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Bilanz erstellen Passau 2026 – Pflichten & Fristen

Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Wer muss in Passau eine Bilanz erstellen?

Die Pflicht zur Bilanzerstellung ist in Passau nicht anders geregelt als im übrigen Bundesgebiet. Entscheidend ist die Rechtsform und die Größenklasse des Unternehmens nach § 267 HGB. Alle Kapitalgesellschaften – insbesondere die GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG und KGaA – sind unabhängig von ihrer Größe zur doppelten Buchführung und damit zur Bilanzerstellung verpflichtet. Diese Pflicht ergibt sich aus § 242 HGB in Verbindung mit § 264 HGB für Kapitalgesellschaften.

Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) sind stets bilanzierungspflichtig. Einzelkaufleute sind nach § 238 Abs. 1 HGB buchführungspflichtig, sofern sie nicht nach § 241a HGB befreit sind (höchstens 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen). In Passau ansässige Unternehmen unterliegen diesen bundeseinheitlichen Vorschriften.

Größenklassen nach HGB – Stand 2026

Die Größenklasse einer Kapitalgesellschaft bestimmt den Umfang der Berichterstattung, die Offenlegungspflichten und die Prüfungspflicht. § 267 HGB definiert drei Größenklassen anhand von drei Schwellenwerten: Bilanzsumme, Umsatzerlöse und durchschnittliche Mitarbeiterzahl. Eine Gesellschaft gilt als klein, mittelgroß oder groß, wenn an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen mindestens zwei der drei Merkmale erfüllt sind.

Kleine Kapitalgesellschaften dürfen nach § 266 Abs. 1 Satz 3 HGB eine verkürzte Bilanz aufstellen und sind nach § 326 HGB von der Pflicht zur Offenlegung der Gewinn- und Verlustrechnung befreit, wenn diese nicht freiwillig offengelegt wird. Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften müssen vollständige Jahresabschlüsse offenlegen (mittelgroße mit Erleichterungen nach § 327 HGB). Mittelgroße und große Kapitalgesellschaften unterliegen zudem der Pflichtprüfung durch einen Abschlussprüfer gemäß § 316 HGB.

Fristen für Feststellung und Offenlegung 2026

Für das Geschäftsjahr 2025 mit Bilanzstichtag 31.12.2025 gelten für GmbHs in Passau folgende Fristen: Die Feststellung des Jahresabschlusses muss nach § 42a GmbHG innerhalb der ersten acht Monate des folgenden Geschäftsjahres erfolgen – also bis spätestens 31.08.2026 für mittelgroße und große GmbHs. Für kleine GmbHs verlängert sich die Frist auf elf Monate, also bis 30.11.2026.

Die Offenlegung beim Unternehmensregister muss nach § 325 HGB innerhalb von zwölf Monaten nach dem Abschlussstichtag erfolgen – für den Bilanzstichtag 31.12.2025 also bis spätestens 31.12.2026. Seit dem DiRUG (Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie), das am 01.08.2022 in Kraft getreten ist, erfolgt die Offenlegung ausschließlich über das Unternehmensregister in elektronischer Form. Der Bundesanzeiger ist für Jahresabschlüsse weder Einreichungs- noch Veröffentlichungsstelle.

• Jahresabschluss erstellen (Bilanz, GuV, Anhang)
• Gesellschafterbeschluss zur Feststellung vorbereiten
• Jahresabschluss von der Gesellschafterversammlung feststellen lassen (Frist: 8 bzw. 11 Monate)
• Unterlagen elektronisch beim Unternehmensregister einreichen (Frist: 12 Monate)
• Bestätigung der Offenlegung dokumentieren und archivieren

Bestandteile des Jahresabschlusses einer GmbH

Der Jahresabschluss einer GmbH besteht nach § 264 Abs. 1 HGB aus der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang. Diese drei Bestandteile bilden eine Einheit und müssen zusammen aufgestellt, festgestellt und – soweit offenlegungspflichtig – veröffentlicht werden. Die Bilanz zeigt die Vermögens- und Finanzlage zum Abschlussstichtag, die GuV stellt die Ertragslage des abgelaufenen Geschäftsjahres dar, und der Anhang erläutert und ergänzt die Zahlen aus Bilanz und GuV.

Bilanz: Aktiva und Passiva nach § 266 HGB

Die Bilanz gliedert sich in Aktivseite (Vermögen) und Passivseite (Kapital). Auf der Aktivseite werden Anlagevermögen (z. B. Sachanlagen, immaterielle Vermögensgegenstände, Finanzanlagen) und Umlaufvermögen (z. B. Vorräte, Forderungen, Kassenbestand) ausgewiesen. Die Passivseite zeigt das Eigenkapital (gezeichnetes Kapital, Rücklagen, Bilanzgewinn/-verlust) sowie das Fremdkapital (Rückstellungen, Verbindlichkeiten).

Gewinn- und Verlustrechnung: Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren

Die GuV kann nach § 275 HGB wahlweise im Gesamtkostenverfahren (GKV) oder im Umsatzkostenverfahren (UKV) erstellt werden. Das GKV gliedert nach Aufwandsarten (Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen), das UKV nach Funktionsbereichen (Herstellungskosten, Vertriebskosten, Verwaltungskosten). Die einmal gewählte Darstellung sollte beibehalten werden (Stetigkeitsprinzip, § 265 HGB).

Anhang: Erläuterungen und Pflichtangaben

Der Anhang ist integraler Bestandteil des Jahresabschlusses. Er enthält Angaben zu Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden (§ 284 HGB), Erläuterungen zu einzelnen Posten, Angaben zu Haftungsverhältnissen, zur Anzahl der Mitarbeiter, zu Organbezügen und vieles mehr. Kleine Kapitalgesellschaften können nach § 288 HGB einen verkürzten Anhang nutzen.

Bilanzierungsgrundsätze und Bewertungsvorschriften

Die handelsrechtliche Bilanzierung folgt den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB), die teilweise kodifiziert sind. Zentrale Prinzipien sind das Vorsichtsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB), das Realisationsprinzip (Gewinne nur ausweisen, wenn realisiert) und das Imparitätsprinzip (Verluste antizipieren, auch wenn noch nicht realisiert). Weiterhin gilt der Grundsatz der Bewertungsstetigkeit (§ 252 Abs. 1 Nr. 6 HGB): Einmal gewählte Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden sind grundsätzlich beizubehalten.

Für die Bewertung der Vermögensgegenstände und Schulden sind die §§ 252–256 HGB maßgeblich. Vermögensgegenstände des Anlagevermögens werden zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten angesetzt, vermindert um planmäßige Abschreibungen nach § 253 Abs. 3 HGB. Bei voraussichtlich dauernder Wertminderung ist eine außerplanmäßige Abschreibung vorzunehmen (§ 253 Abs. 3 Satz 5 HGB). Für das Umlaufvermögen gilt das strenge Niederstwertprinzip (§ 253 Abs. 4 HGB): Es ist mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten oder dem niedrigeren beizulegenden Wert anzusetzen.

• Anschaffungskosten: Kaufpreis zuzüglich Anschaffungsnebenkosten, abzüglich Anschaffungspreisminderungen (§ 255 Abs. 1 HGB)
• Herstellungskosten: Material, Fertigung und angemessene Teile der Gemeinkosten (§ 255 Abs. 2 HGB)
• Abschreibungen: Planmäßig nach Nutzungsdauer, außerplanmäßig bei dauerhafter Wertminderung
• Rückstellungen: Für ungewisse Verbindlichkeiten, drohende Verluste und unterlassene Instandhaltung (§ 249 HGB)

Digitale Erstellung und Einreichung beim Unternehmensregister

Seit dem DiRUG müssen Jahresabschlüsse in elektronischer Form beim Unternehmensregister eingereicht werden. Die Übermittlung erfolgt über das Portal www.unternehmensregister.de. Dabei ist der Jahresabschluss in einem vom Unternehmensregister akzeptierten elektronischen Format einzureichen.

Für die Einreichung ist eine Registrierung im Unternehmensregister mit Identitätsprüfung erforderlich. Nach erfolgreicher Übermittlung erhält die Gesellschaft eine Eingangsbestätigung, die als Nachweis der fristgerechten Offenlegung dient und zehn Jahre aufbewahrt werden sollte.

XBRL-Taxonomie für strukturierte Daten

Kapitalmarktorientierte Gesellschaften müssen ihre Jahresfinanzberichte im einheitlichen elektronischen Berichtsformat (ESEF) offenlegen (§ 328 Abs. 1 HGB). XBRL (eXtensible Business Reporting Language) ist ein internationaler Standard für die elektronische Übermittlung von Finanzberichten. Die Strukturierung erleichtert die maschinelle Auswertung und Analyse der Daten.

• Registrierung im Unternehmensregister
• Jahresabschluss im akzeptierten elektronischen Format vorbereiten
• Offenlegungspflichtige Unterlagen vollständig hochladen (Bilanz, ggf. GuV, Anhang, Lagebericht, Bestätigungsvermerk)
• Eingangsbestätigung herunterladen und archivieren
• Einstellung im Unternehmensregister abwarten (erfolgt automatisch nach Prüfung der übermittelten Unterlagen)

Selbst erstellen oder Steuerberater beauftragen?

Grundsätzlich ist der Geschäftsführer einer GmbH für die ordnungsgemäße Buchführung und die rechtzeitige Erstellung des Jahresabschlusses verantwortlich (§ 41 GmbHG). Er darf diese Aufgaben delegieren – etwa an einen Steuerberater oder eine interne Buchhaltung –, bleibt aber für die Einhaltung der Pflichten persönlich haftbar. Die Frage, ob der Jahresabschluss intern oder durch einen Steuerberater erstellt werden soll, hängt von mehreren Faktoren ab: Fachkompetenz, Zeitressourcen, Komplexität der Geschäftsvorfälle und Haftungsrisiken.

In der Praxis beauftragen viele GmbHs einen Steuerberater mit der Erstellung des Jahresabschlusses. Dies gilt insbesondere, wenn komplexe Sachverhalte vorliegen – etwa Beteiligungen, Rückstellungen für Pensionen, latente Steuern oder internationale Geschäftsbeziehungen. Der Steuerberater erstellt nicht nur den handelsrechtlichen Jahresabschluss, sondern übernimmt in der Regel auch die steuerliche Gewinnermittlung, die Körperschaftsteuererklärung und die Gewerbesteuererklärung.

Digitale Zusammenarbeit ist heute verbreitet: Belege per Upload, Rückfragen per E-Mail oder Videocall. Die klassische Vor-Ort-Beratung ist nicht mehr zwingend notwendig.

Alternativ stellt OnlineBilanz.de Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen der Gesellschaft. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung.

Häufige Fehler bei der Bilanzerstellung

Auch bei sorgfältiger Arbeit können bei der Erstellung des Jahresabschlusses Fehler auftreten, die im schlimmsten Fall zu Haftungsrisiken, Ordnungsgeldern oder steuerlichen Nachteilen führen. Die häufigsten Fehlerquellen lassen sich in formale, bewertungstechnische und fristbezogene Probleme unterteilen.

Formale und strukturelle Fehler

• Unvollständiger Jahresabschluss: Fehlender Anhang oder fehlende Unterschrift des Geschäftsführers
• Falsche Gliederung: Abweichung vom Gliederungsschema des § 266 bzw. § 275 HGB ohne Begründung
• Fehlende Vergleichszahlen: Vorjahreszahlen müssen für alle Posten angegeben werden (§ 265 Abs. 2 HGB)
• Verstoß gegen das Stetigkeitsgebot: Wechsel der Bilanzierungs- oder Bewertungsmethode ohne sachlichen Grund und ohne Offenlegung im Anhang

Bewertungsfehler und Bilanzansätze

• Zu hohe oder zu niedrige Abschreibungen: Falsche Nutzungsdauer oder fehlende außerplanmäßige Abschreibungen bei Wertminderung
• Unterlassene oder überhöhte Rückstellungen: Insbesondere für drohende Verluste, Prozessrisiken, Urlaubsansprüche oder Instandhaltung
• Falsche Aktivierung immaterieller Vermögensgegenstände: Selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens dürfen nach § 248 Abs. 2 HGB aktiviert werden, müssen aber bestimmte Voraussetzungen erfüllen
• Fehlerhafte Vorratsbewertung: Bewertung über Anschaffungs- oder Herstellungskosten hinaus oder Nichtbeachtung des Niederstwertprinzips

Fristen und Offenlegung

Ein häufiger und kostspieliger Fehler ist die Versäumung der Offenlegungsfrist. Viele Geschäftsführer unterschätzen den Zeitbedarf für die Erstellung, Feststellung und elektronische Einreichung. Auch die falsche Einreichungsplattform ist noch immer ein Problem: Seit dem DiRUG (01.08.2022) ist ausschließlich das Unternehmensregister zuständig – nicht mehr der Bundesanzeiger als Eingabestelle.

Um diese Fehler zu vermeiden, empfiehlt sich eine strukturierte Vorbereitung, regelmäßige Abstimmung der Buchhaltung und – insbesondere bei komplexen Sachverhalten – die Beauftragung eines Steuerberaters. Dieser prüft den Jahresabschluss auf formale und materielle Richtigkeit, übernimmt die fristgerechte Einreichung und dokumentiert alle Schritte revisionssicher.

Steuerliche Gewinnermittlung und Jahresabschluss

Der handelsrechtliche Jahresabschluss ist Ausgangspunkt für die steuerliche Gewinnermittlung. Für Kapitalgesellschaften gilt nach § 5 Abs. 1 EStG in Verbindung mit § 8 Abs. 1 KStG der Grundsatz der Maßgeblichkeit der Handelsbilanz für die Steuerbilanz: Das steuerliche Ergebnis wird grundsätzlich aus dem handelsrechtlichen Jahresüberschuss abgeleitet. Allerdings gibt es zahlreiche steuerliche Korrekturen – sogenannte Mehr-Weniger-Rechnungen –, die in der Steuerbilanz oder außerbilanziell vorzunehmen sind.

Typische steuerliche Korrekturen

• Abweichende Abschreibungen: Steuerlich können ggf. Sonder-AfA oder degressive AfA in Betracht kommen (je nach Gesetzeslage)
• Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: z. B. 30 % der Bewirtungsaufwendungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG), Geldbußen, überhöhte Geschäftsführergehälter
• Verdeckte Gewinnausschüttungen (vGA): Wenn die GmbH dem Gesellschafter-Geschäftsführer unangemessen hohe Vergütungen zahlt, kann das Finanzamt eine vGA annehmen
• Zinsschranke: Begrenzung des Betriebsausgabenabzugs für Zinsaufwendungen nach § 4h EStG bei größeren Gesellschaften
• Hinzurechnungen nach Gewerbesteuer: z. B. Entgelte für Schulden sowie Teile von Miet- und Pachtzinsen (§ 8 Nr. 1 GewStG)

Die steuerliche Gewinnermittlung mündet in die Körperschaftsteuererklärung, die Gewerbesteuererklärung und ggf. weitere steuerliche Erklärungen. Diese sind bis zum 31.07. des Folgejahres beim Finanzamt einzureichen – bzw. bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres, wenn die Erklärungen durch eine nach §§ 3, 4 StBerG befugte Person (z. B. Steuerberater) erstellt werden (§ 149 Abs. 3 AO); für den VZ 2025 fällt dieser Termin auf Sonntag, 28.02.2027, sodass die Frist am 01.03.2027 endet (§ 108 Abs. 3 AO).

Bilanz erstellen in Passau mit OnlineBilanz

Für GmbHs in Passau stellt OnlineBilanz.de Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit. Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen der Gesellschaft; auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung.

Der Ablauf: Die Gesellschaft stellt ihre Buchhaltungsdaten in der Software bereit, die daraus einen KI-gestützten Entwurf von Jahresabschluss und E-Bilanz erstellt. Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart, ist erster Ansprechpartner. Nach Prüfung und Freigabe – auf Wunsch durch einen kooperierenden Steuerberater – stellen die Gesellschafter den Jahresabschluss fest; die E-Bilanz wird technisch übermittelt. Die Offenlegung beim Unternehmensregister ist ein gesonderter Schritt.

Die Software ist ortsunabhängig nutzbar; Anfahrtswege entfallen.

Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen der Gesellschaft; die optionale Prüfung übernimmt ein kooperierender Steuerberater in eigener beruflicher Verantwortung. Informationen für andere bayerische Städte finden Sie etwa unter Bilanz in Schweinfurt erstellen.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Gesetzliche Grundlagen: Handelsgesetzbuch (HGB), GmbH-Gesetz (GmbHG), Unternehmensregister, Einkommensteuergesetz (EStG). Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.