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Ehrenamtspauschale: 840 € steuerfrei — Regeln für Vereine und Organisationen

Veröffentlicht: 05.08.2026Aktualisiert: 05.08.2026Lesezeit: ca. 8 Minuten

Gesetzliche Grundlage: § 3 Nr. 26a EStG

Die steuerrechtliche Basis der Ehrenamtspauschale bildet § 3 Nr. 26a EStG. Die Norm befreit Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit im Dienst oder Auftrag einer begünstigten Körperschaft bis zu 840 Euro je Kalenderjahr von der Einkommensteuer. Gleichzeitig sind die Einnahmen bis zu dieser Grenze sozialversicherungsfrei, sofern kein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt.

Die Norm ist bewusst weit gefasst: Sie erfasst nahezu jede Art von Vereinstätigkeit — von der Kassenprüferin über den Platzwart bis hin zum Vereinsvorstand. Damit unterscheidet sie sich von der engeren Übungsleiterpauschale nach § 3 Nr. 26 EStG, die ausdrücklich auf lehrende, betreuende oder künstlerische Tätigkeiten beschränkt ist und einen Freibetrag von 3.000 Euro gewährt. Für Organisationen, die beide Tätigkeitstypen vergüten, ist die klare Abgrenzung daher betriebswirtschaftlich und steuerlich entscheidend — dazu mehr im Abschnitt zur Kombination.

Wer darf die Ehrenamtspauschale zahlen?

Nicht jede Organisation kann steuerfrei auf § 3 Nr. 26a EStG zahlen. Das Gesetz benennt den Zahlerkreis abschließend. Begünstigt sind Vergütungen, die folgende Institutionen leisten:

Entscheidend: Die steuerliche Gemeinnützigkeit muss im Zahlungszeitpunkt vorliegen. Verliert ein Verein rückwirkend seine Gemeinnützigkeit — etwa wegen Satzungsverstößen oder tatsächlicher Geschäftsführung zulasten der Gemeinnützigkeit —, entfällt die Steuerfreiheit für alle in diesem Zeitraum geleisteten Ehrenamtspauschalen. Das Risiko trägt im Außenverhältnis der Empfänger (Haftung für Lohnsteuer beim Arbeitnehmer), weshalb die Organisation im Innenverhältnis eine vertragliche Rückforderungsklausel erwägen sollte.

Für eine vertiefte Darstellung der Gemeinnützigkeitsvoraussetzungen, der Satzungsgestaltung und der steuerlichen Behandlung auf Vereinsebene verweisen wir auf unseren Grundlagenbeitrag unter /verein/.

Gewerbliche Tochtergesellschaften

Eine klassische GmbH ohne Gemeinnützigkeitsstatus kann die Ehrenamtspauschale nicht steuerfrei leisten, selbst wenn sie mehrheitlich einem gemeinnützigen Verein gehört. Die Steuerbefreiung gilt nur für die begünstigte Körperschaft selbst, nicht für deren Tochterunternehmen außerhalb der Steuerbegünstigung.

Satzungserfordernis bei der Vorstandsvergütung

Das Vereinsrecht stellt an die Vorstandsvergütung besondere Anforderungen, die steuerlich unmittelbar relevant sind. Nach § 27 Abs. 3 i. V. m. § 670 BGB ist die Tätigkeit von Vereinsvorständen im Grundsatz unentgeltlich. Eine Vergütung — und die Ehrenamtspauschale ist trotz ihres Namens eine Vergütung — ist nur zulässig, wenn die Satzung dies ausdrücklich erlaubt.

Formulierungsbeispiel für die Satzung

Damit die Zahlung der Ehrenamtspauschale an Vorstandsmitglieder wirksam und gemeinnützigkeitsunschädlich ist, muss die Satzung mindestens eine der folgenden Regelungen enthalten:

Die Satzungsänderung bedarf eines Beschlusses der Mitgliederversammlung und muss ins Vereinsregister eingetragen werden. Erst mit Eintragung ist die Satzungsänderung wirksam (§ 71 BGB). Die Zahlung darf also nicht vor Eintragung erfolgen.

Voraussetzungen im Überblick

Für die Zahlerseite sind vier Voraussetzungen kumulativ zu prüfen:

• Die zahlende Körperschaft ist steuerbegünstigt i. S. d. § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts.
• Die Tätigkeit wird nebenberuflich ausgeübt (nicht mehr als 1/3 der Arbeitszeit eines vergleichbaren Hauptberufs).
• Die Vergütung übersteigt 840 Euro je Kalenderjahr nicht (bei der jeweiligen Körperschaft; personenbezogen ist der Freibetrag insgesamt auf 840 Euro begrenzt).
• Bei Vorstandsmitgliedern: Die Satzung erlaubt die Vergütung ausdrücklich.

Nebenberuflichkeit: die Drittelgrenze

Die Finanzverwaltung versteht „nebenberuflich“ als eine Tätigkeit, die zeitlich nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit beansprucht, die für einen vergleichbaren Hauptberuf aufzuwenden wäre. Für Vollzeitbeschäftigte mit 40 Wochenstunden entspricht das rund 13 bis 14 Stunden pro Woche. Entscheidend ist die Gesamtbetrachtung auf Jahresbasis; gelegentliche Spitzen sind unschädlich. Wer für eine gemeinnützige GmbH in Vollzeit als Geschäftsführer angestellt ist und daneben im Vorstand eines Trägervereins tätig ist, kann für die Vereinstätigkeit die Ehrenamtspauschale erhalten — sofern die Nebenberuflichkeit tatsächlich gegeben ist.

Kombination mit der Übungsleiterpauschale

Viele Sportvereine, Bildungseinrichtungen und soziale Organisationen vergüten dieselbe Person sowohl für eine lehrende oder betreuende Tätigkeit (z. B. Trainerin) als auch für eine organisatorisch-verwaltende Tätigkeit (z. B. Vorstandsamt). In diesem Fall kommen beide Freibeträge nebeneinander zur Anwendung — sofern die Tätigkeiten tatsächlich trennbar und eigenständig sind.

Die Kumulationsregel gilt auch, wenn verschiedene Organisationen involviert sind: Person A erhält von Verein X 3.000 Euro als Übungsleiter und von Verein Y 840 Euro als Vorstandsmitglied — steuerlich zulässig, da es sich um verschiedene Körperschaften handelt. Bezieht A die Ehrenamtspauschale jedoch von zwei Vereinen gleichzeitig, ist der Gesamtfreibetrag dennoch auf 840 Euro begrenzt; der Überschuss ist steuerpflichtig.

Nachweis, Lohnkonto und Aufzeichnungspflichten

Auch wenn die Ehrenamtspauschale lohnsteuerfrei ist, entstehen auf Zahlerseite Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Deren Verletzung kann bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung oder Betriebsprüfung zur Nachversteuerung führen.

Lohnkonto und Lohnsteueranmeldung

Pauschale Vergütungen nach § 3 Nr. 26a EStG sind als steuerfreie Einnahmen im Lohnkonto zu erfassen, sofern ein lohnsteuerliches Dienstverhältnis besteht. Bei Zahlungen ohne Dienstverhältnis (z. B. auf Basis einer Aufwandsentschädigungsvereinbarung) genügt eine eigene Aufzeichnung der Organisation. In beiden Fällen gilt: Beträge über 840 Euro pro Jahr und Person sind regulär lohnsteuerpflichtig und müssen in der Lohnsteueranmeldung ausgewiesen werden.

Erklärung des Empfängers

Die Organisation muss sicherstellen, dass der Freibetrag nicht mehrfach gewährt wird. Dazu ist eine schriftliche Erklärung des Empfängers einzuholen, in der er bestätigt, dass er den Freibetrag im laufenden Kalenderjahr nicht bereits bei einer anderen Körperschaft in Anspruch nimmt oder genommen hat. Diese Erklärung ist zu den Lohnunterlagen zu nehmen und mindestens sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO).

Buchhalterische Erfassung

In der Buchhaltung der Organisation wird die Ehrenamtspauschale als Aufwand erfasst. Bei einer gemeinnützigen GmbH oder gGmbH empfiehlt sich die Buchung auf einem gesonderten Konto, um die steuerliche Mittelverwendung nachvollziehbar zu dokumentieren (§ 55 AO verlangt zeitnahe Mittelverwendung).

Praxisbeispiel: gemeinnützige UG mit Vorstand

Die Kulturförderung Musterstadt gUG (haftungsbeschränkt) ist als gemeinnützig anerkannt. Ihre Satzung enthält seit der Änderung im Vorjahr den Satz: „Die Mitglieder des Vorstands können für ihre Tätigkeit eine angemessene Vergütung erhalten.“ Der Vorstand besteht aus drei Personen:

Fazit des Beispiels: Person C überschreitet den Freibetrag. Die gUG muss für die 160 Euro Lohnsteuer einbehalten oder — bei Minijob-Grenze — pauschal versteuern. Für Person B dokumentiert die Buchhaltung zwei separate Vergütungsverträge und zwei getrennte Konten. Alle drei Personen haben eine Erklärung über anderweitig genutzte Freibeträge unterzeichnet und zu den Akten gegeben.

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Typische Fehler und deren Folgen

Die Praxis zeigt wiederkehrende Fehler auf der Zahlerseite, die bei Betriebsprüfungen beanstandet werden:

• Keine Satzungsgrundlage bei Vorstandsvergütung: Zahlung ist vereinsrechtlich rückforderbar, gemeinnützigkeitsschädlich; Nachversteuerung droht.
• Fehlende Empfänger-Erklärung: Finanzamt behandelt den gesamten Betrag als steuerpflichtig; Lohnsteuerhaftung der Organisation nach § 42d EStG.
• Zahlung an hauptberuflich Tätige: Nebenberuflichkeit nicht gewahrt; Steuerfreiheit entfällt vollständig.
• Überschreitung ohne Abrechnung: Beträge über 840 Euro werden nicht lohnversteuert; bei Prüfung Nachzahlung plus Zinsen (§ 233a AO).
• Doppelnutzung bei mehreren Organisationen: Empfänger schöpft Freibetrag an zwei Stellen vollständig aus; Steuerpflicht für den Überschuss liegt beim Empfänger, Haftungsrisiko bei unzureichender Dokumentation jedoch beim Zahler.

Bei Unsicherheit über die korrekte Handhabung empfiehlt sich eine frühzeitige Abstimmung mit dem Steuerberater. Über unsere Plattform können Sie kostenlos eine Demo-Sitzung buchen und die Lohnbuchhaltung Ihrer gemeinnützigen Organisation prüfen lassen.

Fazit

Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG ist ein effektives Instrument, um ehrenamtliches Engagement steuerlich zu honorieren — vorausgesetzt, die zahlende Organisation erfüllt alle Voraussetzungen konsequent. Auf der Zahlerseite sind die drei kritischen Handlungsfelder: erstens die Prüfung der eigenen Steuerbegünstigung, zweitens bei Vorstandsmitgliedern die Satzungskonformität der Vergütungsregelung, und drittens die lückenlose Dokumentation einschließlich der Empfänger-Erklärung. Die Kombination mit der Übungsleiterpauschale eröffnet Spielraum bis zu 3.840 Euro pro Person und Jahr — setzt aber eine klare vertragliche und buchhalterische Trennung der Tätigkeiten voraus. Wer diese Regeln beachtet, schützt die Gemeinnützigkeit seiner Organisation und vermeidet kostspielige Nachversteuerungen.

Häufig gestellte Fragen

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