Mahngebühren buchen: SKR03, SKR04 und die Umsatzsteuerfrage
Ein säumiger Kunde zahlt endlich – samt der in Rechnung gestellten Mahngebühr. Beim Verbuchen stellt sich dann schnell die Frage: Muss auf die Mahngebühr eigentlich Umsatzsteuer berechnet werden? Die Antwort ist eindeutig, wird in der Praxis aber trotzdem häufig falsch gemacht.
Kurzantwort
Mahngebühren unterliegen nicht der Umsatzsteuer. Sie sind Schadensersatz für den durch den Zahlungsverzug entstandenen Schaden, nicht die Gegenleistung für eine Lieferung oder Leistung – mangels Leistungsaustausch bleiben sie umsatzsteuerfrei. Erhaltene Mahngebühren werden als sonstiger betrieblicher Ertrag gebucht, selbst gezahlte in der Regel auf das Konto „Kosten des Geldverkehrs“.
Inhaltsverzeichnis
Warum Mahngebühren keine Umsatzsteuer auslösen
Mahngebühren entstehen, weil ein Schuldner mit der Zahlung in Verzug geraten ist (§ 280 Abs. 2 i. V. m. § 286 BGB) – sie sind Schadensersatz für den dadurch entstandenen Schaden. Umsatzsteuerlich setzt eine Besteuerung aber einen Leistungsaustausch voraus: eine Leistung gegen eine Gegenleistung. Da die Mahngebühr keine Gegenleistung für eine Lieferung oder sonstige Leistung ist, sondern reiner Schadensersatz, fällt dafür keine Umsatzsteuer an – unabhängig davon, ob die ursprüngliche Rechnung selbst umsatzsteuerpflichtig war.
Erhaltene Mahngebühren buchen
Erhält Ihr Unternehmen eine Mahngebühr von einem säumigen Kunden, wird diese als sonstiger betrieblicher Ertrag ohne Umsatzsteuer gebucht – getrennt vom eigentlichen Rechnungsbetrag, der weiterhin auf das normale Erlöskonto mit der jeweils zutreffenden Umsatzsteuer gebucht wird.
Hinweis zur Kontonummer
Für die konkrete Kontonummer gibt es in der Praxis unterschiedliche Varianten, je nachdem, wie der individuelle Kontenplan aufgebaut ist – üblich ist ein Konto aus dem Bereich der sonstigen betrieblichen Erträge. Prüfen Sie im Zweifel, welches Konto in Ihrem Kontenplan dafür vorgesehen ist, oder sprechen Sie dies mit Ihrem Steuerberater ab.
Selbst gezahlte Mahngebühren buchen
Muss Ihr Unternehmen selbst eine Mahngebühr zahlen – etwa gegenüber einem Lieferanten –, wird diese üblicherweise auf das Konto „Kosten des Geldverkehrs“ gebucht, im SKR03 häufig Konto 4970. Auch hier wird keine Vorsteuer gezogen, da es sich auf Seiten des Zahlungsempfängers ebenfalls nicht um eine umsatzsteuerpflichtige Leistung handelt.
Typischer Fehler: negativer Skonto
Vorsicht bei dieser Abkürzung: In der Praxis werden gezahlte Mahngebühren gelegentlich als „negativer Skonto“ eingebucht, um sich eine gesonderte Buchung zu sparen. Das ist unsauber: Skonto wirkt sich auf Erlöse und Umsatzsteuer aus, sodass diese Vorgehensweise fälschlich zusätzliche Erlöse und zusätzliche Umsatzsteuer erzeugt, obwohl die Mahngebühr selbst umsatzsteuerfrei bleiben müsste. Mahngebühren sollten daher immer über ein eigenes, dafür vorgesehenes Konto gebucht werden.
Abgrenzung zu Verzugszinsen
Verzugszinsen werden rechtlich ebenfalls als Schadensersatz eingeordnet und sind daher wie Mahngebühren umsatzsteuerfrei. Buchhalterisch werden sie jedoch meist getrennt von den Mahngebühren erfasst – typischerweise auf einem Zinsertrags- beziehungsweise Zinsaufwandskonto statt auf dem Mahngebühren-Konto, da es sich wirtschaftlich um unterschiedliche Sachverhalte handelt (Verzugsschaden durch entgangene Kapitalnutzung versus Aufwand für das Mahnverfahren selbst).
Fazit
Der wichtigste Grundsatz beim Buchen von Mahngebühren lässt sich einfach merken: keine Umsatzsteuer, weil kein Leistungsaustausch vorliegt. Wer Mahngebühren über ein eigenes Ertrags- beziehungsweise Aufwandskonto bucht statt sie über Skonto oder das Ausziffern offener Posten zu „verstecken“, vermeidet die häufigsten Fehler und hält die Umsatzsteuervoranmeldung sauber.
Häufig gestellte Fragen
Müssen auf Mahngebühren Umsatzsteuer berechnet werden?
Nein. Mahngebühren sind Schadensersatz für den durch den Zahlungsverzug entstandenen Schaden und keine Gegenleistung für eine Lieferung oder Leistung. Mangels Leistungsaustausch fällt daher keine Umsatzsteuer an.
Auf welches Konto werden erhaltene Mahngebühren gebucht?
Erhaltene Mahngebühren werden in der Regel als sonstiger betrieblicher Ertrag ohne Umsatzsteuer gebucht. Der genaue Kontenrahmen kann je nach individuellem Kontenplan variieren; verbreitet sind unter anderem die Konten für sonstige betriebliche Erträge in SKR03 und SKR04.
Auf welches Konto werden selbst gezahlte Mahngebühren gebucht?
Selbst gezahlte Mahngebühren werden üblicherweise auf das Konto „Kosten des Geldverkehrs“ gebucht, im SKR03 häufig Konto 4970.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Steuerliche Beratung im Einzelfall erteilen ausschließlich Steuerberater. Stand: Oktober 2026.
Fabian Klement
Jakob Röß
Dr. Jeannine Dinnebier
