Weihnachtsfeier buchen: SKR03/SKR04-Konten und der 110-€-Freibetrag
Die Weihnachtsfeier ist gebucht, die Rechnung liegt auf dem Tisch – doch auf welches Konto gehört der Aufwand, wann greift der 110-€-Freibetrag wirklich, und was passiert lohnsteuerlich, sobald dieser überschritten wird? Dieser Artikel liefert Buchführungspraktikern und Geschäftsführern einer GmbH präzise Buchungssätze für SKR03 und SKR04, eine vollständige Rechenlogik zum Freibetrag sowie den richtigen Umgang mit der Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG.
Kurzantwort
Weihnachtsfeier buchen bedeutet: Der gesamte Brutto-Aufwand wird zunächst auf das Konto „Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen“ erfasst (SKR03: 4140 / SKR04: 6815). Bleibt der geldwerte Vorteil je Arbeitnehmer (einschließlich Begleitpersonen) bei maximal 110 € brutto pro Veranstaltung, ist kein lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn entstanden; der Aufwand ist als Betriebsausgabe abzugsfähig. Übersteigt der Vorteil 110 €, ist der übersteigende Betrag entweder individuell zu versteuern oder kann mit 25 % pauschal lohnversteuert werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG); der pauschale Lohnsteueraufwand wird auf ein separates Konto gebucht.
Inhaltsverzeichnis
- Betriebsveranstaltung vs. Bewirtung: Kontenwahl verstehen
- Welche Konten in SKR03 und SKR04?
- Der 110-€-Freibetrag: Berechnung Schritt für Schritt
- Praxisbeispiel: GmbH mit 12 Teilnehmern
- Buchungssätze im Detail (SKR03 und SKR04)
- Lohnsteuer-Pauschalierung nach §40 Abs. 2 EStG
- Umsatzsteuer: Vorsteuerabzug und 110-€-Grenze
- Fazit
Betriebsveranstaltung vs. Bewirtung: Kontenwahl verstehen
Viele Buchhalter greifen reflexartig zum Bewirtungskonto, sobald eine Rechnung von einem Restaurant oder Caterer eintrifft. Bei einer Weihnachtsfeier ist das jedoch falsch. Eine Betriebsveranstaltung richtet sich an die eigene Belegschaft und dient der Förderung des Betriebsklimas – sie ist kein Geschäftsessen mit Kunden oder Geschäftspartnern. Steuerlich sind beide Vorgänge völlig unterschiedlich geregelt:
- Bewirtung von Geschäftspartnern (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG): Nur 70 % der Kosten sind als Betriebsausgabe abzugsfähig; formstrenge Bewirtungsbelege sind Pflicht.
- Betriebsveranstaltung für Arbeitnehmer (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG): 100 % Betriebsausgabe, kein Abzugsverbot – sofern die Voraussetzungen eingehalten werden.
Sind externe Gäste (z. B. Geschäftsfreunde, Kunden) an der Weihnachtsfeier beteiligt, ist eine saubere Kostenaufteilung zwingend. Auf die lohnsteuerlichen Grundlagen der Betriebsveranstaltung wird im Hauptartikel auf dieser Plattform ausführlicher eingegangen; hier liegt der Fokus auf der buchhalterischen Umsetzung.
Welche Konten in SKR03 und SKR04?
Die Datev-Kontenrahmen sehen für Betriebsveranstaltungen eigene Konten vor. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die relevanten Konten:
| Aufwandsart | SKR03 | SKR04 | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen (steuerfrei bis 110 €) | 4140 | 6815 | Regelkonto für den gesamten Veranstaltungsaufwand |
| Pauschal versteuerte Arbeitgeberanteile / Lohnnebenkosten | 4148 | 6820 | Pauschale LSt, SolZ, KiSt auf den übersteigenden Betrag |
| Lohnsteuer-Pauschalierung (AG-Anteil) | 3730 (Verbindlichkeit FA) | 3730 | Gegenkonto bei der Buchung der pauschalen LSt |
| Vorsteuer 19 % | 1576 | 1406 | Nur soweit Vorsteuerabzug zulässig (s. Abschnitt 7) |
Hinweis: Kontonummern im individuellen Kontenplan
Die genannten Konten entsprechen dem Standard-SKR03 und Standard-SKR04. Abweichungen im unternehmensindividuellen Kontenplan sind möglich. Prüfen Sie im Zweifel die Kontenbeschreibung in Ihrer Buchhaltungssoftware oder stimmen Sie sich mit Ihrer Lohnbuchhaltung ab, da die pauschale Lohnsteuer sowohl in der Lohn- als auch in der Finanzbuchhaltung korrekt abgebildet werden muss.
Der 110-€-Freibetrag: Berechnung Schritt für Schritt
§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG normiert den Freibetrag von 110 € je Arbeitnehmer und Veranstaltung. Wichtige Eckpunkte für die korrekte Berechnung:
- Gesamtkosten ermitteln: Alle Aufwendungen der Veranstaltung werden addiert: Catering, Raummiete, Künstler/Musik, Dekoration, Transport, Übernachtung – inklusive Umsatzsteuer (Bruttobetrag).
- Auf Köpfe umlegen: Der Gesamtbetrag wird durch die Anzahl der tatsächlich anwesenden Teilnehmer (Arbeitnehmer und ihre Begleitpersonen) geteilt. Der so ermittelte Pro-Kopf-Betrag wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet – inklusive des Anteils für seine Begleitperson(en).
- Höchstgrenze pro Veranstaltung: 110 € pro Arbeitnehmer (Freibetrag, kein Freigrenze – seit der Gesetzesänderung 2015). Nur der übersteigende Betrag ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
- Zwei Veranstaltungen pro Jahr: Der Freibetrag gilt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Kalenderjahr. Bei einer dritten Veranstaltung ist der gesamte Betrag dieser dritten Feier steuerpflichtig.
Achtung – Freibetrag, nicht Freigrenze: Seit 2015 handelt es sich um einen echten Freibetrag. Kostet die Feier 130 € pro Kopf, sind nur 20 € (= 130 € – 110 €) steuerpflichtiger Arbeitslohn. Eine ältere Praxis, bei Überschreitung den vollen Betrag zu versteuern, ist überholt.
Praxisbeispiel: GmbH mit 12 Teilnehmern
Die Müller Metallbau GmbH veranstaltet ihre Weihnachtsfeier in einem Restaurant. An der Feier nehmen 10 Arbeitnehmer und 2 Begleitpersonen teil (Gesamtteilnehmer: 12). Die Rechnung des Restaurants lautet wie folgt:
| Position | Netto | USt 19 % | Brutto |
|---|---|---|---|
| Menü / Getränke | 1.008,40 € | 191,60 € | 1.200,00 € |
| Raummiete | 252,10 € | 47,90 € | 300,00 € |
| Musik (DJ) | 168,07 € | 31,93 € | 200,00 € |
| Gesamt | 1.428,57 € | 271,43 € | 1.700,00 € |
Schritt 1 – Pro-Kopf-Betrag:
1.700,00 € ÷ 12 Teilnehmer = 141,67 € je Teilnehmer
Schritt 2 – Zurechnung je Arbeitnehmer:
Arbeitnehmer ohne Begleitperson: 141,67 €
Arbeitnehmer mit 1 Begleitperson: 141,67 € × 2 = 283,34 €
Schritt 3 – Freibetrag abziehen:
Steuerpflichtiger Mehrbetrag je Arbeitnehmer ohne Begleitperson: 141,67 € – 110,00 € = 31,67 €
Steuerpflichtiger Mehrbetrag je Arbeitnehmer mit Begleitperson: 283,34 € – 110,00 € = 173,34 €
Annahme für die Buchung: Die GmbH übernimmt die Lohnsteuer pauschal nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG (25 %). Für dieses Beispiel vereinfachen wir und berechnen den steuerpflichtigen Gesamtbetrag für alle 10 Arbeitnehmer:
- 8 Arbeitnehmer ohne Begleitperson: 8 × 31,67 € = 253,36 €
- 2 Arbeitnehmer mit je 1 Begleitperson: 2 × 173,34 € = 346,68 €
- Steuerpflichtiger Gesamtbetrag: 600,04 €
Pauschale Lohnsteuer (25 %): 600,04 € × 25 % = 150,01 €
Solidaritätszuschlag (5,5 % auf LSt): 150,01 € × 5,5 % = 8,25 €
Kirchensteuer: abhängig von konfessioneller Zusammensetzung der Belegschaft; wird hier vereinfachend mit 0 € angesetzt.
Gesamte Steuerbelastung (AG-Übernahme): 158,26 €
Buchungssätze im Detail (SKR03 und SKR04)
Auf Basis des Praxisbeispiels ergeben sich folgende Buchungen. Die GmbH ist vorsteuerabzugsberechtigt; zur Vorsteuer-Einschränkung bei Betriebsveranstaltungen siehe Abschnitt 7.
1. Buchung des Veranstaltungsaufwands (Eingangsrechnung)
Soll: 4140 Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen 1.428,57 €
Soll: 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 271,43 €
Haben: 1600 Verbindlichkeiten aus L+L 1.700,00 €
Soll: 6815 Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen 1.428,57 €
Soll: 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 271,43 €
Haben: 3300 Verbindlichkeiten aus L+L 1.700,00 €
Hinweis zur Vorsteuer: Dieser Buchungssatz setzt voraus, dass der Vorsteuerabzug in voller Höhe zulässig ist. Lesen Sie dazu unbedingt Abschnitt 7.
2. Buchung der pauschalen Lohnsteuer (AG-Übernahme)
Soll: 4148 Lohnsteueraufwand / Pauschalsteuer Betriebsveranstaltung 158,26 €
Haben: 3730 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt (LSt) 158,26 €
Soll: 6820 Lohnsteueraufwand / Pauschalsteuer 158,26 €
Haben: 3730 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt (LSt) 158,26 €
3. Abführung der Lohnsteuer an das Finanzamt
Soll: 3730 Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt 158,26 €
Haben: 1200 / 1800 Bank 158,26 €
Praxis-Tipp: Lohnkonto und Lohnsteueranmeldung
Die pauschale Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 EStG muss im Lohnkonto des Arbeitgebers (nicht des einzelnen Arbeitnehmers) erfasst und in der monatlichen Lohnsteuer-Anmeldung angemeldet werden. Die enge Verzahnung zwischen Finanzbuchhaltung und Lohnbuchhaltung ist hier besonders wichtig, um Doppelverbuchungen oder fehlende Anmeldungen zu vermeiden.
Lohnsteuer-Pauschalierung nach §40 Abs. 2 EStG
Wird der 110-€-Freibetrag überschritten, hat der Arbeitgeber grundsätzlich zwei Optionen:
Der übersteigende Betrag wird dem einzelnen Arbeitnehmer als Arbeitslohn zugerechnet und mit dessen individuellem Steuersatz versteuert. Aufwändig in der Abrechnung, potenziell höhere Steuerlast für Besserverdiener.
Der Arbeitgeber übernimmt die Lohnsteuer mit einem Pauschalsteuersatz von 25 % (zzgl. SolZ und ggf. KiSt). Der Arbeitnehmer hat keinen geldwerten Vorteil im Lohnausweis. Sozialversicherungsfreiheit ist bei Pauschalierung gegeben.
Die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG ist in der Praxis die mit Abstand häufiger gewählte Variante, weil sie administrativ einfacher ist und das Betriebsklima schont – kein Arbeitnehmer sieht auf seiner Gehaltsabrechnung einen Abzug für die Weihnachtsfeier.
Wichtig für die GmbH-Buchführung: Die pauschal übernommene Lohnsteuer ist beim Arbeitgeber als Betriebsausgabe abzugsfähig (keine Gehaltsminderung, sondern echter Personalzusatzaufwand). Sie ist keine verdeckte Gewinnausschüttung, sofern die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offensteht.
Sozialversicherung bei Pauschalierung
Der nach Abzug des Freibetrags verbleibende steuerpflichtige Anteil ist sozialversicherungsfrei, wenn der Arbeitgeber die Pauschalierung nach § 40 Abs. 2 EStG wählt (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV). Dieses Detail sollte in der Lohnbuchhaltung gesondert dokumentiert werden.
Umsatzsteuer: Vorsteuerabzug und 110-€-Grenze
Der umsatzsteuerliche Vorsteuerabzug für Betriebsveranstaltungen folgt eigenen Regeln, die seit dem BFH-Urteil vom 10.05.2023 (Az. V R 16/21) präzisiert wurden. Das Bundesfinanzministerium hat die Grundsätze in seinem Schreiben vom 07.12.2023 (IV C 5 – S 2332/19/10006) für die Finanzverwaltung verbindlich gemacht. Für die Buchhalterpraxis gilt:
- Vorsteuerabzug grundsätzlich möglich, wenn die Aufwendungen den unternehmerischen Bereich betreffen und die allgemeinen Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt sind.
- Die lohnsteuerliche 110-€-Grenze ist nicht identisch mit der umsatzsteuerlichen Beurteilung. Für die Umsatzsteuer kommt es auf die Zuordnung zum unternehmerischen Bereich und auf eine mögliche unentgeltliche Wertabgabe (§ 3 Abs. 9a UStG) an.
- Übersteigen die Kosten je Arbeitnehmer 110 € (Brutto), kann eine unentgeltliche Wertabgabe vorliegen, die der Umsatzsteuer unterliegt. In diesem Fall ist der Vorsteuerabzug zunächst möglich, aber es entsteht eine Ausgangsumsatzsteuer auf den zugewendeten Vorteil.
- Bleibt der Pro-Kopf-Aufwand unter 110 € brutto, ist keine unentgeltliche Wertabgabe zu besteuern; der Vorsteuerabzug bleibt ungekürzt erhalten.
Praxis-Hinweis für das Beispiel: Im obigen Beispiel beträgt der Pro-Kopf-Aufwand 141,67 € brutto. Da dieser Betrag über 110 € liegt, muss die GmbH prüfen, ob eine umsatzsteuerpflichtige unentgeltliche Wertabgabe für den übersteigenden Teil (31,67 € bzw. 173,34 € bei Arbeitnehmern mit Begleitperson) anzusetzen ist. In der Buchhalterpraxis empfiehlt sich die Abstimmung mit dem steuerlichen Berater, da die Abgrenzung komplex ist.
Für eine vereinfachte Buchführung ohne individuelle Wertabgaben-Prüfung buchen viele Unternehmen die gesamte Vorsteuer zunächst auf das Vorsteuerkonto und nehmen eine eventuelle Korrektur (Eigenverbrauchsbuchung) am Jahresende vor. Mit unserem Kostenrechner können Sie prüfen, ob eine professionelle Betreuung Ihrer GmbH-Buchführung für Sie wirtschaftlich sinnvoll ist.
Fazit
Weihnachtsfeier buchen ist kein komplizierter Vorgang, wenn die Grundstruktur sitzt: Der gesamte Veranstaltungsaufwand gehört auf das Betriebsveranstaltungskonto (SKR03: 4140, SKR04: 6815), nicht auf das Bewirtungskonto. Der 110-€-Freibetrag gilt je Arbeitnehmer und Veranstaltung als echter Freibetrag – der übersteigende Anteil ist steuerpflichtiger Arbeitslohn, der in aller Regel pauschal nach § 40 Abs. 2 EStG mit 25 % versteuert wird. Die pauschale Lohnsteuer wird separat auf das entsprechende Aufwandskonto gebucht und über die Lohnsteuer-Anmeldung abgeführt. Umsatzsteuerlich ist Vorsicht geboten, sobald der Brutto-Pro-Kopf-Aufwand 110 € übersteigt. Eine enge Abstimmung zwischen Finanz- und Lohnbuchhaltung ist dabei unverzichtbar. Möchten Sie diese Prozesse in Ihrer GmbH professionell abbilden, testen Sie onlinebilanz.de kostenlos im Demo-Zugang.
110 €
Freibetrag je Arbeitnehmer/Veranstaltung
25 %
Pauschal-LSt-Satz nach §40 Abs. 2 EStG
2
Veranstaltungen/Jahr mit Freibetrag
Häufig gestellte Fragen
Auf welches Konto buche ich die Weihnachtsfeier in SKR03?
In SKR03 buchen Sie den Aufwand auf Konto 4140 „Aufwendungen für Betriebsveranstaltungen". Das entsprechende Konto in SKR04 ist 6815.
Was passiert buchhalterisch, wenn der 110-€-Freibetrag überschritten wird?
Der übersteigende Betrag wird pauschal nach §40 Abs. 2 EStG mit 25 % Lohnsteuer (zzgl. SolZ) versteuert. Der Lohnsteueraufwand wird in SKR03 auf Konto 4148, in SKR04 auf Konto 6820 gebucht; Gegenkonto ist die Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt (3730).
Ist der 110-€-Wert eine Freigrenze oder ein Freibetrag?
Seit 2015 ist es ein echter Freibetrag (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Nur der Betrag, der 110 € je Arbeitnehmer übersteigt, ist steuerpflichtiger Arbeitslohn – nicht der Gesamtbetrag.
Darf ich beim Weihnachtsfeier-Buchen die Vorsteuer ziehen?
Grundsätzlich ja, wenn die allgemeinen Voraussetzungen des §15 UStG erfüllt sind. Überschreitet der Pro-Kopf-Aufwand 110 € brutto, kann jedoch eine umsatzsteuerpflichtige unentgeltliche Wertabgabe entstehen. Eine Einzelfallprüfung ist empfehlenswert.
Muss die Weihnachtsfeier für alle Arbeitnehmer offen sein?
Ja. Der Freibetrag und die Pauschalierungsmöglichkeit setzen voraus, dass die Betriebsveranstaltung grundsätzlich allen Arbeitnehmern oder einer ganzen Abteilung offensteht. Exklusive Veranstaltungen nur für die Geschäftsführung werden vom Finanzamt kritisch geprüft.
Wie werden Begleitpersonen bei der Buchung berücksichtigt?
Die Kosten für Begleitpersonen werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet. Der Freibetrag von 110 € gilt jedoch weiterhin nur einmal pro Arbeitnehmer – der Vorteil für die Begleitperson erhöht also den steuerpflichtigen Anteil.
Über Autor und Berufsprofil
Autor
Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
Erster Ansprechpartner für Mandanten, koordiniert den Erstellungsprozess zwischen Mandant und Steuerberater.
Berufsprofil
Fabian Klement
Wirtschaftsprüfer & Steuerberater · M.A.
Berufsangaben im persönlichen Profil
Schwerpunkt Jahresabschlussprüfung, Konzernreporting und E-Bilanz. Schwerpunkt fachliche Abschlussfragen. Informationen zum Tätigkeitsgebiet; keine individuelle Beratung durch diesen Beitrag.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Alle steuerlichen Beratungsleistungen erbringt der angeschlossene Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf bereit. Sie können den Entwurf zur eigenen Verwendung herunterladen. Eine Einreichung über OnlineBilanz setzt die Prüfung und erforderliche Korrektur durch den beauftragten Steuerberater voraus. Stand der Rechtslage: August 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
