriefe) gelten 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte.

Darf ich Treuhandkonten mit meinem Betriebskonto mischen?

Nein. Treuhandgelder (z. B. Mietkautionen, Hausgeld-Rücklagen) müssen auf separaten Konten verwaltet werden (§ 27 Abs. 3 WEG, § 551 BGB). Eine Vermischung mit Betriebsmitteln des Verwalters ist unzulässig und kann zu Haftungs- und strafrechtlichen Konsequenzen führen.

Kann ich die Buchführung für meine Immobilienverwaltung selbst übernehmen?

Ja, wenn Sie über ausreichende Fachkenntnisse verfügen. Bei komplexen Sachverhalten (z. B. Umsatzsteuer-Option, mehrere WEG-Objekte, GmbH-Form mit Offenlegungspflicht) empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater. Dieser erstellt auch den handelsrechtlichen Jahresabschluss und übernimmt die Haftung für die Richtigkeit.

Welche Rolle spielt die E-Bilanz für Immobilienverwalter?

Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) und zur Buchführung verpflichtete Einzelunternehmen / Personengesellschaften müssen ihre Steuerbilanz elektronisch über das ELSTER-Portal an das Finanzamt übermitteln (§ 5b EStG). Die E-Bilanz umfasst Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung in einem standardisierten Format (XBRL-Taxonomie).

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 238 HGB – Buchführungspflicht, § 241a HGB – Befreiung von Buchführungspflichten, § 264 HGB – Pflicht zur Aufstellung des Jahresabschlusses, § 27 WEG – Verwalterpflichten. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.

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Ganz einfach: Mit unserer Wechselassistenz übernehmen wir die komplette Übergabe. Sie müssen kein einziges Gespräch mit Ihrer alten Kanzlei führen.

Wir fordern Unterlagen direkt an, übernehmen DATEV‑Bestände und halten Sie über jeden Schritt auf dem Laufenden.

Welche Daten muss ich bereitstellen?

In der Regel: Buchhaltungsdaten, Bankumsätze, Stammdaten und relevante Verträge. Unsere KI‑Assistenz führt Sie Schritt für Schritt — Sie müssen keine Checkliste abarbeiten.

Was konkret gebraucht wird, hängt von Rechtsform und Umfang ab.

Ich habe kein Buchhaltungsprogramm — geht das trotzdem?

Ja, problemlos. Laden Sie einfach Kontoauszüge, Ein- und Ausgangsrechnungen als Foto oder PDF hoch. Unsere KI erstellt daraus Ihre Buchhaltung.

Auch reine Papierbelege sind kein Problem — abfotografieren reicht.

Welche Buchhaltungsprogramme unterstützt ihr?

Alle gängigen Systeme mit DATEV‑Export — u. a. Sevdesk, Lexware, Sage, WISO MeinBüro, FastBill, Kontolino, BuchhaltungsButler, Accountable, Papierkram.

Ihr System ist nicht dabei? Fragen Sie uns — in den meisten Fällen finden wir einen Weg.

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  • Standard — ca. 4 Wochen
  • Schnell — ca. 2 Wochen
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Wer prüft den Abschluss fachlich?

Ausschließlich qualifizierte, in Deutschland zugelassene Steuerberater. Sie geben den Abschluss fachlich frei und haften dafür.

Keine KI, kein Praktikant — die finale Freigabe erfolgt immer durch einen Steuerberater mit Berufshaftpflicht.

Was kostet der Jahresabschluss?

Wir arbeiten mit transparenten Festpreisen — kein Stundensatz, keine Nachberechnung. Der Preis hängt ab von Rechtsform, Umsatzgröße und gewünschter Geschwindigkeit.

Unser Kostenrechner zeigt Ihnen in 60 Sekunden Ihren verbindlichen Preis — ohne Anmeldung.

Sind die Preise verbindlich?

Ja. Was Sie im Angebot sehen, ist der Endpreis — keine versteckten Gebühren, keine Stundenabrechnung.

Gibt es Rabatte für mehrere Jahre?

Ja — wer mehrere Geschäftsjahre auf einmal beauftragt, profitiert von einem Paketpreis. Unser Kostenrechner zeigt Ihnen den kombinierten Preis direkt an.

Übernehmt ihr E‑Bilanz und Offenlegung?

Ja. E‑Bilanz elektronisch ans Finanzamt, Offenlegung im Bundesanzeiger — vollständig digital und fristgerecht.

Gibt es ein Dauermandat?

Ja. Ab ca. 49 € / Monat kombinieren wir KI‑Assistenz mit persönlicher Steuerberater‑Betreuung. Der Jahresabschluss am Ende ist inklusive.

Umfang nach Wahl: laufende Buchhaltung, Lohnabrechnung, Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss.

Erstellt ihr auch Steuererklärungen?

Ja — Körperschaft‑, Gewerbe‑, Umsatz‑ und Einkommensteuer. Wir erstellen und übermitteln elektronisch ans Finanzamt.

Auf Wunsch auch die private Einkommensteuererklärung der Gesellschafter.

Macht ihr auch Lohn‑ und Gehaltsabrechnungen?

Ja — von der monatlichen Lohnabrechnung über Sozialversicherungsmeldungen bis zur Lohnsteueranmeldung. Digital, fristgerecht und mit direkter DATEV‑Anbindung.

Übernehmt ihr die Umsatzsteuervoranmeldung?

Ja. Monatlich oder quartalsweise — vollautomatisiert aus Ihrer laufenden Buchhaltung erstellt und fristgerecht ans Finanzamt übermittelt.

Habe ich einen festen Ansprechpartner?

Ja. Kein Callcenter, keine wechselnden Sachbearbeiter. Sie haben einen festen Ansprechpartner in unserer Kanzlei — persönlich per Telefon, E‑Mail oder Chat im Mandantenportal erreichbar.

Kann ich den Vertrag kündigen, wenn es nicht passt?

Ja. Das Dauermandat ist monatlich kündbar — ohne versteckte Bindungen oder Wechselgebühren.

Wie sicher sind meine Daten?

Server ausschließlich in Frankfurt, DSGVO‑konform und verschlüsselt. Ihre Daten verlassen Deutschland nie.

Zugriff ausschließlich über 2‑Faktor‑Authentifizierung. Alle Dokumente werden revisionssicher gemäß GoBD archiviert.

Nutzt ihr Cloud‑Dienste außerhalb der EU?

Nein. Alle produktiven Systeme werden ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben. Auch die KI‑Verarbeitung läuft auf Servern innerhalb der EU.

Arbeitet ihr mit KI — und was bedeutet das für meine Daten?

Ja, wir nutzen KI für Belegerkennung, Kontierung und Datenabgleich. Alle Modelle laufen auf eigenen Servern in Deutschland. Ihre Daten werden nicht zum Training externer Modelle verwendet.

Wie ist der Zugang zum Mandantenportal geschützt?

Durch Zwei‑Faktor‑Authentifizierung (SMS oder Authenticator‑App). Jede Anmeldung wird protokolliert, verdächtige Zugriffe werden automatisch erkannt und blockiert.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Gemäß gesetzlicher Aufbewahrungspflicht (10 Jahre) — revisionssicher archiviert auf Servern in Deutschland. Sie haben jederzeit vollen Zugriff.

GoBD‑konform Prüfungsfeste Dokumentation
DSGVO‑konform Sichere Datenverarbeitung
Server in Deutschland Datenhosting in Frankfurt
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Ben
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