Auslagenerstattung an Mitarbeiter: steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG
Mitarbeiter kaufen Büromaterial, frankieren Briefe oder besorgen Druckerpatronen und strecken das Geld dafür vor. Die anschließende Erstattung ist lohnsteuer- und beitragsfrei, wenn sie als Auslagenersatz im Sinne des § 3 Nr. 50 EStG einzuordnen ist. Der Beitrag erklärt die Voraussetzungen, die Grenzen pauschaler Erstattungen, die Abgrenzung zum steuerpflichtigen Werbungskostenersatz sowie die umsatzsteuerliche und buchhalterische Behandlung in der GmbH.
Kurzantwort
Eine Auslagenerstattung an Mitarbeiter ist nach § 3 Nr. 50 EStG steuerfrei und damit auch beitragsfrei in der Sozialversicherung, wenn der Arbeitnehmer Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers tätigt, diese im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse liegen und im Einzelnen mit Belegen abgerechnet werden. Pauschale Erstattungen sind nur ausnahmsweise steuerfrei, etwa nach einem dreimonatigen Einzelnachweis gemäß R 3.50 LStR. Ersetzt die GmbH dagegen eigene Werbungskosten des Arbeitnehmers, liegt grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Die Vorsteuer kann die GmbH ziehen, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, also eine auf die GmbH ausgestellte Rechnung oder eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Auslagenersatz?
Nach § 3 Nr. 50 EStG sind zwei Arten von Zahlungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer steuerfrei:
- Durchlaufende Gelder: Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben. Das ist typischerweise ein Vorschuss, etwa eine Handkasse für Einkäufe.
- Auslagenersatz: Beträge, mit denen der Arbeitgeber Ausgaben ersetzt, die der Arbeitnehmer zuvor für ihn verauslagt hat.
Beide Varianten beruhen auf demselben Gedanken: Der Arbeitnehmer wendet kein eigenes Geld für eigene Zwecke auf. Er tritt lediglich als „Zahlstelle“ für den Arbeitgeber auf. Die Erstattung ist deshalb keine Gegenleistung für die Arbeitskraft und damit kein Arbeitslohn im Sinne des § 19 EStG. § 3 Nr. 50 EStG hat insoweit vor allem klarstellende Wirkung.
Typische Fälle des Auslagenersatzes in einer GmbH sind:
- Kauf von Büromaterial, Druckerpapier, Toner oder Kleinteilen für den Betrieb,
- Porto für Geschäftspost oder Paketversand an Kunden,
- Kauf von Bewirtungsmaterial für eine Kundenbesprechung in den Geschäftsräumen,
- Bezahlung einer kleineren Reparatur am Firmeneigentum,
- Fachliteratur, die in die Bibliothek des Unternehmens eingeht und dort verbleibt.
Liegt Auslagenersatz vor, ist die Erstattung steuerfrei. Steuerfreie Einnahmen gehören nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) nicht zum Arbeitsentgelt. Die Erstattung ist damit auch beitragsfrei. Erstattungen für Reisekosten, Reisenebenkosten und Fahrtkosten folgen eigenen Befreiungsvorschriften und werden hier nicht behandelt. Siehe dazu den Beitrag zu Reisenebenkosten in der GmbH: Erstattung und Buchung.
Voraussetzungen der steuerfreien Auslagenerstattung
Die Finanzverwaltung konkretisiert die Voraussetzungen in R 3.50 der Lohnsteuer-Richtlinien (LStR). Daraus ergeben sich drei Kernvoraussetzungen.
1. Ausgaben für Rechnung des Arbeitgebers
Der Arbeitnehmer muss die Ausgabe für Rechnung des Arbeitgebers tätigen. Ob er dabei im Namen des Arbeitgebers oder im eigenen Namen auftritt, ist nach R 3.50 Abs. 1 LStR gleichgültig. Entscheidend ist, dass die Ausgabe wirtschaftlich den Arbeitgeber trifft. Für Rechnung des Arbeitgebers erfolgen Ausgaben, die durch ein ganz überwiegendes betriebliches Interesse des Arbeitgebers veranlasst sind. Ein nennenswertes Eigeninteresse des Arbeitnehmers darf nicht bestehen. Ein deutliches Indiz ist, dass der angeschaffte Gegenstand in das Eigentum des Arbeitgebers übergeht oder im Betrieb verbraucht wird.
2. Einzelabrechnung
Über die Ausgaben muss im Einzelnen abgerechnet werden. Jede Auslage wird also konkret nach Datum, Art, Zweck und Betrag nachgewiesen. Eine pauschale Abgeltung genügt grundsätzlich nicht (zu den Ausnahmen siehe unten).
3. Belegnachweis
Die Einzelabrechnung ist durch Belege zu dokumentieren, in der Regel durch Kassenbons, Quittungen oder Rechnungen. Der Arbeitgeber benötigt diese Belege doppelt: als Nachweis für die Steuerfreiheit im Lohnkonto beziehungsweise in der Lohnsteuer-Außenprüfung und als Buchungsbeleg für den Betriebsausgabenabzug. Die Belege unterliegen den Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO.
Eine Erstattung, die die belegten Kosten übersteigt, ist in Höhe des Mehrbetrags steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn.
Pauschaler Auslagenersatz
In der Praxis besteht oft der Wunsch, wiederkehrende Kleinbeträge pauschal abzugelten, etwa monatlich 30 Euro für „Kleinkram“. R 3.50 Abs. 2 LStR stellt jedoch klar: Pauschaler Auslagenersatz führt regelmäßig zu Arbeitslohn.
Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. Der so ermittelte Durchschnittsbetrag kann dann pauschal weitergezahlt werden. Das gilt so lange, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern, etwa durch eine geänderte Tätigkeit oder einen anderen Zuschnitt der Aufgaben.
Eine Sonderregel enthalten die LStR für Telekommunikationsaufwendungen. Nutzt der Arbeitnehmer einen eigenen Anschluss auch beruflich, kann der berufliche Anteil als Auslagenersatz erstattet werden. Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationskosten an, können ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich, steuerfrei ersetzt werden. Alternativ kann der anhand eines dreimonatigen Einzelnachweises ermittelte monatliche Durchschnittsbetrag fortgeführt werden.
Achtung bei Pauschalen ohne Nachweis
Eine frei vereinbarte Monatspauschale ohne dreimonatigen Einzelnachweis ist in voller Höhe Arbeitslohn. Wird sie trotzdem steuerfrei ausgezahlt, drohen bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder einer Prüfung der Rentenversicherung Nachforderungen von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen, für die der Arbeitgeber haftet. Den repräsentativen Nachweiszeitraum sollte die GmbH daher dokumentiert zum Lohnkonto nehmen.
Abgrenzung zum Werbungskostenersatz
Die wichtigste Grenze verläuft zwischen Auslagenersatz und Werbungskostenersatz. Werbungskosten sind Aufwendungen des Arbeitnehmers zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung seiner Einnahmen. Sie sind eigene Aufwendungen des Arbeitnehmers. Ersetzt der Arbeitgeber solche Kosten, wendet er dem Arbeitnehmer einen Vorteil zu. Nach ständiger Rechtsprechung des BFH ist Werbungskostenersatz grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn, soweit keine besondere Befreiungsvorschrift greift. Der Arbeitnehmer kann die Kosten dann gegebenenfalls in seiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ansetzen, soweit sie nicht steuerfrei erstattet wurden.
Maßgebend ist, wem die Aufwendung wirtschaftlich zuzurechnen ist und in wessen Interesse sie überwiegend erfolgt:
| Sachverhalt | Einordnung | Folge |
|---|---|---|
| Mitarbeiter kauft Druckerpapier für das Büro der GmbH | Auslagenersatz | steuer- und beitragsfrei |
| Mitarbeiter kauft ein Fachbuch, das im Büro der GmbH verbleibt | Auslagenersatz | steuer- und beitragsfrei |
| Mitarbeiter kauft ein Fachbuch und behält es privat | Werbungskostenersatz | steuer- und beitragspflichtig |
| Erstattung von Kontoführungsgebühren des Gehaltskontos | Werbungskostenersatz | steuer- und beitragspflichtig |
| Erstattung von Kosten für bürgerliche Kleidung im Kundenkontakt | Werbungskostenersatz bzw. Lebensführung | steuer- und beitragspflichtig |
| Porto für Geschäftsbriefe der GmbH | Auslagenersatz | steuer- und beitragsfrei |
| Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer des Arbeitnehmers | Werbungskostenersatz | steuer- und beitragspflichtig |
Die Bezeichnung im Arbeitsvertrag oder in der Abrechnung ist nicht entscheidend. Eine als „Auslagenersatz“ bezeichnete Zahlung bleibt Arbeitslohn, wenn wirtschaftlich eigene Kosten des Arbeitnehmers ersetzt werden. Bei Gegenständen ist die Eigentumsfrage ein brauchbares Kriterium: Ein Laptop, den der Mitarbeiter auf Rechnung der GmbH kauft und der im Betriebsvermögen der GmbH verbleibt, ist Auslagenersatz. Ein Laptop, den der Mitarbeiter für sich erwirbt und dessen Kosten die GmbH ganz oder teilweise übernimmt, führt dagegen zu Arbeitslohn. Für eine anschließende Überlassung betrieblicher Geräte gelten eigene Regeln.
Klärung in Zweifelsfällen
Bei unklarer Abgrenzung kann der Arbeitgeber beim Betriebsstättenfinanzamt eine gebührenfreie Anrufungsauskunft nach § 42e EStG einholen. Diese schafft für die lohnsteuerliche Behandlung Rechtssicherheit gegenüber dem Finanzamt.
Vorsteuerabzug der GmbH
Lohnsteuerlich ist es unerheblich, ob der Mitarbeiter im eigenen Namen oder im Namen der GmbH einkauft. Umsatzsteuerlich ist das anders. Den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG erhält nur, wer Leistungsempfänger ist und eine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des § 14 UStG besitzt.
- Rechnung auf die GmbH: Kauft der Mitarbeiter erkennbar für die GmbH ein und ist die Rechnung mit Name und Anschrift der GmbH ausgestellt, ist die GmbH Leistungsempfängerin. Sie kann die Vorsteuer abziehen, sobald Leistung und Rechnung vorliegen.
- Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto: Nach § 33 UStDV muss eine Kleinbetragsrechnung den Leistungsempfänger nicht angeben. Ein Kassenbon mit Name und Anschrift des Verkäufers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Ware, Bruttobetrag und Steuersatz genügt. Die Vorsteuer ist abziehbar, wenn der Einkauf tatsächlich für das Unternehmen erfolgt ist.
- Rechnung auf den Mitarbeiter über 250 Euro: Ist eine größere Rechnung auf den Mitarbeiter persönlich ausgestellt, fehlt es an einer Rechnung an die GmbH. Die Erstattung kann lohnsteuerlich dennoch Auslagenersatz sein, die Vorsteuer geht aber verloren, sofern die Rechnung nicht vom Aussteller auf die GmbH berichtigt wird.
- Briefmarken der Deutschen Post: Universaldienstleistungen im Briefbereich sind nach § 4 Nr. 11b UStG umsatzsteuerfrei. Ein Vorsteuerabzug entfällt, der Bruttobetrag ist Aufwand.
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich gilt ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro und ab 2028 für alle. Kleinbetragsrechnungen bleiben dauerhaft ausgenommen. Für den typischen Auslagenfall mit Kassenbon ändert sich daher wenig. Bei größeren Einkäufen auf Rechnung der GmbH wird die Rechnung künftig zunehmend elektronisch an die GmbH gehen.
Buchung und Praxisbeispiel
Für die GmbH sind die verauslagten Beträge Betriebsausgaben beziehungsweise Anschaffungskosten. Gebucht wird nach dem Inhalt der Ausgabe, nicht als Personalaufwand. Der Erstattungsanspruch des Mitarbeiters ist bis zur Auszahlung eine sonstige Verbindlichkeit. Bei Anschaffung eines abnutzbaren beweglichen Wirtschaftsguts gelten die allgemeinen Regeln: Bis 800 Euro netto ist die Sofortabschreibung als geringwertiges Wirtschaftsgut möglich, darüber ist zu aktivieren (alternativ Sammelposten für Wirtschaftsgüter von 250,01 bis 1.000 Euro).
Beispiel: Monatsabrechnung einer Mitarbeiterin
Die Muster GmbH (Regelbesteuerung, Soll-Versteuerung) beschäftigt eine Büroangestellte, die im März folgende Auslagen für die GmbH tätigt und am Monatsende per Auslagenformular mit Belegen abrechnet:
- Büromaterial im Schreibwarenhandel: 59,50 Euro brutto (50,00 Euro netto + 9,50 Euro USt), Kassenbon als Kleinbetragsrechnung,
- Briefmarken der Deutschen Post für Geschäftspost: 28,50 Euro (umsatzsteuerfrei),
- Druckerpatronen im Fachhandel: 297,50 Euro brutto (250,00 Euro netto + 47,50 Euro USt), Rechnung auf die Muster GmbH.
Die Erstattung von insgesamt 385,50 Euro ist Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG und damit lohnsteuer- und beitragsfrei. Sie erscheint nicht als steuerpflichtiger Bezug in der Lohnabrechnung. Die Vorsteuer von insgesamt 57,00 Euro ist abziehbar.
| Vorgang | Soll | Haben | Betrag (Euro) |
|---|---|---|---|
| Büromaterial und Druckerpatronen (netto) | Bürobedarf (SKR03 4930 / SKR04 6815) | Sonstige Verbindlichkeiten (SKR03 1700 / SKR04 3500) | 300,00 |
| Vorsteuer 19 % | Abziehbare Vorsteuer 19 % (SKR03 1576 / SKR04 1406) | Sonstige Verbindlichkeiten | 57,00 |
| Briefmarken | Porto (SKR03 4910 / SKR04 6800) | Sonstige Verbindlichkeiten | 28,50 |
| Auszahlung an die Mitarbeiterin | Sonstige Verbindlichkeiten | Bank (SKR03 1200 / SKR04 1800) | 385,50 |
Ergebnis: Der Aufwand der GmbH beträgt 328,50 Euro (300,00 Euro Bürobedarf + 28,50 Euro Porto), die Vorsteuer von 57,00 Euro wird mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht. Die Verbindlichkeit ist nach der Auszahlung ausgeglichen. Die Kontennummern sind Beispiele aus den DATEV-Standardkontenrahmen und je nach Kontenplan anzupassen. In der Praxis wird häufig direkt „Aufwand und Vorsteuer an Bank“ gebucht, wenn Abrechnung und Auszahlung zusammenfallen. Bei Auszahlung aus der Kasse tritt das Kassenkonto an die Stelle der Bank.
Hätte die Mitarbeiterin zusätzlich ein Fachbuch für sich persönlich gekauft und die GmbH dieses erstattet, wäre dieser Betrag nicht Teil der obigen Buchung. Er wäre über die Lohnabrechnung als steuer- und beitragspflichtiger Bezug abzurechnen und als Personalaufwand zu erfassen.
Vorschuss statt Erstattung
Zahlt die GmbH einen Vorschuss (durchlaufende Gelder), wird dieser zunächst als Forderung gegen den Mitarbeiter gebucht. Nach Abrechnung werden Aufwand und Vorsteuer gegen diese Forderung gebucht, ein Restbetrag wird zurückgezahlt oder nachgezahlt. Auch der Vorschuss ist steuerfrei, sofern zeitnah im Einzelnen abgerechnet wird.
Besonderheiten beim Gesellschafter-Geschäftsführer
Ein angestellter Geschäftsführer ist lohnsteuerlich Arbeitnehmer. § 3 Nr. 50 EStG gilt daher auch für ihn, unabhängig davon, ob er sozialversicherungspflichtig ist. Kauft der Gesellschafter-Geschäftsführer Büromaterial für die GmbH und lässt sich den Betrag gegen Beleg erstatten, ist dies Auslagenersatz.
Beim beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer kommt die körperschaftsteuerliche Ebene hinzu. Erstattungen müssen eindeutig betrieblich veranlasst, belegt und zeitnah abgerechnet sein. Werden privat veranlasste Ausgaben über die GmbH erstattet oder fehlen Belege, droht eine verdeckte Gewinnausschüttung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG: Der Betrag mindert dann das Einkommen der GmbH nicht und ist beim Gesellschafter als Kapitalertrag zu erfassen. Eine klare Regelung im Geschäftsführervertrag zur Erstattung betrieblicher Auslagen und eine konsequente Belegführung reduzieren dieses Risiko.
Gemischte Aufwendungen
Gerade bei Geschäftsführern verschwimmen betriebliche und private Ausgaben leicht, etwa bei Mobilfunkverträgen oder Abonnements. Steuerfrei ist nur der nachweislich betriebliche Teil. Gesonderte Verträge auf die GmbH oder eine getrennte Zahlungskarte der GmbH vereinfachen die Abgrenzung erheblich.
Fazit zur Auslagenerstattung
Die Auslagenerstattung an Mitarbeiter ist ein alltäglicher Vorgang, der lohnsteuerlich unproblematisch bleibt, wenn die Voraussetzungen des § 3 Nr. 50 EStG eingehalten werden: Ausgaben für Rechnung und im ganz überwiegenden Interesse der GmbH, Einzelabrechnung und Belegnachweis. Pauschalen sind nur nach einem dreimonatigen Einzelnachweis oder im Rahmen der Telekommunikationsregel der LStR steuerfrei. Werden dagegen eigene Werbungskosten des Arbeitnehmers ersetzt, liegt grundsätzlich steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn vor. Für den Vorsteuerabzug sollte die Rechnung auf die GmbH lauten oder als Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro vorliegen. Gebucht wird nach Art der Ausgabe als Betriebsausgabe oder Anschaffung, nicht als Personalaufwand. Beim Gesellschafter-Geschäftsführer ist zusätzlich auf eine klare, belegte Abgrenzung zur Vermeidung verdeckter Gewinnausschüttungen zu achten.
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Häufig gestellte Fragen
Ist Auslagenersatz auch sozialversicherungsfrei?
Ja. Steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG gehört nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SvEV nicht zum Arbeitsentgelt und ist daher beitragsfrei. Voraussetzung ist, dass die lohnsteuerlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Darf der Arbeitgeber Auslagen pauschal erstatten?
Grundsätzlich führt pauschaler Auslagenersatz zu Arbeitslohn. Steuerfrei bleibt er nach R 3.50 Abs. 2 LStR nur, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachgewiesen hat. Für Telekommunikationskosten gilt eine Sonderregel mit bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens 20 Euro monatlich.
Was ist der Unterschied zwischen Auslagenersatz und Werbungskostenersatz?
Beim Auslagenersatz trägt der Arbeitnehmer Kosten, die wirtschaftlich den Arbeitgeber betreffen, zum Beispiel Büromaterial für den Betrieb. Beim Werbungskostenersatz übernimmt der Arbeitgeber eigene beruflich veranlasste Kosten des Arbeitnehmers. Dieser Ersatz ist grundsätzlich steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn, sofern keine besondere Steuerbefreiung greift.
Kann die GmbH die Vorsteuer aus einem Kassenbon des Mitarbeiters abziehen?
Ja, wenn es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV handelt und der Einkauf für das Unternehmen erfolgt ist. Bei höheren Beträgen muss die Rechnung auf die GmbH ausgestellt sein. Bei Briefmarken der Deutschen Post entfällt der Vorsteuerabzug, weil die Leistung umsatzsteuerfrei ist.
Wie wird die Erstattung von Auslagen gebucht?
Die Erstattung wird nach der Art der Ausgabe gebucht, etwa auf Bürobedarf oder Porto, gegebenenfalls mit Vorsteuer, und nicht als Lohn. Bis zur Auszahlung wird eine sonstige Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter erfasst. Bei abnutzbaren Wirtschaftsgütern über 800 Euro netto ist zu aktivieren.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, stellen wir Software sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt ein namentlich benannter Steuerberater sämtliche Vorbehaltsaufgaben in eigener beruflicher Verantwortung. Stand der Rechtslage: 10/2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
