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USt-IdNr. prüfen: Bestätigungsabfrage beim BZSt für Unternehmen

Veröffentlicht: 15.10.2026Aktualisiert: 15.10.2026Lesezeit: ca. 10 Minuten

Das Bestätigungsverfahren nach § 18e UStG

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) kennzeichnet Unternehmer im innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr. In Deutschland wird sie auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt (§ 27a UStG). Die Steuernummer des Finanzamts dient dagegen anderen Zwecken. Die Abgrenzung beider Nummern erläutert der Beitrag Steuernummer und USt-IdNr.: der Unterschied. Hier geht es nur um die Frage, wie ein Unternehmen die USt-IdNr. seines ausländischen Geschäftspartners prüft und welche Folgen das Ergebnis hat.

Die Rechtsgrundlage ist § 18e UStG. Danach bestätigt das BZSt auf Anfrage die Gültigkeit einer USt-IdNr., die von einem anderen Mitgliedstaat erteilt wurde. Außerdem bestätigt es Name und Anschrift der Person, der diese Nummer erteilt wurde. Anfragen dürfen insbesondere Unternehmer im Sinne des § 2 UStG stellen. Daraus folgen zwei praktische Grenzen:

• Über das deutsche Bestätigungsverfahren lassen sich nur ausländische USt-IdNrn. aus anderen EU-Mitgliedstaaten bestätigen. Deutsche Nummern bestätigt das BZSt auf diesem Weg nicht.
• Für die Anfrage braucht der Anfragende eine eigene deutsche USt-IdNr. Eine neu gegründete GmbH sollte die Nummer deshalb frühzeitig beantragen, wenn grenzüberschreitende Umsätze geplant sind.

Das BZSt greift für die Bestätigung auf die Daten zurück, die ihm die anderen Mitgliedstaaten über das gemeinsame Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem übermitteln. Die Qualität der Auskunft hängt deshalb auch davon ab, welche Daten der jeweilige Mitgliedstaat bereitstellt.

Einfache und qualifizierte Bestätigungsabfrage

Das Gesetz unterscheidet nicht ausdrücklich zwischen zwei Abfragearten. Die Verwaltungspraxis kennt aber die einfache und die qualifizierte Bestätigungsabfrage. Beide Wege dienen der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer-Prüfung. Sie unterscheiden sich jedoch deutlich in ihrer Beweiskraft.

Bei der qualifizierten Bestätigungsabfrage meldet das BZSt für jedes angefragte Merkmal einen Ergebniscode:

• A: stimmt überein
• B: stimmt nicht überein
• C: nicht angefragt
• D: vom Mitgliedstaat nicht mitgeteilt

Weicht etwa nur die Straße ab (Code B), muss die Nummer nicht falsch sein. Häufig ist der Kunde umgezogen oder die Schreibweise unterscheidet sich. Eine Abweichung beim Firmennamen erfordert dagegen eine Klärung, bevor die Lieferung als steuerfrei behandelt wird.

USt-IdNr. prüfen bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Für innergemeinschaftliche Lieferungen hat die Prüfung erhebliches Gewicht. Die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG in Verbindung mit § 6a UStG setzt seit 2020 unter anderem voraus, dass der Abnehmer gegenüber dem liefernden Unternehmer eine gültige, ihm von einem anderen Mitgliedstaat erteilte USt-IdNr. verwendet hat (§ 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG). Die USt-IdNr. ist damit eine materielle Voraussetzung der Steuerbefreiung und keine bloße Formalie.

Neben der USt-IdNr. müssen weitere Voraussetzungen vorliegen:

• Der Gegenstand gelangt tatsächlich in einen anderen Mitgliedstaat (Beförderung oder Versendung).
• Der Abnehmer ist ein Unternehmer, der für sein Unternehmen erwirbt, oder eine juristische Person, die den Erwerb im anderen Mitgliedstaat zu versteuern hat.
• Der Lieferer führt den Beleg- und Buchnachweis nach §§ 17a ff. UStDV, insbesondere über das Gelangen des Gegenstands in das übrige Gemeinschaftsgebiet.
• Der Lieferer gibt die Zusammenfassende Meldung nach § 18a UStG richtig und vollständig ab. Andernfalls entfällt die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG, es sei denn, der Unternehmer kann das Versäumnis zur Zufriedenheit der Finanzverwaltung begründen.

Außerdem muss die Rechnung über eine innergemeinschaftliche Lieferung die USt-IdNr. des liefernden Unternehmers und die des Abnehmers enthalten (§ 14a Abs. 3 UStG). Die geprüfte Nummer gehört deshalb zugleich in die Rechnung, in den Buchnachweis und in die Zusammenfassende Meldung. Die drei Angaben sollten übereinstimmen.

Vertrauensschutz nach § 6a Abs. 4 UStG

Beruht die Annahme der Steuerfreiheit auf unrichtigen Angaben des Abnehmers, bleibt die Lieferung unter Umständen trotzdem steuerfrei. Voraussetzung ist, dass der Unternehmer die Unrichtigkeit auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte (§ 6a Abs. 4 UStG). In diesem Fall schuldet der Abnehmer die entgangene Steuer. Eine zeitnah durchgeführte und dokumentierte qualifizierte Bestätigungsabfrage ist ein zentrales Element, um diese Sorgfalt nachzuweisen. Sie schützt aber nicht, wenn andere Umstände erkennbar auf Unregelmäßigkeiten hindeuten. Bei wissentlicher Beteiligung an einer Steuerhinterziehung kommen zudem die Versagungsregeln nach § 25f UStG in Betracht.

Bedeutung für Reverse-Charge-Leistungen

Auch bei sonstigen Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland spielt die Prüfung der USt-IdNr. eine Rolle. Für Leistungen an Unternehmer liegt der Leistungsort grundsätzlich am Sitz des Leistungsempfängers (§ 3a Abs. 2 UStG). Erbringt eine deutsche GmbH etwa eine Beratungsleistung an ein Unternehmen in Österreich, ist die Leistung in Deutschland nicht steuerbar. Die Steuer schuldet der Leistungsempfänger in seinem Mitgliedstaat im Reverse-Charge-Verfahren.

Ob der Empfänger als Unternehmer handelt, muss der leistende Unternehmer feststellen. Verwendet der Empfänger eine gültige USt-IdNr., spricht dies nach Auffassung der Finanzverwaltung in der Regel für seine Unternehmereigenschaft und für den Bezug für das Unternehmen. Die Prüfung über das Bestätigungsverfahren sichert diese Annahme ab. Fehlt eine gültige Nummer, muss der leistende Unternehmer die Unternehmereigenschaft auf andere Weise nachweisen. Andernfalls läuft er Gefahr, eine Leistung an einen Nichtunternehmer zu Unrecht ohne deutsche Umsatzsteuer abzurechnen.

Für die Rechnung verlangt § 14a Abs. 1 UStG die Angabe der USt-IdNr. des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers sowie den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Die Leistung ist außerdem in die Zusammenfassende Meldung aufzunehmen. Umgekehrt gilt für Leistungen, die eine deutsche GmbH von ausländischen Unternehmern bezieht, § 13b UStG. Dann schuldet die GmbH selbst die Steuer. Die Prüfung der eigenen USt-IdNr. durch den ausländischen Leistenden erfolgt über dessen nationales Verfahren oder VIES.

Ablauf der Abfrage: BZSt und VIES

Die Anfrage stellen Unternehmen in der Praxis über das Online-Angebot des BZSt. Bei vielen Kunden oder automatisierten Abläufen in der Warenwirtschaft nutzen sie die maschinelle Schnittstelle des BZSt. Typischer Ablauf einer qualifizierten Bestätigungsabfrage:

Daneben betreibt die Europäische Kommission das System VIES (VAT Information Exchange System). Über VIES lässt sich die Gültigkeit von USt-IdNrn. aller Mitgliedstaaten abfragen. Ob zusätzlich Name und Anschrift angezeigt oder abgeglichen werden, hängt vom jeweiligen Mitgliedstaat ab. VIES eignet sich gut für eine schnelle Vorabprüfung. Für den Nachweis gegenüber der deutschen Finanzverwaltung ist die qualifizierte Bestätigungsabfrage beim BZSt nach § 18e UStG jedoch der unmittelbar gesetzlich vorgesehene Weg.

Dokumentation für die Betriebsprüfung

In einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder Betriebsprüfung muss der Unternehmer die Voraussetzungen der Steuerbefreiung darlegen. Die Feststellungslast liegt bei ihm. Ein bloßer Hinweis, man habe „die Nummer geprüft“, reicht nicht. Nachvollziehbar wird die Prüfung durch eine geordnete Dokumentation:

• Abfrageprotokoll mit abgefragter Nummer, eingegebenen Daten, Ergebniscodes, Datum und Uhrzeit (Ausdruck, PDF oder Protokoll der Schnittstelle).
• Zuordnung der Abfrage zum Kunden-Stammsatz und zu den betroffenen Rechnungen.
• Klärungsvermerke bei Abweichungen, etwa Korrespondenz mit dem Kunden über eine neue Anschrift.
• Weitere Identitätsnachweise bei Neukunden, etwa Handelsregisterauszug, Vollmachten bei Abholung durch Beauftragte oder Bestätigungen der Geschäftsleitung des Kunden.

Die Unterlagen unterliegen den Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO. Sie sollten so abgelegt werden, dass ein Prüfer innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann, welche Nummer zu welchem Zeitpunkt für welchen Umsatz geprüft wurde. Elektronisch erzeugte Protokolle sind in ihrer ursprünglichen Form aufzubewahren. Ein späteres Abtippen ersetzt sie nicht.

Vorgehen bei ungültiger USt-IdNr.

Meldet das BZSt eine Nummer als ungültig, sollte das Unternehmen geordnet vorgehen:

1. Eingabefehler ausschließen: Länderkennung, Anzahl der Stellen und Zahlendreher prüfen und die Abfrage wiederholen.
2. Kunden kontaktieren: den Abnehmer um Bestätigung oder Mitteilung seiner gültigen USt-IdNr. bitten. Mitunter ist die Registrierung im Heimatstaat noch nicht abgeschlossen oder wurde zwischenzeitlich entzogen.
3. Keine steuerfreie Abrechnung ohne gültige Nummer: Liegt bis zur Lieferung keine gültige Nummer vor, fehlt eine materielle Voraussetzung des § 6a UStG. Die Lieferung ist dann grundsätzlich als in Deutschland steuerpflichtig zu behandeln und mit deutscher Umsatzsteuer abzurechnen.
4. Spätere Korrektur prüfen: Legt der Kunde nachträglich eine Nummer vor, die bereits im Zeitpunkt der Lieferung gültig war, ist zu prüfen, ob und unter welchen Voraussetzungen die Rechnung berichtigt und die Lieferung als steuerfrei behandelt werden kann. Die Einzelheiten richten sich nach den Verwaltungsanweisungen und sollten im Einzelfall mit einem Steuerberater, Rechtsanwalt oder Wirtschaftsprüfer abgestimmt werden.
5. Bei Verdachtsmomenten Abstand nehmen: Häufen sich Widersprüche, etwa bei wechselnden Nummern, Barzahlung, abweichender Lieferadresse oder fehlendem Geschäftssitz, ist der Vertrauensschutz gefährdet.

Für Reverse-Charge-Leistungen gilt Entsprechendes. Ohne gültige USt-IdNr. muss die Unternehmereigenschaft des Empfängers anderweitig belegt werden. Andernfalls ist zu prüfen, ob die Leistung mit deutscher Umsatzsteuer abzurechnen ist.

Praxisbeispiel: Lieferung einer GmbH nach Frankreich

Die Muster Maschinenteile GmbH mit Sitz in Deutschland liefert Ersatzteile im Nettowert von 40.000 Euro an einen neuen Kunden, die Atelier Lyon SARL. Die Ware wird per Spedition nach Lyon versendet. Vor der Auslieferung führt die Buchhaltung eine qualifizierte Bestätigungsabfrage durch.

Ergebnis der Abfrage: USt-IdNr. gültig, Firmenname A, Ort A, Postleitzahl A, Straße B. Auf Nachfrage teilt der Kunde mit, er sei innerhalb Lyons umgezogen und habe die neue Anschrift im Register noch nicht aktualisieren lassen. Die GmbH legt den Schriftverkehr zum Abfrageprotokoll und vermerkt die Klärung im Kunden-Stammsatz.

Variante 1: gültige Nummer, Nachweise vollständig. Die Lieferung ist als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei. Die Rechnung enthält beide USt-IdNrn. und den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Der Umsatz wird in der Zusammenfassenden Meldung erfasst.

Variante 2: Nummer ungültig, keine gültige Nummer bis zur Lieferung. Die Voraussetzung des § 6a Abs. 1 Nr. 4 UStG fehlt. Die GmbH behandelt die Lieferung als steuerpflichtig und berechnet 19 % Umsatzsteuer.

Die Umsatzsteuer erhöht nicht den Ertrag der GmbH. Sie ist eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt und wird über die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeführt. Wird die Lieferung dagegen fälschlich steuerfrei behandelt und erst in der Betriebsprüfung beanstandet, schuldet die GmbH die Steuer regelmäßig aus dem vereinbarten Entgelt heraus. Ist eine Nachbelastung des Kunden nicht durchsetzbar, ergeben sich bei 40.000 Euro brutto nach § 10 Abs. 1 UStG 6.386,55 Euro Umsatzsteuer, die den Erlös entsprechend mindern. Hinzu können Zinsen kommen. Das Beispiel zeigt, warum die Prüfung vor der Lieferung erfolgen sollte und nicht erst bei der Rechnungsstellung oder beim Jahresabschluss.

Fazit

Unternehmen, die innergemeinschaftlich liefern oder grenzüberschreitende B2B-Leistungen erbringen, sollten die USt-IdNr. ihrer Kunden prüfen, bevor sie steuerfrei oder im Reverse-Charge-Verfahren abrechnen. Das Bestätigungsverfahren nach § 18e UStG beim BZSt ist dafür der vorgesehene Weg. Die einfache Abfrage zeigt nur die Gültigkeit, die qualifizierte Bestätigungsabfrage zusätzlich die Identität des Kunden. Weil die gültige USt-IdNr. seit 2020 materielle Voraussetzung des § 6a UStG ist, kommt es auf eine zeitnahe Prüfung zum Lieferzeitpunkt an. Ebenso wichtig sind ein lückenloses Abfrageprotokoll und übereinstimmende Angaben in Rechnung, Zusammenfassender Meldung und Buchhaltung. Bei ungültigen Nummern ist eine steuerfreie Behandlung grundsätzlich ausgeschlossen, bis der Sachverhalt geklärt ist.

Wie sich steuerfreie und steuerpflichtige Erlöse im Jahresabschluss einer GmbH darstellen lassen, zeigt die Demo von OnlineBilanz.

Häufig gestellte Fragen

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