Telefon- und Internetkosten in der GmbH: Steuer und Buchung
Dass Geschäftstelefon und Firmeninternet Betriebsausgaben sind, überrascht niemanden. Interessanter wird es, sobald Geschäftsführer oder Mitarbeiter diese Anschlüsse auch privat nutzen.
Kurzantwort
Läuft der Telefon- oder Internetvertrag auf die GmbH, sind die Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Nutzen Geschäftsführer oder Mitarbeiter ein betriebliches Gerät auch privat, bleibt dieser Vorteil nach § 3 Nr. 45 EStG vollständig steuer- und beitragsfrei – unabhängig vom Umfang der privaten Nutzung. Gebucht werden die Kosten im SKR03 üblicherweise auf Konto 4920, im SKR04 auf Konto 6805.
Inhaltsverzeichnis
Betriebsausgabenabzug bei GmbH-Verträgen
Schließt die GmbH selbst einen Telefon- oder Internetvertrag ab, handelt es sich grundsätzlich um voll abzugsfähige Betriebsausgaben – unabhängig davon, ob der Anschluss im Büro genutzt wird oder einem Mitarbeiter als Diensthandy überlassen wird. Eine Aufteilung in einen privaten und betrieblichen Anteil ist bei einem auf die GmbH laufenden Vertrag grundsätzlich nicht erforderlich.
Private Nutzung durch Geschäftsführer und Mitarbeiter
Vollständig steuerfreier Sachbezug
Überlässt die GmbH einem Geschäftsführer oder Mitarbeiter ein betriebliches Mobiltelefon, einen Festnetzanschluss oder einen Internetzugang auch zur privaten Nutzung, ist dieser geldwerte Vorteil nach § 3 Nr. 45 EStG in voller Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei. Das gilt unabhängig davon, wie intensiv das Gerät privat genutzt wird, und unabhängig vom Anteil der privaten im Verhältnis zur betrieblichen Nutzung – eine Vergleichbarkeit zur Dienstwagenbesteuerung besteht hier gerade nicht. Bei Gesellschafter-Geschäftsführern sollte die private Nutzung im Anstellungsvertrag vereinbart sein, da sonst eine verdeckte Gewinnausschüttung droht.
Wenn der Anschluss auf eine Privatperson läuft
Anders liegt der Fall, wenn der Telefon- oder Internetvertrag auf den Geschäftsführer oder Mitarbeiter privat läuft, dieser den Anschluss aber auch beruflich nutzt. Hier kann die GmbH die betrieblich veranlassten Kosten im Wege eines steuerfreien Auslagenersatzes erstatten. Ohne Einzelnachweis lässt sich dabei aus Vereinfachungsgründen regelmäßig ein Pauschalbetrag von bis zu 20 Prozent der Rechnung, höchstens 20 Euro monatlich, steuerfrei erstatten; höhere, tatsächlich betrieblich veranlasste Kosten können bei entsprechendem Einzelnachweis auch in voller Höhe erstattet werden.
Buchung in SKR03 und SKR04
| Sachverhalt | SKR03 | SKR04 |
|---|---|---|
| Telefon- und Internetkosten (GmbH-Vertrag) | Konto 4920 „Telefon“ | Konto 6805 „Telefon“ |
| Steuerfreier Auslagenersatz an Mitarbeiter | Lohnkonto bzw. Reisekosten-/Auslagenersatzkonto | Lohnkonto bzw. Reisekosten-/Auslagenersatzkonto |
Die Umsatzsteuer aus der Eingangsrechnung des Telekommunikationsanbieters wird regulär als Vorsteuer geltend gemacht, sofern der Anschluss betrieblich genutzt wird.
Fazit
Telefon- und Internetkosten gehören zu den unkompliziertesten Betriebsausgaben einer GmbH – solange der Vertrag auf die Gesellschaft selbst läuft. Die großzügige Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 45 EStG für die private Mitnutzung betrieblicher Geräte macht diese Gestaltung für Geschäftsführer und Mitarbeiter gleichermaßen attraktiv, ohne dass eine aufwendige Aufteilung zwischen privater und betrieblicher Nutzung erforderlich wäre.
Häufig gestellte Fragen
Sind Telefon- und Internetkosten der GmbH voll abzugsfähig?
Läuft der Vertrag auf die GmbH und dient der Anschluss überwiegend betrieblichen Zwecken, sind die Kosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig.
Muss ein Geschäftsführer die private Nutzung eines Diensthandys versteuern?
In der Regel nicht. Nach § 3 Nr. 45 EStG ist die private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte durch Arbeitnehmer einschließlich angestellter Geschäftsführer steuer- und beitragsfrei, unabhängig vom Umfang der privaten Nutzung.
Wie werden Telefonkosten in SKR03 und SKR04 gebucht?
Im SKR03 werden Telefonkosten üblicherweise auf Konto 4920 (Telefon), im SKR04 auf Konto 6805 gebucht, jeweils gegen die Bank oder das Kreditorenkonto des Anbieters.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen nur die nach dem Steuerberatungsgesetz dazu befugten Personen und Gesellschaften, insbesondere Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer. Stellen Sie den Abschluss selbst fest, stellen wir Software sowie die technische Datenübermittlung nach § 87d AO bereit; Prüfung, Entscheidung und Feststellung obliegen Ihnen. Beauftragen Sie Prüfung und Freigabe, erbringt ein namentlich benannter Steuerberater sämtliche Vorbehaltsaufgaben in eigener beruflicher Verantwortung. Stand: Oktober 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
