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Wareneingang buchen: Konten, Bezugsnebenkosten und Bestand

Veröffentlicht: 15.10.2026Aktualisiert: 15.10.2026Lesezeit: ca. 10 Minuten

Was beim Wareneingang gebucht wird

Handelswaren sind Vermögensgegenstände, die ein Unternehmen einkauft, um sie ohne wesentliche Be- oder Verarbeitung weiterzuverkaufen. Davon zu unterscheiden sind Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, die in eigene Erzeugnisse eingehen, sowie Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens. Dieser Beitrag behandelt ausschließlich den Einkauf von Handelswaren.

Handelsrechtlich gehören Waren zum Umlaufvermögen und sind mit ihren Anschaffungskosten zu bewerten. Nach § 255 Abs. 1 HGB umfassen diese drei Bestandteile:

• Anschaffungspreis: der vereinbarte Nettokaufpreis ohne abziehbare Vorsteuer,
• Anschaffungsnebenkosten: Einzelkosten, die anfallen, um die Ware zu erwerben und in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, also die Bezugsnebenkosten,
• Anschaffungspreisminderungen: Rabatte, Boni und Skonti, die abgezogen werden.

Beim Buchen des Wareneinkaufs kommt es deshalb nicht nur auf das richtige Konto an. Entscheidend ist auch, welche Beträge überhaupt Anschaffungskosten sind und zu welchem Zeitpunkt sie in die Bücher gehören. Die Ware ist zu bilanzieren, sobald die GmbH das wirtschaftliche Eigentum erlangt hat (§ 246 Abs. 1 HGB). Das gilt auch dann, wenn der Lieferant sich das Eigentum bis zur Bezahlung vorbehalten hat.

Wareneingang SKR03 und SKR04: die Konten

Die folgende Übersicht nennt die gebräuchlichen Konten im DATEV-Standardkontenrahmen. Kontenbezeichnungen und Steuerschlüssel sollten im jeweils verwendeten Kontenrahmen geprüft werden, weil individuelle Anpassungen möglich sind.

Die Konten 3300/3400 im SKR03 bzw. 5300/5400 im SKR04 sind im Standardkontenrahmen üblicherweise als Automatikkonten angelegt. Bei Buchung des Bruttobetrags wird die Vorsteuer herausgerechnet und automatisch auf das passende Vorsteuerkonto gebucht. Bucht man stattdessen auf 3200/5200, ist die Vorsteuer manuell oder über einen Steuerschlüssel zu erfassen. Sachlich führen beide Wege zum selben Ergebnis.

In der GuV nach dem Gesamtkostenverfahren erscheinen die Wareneingangskonten unter „Materialaufwand – Aufwendungen für bezogene Waren“ (§ 275 Abs. 2 Nr. 5a HGB). Bestandsveränderungen bei Handelswaren gehören ebenfalls in diesen Posten und nicht zu den Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen.

Wareneingang buchen: aufwandsorientiert oder bestandsorientiert

Für die laufende Erfassung des Wareneinkaufs gibt es zwei Verfahren. Sie unterscheiden sich unterjährig deutlich, führen zum Bilanzstichtag aber zum selben Ergebnis, nämlich zu Warenbestand und Wareneinsatz auf Basis der Inventur.

Aufwandsorientierte Buchung

Jeder Einkauf wird sofort als Aufwand auf dem Wareneingangskonto erfasst. Das Bestandskonto Waren bleibt unterjährig unverändert und zeigt nur den Anfangsbestand des Geschäftsjahres. Erst zum Jahresende wird es über eine Bestandsveränderung an den Inventurwert angepasst. In kleinen und mittleren GmbHs ohne integrierte Warenwirtschaft ist dieses Verfahren der Regelfall.

Bestandsorientierte Buchung

Hier wird der Einkauf zunächst auf dem Bestandskonto Waren aktiviert. Der Wareneinsatz wird erst beim Verkauf oder periodisch über einen Warenabgang erfasst („Wareneinsatz an Bestand Waren“). Ein Warenwirtschaftssystem, das Abgänge mengen- und wertmäßig fortschreibt, ist dafür Voraussetzung. Unterjährig zeigt die Buchführung dann einen aktuellen Bestand und eine aussagekräftige Rohertragsmarge. Am Jahresende ist nur noch die Differenz zwischen Buchbestand und Inventur zu buchen, also Schwund, Bruch oder Bewertungsabschläge.

Welches Verfahren gewählt wird, ist eine Organisationsfrage. Das Verfahren sollte stetig angewendet und mit dem Warenwirtschaftssystem abgestimmt sein. Unabhängig davon besteht für gewerbliche Unternehmer die Aufzeichnungspflicht für den Wareneingang nach § 143 AO. Erforderlich sind unter anderem Datum, Lieferant, handelsübliche Bezeichnung der Ware, Preis und Belegverweis. Diese Pflicht lässt sich innerhalb der Finanzbuchhaltung erfüllen, wenn diese Angaben dort nachvollziehbar enthalten sind.

Bezugsnebenkosten buchen

Bezugsnebenkosten sind Teil der Anschaffungskosten und erhöhen damit den Wert der Ware. Sie werden auf einem eigenen Unterkonto geführt, damit sie getrennt auswertbar bleiben (SKR03 3800, SKR04 5800). Bei der Inventurbewertung sind sie dem Endbestand anteilig zuzurechnen. Das wird in der Praxis häufig übersehen.

Zu aktivieren sind nur Einzelkosten, die der Ware direkt zugeordnet werden können. Innerbetriebliche Kosten wie Personal im Einkauf oder Lager gehören nicht dazu.

Preisminderungen wirken spiegelbildlich: Sofortrabatte werden gar nicht erst gebucht. Nachträgliche Boni und Skonti mindern die Anschaffungskosten und die Vorsteuer (§ 17 UStG). Die Buchungssätze für erhaltene Skonti sind im Beitrag Skonto buchen: Buchungssätze für Einkauf und Verkauf dargestellt. Rücksendungen und Gutschriften des Lieferanten werden als Minderung auf dem Wareneingangskonto mit Korrektur der Vorsteuer erfasst.

Vorsteuer und Lieferantenrechnung

Die Vorsteuer aus dem Wareneinkauf ist nach § 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG abziehbar, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind: Die Lieferung ist ausgeführt, und es liegt eine Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG vor. Der Abzug erfolgt im Voranmeldungszeitraum, in dem beides erstmals gegeben ist. Liegt die Rechnung früher vor als die Lieferung, etwa bei Vorauskasse, gelten Sonderregeln für Anzahlungsrechnungen.

Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Ab 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro zur Ausstellung verpflichtet, ab 2028 alle Unternehmen. Kleinbetragsrechnungen bleiben dauerhaft ausgenommen. Für die Buchung des Wareneingangs bedeutet das: Maßgeblicher Beleg ist der strukturierte Datensatz der E-Rechnung, nicht eine daraus erzeugte Sichtdarstellung. Er ist in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren.

Bei Importen aus Drittländern fällt statt der Vorsteuer aus der Lieferantenrechnung Einfuhrumsatzsteuer an. Sie ist als Vorsteuer abziehbar und wird auf einem gesonderten Konto für entstandene Einfuhrumsatzsteuer gebucht. Der Zoll gehört dagegen zu den Bezugsnebenkosten. Bei innergemeinschaftlichen Erwerben schuldet die GmbH die Erwerbsteuer selbst und kann sie zugleich als Vorsteuer abziehen. Das setzt eigene Konten mit entsprechendem Steuerschlüssel voraus.

Wareneingangsschein vs. Rechnung am Stichtag

Lieferschein und Wareneingangsschein dokumentieren die physische Annahme der Ware: Menge, Artikel, Zustand und Datum. Die Lieferantenrechnung dokumentiert die Zahlungsverpflichtung und berechtigt zum Vorsteuerabzug. In einem geordneten Einkaufsprozess werden Bestellung, Wareneingangsschein und Rechnung miteinander abgeglichen, bevor die Rechnung zur Zahlung freigegeben wird. So fallen Mengen- und Preisabweichungen frühzeitig auf.

Buchhalterisch genügt im Laufe des Jahres meist die Erfassung bei Rechnungseingang. Zum Bilanzstichtag gilt das nicht mehr. Ist die Ware bis zum 31.12. eingegangen, die Rechnung aber erst im Januar, gehört die Ware dennoch in die Inventur und damit in den Bestand. Spiegelbildlich ist die Verbindlichkeit zu passivieren, denn sonst wäre die Bilanz unvollständig. Die Vorsteuer darf dagegen erst im neuen Jahr gezogen werden, wenn die Rechnung vorliegt.

Umgekehrt gilt: Ware, die zum Stichtag noch unterwegs ist und erst im neuen Jahr eintrifft, ist bereits im alten Jahr zu bilanzieren, wenn das wirtschaftliche Eigentum nach den vereinbarten Lieferbedingungen schon übergegangen ist. Maßgeblich sind die vertraglich vereinbarten Lieferklauseln.

Bestandsveränderung am Jahresende

Nach § 240 HGB ist zum Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen. Der Warenbestand wird dafür in der Regel durch körperliche Inventur ermittelt. Vereinfachungen wie die Stichprobeninventur oder die permanente Inventur erlaubt § 241 HGB.

Bewertet wird zu Anschaffungskosten, also einschließlich anteiliger Bezugsnebenkosten und abzüglich Preisminderungen. Gleichartige Waren dürfen mit dem gewogenen Durchschnitt bewertet werden (§ 240 Abs. 4 HGB). Handelsrechtlich sind auch Verbrauchsfolgeverfahren wie Fifo oder Lifo zulässig (§ 256 HGB), steuerlich nur Lifo unter den Voraussetzungen des § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG. Für das Umlaufvermögen gilt das strenge Niederstwertprinzip (§ 253 Abs. 4 HGB). Liegt der Wert am Stichtag unter den Anschaffungskosten, etwa wegen gesunkener Wiederbeschaffungspreise oder Unverkäuflichkeit, ist zwingend abzuschreiben. Steuerlich setzt eine Teilwertabschreibung nach § 6 Abs. 1 Nr. 2 EStG eine voraussichtlich dauernde Wertminderung voraus und ist als Wahlrecht ausgestaltet.

Bei aufwandsorientierter Buchung wird die Differenz zwischen Anfangsbestand und Inventurwert gebucht:

Der Wareneinsatz eines Jahres ergibt sich damit rechnerisch aus Anfangsbestand plus Zugänge (einschließlich Bezugsnebenkosten, abzüglich Preisminderungen) minus Endbestand. Ob die Bestandsveränderung gegen ein eigenes Bestandsveränderungskonto oder direkt gegen das Wareneingangskonto gebucht wird, hängt von der Kontenrahmenpraxis ab. In der GuV landet sie in beiden Fällen im Materialaufwand.

Praxisbeispiel: Handels-GmbH

Eine Handels-GmbH bucht nach SKR03 aufwandsorientiert. Der Warenbestand zum 01.01. beträgt 6.000 Euro und betrifft ein Auslaufsortiment, das im Laufe des Jahres vollständig verkauft wird. Im März kauft die GmbH 500 Stück eines neuen Artikels zu 40 Euro netto je Stück. Der Lieferant berechnet zusätzlich 600 Euro netto Fracht, beides zu 19 % Umsatzsteuer.

1. Buchung der Lieferantenrechnung

Die Anschaffungskosten betragen 20.600 Euro, also 41,20 Euro je Stück. Die Vorsteuer von 3.914 Euro (19 % auf 20.600 Euro) ist im Voranmeldungszeitraum März abziehbar, sofern die Rechnung ordnungsgemäß ist.

2. Inventur zum 31.12.

Gezählt werden 120 Stück des neuen Artikels. Der Wiederbeschaffungspreis liegt nicht unter den Anschaffungskosten. Der Endbestand beträgt daher 120 × 41,20 Euro = 4.944 Euro. Würde man die Fracht weglassen und nur 40 Euro je Stück ansetzen, wäre der Bestand um 144 Euro zu niedrig.

3. Bestandsveränderung

Die Bestandsminderung von 6.000 Euro auf 4.944 Euro erhöht den Aufwand.

Variante Niederstwert: Ist der Wiederbeschaffungspreis zum Stichtag dauerhaft auf 38 Euro gesunken, beträgt der Bestand handelsrechtlich zwingend 120 × 38 Euro = 4.560 Euro. Die Bestandsminderung erhöht sich dann auf 1.440 Euro, der Wareneinsatz auf 22.040 Euro.

Fazit

Beim Wareneingang buchen geht es um mehr als die Wahl des richtigen Kontos. Die Ware wird mit ihren vollständigen Anschaffungskosten erfasst, also einschließlich Fracht, Zoll und berechneter Verpackung und abzüglich Rabatten und Skonti. Die Vorsteuer wird getrennt gebucht und erst bei ausgeführter Lieferung und ordnungsgemäßer Rechnung gezogen. Zum Stichtag sind Wareneingangsscheine und Rechnungen abzugleichen, damit Bestand und Verbindlichkeiten vollständig sind. Ob aufwandsorientiert oder bestandsorientiert gebucht wird: Maßgeblich für den Jahresabschluss ist der per Inventur ermittelte und nach dem Niederstwertprinzip bewertete Warenbestand. Er gelangt über die Bestandsveränderung in Bilanz und GuV.

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Häufig gestellte Fragen

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