Aufbewahrungsfrist Rechnungen 2026: Pflichten & Fristen
Zuletzt aktualisiert: May 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Rechnungen müssen in Deutschland zehn Jahre aufbewahrt werden – das gilt sowohl nach Steuerrecht (§ 147 AO) als auch nach Handelsrecht (§ 257 HGB). Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Wer gegen die Aufbewahrungspflicht verstößt, riskiert empfindliche Bußgelder und steuerliche Schätzungen.
Kurzantwort
Rechnungen sind nach § 147 AO und § 257 HGB zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt oder empfangen wurde. Sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen unterliegen dieser Pflicht, wobei elektronische Rechnungen in unverändertem, maschinell auswertbarem Format archiviert werden müssen.
Inhaltsverzeichnis
- Welche gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt für Rechnungen?
- Aufbewahrungspflicht nach Handelsrecht und Steuerrecht: Was ist der Unterschied?
- Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist und wie wird sie berechnet?
- Welche Rechnungen müssen aufbewahrt werden?
- Wie müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden?
- Dürfen Papierrechnungen digitalisiert und vernichtet werden?
- Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht?
- Praktische Tipps: So organisieren Sie die Aufbewahrung rechtssicher
- Besonderheiten der Aufbewahrungspflicht bei der GmbH
Welche gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt für Rechnungen?
Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland grundsätzlich 10 Jahre. Diese Vorgabe ergibt sich aus § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 AO (Abgabenordnung) in Verbindung mit § 14b UStG. Die Frist gilt gleichermaßen für eingehende wie für ausgehende Rechnungen und beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde — nicht mit dem Datum der Zahlung oder des Geschäftsvorfalls.
Für GmbH-Geschäftsführer ist die Einhaltung dieser Frist von besonderer Bedeutung: Verstöße können nicht nur steuerliche Nachteile nach sich ziehen, sondern im Extremfall auch persönliche Haftungsrisiken begründen. Die 10-jährige Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig davon, ob die Rechnung in Papierform oder elektronisch vorliegt.
Beginn der Aufbewahrungsfrist
Eine am 15. März 2025 ausgestellte Rechnung muss bis zum 31. Dezember 2035 aufbewahrt werden. Die Frist beginnt immer erst mit Ablauf des Kalenderjahres, nicht mit dem Rechnungsdatum selbst.
| Dokumentart | Rechtsgrundlage | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|---|
| Eingangs- und Ausgangsrechnungen | § 147 Abs. 1 Nr. 1, 4 AO | 10 Jahre |
| Buchungsbelege, Kassenbons | § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO | 10 Jahre |
| Jahresabschlüsse, Inventare | § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO | 10 Jahre |
| Handels- und Geschäftsbriefe | § 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 AO | 6 Jahre |
| Lohnunterlagen | § 41 Abs. 1 EStG | 6 Jahre |
Aufbewahrungspflicht nach Handelsrecht und Steuerrecht: Was ist der Unterschied?
Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen und Geschäftsunterlagen ergibt sich aus zwei unterschiedlichen Rechtsgebieten: dem Handelsrecht (§ 257 HGB) und dem Steuerrecht (§ 147 AO). Beide Vorschriften existieren parallel und müssen jeweils beachtet werden. In der Praxis führt dies dazu, dass stets die längere Frist maßgeblich ist.
Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB
Nach § 257 HGB sind Kaufleute verpflichtet, Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Konzernabschlüsse 10 Jahre aufzubewahren. Für empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Kopien abgesandter Handels- oder Geschäftsbriefe gilt eine Frist von 6 Jahren. Buchungsbelege — wozu auch Rechnungen zählen — müssen ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden.
Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO
Das Steuerrecht regelt die Aufbewahrung in § 147 AO. Hier beträgt die Frist für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse sowie Buchungsbelege (einschließlich Rechnungen) ebenfalls 10 Jahre. Für sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. geschäftliche Korrespondenz), gelten 6 Jahre.
§ 257 HGB (Handelsrecht)
Gilt für alle Kaufleute (auch GmbH). 10 Jahre für Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare. 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe.
§ 147 AO (Steuerrecht)
Gilt für alle Steuerpflichtigen. 10 Jahre für Buchungsbelege, Rechnungen, Jahresabschlüsse. 6 Jahre für sonstige steuerrelevante Unterlagen.
„In der Praxis bedeutet die parallele Geltung beider Vorschriften: Wer die 10-jährige Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO einhält, erfüllt zugleich die handelsrechtlichen Anforderungen. Für Rechnungen ist damit immer von 10 Jahren auszugehen.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist und wie wird sie berechnet?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt gemäß § 147 Abs. 4 AO mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch oder die letzte Aufzeichnung erfolgt ist, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde. Bei Rechnungen ist dies in der Regel das Kalenderjahr der Rechnungsstellung, nicht der Zahlung.
Diese Regelung ist praxisrelevant: Eine Rechnung vom 5. Januar 2025 und eine vom 28. Dezember 2025 haben denselben Fristbeginn — nämlich den 31. Dezember 2025. Die Aufbewahrungsfrist endet dann jeweils am 31. Dezember 2035. Erst ab dem 1. Januar 2036 dürfen diese Rechnungen vernichtet werden.
Praktisches Berechnungsbeispiel
| Rechnungsdatum | Kalenderjahr (Ende) | Fristbeginn | Fristende | Vernichtung ab |
|---|---|---|---|---|
| 15.03.2025 | 31.12.2025 | 01.01.2026 | 31.12.2035 | 01.01.2036 |
| 08.11.2025 | 31.12.2025 | 01.01.2026 | 31.12.2035 | 01.01.2036 |
| 02.01.2026 | 31.12.2026 | 01.01.2027 | 31.12.2036 | 01.01.2037 |
Vorsicht bei freiwilliger Vernichtung
Die Vernichtung von Belegen sollte nicht vor Ablauf der vollen Frist erfolgen. Selbst bei bereits abgeschlossenen Betriebsprüfungen kann die Finanzverwaltung im Rahmen der Festsetzungsverjährung (§ 169 AO) noch auf die Unterlagen zugreifen wollen.
Wichtig ist zudem: Die Frist verlängert sich nicht automatisch durch spätere Ereignisse wie Zahlungseingang, Mahnverfahren oder Buchung. Maßgeblich bleibt das Jahr der Rechnungsstellung bzw. der letzten buchhalterischen Eintragung.
Welche Rechnungen müssen aufbewahrt werden?
Grundsätzlich unterliegen alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen der Aufbewahrungspflicht — unabhängig von ihrer Höhe, ihrer steuerlichen Behandlung oder ihrer Zahlungsweise. Dies umfasst sowohl Rechnungen im klassischen Sinne (§ 14 UStG) als auch Kleinbetragsrechnungen, Gutschriften, Proforma-Rechnungen und elektronische Rechnungen.
Eingangsrechnungen
Alle Rechnungen, die Ihr Unternehmen von Lieferanten, Dienstleistern oder sonstigen Geschäftspartnern erhält, sind aufbewahrungspflichtig. Dies gilt auch dann, wenn die Rechnung nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt (z. B. Kleinunternehmer-Rechnungen nach § 19 UStG) oder die Zahlung noch nicht erfolgt ist.
Ausgangsrechnungen
Für alle von Ihrem Unternehmen ausgestellten Rechnungen gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Nach § 14b Abs. 1 UStG ist jeder Unternehmer verpflichtet, ein Doppel jeder ausgestellten Rechnung 10 Jahre lang aufzubewahren. Dies betrifft auch Rechnungen, die nachträglich storniert oder korrigiert wurden — auch diese müssen im Original bzw. als Duplikat archiviert werden.
-
Alle Eingangsrechnungen (auch Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro)
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Alle Ausgangsrechnungen inkl. Rechnungskopien
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Stornobelege und Korrekturrechnungen
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Gutschriften (sowohl erhalten als auch erteilt)
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Anzahlungsrechnungen und Schlussrechnungen
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Proforma-Rechnungen (auch wenn nicht umsatzsteuerrelevant)
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Elektronische Rechnungen (PDF, XRechnung, ZUGFeRD)
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Fahrausweise, Belege unter 250 Euro (soweit Betriebsausgaben)
Auch Kleinbetragsrechnungen aufbewahren
Selbst Tankquittungen, Parktickets oder Büromaterial-Belege unterliegen der Aufbewahrungspflicht, sofern sie als Betriebsausgaben geltend gemacht wurden. Die Höhe der Rechnung ist für die Aufbewahrungspflicht nicht relevant.
Wie müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden?
Elektronische Rechnungen — etwa als PDF per E-Mail, XRechnung oder ZUGFeRD-Format — sind seit vielen Jahren gleichwertig zu Papierrechnungen. Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt uneingeschränkt. Entscheidend ist, dass die Rechnung während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar bleibt (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO, § 14b Abs. 1 Satz 3 UStG).
Das bedeutet: Eine elektronisch empfangene oder versendete Rechnung muss auch elektronisch archiviert werden. Ein Ausdruck auf Papier genügt nur dann, wenn die Papierform die ursprüngliche Form war. Bei elektronischen Rechnungen muss das Originalformat gespeichert werden — inklusive eventueller Metadaten, Signaturen oder strukturierter Daten.
Anforderungen an die elektronische Archivierung
- Unveränderbarkeit: Die gespeicherte Rechnung darf während der Aufbewahrungsfrist nicht mehr verändert werden können (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO). Technisch kann dies durch revisionssichere Archivsysteme oder Schreibschutz gewährleistet werden.
- Lesbarkeit: Die Rechnung muss jederzeit lesbar sein. Das bedeutet, dass auch die notwendige Software (z. B. PDF-Reader, spezielle Viewer für XRechnung) verfügbar bleiben muss.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Bei Betriebsprüfungen muss die Finanzverwaltung die Daten maschinell auswerten können. Dies erfordert ggf. eine strukturierte Ablage oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).
- Vollständigkeit: Auch Anhänge, E-Mail-Korrespondenz oder Bestellbestätigungen sollten mitarchiviert werden, wenn sie zur Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls beitragen.
„Viele Mandanten fragen, ob ein einfacher Ordner auf dem Server ausreicht. Grundsätzlich ja — solange die GoBD-Anforderungen erfüllt sind: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit. In der Praxis empfehlen wir ein revisionssicheres DMS oder cloudbasierte Buchhaltungslösungen, die diese Anforderungen technisch umsetzen.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
E-Mail-Archivierung nicht vergessen
Wenn eine Rechnung per E-Mail versendet oder empfangen wurde, gehört auch die E-Mail selbst zur aufbewahrungspflichtigen Korrespondenz. Ein reines Speichern des PDF-Anhangs reicht nicht immer aus — die vollständige E-Mail inkl. Header sollte archiviert werden.
Dürfen Papierrechnungen digitalisiert und vernichtet werden?
Ja, Papierrechnungen dürfen grundsätzlich digitalisiert und anschließend vernichtet werden — unter strengen Voraussetzungen. Die rechtliche Grundlage bildet die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), die das BMF in der Fassung vom 28.11.2019 veröffentlicht hat.
Entscheidend ist, dass die Digitalisierung den Grundsätzen der Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit genügt. Das bedeutet: Der Scan muss bildlich und inhaltlich identisch mit dem Original sein, revisionssicher gespeichert werden und jederzeit wieder auffindbar sein.
Voraussetzungen für die ersetzende Digitalisierung
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Vollständige und bildgetreue Erfassung (kein Informationsverlust)
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Unveränderbare Speicherung (z. B. in einem revisionssicheren DMS)
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Nachvollziehbarkeit durch Verfahrensdokumentation (wer scannt wann, wie, mit welcher Software?)
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Sicherstellung der Lesbarkeit über die gesamte Aufbewahrungsfrist
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Zeitnahe Digitalisierung (möglichst unmittelbar nach Belegeingang)
-
Interne Kontrollen und Qualitätssicherung des Scanprozesses
Nach erfolgter Digitalisierung und Qualitätskontrolle darf das Papierdokument grundsätzlich vernichtet werden. Viele Unternehmen bewahren die Originale dennoch für eine Übergangszeit auf, um bei etwaigen technischen Problemen oder Prüfungen auf Nummer sicher zu gehen.
Verfahrensdokumentation ist Pflicht
Wer Papierbelege ersetzend digitalisiert, muss gemäß GoBD eine schriftliche Verfahrensdokumentation führen. Darin ist festzuhalten: Scanprozess, verwendete Technik, Verantwortlichkeiten, Qualitätssicherung und Archivierungsort.
Für GmbH-Geschäftsführer bedeutet dies: Die Entscheidung zur ersetzenden Digitalisierung sollte bewusst getroffen und dokumentiert werden. Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen möchte, sollte auch die Archivierungsstrategie im Vorfeld abstimmen — OnlineBilanz.de bietet digitale Steuerberater-Leistungen, die auch Fragen zur GoBD-konformen Archivierung umfassen.
Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht?
Die Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht kann erhebliche steuerliche, handelsrechtliche und strafrechtliche Folgen haben. Die Bandbreite reicht von Schätzungen des Finanzamts über Bußgelder bis hin zu persönlichen Haftungsrisiken für den Geschäftsführer.
Steuerliche Konsequenzen
Kann ein Unternehmen die Buchführung oder Belege nicht vollständig vorlegen, ist das Finanzamt gemäß § 162 AO berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Dies erfolgt regelmäßig zu Ungunsten des Steuerpflichtigen. Auch der Vorsteuerabzug kann nachträglich versagt werden, wenn die entsprechenden Rechnungen nicht mehr vorgelegt werden können (§ 15 Abs. 1 UStG).
Zudem können Verstöße gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit nach § 379 AO mit einem Bußgeld bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Werden Belege vorsätzlich vernichtet, um steuerliche Vorteile zu erlangen, kann dies strafrechtlich als Steuerhinterziehung (§ 370 AO) verfolgt werden.
Handelsrechtliche Konsequenzen
Nach § 283b StGB kann die Verletzung der Buchführungspflicht — wozu auch die Aufbewahrung zählt — im Insolvenzfall als Straftat gewertet werden. Der Geschäftsführer einer GmbH haftet zudem persönlich, wenn er schuldhaft gegen seine Pflichten aus § 257 HGB verstößt und dadurch der Gesellschaft oder Gläubigern ein Schaden entsteht.
10 Jahre
Aufbewahrungsfrist Rechnungen
bis 25.000 €
Bußgeld nach § 379 AO
§ 162 AO
Schätzungsbefugnis Finanzamt
Persönliche Haftung des Geschäftsführers
Der Geschäftsführer einer GmbH ist für die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung verantwortlich. Bei schuldhafter Pflichtverletzung haftet er persönlich gegenüber der Gesellschaft und im Extremfall auch gegenüber Dritten (§ 43 GmbHG).
„In der Praxis erleben wir immer wieder, dass bei Betriebsprüfungen fehlende Belege zu erheblichen Nachzahlungen führen — nicht weil Steuern hinterzogen wurden, sondern weil die Nachweispflicht nicht erfüllt werden konnte. Prävention durch eine saubere Archivierung ist hier deutlich günstiger.“
— Das OnlineBilanz Steuerberater-Team
Praktische Tipps: So organisieren Sie die Aufbewahrung rechtssicher
Eine rechtssichere Archivierung erfordert Organisation, Systematik und die richtigen technischen Hilfsmittel. Die folgenden Empfehlungen haben sich in der Praxis bewährt und helfen, die Anforderungen der GoBD sowie der §§ 147 AO, 257 HGB dauerhaft zu erfüllen.
1. Klare Ablagestruktur festlegen
Legen Sie eine einheitliche Ordnerstruktur fest — nach Jahren, Monaten und ggf. nach Belegart (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankauszüge etc.). Dies erleichtert nicht nur die spätere Auffindbarkeit, sondern ist auch Voraussetzung für die maschinelle Auswertbarkeit.
2. Revisionssicheres Archivsystem nutzen
Nutzen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die eine unveränderbare Speicherung gewährleistet. Achten Sie darauf, dass das System Versionierung, Zugriffsschutz und Protokollierung bietet.
3. Verfahrensdokumentation erstellen
Dokumentieren Sie schriftlich, wie in Ihrem Unternehmen Belege erfasst, digitalisiert, abgelegt und archiviert werden. Diese Verfahrensdokumentation ist GoBD-Pflicht und wird bei Betriebsprüfungen regelmäßig angefordert.
4. Regelmäßige Datensicherung
Sichern Sie Ihre digitalen Belege regelmäßig und redundant (z. B. externe Festplatte, Cloud-Backup). Ein Datenverlust kann zur Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflicht führen — mit allen oben beschriebenen Konsequenzen.
5. Fristen im Blick behalten
Markieren Sie Belege nach Jahrgängen und notieren Sie das Jahr, ab dem eine Vernichtung erlaubt ist. So vermeiden Sie vorzeitige Vernichtung oder unnötig lange Aufbewahrung.
Digitalisierung
Scannen Sie Papierbelege zeitnah und revisionssicher. Verfahrensdokumentation nicht vergessen.
Ablagesystem
Klare Struktur nach Jahren, Belegarten, Monaten. Erleichtert Prüfungen und internes Controlling.
Backup
Regelmäßige Sicherung auf externen Medien oder in der Cloud. Schutz vor Datenverlust.
OnlineBilanz unterstützt Sie
Wer den Jahresabschluss durch einen Steuerberater erstellen lassen möchte und gleichzeitig eine moderne, digitale Archivierungslösung sucht, findet auf OnlineBilanz.de digitale Steuerberater-Leistungen mit transparenten Festpreisen — inklusive Beratung zu GoBD-konformer Belegablage.
Besonderheiten der Aufbewahrungspflicht bei der GmbH
Für GmbHs gelten neben den allgemeinen Aufbewahrungspflichten nach §§ 147 AO und 257 HGB zusätzliche gesellschaftsrechtliche Anforderungen. Der Geschäftsführer trägt die persönliche Verantwortung für die ordnungsgemäße Buchführung und Archivierung — und haftet bei Verstößen unter Umständen persönlich.
Geschäftsführerhaftung nach § 43 GmbHG
Nach § 43 Abs. 1 GmbHG haben die Geschäftsführer bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden. Dazu gehört auch die Einhaltung der handels- und steuerrechtlichen Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten. Verstöße können zum Schadensersatz gegenüber der Gesellschaft führen — und in Ausnahmefällen auch gegenüber Gläubigern.
Besonders kritisch wird es, wenn durch fehlende Belege eine Insolvenzantragspflicht nicht rechtzeitig erkannt wird oder im Insolvenzfall die Vermögenslage nicht mehr rekonstruiert werden kann. Hier drohen strafrechtliche Konsequenzen nach § 283b StGB (Verletzung der Buchführungspflicht).
Jahresabschluss und Offenlegung
Der Jahresabschluss muss gemäß § 325 HGB innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag im Unternehmensregister offengelegt werden (nicht mehr beim Bundesanzeiger — diese Regelung gilt seit dem DiRUG vom 01.08.2022). Auch der Jahresabschluss selbst unterliegt der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nach § 257 HGB und § 147 AO.
Die Feststellung des Jahresabschlusses muss bei kleinen GmbHs innerhalb von 11 Monaten, bei mittelgroßen und großen GmbHs innerhalb von 8 Monaten nach Bilanzstichtag erfolgen (§ 42a Abs. 2 GmbHG). Auch die dazugehörigen Unterlagen — Belege, Buchungsunterlagen, Inventare — müssen vollständig und nachvollziehbar vorliegen.
Ordnungsgeld bei verspäteter Offenlegung
Wird der Jahresabschluss nicht fristgerecht offengelegt, droht ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB in Höhe von mindestens 2.500 Euro, in schweren Fällen bis zu 25.000 Euro. Auch hier haftet der Geschäftsführer persönlich.
„Viele Geschäftsführer unterschätzen die persönliche Haftungsgefahr. Wer nicht sicherstellt, dass Belege vollständig archiviert und Fristen eingehalten werden, riskiert im Ernstfall die eigene Bonität und Vermögenswerte. Eine frühzeitige Abstimmung mit dem Steuerberater ist hier Gold wert.“
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
| Pflicht | Rechtsgrundlage | Frist / Dauer | Konsequenz bei Verstoß |
|---|---|---|---|
| Jahresabschluss feststellen | § 42a Abs. 2 GmbHG | 11 Monate (klein) / 8 Monate (mittel, groß) | Geschäftsführerhaftung, Ordnungsgeld |
| Jahresabschluss offenlegen | § 325 HGB | 12 Monate nach Bilanzstichtag | Ordnungsgeld 500–25.000 € |
| Belege aufbewahren | § 147 AO, § 257 HGB | 10 Jahre | Schätzung, Bußgeld, Haftung |
| Buchführung ordnungsgemäß | § 43 GmbHG | laufend | Persönliche Haftung Geschäftsführer |
Häufig gestellte Fragen
Kann die Aufbewahrungsfrist durch Betriebsprüfung verlängert werden?
Ja. Wird vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist eine Außenprüfung angekündigt oder läuft diese noch, dürfen die betroffenen Unterlagen erst nach Abschluss der Prüfung und Bestandskraft des Steuerbescheids vernichtet werden – selbst wenn die 10-Jahres-Frist bereits abgelaufen ist. Dies ergibt sich aus § 147 Abs. 3 Satz 2 AO.
Müssen auch Rechnungen von Kleinbetragsgeschäften (z. B. Tankquittungen) 10 Jahre aufbewahrt werden?
Ja. Auch Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV) sind Geschäftsunterlagen und unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO bzw. § 257 HGB, sofern sie betrieblich veranlasst sind und als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
Wie lange müssen Privatpersonen Rechnungen aufbewahren?
Privatpersonen sind grundsätzlich nicht zur Aufbewahrung von Rechnungen verpflichtet. Empfohlen wird jedoch eine Aufbewahrung von mindestens zwei Jahren wegen Gewährleistungsansprüchen und drei Jahren wegen der zivilrechtlichen Verjährung nach § 195 BGB. Bei Handwerkerleistungen am Eigenheim (Steuerermäßigung § 35a EStG) empfiehlt sich die Aufbewahrung bis zum Bestandskraftwerden des Steuerbescheids.
Was gilt bei Rechnungen aus dem Ausland?
Auch ausländische Rechnungen unterliegen der deutschen Aufbewahrungspflicht, sofern sie für steuerliche oder handelsrechtliche Zwecke in Deutschland relevant sind (z. B. Vorsteuerabzug, Betriebsausgabe). Die Frist beträgt ebenfalls zehn Jahre ab Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist. Bei fremdsprachigen Belegen kann das Finanzamt im Einzelfall eine Übersetzung verlangen.
Kann die Aufbewahrung auch im EU-Ausland erfolgen?
Ja, nach § 146 Abs. 2a AO dürfen Unterlagen auch im EU-Ausland aufbewahrt werden, sofern der jederzeitige Datenzugriff durch die Finanzverwaltung sichergestellt ist und dies der zuständigen Finanzbehörde vorab schriftlich angezeigt wurde. Bei Drittstaaten außerhalb der EU ist eine Bewilligung der Finanzverwaltung erforderlich.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. Für Ihren konkreten Jahresabschluss erstellt ein zugelassener Steuerberater von OnlineBilanz die Bilanz, prüft sie fachlich und unterzeichnet rechtsverbindlich. Gesetzliche Grundlagen: § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen, § 257 HGB – Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen, § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen, GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
