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Notgeschäftsführer bestellen: Voraussetzungen und Ablauf bei der führungslosen GmbH

Veröffentlicht: 15.10.2026Aktualisiert: 15.10.2026Lesezeit: ca. 10 Minuten

Wann ist eine GmbH führungslos?

Das Gesetz definiert den Begriff in § 35 Abs. 1 S. 2 GmbHG. Danach ist eine Gesellschaft führungslos, wenn sie keinen Geschäftsführer hat. Gemeint ist das rechtliche Fehlen eines Organmitglieds. Eine GmbH ohne Geschäftsführer entsteht in der Praxis vor allem in folgenden Konstellationen:

Davon zu unterscheiden ist ein Geschäftsführer, der zwar im Amt ist, aber tatsächlich nicht handelt, etwa weil er unbekannten Aufenthalts oder dauerhaft erkrankt ist. Nach überwiegender Auffassung liegt hier keine Führungslosigkeit im Sinne von § 35 Abs. 1 S. 2 GmbHG vor. Für die gerichtliche Notbestellung kann eine solche dauerhafte tatsächliche Verhinderung aber genügen. Darauf wird bei den Voraussetzungen eingegangen.

Bei einer mehrköpfigen Geschäftsführung ist die GmbH nicht führungslos, solange noch ein Geschäftsführer im Amt ist. Sieht der Gesellschaftsvertrag allerdings Gesamtvertretung vor, kann der verbliebene Geschäftsführer die Gesellschaft allein nicht wirksam vertreten. Auch in diesem Fall fehlt ein „erforderliches“ Organmitglied.

Folgen der Führungslosigkeit für Gesellschafter

Eine führungslose GmbH ist nicht handlungsunfähig im Sinne eines Erlöschens. Sie besteht weiter, Verträge laufen fort, Steuern entstehen. Sie kann jedoch keine Willenserklärungen mehr abgeben. Das Gesetz knüpft an diesen Zustand mehrere Rechtsfolgen.

Passive Vertretung durch die Gesellschafter

Nach § 35 Abs. 1 S. 2 GmbHG wird die führungslose GmbH durch die Gesellschafter vertreten, soweit ihr gegenüber Willenserklärungen abgegeben oder Schriftstücke zugestellt werden. Es handelt sich um eine reine Empfangsvertretung. Kündigungen, Mahnungen, Steuerbescheide oder Klagen gehen der Gesellschaft also über jeden einzelnen Gesellschafter wirksam zu. Eine aktive Vertretung, etwa der Abschluss von Verträgen, die Kündigung von Arbeitnehmern oder die Abgabe von Steuererklärungen, ist den Gesellschaftern dadurch nicht eröffnet.

Insolvenzantragsrecht und Insolvenzantragspflicht

Bei Führungslosigkeit ist nach § 15 Abs. 1 S. 2 InsO jeder Gesellschafter berechtigt, Insolvenzantrag zu stellen. Darüber hinaus verpflichtet § 15a Abs. 3 InsO jeden Gesellschafter zur Antragstellung, wenn die GmbH zahlungsunfähig oder überschuldet ist. Die Pflicht entfällt nur, wenn der Gesellschafter vom Insolvenzgrund oder von der Führungslosigkeit keine Kenntnis hat. Es gelten die Fristen des § 15a Abs. 1 InsO: höchstens drei Wochen bei Zahlungsunfähigkeit und höchstens sechs Wochen bei Überschuldung. Ein unterlassener, verspäteter oder unrichtiger Antrag ist nach § 15a Abs. 4 und 5 InsO strafbewehrt.

Laufende Pflichten bleiben bestehen

Steuerliche Pflichten treffen nach § 34 AO die gesetzlichen Vertreter. Fehlen diese, werden Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Lohnsteuer-Anmeldungen und Jahreserklärungen nicht abgegeben. Die Folgen sind Schätzungen und Verspätungszuschläge. Handelsrechtlich ist die Aufstellung des Jahresabschlusses Aufgabe der Geschäftsführer (§ 264 HGB). Die Feststellung durch die Gesellschafter (§ 46 Nr. 1 GmbHG) muss bei kleinen Gesellschaften binnen elf Monaten erfolgen (§ 42a GmbHG). Die Offenlegungsfrist beim Unternehmensregister beträgt zwölf Monate nach dem Stichtag (§ 325 HGB). Wird die Offenlegung versäumt, droht nach Androhung mit sechswöchiger Nachfrist in der Regel ein Ordnungsgeld von 2.500 bis 25.000 Euro gegen die Gesellschaft und die Mitglieder des vertretungsberechtigten Organs (§ 335 HGB). Die Führungslosigkeit hemmt keine dieser Fristen.

Notgeschäftsführer: Voraussetzungen nach § 29 BGB analog

Das GmbHG enthält keine eigene Vorschrift über die gerichtliche Notbestellung. Rechtsprechung und Literatur wenden deshalb § 29 BGB entsprechend an. Die Vorschrift regelt ursprünglich den Notvorstand des Vereins. Danach sind fehlende erforderliche Organmitglieder „in dringenden Fällen für die Zeit bis zur Behebung des Mangels auf Antrag eines Beteiligten“ vom Amtsgericht zu bestellen. Daraus ergeben sich drei Voraussetzungen.

Subsidiarität: Vorrang der Selbsthilfe

Das Merkmal der Dringlichkeit enthält einen Vorrang der Gesellschafter. Die Bestellung der Geschäftsführer ist nach § 46 Nr. 5 GmbHG ihre Aufgabe. Können sie in angemessener Zeit selbst einen Geschäftsführer bestellen, fehlt es am dringenden Fall. Das Gericht wird den Antrag dann regelmäßig zurückweisen. Typische Fälle, in denen die Selbsthilfe scheitert, sind:

Gläubiger sind antragsbefugt, wenn sie gegenüber der GmbH eine konkrete Handlung durchsetzen müssen und hierfür ein aktiv handelndes Organ benötigen. Für die bloße Zustellung genügt bereits die passive Vertretung durch die Gesellschafter. Für ein einzelnes Gerichtsverfahren kommt zudem ein Prozesspfleger nach § 57 ZPO in Betracht.

Notgeschäftsführer bestellen: Antrag und Ablauf

Zuständig ist das für den Satzungssitz der GmbH zuständige Registergericht; die Registergerichte sind bei bestimmten Amtsgerichten konzentriert (§ 376 FamFG). Das Verfahren ist ein unternehmensrechtliches Verfahren der freiwilligen Gerichtsbarkeit nach dem FamFG. Ein Anwaltszwang besteht in erster Instanz nicht. Der Antrag kann schriftlich gestellt werden. Der Ablauf gliedert sich typischerweise in folgende Schritte:

Das Gericht ist an den Personalvorschlag nicht gebunden. Es wählt die Person nach pflichtgemäßem Ermessen aus und achtet dabei auf Neutralität. Bei zerstrittenen Gesellschaftern wird daher häufig eine außenstehende Person bevorzugt, etwa aus dem Kreis rechtlich oder wirtschaftlich beratender Berufe. Eine Pflicht, das Amt zu übernehmen, besteht für niemanden. Die praktische Hürde liegt deshalb oft darin, überhaupt eine bereite Person zu finden. Ohne einen konkreten Vorschlag mit Bereitschaftserklärung verzögert sich das Verfahren erfahrungsgemäß deutlich.

Gegen den Beschluss ist die Beschwerde nach dem FamFG statthaft. Beschwerdeberechtigt ist, wer in seinen Rechten beeinträchtigt ist, im Fall einer Ablehnung der Antragsteller.

Kosten und Vergütung

Für die Notbestellung fallen zwei Kostenblöcke an.

Gerichtskosten: Sie richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) und hängen vom festgesetzten Geschäftswert ab. Kostenschuldner ist grundsätzlich der Antragsteller. Die Eintragung des Notgeschäftsführers erfolgt von Amts wegen. Registergebühren unterliegen nicht der Umsatzsteuer.

Vergütung des Notgeschäftsführers: Der Notgeschäftsführer hat nach der Rechtsprechung des BGH einen Anspruch auf angemessene Vergütung und Auslagenersatz gegen die GmbH. Weder die Staatskasse noch der Antragsteller schulden diese Vergütung kraft Gesetzes. Ist die Gesellschaft vermögenslos oder die Zahlung unsicher, wird kaum jemand das Amt übernehmen. In der Praxis erklären sich Antragsteller deshalb häufig bereit, die Vergütung zu übernehmen oder einen Vorschuss zu leisten. Höhe und Abrechnungsmodus sollten vor der Bestellung schriftlich geklärt werden.

Bilanziell ist die Vergütung bei der GmbH laufender Aufwand und nicht aktivierungsfähig. Rechnet der Notgeschäftsführer als Unternehmer mit gesondertem Umsatzsteuerausweis ab, kann die vorsteuerabzugsberechtigte GmbH die Vorsteuer im Zeitraum von Leistung und Rechnung abziehen.

Befugnisse, Dauer und Ende des Amtes

Der Notgeschäftsführer hat grundsätzlich die Rechte und Pflichten eines regulären Geschäftsführers. Dazu gehören die Vertretungsmacht nach außen, die Buchführungs- und Steuerpflichten und die Insolvenzantragspflicht. Hinzu kommt die Haftung, etwa für verbotene Zahlungen nach Eintritt der Insolvenzreife (§ 15b InsO). Das Gericht kann den Wirkungskreis jedoch im Bestellungsbeschluss beschränken. Häufige Beschränkungen sind:

Das Amt besteht nach dem Wortlaut des § 29 BGB nur „bis zur Behebung des Mangels“. Bestellen die Gesellschafter wirksam einen regulären Geschäftsführer, endet die Notbestellung nach überwiegender Auffassung ohne Weiteres. Das Gericht kann die Bestellung zudem aus wichtigem Grund aufheben. Die Gesellschafter können den Notgeschäftsführer dagegen nicht durch einfachen Beschluss abberufen. § 38 GmbHG gilt für das gerichtlich verliehene Amt nicht. Der Notgeschäftsführer selbst kann sein Amt gegenüber dem Gericht niederlegen.

Praxisbeispiel: Patt nach dem Tod des Geschäftsführers

An der Muster GmbH sind A und B mit je 50 % beteiligt. A ist alleiniger Geschäftsführer. Das Geschäftsjahr entspricht dem Kalenderjahr, die GmbH ist klein im Sinne von § 267 HGB. Im März 2026 verstirbt A. Seine Erben sind noch nicht durch Erbschein legitimiert und mit B über die künftige Ausrichtung zerstritten. Der Gesellschaftsvertrag verlangt für die Bestellung eines Geschäftsführers die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Eine Mehrheit kommt nicht zustande. Die GmbH ist führungslos.

B beantragt beim Registergericht die Bestellung eines Notgeschäftsführers. Er belegt den Wegfall durch die Sterbeurkunde und legt die gescheiterte Beschlussfassung dar. Zur Dringlichkeit verweist er auf die laufenden Lohn- und Steuertermine. Er schlägt eine neutrale, fachkundige Person vor und fügt deren Bereitschaftserklärung bei. Die vorgeschlagene Person verlangt ein Honorar. Zur Veranschaulichung wird ein Stundensatz von 150 Euro netto bei voraussichtlich 20 Stunden angenommen. Die Rechnung beträgt dann 3.000 Euro netto zuzüglich 570 Euro Umsatzsteuer. B sagt zu, einen Vorschuss zu leisten, falls die GmbH nicht rechtzeitig zahlen kann. Das Gericht bestellt die Person mit uneingeschränktem Wirkungskreis bis zur Bestellung eines regulären Geschäftsführers.

Die Vergütung mindert als Aufwand das Jahresergebnis 2026. Der Vorsteueranspruch ist eine Forderung gegen das Finanzamt und hat keine Ergebniswirkung. Mit der späteren Einigung der Gesellschafter auf einen regulären Geschäftsführer endet das Notamt.

Alternativen zur gerichtlichen Notbestellung

Die Notbestellung ist ein Hilfsinstrument. Vorrangig ist die Selbsthilfe der Gesellschafter. Sie bestellen durch Gesellschafterbeschluss einen neuen Geschäftsführer und melden ihn zur Eintragung an (§ 39 GmbHG). Die Anmeldung erfolgt in notariell beglaubigter Form. Die Notargebühren unterliegen der Umsatzsteuer, die bei vorsteuerabzugsberechtigten Gesellschaften als Vorsteuer abziehbar ist. Die Bestellung wird bereits mit dem Beschluss und der Annahme wirksam. Die Eintragung wirkt nur deklaratorisch.

Vorbeugend lassen sich Führungslosigkeit und Patt durch Satzungsgestaltung abfedern. Möglich sind etwa ein zweiter Geschäftsführer, Regelungen zur Einberufung durch die Gesellschafter, Stichentscheidsregeln oder Vorsorgevollmachten für Gesellschafterrechte. Für Gläubiger, die nur einen Prozess führen wollen, kann der Prozesspfleger nach § 57 ZPO genügen.

Fazit

Eine GmbH ohne Geschäftsführer bleibt bestehen, kann aber nicht mehr aktiv handeln. Für die Gesellschafter ist das mit erheblichen Risiken verbunden. Sie werden passive Empfangsvertreter, sind bei Insolvenzreife selbst antragspflichtig, und handels- wie steuerrechtliche Fristen laufen weiter. Gelingt eine eigene Neubestellung nicht rechtzeitig, kann ein Beteiligter beim Registergericht einen Notgeschäftsführer nach § 29 BGB analog beantragen. Entscheidend sind die Darlegung der Dringlichkeit, ein konkreter Personalvorschlag mit Bereitschaftserklärung und eine geklärte Vergütungsfrage. Der Notgeschäftsführer überbrückt die Lücke nur, bis die Gesellschafter selbst wieder einen Geschäftsführer bestellt haben.

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Häufig gestellte Fragen

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