Inkassokosten: Wer zahlt sie und wie hoch dürfen sie sein?
Offene Forderungen kosten Zeit, Nerven – und Geld. Wer ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt einschaltet, will die entstehenden Kosten idealerweise beim säumigen Schuldner geltend machen. Doch die Rechtslage ist komplexer, als viele GmbH-Geschäftsführer erwarten: Gesetzliche Obergrenzen, Verzugsschaden-Dogmatik und das stille Kostenrisiko des Gläubigers bestimmen, was am Ende tatsächlich erstattet wird.
Kurzantwort
Inkassokosten trägt grundsätzlich der Schuldner, sofern er sich in Verzug befindet (§ 286 BGB). Die Höhe ist durch das Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) gedeckelt: Inkassounternehmen dürfen seit dem Inkassokostenbegrenzungsgesetz maximal die gleichen Gebühren berechnen wie ein Rechtsanwalt für eine 0,9-fache Geschäftsgebühr aus dem Streitwert. Bei Verbraucherforderungen bis 50 EUR sind Inkassokosten vollständig ausgeschlossen; bei Forderungen bis 500 EUR gilt eine Kostenpauschale von 32,50 EUR. Übersteigt das Inkassobüro diese Grenzen, bleibt der überschießende Betrag beim Gläubiger hängen.
Inhaltsverzeichnis
Verzug als Anspruchsgrundlage für Inkassokosten
Inkassokosten sind kein eigenständiger Anspruch, sondern ein Schadensersatzanspruch, der ausschließlich im Verzug wurzelt. Ohne Verzug des Schuldners ist eine Kostenwälzung rechtlich nicht möglich. Die Voraussetzungen des Schuldnerverzugs ergeben sich aus § 286 BGB:
- Fälligkeit der Forderung
- Mahnung des Schuldners oder Vorliegen eines der gesetzlichen Mahnungssurrogate (z. B. Kalenderdatum, § 286 Abs. 2 BGB)
- Vertretenmüssen des Schuldners (Verschuldensvermutung nach § 286 Abs. 4 BGB)
Für unternehmerische B2B-Forderungen gilt die wichtige Ergänzung des § 286 Abs. 3 BGB: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung tritt der Schuldner automatisch in Verzug, ohne dass es einer Mahnung bedarf. Dieses Mahnungssurrogat gilt allerdings nur, wenn beide Parteien Unternehmer oder juristische Personen des öffentlichen Rechts sind.
Hinweis für Geschäftsführer
Ein Forderungsmanagement, das konsequent dokumentierte Rechnungsdaten erfasst (Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Zugang beim Schuldner), stärkt die Beweislage erheblich. Ohne Nachweis des Zugangs bleibt der automatische Verzugseintritt nach 30 Tagen streitig.
RVG-Deckelung der Inkassokosten – was gilt seit dem Inkassokostenbegrenzungsgesetz?
Das Inkassodienstleistungsgesetz (RDGEG) i. V. m. dem Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht (in Kraft seit Oktober 2021) hat die Vergütung von Inkassodienstleistern gesetzlich begrenzt. Die Regelung findet sich in § 4 RDGEG. Kernaussage: Inkassounternehmen dürfen vom Schuldner maximal diejenigen Beträge verlangen, die ein Rechtsanwalt auf Basis des RVG (Anlage 2, Nr. 2300 VV RVG) für eine 0,9-fache Geschäftsgebühr berechnen dürfte. Hinzu kommt eine Auslagenpauschale nach Nr. 7002 VV RVG (20 EUR oder 20 % der Gebühr, max. 20 EUR) sowie ggf. Umsatzsteuer.
Gebührentabelle: 0,9-Geschäftsgebühr nach RVG (Auszug)
| Streitwert (Forderung) | 0,9-Geschäftsgebühr netto | + Auslagenpauschale | Gesamt netto |
|---|---|---|---|
| bis 500 EUR | 32,50 EUR (Sonderregelung) | 5,20 EUR (20 %) | 37,70 EUR |
| bis 1.000 EUR | 63,00 EUR | 12,60 EUR | 75,60 EUR |
| bis 1.500 EUR | 81,00 EUR | 16,20 EUR | 97,20 EUR |
| bis 2.000 EUR | 99,00 EUR | 19,80 EUR | 118,80 EUR |
| bis 3.000 EUR | 130,50 EUR | 20,00 EUR | 150,50 EUR |
| bis 5.000 EUR | 175,50 EUR | 20,00 EUR | 195,50 EUR |
| bis 10.000 EUR | 256,50 EUR | 20,00 EUR | 276,50 EUR |
Anmerkung: Die Gebühren basieren auf dem RVG-Vergütungsverzeichnis (Anlage 1). Die 0,9-Gebührstufe ergibt sich aus Nr. 2300 VV RVG mit einem Gebührenfaktor von 0,9; Erhöhungen auf bis zu 1,3 sind möglich, aber im Inkassokontext gegenüber dem Schuldner nicht erstattungsfähig. Alle Werte netto, zzgl. 19 % USt.
Wichtig: Was das Inkassobüro dem Gläubiger intern in Rechnung stellt, kann vertraglich abweichen. Entscheidend für die Erstattungsfähigkeit gegenüber dem Schuldner ist allein die gesetzliche Obergrenze nach § 4 RDGEG. Eine GmbH, die mit einem Inkassobüro eine höhere Vergütung vereinbart, trägt die Differenz selbst.
Erstattungsfähigkeit als Verzugsschaden – Dogmatik und Grenzen
Inkassokosten sind nach herrschender Rechtsprechung als Verzugsschaden nach § 280 Abs. 1, Abs. 2 i. V. m. § 286 BGB erstattungsfähig, soweit sie zur Rechtsverfolgung erforderlich und zweckmäßig waren. Das Bundesgerichtshof (BGH) hat in ständiger Rechtsprechung klargestellt, dass der Gläubiger Kosten nur dann auf den Schuldner abwälzen kann, wenn:
- der Schuldner sich zum Zeitpunkt der Beauftragung des Inkassobüros bereits in Verzug befand,
- die Einschaltung des Inkassobüros aus ex-ante-Sicht eines vernünftigen Gläubigers zur Beitreibung erforderlich war,
- die Kosten die gesetzlich zulässige Höchstgrenze (§ 4 RDGEG) nicht überschreiten.
Werden mehrere Mahnschreiben oder Inkassostufen abgerechnet, prüfen Gerichte, ob jeder Schritt einzeln erforderlich war. Eine Doppelbeauftragung (Inkassobüro und Rechtsanwalt in gleicher Angelegenheit) führt in der Regel dazu, dass nur eine Kostenlinie erstattungsfähig ist.
Für Forderungen bis 5.000 EUR empfiehlt sich auch der Blick auf unseren Überblicksartikel zum Inkasso bis 5.000 Euro, der den gesamten Ablauf einschließlich gerichtlichem Mahnbescheid skizziert.
Verzugszinsen vs. Inkassokosten: Kein Wahlrecht
Verzugszinsen (§ 288 BGB: 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz bei B2B-Forderungen) und Inkassokosten schließen sich nicht gegenseitig aus, sind aber dogmatisch zu trennen. Verzugszinsen entstehen kraft Gesetzes; Inkassokosten entstehen nur, wenn der Gläubiger tatsächlich ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt beauftragt. Eine GmbH kann beide Ansprüche kumulieren – Verzugszinsen ab Verzugsbeginn und Inkassokosten für die Beauftragung – soweit keine Doppelerstattung entsteht.
Kostenrisiko des Gläubigers – der unterschätzte Faktor
Viele GmbH-Geschäftsführer unterschätzen, dass die Kostenwälzung auf den Schuldner von mehreren Risikofaktoren abhängt, die letztlich beim Gläubiger verbleiben:
Ist der Schuldner insolvent oder vermögenslos, nützt der beste Kostenerstattungsanspruch nichts. Die Inkassokosten hat die GmbH zunächst selbst vorgestreckt und erhält sie im Insolvenzverfahren allenfalls als einfache Insolvenzforderung nach § 38 InsO quotal zurück.
Hat die GmbH mit dem Inkassobüro eine Provision (z. B. 25 % des Forderungsbetrags) vereinbart, die den RVG-Rahmen übersteigt, ist nur der RVG-Anteil erstattungsfähig. Die Differenz ist betrieblicher Aufwand der GmbH.
Wurde die Forderung noch nicht fällig oder war die Mahnung unwirksam (falsche Adresse, fehlende Bestimmtheit), entfällt der Verzug und damit die gesamte Kostenerstattungspflicht des Schuldners.
Scheitert die Klage oder unterliegt die GmbH teilweise, trägt sie die Verfahrenskosten anteilig. Bei einer Quote von 50 % wird die Kostenerstattung entsprechend gesplittet (§ 92 ZPO).
Rechenbeispiel: GmbH treibt eine Forderung von 3.800 EUR ein
Die Muster-GmbH hat gegen einen B2B-Kunden eine offene Forderung aus Warenlieferung in Höhe von 3.800 EUR (netto). Die Rechnung war zum 15.03. fällig; Zahlung bleibt aus. Am 17.04. (nach mehr als 30 Tagen, daher automatischer Verzug nach § 286 Abs. 3 BGB) beauftragt die Muster-GmbH ein Inkassobüro.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Hauptforderung | 3.800,00 EUR |
| Verzugszinsen (9 % + Basiszinssatz = angenommen 11,62 % p. a.) für 33 Tage | 37,05 EUR |
| 0,9-Geschäftsgebühr RVG (Streitwert 3.800 EUR, zwischen 2.000 und 5.000 EUR) | 175,50 EUR |
| Auslagenpauschale Nr. 7002 VV RVG (max. 20 EUR) | 20,00 EUR |
| USt. 19 % auf Inkassokosten (195,50 EUR) | 37,15 EUR |
| Gesamtforderung inkl. Kosten | 4.069,70 EUR |
Hinweis zur USt: Ist die Muster-GmbH zum Vorsteuerabzug berechtigt, entfällt die USt-Belastung der Inkassokosten wirtschaftlich, weil sie als Vorsteuer abgezogen wird. In der Erstattungsberechnung gegenüber dem Schuldner kann die GmbH dann nur den Nettobetrag fordern (§ 249 Abs. 2 S. 2 BGB analog). Ist der Schuldner seinerseits Unternehmer und vorsteuerabzugsberechtigt, wird die USt üblicherweise ausgewiesen und vom Schuldner wieder als Vorsteuer gezogen.
Hatte das Inkassobüro mit der Muster-GmbH eine Provision von 8 % vereinbart (= 304 EUR), ist der RVG-Rahmen von 195,50 EUR (netto) das Erstattungsmaximum. Die Differenz von 108,50 EUR trägt die Muster-GmbH als Betriebsausgabe selbst.
Buchhalterische Behandlung der Inkassokosten in der GmbH
In der Buchhaltung der GmbH werden die Inkassokosten als sonstiger betrieblicher Aufwand erfasst, soweit sie nicht vom Schuldner erstattet werden. Der erstattete Anteil ist als sonstiger betrieblicher Ertrag zu buchen, wenn der Eingang gesichert ist. Typische Konten nach SKR 03:
Soll: 4970 Rechts- und Beratungskosten · 232,65 EUR (brutto)
Haben: 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen · 232,65 EUR
Soll: 1200 Bank · 232,65 EUR
Haben: 4970 Rechts- und Beratungskosten · 195,50 EUR (Netto-Kostenanteil)
Haben: 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % · 37,15 EUR
Steuerlich sind Inkassokosten vollständig abzugsfähige Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG (bei Körperschaften i. V. m. § 8 Abs. 1 KStG), da sie durch den Betrieb veranlasst sind. Eine Aktivierungspflicht besteht nicht; der Aufwand ist im Entstehungsjahr abzugsfähig.
Sonderfall: Kleinbeträge und Verbraucherforderungen
Der Gesetzgeber hat für Kleinforderungen gegen Verbraucher (B2C) besondere Schutzvorschriften eingeführt:
- Forderungen bis 50 EUR gegen Verbraucher: Inkassokosten sind vollständig ausgeschlossen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 RDGEG). Hintergrund: Unverhältnismäßigkeit der Beitreibungskosten zur Hauptforderung.
- Forderungen von 50 bis 500 EUR gegen Verbraucher: Pauschal 32,50 EUR als Höchstbetrag (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 RDGEG). Hinzu kommt die Auslagenpauschale von maximal 20 % (= 6,50 EUR), Gesamtdeckel damit 39,00 EUR netto.
- B2B-Forderungen: Die Kleinbetragsregelungen gelten nicht. Hier gilt allein die allgemeine RVG-Deckelung nach § 4 Abs. 1–4 RDGEG.
Praxisrelevanz für GmbHs mit Endkundengeschäft
GmbHs mit B2C-Geschäft (z. B. E-Commerce, Abonnementdienste) müssen besonders sorgfältig kalkulieren. Bei Forderungen unter 50 EUR gegen Verbraucher ist ein Inkassodienstleister wirtschaftlich praktisch wertlos, da keine Kosten auf den Schuldner abgewälzt werden können. Interne Mahnprozesse oder günstige automatisierte Lösungen sind hier sinnvoller.
Checkliste: Inkassokosten richtig geltend machen
- Verzugseintritt dokumentieren (Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Zugang beim Schuldner, ggf. Mahndatum)
- Prüfen, ob B2B oder B2C: Kleinbetragsregelungen anwenden
- Inkassovereinbarung auf Übersteigung des RVG-Rahmens prüfen; Differenz intern als eigene Kosten budgetieren
- Keine Doppelbeauftragung (Inkassobüro + Anwalt) ohne strategische Begründung
- USt-Position klären: Vorsteuerabzugsberechtigung der GmbH berücksichtigen; ggf. nur Nettobetrag gegenüber Schuldner fordern
- Inkassokosten buchhalterisch als sonstigen Aufwand erfassen; Erstattungen als Ertrag vereinnahmen
- Bei Insolvenz des Schuldners: Kosten als einfache Insolvenzforderung anmelden (§ 38 InsO)
- Gerichtlicher Mahnbescheid als Alternative bei klaren, unbestrittenen Forderungen prüfen (günstiger als Inkassoprovision)
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Fazit: Inkassokosten strategisch kalkulieren
Inkassokosten trägt grundsätzlich der Schuldner – aber nur unter engen Voraussetzungen und innerhalb klar definierter Grenzen. Das Inkassokostenbegrenzungsgesetz hat die RVG-Deckelung auf 0,9-Geschäftsgebühr festgeschrieben; alles darüber bleibt Aufwand der GmbH. Wer Inkassokosten erfolgreich auf den Schuldner abwälzen will, muss den Verzug lückenlos dokumentieren, die Beauftragung verhältnismäßig gestalten und die USt-Situation korrekt berücksichtigen.
Gerade bei kleinen Forderungen gegen Verbraucher ist die Wirtschaftlichkeitsrechnung oft negativ: Was an Inkassoprovisionen anfällt, übersteigt schnell das Erstattungsmaximum. Für GmbH-Geschäftsführer empfiehlt sich daher ein differenziertes Forderungsmanagement: automatisierte Mahnstufen für Kleinbeträge, Inkasso oder anwaltliche Beauftragung erst ab einer Forderungshöhe, bei der die Kostenwälzung wirtschaftlich sinnvoll ist, und konsequente buchhalterische Trennung zwischen erstatteten und selbst getragenen Kosten. Nur so lassen sich Inkassokosten als Instrument der Liquiditätssicherung effizient einsetzen – ohne stille Kostenrisiken in der GuV zu akkumulieren.
Für einen vollständigen Überblick über den Ablauf bei kleineren Forderungen lesen Sie auch unseren Artikel zum Inkasso bis 5.000 Euro. Zur direkten Analyse Ihrer Debitoren-Situation starten Sie jetzt mit der kostenlosen Demo von onlinebilanz.de.
0,9-fach RVG
Gesetzlicher Gebührendeckel für Inkassodienstleister (§ 4 RDGEG)
32,50 EUR
Inkassokostendeckel bei B2C-Forderungen bis 500 EUR
Häufig gestellte Fragen
Wer zahlt Inkassokosten – Gläubiger oder Schuldner?
Grundsätzlich der Schuldner, sofern er sich in Verzug befindet (§ 286 BGB). Übersteigen die vereinbarten Inkassogebühren den RVG-Rahmen, bleibt die Differenz beim Gläubiger.
Wie hoch dürfen Inkassogebühren maximal sein?
Der gesetzliche Höchstbetrag entspricht einer 0,9-fachen Geschäftsgebühr nach RVG zuzüglich Auslagenpauschale. Bei einer Forderung von 3.800 EUR sind das 195,50 EUR netto.
Sind Inkassokosten steuerlich absetzbar?
Ja, Inkassokosten sind als betrieblich veranlasste Aufwendungen (§ 4 Abs. 4 EStG i. V. m. § 8 Abs. 1 KStG) in voller Höhe abzugsfähige Betriebsausgaben der GmbH.
Was gilt bei Forderungen bis 50 EUR gegen Verbraucher?
Bei solchen Kleinstforderungen sind Inkassokosten vollständig ausgeschlossen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 RDGEG). Der Gläubiger trägt die Inkassokosten vollständig selbst.
Können Verzugszinsen und Inkassokosten gleichzeitig geltend gemacht werden?
Ja. Verzugszinsen nach § 288 BGB (9 Prozentpunkte über Basiszinssatz bei B2B) und Inkassokosten als Verzugsschaden nach § 280 BGB können nebeneinander geltend gemacht werden, solange keine Doppelerstattung entsteht.
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Servet Gündogan
Büroleiter OnlineBilanz · Stuttgart
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