Buchhaltung für Personalvermittlung.
Sie sourcen, screening, vermitteln — nicht im Büro über Buchungssätzen. Wir kümmern uns um Ihre Zahlen, damit Sie sich um Kandidaten, Kunden und Provisionen kümmern können.
Die typischen Buchungssätze eines Personalvermittlung-Betriebs.
Jede Branche hat ihre eigene Buchführungs-DNA. Bei Personalvermittlern wiederholen sich vor allem diese Posten — wir buchen sie automatisch korrekt, ohne dass Sie nachfragen müssen.
| Geschäftsvorfall | Konto (SKR 03) | USt | Anmerkung |
|---|---|---|---|
| Honorar-Rechnung an Mandanten (B2C / B2B Inland) | 8400 | 19 % | Erlöse aus Beratungsleistungen |
| Honorar-Rechnung an EU-Geschäftskunden | 8336 | § 13b | Reverse-Charge — keine USt ausweisen (§ 3a Abs. 2 UStG) |
| Bürobedarf (Papier, Toner, Verbrauch) | 4980 | 19 % | Sofortaufwand, keine Inventur |
| Notebook / Hardware bis 800 € netto | 4985 | 19 % | GWG — sofort abschreibbar (§ 6 Abs. 2 EStG) |
| Notebook / Hardware über 800 € netto | 0490 | 19 % | Anlagevermögen, AfA über 3 Jahre |
| Software-Lizenz / SaaS-Abo (monatlich) | 4806 | 19 % | Sofortaufwand |
| Fremdleistung Sub-Berater / Freelancer (Inland) | 3100 | 19 % | Bei Kleinunternehmer: ohne USt |
| Reisekosten (Bahn, Hotel, Verpflegung) | 4670 ff. | 7/19 % | Beleg + Mandantenbezug = voller Vorsteuerabzug |
| KFZ-Kosten Firmen-PKW (Diesel, Wartung) | 4530 ff. | 19 % | 1-%-Regel oder Fahrtenbuch — wir prüfen |
| Mietzahlung Büro | 4210 | 19 %* | USt nur bei Option des Vermieters |
Wo Personalvermittler besonders aufpassen müssen.
Vier Punkte, die wir bei jedem Mandanten dieser Branche zuerst prüfen — weil sie regelmäßig zu Nachzahlungen oder verschenktem Geld führen.
EU-B2B-Kunden ohne deutsche USt
Rechnen Sie an einen Geschäftskunden in einem anderen EU-Land (z. B. AT, NL, FR) ab? Dann schulden nicht Sie die Umsatzsteuer — sondern der Empfänger. Falsche USt auf der Rechnung kostet doppelt: das Finanzamt fordert sie, der Kunde zieht sie ab.
§ 3a Abs. 2 UStG · ZM bis 25. FolgemonatInvestitionsabzugsbetrag
Geplanter Kauf eines neuen Recruiting-Tools, ATS-Systems oder Büro-Ausstattung? 50 % der Kosten können Sie schon im Jahr vor der Investition steuerlich abziehen — und so die Steuerlast aktiv steuern.
Bis 200.000 € Gewinn-Grenze förderfähigWerkstattwagen vs. Firmenwagen
Privat-Mitbenutzung von Firmen-PKW: 1-%-Methode ist einfach, aber bei wenig Privatkilometern oft teurer als das Fahrtenbuch. Wir rechnen einmal pro Jahr beide Varianten durch — und Sie nehmen die günstigere.
§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStGUSt erst zahlen, wenn der Kunde zahlt
Bis 800.000 € Umsatz/Jahr dürfen Sie auf IST-Versteuerung umsteigen — Sie führen die Umsatzsteuer erst ab, wenn das Geld tatsächlich auf Ihrem Konto ist. Bei langen Zahlungszielen ein echter Liquiditätshebel.
§ 20 UStG · Antrag beim FinanzamtWas das Finanzamt von Ihnen erwartet.
Drei Pflichten, die für Dienstleister seit 2026 besonders streng geprüft werden. Bei uns sind sie eingebaut — Sie müssen nichts zusätzlich tun.
Maschinell auswertbare Belegablage
Stundenzettel, Lieferscheine, Materialscheine — alles muss digital, unveränderbar und revisionssicher archiviert werden. Papier allein reicht seit 2023 nicht mehr.
Pflicht zur Annahme — bald auch zum Versand
Sie müssen seit 1.1.2025 elektronische Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) im B2B annehmen können. Ausstellungspflicht: stufenweise bis 2028.
Geschäftsführer-Gehalt oder Privatentnahme?
Als GmbH-Geschäftsführer ist Ihr Gehalt sozialversicherungs- und lohnsteuerpflichtig — als Einzelunternehmer nicht. Beim Zusammenspiel von Vorabausschüttung, Gehalt und Tantieme holen wir das Steueroptimum heraus.
10 Jahre Belege & Mandantenakten
Belege, Verträge, Rechnungen, Korrespondenz mit Mandanten — alles muss 10 Jahre revisionssicher digital archiviert sein. Wir richten ein, dass die Aufbewahrung automatisch mitläuft.
Datenschutz bei Mandanten- & Personaldaten
Als Dienstleister verarbeiten Sie regelmäßig personenbezogene Daten Ihrer Auftraggeber. Pflicht: Datenschutzerklärung, Verarbeitungsverzeichnis, ggf. Datenschutzbeauftragter. Wir prüfen, ob Sie auf der sicheren Seite sind.
Wann Sie eine Bilanz brauchen.
Nicht jeder Dienstleister muss bilanzieren — viele Solo- und Kleinbetriebe kommen mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) durch. Sobald aber bestimmte Schwellen oder Rechtsformen ins Spiel kommen, wird der Jahresabschluss zur Pflicht. Hier ist, was bei Personalvermittlern in der Praxis zählt.
Solo & Kleinbetrieb als Einzelunternehmen / GbR
Als Freiberufler (Anwalt, Architekt, Ingenieur, Gutachter, Übersetzer) reicht immer die EÜR — unabhängig von der Höhe. Als Gewerbetreibender (Berater, Agentur, IT) nur bis 800.000 € Umsatz / 80.000 € Gewinn.
§ 4 Abs. 3 EStG · § 141 AO
Sobald einer dieser Punkte zutrifft
GmbH, UG oder Holding — immer, ab dem ersten Tag (Formkaufmann nach § 6 HGB). Oder als Einzelunternehmer: sobald Sie 800.000 € Umsatz ODER 80.000 € Gewinn in einem Jahr überschreiten — das Finanzamt fordert Sie schriftlich zur Bilanzierung auf.
§ 140/§ 141 AO · § 242 HGB
Was im Jahresabschluss enthalten ist
Aktiva & Passiva zum Stichtag
Werkstattwagen, Werkzeug, Lager, Bankguthaben — gegenüber Eigenkapital, Bankdarlehen, Lieferantenverbindlichkeiten. Ein vollständiger Vermögensstatus zum 31.12.
Gewinn- & Verlustrechnung
Erlöse aus Bauleistungen und Material gegen Wareneinsatz, Löhne, KFZ-Kosten, Abschreibungen. Zeigt schwarz auf weiß, womit der Betrieb verdient — und wo Kosten weglaufen.
Nur bei mittelgroßen Kapitalgesellschaften
Erläuterungen zu Bilanzposten, Bewertungsmethoden, Verbindlichkeiten mit Laufzeit. Für kleine GmbHs (§ 267 HGB) entfällt der Lagebericht — wir prüfen das pro Mandant.
Elektronische Übermittlung ans Finanzamt
Pflicht für alle Bilanzierer seit 2013. Wir übermitteln die Bilanz im XBRL-Format direkt aus DATEV — fristgerecht und ohne Ihr Zutun.
§ 5b EStG
Typische Praxisfälle bei Personalvermittlern
- Personalvermittlung-GmbH ab Tag 1. Sie haben die GmbH frisch gegründet, machen 50.000 € Umsatz — trotzdem volle Bilanz, GuV und E-Bilanz erforderlich. Wir richten den Kontenplan und die Eröffnungsbilanz beim Mandatsstart ein.
- Einzelunternehmer wächst über 800.000 € Umsatz. Das Finanzamt schreibt Sie an, ab dem folgenden Wirtschaftsjahr ist Bilanz Pflicht. Wir übernehmen den Wechsel von EÜR auf Bilanzierung inkl. Übergangsgewinn-Ermittlung.
- Freiwillige Bilanzierung. Manche Banken verlangen für Investitionskredite eine Bilanz statt EÜR. Wir bilanzieren auf Wunsch auch freiwillig — sinnvoll bei größeren Maschinen- oder Werkstatt-Finanzierungen.
Ihr SKR 03 — auf Personalvermittler zugeschnitten.
So sieht der Kontenplan eines Dienstleisters bei uns in der Praxis aus. Übersichtlich, ohne unnötige Konten — für Sie und Ihre Bank lesbar.
Klare Pakete. Keine Stundenrechnung.
Festpreis nach Größe Ihrer Praxis — alle drei Pakete inkl. EU-Reverse-Charge- Behandlung, Zusammenfassende Meldung und Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter.
In drei Schritten zur neuen Kanzlei.
Der Wechsel klingt aufwendiger als er ist. Wir holen Ihre Akte vom bisherigen Steuerberater ab, übernehmen die laufende Buchhaltung nahtlos — Sie unterschreiben nur einmal die Vollmacht.
Vollmacht digital unterschreiben
Sie bekommen von uns das Vollmacht-Dokument digital — Unterschrift per Maus oder Smartphone, fertig in 5 Minuten. Wir kümmern uns um die Mitteilung an Ihren bisherigen Steuerberater und das Finanzamt.
Akte übernehmen, Software anbinden
Wir holen Bestände, Saldenliste und offene Posten beim alten Berater ab. Parallel binden wir Ihre Buchhaltungs-Software (sevDesk, lexoffice, DATEV) an unsere Kanzlei an — DATEV-Export läuft ab Tag eins.
Festpreis startet, Monatsbetreuung läuft
Ab dem Folgemonat sind Sie auf Festpreis-Basis bei uns. USt-VA fristgerecht, Lohnabrechnung bis zum 5. Werktag, Quartalsauswertung — alles eingebaut, ohne Nachfragen.
Was wir Personalvermittlern empfehlen.
Sie bestimmen die Software, wir lesen die Daten — automatisch. Diese Programme sind bei uns DATEV-fertig angebunden.
Personio
HR-Software für Personalvermittlung & Inhouse-Verwaltung. DATEV-Anbindung Standard.
LinkedIn Recruiter / Catch Talent
Kandidaten-Sourcing & Pipeline-Management — kombiniert mit Provisions-Tracking.
Easybill / FastBill
Wiederkehrende Rechnungen, Abos, Mahnwesen — schlank und mobile-tauglich.
moco / HQ
Projekt- & Zeiterfassung, Honorarabrechnung. Beliebt bei Agenturen & Beratern.
Clockodo / TimeTac
Stundenerfassung pro Mandant — Abrechnungsbasis für Honorar-Rechnungen.
DATEV Unternehmen online
Belegupload per Foto, Bank-Anbindung, sofortige Buchung durch uns.
Drei Versprechen — schriftlich im Mandantenvertrag.
Festpreis-Garantie
Der monatliche Festpreis steht schriftlich im Mandantenvertrag. Kein Stundenzettel, keine Überraschung am Jahresende. Anpassungen nur einvernehmlich.
Fristen-Garantie
USt-Voranmeldung am 10. des Folgemonats. Lohnabrechnung bis zum 5. Werktag. Jahresabschluss innerhalb von 12 Wochen nach Vorlage aller Unterlagen — oder Sie zahlen 50 % weniger.
Wechsel-Garantie
Sind Sie nach 6 Monaten nicht zufrieden, kümmern wir uns kostenfrei um die Rückübergabe an einen Steuerberater Ihrer Wahl — inkl. aller Akten und Vorbereitung.
Was Personalvermittler uns am häufigsten fragen.
Muss ich bei jedem EU-Kunden Reverse-Charge prüfen? +
Im Prinzip ja — aber Sie nicht persönlich. Wir hinterlegen pro Stammkunde Land + USt-ID + B2B-Status. Sobald Sie eine Rechnung an diesen Kunden schreiben, weiß die Software (und wir): Reverse-Charge oder regulär.
Die einmalige Prüfung „Hat mein Kunde eine gültige EU-USt-ID?“ reicht für alle Folgerechnungen. Wir machen das beim Onboarding.
Was kostet der Wechsel von meinem aktuellen Steuerberater? +
Nichts. Wir holen die Unterlagen ab, übernehmen die laufende Buchhaltung im aktuellen Monat und übergeben den Jahresabschluss nahtlos. Sie müssen nur die Vollmacht unterschreiben.
Kann ich Belege per Foto schicken? +
Ja. Foto per WhatsApp oder DATEV-App genügt. Voraussetzung: lesbar und mit Datum + Betrag + Geschäftszweck eindeutig erkennbar. Bei Reisekosten empfehlen wir die elektronische Erfassung über Ihre Buchhaltungs-Software — wegen GoBD-Konformität.
Wie schnell bekomme ich meine Lohnabrechnungen? +
Bis zum 5. Werktag des Folgemonats. Wenn Stundenlisten und Veränderungsmeldungen bis spätestens 28./29. bei uns liegen, sind die Abrechnungen am 3. da. Brutto-Netto-Listen plus eAU-Anbindung und A1-Bescheinigung.
Wer kümmert sich um die Zusammenfassende Meldung (ZM)? +
Wir. Jede Rechnung an einen EU-Geschäftskunden wird automatisch in die ZM aufgenommen und bis zum 25. des Folgemonats elektronisch ans Bundeszentralamt für Steuern übermittelt. Vergessene ZMs kosten bis 5.000 € Bußgeld — bei uns passiert das nicht.
Können Sie auch mit meiner Buchhaltungs-Software arbeiten? +
Wenn Ihre Software einen DATEV-Export hat (sevDesk, lexoffice, Easybill, FastBill, moco, etc.), dann ja — ohne Mehrkosten. Bei den 20+ gängigen Lösungen sind die Schnittstellen fertig konfiguriert. Falls nicht: wir richten es ein, einmalig 60–120 € je nach Aufwand.
Bereit, Ihre Bücher abzugeben?
Festpreis in 90 Sekunden berechnen — oder direkt 30 Minuten mit unserem Branchenexperten für Personalvermittler sprechen. Beides unverbindlich.
