Bilanz aufstellen Freiberufler: Pflichten 2026
Zuletzt aktualisiert: Mai 2026 · Lesezeit: ca. 10 Minuten
Die meisten Freiberufler sind nicht bilanzierungspflichtig und führen eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Doch wer als Freiberufler eine Kapitalgesellschaft gründet, muss für diese eine Bilanz nach § 242 HGB aufstellen; freiwillig ist eine Bilanzierung ebenfalls möglich. Ähnlich wie bei der Bilanzierung im Einzelunternehmen gelten dabei spezifische Pflichten und Fristen. Dieser Leitfaden erklärt, wann Freiberufler zur Bilanzierung verpflichtet sind, wie sich EÜR und Bilanz unterscheiden und welche Fristen, Kosten und Anforderungen 2026 gelten.
Kurzantwort
Freiberufler im Sinne des § 18 EStG sind grundsätzlich nicht buchführungspflichtig und nutzen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Eine Bilanzpflicht entsteht erst, wenn der Freiberufler eine Kapitalgesellschaft (z. B. Freiberufler-GmbH) gründet. Dann gelten die handelsrechtlichen Pflichten nach § 242 HGB samt Offenlegung beim Unternehmensregister. In diesem Fall wird auch die Bilanzanalyse für Freiberufler relevant, um die wirtschaftliche Lage und Kennzahlen systematisch auszuwerten.
Inhaltsverzeichnis
- Wann muss ein Freiberufler eine Bilanz aufstellen?
- Was ist der Unterschied zwischen EÜR und Bilanz?
- Bilanzpflicht bei Freiberufler-GmbH oder Partnerschaft
- Wie erstellt man eine Bilanz als Freiberufler?
- Müssen Freiberufler einen Anhang oder Lagebericht erstellen?
- Offenlegung der Bilanz: Was gilt für Freiberufler-Kapitalgesellschaften?
- Was kostet die Bilanzerstellung für Freiberufler?
- Häufige Fehler bei der Bilanzerstellung durch Freiberufler
Wann muss ein Freiberufler eine Bilanz aufstellen?
Die klare Grundregel: Freiberufler im Sinne des § 18 EStG sind nicht buchführungspflichtig nach § 238 HGB und müssen daher keine Bilanz aufstellen. Sie ermitteln ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG. Die freiberufliche Tätigkeit ist handelsrechtlich kein Gewerbe, und Freiberufler sind weder Kaufleute noch im Handelsregister eingetragen.
Eine Bilanzierungspflicht entsteht jedoch in folgenden Ausnahmefällen:
- Der Freiberufler betreibt zusätzlich ein Gewerbe, das die Schwellenwerte nach § 241a HGB überschreitet (Umsatz > 800.000 Euro oder Gewinn > 80.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren).
- Der Freiberufler gründet oder beteiligt sich an einer bilanzierungspflichtigen Rechtsform (GmbH, UG, AG, GmbH & Co. KG) — hier besteht Bilanzpflicht aus der Rechtsform nach § 13 GmbHG bzw. § 264 HGB.
- Freiwillige Option zur Bilanzierung: Ein Freiberufler kann freiwillig zur Bilanzierung wechseln, z. B. zur besseren Darstellung des Betriebsvermögens oder aus Finanzierungsgründen.
Praxis-Hinweis: Rechtsformwahl beachten
Viele Freiberufler gründen eine GmbH oder Partnerschaftsgesellschaft (PartG mbB), um Haftungsrisiken zu begrenzen. Mit der GmbH beginnt die handelsrechtliche Bilanzierungspflicht — unabhängig von der freiberuflichen Tätigkeit. Die PartG mbB übt dagegen kein Handelsgewerbe aus (§ 1 Abs. 1 PartGG) und ist nicht bilanzierungspflichtig. Die reine freiberufliche Einzelpraxis bleibt hingegen von der Bilanzpflicht befreit.
Wer als Freiberufler unsicher ist, ob eine Bilanzpflicht besteht, sollte frühzeitig fachliche Beratung einholen. Der gesondert beauftragte Steuerberater prüft die individuelle Situation und klärt, ob Bilanzierung erforderlich ist oder die EÜR ausreicht.
Was ist der Unterschied zwischen EÜR und Bilanz?
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nach § 4 Abs. 3 EStG ist die einfachste Form der Gewinnermittlung. Sie erfasst nur Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben im Zeitpunkt des Zuflusses bzw. Abflusses — das sogenannte Zufluss-Abfluss-Prinzip. Es gibt keine Aktivierung von Vermögen, keine Passivierung von Schulden und keine periodengerechte Abgrenzung.
Die Bilanz nach § 242 HGB hingegen ist eine Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Schulden (Passiva) zu einem Stichtag. Sie bildet das gesamte Betriebsvermögen ab und folgt dem Realisationsprinzip sowie dem Imparitätsprinzip (§ 252 HGB). Gewinn entsteht durch Eigenkapitalvergleich, nicht durch Zu-/Abfluss.
| Merkmal | EÜR (§ 4 Abs. 3 EStG) | Bilanz (§ 242 HGB) |
|---|---|---|
| Gewinnermittlung | Zufluss minus Abfluss | Eigenkapitalvergleich (Aktiva – Passiva) |
| Zeitpunkt | Zahlung | Wirtschaftliche Verursachung |
| Umfang | Einnahmen, Ausgaben | Vollständiges Betriebsvermögen |
| Rückstellungen | Nein | Ja, nach § 249 HGB |
| Abschreibungen | Linear oder degressiv | Planmäßig, außerplanmäßig |
| Formvorschrift | Anlage EÜR | § 266 HGB (Gliederung), § 275 HGB (GuV) |
Freiberufler, die zur Bilanzierung wechseln, müssen eine Eröffnungsbilanz erstellen. Dabei werden die Wirtschaftsgüter mit den Werten angesetzt, die sich bei durchgehender Bilanzierung ergeben hätten (z. B. fortgeführte Anschaffungskosten), Forderungen und Verbindlichkeiten aktiviert bzw. passiviert. Der Übergang erfordert sorgfältige Dokumentation und sollte durch einen Steuerberater begleitet werden.
Bilanzpflicht bei Freiberufler-GmbH oder Partnerschaft
Sobald ein Freiberufler seine Tätigkeit in eine GmbH oder UG einbringt, entsteht eine handelsrechtliche Bilanzierungspflicht unabhängig von der Tätigkeit. Rechtsgrundlage ist § 13 GmbHG in Verbindung mit § 242 HGB sowie § 264 HGB für Kapitalgesellschaften.
Rechtsformen mit Bilanzpflicht
- Freiberufler-GmbH: Bilanzierungs- und Offenlegungspflicht nach §§ 264 ff., 325 HGB; Prüfungspflicht nur für mittelgroße und große Gesellschaften (§ 316 HGB). Der Jahresabschluss besteht aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung sowie Anhang.
- Partnerschaftsgesellschaft (PartG / PartG mbB): keine handelsrechtliche Bilanzpflicht, da sie kein Handelsgewerbe ausübt (§ 1 Abs. 1 PartGG); § 264a HGB erfasst nur OHG und KG — auch die PartG mbB kann ihren Gewinn grundsätzlich per EÜR ermitteln.
- GmbH & Co. KG: Sowohl die Komplementär-GmbH (§ 264 HGB) als auch die KG selbst (§ 264a HGB) unterliegen den Vorschriften für Kapitalgesellschaften.
Viele Freiberufler wählen die GmbH, um Haftung zu begrenzen — sind dann aber überrascht von der vollen Jahresabschlusspflicht. Bilanz, GuV, Anhang, Feststellung, Offenlegung: Das ist ein anderer Aufwand als die EÜR. OnlineBilanz stellt dafür Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf bereit.
Fristen und Pflichten
Für eine Freiberufler-GmbH mit Bilanzstichtag 31.12.2025 gelten 2026 folgende Fristen:
-
Aufstellung des Jahresabschlusses: 3 Monate nach Bilanzstichtag, bei kleinen Kapitalgesellschaften bis zu 6 Monate (§ 264 Abs. 1 HGB)
-
Feststellung durch Gesellschafterversammlung: 11 Monate nach Bilanzstichtag (kleine GmbH, § 42a GmbHG) bzw. 8 Monate (mittelgroße/große GmbH)
-
Offenlegung im Unternehmensregister: 12 Monate nach Bilanzstichtag (§ 325 HGB)
-
Bei Versäumnis: Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB (2.500–25.000 Euro)
Mit OnlineBilanz erstellen Sie einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf; auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung.
Wie erstellt man eine Bilanz als Freiberufler?
Auch wenn Freiberufler in der Regel nicht bilanzierungspflichtig sind, kann freiwillig oder aufgrund besonderer Umstände (z. B. Beteiligung an bilanzierungspflichtiger Gesellschaft) eine Bilanz erforderlich sein. Die Erstellung erfolgt in mehreren Schritten:
1. Vollständige Buchführung einrichten
Grundlage jeder Bilanz ist die doppelte Buchführung nach § 238 HGB. Alle Geschäftsvorfälle werden in Konten gebucht, die den Bilanzpositionen entsprechen. In der Praxis wird dafür häufig eine Software mit Kontenrahmen wie SKR 03 oder SKR 04 genutzt.
2. Inventur durchführen
Nach § 240 HGB muss ein Inventar erstellt werden. Das bedeutet: Alle Vermögensgegenstände (Anlagevermögen, Forderungen, Kasse, Bank) und Schulden (Verbindlichkeiten, Rückstellungen) werden erfasst und bewertet.
3. Jahresabschlussarbeiten
- Abschreibungen: Anlagevermögen wird planmäßig abgeschrieben nach § 253 Abs. 3 HGB.
- Rückstellungen bilden: Für ungewisse Verbindlichkeiten (z. B. Steuerrückstellungen, Prozesskosten) nach § 249 HGB.
- Rechnungsabgrenzungsposten: Für Ausgaben/Einnahmen, die wirtschaftlich in verschiedene Perioden fallen (§ 250 HGB).
- Forderungsbewertung: Uneinbringliche oder zweifelhafte Forderungen werden abgeschrieben oder wertberichtigt.
4. Bilanz und GuV aufstellen
Die Bilanz zeigt Aktiva (Vermögen) und Passiva (Eigenkapital und Schulden) nach § 266 HGB. Die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) weist Erträge und Aufwendungen nach § 275 HGB aus. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen verkürzte Formen nutzen.
Achtung: Eröffnungsbilanz notwendig
Wer erstmals von der EÜR zur Bilanzierung wechselt, muss eine Eröffnungsbilanz aufstellen. Dabei werden die Wirtschaftsgüter mit den Werten angesetzt, die sich bei durchgehender Bilanzierung ergeben hätten. Dieser Übergang erfordert steuerrechtliche und handelsrechtliche Sorgfalt — Fehler führen zu Gewinnverzerrungen.
Die Erstellung einer Bilanz erfordert fundierte Kenntnisse in Handels- und Steuerrecht. Auf Wunsch kann ein gesondert beauftragter Steuerberater diese Aufgabe übernehmen.
Müssen Freiberufler einen Anhang oder Lagebericht erstellen?
Die Pflicht zur Erstellung von Anhang und Lagebericht richtet sich nach der Rechtsform und der Größenklasse nach § 267 HGB. Freiberufler ohne Kapitalgesellschaft sind davon in der Regel nicht betroffen.
Anhang nach § 284 HGB
Der Anhang ist Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses für Kapitalgesellschaften (§ 264 Abs. 1 HGB). Er erläutert die Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden, enthält Angaben zu Forderungen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen, Haftungsverhältnissen und weiteren bilanzpolitischen Sachverhalten. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen einen verkürzten Anhang erstellen (§ 288 HGB).
Lagebericht nach § 289 HGB
Ein Lagebericht ist nur für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften verpflichtend (§ 264 Abs. 1 Satz 1 HGB). Er beschreibt Geschäftsverlauf, Lage, Risiken, Chancen und voraussichtliche Entwicklung. Kleine Kapitalgesellschaften sind nach § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB vom Lagebericht befreit.
Kleine Freiberufler-GmbH
Bilanz, GuV, Anhang (verkürzt) — kein Lagebericht nach § 264 Abs. 1 Satz 4 HGB.
Mittelgroße/große Freiberufler-GmbH
Bilanz, GuV, Anhang (vollständig), Lagebericht nach § 289 HGB — volle Offenlegungspflicht.
Freiberufler, die eine GmbH führen und sich unsicher sind, welche Anforderungen gelten, können die Anforderungen mit einem Steuerberater klären.
Offenlegung der Bilanz: Was gilt für Freiberufler-Kapitalgesellschaften?
Kapitalgesellschaften — auch Freiberufler-GmbHs — unterliegen der Offenlegungspflicht nach § 325 HGB. Der festgestellte Jahresabschluss muss beim Unternehmensregister elektronisch eingereicht werden. Seit Inkrafttreten des DiRUG am 1. August 2022 erfolgt die Offenlegung ausschließlich über das Unternehmensregister, nicht mehr über den Bundesanzeiger.
Frist und Umfang
Die Offenlegungsfrist beträgt 12 Monate nach dem Bilanzstichtag (§ 325 Abs. 1a HGB). Für eine GmbH mit Bilanzstichtag 31.12.2025 läuft die Frist bis zum 31.12.2026. Einzureichen sind:
- Bilanz
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) (nicht bei kleinen Gesellschaften, § 326 Abs. 1 HGB)
- Anhang
- Lagebericht (nur mittelgroße/große Gesellschaften)
- Bestätigungsvermerk (nur bei Prüfungspflicht)
- Ergebnisverwendungsbeschluss
Erleichterungen für kleine Kapitalgesellschaften
Kleine Kapitalgesellschaften müssen nach § 326 Abs. 1 HGB nur die Bilanz und den Anhang offenlegen; die GuV muss nicht offengelegt werden. Kleinstkapitalgesellschaften können die Bilanz hinterlegen (§ 326 Abs. 2 HGB).
| Größenklasse | Offenlegung Bilanz | Offenlegung GuV | Anhang | Lagebericht |
|---|---|---|---|---|
| Klein (§ 267 Abs. 1) | Verkürzt (§ 266 Abs. 1) | Nicht offenzulegen (§ 326 Abs. 1) | Verkürzt (§ 288) | Nein |
| Mittelgroß (§ 267 Abs. 2) | Erleichterungen nach § 327 HGB | Vollständig | Erleichterungen nach § 327 HGB | Ja |
| Groß (§ 267 Abs. 3) | Vollständig | Vollständig | Vollständig | Ja |
Ordnungsgeld bei Versäumnis
Wird die Offenlegungsfrist versäumt, leitet das Bundesamt für Justiz ein Ordnungsgeldverfahren nach § 335 HGB ein. Das Ordnungsgeld beträgt zwischen 2.500 und 25.000 Euro — auch bei erstmaliger Versäumnis. Die Offenlegungspflicht bleibt bestehen.
Ein gesondert beauftragter Steuerberater kann neben der Erstellung des Jahresabschlusses auch die elektronische Einreichung beim Unternehmensregister übernehmen.
Was kostet die Bilanzerstellung für Freiberufler?
Die Kosten für die Bilanzerstellung hängen von mehreren Faktoren ab: Rechtsform, Größenklasse, Umfang der Buchführung, Komplexität der Geschäftsvorfälle und ob eine Prüfung erforderlich ist. Freiberufler, die eine GmbH führen, benötigen einen vollständigen Jahresabschluss nach § 264 HGB — das bedeutet mehr Aufwand als eine EÜR.
Kostenfaktoren im Überblick
- Laufende Buchhaltung: Je sauberer die Vorbereitung, desto geringer der Aufwand bei der Bilanzerstellung.
- Anzahl der Geschäftsvorfälle: Mehr Buchungen = höherer Zeitaufwand für Abstimmung und Jahresabschlussarbeiten.
- Komplexität: Anlagevermögen, Rückstellungen, Abgrenzungen, Fremdwährungen, Beteiligungen erhöhen den Aufwand.
- Größenklasse: Mittelgroße/große Gesellschaften benötigen vollständigen Anhang und Lagebericht.
- Prüfungspflicht: Große oder mittelgroße Gesellschaften über bestimmten Schwellenwerten (§ 267 HGB) unterliegen der Prüfungspflicht nach § 316 HGB — das verursacht zusätzliche Kosten.
Einzelfallabhängig
Kleine Freiberufler-GmbH (Feststellung + Offenlegung)
Einzelfallabhängig
Mittelgroße GmbH (mit Lagebericht)
Einzelfallabhängig
Prüfungspflichtige Gesellschaften (inkl. Prüfung)
Die tatsächlichen Kosten hängen vom Einzelfall ab. OnlineBilanz bietet Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf ab 499,95 € netto (zzgl. USt.); die Prüfung und Unterzeichnung durch einen kooperierenden Steuerberater ist optional gegen Aufpreis möglich.
Ob ein kooperierender Steuerberater eingebunden wird, entscheiden Sie selbst. Die Feststellung des Jahresabschlusses bleibt Aufgabe der Gesellschafter.
Wer als Freiberufler eine GmbH führt und Klarheit über Kosten und Ablauf sucht, findet auf OnlineBilanz.de Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf und die technische Übermittlung der E-Bilanz.
Häufige Fehler bei der Bilanzerstellung durch Freiberufler
Auch wenn die Bilanzerstellung durch einen Steuerberater erfolgt, lohnt es sich, häufige Fehlerquellen zu kennen. Viele Freiberufler, die erstmals eine GmbH führen oder von der EÜR zur Bilanzierung wechseln, unterschätzen die Komplexität.
1. Fehlende oder unvollständige Inventur
Nach § 240 HGB ist eine vollständige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden erforderlich. Fehlen Belege oder sind Forderungen nicht dokumentiert, führt das zu Bilanzierungsfehlern.
2. Falsche Bewertung von Wirtschaftsgütern
Das Anlagevermögen muss planmäßig abgeschrieben werden (§ 253 Abs. 3 HGB). Wer zu hohe oder zu niedrige Abschreibungen ansetzt, verzerrt den Gewinn. Auch das Umlaufvermögen ist zum Stichtag mit dem niedrigeren Wert aus Anschaffungskosten oder beizulegendem Wert anzusetzen (§ 253 Abs. 4 HGB).
3. Vergessene Rückstellungen
Ungewisse Verbindlichkeiten — z. B. für ausstehende Steuerberatungskosten, Rechtsstreitigkeiten, Urlaubsansprüche — müssen als Rückstellung passiviert werden (§ 249 HGB). Fehlen diese, ist die Bilanz unvollständig.
4. Fehlerhafte Rechnungsabgrenzung
Ausgaben oder Einnahmen, die wirtschaftlich mehrere Perioden betreffen, sind nach § 250 HGB abzugrenzen. Typisches Beispiel: Versicherungsprämien, die im Dezember für das Folgejahr gezahlt werden.
-
Inventur vollständig durchführen (Vermögen, Schulden, Forderungen)
-
Anlagevermögen korrekt bewerten und abschreiben
-
Rückstellungen für ungewisse Verbindlichkeiten bilden
-
Rechnungsabgrenzungsposten prüfen (§ 250 HGB)
-
Anhang vollständig erstellen — keine Pflichtangaben vergessen
-
Fristen einhalten: Feststellung (11/8 Monate), Offenlegung (12 Monate)
Wer Fehler vermeiden möchte, kann den Jahresabschluss zusätzlich von einem Steuerberater prüfen lassen. Ein gesondert beauftragter Steuerberater kann die Positionen fachlich prüfen und die Feststellung und Offenlegung begleiten.
Häufig gestellte Fragen
Kann ein Freiberufler freiwillig eine Bilanz erstellen, auch wenn keine Pflicht besteht?
Ja, das ist möglich. Freiberufler können freiwillig zur doppelten Buchführung und Bilanzierung übergehen, etwa um bessere Übersicht über das Vermögen zu erhalten oder Banken detailliertere Unterlagen vorlegen zu können. Eine freiwillige Bilanzierung bindet jedoch für mehrere Jahre.
Wie lange muss ein Freiberufler die Bilanz aufbewahren?
Die Aufbewahrungsfrist für Bilanzen, Inventare und Jahresabschlüsse beträgt nach § 257 HGB zehn Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Jahresabschluss festgestellt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB).
Welche Rechtsform eignet sich für Freiberufler, die bilanzieren müssen?
Freiberufler, die eine Kapitalgesellschaft gründen möchten, wählen häufig die Freiberufler-GmbH, UG (haftungsbeschränkt) oder Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung (PartG mbB). GmbH und UG unterliegen der Bilanzierungspflicht nach § 242 HGB; die PartG mbB ist nicht bilanzierungspflichtig und beschränkt nur die Haftung für Fehler bei der Berufsausübung (§ 8 Abs. 4 PartGG).
Was passiert, wenn ein Freiberufler die Bilanzierungspflicht ignoriert?
Wer trotz bestehender Bilanzierungspflicht keine Bilanz aufstellt, riskiert steuerliche Schätzungen durch das Finanzamt, bei Zahlungseinstellung oder Insolvenz eine Strafbarkeit wegen Verletzung der Buchführungspflicht nach § 283b StGB und bei Kapitalgesellschaften Ordnungsgelder bis 25.000 Euro nach § 335 HGB bei fehlender Offenlegung.
Muss ein Freiberufler ein Inventar führen, wenn er bilanziert?
Ja. Wer nach § 242 HGB bilanzierungspflichtig ist, muss zum Bilanzstichtag ein Inventar aufstellen. Dieses umfasst alle Vermögensgegenstände und Schulden mit genauer Bezeichnung und Bewertung. Das Inventar bildet die Grundlage der Bilanz.
Können Freiberufler in einer GbR bilanzierungspflichtig werden?
Eine Freiberufler-GbR bleibt grundsätzlich von der Bilanzierungspflicht befreit, solange sie ausschließlich freiberufliche Tätigkeiten nach § 18 EStG ausübt und nicht freiwillig ins Handelsregister eingetragen wird. Bei gewerblichen Nebentätigkeiten oder Eintragung als OHG kann Bilanzpflicht entstehen.
Hinweis: Dieser Artikel dient zu allgemeinen Informationszwecken. OnlineBilanz stellt Software für einen KI-gestützten Jahresabschlussentwurf sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Auf Wunsch übernimmt gegen Aufpreis ein mit OnlineBilanz kooperierender Steuerberater Prüfung, Freigabe und Unterzeichnung in eigener beruflicher Verantwortung. Gesetzliche Grundlagen: § 242 HGB – Pflicht zur Aufstellung, § 267 HGB – Größenklassen, § 325 HGB – Offenlegung, § 18 EStG – Freiberufliche Einkünfte. Nächste redaktionelle Prüfung: Oktober 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
