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Datum

Lesedauer

5–7 Minuten

OnlineBilanz›Wissensdatenbank›DATEV Jahresabschluss Checkliste

DATEV · Jahresabschluss · Checkliste · XBRL

DATEV Jahresabschluss Checkliste

Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 13 Minuten

DATEV ist in Deutschland weit verbreitet. Diese spezialisierte Checkliste deckt alle DATEV-spezifischen Anforderungen für einen fehlerfreien Jahresabschluss ab – von der Kontenpflege über die Bewertung und den DATEV-Export bis hin zur Weiterverarbeitung durch OnlineBilanz (DATEV-Export kompatibel). Für die rechtssichere Umsetzung aller Anforderungen bietet die Checkliste Jahresabschluss 2026 eine strukturierte Übersicht aller notwendigen Schritte, um den gesamten Prozess vollständig und fehlerfrei durchzuführen.

SG
Servet Gündogan

Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart

Als Büroleiter ist Servet erster Ansprechpartner für Kunden. Er führt das Erstgespräch und koordiniert auf Wunsch die Zusammenarbeit mit kooperierenden Steuerberatern.

Hinweis: OnlineBilanz stellt Software und einen KI-gestützten Entwurf bereit. Steuerberatende Leistungen erbringen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer.

Inhaltsverzeichnis

  1. DATEV und der Jahresabschluss
  2. Teil 1: DATEV-Kontenpflege und -Bereinigung
  3. Teil 2: Bewertung und Jahresendarbeiten in DATEV
  4. Teil 3: DATEV-Export korrekt durchführen
  5. Teil 4: Weiterverarbeitung mit OnlineBilanz
  6. Typische DATEV-Fehler und ihre Auswirkungen
  7. Häufige Fragen

4

Phasen in der DATEV-Jahresabschluss-Checkliste: Kontenpflege, Bewertung, Export, Weiterverarbeitung

DATEV-Export kompatibel

OnlineBilanz verarbeitet Daten im Format des DATEV-Exports

12

Monate Offenlegungsfrist nach Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB)

DATEV und der Jahresabschluss

DATEV ist ein weit verbreitetes Buchführungssystem und liefert die Buchführungsdaten, die als Grundlage des Jahresabschlusses benötigt werden. Auf Basis eines DATEV-Exports erstellt OnlineBilanz (DATEV-Export kompatibel) einen KI-gestützten Jahresabschluss- und E-Bilanz-Entwurf und übermittelt die E-Bilanz technisch nach § 87d AO. Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen der Gesellschaft; auf Wunsch prüft, gibt frei und unterzeichnet gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater.

Teil 1: DATEV-Kontenpflege und -Bereinigung

Debitoren- und Kreditorenkonten

  • Alle offenen Debitorenposten älter als 90 Tage einzeln geprüft
  • Uneinbringliche Forderungen wertberichtigt oder ausgebucht
  • Geleistete Anzahlungen korrekt auf Kreditoren gebucht
  • Alle offenen Kreditorenposten abgestimmt
  • Erhaltene Anzahlungen korrekt auf Debitoren gebucht
  • Verrechnungskonten mit Gesellschafter-Geschäftsführern ausgeglichen oder begründet

Bankkonten und Zahlungsverkehr

  • Alle Bankkonten mit letztem Kontoauszug des Jahres abgestimmt
  • Kein ungeklärter Differenzbetrag auf Transitkonten
  • PayPal und sonstige Zahlungsdienstleister vollständig abgestimmt
  • Kassenbuch stimmt mit Kassenbestand zum 31.12. überein
  • Eventuell laufende Lastschriften und Überweisungen nach Jahresende geprüft

Umsatzsteuer und übrige Konten

  • Umsatzsteuerkonten bereinigt
  • Vorsteuererstattungsanspruch korrekt ausgewiesen
  • Alle Voranmeldungen des Jahres übereinstimmend mit DATEV-Buchungen
  • Kontenrahmen einheitlich (nicht SKR 03 und SKR 04 gemischt)

Teil 2: Bewertung und Jahresendarbeiten in DATEV

Anlagevermögen und Abschreibungen

  • Anlagenspiegel in DATEV vollständig und aktuell
  • Abschreibungen für alle Wirtschaftsgüter gebucht (planmäßig und außerplanmäßig)
  • GWG-Abschreibungen (§ 6 Abs. 2 EStG, Grenze 800 €) korrekt behandelt
  • Leasingverträge vollständig erfasst

Inventur und Vorräte (§ 240 HGB)

  • Inventur zum 31.12. vollständig durchgeführt und dokumentiert
  • Inventurwerte in DATEV gebucht (Bestandsveränderungskonto)
  • Nicht mehr verwertbare Vorräte abgewertet oder ausgebucht
  • Inventurlisten 10 Jahre aufbewahren (§ 257 HGB)

Rückstellungen und Abgrenzungen (§ 249 HGB)

  • Steuerrückstellungen Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer gebucht
  • Urlaubsrückstellung ermittelt: offene Urlaubstage × (Bruttoarbeitsentgelt zzgl. Arbeitgeberanteile ÷ Arbeitstage)
  • Rückstellung für Jahresabschlusskosten gebucht
  • Pensionsrückstellungen aktuelles versicherungsmathematisches Gutachten
  • Aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) erfasst: im Jahr bezahlt, nächstes Jahr betreffend
  • Passive Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) erfasst: im alten Jahr erhalten, für nächstes Jahr

Teil 3: DATEV-Export korrekt durchführen

DATEV-ProduktExportpfadFormat für OnlineBilanz
DATEV Unternehmen OnlineLaut DATEV-ProgrammhilfeVorab mit OnlineBilanz abstimmen
DATEV Kanzlei-RechnungswesenLaut DATEV-ProgrammhilfeVorab mit OnlineBilanz abstimmen
DATEV Mittelstand FakturaLaut DATEV-ProgrammhilfeVorab mit OnlineBilanz abstimmen
Andere DATEV-ProdukteLaut DATEV-ProgrammhilfeVorab mit OnlineBilanz abstimmen

Vor dem Export prüfen

  • Exportzeitraum: 01.01. bis 31.12. vollständig ausgewählt
  • Richtiger Mandant ausgewählt
  • Richtiges Geschäftsjahr gewählt (nicht Vorjahr!)
  • Alle Buchungsstapel verbucht und nicht nur im Puffer
  • Export-Datei vollständig heruntergeladen und gespeichert

Teil 4: Weiterverarbeitung mit OnlineBilanz

Sobald der DATEV-Export vollständig und korrekt vorliegt: Auf Basis eines DATEV-Exports erstellt OnlineBilanz (DATEV-Export kompatibel) einen KI-gestützten Jahresabschluss- und E-Bilanz-Entwurf und übermittelt die E-Bilanz technisch nach § 87d AO. Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen der Gesellschaft; auf Wunsch prüft, gibt frei und unterzeichnet gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater. Preis ab 499,95 € netto (zzgl. USt.).

Typische DATEV-Fehler und ihre Auswirkungen

Fehler in DATEVAuswirkung auf den Jahresabschluss
Offene Posten nicht bereinigtForderungen und Verbindlichkeiten zu hoch ausgewiesen
Rückstellungen fehlenGewinn überhöht → zu hohe Steuervorauszahlung, Nachzahlung
Falsches ExportformatImport-Fehler bei OnlineBilanz, manuelle Klärung notwendig
Inventur nicht gebuchtWarenbestand fehlerhaft, GuV-Ergebnis falsch
Gesellschafter-Verrechnungskonto unklarEigenkapital falsch, Jahresabschluss unvollständig

Checkliste abgehakt – nächster Schritt mit OnlineBilanz

KI-gestützter Entwurf von Bilanz, GuV und Anhang · technische Übermittlung der E-Bilanz nach § 87d AO · auf Wunsch Prüfung und Unterzeichnung durch einen kooperierenden Steuerberater (Aufpreis)

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Häufige Fragen

Welche DATEV-Konten müssen vor dem Jahresabschluss bereinigt sein?

Debitoren und Kreditoren (offene Posten), Bankkonten, Umsatzsteuerkonto, Verrechnungskonten und Gesellschafter-Verrechnungskonten. Besonders wichtig: offene Posten, die nicht mehr forderbar oder schuldbar sind, müssen ausgebucht oder wertberichtigt werden.

Welches DATEV-Exportformat soll ich für OnlineBilanz wählen?

OnlineBilanz ist DATEV-Export kompatibel; das passende Format stimmen Sie am besten vorab mit OnlineBilanz ab. Wichtig: vollständiger Exportzeitraum 01.01.–31.12.

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Häufige Fragen

Ihre Fragen. Unsere Antworten.

Nehmen Sie aktuell neue Mandate an?

Anfragen sind möglich. Ob der gewünschte Auftrag übernommen werden kann, wird anhand von Rechtsform, Unterlagen und Leistungsumfang geklärt. Steuerliche Leistungen setzen ein gesondertes Mandat bei einem dazu befugten Steuerberater voraus.

Wie melde ich mich an?

Legen Sie ein Portalkonto an und erfassen Sie Ihr Unternehmen. Sie können Unterlagen hochladen und einen KI-gestützten Entwurf vorbereiten. Für eine Einreichung oder Beratung sind Leistungsumfang, Vergütung und das gesonderte Mandat beim zuständigen Steuerberater zu klären; die Registrierung allein ersetzt dies nicht.

Ich habe schon eine Kanzlei — wie läuft der Wechsel?

Stimmen Sie den Wechsel und die Datenübergabe mit Ihrer bisherigen und der künftig beauftragten Kanzlei ab. Vorhandene DATEV-Exporte, Belege und festgestellte Abschlüsse erleichtern die Übernahme. Fehlende oder zurückgehaltene Unterlagen können zusätzlichen Aufwand und Verzögerungen verursachen.

Ich buche selbst (sevDesk, Lexware, DATEV …) — passt das?

Vorhandene Buchführungsdaten können in unterstützten Formaten übernommen werden. Erforderliche Korrekturen und zusätzliche Aufbereitung werden bei der Festlegung des Leistungsumfangs berücksichtigt.

Ich habe kein Buchhaltungsprogramm — geht das trotzdem?

Sie können lesbare Kontoauszüge und Belege in unterstützten Formaten hochladen. Die Software erstellt daraus Vorschläge zur Zuordnung und Aufbereitung. Die Ergebnisse müssen geprüft werden; erforderliche steuerliche Beurteilungen erfolgen durch einen hierzu befugten Steuerberater im Mandat.

Was passiert im 15-minütigen Kennenlerngespräch?

Das Gespräch dient dem Kennenlernen und der Abstimmung eines Angebots. Wir besprechen Ihre Angaben und den gewünschten Umfang. Eine steuerliche Beratung Ihres konkreten Falls erfolgt gesondert durch einen hierzu befugten Steuerberater im Mandat.

Betreuen Sie auch Einzelunternehmen und Freiberufler?

Bitte nennen Sie Ihre Rechtsform und die gewünschte Leistung. Wir klären, welcher Leistungsumfang verfügbar ist und wer den Auftrag übernimmt. Eine steuerliche Betreuung setzt die Annahme eines gesonderten Mandats durch einen befugten Steuerberater voraus.

Ich habe mehrere Gesellschaften — brauche ich mehrere Konten?

Mehrere Gesellschaften können unter einem Login in getrennten Firmenakten angelegt werden. Steuerliche Abstimmungen zwischen den Gesellschaften gehören zum gesondert vereinbarten Mandatsumfang des zuständigen Steuerberaters.

Kann ich starten, obwohl noch Unterlagen fehlen?

Ja. Sie laden hoch, was vorhanden ist — die Software zeigt, was noch fehlt, und fragt gezielt nach. Fehlende Belege blockieren den Start nicht.

Was kostet mein Jahresabschluss konkret?

Der Kostenrechner bietet eine Orientierung anhand Ihrer Angaben. Verbindlich sind das bestätigte Angebot und der darin bezeichnete Leistungsumfang einschließlich gesonderter Steuerberaterleistungen. Die Erstellung eines KI-Entwurfs im Portal ist kostenfrei; die beauftragte Jahresabschlussleistung wird nach der Einreichung separat abgerechnet.

Was ist im Festpreis enthalten?

Maßgeblich ist Ihr bestätigtes Angebot. Klären Sie darin insbesondere Bilanz und GuV, einen gegebenenfalls erforderlichen Anhang, E-Bilanz, Steuererklärungen, Offenlegung im Unternehmensregister, Datenexporte sowie notwendige Nachbuchungen. Diese Leistungen und Fremdgebühren sind nicht allein durch die Portalanmeldung eingeschlossen.

Wann muss ich bezahlen?

Jahresabschlussleistungen werden nach der Einreichung separat per Rechnung abgerechnet. Für weitere Leistungen, Fälligkeit und Zahlungsziel gilt die jeweilige Vereinbarung. Kündigung und Vergütungsfolgen richten sich nach Vertrag und den gesetzlichen Vorgaben.

Meine Gesellschaft ist inaktiv oder vermögenslos — geht es günstiger?

Eine geringe Geschäftstätigkeit kann den Bearbeitungsaufwand reduzieren. Welche Meldungen, Abschlüsse und Offenlegungspflichten bestehen und was deren Bearbeitung kostet, wird anhand Ihrer Gesellschaft und des vereinbarten Leistungsumfangs geklärt.

Mehrere Gesellschaften oder Vorjahre — gibt es einen Paketpreis?

Geben Sie alle Gesellschaften und Geschäftsjahre in Ihrer Anfrage an. Ein gemeinsames Angebot kann abgestimmt werden. Jede Gesellschaft bleibt gesondert zu bearbeiten; ein bestimmter Rabatt oder die Übernahme sämtlicher Abstimmungen ist erst mit dem Angebot vereinbart.

Welche Schritte gehören zur Einreichung?

Sie wählen den Leistungsumfang. Entwurf selbst nutzen: Sie stellen den Abschluss selbst fest; auf Ihren Auftrag übermittelt OnlineBilanz ihn technisch nach § 87d AO. Alternativ laden Sie den Entwurf herunter und verwenden ihn außerhalb von OnlineBilanz weiter. Einreichung beauftragen: Der beauftragte Steuerberater prüft, korrigiert bei Bedarf und reicht ein. Erforderliche Beschlüsse zur Feststellung des Jahresabschlusses bleiben eine gesonderte Aufgabe der zuständigen Gesellschaftsorgane.

Rechnen Sie nach Zeitaufwand nach, wenn es aufwendiger wird?

Ein vereinbarter Festpreis gilt für den darin festgelegten Leistungsumfang. Zusätzliche Leistungen oder Änderungen sind vor Beauftragung mit dem jeweiligen Leistungserbringer zu klären. Maßgeblich sind Ihr Angebot und die Vergütungsvereinbarung.

Was kostet die laufende Buchhaltung im Dauermandat?

Der monatliche Preis und die enthaltenen Leistungen ergeben sich aus dem bestätigten Angebot. Laufzeit und Kündigung richten sich nach der jeweiligen Vereinbarung und den gesetzlichen Vorgaben.

Sind Rückfragen und Beratungstermine extra?

Ob Rückfragen oder Termine enthalten sind, ergibt sich aus dem vereinbarten Leistungsumfang. Eine zusätzliche steuerliche oder rechtliche Beratung wird mit dem zuständigen Steuerberater oder Rechtsanwalt gesondert vereinbart und vergütet.

Was kostet die Offenlegung im Unternehmensregister?

Für aktuelle Geschäftsjahre erfolgt die Offenlegung im Unternehmensregister. Ob ihre Veranlassung im Auftrag enthalten ist und welche Register- oder Veröffentlichungsgebühren zusätzlich entstehen, ergibt sich aus dem Angebot und den jeweils geltenden Gebühren.

Wie lange dauert es bis zur Einreichung?

Die Bearbeitungszeit hängt von Umfang, Vollständigkeit und erforderlichen Rückfragen ab. Den Zeitplan stimmen wir vor der Bearbeitung ab.

Meine Frist läuft ab — nehmen Sie Eilaufträge an?

Nennen Sie die Frist und reichen Sie das betreffende Schreiben vollständig ein. Ob eine Bearbeitung rechtzeitig übernommen werden kann, muss ausdrücklich bestätigt werden. Ein Antrag auf Fristverlängerung setzt ein entsprechendes Mandat voraus und wird von der zuständigen Behörde entschieden.

Ich habe Post vom Bundesamt für Justiz / ein Ordnungsgeldverfahren.

Prüfen Sie Absender, Geschäftsjahr und Fristen. Für ein Ordnungsgeldverfahren ist insbesondere das Bundesamt für Justiz relevant. Die Nachholung der Offenlegung und eine rechtliche Reaktion sind getrennt zu prüfen; eine spätere Offenlegung beseitigt nicht automatisch bereits entstandene Kosten oder Sanktionen.

Mehrere Jahre offen (z. B. 2022–2024) — können Sie das aufholen?

Mehrere offene Geschäftsjahre können angefragt werden. Reihenfolge, Eröffnungswerte, fehlende Unterlagen und bestehende Fristen sind mit dem beauftragten Steuerberater abzustimmen. Die Übernahme und der Zeitplan werden für den konkreten Auftrag geklärt.

Liquidation, Firmenlöschung oder Mantelgesellschaft?

Abschlüsse und steuerliche Erklärungen in der Liquidation können Gegenstand eines gesonderten Mandats sein. Gesellschaftsrechtliche Beratung, notarielle Vorgänge und Registerverfahren benötigen gegebenenfalls zusätzlich einen Rechtsanwalt oder Notar. Eine vollständige Verfahrensvertretung durch die Plattform wird nicht zugesagt.

Neugründung ohne Steuernummer — kann ich schon starten?

Sie können Ihr Unternehmen registrieren und Unterlagen vorbereiten. Die steuerliche Erfassung und weitere Schritte stimmen Sie mit dem beauftragten Steuerberater ab. Eine Steuernummer kann gerade erst im Rahmen der steuerlichen Erfassung vergeben werden.

Können Sie Fristverlängerung beim Finanzamt beantragen?

Ein hierzu bevollmächtigter Steuerberater kann nach Mandatsannahme prüfen, ob eine Fristverlängerung beantragt werden kann. Über den Antrag entscheidet das Finanzamt. Die Anfrage oder Antragstellung allein verlängert die Frist nicht.

Das Finanzamt hat eine Rückfrage oder einen Bescheid geschickt.

Laden Sie das vollständige Schreiben mit Zugangsdatum und Frist hoch. Steuerliche Prüfung, Einspruch und Vertretung übernimmt ein hierzu befugter Steuerberater nach gesonderter Mandatsannahme. Der Upload allein begründet keine Fristüberwachung.

Meine Gesellschaft hat noch keine Steuernummer.

Sie können Ihr Unternehmen registrieren und Unterlagen vorbereiten. Die steuerliche Erfassung und weitere Schritte stimmen Sie mit dem beauftragten Steuerberater ab. Eine Steuernummer kann gerade erst im Rahmen der steuerlichen Erfassung vergeben werden.

Betriebsprüfung angekündigt — begleiten Sie das?

Eine Begleitung kann mit einem hierzu befugten Steuerberater gesondert vereinbart werden. Umfang, Datenbereitstellung, Termine und Vergütung müssen vor Übernahme geklärt sein. Die Portalanmeldung allein umfasst keine Betriebsprüfungsvertretung.

Wie arbeitet die KI — und wie verlässlich ist das?

Die Software unterstützt Belegerkennung, Zuordnung und Plausibilitätskontrollen. Die KI erstellt Vorschläge zur Prüfung. Sie arbeitet in festgelegten Schritten mit aufbereiteten Kontextinformationen. Die Ergebnisse sind Vorschläge und müssen vor ihrer Verwendung geprüft werden.

Bekomme ich meine Daten heraus, wenn ich wechseln möchte?

Sie können Ihre Unterlagen und Buchführungsdaten für die weitere Verwendung exportieren. Stimmen Sie Umfang, Format und Übergabe mit der betreuenden Stelle ab.

Wie sicher sind meine Daten?

Unsere Datenschutzerklärung beschreibt die Verarbeitung Ihrer Daten, die eingesetzten Dienstleister und Verarbeitungsorte. Dort finden Sie auch Informationen zu Schutzmaßnahmen und internationalen Datentransfers.

Ist der Einsatz von KI rechtlich geregelt?

Für den Einsatz von KI gelten unter anderem Datenschutzrecht und die einschlägigen Regeln für KI-Systeme. Die Software liefert Vorschläge; eine gesetzlich erforderliche fachliche Prüfung wird dadurch nicht ersetzt. Eine pauschale Zertifizierung oder Garantie der Rechtskonformität ist damit nicht verbunden.

Ich brauche echte Beratung — Gestaltung, Wegzug, Holding, Photovoltaik.

Vereinbaren Sie für die Prüfung Ihres konkreten Falls ein gesondertes Mandat mit einem hierzu befugten Steuerberater. Bei weitergehenden rechtlichen Fragen kann ein zusätzliches anwaltliches Mandat erforderlich sein. Eine KI-Ausgabe ersetzt diese Beratung nicht.

Habe ich einen festen Ansprechpartner?

Kontakt ist über die im Portal und auf der Website angegebenen Wege möglich. Zuständigkeit und Termine werden für den konkreten Auftrag abgestimmt. Eine Antwort am selben Tag oder dauerhaft dieselbe Ansprechperson wird nicht pauschal zugesagt.

Kann ich jederzeit vom Selbstmachen auf Steuerberater umstellen?

Sie können eine Übernahme durch einen Steuerberater anfragen. Dieser prüft die vorhandenen Unterlagen und entscheidet über die Mandatsannahme. Umfang, notwendige Nacharbeit und Vergütung werden gesondert vereinbart.

Wer sind die Steuerberater hinter OnlineBilanz?

Informationen zu den vorgestellten Personen finden Sie unter Das Team. Wer Ihren konkreten Auftrag übernimmt und in welcher beruflichen Eigenschaft, muss aus der gesonderten Mandatsvereinbarung hervorgehen.

Was passiert mit meinen Daten, wenn das Mandat endet?

Exportieren und sichern Sie Ihre Unterlagen entsprechend Ihren Aufbewahrungspflichten. Die Nutzung des Portals ersetzt keine eigene Prüfung der gesetzlichen Aufbewahrung und des Zugriffs nach Vertragsende.

Ist die Buchhaltung GoBD-konform?

Die GoBD stellen Anforderungen an den gesamten Buchführungs- und Aufbewahrungsprozess, einschließlich Nachvollziehbarkeit, Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation. Die Nutzung der Software oder das Hochladen von Belegen allein belegt deren vollständige Erfüllung nicht. Klären Sie den konkreten Prozess mit der verantwortlichen Bearbeitung.

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Die Software erstellt auf Basis Ihrer Angaben einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, übermittelt OnlineBilanz ihn auf Ihren Auftrag technisch nach § 87d AO; alternativ können Sie den Entwurf herunterladen und außerhalb von OnlineBilanz weiterverwenden. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe über OnlineBilanz, prüft der beauftragte Steuerberater den Entwurf im Steuerberaterportal, nimmt erforderliche Anpassungen und Korrekturen vor und reicht die Unterlagen in eigener beruflicher Verantwortung ein. OnlineBilanz stellt die Plattform und die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt der beauftragte Steuerberater die steuerliche Prüfung und Einreichung in eigener beruflicher Verantwortung. Gesellschaftsrechtlich erforderliche Beschlüsse zur Feststellung des Jahresabschlusses bleiben davon unberührt. Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten, den eingesetzten Dienstleistern, Verarbeitungsorten und Schutzmaßnahmen finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.

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Kennenlerntermin15 Min · Raphael Diener