Peppol und E-Rechnung: Netzwerk, Pflicht und Access Point erklärt
Im Zuge der deutschen E-Rechnungspflicht taucht ein Begriff immer wieder auf: Peppol. Doch längst nicht jede GmbH, die E-Rechnungen verschickt, braucht dafür tatsächlich einen Zugang zu diesem Netzwerk.
Kurzantwort
Peppol ist ein internationales Transportnetzwerk für elektronische Geschäftsdokumente – kein Rechnungsformat. Für die deutsche E-Rechnungspflicht ist Peppol nicht vorgeschrieben: Eine strukturierte E-Rechnung per E-Mail-Anhang erfüllt die Pflicht ebenso. Relevant wird Peppol vor allem bei Behördenrechnungen, bei größeren Geschäftspartnern mit angebundenem Rechnungseingang und im grenzüberschreitenden B2B-Geschäft mit EU-Ländern, die Peppol stärker vorschreiben.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein standardisiertes, europaweites Netzwerk für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Es funktioniert nach dem sogenannten Vier-Ecken-Modell: Absender und Empfänger müssen nicht direkt miteinander verbunden sein, sondern kommunizieren jeweils über einen zertifizierten Dienstleister, den Access Point, der die Zustellung an den richtigen Empfänger im Netzwerk übernimmt.
Format und Übertragungsweg sind zwei verschiedene Dinge
Netz statt Format
Ein häufiges Missverständnis: Peppol ist selbst kein Rechnungsformat, sondern lediglich der Transportweg, über den eine Rechnung – etwa im XRechnung-Format – übermittelt wird. Die gesetzliche E-Rechnungspflicht in Deutschland schreibt vor, in welchem Format eine Rechnung strukturiert sein muss (nach dem europäischen Standard EN 16931), nicht aber, auf welchem technischen Weg sie beim Empfänger ankommt. Für den inländischen B2B-Versand genügt daher auch eine strukturierte E-Rechnung als E-Mail-Anhang.
Der Zeitplan der deutschen E-Rechnungspflicht
| Zeitpunkt | Pflicht | Betrifft |
|---|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Empfang von E-Rechnungen | Alle inländischen B2B-Unternehmen, ohne Übergangsfrist |
| Ab 1. Januar 2027 | Versandpflicht für E-Rechnungen | Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro |
| Ab 1. Januar 2028 | Versandpflicht für alle B2B-Rechnungen | Alle übrigen B2B-Unternehmen |
Wann Peppol für die GmbH relevant wird
Zugang über einen Access Point
Unternehmen schließen sich in der Praxis nicht selbst unmittelbar an das Peppol-Netzwerk an, sondern nutzen einen von OpenPeppol zertifizierten Access-Point-Anbieter als Dienstleister. Für die Teilnahme wird zusätzlich eine eindeutige Peppol-ID benötigt, über die das Unternehmen im Netzwerk adressiert wird – diese ist nicht mit der Leitweg-ID zu verwechseln, die speziell Behörden innerhalb der öffentlichen Rechnungseingangsplattformen adressiert.
Fazit
Peppol ist ein leistungsfähiges Transportnetzwerk, aber für die deutsche E-Rechnungspflicht keine zwingende Voraussetzung – entscheidend ist allein das Format der Rechnung. Für GmbH, die regelmäßig an Behörden, größere angebundene Geschäftskunden oder ins EU-Ausland fakturieren, kann sich ein Peppol-Zugang über einen Access Point dennoch schon heute lohnen, auch ohne gesetzliche Pflicht.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Peppol?
Peppol ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen. Peppol ist selbst kein Rechnungsformat, sondern ein Transportweg.
Ist Peppol für die deutsche E-Rechnungspflicht vorgeschrieben?
Nein. Für den inländischen B2B-Versand genügt eine strukturierte E-Rechnung etwa als E-Mail-Anhang. Peppol ist in Deutschland nicht als Übertragungsweg vorgeschrieben, wird aber von Behörden und zunehmend von größeren Unternehmen sowie im grenzüberschreitenden Geschäft genutzt.
Ab wann müssen GmbH E-Rechnungen versenden?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Versandpflicht gilt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro und ab dem 1. Januar 2028 für alle B2B-Unternehmen.
Hinweis: Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, stellen wir Software sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt ein namentlich benannter Steuerberater sämtliche Vorbehaltsaufgaben in eigener beruflicher Verantwortung. Rechtliche Vorgaben zur E-Rechnung können sich weiterentwickeln; maßgeblich ist der jeweils aktuelle Stand der Gesetzgebung. Stand: Oktober 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
