OnlineBilanz›Blog›Mitarbeiterverpflegung: Getränke, Kantine und Arbeitsessen steuerlich richtig behandeln

Mitarbeiterverpflegung: Getränke, Kantine und Arbeitsessen steuerlich richtig behandeln

Veröffentlicht: 21.10.2026Aktualisiert: 21.10.2026Lesezeit: ca. 11 Minuten

Mitarbeiterverpflegung im Überblick

Steuerlich ist die Mitarbeiterverpflegung kein einheitlicher Tatbestand. Grundsätzlich gehört jeder Vorteil, den ein Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis erhält, zum Arbeitslohn. Das gilt auch für Sachbezüge wie Speisen und Getränke (§ 8 EStG, § 19 EStG). Von diesem Grundsatz gibt es mehrere Ausnahmen und Sonderbewertungen. Welche davon greift, hängt vom Anlass und vom Ort der Verpflegung ab.

Für die Praxis haben sich fünf Fallgruppen herausgebildet:

Der laufende Essenszuschuss, etwa über Essensmarken oder digitale Essensgutscheine, ist eine eigene Gestaltung. Er wird hier nur am Rande behandelt. Eine ausführliche Darstellung enthält der Beitrag Essenszuschuss vom Arbeitgeber: Sachbezugswerte und Pauschalversteuerung.

Getränke, Obst und Snacks als Aufmerksamkeit

Manche Leistungen erbringt der Arbeitgeber vor allem im eigenen betrieblichen Interesse. Sie gelten als Aufmerksamkeiten und sind kein Arbeitslohn. Nach R 19.6 Abs. 2 Satz 1 LStR gehören dazu Getränke und Genussmittel, die der Arbeitgeber zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder verbilligt überlässt. Typische Beispiele sind Kaffee, Tee, Wasser, Säfte, Obst und Kekse oder ähnliches Kleingebäck.

Für diese Form der Verpflegung gibt es keine betragsmäßige Obergrenze. Zwei Voraussetzungen müssen aber erfüllt sein. Die Mitarbeiter müssen die Getränke und Genussmittel im Betrieb verzehren. Und es darf sich nicht um Mahlzeiten handeln. Sobald ein belegtes Brötchen mit einem Heißgetränk regelmäßig ein Frühstück ersetzt, liegt nach der Rechtsprechung des BFH eine Mahlzeit vor. Sie ist mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen. Ein unbelegtes Brötchen mit Kaffee hat der BFH dagegen noch nicht als Frühstück gewertet.

Getränke, die der Arbeitnehmer mit nach Hause nehmen darf, etwa ein Kasten Wasser für den privaten Gebrauch, sind keine Aufmerksamkeit im Sinne dieser Regel. Hier ist die 50-Euro-Sachbezugsfreigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG zu prüfen.

Arbeitsessen aus außergewöhnlichem Anlass

Lohnsteuerlich begünstigt ist auch die Verpflegung bei einem außergewöhnlichen Arbeitseinsatz. Nach R 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR gehören Speisen nicht zum Arbeitslohn, wenn der Arbeitgeber sie anlässlich und während eines solchen Einsatzes unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt. Der Wert darf 60 Euro je Arbeitnehmer nicht übersteigen. Gemeint ist der tatsächliche Preis einschließlich Umsatzsteuer.

Ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz kann zum Beispiel vorliegen bei:

Die Speisen müssen im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einem reibungslosen Arbeitsablauf gereicht werden. Regelmäßige Arbeitsessen, zum Beispiel ein wöchentliches Teammeeting mit Catering, erfüllen diese Voraussetzung in der Regel nicht. Auch ein reines Belohnungsessen nach Projektabschluss fällt nicht darunter. In diesen Fällen liegt Arbeitslohn vor. Er ist mit dem tatsächlichen Wert anzusetzen, sofern keine Betriebsveranstaltung vorliegt.

Ein Sonderfall ist die Bewirtung von Geschäftsfreunden. Nimmt ein Arbeitnehmer an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung teil, etwa an einem Essen mit einem Kunden, entsteht für ihn kein Arbeitslohn (R 8.1 Abs. 8 Nr. 1 LStR).

Kantine und Sachbezugswerte

Für arbeitstägliche Mahlzeiten im Betrieb gilt eine Sonderbewertung. Das betrifft die betriebseigene oder von einem Caterer betriebene Kantine. Es gilt auch für eine Gaststätte, die der Arbeitgeber vertraglich eingebunden hat. Diese Mahlzeiten werden nicht mit dem tatsächlichen Wert angesetzt, sondern mit dem amtlichen Sachbezugswert nach der Sozialversicherungsentgeltverordnung (§ 8 Abs. 2 Satz 6 EStG, R 8.1 Abs. 7 LStR). Die 50-Euro-Freigrenze ist auf solche Mahlzeiten nicht anwendbar.

Die Sachbezugswerte werden jährlich angepasst. Für 2025 betrugen sie 2,30 Euro (Frühstück) und 4,40 Euro (Mittag- oder Abendessen); das Praxisbeispiel unten bezieht sich auf 2025.

Der geldwerte Vorteil ergibt sich aus dem Sachbezugswert abzüglich des Eigenanteils, den der Mitarbeiter zahlt. Zahlt er mindestens den Sachbezugswert, entsteht kein steuerpflichtiger Vorteil. Das gilt auch dann, wenn die Mahlzeit den Arbeitgeber tatsächlich mehr kostet. Liegt der Eigenanteil darunter, kann der Arbeitgeber die Differenz nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuern. Hinzu kommen Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls pauschale Kirchensteuer. Der pauschal versteuerte Betrag ist sozialversicherungsfrei.

Zahlt der Arbeitgeber keine Mahlzeiten in einer Kantine, sondern einen Zuschuss über Essensmarken oder digitale Belege, gelten zusätzliche Voraussetzungen. Dazu gehören die Begrenzung des Zuschusses und ein Mahlzeitennachweis. Details erläutert der Beitrag zum Essenszuschuss.

Bewirtung bei Betriebsveranstaltungen

Bei Weihnachtsfeier, Sommerfest oder Betriebsausflug macht die Bewirtung der Mitarbeiter meist den größten Kostenanteil aus. Speisen und Getränke gehören zu den Zuwendungen nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG. Je teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung bleibt ein Freibetrag von 110 Euro einschließlich Umsatzsteuer steuerfrei. Begünstigt sind höchstens zwei Veranstaltungen im Kalenderjahr. Die Veranstaltung muss allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offenstehen.

In die Berechnung fließen alle Aufwendungen einschließlich Umsatzsteuer ein. Dazu zählen Speisen, Getränke, Raummiete, Musik und Dekoration. Die Gesamtkosten werden gleichmäßig auf alle anwesenden Teilnehmer verteilt. Die Kosten einer Begleitperson werden dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet.

Übersteigt die Zuwendung den Freibetrag, ist nur der übersteigende Betrag Arbeitslohn. Er kann nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG mit 25 % pauschal versteuert werden und ist dann sozialversicherungsfrei.

Mahlzeiten auf Dienstreisen

Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit kann der Arbeitgeber Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstatten (§ 3 Nr. 16 EStG). Die Höhe richtet sich nach den Pauschalen des § 9 Abs. 4a EStG:

Stellt der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter eine übliche Mahlzeit im Wert von bis zu 60 Euro zur Verfügung, gilt Folgendes. Hat der Arbeitnehmer für diesen Tag Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, wird die Mahlzeit nicht als Arbeitslohn versteuert. Stattdessen wird die Pauschale gekürzt. Typisch ist das im Hotel gebuchte und auf die Firma abgerechnete Frühstück. Die Kürzung beträgt 20 % der vollen Tagespauschale für ein Frühstück, also 5,60 Euro. Für ein Mittag- oder Abendessen beträgt sie jeweils 40 %, also 11,20 Euro. Zahlt der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Mahlzeit, mindert dieses den Kürzungsbetrag.

Besteht kein Anspruch auf eine Pauschale, etwa bei einer Abwesenheit von höchstens acht Stunden, gilt die Regel für Kantinenmahlzeiten. Die Mahlzeit ist dann mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen. Eine Pauschalierung mit 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1a EStG ist möglich. Mahlzeiten über 60 Euro gelten nicht mehr als übliche Mahlzeit. Sie sind mit ihrem tatsächlichen Wert Arbeitslohn, sofern keine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass vorliegt. Mahlzeiten, die mit dem Sachbezugswert erfasst oder durch Kürzung der Pauschale berücksichtigt werden, sind auf der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben „M“ zu kennzeichnen.

Umsatzsteuer und Betriebsausgabenabzug

Ertragsteuerlich sind Aufwendungen für die Verpflegung der Mitarbeiter bei der GmbH grundsätzlich voll abziehbare Betriebsausgaben. Die Abzugsbeschränkung auf 70 % nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG betrifft nur Bewirtungen aus geschäftlichem Anlass. Eine reine Bewirtung von Arbeitnehmern fällt nicht darunter (R 4.10 Abs. 7 EStR). Nehmen Arbeitnehmer an einer geschäftlichen Bewirtung von Kunden teil, unterliegt allerdings auch ihr Anteil der 70-%-Grenze.

Umsatzsteuerlich unterscheiden sich die Fallgruppen:

Praxisbeispiel: Verpflegung in einer GmbH

Die Muster GmbH beschäftigt 20 Mitarbeiter. Im Jahr 2025 fallen folgende Verpflegungssachverhalte an.

1. Teeküche: Monatlich werden Kaffee, Wasser und Obst für 150 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer eingekauft. Das ist eine Aufmerksamkeit ohne Lohnsteuer. Die Vorsteuer ist abziehbar. Die 150 Euro sind voll abziehbarer Aufwand.

2. Kantine: Ein Caterer liefert das Mittagessen. Die Mitarbeiter zahlen 2,50 Euro je Essen. Je Mahlzeit ergibt sich ein geldwerter Vorteil von 4,40 Euro − 2,50 Euro = 1,90 Euro. Eine Mitarbeiterin isst im Monat an 15 Tagen in der Kantine. Ihr Vorteil beträgt damit 28,50 Euro. Die GmbH versteuert ihn pauschal mit 25 % Lohnsteuer, das sind 7,13 Euro. Hinzu kommen 5,5 % Solidaritätszuschlag (0,39 Euro) und gegebenenfalls pauschale Kirchensteuer. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an. Würde der Eigenanteil auf 4,40 Euro angehoben, entfiele der steuerpflichtige Vorteil vollständig.

3. Inventur: Bei der Stichtagsinventur am Abend lässt die GmbH Pizza für 18 Euro je Person liefern. Das ist ein außergewöhnlicher Arbeitseinsatz und der Wert liegt unter 60 Euro. Es entsteht kein Arbeitslohn.

4. Sommerfest: Die Gesamtkosten betragen 2.500 Euro brutto. Teilnehmer sind 20 Mitarbeiter, von denen fünf eine Begleitperson mitbringen. Auf jeden der 25 Teilnehmer entfallen 100 Euro. Mitarbeiter ohne Begleitung bleiben mit 100 Euro unter dem Freibetrag. Mitarbeitern mit Begleitung werden 200 Euro zugerechnet, davon übersteigen 90 Euro den Freibetrag. Die GmbH versteuert 5 × 90 Euro = 450 Euro pauschal mit 25 %, also 112,50 Euro Lohnsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.

5. Dienstreise: Eine Vertriebsmitarbeiterin reist zwei Tage mit einer Übernachtung zu einer Messe. Das Hotelfrühstück wird auf die GmbH abgerechnet. Am Anreisetag stehen ihr 14 Euro zu. Am Abreisetag sind es 14 Euro abzüglich 5,60 Euro für das Frühstück, also 8,40 Euro. Die GmbH kann insgesamt 22,40 Euro steuerfrei erstatten.

Die Kontenbezeichnungen sind sinngemäß angegeben. Die konkreten Kontennummern richten sich nach dem verwendeten Kontenrahmen.

Dokumentation und Lohnabrechnung

Die steuerliche Einordnung hängt fast immer am Anlass. Deshalb sollte die GmbH die Sachverhalte nachvollziehbar dokumentieren:

Geldwerte Vorteile, pauschale Lohnsteuer und die Kennzeichnung „M“ laufen über die Lohnabrechnung. Wie Sachbezüge dort systematisch erfasst und angemeldet werden, erläutert die Übersicht zur Lohnbuchhaltung. Im Jahresabschluss erscheinen die Aufwendungen je nach Kontierung unter den Personalaufwendungen oder den sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Die pauschalen Lohnsteuern sind zum Stichtag gegebenenfalls als Verbindlichkeit auszuweisen.

Fazit

Die Mitarbeiterverpflegung folgt keiner einheitlichen Regel. Getränke und Genussmittel im Betrieb bleiben als Aufmerksamkeit ohne Betragsgrenze steuerfrei. Speisen beim außergewöhnlichen Arbeitseinsatz sind bis 60 Euro je Person lohnsteuerfrei. Kantinenmahlzeiten werden mit dem Sachbezugswert bewertet, und ein ausreichender Eigenanteil kann den Vorteil vollständig vermeiden. Bei Betriebsveranstaltungen entscheidet der Freibetrag von 110 Euro, auf Dienstreisen die korrekte Kürzung der Verpflegungspauschalen. Für die GmbH ist der Aufwand in der Regel voll abziehbar. Beim Vorsteuerabzug und bei gemischten Bewirtungen mit Geschäftsfreunden lohnt dagegen eine genaue Abgrenzung. Wer Anlass, Teilnehmer und Kosten sauber dokumentiert, schafft die Grundlage für eine zutreffende Behandlung in Lohnabrechnung und Jahresabschluss.

Wer sehen möchte, wie solche Aufwendungen im Jahresabschlussentwurf abgebildet werden, kann die Demo nutzen. Was der Jahresabschluss mit OnlineBilanz kostet, zeigt der Kostenrechner.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, stellen wir Software sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt ein namentlich benannter Steuerberater sämtliche Vorbehaltsaufgaben in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: 10/2026.