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Bilanz aufstellen UG 2026: Pflichten & Fristen

Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten

Bilanz aufstellen UG: Welche Pflichten gelten für die Unternehmergesellschaft?

Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) – kurz UG – unterliegt als Sonderform der GmbH den gleichen handels- und steuerrechtlichen Bilanzierungspflichten wie ihre große Schwester. Nach § 242 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Bilanz aufzustellen. Diese Verpflichtung trifft die UG ausnahmslos, unabhängig von Umsatz oder Gewinn.

Konkret bedeutet das: Geschäftsführer einer UG müssen jährlich einen Jahresabschluss erstellen, der aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) besteht. Hinzu kommt nach § 264 Abs. 1 HGB ein Anhang, sofern die UG nicht Kleinstkapitalgesellschaft ist und von Erleichterungen Gebrauch macht. Die Bilanzierung erfolgt nach den Vorschriften des HGB für Kapitalgesellschaften (§§ 264 ff. HGB).

Besonderheit: Rücklagenbildung nach § 5a GmbHG

Eine Besonderheit der UG ist die gesetzliche Rücklagenpflicht nach § 5a Abs. 3 GmbHG: Von jedem Jahresüberschuss müssen mindestens 25 Prozent in eine gesetzliche Rücklage eingestellt werden – so lange, bis das Stammkapital von 25.000 Euro erreicht ist oder die UG in eine reguläre GmbH umgewandelt wird. Diese Rücklage ist in der Bilanz auszuweisen und mindert den ausschüttungsfähigen Gewinn erheblich.

In welche Größenklasse fällt Ihre UG und welche Erleichterungen gelten?

Die Pflichten bei der Bilanzerstellung und Offenlegung hängen maßgeblich von der Größenklasse ab, in die Ihre UG einzuordnen ist. § 267 HGB unterscheidet zwischen kleinen, mittelgroßen und großen Kapitalgesellschaften. Die meisten UG fallen aufgrund ihres niedrigen Stammkapitals und ihrer Geschäftstätigkeit in die Kategorie kleine Kapitalgesellschaft oder sogar Kleinstkapitalgesellschaft nach § 267a HGB.

Entscheidend ist, dass zwei der drei Merkmale an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen über- bzw. unterschritten werden. Die Größenklasse bestimmt den Umfang des Anhangs, die Offenlegungspflichten und mögliche Erleichterungen bei der Aufstellung.

Erleichterungen für kleine UG

• Kleinstkapitalgesellschaften können nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB auf die Erstellung eines Anhangs verzichten, wenn bestimmte Angaben unter der Bilanz gemacht werden.
• Kleine Kapitalgesellschaften dürfen eine verkürzte Bilanz nach § 266 Abs. 1 Satz 3 HGB aufstellen.
• Die GuV kann nach § 276 HGB verkürzt aufgestellt werden und muss von kleinen Gesellschaften nicht offengelegt werden (§ 326 Abs. 1 HGB).
• Ein Lagebericht ist für kleine Kapitalgesellschaften nicht erforderlich (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB).

Welche Fristen gelten beim Aufstellen und Feststellen der UG-Bilanz?

Die Bilanz muss nicht nur aufgestellt, sondern auch festgestellt werden – das sind zwei unterschiedliche Schritte mit eigenen Fristen. Nach § 264 Abs. 1 Satz 3 HGB haben die Geschäftsführer den Jahresabschluss in den ersten drei Monaten des Geschäftsjahres für das vergangene Geschäftsjahr aufzustellen; kleine Kapitalgesellschaften dürfen ihn später aufstellen, wenn dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht, jedoch innerhalb der ersten sechs Monate (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB).

Für eine UG mit Bilanzstichtag 31.12.2025 bedeutet das konkret: Die Geschäftsführung muss die Bilanz bis 31. März 2026 aufstellen (kleine UG: bis 30. Juni 2026). Die Gesellschafterversammlung muss den Jahresabschluss bei einer kleinen UG bis zum 30. November 2026 feststellen. Die Offenlegungsfrist läuft unabhängig davon ab dem Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB).

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Wie ist die Bilanz einer UG aufgebaut und gegliedert?

Die Bilanz einer UG folgt der Gliederung nach § 266 HGB. Sie besteht aus zwei Seiten: Aktivseite (Vermögenswerte) und Passivseite (Kapital und Schulden). Die Gliederungstiefe ist gesetzlich vorgegeben, kleine Kapitalgesellschaften dürfen jedoch eine verkürzte Darstellung wählen.

Aktivseite: Vermögensgegenstände

• A. Anlagevermögen: Immaterielle Vermögensgegenstände, Sachanlagen, Finanzanlagen – jeweils mit Anschaffungskosten, Abschreibungen und Buchwerten.
• B. Umlaufvermögen: Vorräte, Forderungen, liquide Mittel (Kasse, Bank). Hier stehen kurzfristig verfügbare Werte.
• C. Rechnungsabgrenzungsposten: z. B. im Voraus gezahlte Versicherungsbeiträge.
• D. Aktive latente Steuern: Ansatzwahlrecht (§ 274 Abs. 1 Satz 2 HGB); kleine Gesellschaften sind befreit (§ 274a Nr. 4 HGB).

Passivseite: Eigenkapital und Schulden

• A. Eigenkapital: Gezeichnetes Kapital (Stammkapital, mind. 1 €), Kapitalrücklage, Gewinnrücklagen (inkl. gesetzliche Rücklage nach § 5a GmbHG), Gewinn-/Verlustvortrag, Jahresüberschuss/-fehlbetrag.
• B. Rückstellungen: z. B. für Steuern, Urlaub, ausstehende Rechnungen, Pensionen.
• C. Verbindlichkeiten: gegenüber Kreditinstituten, Lieferanten, Gesellschaftern, Finanzamt etc.
• D. Rechnungsabgrenzungsposten (passiv): z. B. im Voraus erhaltene Mieten.

Die Summe der Aktivseite muss immer der Summe der Passivseite entsprechen – das ist das Grundprinzip der doppelten Buchführung. Abweichungen deuten auf Buchungsfehler hin und müssen vor Fertigstellung korrigiert werden.

Nach welchen Regeln werden Vermögen und Schulden in der UG-Bilanz bewertet?

Die Bewertung in der Bilanz folgt strengen handelsrechtlichen Vorschriften. Zentral sind die Bewertungsgrundsätze nach §§ 252 ff. HGB sowie die speziellen Ansatz- und Bewertungsvorschriften für Kapitalgesellschaften in §§ 264 ff. HGB.

Allgemeine Bewertungsgrundsätze

• Vorsichtsprinzip (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB): Alle vorhersehbaren Risiken und Verluste sind zu berücksichtigen, unrealisierte Gewinne dürfen nicht ausgewiesen werden.
• Anschaffungskostenprinzip (§ 253 Abs. 1 HGB): Vermögensgegenstände werden höchstens mit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten angesetzt.
• Abschreibungspflicht: Anlagevermögen ist planmäßig über die Nutzungsdauer abzuschreiben; bei dauerhafter Wertminderung sind außerplanmäßige Abschreibungen vorzunehmen.
• Einzelbewertung (§ 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB): Jeder Vermögensgegenstand und jede Schuld ist grundsätzlich einzeln zu bewerten.

Wichtige Bewertungsposten in der UG-Praxis

Für die UG gilt zudem: Die gesetzliche Rücklage nach § 5a GmbHG ist aus dem Jahresüberschuss in die Gewinnrücklagen einzustellen und mindert den Bilanzgewinn. Sie ist nicht frei verfügbar und darf nur unter engen Voraussetzungen (z. B. Verlustausgleich) aufgelöst werden.

Welche weiteren Bestandteile gehören zum Jahresabschluss der UG?

Neben der eigentlichen Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung verlangt das Gesetz von Kapitalgesellschaften nach § 264 Abs. 1 HGB grundsätzlich auch einen Anhang. Dieser ergänzt die Bilanz um zusätzliche Informationen, die für das Verständnis des Jahresabschlusses notwendig sind.

Der Anhang: Pflicht oder optional?

Für Kleinstkapitalgesellschaften (§ 267a HGB) besteht nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB die Möglichkeit, auf einen Anhang zu verzichten, sofern bestimmte Pflichtangaben (z. B. zu Haftungsverhältnissen, Vorschüssen an Gesellschafter-Geschäftsführer) unter der Bilanz gemacht werden. Viele neu gegründete UG können von dieser Erleichterung Gebrauch machen.

Für kleine Kapitalgesellschaften, die nicht zugleich Kleinstkapitalgesellschaften sind, ist ein Anhang Pflicht. Er muss u. a. enthalten:

• Angaben zu den angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden (§ 284 Abs. 2 Nr. 1 HGB)
• Erläuterungen zu einzelnen Bilanzposten (z. B. Aufgliederung des Anlagevermögens, Restlaufzeiten von Verbindlichkeiten)
• Angaben zu Haftungsverhältnissen (§ 251 HGB)
• Angaben zu Organbezügen (bei mittelgroßen und großen Gesellschaften detailliert)

Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)

Die GuV ist zwingender Bestandteil jedes Jahresabschlusses. Sie stellt die Ertragslage dar und kann nach § 275 HGB wahlweise im Gesamtkostenverfahren oder im Umsatzkostenverfahren aufgestellt werden. Kleine Kapitalgesellschaften müssen die GuV nicht offenlegen (§ 326 Abs. 1 HGB).

Lagebericht: Wann notwendig?

Ein Lagebericht nach § 289 HGB ist für kleine Kapitalgesellschaften nicht erforderlich (§ 264 Abs. 1 Satz 4 HGB). Sobald die UG jedoch zur mittelgroßen Kapitalgesellschaft wird, ist ein Lagebericht Pflicht, der den Geschäftsverlauf, die Lage der Gesellschaft und wesentliche Risiken darstellt.

Wie und wo muss die UG-Bilanz offengelegt werden?

Nach § 325 HGB sind alle Kapitalgesellschaften – auch die UG – verpflichtet, ihren festgestellten Jahresabschluss beim Unternehmensregister offenzulegen. Die Offenlegung muss innerhalb von 12 Monaten nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Für eine UG mit Abschlussstichtag 31.12.2025 läuft die Frist also bis zum 31.12.2026.

Was muss offengelegt werden?

• Bilanz (ggf. in verkürzter Form)
• Gewinn- und Verlustrechnung (nicht bei kleinen UG, § 326 Abs. 1 HGB)
• Anhang (sofern nicht verzichtbar nach § 264 Abs. 1 Satz 5 HGB)
• Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers (falls prüfungspflichtig – bei den meisten UG nicht der Fall)
• Lagebericht (falls erforderlich – bei kleinen UG nicht)
• Ergebnisverwendungsbeschluss (soweit nicht bereits in der Bilanz enthalten)

Kleinstkapitalgesellschaften können nach § 326 Abs. 2 HGB ihre Bilanz beim Unternehmensregister hinterlegen, statt sie offenzulegen; Dritte erhalten sie dann nur auf Antrag.

Ordnungsgeld bei verspäteter oder fehlender Offenlegung

Kommt die UG ihrer Offenlegungspflicht nicht fristgerecht nach, leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein. Das Ordnungsgeld beträgt mindestens 2.500 Euro und kann bis zu 25.000 Euro betragen. Es richtet sich gegen die Gesellschaft und persönlich gegen die Geschäftsführer.

Die Offenlegung wird oft unterschätzt. Selbst wenn der Jahresabschluss fertig und festgestellt ist, muss er aktiv beim Unternehmensregister eingereicht werden. Die Verantwortung dafür liegt bei der Geschäftsführung.

Wie unterscheiden sich Handelsbilanz und Steuerbilanz bei der UG?

Neben der handelsrechtlichen Bilanz (Handelsbilanz) nach HGB muss die UG auch eine Steuerbilanz erstellen. Diese dient als Grundlage für die steuerliche Gewinnermittlung und die Erstellung der Körperschaftsteuererklärung sowie der Gewerbesteuererklärung.

Grundsätzlich gilt nach § 5 Abs. 1 EStG der Maßgeblichkeitsgrundsatz: Die Handelsbilanz ist maßgeblich für die steuerliche Gewinnermittlung. In der Praxis gibt es jedoch zahlreiche Abweichungen, da das Steuerrecht eigene Bewertungs- und Ansatzvorschriften kennt.

Häufige Unterschiede zwischen Handels- und Steuerbilanz

Aus diesen Unterschieden ergibt sich oft ein abweichender steuerlicher Gewinn. Dieser ist Grundlage für die Berechnung der Körperschaftsteuer (15 % zzgl. Solidaritätszuschlag) sowie der Gewerbesteuer (Hebesatz abhängig von der Gemeinde).

Steuerliche Abgabefristen

Die Körperschaftsteuererklärung und Gewerbesteuererklärung sind beim Finanzamt einzureichen. Bei Erstellung durch einen Steuerberater gilt die verlängerte Abgabefrist: für das Jahr 2025 ist die Frist der 28. Februar 2027, wegen des Sonntags der 1. März 2027 (§ 149 Abs. 3, § 108 Abs. 3 AO). Ohne Steuerberater endet die Frist bereits am 31. Juli 2026.

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Welche Fehler sollten Sie beim Aufstellen der UG-Bilanz unbedingt vermeiden?

Die Bilanzerstellung birgt zahlreiche Fallstricke – insbesondere für Geschäftsführer ohne buchhalterische Ausbildung. Fehler in der Bilanz können nicht nur zu Ordnungsgeldern führen, sondern auch steuerliche Nachteile und persönliche Haftungsrisiken auslösen.

Die häufigsten Fehlerquellen

• Fehlende oder falsche Rücklagenbildung: Die gesetzliche Rücklage nach § 5a GmbHG wird nicht oder nicht vollständig gebildet. Dies verstößt gegen § 5a Abs. 3 GmbHG.
• Überbewertung von Vermögensgegenständen: Forderungen oder Vorräte werden zu hoch angesetzt, obwohl Wertminderungen erkennbar sind (Verstoß gegen das Vorsichtsprinzip).
• Fehlende Rückstellungen: Verpflichtungen (z. B. ausstehende Steuerberaterhonorare, Urlaubsansprüche) werden nicht oder zu niedrig passiviert.
• Privatentnahmen nicht korrekt verbucht: Entnahmen des Gesellschafter-Geschäftsführers werden als Betriebsausgaben verbucht statt als Forderung gegen den Gesellschafter.
• Verstöße gegen Gliederungsvorschriften: Die Bilanz entspricht nicht der gesetzlichen Gliederung nach § 266 HGB.
• Fristversäumnisse: Feststellung oder Offenlegung erfolgen verspätet oder gar nicht.

Typische steuerliche Risiken

Fehler in der Bilanz wirken sich unmittelbar auf die Steuerlast aus. Eine zu niedrige Rückstellung führt zu einem zu hohen Gewinn und damit zu höheren Steuern. Umgekehrt können verdeckte Gewinnausschüttungen (vGA) entstehen, wenn z. B. Geschäftsführergehälter unangemessen hoch sind oder Privatentnahmen nicht korrekt behandelt werden. Eine vGA wird steuerlich dem Gesellschafter zugerechnet und nachversteuert – oft mit erheblichen Nachzahlungen und Zinsen.

Insbesondere bei erstmaliger Bilanzerstellung oder bei komplexen Sachverhalten (z. B. Investitionen, Fremdwährungsgeschäfte, Beteiligungen) empfiehlt sich die Beauftragung eines Steuerberaters. Mit OnlineBilanz.de erstellen Sie einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf; auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung.

Häufig gestellte Fragen

Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Gesetzliche Grundlagen: § 242 HGB – Pflicht zur Aufstellung, § 264 HGB – Pflicht zur Aufstellung von Jahresabschlüssen, § 42a GmbHG – Feststellung des Jahresabschlusses, § 325 HGB – Offenlegung. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.