OnlineBilanz vs. Lexware 2026: Jahresabschluss-Service oder Buchhaltungssoftware?
Zuletzt aktualisiert: April 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
OnlineBilanz und Lexware verfolgen unterschiedliche Ansätze: OnlineBilanz erstellt Ihren vollständigen Jahresabschluss inkl. Offenlegung beim Unternehmensregister, während Lexware eine Buchhaltungssoftware für die laufende Finanzbuchhaltung ist. Dieser Vergleich zeigt, welche Lösung für Ihre GmbH oder UG die richtige ist.
Kurzantwort
OnlineBilanz ist ein Jahresabschluss-Service, der Bilanz, GuV, Anhang und Offenlegung gemäß § 325 HGB erstellt. Lexware ist eine Buchhaltungssoftware für die laufende Finanzbuchhaltung. Beide Lösungen decken unterschiedliche Unternehmensbereiche ab und können parallel genutzt werden.
Inhaltsverzeichnis
Grundlegender Unterschied zwischen OnlineBilanz und Lexware
Der wesentliche Unterschied liegt im Zweck der beiden Lösungen: OnlineBilanz ist spezialisiert auf die Erstellung des Jahresabschlusses nach §§ 242, 264 HGB für Kapitalgesellschaften, während Lexware eine Software für die laufende Buchhaltung darstellt.
OnlineBilanz übernimmt die Erstellung von Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Anhang und Lagebericht sowie die elektronische Offenlegung beim Unternehmensregister gemäß § 325 HGB. Lexware hingegen unterstützt die tägliche Erfassung von Geschäftsvorfällen, Rechnungsstellung und Buchhaltungsprozesse.
OnlineBilanz
Jahresabschluss-Service für die einmalige jährliche Pflichterfüllung nach HGB. Erstellt rechtssichere Bilanz, GuV und Anhang sowie Offenlegung.
Lexware
Buchhaltungssoftware für die laufende Finanzbuchhaltung. Erfasst Belege, erstellt Rechnungen und verwaltet Geschäftsvorfälle im Tagesgeschäft.
Wichtig
Beide Lösungen schließen sich nicht gegenseitig aus. Viele Unternehmen nutzen Lexware für die laufende Buchhaltung und OnlineBilanz für den Jahresabschluss und die Offenlegung.
OnlineBilanz: Jahresabschluss-Service mit Offenlegung
OnlineBilanz ist ein Komplettservice für den handelsrechtlichen Jahresabschluss von GmbH, UG und AG. Der Service richtet sich an Geschäftsführer, die ihrer Pflicht nach § 325 HGB zur Offenlegung nachkommen müssen.
Die Leistung umfasst die Erstellung aller gesetzlich vorgeschriebenen Abschlussbestandteile nach § 264 HGB sowie die elektronische Übermittlung an das Unternehmensregister. Seit dem DiRUG (01.08.2022) erfolgt die Offenlegung ausschließlich über das Unternehmensregister.
Leistungsbestandteile OnlineBilanz
- Bilanz nach § 266 HGB in der gewählten Größenklasse
- Gewinn- und Verlustrechnung nach § 275 HGB (GKV oder UKV)
- Anhang nach § 284 HGB mit allen Pflichtangaben
- Lagebericht nach § 289 HGB (für mittelgroße und große Gesellschaften)
- Ergebnisverwendungsrechnung nach § 268 Abs. 1 HGB
- Elektronische Offenlegung beim Unternehmensregister gemäß § 325 HGB
- XBRL-Taxonomie-Erstellung für die strukturierte Datenübermittlung
„OnlineBilanz übernimmt die vollständige Jahresabschlusserstellung von der Dateneingabe bis zur rechtssicheren Offenlegung. Der Geschäftsführer erhält alle Dokumente in druckfertiger Form und digital für das Unternehmensregister.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Der Service endet nicht mit der Erstellung, sondern schließt die fristgerechte Übermittlung an das Unternehmensregister ein. Die Offenlegungsfrist von 12 Monaten nach Bilanzstichtag gemäß § 325 HGB wird damit sicher eingehalten.
Lexware: Software für die laufende Finanzbuchhaltung
Lexware bietet verschiedene Softwareprodukte für die laufende Buchführung und Unternehmensverwaltung. Die Produkte richten sich an Selbstbucher, die ihre Finanzbuchhaltung eigenständig oder mit ihrem Steuerberater führen.
Im Gegensatz zum Jahresabschluss-Service ist Lexware ein Werkzeug zur Selbstanwendung. Die Software stellt Funktionen bereit, setzt aber buchhalterisches Fachwissen beim Anwender voraus.
Funktionsumfang Lexware
- Belegerfassung und digitale Belegverwaltung
- Kontierung von Geschäftsvorfällen auf SKR03/SKR04
- Erstellung von Ausgangsrechnungen und Mahnwesen
- Verwaltung offener Posten und Zahlungsabgleich
- Umsatzsteuer-Voranmeldung (ELSTER-Schnittstelle)
- Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA)
- DATEV-Export für Steuerberater
Hinweis
Lexware erstellt keinen handelsrechtlichen Jahresabschluss nach § 264 HGB und übernimmt nicht die Offenlegung beim Unternehmensregister. Diese Aufgaben verbleiben beim Anwender oder seinem Steuerberater.
Die Software eignet sich für Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst führen oder eng mit einem Steuerberater zusammenarbeiten. Für die Jahresabschlusserstellung und Offenlegung sind zusätzliche Schritte oder externe Dienstleister erforderlich.
Leistungsumfang im direkten Vergleich
Die folgende Gegenüberstellung zeigt deutlich, dass OnlineBilanz und Lexware unterschiedliche Unternehmensbedürfnisse abdecken. Während Lexware das Tagesgeschäft unterstützt, konzentriert sich OnlineBilanz auf die jährliche Pflichterfüllung.
| Leistung | OnlineBilanz | Lexware |
|---|---|---|
| Laufende Buchhaltung | Nein | Ja |
| Rechnungsstellung | Nein | Ja |
| Bilanz nach § 266 HGB | Ja | Nein |
| GuV nach § 275 HGB | Ja | Nein |
| Anhang nach § 284 HGB | Ja | Nein |
| Lagebericht § 289 HGB | Ja | Nein |
| Offenlegung Unternehmensregister | Ja | Nein |
| XBRL-Taxonomie | Ja | Nein |
| UStVA (ELSTER) | Nein | Ja |
| DATEV-Schnittstelle | Nein | Ja |
OnlineBilanz setzt auf der fertigen Buchhaltung auf. Die Daten aus Lexware oder anderen Buchhaltungssystemen dienen als Grundlage für die Jahresabschlusserstellung. OnlineBilanz transformiert diese Buchführungsdaten in einen HGB-konformen Abschluss.
Praxis-Tipp
Sie können Ihre Salden und Summen aus Lexware exportieren und als Grundlage für OnlineBilanz verwenden. Die Systeme ergänzen sich in einem durchgängigen Prozess von der Buchhaltung zum Jahresabschluss.
Rechtliche Anforderungen für Kapitalgesellschaften
Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) unterliegen strengen handelsrechtlichen Pflichten. Nach § 242 HGB müssen sie einen Jahresabschluss aufstellen, der nach § 325 HGB offenzulegen ist.
Die Feststellung des Jahresabschlusses muss nach § 42a GmbHG innerhalb von 11 Monaten (kleine GmbH) bzw. 8 Monaten (mittelgroße und große GmbH) nach Bilanzstichtag erfolgen. Die Offenlegung beim Unternehmensregister ist innerhalb von 12 Monaten vorzunehmen.
Fristen für das Geschäftsjahr 2025 (Stichtag 31.12.2025)
| Größenklasse | Feststellung bis | Offenlegung bis |
|---|---|---|
| Kleine GmbH/UG | 30.11.2026 | 31.12.2026 |
| Mittelgroße GmbH | 31.08.2026 | 31.12.2026 |
| Große GmbH/AG | 31.08.2026 | 31.12.2026 |
Ordnungsgeld
Bei verspäteter oder unterlassener Offenlegung verhängt das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB in Höhe von 500 bis 25.000 Euro. Die Vollstreckung erfolgt unabhängig von Mahnungen.
Lexware unterstützt Sie bei der laufenden Buchführungspflicht, erfüllt aber nicht die Anforderungen an den handelsrechtlichen Jahresabschluss. Für die rechtssichere Erfüllung der §§ 242, 264, 325 HGB ist ein spezialisierter Service wie OnlineBilanz erforderlich.
„Die Offenlegungspflicht endet nicht mit der Erstellung der Bilanz. Ohne elektronische Übermittlung an das Unternehmensregister droht das Ordnungsgeldverfahren – unabhängig davon, ob ein Jahresabschluss erstellt wurde.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Kosten und Preismodelle im Vergleich
Die Preismodelle unterscheiden sich grundlegend: OnlineBilanz arbeitet mit Festpreisen pro Jahresabschluss, während Lexware ein Software-Abonnement mit monatlichen oder jährlichen Lizenzgebühren anbietet.
Kostenstruktur OnlineBilanz
OnlineBilanz berechnet einen Pauschalpreis pro Geschäftsjahr, der alle Leistungen von der Abschlusserstellung bis zur Offenlegung umfasst. Die Höhe richtet sich nach Größenklasse gemäß § 267 HGB und gewünschtem Umfang.
- Einmaliger Festpreis pro Jahresabschluss
- Keine monatlichen Grundgebühren
- Alle Abschlussbestandteile inklusive (Bilanz, GuV, Anhang)
- Offenlegung beim Unternehmensregister enthalten
- XBRL-Taxonomie ohne Aufpreis
- Transparente Preisgestaltung nach Größenklasse
Kostenstruktur Lexware
Lexware arbeitet mit Software-Lizenzen, die je nach Produktvariante und Leistungsumfang jährlich oder monatlich abgerechnet werden. Zusätzlich können Kosten für Updates, Support und Erweiterungen anfallen.
- Monatliche oder jährliche Lizenzgebühren
- Verschiedene Produktvarianten (buchhaltung, financial office, etc.)
- Zusatzkosten für Updates und Support möglich
- Jahresabschluss und Offenlegung nicht enthalten
- Steuerberaterkosten für HGB-Abschluss zusätzlich
Kostenkalkulation
Bei Lexware fallen laufende Kosten für die Software plus einmalige Kosten beim Steuerberater für Jahresabschluss und Offenlegung an. OnlineBilanz berechnet nur beim tatsächlichen Jahresabschluss.
Die Kostenmodelle sind nicht direkt vergleichbar, da sie unterschiedliche Leistungszeiträume abdecken. Lexware ist eine Dauerlösung für das Tagesgeschäft, OnlineBilanz eine einmalige Jahresleistung für die HGB-Pflichterfüllung.
Zielgruppen und Einsatzbereiche
Beide Lösungen richten sich an unterschiedliche Unternehmenssituationen und Nutzerprofile. Die Wahl hängt davon ab, ob Sie Buchhaltungs-Know-how im Unternehmen haben und welche Aufgaben Sie auslagern möchten.
OnlineBilanz eignet sich für:
- Geschäftsführer, die ihre Offenlegungspflicht rechtssicher erfüllen müssen
- GmbH und UG ohne eigene Buchhaltungsabteilung
- Unternehmen, die nur den Jahresabschluss auslagern wollen
- Gesellschaften mit fertiger Buchhaltung (intern oder vom Steuerberater)
- Kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften aller Branchen
- Startups und junge Unternehmen mit begrenztem Budget für Steuerberater
Lexware eignet sich für:
- Unternehmen mit eigenem Buchhaltungspersonal
- Selbstbucher mit buchhalterischem Fachwissen
- Freiberufler und Einzelunternehmen (nicht offenlegungspflichtig)
- Kleine GmbH mit überschaubarem Belegvolumen
- Unternehmen mit engem DATEV-Austausch zum Steuerberater
- Betriebe, die Rechnungsstellung und Buchhaltung selbst führen
Wann OnlineBilanz?
Sie haben eine fertige Buchhaltung und benötigen einen rechtssicheren HGB-Jahresabschluss mit Offenlegung beim Unternehmensregister – ohne tiefes Bilanzierungs-Know-how.
Wann Lexware?
Sie wollen Ihre laufende Buchhaltung selbst führen, haben buchhalterisches Fachwissen und übernehmen Jahresabschluss plus Offenlegung separat mit Ihrem Steuerberater.
Kombinierte Nutzung beider Lösungen
In der Praxis nutzen viele Unternehmen beide Lösungen parallel in einem durchgängigen Prozess: Lexware für die laufende Buchhaltung während des Jahres, OnlineBilanz für den Jahresabschluss und die Offenlegung.
Dieser Ansatz kombiniert die Vorteile beider Systeme: Sie behalten die Kontrolle über Ihr Tagesgeschäft mit Lexware und erhalten gleichzeitig einen rechtssicheren HGB-Abschluss ohne Bilanzierungs-Aufwand.
Prozessablauf bei kombinierter Nutzung
- Januar bis Dezember: Laufende Buchhaltung in Lexware (Belege erfassen, Rechnungen schreiben, UStVA)
- Jahresende: Jahresabschluss in Lexware vorbereiten, Konten abstimmen, Salden prüfen
- Export: Saldenliste und Summen- und Saldenliste aus Lexware exportieren
- OnlineBilanz: Daten in OnlineBilanz eingeben oder importieren
- Abschlusserstellung: OnlineBilanz erstellt Bilanz, GuV, Anhang nach HGB
- Offenlegung: OnlineBilanz übermittelt elektronisch an Unternehmensregister
- Dokumentation: Alle Abschlussunterlagen digital und in Druckform für Ihre Unterlagen
Best Practice
Exportieren Sie aus Lexware Ihre finale Summen- und Saldenliste sowie die GuV zum Bilanzstichtag. Diese Daten bilden die Grundlage für die Jahresabschlusserstellung in OnlineBilanz.
Die Schnittstelle zwischen beiden Systemen ist die Salden- und GuV-Auswertung. OnlineBilanz benötigt keine Einzelbuchungen, sondern arbeitet mit den aggregierten Jahreswerten aus Ihrer Buchhaltung.
„Die Kombination aus Selbstbuchung mit Lexware und Jahresabschluss-Service mit OnlineBilanz ist eine kosteneffiziente Lösung für viele kleine GmbH. Sie sparen Steuerberaterkosten für die laufende Buchhaltung und erhalten trotzdem einen rechtssicheren HGB-Abschluss.”
— Servet Gündogan, Büroleiter OnlineBilanz Stuttgart
Entscheidungshilfe: Was brauchen Sie wirklich?
Die Wahl zwischen OnlineBilanz und Lexware hängt von Ihrer konkreten Unternehmenssituation ab. Folgende Fragen helfen bei der Entscheidung:
-
Führen Sie Ihre Buchhaltung selbst oder hat Ihr Steuerberater diese bereits erstellt?
-
Haben Sie buchhalterisches Fachwissen im Unternehmen?
-
Benötigen Sie eine Software für das Tagesgeschäft (Rechnungen, Belege, UStVA)?
-
Brauchen Sie einen handelsrechtlichen Jahresabschluss nach §§ 264 ff. HGB?
-
Müssen Sie als Kapitalgesellschaft beim Unternehmensregister offenlegen?
-
Wollen Sie den Jahresabschluss vollständig auslagern?
-
Wie hoch ist Ihr jährliches Belegvolumen?
Entscheidungsmatrix
Nur Lexware
Wenn Sie Freiberufler oder Einzelunternehmer sind (keine Offenlegungspflicht) und Ihre Buchhaltung selbst führen wollen.
Nur OnlineBilanz
Wenn Sie eine fertige Buchhaltung haben (vom Steuerberater oder intern) und nur noch Jahresabschluss plus Offenlegung benötigen.
Beide kombiniert
Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst führen wollen, aber den HGB-Jahresabschluss und die Offenlegung auslagern möchten.
Wichtig für GmbH und UG
Als Kapitalgesellschaft sind Sie zwingend zur Offenlegung nach § 325 HGB verpflichtet. Lexware allein erfüllt diese Pflicht nicht. Sie benötigen zusätzlich einen HGB-Jahresabschluss-Service oder Ihren Steuerberater.
In den meisten Fällen ist eine Kombination beider Ansätze sinnvoll: Lexware für die Kostenersparnis in der laufenden Buchhaltung, OnlineBilanz für die rechtssichere und kostengünstige Jahresabschluss-Erstellung mit Offenlegung.
Wenn Sie keine eigene Buchhaltung führen und auch den Jahresabschluss auslagern möchten, ist der klassische Steuerberater die Komplettlösung. OnlineBilanz richtet sich an Unternehmen, die bereits eine Buchhaltung haben und nur die Jahresabschlusserstellung plus Offenlegung benötigen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Lexware und OnlineBilanz gleichzeitig nutzen?
Ja, das ist sogar die gängige Praxis vieler Unternehmen. Sie führen Ihre laufende Buchhaltung in Lexware und exportieren zum Jahresende die Salden und Summen für OnlineBilanz. OnlineBilanz erstellt daraus den HGB-Jahresabschluss und übernimmt die Offenlegung beim Unternehmensregister. Die Systeme ergänzen sich optimal.
Erstellt Lexware einen handelsrechtlichen Jahresabschluss nach HGB?
Nein. Lexware ist eine Buchhaltungssoftware für die laufende Finanzbuchhaltung. Sie können damit Belege erfassen, Rechnungen schreiben und BWA erstellen, aber keinen rechtssicheren Jahresabschluss nach §§ 264 ff. HGB mit Bilanz, GuV und Anhang. Auch die Offenlegung beim Unternehmensregister gemäß § 325 HGB übernimmt Lexware nicht.
Was kostet OnlineBilanz im Vergleich zu Lexware?
Die Preismodelle sind nicht direkt vergleichbar. Lexware berechnet monatliche oder jährliche Lizenzgebühren für die Software (ab ca. 10-30 Euro/Monat je nach Variante). OnlineBilanz arbeitet mit einem Festpreis pro Jahresabschluss, der alle Leistungen von der Abschlusserstellung bis zur Offenlegung umfasst. Bei Lexware fallen zusätzlich Kosten für den Steuerberater an, wenn dieser den Jahresabschluss erstellt.
Muss ich als GmbH zwingend beim Unternehmensregister offenlegen?
Ja. Jede GmbH, UG und AG ist nach § 325 HGB verpflichtet, ihren Jahresabschluss beim Unternehmensregister offenzulegen. Die Frist beträgt 12 Monate nach Bilanzstichtag. Bei Versäumnis droht ein Ordnungsgeld nach § 335 HGB von 500 bis 25.000 Euro. Lexware übernimmt diese Offenlegung nicht – dafür benötigen Sie OnlineBilanz oder Ihren Steuerberater.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu allgemeinen Informationszwecken und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Gesetzliche Grundlagen: § 325 HGB (Offenlegung), § 264 HGB (Jahresabschluss Kapitalgesellschaften), § 267 HGB (Größenklassen), Unternehmensregister. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
